-1-

LAMPIRAN
PERATURAN BUPATI BONDOWOSO
NOMOR 29 TAHUN 2018
TENTANG
PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR
OPERASIONAL PROSEDUR DI
LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN
BONDOWOSO

PEDOMAN PENYUSUNAN STANDAR OPERASIONAL

PROSEDUR

A. Latar Belakang
Tujuan kebijakan Reformasi Birokrasi di Indonesia adalah
untuk membangun profil dan perilaku aparatur negara yang memiliki
integritas, produktivitas, dan bertanggung jawab serta memiliki
kemampuan memberikan pelayanan yang prima melalui perubahan pola
pikir (mind set) dan budaya kerja (culture set) dalam sistem manajemen
pemerintahan. Reformasi Birokrasi mencakup 8 (delapan) area
perubahan utama pada instansi pemerintah di pusat dan daerah,
meliputi : organisasi, tata laksana, peraturan perundang-undangan,
sumber daya manusia aparatur, pengawasan, akuntabilitas, pelayanan
publik, mind set dan culture set aparatur.
Pada hakekatnya perubahan ketatalaksanaan diarahkan untuk
melakukan penataan tata laksana instansi pemerintah yang efektif dan
efisien. Salah satu upaya penataan tata laksana diwujudkan dalam
bentuk penyusunan dan implementasi Standar Operasional Prosedur
(SOP) dalam pelaksanaan tugas dan fungsi aparatur pemerintah.
Kegiatan penyusunan dan implementasi SOP memerlukan
partisipasi penuh dari seluruh unsur aparatur yang ada di dalam
institusi pemerintah. Tuntutan partisipasi penuh dari seluruh unsur
institusi ini dilandasi dengan alasan bahwa pegawailah yang paling
tahu kondisi yang ada di tempat kerjanya masing-masing dan yang
akan langsung terkena dampak dari perubahan tersebut.

B. Tujuan dan Sasaran

Tujuan dari pedoman ini adalah untuk memberikan panduan bagi
seluruh Perangkat Daerah dalam mengidentifikasi, menyusun,
mendokumentasikan, mengembangkan, memonitor serta mengevaluasi
SOP sesuai dengan tugas dan fungsi aparatur pemerintah. Sasaran yang
diharapkan dapat dicapai melalui pedoman ini adalah:
 -2-

1. Setiap Perangkat Daerah sampai dengan unit yang terkecil memiliki

SOP-nya masing-masing, dengan mengacu kepada tugas dan fungsi
Perangkat Daerah;
2. Penyempurnaan proses penyelenggaraan pemerintahan;
3. Ketertiban dalam penyelenggaraan pemerintahan;
4. Peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.

C. Pengertian
1. Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan
aktivitas organisasi, bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana
dan oleh siapa dilakukan;
2. SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum
dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang
aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan;
3. SOP teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan
yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu
peran atau jabatan.

D. Manfaat
1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan aparatur dalam
menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya;
2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin
dilakukan oleh seorang aparatur atau pelaksana dalam melaksanakan
tugas;
3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan
tanggung jawab individual aparatur dan organisasi secara
keseluruhan;
4. Membantu aparatur menjadi lebih mandiri dan tidak tergantung
pada intervensi manajemen, sehingga akan mengurangi keterlibatan
pimpinan dalam pelaksanaan proses sehari-hari;
5. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas;
6. Menciptakan ukuran standar kinerja yang akan memberikan
aparatur cara konkrit untuk memperbaiki kinerja serta membantu
mengevaluasi usaha yang telah dilakukan;
 -3-

7. Memastikan pelaksanaan tugas penyelenggaraan pemerintahan

dapat berlangsung dalam berbagai situasi;
8. Menjamin konsistensi pelayanan kepada masyarakat, baik dari
sisi mutu, waktu, dan prosedur;
9. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang
harus dikuasai oleh aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
10. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi aparatur;
11. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh
seorang aparatur dalam melaksanakan tugasnya;
12. Sebagai instrumen yang dapat melindungi aparatur dari
kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan
penyimpangan;
13. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas;
14. Membantu penelusuran terhadap kesalahan-kesalahan prosedural
dalam memberikan pelayanan;
15. Membantu memberikan informasi yang diperlukan dalam
penyusunan standar pelayanan, sehingga sekaligus dapat
memberikan informasi bagi kinerja pelayanan.

E. Prinsip
1. Prinsip Penyusunan SOP
a. Kemudahan dan kejelasan.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dapat dengan
mudah dimengerti dan diterapkan oleh semua aparatur bahkan
bagi seseorang yang sama sekali baru dalam pelaksanaan
tugasnya;
b. Efisiensi dan efektivitas.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus merupakan prosedur
yang paling efisien dan efektif dalam proses pelaksanaan tugas;
c. Keselarasan.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus selaras dengan
prosedur-prosedur standar lain yang terkait;
d. Keterukuran.
Output dari prosedur-prosedur yang distandarkan mengandung
standar kualitas atau mutu baku tertentu yang dapat diukur
pencapaian keberhasilannya;
 -4-

e. Dinamis.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus dengan cepat dapat
disesuaikan dengan kebutuhan peningkatan kualitas pelayanan
yang berkembang dalam penyelenggaraan administrasi
pemerintahan;
f. Berorientasi pada pengguna atau pihak yang dilayani.
Prosedur- prosedur yang distandarkan harus mempertimbangkan
kebutuhan pengguna (customer’s needs) sehingga dapat
memberikan kepuasan kepada pengguna;
g. Kepatuhan hukum.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus memenuhi
ketentuan peraturan perundang-undangan;
h. Kepastian hukum.
Prosedur-prosedur yang distandarkan harus ditetapkan oleh
pimpinan sebagai sebuah produk hukum yang ditaati,
dilaksanakan dan menjadi instrumen untuk melindungi aparatur
atau pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum.

2. Prinsip Pelaksanaan SOP

a. Konsisten.
SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu,
oleh siapa pun, dan dalam kondisi yang relatif sama oleh seluruh
jajaran organisasi pemerintahan;
b. Komitmen.
SOP harus dilaksanakan dengan komitmen penuh dari seluruh
jajaran organisasi, dari tingkatan yang paling rendah dan
tertinggi;
c. Perbaikan berkelanjutan.
Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap penyempurnaan-
penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar
efisien dan efektif;

d. Mengikat.
SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya
sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan.
 -5-

e. Seluruh unsur memiliki peran penting.

Seluruh aparatur melaksanakan peran-peran tertentu dalam setiap
prosedur yang distandarkan. Jika aparatur tertentu tidak
melaksanakan perannya dengan baik, akan mengganggu
keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada
terganggunya proses penyelenggaraan pemerintahan;
f. Terdokumentasi dengan baik.
Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan
dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan acuan atau referensi
bagi setiap pihak-pihak yang memerlukan.

F. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pedoman ini meliputi jenis, format, dokumen,
penyusunan, penetapan, monitoring dan evaluasi, serta pengembangan
SOP.
 -6-

BAB II
JENIS, FORMAT, DOKUMEN, DAN PENETAPAN SOP

A. Jenis
Berdasarkan sifat kegiatan, SOP dapat dikategorikan ke dalam 2 (dua)
jenis, yaitu:
a. SOP Teknis
Prosedur standar yang sangat rinci dari kegiatan yang dilakukan
oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau
jabatan. Setiap prosedur diuraikan dengan sangat teliti sehingga
tidak ada kemungkinan-kemungkinan variasi lain.
SOP teknis ini pada umumnya dicirikan dengan:
1. Pelaksana kegiatan berjumlah satu orang atau satu kesatuan tim
kerja atau satu jabatan meskipun dengan pemangku yang lebih dari
satu;
2. Berisi langkah rinci atau cara melakukan pekerjaan atau langkah
detail pelaksanaan kegiatan.
SOP teknis banyak digunakan pada bidang-bidang yang menyangkut
pelaksana tunggal yang memiliki karakteristik yang relatif sama dan
dengan peran yang sama pula, antara lain: dalam bidang teknik,
seperti: perakitan kendaraan bermotor, pemeliharaan kendaraan,
pengoperasian alat-alat, dan lainnya; dalam bidang kesehatan,
pengoperasian alat-alat medis, penanganan pasien pada unit gawat
darurat, medical check-up, dan lain-lain. Dalam penyelenggaraan
administrasi pemerintahan, SOP teknis diterapkan pada bidang-
bidang yang dilaksanakan oleh pelaksana tunggal atau jabatan
tunggal, antara lain: pemeliharaan sarana dan prasarana,
pemeriksaan keuangan (auditing), kearsipan, korespondensi,
dokumentasi, pelayanan-pelayanan kepada masyarakat, kepegawaian
dan lainnya. Contoh SOP Teknis adalah: SOP Pengujian Sampel di
Laboratorium, SOP Perakitan Kendaraan, SOP Pengagendaan Surat
dan SOP Pemberian Disposisi.
SOP teknis ini merupakan kebutuhan organisasi dalam pelaksanaan
tugas dan fungsi yang dimilikinya disamping SOP yang bersifat
administratif. Untuk itu maka SOP jenis ini harus dibuat guna
memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari satuan
organisasi di lingkungan Pemerintah Daerah guna mendukung
efektivitas dan efisiensi pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimilikinya.
 -7-

b. SOP Administratif
SOP administratif adalah prosedur standar yang bersifat umum dan
tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang
aparatur atau pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan.
SOP administratif ini pada umumnya dicirikan dengan:
1. Pelaksana kegiatan berjumlah banyak atau lebih dari satu
aparatur atau lebih dari satu jabatan dan bukan merupakan satu
kesatuan yang tunggal;
2. Berisi tahapan pelaksanaan kegiatan atau langkah-langkah
pelaksanaan kegiatan yang bersifat makro ataupun mikro yang
tidak menggambarkan cara melakukan kegiatan.
SOP administratif mencakup kegiatan lingkup makro dengan ruang
lingkup yang besar dan tidak mencerminkan pelaksana kegiatan
secara detail dan kegiatan lingkup mikro dengan ruang lingkup yang
kecil dan mencerminkan pelaksana yang sesungguhnya dari kegiatan
yang dilakukan. Dalam penyelenggaraan administrasi pemerintahan
lingkup makro, SOP administratif dapat digunakan untuk proses-
proses perencanaan, pengganggaran, dan lainnya, atau secara garis
besar proses-proses dalam siklus penyelenggaraan administrasi
pemerintahan.
SOP administratif dalam lingkup mikro, disusun untuk proses-proses
administratif dalam operasional seluruh instansi pemerintah, dari
mulai tingkatan unit organisasi yang paling kecil sampai pada
tingkatan organisasi yang tertinggi, dalam menjalankan tugas pokok
dan fungsinya.
Contoh SOP Administratif antara lain:
1. SOP Pelayanan Pengujian Sampel di Laboratorium,
2. SOP Pelayanan Perawatan Kendaraan,
3. SOP Penanganan Surat Masuk dan
4. SOP Penyelenggaraan Bimbingan Teknis.
Disamping merupakan kebutuhan organisasi Pemerintah Daerah
dalam pelaksanaan tugas dan fungsi, SOP administratif ini menjadi
persyaratan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi. Untuk itu, maka
SOP jenis ini baik yang bersifat makro dan mikro harus dibuat guna
memperlancar pelaksanaan tugas dan fungsi sehari-hari satuan
organisasi di lingkungan Pemerintah Daerah.
 -8-

