Tugas Personal ke-2

Week 7/ Sesi 11

1. a. Sebutkan langkah-langkah dalam proses penilaian kinerja.

b. Apa saja yang diperlukan untuk menghilangkan kinerja yang rendah?
c. Basis-basis apa saja yang diginakan manajer untuk penilaian kinerja? Jelaskan.

2. Teknik-teknik apa saja yang digunaan dalam penilaian kinerja (performance appraisal)?
Sebuktan dan berikan penjelasan yang lengkap dan detail.

3. Supervisor menghadapi empat jenis situasi penilaian, masing-masing dengan tujuan

uniknya. Sebutkan dan berikan penjelasan yang lengkap dan detail.

4. a. Apakah yang dimaksud dengan Total Quality Management (TQM)?

b. Sebutkan enam elemen dasar manajemen kinerja dan berikan penjelasan.

MGMT6255- Global Human Resource Management-R2

 Jawab :

 
1. A : Tahap Perencanaan

Sebagaimana umumnya suatu kegiatan, penilaian kinerja juga harus diawali dengan suatu
perencanaan. Perencanaan, biasanya disusun pada awal tahun untuk rencana satu tahun
kedepannya. Tahap ini diambil dalam upaya penyusunan sasaran kinerja yang diharapkan kepada
karyawan dan kompetensi apa yang diharapkan oleh perusahaan untuk setiap karyawan.

Penyusunan Bahan dan Data

Setelah perencanaan sudah matang, langkah berikutnya adalah melakukan penyusunan data dan
bahan. Data-data yang terkait seperti laporan kerja, catatan perusahaan, hingga data-data
penunjang lain harus disiapkan. Selanjutnya, data-data itu dijadikan rujukan dari pihak penilai
baik itu manajer, pimpinan, kepala divisi, dan lainnya untuk berdiskusi dalam melakukan
penyusunan bahan yang diperlukan dalam penilaian kinerja.
Bahan penilaian yang dibuat sudah memasukkan standar kinerja yang terstruktur, terukur,
realistis, tidak rumit, dan memiliki kekuatan nilai. Standar kinerja juga dispesifikkan berdasarkan
posisi dan jabatan karyawan agar lebih mudah dalam menjabarkan penilaiannya berdasarkan
tanggung jawab yang dimiliki.

Pelaksanaan
Pelaksanaan menjadi tahap pamungkas dengan malakukan pemantauan (Ongoing Tracking) dan
umpan balik yang dilaksanakan sepanjang tahun berjalan. Biasanya, dalam pelaksanaannya akan
ada proses review baik tiap bulan atau pada tengah tahun. Proses umpan balik dilakukan bisa
berupa pemberian coaching dari atasan kepada karyawannya.

Penilaian
Hasil yang didapat dari pelaksanaan tentunya harus dilakukan penilaian di tiap akhir tahun
pelaksanaan. Tahap ini membutuhkan komunikasi yang intens mengenai review dari seluruh
proses pelaksanaan penilaian kinerja sepanjang tahun. Para penilai atau pimpinan harus kembali
berdiskusi dengan melihat berbagai sudut pandang dan kondisi.

Pembuatan Laporan Hasil

Setelah semua langkah dilakukan termasuk mereview hasil penilaian, langkah terakhir adalah
dengan membuat laporan. Laporan hasil dari proses penilaian kinerja ini selayaknya diberikan
kepada setiap karyawan sebagai bahan rujukan mereka. Sampaikan juga rencana pengembangan

MGMT6255- Global Human Resource Management-R2

yang direncanakan perusahaan untuk selanjutnya agar karyawan juga bisa melakukan persiapan
atau bahkan memberikan saran dan masukannya.

