SOP.SHE.033.

00
STANDARD OPERATING PROCEDURE
PT. ANDALAN FLUID SISTEM

PENGONTROLAN DOKUMEN SHE

( SHE DOCUMENT CONTROL PROCEDURE )

Dibuat oleh, Diperiksa oleh, Disetujui oleh,

Tim CSC SHE WARDEN

3 Agustus 2015
Agustus, 2015
1. TUJUAN
1.1 Untuk memastikan bahwa dokumen yang dibutuhkan tersedia bagi personil yang memerlukan.
1.2 Untuk mengatur penyusunan, distribusi dan cara memelihara dokumen.
1.3 Untuk mengatur penarikan dan pemusnahan dokumen yang berhubungan dengan sistem
SHE .

2. RUANG LINGKUP
1. Prosedur ini mencakup pengendalian terhadap seluruh dokumen, termasuk refferensi dari
dokumen eksternal;seperti : persyaratan perundangan, persyaratan langkah kerja safety
yang bisa mempengaruhi kemungkinan terjadinya kecelakaan ,dan berhubungan dengan
kegiatan operasi kerja didalam maupun diluar workshop.
2. Semua dilumen ( SOP- Prosedur – Memorandum ) hanya boleh diedarkan dan digunakan
didalam kegiatan organisasi PT.Andalan Fluid Sistem )

3. REFERENSI
3.1 Manual Mutu sistim ISO 9001 PT. Andalan Fluid Sistem
3.2 Undang – Undang no 1 – th. 1970 mengenai K.3
3.3. Buku / Pedoman panduan K.3 PT.Andalan Fluid Sistem
3.4. Buku Peraturan Perusahaan PT.Andalan Fluid Sistem

4. ISTILAH – ISTILAH
4.1.CSC / P2K3 : Central safety Committee / Panitia Pembina Keselamatan dan
Kesehatan kerja
4.2. SOP : Standar Operating Procedure
4.3. SO : Safety Officer
4.4. SAFETY WARDEN : Pengawas safety area kerja sehari-hari
4.5. MANAGER : Kepala / Pimpinan Departemen
4.6. LEADER : Kepala regu Area kerja

·5. PROSEDUR PENGONTROLAN

5.1.DISKRIPSI JENIS :
5.1.1. Dokumen Terkendali
Yaitu Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil yang sudah ditentukan,
dan apabila terjadi perubahan/revisi terhadap dokumen dan data tersebut, maka Tim
CSC ( Central Safety Committee / P2K3 berkewajiban untuk memberikan
revisi yang terbaru dan memastikan dokumen dan data yang lama telah ditarik.
PT. ANDALAN FLUID SISTEM
Hydraulic/Pneumatic Specialist

5.1.2. Dokumen tidak Terkendali

Yaitu Dokumen dan data yang didistribusikan kepada personil yang tidak/belum
Ditentukan / diatur , dan apabila terjadi perubahan/revisi pada dokumen dan data
tersebut, maka Tim CSC tidak berkewajiban untuk memberikan revisi yang terbaru
dan juga untuk menarik dokumen dan data yang lama.

· 5.1.3.Tanggal Disetujui
Sama dengan tanggal berlakunya dokumen yang bersangkutan

5.1.4.Unit Kerja (UK)

Merupakan Departemen Bagian dan sub bagian yang berada di perusahaan sesuai
dengan struktur organisasi perusahaan

5.1.5.Revisi
Revisi dokumen adalah no dan tanggal revisi / perubahan data2 yang tertulis didalam
dokumen

5.1.6 Dokumen Control Copy

Adalah bukti distribusi yang sah atas semua bentuk copy / perbanyakan dari dokumen
asli

6. PENANGGUNG JAWAB.
Central Safety Committee / organisasi P2K3 bertanggung jawab untuk mengendalikan
dokumen serta menyimpan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen.
Safety Officer ( SO ) bertanggung jawab untuk melaksanakan pengendalian dokumen di
seluruh fungsi/bagian Perusahaan.
Setiap Manager diminta ikut bantuannya untuk ikut megawasi pengendalian dokumen dan
memastikan bahwa dokumen acuan kerja yang digunakan oleh operator tersedia di lapangan
sesuai revisi terakhir.