B. Format
4 (empat) faktor yang dapat dijadikan dasar dalam penentuan format
penyusunan SOP yang akan dipakai oleh suatu organisasi adalah:
1. berapa banyak keputusan yang akan dibuat dalam suatu
prosedur.
2. berapa banyak langkah dan sub langkah yang diperlukan dalam suatu
prosedur.
3. siapa yang dijadikan target sebagai pelaksana SOP dan
4. apa tujuan yang ingin dicapai dalam pembuatan SOP ini

Format terbaik SOP adalah format yang sederhana dan dapat

menyampaikan informasi yang dibutuhkan secara tepat serta
memfasilitasi implementasi SOP secara konsisten sesuai dengan
tujuan penyusunan SOP.
1. Format Umum SOP
Secara umum Format SOP dapat kita kategorikan ke dalam 4
( empat) jenis, yaitu:
a. Langkah sederhana (Simple Steps)
Simple steps adalah bentuk SOP yang paling sederhana. SOP
ini biasanya digunakan jika prosedur yang akan disusun hanya
memuat sedikit kegiatan dan memerlukan sedikit keputusan yang
bersifat sederhana. Format SOP ini dapat digunakan dalam
situasi yang hanya ada beberapa orang yang akan melaksanakan
prosedur yang telah disusun. Dan biasanya merupakan prosedur
rutin dan sederhana. Dalam simple steps ini kegiatan yang akan
dilaksanakan cenderung sederhana dengan proses yang pendek
yang umumnya kurang dari 10 (sepuluh) langkah.
b. Tahapan berurutan (Hierarchical Steps)
Hierarchical Steps ini merupakan format pengembangan dari simple
steps. Format ini digunakan jika prosedur yang disusun panjang,
lebih dari 10 langkah dan membutuhkan informasi lebih detail, akan
tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan keputusan. Dalam
hierarchical steps, langkah-langkah yang telah diidentifikasi
dijabarkan kedalam sub-sub langkah secara terperinci.
c. Grafik (Graphic)
Format Grafik (graphic) dipilih jika prosedur yang disusun
menghendaki kegiatan yang panjang dan spesifik. Dalam format ini
proses yang panjang tersebut dijabarkan ke dalam sub-sub proses
 -9-

yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah. Format ini
juga bisa digunakan jika dalam menggambarkan prosedur
diperlukan adanya suatu foto atau diagram. Format grafik ini
bertujuan untuk memudahkan dalam memahami prosedur yang
ada dan biasanya ditujukan untuk pelaksana eksternal organisasi
(pemohon). Salah satu varian dari SOP format ini adalah SOP
Format Annotated Picture (gambar yang diberi keterangan) yang
biasanya ditujukan untuk pemohon atau pengguna jasa sebuah
pelayanan.

d. Diagram Alir (Flowcharts)

Flowcharts merupakan format yang biasa digunakan jika dalam
SOP tersebut diperlukan pengambilan keputusan yang banyak
(kompleks) dan membutuhkan opsi jawaban (alternatif jawaban)
seperti: jawaban “ya” atau “tidak”, “lengkap” atau “tidak”,
“benar” atau “salah”, dan sebagainya. yang akan mempengaruhi
sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme
yang mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pelaksana
(pegawai) melalui serangkaian langkah-langkah sebagai hasil dari
keputusan yang telah diambil. Penggunaan format ini melibatkan
beberapa simbol yang umum digunakan dalam menggambarkan
proses (umumnya berjumlah 30 simbol). Simbol-simbol tersebut
memiliki fungsi yang bersifat khas (teknis dan khusus) yang pada
dasarkan dikembangkan dari simbol dasar flowcharts (basic
symbols of flowcharts) yang terdiri dari 4 (empat) simbol, yaitu
simbol kapsul (terminator), simbol kotak (process), simbol belah
ketupat (decision) dan anak panah (arrow). Format SOP dalam
bentuk flowcharts ini terdiri dari 2 (dua) jenis yaitu : Linear
Flowcharts (diagram alir linier) dan Branching Flowcharts (diagram
alir bercabang). Linear Flowcharts dapat berbentuk vertikal dan
horizontal. Ciri utama dari format linear flowcharts ini adalah
ada unsur kegiatan yang disatukan, yaitu: unsur kegiatan atau
unsur pelaksananya dan menuliskan rumusan kegiatan secara
singkat di dalam simbol yang dipakai. SOP format ini umumnya
dipakai pada SOP yang bersifat teknis. Sedangkan Format
Branching Flowcharts memiliki ciri utama dipisahkannya
unsur pelaksana dalam kolom-kolom yang terpisah dari kolom
kegiatan dan menggambarkan prosedur kegiatan dalam bentuk
 -10-

simbol yang dihubungkan secara bercabang-cabang. Dalam format

ini simbol yang digunakan tidak diberi tulisan rumusan
singkat kegiatan. Tulisan hanya diperlukan untuk memberi
penjelasan pada simbol kegiatan yang merupakan pengambilan
keputusan (simbol “decision” atau belah ketupat). SOP format ini
umumnya dipergunakan untuk SOP Administratif.

2. Format SOP
Format SOP yang dipergunakan dalam Kebijakan Reformasi Birokrasi
adalah sebagai berikut:
a. Format Diagram Alir Bercabang (Branching Flowcharts)
Format yang dipergunakan dalam SOP adalah format diagram alir
bercabang (branching flowcharts) dan tidak ada format lainnya yang
dipakai. Hal ini diasumsikan bahwa prosedur pelaksanaan tugas dan
fungsi instansi pemerintah termasuk di dalamnya
Kementerian/Lembaga dan Pemerintah Daerah memuat kegiatan
yang banyak (lebih dari sepuluh) dan memerlukan pengambilan
keputusan yang banyak. Oleh sebab itu untuk menyamakan format
maka seluruh prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi administrasi
pemerintahan dibuat dalam bentuk diagram alir bercabang
(branching flowcharts) termasuk juga prosedur yang singkat (sedikit,
kurang dari sepuluh) dengan/atau tanpa pengambilan keputusan.
b. Menggunakan hanya Lima Simbol Flowcharts
Simbol yang digunakan dalam SOP hanya terdiri dari 5 (lima) simbol,
yaitu: 4 (empat) simbol dasar flowcharts (Basic Symbol of Flowcharts)
dan 1 (satu) simbol penghubung ganti halaman (Off-Page Conector).
Kelima simbol yang dipergunakan tersebut adalah sebagai berikut:
1. Simbol Kapsul Terminator ( ) untuk mendeskripsikan
kegiatan mulai dan berakhir;
2. Simbol Kotak/Process ( ) untuk mendeskripsikan proses
atau kegiatan eksekusi;
3. Simbol Belah Ketupat/Decision ( ) untuk mendeskripsikan
kegiatan pengambilan keputusan;
4. Simbol Anak Panah/Arrow ( ) untuk mendeskrpsikan arah
kegiatan (arah proses kegiatan);
5. Simbol segilima/off-page connector ( ) untuk mendeskripsikan
hubungan antar simbol yang berbeda.
Dasar penggunaan 5 (lima) simbol dalam penyusunan SOP
 -11-

adalah :
1) SOP mendeskripsikan prosedur administratif, yaitu kegiatan-
kegiatan yang dilaksanakan oleh lebih dari satu pelaksana
(jabatan) dan bersifat makro maupun mikro dan prosedur yang
bersifat teknis yang detail baik yang menyangkut urusan
administrasi maupun urusan teknis;
2) Hanya ada dua alternatif sifat kegiatan administrasi
pemerintahan yaitu kegiatan eksekusi (process) dan pengambilan
keputusan (decision);
3) Simbol lain tidak dipergunakan disebabkan karena prosedur
yang dideskripsikan bersifat umum tidak rinci dan tidak bersifat
teknis disamping itu kegiatan yang dilakukan oleh pelaksana
kegiatan sudah langsung operasional tidak bersifat teknikal
(technical procedures) yang berlaku pada peralatan (mesin);
4) Penulisan kegiatan dalam prosedur bersifat aktif
(menggunakan kata kerja tanpa subyek) dengan demikian
banyak simbol yang tidak dipergunakan, seperti: simbol
pendokumentasian, simbol persiapan, simbol penundaan, dan
simbol lain yang sejenis;
5) Penyusunan SOP ini hanya memberlakukan penulisan flowcharts
secara vertikal, artinya bahwa branching flowcharts dituliskan
secara vertikal sehingga hanya mengenal penyambungan
simbol yang menghubungkan antar halaman (simbol
segilima/off-page connector) dan tidak mengenal simbol
lingkaran kecil penghubung dalam satu halaman.