B : Berikan Feedback Yang jelas

Sebelum anda mengomentari karyawan anda atas pekerjaannya, berikan feedback terhadap
kinerjanya sebanyak mungkin. Jika kualitasnya menurun, anda harus memberitahukan hal ini
kepada mereka. Beritahukan bagain mana yang berubah, apa yang harus diperbaiki dan berapa
lama waktu yang di butuhkan untuk menghasilkan yang lebih baik.
Tunjukan perhatian perusahaan

Jika permasalahan yang serupa dapat mempengaruhi karyawan lainnya, pastikan Anda untuk segera
menanganinya. Jika salah karyawan Anda merasa terlalu banyak bekerja, tidak memungkinkan karyawan
lainnya juga merasakan hal yang sama.

Cari tahu mengapa karyawan Anda menurun kinerjanya

Ini adalah pertanyaan umum dan Anda harus pastikan untuk mengetahui tujuan jangka panjang dan
aspirasi karyawan Anda terhadap masa depan karir mereka dalam 3 tahun mendatang. Terkadang,
alasan karyawan mengundurkan diri adalah karena merasa tidak dihargai, dan cara untuk memahaminya
dengan memahami orang-orang yang terlibat di dalamnya.

Ciptakan tujuan performa bersama

Anda harus mengikutsertakan karyawan Anda dalam menentukan target performa dari setiap individu.
Tanyakan kepada karyawan Anda bagian mana yang bisa diperbaiki, apa yang ingin diraih, dan
kemampuan baru yang ingin dipelajari.

C. 1. Pengetahuan yang Dimiliki

Pengetahuan seorang karyawan mengenai pekerjaan sangat penting karena menjadi bagian dari
tanggung jawabnya.
 

2. Ketepatan Waktu
Apakah seorang karyawan mampu membuat perencanaan dan jadwal pekerjaannya. Hal ini akan
sangat mempengaruhi ketepatan waktu karyawan dalam menyelesaikan hasil pekerjaan yang
menjadi tanggung jawab seorang karyawan.
 

MGMT6255- Global Human Resource Management-R2

3. Kualitas Pekerjaan
Apakah seorang karyawan mengetahui standar mutu pekerjaan yang disyaratkan perusahaan
kepadanya.
 

4. Kecepatan dalam Menyelesaikan Pekerjaan

Apakah karyawan mengetahui standar mutu produktivitas perusahaan. Hal ini berkaitan dengan
mutu pekerjaan dan kecepatan karyawan menyelesaikan suatu pekerjaan yang menjadi tanggung
jawabnya.
 

5. Pengetahuan Teknis Seputar Pekerjaan

Apakah karyawan memiliki pengetahuan teknis tentang pekerjaan yang menjadi tugasnya,
karena hal ini juga berkaitan dengan mutu pekerjaan dan kecepatan karyawan menyelesaikan
pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
 

6. Self Confifence
Seberapa jauh karyawan memiliki ketergantungan terhadap karyawan lain dalam menyelesaikan
pekerjaannya, karena hal ini berkaitan dengan kemandirian (self confidence) seseorang dalam
melaksanakan pekerjaan.
 

7. Kemampuan Menyesuaikan Diri

Apakah karyawan memiliki kebijakan (judgment) yang bersifat naluriah yang dimiliki oleh
seseorang karyawan yang mempengaruhi kinerjanya, karena dia mempunyai kemampuan
menyesuaikan dan menilai tugasnya dalam menunjang visi dan misi perusahaan.
 

8. Komunikasi Antar Karyawan

Kemampuan berkomunikasi karyawan, baik terhadap sesama rekan maupun kepada atasannya.
 

9. Kerjasama Tim
Kemampuan karyawan dalam bekerja sama dengan karyawan lain. Hal ini sangat berperan dalam
menentukan kinerja karyawan tersebut.
 

MGMT6255- Global Human Resource Management-R2

10. Kemampuan Menyampaikan Ide
Kehadiran dalam mengikuti rapat ( Meeting ) yang disertai dengan kemampuan menyampaikan
gagasan atau pendapat kepada orang lain, Tentunya hal ini akan mempunyai nilai tersendiri
dalam penilaian kinerja seorang karyawan.