7. RINCIAN PROSEDUR
7.1.Penerbitan Dokumen
¨ Sebelum sebuah dokumen kerja ( SOP / Memorandum ) diterbitkan; terlebih dahulu
ditetapkan sistem pendokumentasian baku yang harus dimiliki pada setiap dokumen
Dan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan ,
¨ Adapun dokumen yang berlaku harus memenuhi persyaratan pengesahan sebagai berikut :
PT. ANDALAN FLUID SISTEM
Hydraulic/Pneumatic Specialist

Dokumen Dibuat oleh : Diperiksa Disetujui oleh :

Oleh :

Standard Safety Warden

Operating
Procedure Tim CSC Safety Officer

( SOP )

Memorandum ) Tim CSC Safety Warden Safety Officer

Form Tim CSC Safety warden Safety Officer

·
Penerbitan formulir mengikuti Prosedur Kerja atau Instruksi Kerja yang terlampir atau yang
mengatur penggunaannya..Penulisan dokumen tidak harus menggunakan bentuk format
tertentu, selama Wakil Manajemen menyetujuinya.

7.2. Sistem Identifikasi Dokumen

· Menggunakan abjad dan angka , dalam bahasa Indonesia

7.3.Pengendalian Distribusi
· 7.3.1.CSC Pusat Pengendalian Dokumen menyusun daftar induk / isi dan distribusi dokumen
Yang berisi; Logo Perusahaan; No Dokumen ; Kode Revisi Dokumen; Nama dan judul
dokumen; Pembuat Dokumen ; Pemeriksa dokumen ; Pejabat yang menyetujui
dokumen .

7.3.2.Daftar Induk dan Distribusi Dokumen disimpan dan dipantau revisinya oleh Pusat
Pengendalian Dokumen. Dan dokumen terkendali didistribusikan oleh Pusat
Pengendalian Dokumen sesuai dengan Daftar Induk dan Distribusi Dokumen yang
sudah ditetapkan.Sebagai bukti penerimaan, penerima dokumen dapat memberikan
paraf atau tanda tangan pada Daftar Induk dan Distribusi Dokumen.

8. Revisi dan Penarikan Dokumen

· 8.1. Revisi dokumen

Harus disetujui oleh personil yang sebelumnya pembuat atau penerbit okumen. Dokumen
yang akan dirubah diusulkan kepada SHE Officer Formulir Usulan Perubahan Dokumen.
· Dokumen yang direvisi dicatat, judul dokumen, alasan perubahannya, dikolom revisi /
perubahan dokumen dialenia paling bawah dari dokumen
Pemakai dokumen harus memastikan bahwa dokumen yang digunakannya merupakan
revisi yang berlaku / terakhir dan isinya sesuai dengan kebutuhan.
Dokumen terkendali yang sudah direvisi dimusnahkan atau distempel KADALUARSA, jika
masih ingin disimpan.
· Setiap Manager harus selalu memastikan bahwa dokumen yang kadaluarsa tidak
digunakan . Sebagai acuan kerja Nomor revisi dokumen dimulai dari 0
PT. ANDALAN FLUID SISTEM
Hydraulic/Pneumatic Specialist

8.2. Pengendalian Data dalam Media Magnetik atau Electronik

· Data yang berupa software atau dalam media elektronik, termasuk yang ada di dalam
komputer atau hardisk, sedapat mungkin dibuatkan hardcopy atau cetakannya atau paling
tidak dibuatkan back up dalam bentuk disket yang diidentifikasi dan disimpan oleh
SO ( Safety Officer )
· Akses ke dalam data di komputer tidak selalu dibatasi hanya bisa dibuka dan dirubah /
revisi oleh Safety Officer

8.3. Pengendalian Dokumen Eksternal

· Dokumen Eksternal seperti standar, spesifikasi bahan dan gambar didaftar dan disimpan oleh
Dept. SHE selaku Pusat Pengendalian dan harus dipastikan dokumen tersebut adalah
terbitan terakhir atau yang masih berlaku.
· Cara pemastian ini harus dengan bukti tertulis dan bukti tersebut disimpan sebagai rekaman.

9. Risalah perubahan Dokumen : 00