c. Pelaksana dipisahkan dari kegiatan

Penulisan pelaksana dalam SOP ini dipisahkan dari kegiatan.
Oleh karena itu untuk menghindari pengulangan yang tidak perlu
dan tumpang-tindih (overlapping) yang tidak efisien maka penulisan
kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan (aktor) dan
dipisahkan dalam kolom pelaksana tersendiri. Dengan demikian
penulisan kegiatan menggunakan kata kerja aktif yang diikuti
dengan obyek dan keterangan seperti:
1. menulis laporan;
2. mendokumentasikan surat pengaduan;
3. mengumpulkan bahan rapat;
4. mengirim surat undangan kepada peserta;
 -12-

5. meneliti berkas, menandatangani draft surat net;

6. mengarsipkan dokumen.
Penulisan pelaksana (aktor) tidak diurutkan secara hierarki tetapi
didasarkan pada sekuen kegiatan sehingga kegiatan selalu dimulai
dari sisi kiri dan tidak ada kegiatan yang dimulai dari tengah
maupun sisi kanan dari matriks flowcharts.
 -13-

Gambar.1
Contoh Format SOP
Nomor SOP 01/430.6.1/2018
PEMERINTAH KABUPATEN BONDOWOSO Tanggal Pembuatan 09 Maret 2018
SEKRETARIAT DAERAH Tanggal Revisi -
BAGIAN ORGANISASI Tanggal Efektif 09 Maret 2018
Jalan Letnan Amir Kusman Nomor 2 Kepala Bagian Organisasi
Telp. (0332) 421153 Fax. 423067
e-mail: admin@bondowosokab.go.id Website: http://www.bondowosokab.go.id
Disahkan Oleh
Slamet Yantoko,S.Sos,MM
BONDOWOSO

SOP SPJ

Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksanaan :

• Peraturan Bupati Bondowoso Nomor 51 Tahun
1. Memahami tata cara pembuatan SPJ sesuai
2013 tentang Penjabaran Anggaran Pendapatan
Peraturan Bupati Bondowoso Nomor 46 Tahun
dan Belanja Daerah Tahun Anggaran 2014 ;
2013 tentang Pedoman Kerja dan Pelaksanaan
Tugas Pemerintah Kabupaten Bondowoso
Tahun 2014
Keterkaitan : Peralatan / Perlengkapan :
1. SOP Pengajuan SPM ke Bagian AP dan - Komputer
Keuangan
- Kertas
2. SOP Pengajuan SP2D ke DPPK
3. SOP Penyimpan Barang
Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :
1. Apabila tidak diselesaikan sesuai waktu yang Data tercatat dimasing-masing laporan SPJ
ditentukan akan menghambat penyerapan
Anggaran di Bagian Organisasi

Pelaksana Mutu Baku

NO Aktifitas Ket
1 2 3 Persyaratan/ Output
Waktu
Kelengkapan
1 Menyiapkan SPJ Staf admin PPTK Pendukung 4 hari SPJ
setelah menerima kegiatan
panjar dari
Bendahara
termasuk
penomeran SPPD

2 Memverifikasi data Bendahara Kwitansi dan 1 hari Nomor

SPJ pengeluaran pendukung SPJ
pembantu
3 Menggandakan SPJ Bendahara Pendukung 30 SPJ
pengeluaran lengkap menit rangkap
pembantu 4

4 Melakukan Staf Copy SPJ 4 jam dokumen

Penyusunan SPJ Administrasi
(split)

5 Menginput data ke Bendahara Operator SPJ lengkap 1 hari SPP,SPM

SIMDA Pengeluaran
pembantu

6 Menyampaikan SPJ Bendahara SPJ,SPP 2 hari Nomer

ke Bag Keuangan Pengeluaran SPM
pembantu
7 Melaksanakan Bendahara Cek 1 hari Dana
Pencairan Pengeluaran
pembantu
 -14-

Gambar.2

FLOW CHART
SOP SURAT PERTANGGUNGJAWABAN
BAGIAN ORGANISASI

Mulai

PPTK menyiapkan
SPJ termasuk nomor
SPPD

No

Verifikasi
oleh
Bendahara

yes

Penomoran SPJ
oleh Bendahara

Penggandaan
SPJ/split

Input data,Cetak
SPP dan SPM

Selesai
 -15-

Gambar.3

Nomor SOP 02/430.6.1/2018

PEMERINTAH KABUPATEN BONDOWOSO 9 Mei 2018
SEKRETARIAT DAERAH
Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi -
BAGIAN ORGANISASI
Jl. Letnan Amir Kusman N0 2 Telp (0332) 421153 Tanggal Efektif 9 Mei 2018
BONDOWOSO Disahkan Oleh Kabag Organisasi

Slamet Yantoko, S.Sos,MM

SOP LAPORAN PENGADUAN MASYARAKAT DARI PD
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
KepMenPAN Nomor : KEP/118/M.Pan/8/2004 tentang Pedoman 1. Menguasai Teknologi Informasi dengan baik
Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat Bagi Instansi 2. Ketelitian
Pemerintah 3. Cakap dan sigap
Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
- SOP Surat masuk dan Keluar ATK, Komputer, Printer, flashdisk, kendaraan bermotor (dinas)

Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :

- Apabila tidak dilaksanakan maka administrasi pelaporan Data direkapitulasi dan diinput
terkendala/tidak terlaporkan

Pelaksana Mutu Baku

No Aktivitas Ket
Staf Subbag Kabag Persyaratan/ Waktu Output
perlengkapan

1. Menerima berkas Berkas dari SKPD 5 menit Inventarisir

laporan dari SKPD berkas

2. Menginput data Data pengaduan 15 menit Data terinput ke

komputer

3. Membuat surat Data Pengaduan 30 menit Surat pengantar

pengantar No

4. Memeriksa surat Surat pengantar 30 menit Surat pengantar

pengantar dan
pemberian paraf yes

5. Menandatangani Surat pengantar 30 menit Surat pengantar

surat

6. Mengirim surat Surat 1 jam Surat

pengantar

7. Melakukan Surat 5 menit Surat terarsip

Pengarsipan surat
 -16-

C. Dokumen SOP
Secara umum dokumen SOP selalu dikaitkan dengan format SOP.
Format SOP sesuai konsep umum yang berlaku dinyatakan bahwa tidak
ada format SOP yang baku (standar), yang mempengaruhi format SOP
adalah tujuan dibuatnya SOP tersebut. Dengan demikian maka apabila
tujuan penyusunan SOP berbeda maka format SOPnya pun akan berbeda.
Namun demikian pada umumnya dokumen SOP memiliki 2 (dua) unsur
utama sesuai anatominya, yaitu : Unsur SOP dan Unsur Dokumentasi
(Assessories). Unsur SOP merupakan unsur inti dari SOP yang terdiri dari
Identitas SOP dan Prosedur SOP. Identitas SOP berisi data-data yang
menyangkut identitas SOP, sedangkan Prosedur SOP berisi kegiatan,
pelaksana, mutu baku dan keterangan.
Sesuai dengan anatomi Dokumen SOP yang pada hakekatnya
merupakan dokumen yang berisi prosedur-prosedur yang distandarkan
yang secara keseluruhan membentuk satu kesatuan proses, sehingga
informasi yang dimuat dalam dokumen SOP meliputi : Unsur Dokumentasi
dan Unsur Prosedur.
1. Unsur Dokumentasi
Unsur dokumentasi merupakan unsur dari Dokumen SOP yang berisi
hal-hal yang terkait dengan proses pendokumentasian SOP
sebagai sebuah dokumen. Adapun unsur dokumentasi SOP antara
lain mencakup:
a. Halaman Judul (Cover)
Halaman judul merupakan halaman pertama sebagai sampul muka
sebuah dokumen SOP. Halaman judul ini berisi informasi:
1. Judul SOP; Instansi/Satuan Kerja;
2. Tahun Pembuatan;
3. Informasi lain yang diperlukan.
Berikut adalah contoh halaman judul sebuah dokumen SOP,
halaman judul ini dapat disesuaikan dengan kepentingan instansi
yang membuat.
 -17-

Gambar.4

Contoh Halaman Judul Dokumen SOP

Logo Dinas/Badan

Standar Operasional Prosedur Judul dokumen

Dinas/Badan....
Pemerintah Kabupaten Bondowoso

2018 Tahun Pembuatan

Dinas /Badan......
Jalan...... Alamat Instansi
Telepon...........
Kabupaten...............
 -18-

b. Keputusan Pimpinan Perangkat Daerah

Karena Dokumen SOP merupakan pedoman setiap pegawai (baik
pejabat struktural, fungsional, atau yang ditunjuk untuk
melaksanakan satu tugas dan tanggung jawab tertentu),
dokumen ini harus memiliki kekuatan hukum. Dalam halaman
selanjutnya setelah halaman judul, disajikan keputusan Pimpinan
Perangkat Daerah tentang penetapan dokumen SOP ini.

c. Daftar isi dokumen SOP

Daftar isi ini dibutuhkan untuk membantu mempercepat pencarian

informasi dan menulis perubahan/revisi yang dibuat untuk bagian
tertentu dari SOP terkait. (Catatan : pada umumnya, karena
prosedur-prosedur yang di SOP-kan akan mencakup prosedur dari
seluruh unit kerja, kemungkinan besar dokumen SOP akan
sangat tebal. Oleh karena itu, dokumen ini dapat dibagi ke dalam
beberapa bagian, yang masing-masing memiliki daftar isi).

d. Penjelasan singkat penggunaan

Sebagai sebuah dokumen yang menjadi manual, maka dokumen
SOP hendaknya memuat penjelasan bagaimana membaca dan
menggunakan dokumen tersebut. Isi dari bagian ini antara lain
mencakup: Ruang Lingkup, menjelaskan tujuan prosedur dibuat
dan kebutuhan organisasi; Ringkasan, memuat ringkasan
singkat mengenai prosedur yang dibuat; dan definisi/pengertian-
pengertian umum, memuat beberapa definisi yang terkait dengan
prosedur yang distandarkan.