2.
1. Metode Rating Scale

Metode Rating Scale atau Metode dengan menggunakan Skala Penilaian adalah metode
penilaian yang paling sederhana dan paling umum digunakan. Metode Rating Scale ini
menggunakan skala untuk menilai kinerja karyawannya. Misalnya dari skala “Memuaskan”
hingga “Tidak Memuaskan” ataupun dari skala “Sangat Baik” hingga “Sangat Buruk”. Skala
penilaian tersebut biasanya dikonversi ke nilai angka seperti 5 (Sangat Baik), 4 (Baik), 3
(Cukup), 2 (Buruk) dan 1 (Sangat Buruk). Karakteristik Karyawan yang dinilai biasanya adalah
seperti kepemimpinan, ketergantungan, kualitas kerja, kuantitas kerja, tanggung jawab, inisiatif,
stabilitas emosi, loyalitas, kerjasama, pengetahuan dan kemampuan mengerjakan tugas yang
dibebankan.

2. Metode Checklist

Metode Checklist atau Metode Daftar Periksa adalah metode penilaian kinerja yang terdiri dari
serangkaian standar kerja yang berbentuk pernyataan dengan pertanyaan dan  jawaban “ya” atau
“tidak” yang telah disiapkan oleh departemen SDM (HR Dept). Jika karyawan yang
bersangkutan memenuhi kinerja yang disebutkan dalam pertanyaan Checklist, maka akan
diberikan tanda centang (√) atau tanda kali (x) pada kolom “ya”. Sebaliknya jika karyawan yang
bersangkutan tidak memenuhi kinerja yang dimaksud, maka tanda centang (√) atau tanda kali (x)
akan diberikan pada kolom “tidak”.

3. Metode Critical Incidents

Metode Critical Incidents atau metode insiden kritis adalah metode penilaian yang memusatkan
perhatiannya pada perilaku kritis atau insiden kritis baik perilaku/insiden yang positif maupun
perilaku/insiden yang negatif. Dengan metode ini, pengevaluasi atau dalam hal ini adalah
seorang Manajer harus terus menerus mencatat insiden atau perilaku bawahannya baik positif
maupun negatif. Namun pada umumnya, perilaku atau insiden yang dicatat yang dicatat adalah
insiden atau perilaku yang sangat ekstrem.

4. Metode Essay

Metode Essay adalah metode penilaian yang paling sederhana diantara berbagai metode
penilaian yang ada. Dalam metode Essay (metode esai) ini, penilai menulis uraian tentang
kekuatan, kelemahan, kecerdasan, kehadiran, sikap, efisiensi kerja, perilaku, karakter dan potensi
bawahannya. Format dan Pola Laporannya pun bervariasi dan berbeda-beda diantara para

MGMT6255- Global Human Resource Management-R2

pengevaluasi atau para manajer yang melakukan evaluasi terhadap bawahannya. Namun karena
tidak adanya struktur yang standar, metode esai ini cenderung bervariasi sehingga kualitas
penilaian juga tergantung pada keterampilan pengevaluasi atau penulis. Metode Essay ini juga
bersifat deskriptif sehingga metode ini hanya memberikan informasi kualitatif tentang karyawan.
Dengan tidak adanya data kuantitatif, evaluasi akan mengalami masalah subyektif. Meskipun
demikian, Metode Esai adalah awal yang baik dan sangat bermanfaat jika digunakan bersama
dengan metode penilaian kinerja lainnya.

5. Metode Ranking

Metode Ranking adalah metode penilaian yang membandingkan satu karyawan dengan
karyawan lainnya kemudian diurutkan berdasarkan peringkatnya. Karyawan-karyawan tersebut
diberikan peringkat atau ranking dari yang tertinggi hingga yang terendah atau dari yang terbaik
hingga yang terburuk. Metode Ranking ini akan sulit dilakukan apabila terdapat dua atau lebih
karyawan yang memiliki kinerja yang hampir sama atau sebanding.

3. Supervisor menghadapi empat jenis situasi penilaian, masing-masing dengan tujuan uniknya:
• Memuaskan - Dapat dipromosikan adalah wawancara yang paling mudah: Kinerja orang
tersebut memuaskan dan promosi sudah berjalan. Tujuan Anda adalah mengembangkan rencana
pengembangan khusus.