2. Unsur Prosedur
Unsur prosedur merupakan bagian inti dari dokumen SOP. Unsur ini
dibagi dalam dua bagian, yaitu Bagian Identitas dan Bagian
Flowchart.
a. Bagian Identitas
Bagian Identitas dari unsur prosedur dalam SOP dapat dijelaskan
sebagai berikut:
 -19-

1) Logo dan Nama Instansi/Satuan Kerja/Unit Kerja,

nomenklatur satuan/unit organisasi pembuat;
2) Nomor SOP, Diisi dengan nomor standar Operasional Prosedur,
yaitu (no komponen, unit kerja bagian, nomor standar
operasional prosedur)
3) Tanggal Pembuatan, tanggal pertama kali SOP dibuat
berupa tanggal selesainya SOP dibuat bukan tanggal
dimulainya pembuatannya;
4) Tanggal Revisi, tanggal SOP direvisi atau tanggal rencana
ditinjau ulangnya SOP yang bersangkutan;
5) Tanggal Efektif, tanggal mulai diberlakukan SOP atau sama
dengan tanggal ditandatanganinya Dokumen SOP ;
6) Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada
tingkat satuan kerja. Item pengesahan berisi nomenklatur
jabatan, tanda tangan, nama pejabat yang disertai dengan NIP
serta stempel/cap instansi;
7) Judul SOP, judul prosedur yang di-SOP-kan sesuai dengan
kegiatan yang sesuai dengan tugas dan fungsi yang dimiliki;
8) Dasar Hukum, berupa peraturan perundang-undangan
yang mendasari prosedur yang di-SOP-kan beserta aturan
pelaksanaannya;
9) Keterkaitan, memberikan penjelasan mengenai keterkaitan
prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang
distandarkan (SOP lain yang terkait secara langsung dalam
proses pelaksanaan kegiatan dan menjadi bagian dari kegiatan
tersebut);
10) Peringatan, memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-
kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau
tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai
permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar
kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai
dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula
bagaimana cara mengatasinya bila diperlukan. Umumnya
menggunakan kata peringatan, yaitu jika/apabila-maka (if-than)
atau batas waktu (dead line) kegiatan harus sudah
dilaksanakan;
11) Kualifikasi Pelaksana, memberikan penjelasan mengenai
kualifikasi pelaksana yang dibutuhkan dalam melaksanakan
perannya pada prosedur yang distandarkan. SOP Administrasi
 -20-

dilakukan oleh lebih dari satu pelaksana, oleh sebab itu maka
kualifikasi yang dimaksud adalah berupa kompetensi (keahlian
dan keterampilan) bersifat umum untuk semua pelaksana dan
bukan bersifat individu, yang diperlukan untuk dapat
melaksanakan SOP ini secara optimal.
12) Peralatan dan Perlengkapan, memberikan penjelasan
mengenai daftar peralatan utama (pokok) dan perlengkapan
yang dibutuhkan yang terkait secara langsung dengan prosedur
yang di-SOP-kan.
13) Pencatatan dan Pendataan, memuat berbagai hal yang
perlu didata dan dicatat oleh pejabat tertentu. Dalam kaitan ini,
perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh
setiap pelaksana yang terlibat dalam proses. (Misalnya formulir
yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan
dokumen pelayanan perizinan. Berdasarkan formulir dasar ini,
akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu
baku yang ditetapkan dalam SOP). Setiap pelaksana yang ikut
berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan
mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan
pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat
dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan
pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi
penting mengenai “apakah prosedur telah dijalankan dengan
benar”.
 -21-

Gambar.5
Contoh Bagian Identitas SOP

Nomor SOP 02/430............../2018

DINAS ................... Tanggal Pembuatan 9 Mei 2018

KABUPATEN BONDOWOSO Tanggal Revisi -
Telp/Fax (0332) ............. Tanggal Efektif 9 Mei 2018
Jl. .............. No. ....... Disahkan Oleh Kepala Dinas
Bondowoso
..........................................

SOP ..............................
Dasar Hukum : Kualifikasi Pelaksana :
Peraturan Bupati Bondowoso .................. a. Memiliki kemampuan untuk
berkomunikasi
b. Memiliki kesabaran dan kesigapan dalam
..........................
Keterkaitan : Peralatan/Perlengkapan :
OPD atau pihak lain yang berkepentingan a. Meja, Kursi, Telepon
b. Alat tulis kantor
Peringatan : Pencatatan dan Pendataan :
Apabila tidak dilaksanakan............... Buku ...............

b. Bagian Flowchart
Bagian Flowchart merupakan uraian mengenai langkah-langkah
(prosedur) kegiatan beserta mutu baku dan keterangan yang
diperlukan. Bagian Flowchart ini berupa flowcharts yang
menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara berurutan dan
sistematis dari prosedur yang distandarkan, yang berisi:
1) Nomor kegiatan;
2) Uraian kegiatan yang berisi langkah-langkah (prosedur);
3 ) Pelaksana yang merupakan pelaku (aktor) kegiatan;
4 ) Mutu Baku yang berisi kelengkapan, waktu, output dan
keterangan.
Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas
hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu
yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan
yang diperlukan (standar input) dan outputnya.
Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk
akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi
 -22-

kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar

pelayanan. Untuk memudahkan dalam pendokumentasian dan
implementasinya, sebaiknya SOP memiliki kesamaan dalam
unsur prosedur meskipun muatan dari unsur tersebut akan
berbeda sesuai dengan kebutuhan instansi masing-masing.

Gambar.6

Pelaksana Mutu Baku

No Aktivitas Ket
Staf Subbag Kabag Persyaratan/ Waktu Output
perlengkapan

1. Menerima berkas Berkas dari SKPD 5 menit Inventarisir

laporan dari SKPD berkas

2. Menginput data Data pengaduan 15 menit Data terinput ke

komputer

3. Membuat surat Data Pengaduan 30 menit Surat pengantar

pengantar No

4. Memeriksa surat Surat pengantar 30 menit Surat pengantar

pengantar dan
pemberian paraf yes

5. Menandatangani Surat pengantar 30 menit Surat pengantar

surat

6. Mengirim surat Surat 1 jam Surat

pengantar

7. Melakukan Surat 5 menit Surat terarsip

Pengarsipan surat
 -23-

Gambar.7
FLOW CHART
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
.................

Mulai

Menerima
..............................

Menginput
.......................

Membuat surat pengantar

tidak
...................

Memeriksa
surat

ya

Menandatangani surat

Mengirim surat
...................

Mengirimsurat
Mengarsip surat

Selesai
 -24-

D. Penetapan Dokumen SOP

Penetapan SOP sebagai sebuah peraturan yang mengikat bagi seluruh
unsur yang ada di setiap organisasi/satuan/unit kerja di lingkungan
Pemerintah Kabupaten Bondowoso diharapkan dapat diaplikasikan oleh
pegawai dalam pelaksanaan tugas dan fungsi di setiap tingkatan
organisasi yang ada di daerah. Untuk itulah maka penetapan SOP dalam
Kebijakan Reformasi Birokrasi dilakukan secara berjenjang mulai dari
Pimpinan Induk Organisasi yang paling tinggi dalam hal ini adalah Kepala
Daerah untuk SOP yang umum (generik) menuju unit kerja mandiri
yang paling rendah untuk SOP yang operasional (spesifik).
Prosedur Penetapan Dokumen SOP adalah sebagai berikut:
1. Tim Penyusun SOP Unit Kerja Mandiri dan/atau UPT
menyusun Rancangan Dokumen SOP dan menyampaikannya kepada
Tim Penyusun SOP Unit Kerja Mandiri Pembinanya untuk
diintegrasikan menjadi Rancangan SOP Unit Kerja Mandiri Pembinanya
secara berjenjang;
2. Tim Penyusun SOP Unit Kerja Mandiri Pembina menyampaikan
Rancangan Dokumen SOP yang merupakan integrasi dari Rancangan
Dokumen SOP Unit Kerja Mandiri dan/atau UPT secara berjenjang
disampaikan kepada Tim Kerja Reformasi Birokrasi Pemerintah
Kabupaten Bondowoso untuk diintegrasikan menjadi Rancangan
dokumen SOP Pemerintah Kabupaten Bondowoso;
3. Tim Kerja Reformasi Birokrasi Pemerintah Daerah mengajukan
Rancangan Dokumen SOP Pemerintah Kabupaten Bondowoso kepada
Bupati Bondowoso untuk ditetapkan;
4. Bupati Bondowoso menetapkan Dokumen SOP Pemerintah Kabupaten
Bondowoso dengan Keputusan Bupati;
5. Pimpinan Unit Kerja Mandiri menetapkan SOP yang berlaku di
lingkungannya masing-masing berdasarkan Dokumen SOP
Pemerintah Kabupaten Bondowoso sesuai dengan tugas dan
fungsinya.
 -25-

BAB III
LANGKAH-LANGKAH PENYUSUNAN SOP

Keberhasilan penyusunan SOP Administrasi Pemerintahan memerlukan

pimpinan yang memiliki komitmen yang kuat terhadap organisasi,
berkemauan, tegas, dan menerima serta melakukan perubahan. Pimpinan
merupakan aktor inti perubahan (agent of change) yang akan menjadi
panutan bagi seluruh pegawai yang menjadi bawahannya.
Penyusunan SOP meliputi siklus sebagai berikut:
a. Persiapan,
b. Penilaian Kebutuhan SOP ,
c. Pengembangan SOP ,
d. Penerapan SOP ,
e. Monitoring dan Evaluasi SOP .