• Memuaskan - Tidak dapat dipromosikan adalah untuk karyawan yang kinerjanya memuaskan
tetapi promosi tidak dimungkinkan. Tujuannya di sini adalah untuk mempertahankan kinerja
yang memuaskan. Pilihan terbaik biasanya adalah mencari insentif yang penting bagi orang
tersebut dan cukup untuk mempertahankan kinerja. Ini mungkin termasuk waktu istirahat ekstra,
bonus kecil, atau pengakuan.

• Ketika kinerja seseorang tidak memuaskan tetapi dapat diperbaiki, tujuan wawancara adalah
untuk menyusun rencana aksi / pengembangan untuk memperbaiki kinerja yang tidak
memuaskan.

• Wawancara di mana karyawan tidak memuaskan dan situasi tidak dapat dikoreksi. Pemecatan
sering menjadi pilihan yang disukai. Bagaimana Cara Melakukan Wawancara Penilaian

1. Bicara dalam hal data kerja obyektif. Gunakan contoh seperti absen, keterlambatan, dan
produktivitas.

2. Jangan menjadi terlalu pribadi. Jangan katakan, "Anda terlalu lambat menghasilkan laporan
tersebut." Sebaliknya, bandingkan kinerja orang itu dengan standar.

3. Dorong orang untuk berbicara. Berhenti dan dengarkan apa yang dikatakan orang itu;
tanyakan pertanyaan terbuka (seperti, "Menurut Anda apa yang dapat kami lakukan untuk
memperbaiki situasi?"). Gunakan perintah seperti "Lanjutkan." Ulangi poin terakhir orang itu
sebagai pertanyaan, seperti, "Anda tidak berpikir Anda bisa menyelesaikan pekerjaan?"

MGMT6255- Global Human Resource Management-R2

 4. Dapatkan persetujuan. Pastikan orang tersebut mengetahui secara khusus apa yang dia
lakukan dengan benar dan melakukan kesalahan dan dengan kesepakatan tentang bagaimana hal-
hal akan diperbaiki, dan memiliki rencana aksi dengan target dan tanggal.

4.
A : Total Quality Management (TQM) adalah program-program organisasi yang
mengintegrasikan semua fungsi dan proses bisnis sehingga semua aspek bisnis termasuk desain,
perencanaan, produksi, distribusi, dan layanan lapangan ditujukan untuk memaksimalkan
kepuasan pelanggan melalui perbaikan berkelanjutan. Manajemen kinerja adalah proses
berkelanjutan untuk mengidentifikasi, mengukur, dan mengembangkan kinerja individu dan tim
dan menyelaraskan kinerja mereka dengan tujuan organisasi.

B : enam elemen dasar manajemen kinerja sebagai berikut:

• Pembagian arah berarti mengkomunikasikan tujuan perusahaan kepada semua karyawan dan
kemudian menerjemahkannya ke dalam departemen, tim, dan sasaran individu yang dapat
dilakukan.

• Penyelarasan jalur berarti memiliki metode yang memungkinkan manajer dan karyawan untuk
melihat tautan antara sasaran karyawan dan sasaran departemen dan perusahaan mereka.

• Pemantauan kinerja berkelanjutan biasanya berarti sistem terkomputerisasi untuk mengukur

kemajuan tim dan / atau karyawan dalam mencapai sasaran kinerja.

• Umpan balik yang sedang berlangsung berarti memberikan umpan balik berhadapan langsung
dan terkomputerisasi berkelanjutan tentang kemajuan menuju sasaran.

• Dukungan pembinaan dan pengembangan harus menjadi bagian dari proses umpan balik.

• Pengakuan dan penghargaan harus memberikan insentif untuk menjaga kinerja yang diarahkan
pada tujuan karyawan di jalurnya.

Source : 20190215174647_LN7-Performance%20Management%20and%20Appraisal.pdf

MGMT6255- Global Human Resource Management-R2

 

MGMT6255- Global Human Resource Management-R2