Gambar.8
Rincian Tahap Penyusunan SOP AP

Persiapan Penilaian Pengembangan Integrasi Dalam Monitoring dan

Kebutuhan Manajemen Evaluasi

1. Membentuk 1. Menyusun 1. Pengumpula 1. Perencanaan 1. Monitoring

Tim dan rencana n informasi penerapan 2. Evaluasi
kelengkapan tindak dan 2. Pemberitahu
nya penilaian identifikasi an
2. Melakukan kebutuhan alternatif 3. Distribusi
Pelatihan- 2. Melakukan 2. Analisis dan dan
Pelatihan penilaian pemilihan Aksibilitas
Bagia kebutuhan alternatis 4. Pelatihan
Anggota Tim 3. Membuat penulisan Pemahaman
3. Memberitahu sebuah SOP
kan kepada daftar 3. Pengujian
seluruh unit mengenai dan Reviu
tentang SOP yang 4. Pengesahan
kegiatan akan SOP
penyusunan dikembangka
SOP n
4. Membuat
dokumen
kebutuhan
SOP
 -26-

A. Persiapan Penyusunan SOP

Agar penyusunan SOP dapat dilakukan dengan baik, maka perlu
dilakukan persiapan-persiapan sebagai berikut:
1. Membentuk tim dan kelengkapannya
a. Pembentukan Tim
Tim terdiri:
1) Tim yang melingkupi SOP organisasi secara keseluruhan (Tim
Penyusun SOP Pemerintah Kabupaten Bondowoso).
2) Tim yang melingkupi unit-unit kerja pada berbagai level.

Gambar.9

Tim Penyusunan SOP

Tim Penyusun SOP Level

Organisasi

Tim Tim Tim Level

Penyusun Penusun Penusun
Unit Kerja
SOP SOP SOP

Tim hendaknya diberikan kewenangan yang cukup untuk

melaksanakan tugasnya, agar dapat melakukan inovasi prosedur
sesuai dengan prinsip-prinsip penyusunan SOP.
1) Tim Penyusun SOP Pemerintah Kabupaten Bondowoso
bertanggung jawab terhadap keseluruhan proses penyusunan
SOP. Tim ini dibentuk dan bertanggung jawab kepada Ketua Tim
Reformasi Birokrasi Pemerintah Kabupaten Bondowoso yang
dalam hal ini adalah Bupati Bondowoso. Tim Penyusun SOP
Pemerintah Kabupaten Bondowoso bertugas untuk melakukan
penyusunan pedoman, penyusunan program kerja dan
sosialisasi kebijakan, melaksanakan kegiatan asistensi dan
fasilitas, serta melakukan koordinasi penyusunan SOP bagi
seluruh satuan/unit organisasi yang ada di Pemerintah
Kabupaten Bondowoso.
2) Tim Penyusun SOP Unit Kerja Mandiri baik yang ada di tingkat
daerah bertanggung jawab terhadap proses penyusunan SOP di
unit kerja masing-masing. Tim ini dibentuk dan bertanggung
 -27-

jawab kepada Pimpinan Unit Mandiri yang bersangkutan. Tim

Penyusun SOP Unit Kerja Mandiri bertugas untuk melakukan
sosialisasi kebijakan, melaksanakan kegiatan asistensi dan
fasilitas, melakukan koordinasi penyusunan SOP satuan/unit
organisasi.
Dalam pembentukan kedua Tim di atas, dapat dilibatkan
beberapa unsur:
1) Internal
Anggota tim dapat diambil dari unit yang memiliki tugas
yang berkaitan dengan peningkatan kapasitas internal
manajemen.
2) Independen (Konsultan)
Anggota tim dapat diambil dari unit eksternal organisasi
(konsultan).
3) Gabungan
Gabungan kedua model tim tersebut merupakan model tim
yang ideal.
Tugas tim antara lain:
1) melakukan identifikasi kebutuhan;
2) mengumpulkan data;
3) melakukan analisis prosedur;
4) melakukan pengembangan;
5) melakukan uji coba;
6) melakukan sosialisasi;
7) mengawal penerapan;
8) memonitor dan melakukan evaluasi;
9) melakukan penyempurnaan-penyempurnaan;
10) menyajikan hasil-hasil pengembangan mereka kepada
pimpinan.

2. Kelengkapan Tim
Hal yang perlu diperhatikan dalam membentuk tim:
a. Tim harus dilengkapi dengan kewenangan dan tanggung jawab;
b. Keanggotaan tim sebaiknya dibatasi, agar pengelolaan terhadap
rentang kendali (span of control) dapat dilakukan dengan baik;
c. Tim harus dilengkapi dengan struktur yang jelas, tidak terlalu
banyak hirarki, dan lebih bersifat fungsional sehingga dapat dibagi
 -28-

ke dalam sub-sub tim tertentu yang menangani aspek prosedur

tertentu;
d. Tim sebaiknya merumuskan dahulu apa misi, tujuan, dan sasaran
tim serta berapa banyak waktu dan sumber-sumber lain yang
diperlukan untuk pengembangan SOP;
e. Tugas tim meliputi aspek substansi SOP dan aspek administratif;
f. Tim pengembangan SOP sangat tergantung dari sumber- sumber
apa yang dapat mereka peroleh dalam rangka pengembangan SOP
tersebut.

Kelengkapan tim lainnya meliputi:

a. Pedoman bagi tim dalam melaksanakan tugasnya, yang berisi
deskripsi mengenai uraian tugas dan kewenangan dan mekanisme
kerja tim;
b. Fasilitas yang dibutuhkan tim, yaitu agar tim dapat bekerja
dengan baik, seperti: pembiayaan, sarana dan prasarana, dan
kebutuhan lainnya;
c. Komitmen pimpinan untuk mendukung kerja tim;
d. Memberikan pelatihan bagi anggota tim;
e. Memastikan bahwa seluruh unit mengetahui upaya pimpinan
untuk melakukan perubahan terhadap prosedur.

B. Penilaian Kebutuhan SOP

Penilaian kebutuhan adalah proses awal penyusunan SOP yang dilakukan
untuk mengidentifikasi tingkat kebutuhan SOP yang akan disusun. Bagi
organisasi yang sudah memiliki SOP, maka tahapan ini merupakan
tahapan untuk melihat kembali SOP yang sudah dimilikinya dan
mengidentifikasi perubahan-perubahan yang diperlukan. Bagi organisasi
yang sama sekali belum memiliki SOP, maka proses ini murni merupakan
proses mengidentifikasi kebutuhan SOP.
1. Tujuan penilaian kebutuhan SOP:
Penilaian kebutuhan SOP bertujuan untuk mengetahui ruang
lingkup, jenis, dan jumlah SOP yang dibutuhkan:
a. Ruang lingkup, berkaitan dengan bidang tugas dari
prosedur- prosedur operasional untuk distandarkan;
b. Jenis, berkaitan dengan tipe dan format SOP yang sesuai untuk
diterapkan;
c. Sedangkan jumlah, berkaitan dengan jumlah SOP yang dibuat
 -29-

sesuai dengan prioritas.

Beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan dalam ketika melakukan
penilaian kebutuhan, yaitu:
a. Lingkungan Operasional
Yang dimaksud dengan lingkungan operasional adalah lingkungan
yang harus dipertimbangkan oleh organisasi dalam melaksanakan
operasinya (tugas dan fungsinya), baik internal maupun eksternal.
Berikut ini adalah berbagai hal yang dapat membantu
mengidentifikasi aspek-aspek lingkungan operasional yang
mungkin dapat mempengaruhi SOP:
1) Hubungan antara organisasi dengan berbagai organisasi
terkait;
2) Hubungan organisasi dengan berbagai organisasi sejenis di
daerah lain;
3) Sumberdaya manusia yang ada dalam organisasi.
b. Kebijakan Pemerintah
Yang dimaksud dengan kebijakan pemerintah adalah peraturan
perundang-undangan yang memberikan pengaruh dalam
penyusunan SOP. Peraturan-perundang-undangan dimaksud bisa
berbentuk undang-undang, peraturan pemerintah, peraturan
presiden peraturan daerah atau bentuk peraturan lain yang terkait
dengan organisasi pemeritah. Dalam prakteknya kebijakan-
kebijakan pemerintah akan selalu berubah, yang perubahannya
akan mempengaruhi operasionalisasi suatu organisasi. Misalnya
kebijakan berkenaan dengan petunjuk teknis akan sangat
memberikan warna pada perumusan SOP suatu organisasi
pemerintah.
c. Kebutuhan Organisasi dan Pemangku Kepentingan
Penilaian kebutuhan organisasi dan pemangku kepentingan
(stakehodler) berkaitan erat dengan prioritas terhadap prosedur-
prosedur yang mendesak untuk segera distandarkan. Kebutuhan
mendesak dapat terjadi karena perubahan struktur organisasi
(susunan organisasi dan tata kerja), atau karena desakan dari
stakeholders yang menginginkan perubahan terhadap kualitas
pelayanan. Kebutuhan juga dapat terjadi karena perubahan-
perubahan pada sarana dan prasarana yang dimiliki, seperti
penggunaan teknologi baru dalam proses pelaksanaan prosedur
 -30-

yang menyebabkan perlu dilakukan perbaikan-perbaikan

prosedur. Hal lain yang juga terkait dengan kebutuhan organisasi
terhadap SOP adalah perkembangan teknologi.

2. Langkah-langkah penilaian kebutuhan

a. Menyusun rencana tindak penilaian kebutuhan.
Pelaksanaan penilaian kebutuhan yang menyeluruh dapat menjadi
sebuah proses yang cukup padat dan memakan waktu yang cukup
lama. Oleh karena itu perlu disusun sebuah rencana dan target-
target yang jelas, serta pembagian tugas siapa melakukan apa.
Untuk membantu menyusun rencana tindak, dapat digunakan
tabel 1.
Tabel 1
Rencana Tindak Tim Penyusunan SOP

Uraian Penanggung- Jadwal

Output
Kegiatan jawab

b. Melakukan penilaian kebutuhan

Jika organisasi telah memiliki SOP, dan ingin melakukan
penyempurnaan terhadap SOP yang telah ada, maka proses
penilaian kebutuhan dapat dimulai dengan mengevaluasi SOP yang
sudah ada. Untuk memudahkan penilaian kebutuhan, SOP pada
dasarnya dapat dibagi ke dalam beberapa klasifikasi ruang lingkup,
yaitu:
1) Instansional/organisasional
Pada tingkatan instansional SOP dapat dibagi ke dalam dua
kelompok jenis tugas, yaitu kelompok lini dan pendukung. SOP
juga dapat dikelompokkan atas dasar level unit kerja pada
instansi, mulai pada tingkatan organisasi secara keseluruhan,
eselon II sampai dengan eselon IV. Atas klasifikasi ini, dapat
dibuat matriks kebutuhan secara instansional sebagai berikut:
 -31-

Tabel 2
Identifikasi SOP pada setiap level Satuan Kerja dan Jenis Tugas

Jenis Tugas
Level Satuan Kerja Lini Pendukung
Organisasi
Eselon II
Eselon III
Eselon IV

Klasifikasi juga dapat lebih dirinci dengan memisahkan tugas lini

dan pendukung berdasarkan siklus proses manajemen, yaitu
perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan evaluasi.

2) Level pemerintahan
Pada tingkatan level Pemerintahan Daerah, umumnya
melingkupi SOP-SOP yang sejenis, antara lain : SOP
perencanaan, penyusunan rencana kerja pemerintah,
penyusunan rencana kerja atau Perangkat Daerah, perumusan
kebijakan dan lainnya. Untuk membantu melakukan penilaian
kebutuhan dapat digunakan tabel sebagai berikut:

Tabel 3
Penilaian Kebutuhan

Satuan Penilaian Keterkaitan dengan: Prioritas

Kerja Bidang Prosedur Tupoksi Peraturan stakeholders Prosedur
Kebutuhan
Perundang- (masyarakat) lainnya
1 2 3 4 undangan
5 6 7 8

Kolom 1 Nama satuan kerja tempat SOP akan diterapkan

Kolom 2 Klasifikasi/pengelompokan SOP pada bidang tugas/proses
tertentu (misalnya perencanaan, pelaksanaan, monitoring
dan evaluasi, atau kepegawaian, keuangan, pembuatan
kebijakan, dan lainnya)
 -32-

Kolom 3 Nama prosedur yang akan distandarkan yang menjadi

bagian dari bidang klasifikasi/pengelompokannya
Kolom 4 Penilaian keterkaitan dengan tupoksi (penilaian : sangat
terkait, terkait, kurang terkait, tidak terkait)
Kolom 5 Penilaian keterkaitan dengan peraturan perundang-
undangan (penilaian: sangat terkait, terkait, kurang
terkait, tidak terkait)
Kolom 6 Penilaian keterkaitan stakeholders/masyarakat (penilaian :
sangat terkait, terkait, kurang terkait, tidak terkait)
Kolom 7 Penilaian keterkaitan dengan prosedur lainnya (penilaian:
sangat terkait, terkait, kurang terkait, tidak terkait)
Kolom 8 Prioritas kebutuhan (penilaian : sangat penting, penting,
kurang penting, tidak penting)

c. Membuat sebuah daftar mengenai SOP yang akan

dikembangkan.

Dari tahapan b di atas, dapat disusun sebuah daftar mengenai SOP

apa saja yang akan disempurnakan maupun dibuatkan yang
baru. Setiap SOP yang masuk ke dalam daftar disertai dengan
pertimbangan dampak yang akan terjadi baik secara internal
maupun eksternal apabila SOP ini dikembangkan dan
dilaksanakan. Informasi ini akan memudahkan bagi pengambil
keputusan untuk menetapkan kebutuhan SOP yang akan
diterapkan dalam organisasi. Untuk memudahkan pembuatan
daftar, dapat digunakan tabel sebagai berikut:

Tabel 4
Daftar Kebutuhan Pengembangan SOP

Alasan
Satuan Kerja SOP yang akan dikembangkan
Pengembangan
Bidang Prosedur
1 2 3 4

Kolom 1 Nama satuan kerja tempat SOP akan diterapkan

Kolom 2 Klasifikasi/pengelompokan SOP pada bidang tugas/ proses
 -33-

tertentu (misalnya perencanaan, pelaksanaan, monitoring

dan evaluasi, atau kepegawaian, keuangan, pembuatan
kebijakan, dan lainnya)
Kolom 3 Nama prosedur yang akan distandarkan yang menjadi
bagian dari bidang klasifikasi/pengelompokannya
Kolom 4 Alasan SOP tersebut akan dikembangkan

d. Membuat dokumen penilaian kebutuhan SOP

Sebagai sebuah tahap akhir dari penilaian kebutuhan SOP, tim

harus membuat sebuah laporan atau dokumen penilaian kebutuhan
SOP. Dokumen memuat hasil kesimpulan semua temuan dan
rekomendasi yang didapatkan dari proses penilaian kebutuhan ini.

C. Pengembangan SOP

Tahap selanjutnya setelah kita melakukan penilaian kebutuhan (need

assessment) adalah melakukan pengembangan SOP. Sebagai sebuah
standar yang akan dijadikan acuan dalam proses pelaksanaan tugas
keseharian organisasi, maka pengembangan SOP tidak merupakan sebuah
kegiatan yang dilakukan sekali langsung jadi, tetapi memerlukan reviu
berulang kali sebelum akhirnya menjadi SOP yang valid dan reliabel yang
benar-benar menjadi acuan bagi setiap proses dalam organisasi.
Pengembangan SOP pada dasarnya meliputi lima tahapan proses kegiatan
secara berurutan yang dapat dirinci sebagai berikut:
1. Pengumpulan Informasi dan Indentifikasi Alternatif;
2. Analisis dan Pemilihan Alternatif;
3. Penulisan SOP;
4. Pengujian dan Riviu SOP;
5. Pengesahan SOP.

Gambar .10
Tahapan Pengembangan SOP

Pengumpulan Analisis dan Penulisan Pengujian Pengesahan

Informasi dan Pemilihan Reviu SOP SOP
SOP
Identifikasi Alternatif
Alternatif
 -34-

Di antara tahapan penulisan, reviu dan pengujian SOP, terdapat

tahapan yang bersifat pengulangan untuk memperoleh SOP yang
benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Namun demikian, urutan proses
kegiatan ini dapat bervariasi sesuai dengan metode dan kebutuhan
organisasi dalam pengembangan SOP-nya.
1. Pengumpulan Informasi dan Identifikasi Alternatif SOP
Berdasarkan penilaian kebutuhan (need assessment) dapat
ditentukan berbagai informasi yang dibutuhkan untuk pengembangan
SOP. Identifikasi informasi yang akan dicari, dapat dipisahkan mana
informasi yang dicari dari sumber primer dan mana yang dicari dari
sumber sekunder. Ada berbagai kemungkinan teknik pengumpulan
informasi yang dapat digunakan untuk mengembangkan SOP, seperti
melalui brainstorming, focus group discussion, wawancara, survei,
benchmark, telaahan dokumen dan lainnya. Teknik mana yang
akan digunakan, sangat terkait erat dengan instrumen pengumpul
informasinya.
a. Teknik curah pendapat (brainstorming)
Teknik curah pendapat, biasanya dilakukan dalam keadaan
tim tidak memiliki cukup informasi yang diperlukan dalam
pengembangan SOP. Pada organisasi yang baru berdiri, atau
organisasi yang belum memiliki SOP, kemungkinan kondisi
seperti ini dapat terjadi. Oleh karena itu teknik ini akan dapat
membantu pemahaman tim terhadap kebutuhan SOP yang
diharapkan.
b. Teknik diskusi terfokus (focus group discussion)
Teknik focus group discussion dilakukan jika tim telah memiliki
informasi prosedur-prosedur yang akan distandarkan tetapi ingin
lebih mendalaminya dari orang-orang yang dianggap menguasai
secara teknis berkaitan dengan informasi tersebut. Focus group
discussion akan sangat bermanfaat dalam menemukan prosedur-
prosedur yang dianggap efisien cepat dan tepat.
c. Teknik wawancara
Teknik wawancara dilakukan jika tim ingin mendapatkan
informasi secara mendalam dari seorang informan kunci, yaitu
orang yang menguasai secara teknis berkaitan dengan prosedur-
prosedur yang akan distandarkan. Keberhasilan teknik ini
tergantung dari instrumen yang digunakan, pemilihan key
informan (narasumber) yang benar-benar tepat, dan pewawancara.
 -35-

d. Teknik Survey
Teknik survey dilakukan jika tim ingin memperoleh informasi dari
sejumlah besar orang yang terkait dengan pelayanan melalui
representasinya yang dipilih secara acak yang kemudian disebut
responden. Teknik ini biasanya dilakukan untuk memperoleh
gambaran mengenai kualitas pelayanan apa yang diinginkan oleh
masyarakat/pelanggan. Informasi mengenai gambaran kualitas
pelayanan sangat penting dalam pengembangan SOP.
e. Teknik Perbandingan Kualitas (benchmark)
Teknik benchmark dilakukan jika tim memandang bahwa
terdapat banyak unit sejenis yang sudah memiliki SOP dapat
dijadikan contoh untuk pengembangan SOP. Dari segi waktu
teknik ini akan mempercepat proses perumusan SOP.
f. Telaahan dokumen (reviu document)
Telaah dokumen dilakukan untuk memperoleh informasi sekunder
dari dokumen-dokumen pemerintah berkaitan dengan peraturan
perundangan-perundang yang terkait dengan prosedur yang akan
distandarkan. Dalam prakteknya berbagai teknik di atas dapat
digunakan secara simultan untuk memperoleh hasil
pengembangan SOP yang baik. Proses pengumpulan informasi
menghasilkan identifikasi prosedur-prosedur yang akan
distandarkan, baik dalam bentuk penyempurnaan prosedur-
prosedur yang sudah ada sebelumnya, pembuatan prosedur-
prosedur yang sudah ada namun belum distandarkan, atau
prosedur- prosedur yang belum ada sama sekali/baru. Pada
langkah selanjutnya tim harus menganalisis dan menentukan
alternatif prosedur yang paling memenuhi kebutuhan organisasi.
Untuk mempermudah melakukan Pengumpulan Informasi dan
Identifikasi Alternatif dapat digunakan tabel sebagai berikut:
 -36-

Tabel 5
Identifikasi SOP Satuan kerja

Satuan Kerja :
Bidang Prosedur Aktivitas Prsyrt/Klkp Waktu Output
1 2 3 4 5 6
1. 1.1.

1.2.

2. 2.1.

2.2.

Satuan kerja diisi dengan nama satuan kerja dimana informasi diperoleh
dan SOP akan dikembangkan.
Kolom 1 Klasifikasi/pengelompokan SOP pada bidang tugas/proses
tertentu (misalnya perencanaan, pelaksanaan, monitoring
dan evaluasi, atau kepegawaian, keuangan, pembuatan
kebijakan, dan lainnya)
Kolom 2 Nama prosedur yang di-SOP kan (Misalnya dalam bidang
perencanaan, nama prosedur yang akan di SOP kan adalah SOP
Penyusunan Renstra, dan Penyusunan Rencana Kinerja
Tahunan, dan lainnya)
Kolom 3 Proses sejak dari mulai sampai dihasilkannya sebuah
output untuk setiap SOP (misalnya untuk SOP Penyusunan
Renstra, kegiatan akan menjabarkan proses dimulai sampai
dengan dihasilkan sebuah output yaitu dokumen Renstra);
Kolom 4, 5, 6 Diisi dengan persyaratan/kelengkapan apa yan diperlukan,
waktu yang diperlukan serta output pada setiap kegiatan yang dilakukan.

Tabel 5 dapat dibuat untuk mengidentifikasi beberapa alternatif yang

diajukan oleh tim. Sebagai alternatif cara untuk mengidentifikasi
kebutuhan SOP dapat dipergunakan cara identifikasi judul SOP dengan
melakukan analisis tugas dan fungsi yang dimiliki organisasi sesuai
dengan peraturan pembentukan organisasi yang bersangkutan sebagai
berikut:
 -37-

1. bahwa setiap organisasi pemerintah dapat dipastikan selalu memiliki

peraturan mengenai struktur organisasi dan tata kerja sebagai dasar
pembagian struktur organisasi serta pembagian tugas dan fungsi
organisasinya;
2. bahwa tugas dan fungsi organisasi pemerintah terbagi habis seiring
dengan pembagian struktur organisasi dari tingkatan tertinggi sampai
dengan tingkatan terendah;
3. bahwa setiap tugas (dan fungsi) struktur terendah dalam organisasi
pemerintah dapat dipastikan mencerminkan fungsi dari tugas dan
fungsi struktur tingkat atasnya sampai struktur yang paling tinggi.
Atau dengan kata lain bahwa tugas fungsi yang ada di dalam struktur
terendah merupakan operasionalisasi tugas fungsi seluruh tingkatan
yang ada dalam struktur organisasi yang bersangkutan;
4. bahwa tugas dan fungsi organisasi pemerintah tercerminkan dari
output final atau end product (keluaran akhir) yang dihasilkan oleh
seluruh tingkatan struktur organisasi yang bersangkutan baik yang
berupa barang/benda (dokumen) yang berdimensi produk maupun
berupa jasa/kegiatan yang berdimensi proses;
5. bahwa judul-judul SOP dirumuskan berdasarkan output final yang
didahului aspek kegiatan (aspek prosedur) secara keseluruhan (makro)
maupun secara parsial (mikro), yaitu: saat awal (pra), pada saat (in)
dan setelahnya (pasca);
6. bahwa setiap organisasi pemerintah memiliki fungsi operating core
(fungsi utama), fungsi techno-structure (fungsi bantuan teknis) seperti
pengawasan dan fungsi support staff (fungsi pendukung/
kesekretariatan) sehingga judul-judul SOP sangat ditentukan jenis-
jenis fungsi yang diemban oleh struktur organisasi yang bersangkutan
dan sekaligus sebagai leading sector (unit inti) fungsi tersebut;
7. bahwa fungsi-fungsi struktur organisasi pemerintah yang sama akan
memiliki SOP yang relatif sama dengan perbedaan hanya pada kolom
pelaksana dan mutu baku serta identitas tertentu saja.
Adapun langkah-langkah identifikasi SOP berdasarkan analisis tugas dan
fungsi yang dimiliki organisasi pemerintah adalah sebagai berikut:
1. Menganalisis Tugas dan Fungsi Organisasi Pemerintah;
2. Mengidentifikasi output final (end-product), aspek kegiatan dari output
final (end-product) dan seluruh judul SOP;
3. Merumuskan judul SOP.
 -38-

Formulir Identifikasi dimaksud sebagai berikut:

Tabel 6
Formulir Identifikasi SOP berdasarkan Tugas dan Fungsi

No. Tugas Fungsi Uraian Kegiatan Output Aspek Judul

Tugas Kegiatan SOP
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8)

Kolom 1 Nomor diisi dengan nomor urut tugas ( sebaiknya dengan

Huruf Kapital A);
Kolom 2 Tugas diisi dengan Tugas berdasarkan Peraturan yang ada
(sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada
dengan diberi nomor angka Arab, misal: 1,2,3,…);
Kolom 3 Fungsi diisi dengan Fungsi berdasarkan Peraturan yang ada
(sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan yang ada dengan
diberi nomor huruf abjad kecil, misal: a, b, c,…);
Kolom 4 Uraian Tugas diisi dengan Uraian Tugas yang merupakan
bagian dari Fungsi yang ada dengan diberi angka Arab
berkurung satu misal: 1), 2), 3), … (Uraian tugas atau rincian
tugas ini umumnya telah ada berdasarkan peraturan
pimpinan instansi yang bersangkutan);
Kolom 5 Kegiatan diisi dengan Nama Kegiatan yang merupakan
perwujudan riil dari Uraian Tugas yang ada dengan diberi huruf
kecil berkurung satu misal: a), b), c), …;
Kolom 6 Output diisi dengan Output Final yang dihasilkan dari
penelusuran end-product sesuai struktur organisasi dan
diberi nomor angka arab dalam kurung, misal : (1), (2), (3), …;
Kolom 7 Aspek Kegiatan diisi dengan Aspek kegiatan yang terkait
dengan Output yang bersangkutan baik aspek keseluruhan
(makro) maupun aspek parsial (mikro). Aspek ini biasanya
berupa fungsi manajemen, misal: penyusunan, pelaksanaan,
evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi);
Kolom 8 Judul SOP diisi judul SOP yang terdiri dari unsur Output
final dan Aspek kegiatan, Misalnya: SOP Penyusunan Renstra
(Penyusunan aspek, Renstra Output Final).
Untuk memudahkan dalam menghitung jumlahnya maka
sebaiknya diberi angka berurutan dengan angka Arab dari SOP
nomor urut pertama (1) s.d. terakhir.
 -39-

2. Analisis dan Pemilihan Alternatif (dibuat dalam bentuk pointers)

Prinsip-prinsip penyusunan SOP sebagaimana diuraikan dalam bab
sebelumnya dapat digunakan sebagai acuan untuk menentukan mana
alternatif prosedur yang akan dipilih untuk distandarkan antara lain :
a. Kemudahan, kejelasan, Efisiensi dan efektivitas
b. Keselarasan, Keterukuran dan Dinamis
c. Berorientasi pada pengguna (mereka yang dilayani)
d. Kepatuhan dan Kepastian hukum
Dengan menggunakan aspek-aspek tersebut di atas, setiap alternatif
prosedur dapat diuji satu per satu. Hasil pengujian akan memberikan
informasi mengenai keuntungan dan kerugian dari setiap alternatif yang
diajukan.
3. Penulisan SOP AP
Kegiatan penulisan SOP adalah pembuatan unsur prosedur SOP yang
terdiri dari bagian flowchart dan identitas dengan menggunakan lima
simbol dan format diagram alir bercabang (branching flowchart) yang
telah dibahas pada BAB sebelumnya. Dalam menentukan SOP yang
akan dibuat, terlebih dahulu diidentifikasi melalui tugas dan fungsi
sebagaimana yang telah dijelaskan pada bagian penilaian kebutuhan.
Hal yang penting dalam proses ini adalah bahwa aktivitas yang terdapat
dalam organisasi saling terkait dengan proses dan prosedur yang akan
distandarkan.
4. Pengujian dan reviu SOP
Tahapan pengujian dan reviu dilakukan melalui dua cara, yaitu:
a. Simulasi, yaitu kegiatan menjalankan prosedur sesuai dengan SOP
Yang telah dibuat, tetapi tidak dengan pelaksana yang
sebenarnya, melainkan oleh tim penyusun SOP untuk melihat
apakah prosedur yang disusun telah memenuhi prinsip penyusunan
SOP, dan;
b. Uji Coba, yaitu kegiatan percobaan untuk menjalankan prosedur
sesuai dengan SOP yang telah dibuat dengan melibatkan pelaksana
yang sebenarnya sehingga kendala-kendala yang kemungkinan
ditemui pada tahapan penerapan nantinya, dapat dikenali terlebih
dahulu.
 -40-

5. Pengesahan SOP
Proses pengesahan merupakan tindakan pengambilan keputusan
oleh pimpinan puncak. Proses pengesahan akan meliputi penelitian
ulang oleh pimpinan puncak terhadap prosedur yang distandarkan.
Namun demikian, pimpinan puncak, yang pada umumnya memiliki
tingkat kesibukan yang padat, kadang kala tidak memiliki banyak waktu
untuk meneliti secara seksama satu persatu prosedur yang telah
dirumuskan oleh tim. Oleh karena itu, jika tim menyusun ringkasan
eksekutif (executive summary), yang isinya secara garis besar telah
diuraikan di atas, akan sangat membantu pimpinan puncak dalam
memahami hasil rumusan sebelum melakukan pengesahan.

D. Penerapan SOP
Proses penerapan harus dapat memastikan bahwa tujuan-tujuan
berikut ini dapat tercapai:
a. Setiap pelaksana mengetahui SOP yang baru/diubah dan
mengetahui alasan perubahannya;
b. Salinan/copy SOP disebarluaskan sesuai kebutuhan dan siap diakses
oleh semua pengguna yang potensial;
c. Setiap pelaksana mengetahui perannya dalam SOP dan dapat
menggunakan semua pengetahuan dan kemampuan yang dimiliki
untuk menerapkan SOP secara aman dan efektif (termasuk
pemahaman akan akibat yang akan terjadi bila gagal dalam
melaksanakan SOP);
d. Terdapat sebuah mekanisme untuk memonitor/memantau kinerja,
mengidentifikasi masalah-masalah yang mungkin muncul, dan
menyediakan dukungan dalam proses penerapan SOP.
Keberhasilan pelaksanaan penerapan bergantung pada keberhasilan proses
simulasi dan pengujian pada tahapan pengembangan SOP. Artinya,
keberhasilan pada tahapan tersebut juga akan menjamin keberhasilan
pada praktek senyatanya.

E. Monitoring dan Evaluasi Penerapan SOP

Pelaksanaan penerapan SOP harus secara terus menerus dipantau
sehingga proses penerapannya dapat berjalan dengan baik. Masukan-
masukan dalam setiap upaya monitoring akan menjadi bahan yang
berharga dalam evaluasi sehingga penyempurnaan-penyempurnaan
terhadap SOP dapat dilakukan secara cepat sesuai kebutuhan.
 -41-

1. Monitoring
Proses ini harus diarahkan untuk membandingkan dan memastikan
kinerja pelaksana sesuai dengan maksud dan tujuan yang tercantum
dalam SOP yang baru, mengidentifikasi permasalahan yang mungkin
timbul, dan menentukan cara untuk meningkatkan hasil
penerapan atau menyediakan dukungan tambahan untuk semua
pelaksana. Monitoring SOP dilaksanakan secara reguler setiap 6 (enam)
bulan sekali sedangkan pelaksanaan monitoring secara umum melekat
pada saat SOP dilaksanakan oleh pelaksananya. Dengan menggunakan
instrumen-instrumen tersebut selanjutnya dapat ditentukan metode-
metode monitoring, yang antara lain dapat berupa :
a. Observasi Supervisor.
Metode ini menggunakan supervisor di setiap unit kerja sebagai
observer yang memantau jalannya penerapan SOP;
b. Interview dengan pelaksana.
Monitoring dilakukan melalui wawancara dengan para pelaksana;
c. Interview dengan pelanggan/anggota masyarakat.
Pengumpulan informasi dari pihak luar organisasi, terutama para
pelanggan atau masyarakat;
d. Pertemuan dan diskusi kelompok kerja;
e. Pengarahan dalam pelaksanaan.
Monitoring juga dapat dilakukan melalui pengarahan-
pengarahan dalam pelaksanaan, untuk menjamin agar proses
berjalan sesuai dengan prosedur yang telah dibakukan.
Untuk membantu dokumentasi dalam melakukan monitoring, dapat
digunakan tabel sebagai berikut:
Tabel 7
Monitoring Pelaksanaan SOP

No. Prosedur Penilaian Terhadap CatatanHasil Tindakan yang

Paraf
Penerapan Penilaian Harus Diambil
1 2 3 4 5 Penilai
6
Berjalan dengan baik
1. Tidak berjalan dengan baik
Berjalan dengan baik
2. Tidak berjalan dengan baik
Berjalan dengan baik
3. Tidak berjalan dengan baik
 -42-

Kolom 1 Diisi dengan nomor urut

Kolom 2 Diisi SOP yang dimonitor proses penerapannya
Kolom 3 Jika ternyata hasil penilaian berjalan dengan baik, maka
diberikan tanda “x” pada kotak yang tersedia dengan label
“Berjalan dengan baik”. Jika ternyata hasil penilaian
menunjukkan bahwa penerapan SOP tidak dapat berjalan
dengan baik, maka diberikan tanda “x” pada kotak dengan
label “Tidak berjalan dengan baik
Kolom 4 Diisi dengan catatan hasil penilaian, terutama untuk
hasil penilaian “Tidak berjalan dengan baik”. Catatan
antara lain adalah: alasan mengapa prosedur tidak dapat
berjalan dengan baik, hal-hal mana yang dianggap tidak
berjalan dengan baik, apa kemungkinan penyebab”
Kolom 5 Diisi dengan tindakan-tindakan yang harus diambil agar
SOP AP dapat diterapkan dengan baik, misalnya : perlu
adanya penyempurnaan, pelatihan bagi pelaksana,
perbaikan sarana yang tidak memadai, dan sebagainya
Kolom 6 Diisi dengan paraf petugas yang melakukan penilaian.
Selain membantu memastikan bahwa SOP telah
dilaksanakan dengan benar, hasil monitoring kinerja juga
dapat dijadikan masukan dalam fase berikutnya dalam
evaluasi.
2. Evaluasi
SOP secara substansial akan membantu organisasi untuk mewujudkan
sebuah komitmen jangka panjang dalam rangka membangun
sebuah organisasi menjadi lebih efektif dan kohesif. Tidak selamanya
sebuah SOP berlaku secara permanen, karena perubahan lingkungan
organisasi selalu membawa pengaruh pada SOP yang telah ada.
Oleh karena itulah SOP perlu secara terus menerus dievaluasi agar
prosedur-prosedur dalam organisasi selalu merujuk pada akuntabilitas
dan kinerja yang baik. Evaluasi SOP secara reguler dilaksanakan
dalam kurun waktu 1 (satu) tahun dan secara insidentil dapat
dilakukan sesuai kebutuhan organisasi yang bersangkutan. Tahapan
evaluasi dalam siklus penyusunan SOP merupakan sebuah analisis
yang sistematis terhadap serangkaian proses operasi dan aktivitas
yang telah dibakukan dalam bentuk SOP dari sebuah organisasi dalam
rangka menentukan efektivitas pelaksanaan tugas dan fungsi
 -43-

organisasi secara keseluruhan. Tujuannya adalah untuk melihat

kembali tingkat keakuratan dan ketepatan SOP yang sudah disusun
dengan proses penyelenggaraan tugas dan fungsi organisasi sehingga
organisasi dapat berjalan secara efisien dan efektif. Evaluasi, sebagai
langkah tindak lanjut dari tahapan monitoring, dapat meliputi
substansi SOP itu sendiri atau berkaitan dengan proses
penerapannya.

Untuk memudahkan evaluasi, dengan tabel sebagai berikut:

Tabel 8
Evaluasi Penerapan SOP

SOP (nomor)
No. Penilaian 1 2 3 4 5 6
(1) (2) (3 (4) (5) (6 (7 (8
.
1. Mampu mendorong peningkatan kinerja
) ) ) )
2. Mudah dipahami .
3. Mudah dilaksanakan
4. Semua orang dapat menjalankan perannya masing-masing
5. Mampu mengatasi permasalahan yang berkaitan dengan proses
6. Mampu menjawab kebutuhan peningkatan kinerja organisasi
7. Sinergi satu dengan lainnya

Kolom 1 Diisi dengan nomor urut

Kolom 2 Kriteria penilaian evaluasi (bisa ditambahkan dan diubah
sesuai kebutuhan evaluasi)
Kolom 3 sampai dengan 8 dan seterusnya diisi jika masih ada SOP
yang akan dievaluasi.
Setiap SOP selalu diberi nomor kode, Nomor ini akan lebih
mudah untuk merepresentasi SOP. Setiap SOP yang dievaluasi
dicantumkan nomornya pada kolom di atas nomor kolomnya masing-
masing. Pada setiap sel sesuai dengan kriteria penilaiannya, SOP
dinilai dengan memberikan tanda “X” jika hasil penerapannya
ternyata tidak sesuai dengan pernyataan, dan tanda “ - ” jika sesuai
dengan pernyataan. Keberhasilan evaluasi tidak hanya terletak pada
bagaimana informasi dikumpulkan sesuai dengan pertanyaan-
pertanyaan di atas, namun demikian juga pada siapa yang melakukan
evaluasinya (evaluator). Untuk menghasilkan evaluasi yang baik,
diperlukan tim evaluator yang baik pula. Oleh karena itu, evaluasi
 -44-

SOP setidaknya dilakukan oleh tim yang menyusun SOP tersebut. Tim
ini, karena keterlibatannya sejak awal, dipandang dapat
memperhatikan detail-detail yang termuat dalam SOP tersebut,
sehingga mampu melihat mana detail yang perlu dirubah,
disempurnakan ataupun dibuatkan yang baru. Namun demikian,
keterlibatan orang lain diluar tim yang sudah ada yang dianggap
memiliki kompetensi untuk melakukan evaluasi tersebut akan sangat
membantu tim evaluasi. Pelibatan orang semacam ini akan
memberikan pandangan lain yang mungkin dapat memberikan
pembaruan-pembaruan yang diperlukan dalam evaluasi.

yang menyesuaikan penyusunan dokumen SOP sesuai Peraturan Bupati ini.

 -45-

BAB IV
PENUTUP

Meskipun Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan bagian

terkecil dari aspek penyelengaraan administrasi pemerintahan, namun
demikian SOP memiliki peran yang besar untuk menciptakan pemerintahan,
yang efisien, efektif dan konsisten dalam pemberian pelayanan kepada
masyarakat.
Oleh karena itu, Pedoman ini menjadi instrumen yang penting untuk
mendorong setiap instansi pemeritah dalam memperbaiki proses internal
masing-masing sehingga mereka dapat meningkatkan kualitas pelayanan
kepada masyarakat.
Pada gilirannya, peningkatan kualitas pelayanan akan meningkatkan
akuntabilitas yang pada akhirnya juga akan meningkatkan kepercayaan
masyarakat kepada Pemerintah.