CUENTAS.

La cuenta es el elemento básico de la Contabilidad. Es como una

ficha individual donde se anotan todos los movimientos contables como
CAJA, CLIENTES, BANCOS, etc. La cuenta se representa en forma de T y
tiene la siguiente estructura:

Cuando en una cuenta anotamos una cantidad en el DEBE, se dice

que estamos haciendo un CARGO. Cuando es en el HABER, se dice que
estamos haciendo un ABONO.
Por ejemplo, vamos a realizar un CARGO en la cuenta de CAJA de
1.000.

y ahora un ABONO de 500 en la misma cuenta:

Dependiendo de la naturaleza de la cuenta, las cantidades se

colocarán en el DEBE o en el HABER. Cada cuenta sólo puede ser de 4
tipos: ACTIVO, PASIVO, INGRESOS o GASTOS. Por ejemplo, la cuenta de
CAJA que estamos utilizando es una cuenta de ACTIVO, por lo que las
entradas en caja (ingresos de dinero) se sitúan en el DEBE. En nuestro caso
práctico, hemos realizado un ingreso de 1.000 ¬ y una extracción de 500.
Saldo de una cuenta.- Se denomina saldo de una cuenta a la
diferencia entre el DEBE y el HABER de la misma. Existen tres tipos de
saldo: DEUDOR (el Debe es mayor que el Haber), ACREEDOR (el Haber es
mayor que el Debe) y saldo NULO (ambos saldos son iguales).
SALDO DEUDOR

SALDO ACREEDOR

SALDO NULO

Ahora bien, ¿en qué momento debemos poner una cantidad en el

DEBE o en el HABER? ¿Cómo sabemos, por ejemplo en la cuenta de
PROVEEDORES, si la cantidad la tenemos que colocar en el DEBE o en el
HABER? Todo dependerá del tipo de cuenta que sea. Observa el siguiente
esquema:
 Ahora, sólo debemos conocer la naturaleza de la cuenta para saber
si debemos colocar la cantidad en el DEBE o en el HABER. Por ejemplo, la
cuenta BANCOS es una cuenta de ACTIVO, así que si ingresamos dinero,
debemos colocarlo en el DEBE, y si sacamos, en el HABER. Según el
esquema anterior, BANCOS es una cuenta de ACTIVO y su aumento se
reflejaría según el gráfico:

CLASIFICACIÓN

a. De Balance General o Estado de Posición Financiera: son todas

las cuentas que agrupan los valores homogéneos de activo, pasivo y capital.
i. Activo: conjunto de bienes y derechos, propiedad de una
entidad económica.
Activo circulante: conjunto de bienes y derechos que se
transforman en dinero en un plazo menor de un año. Ejemplo: caja,
bancos, cuentas por cobrar, documentos por cobrar, mercancías, etc.
Activo fijo: conjunto de bienes y derechos con el fin de realizar
las operaciones de la entidad económica. Ejemplo: terrenos, edificios,
maquinaria, equipo, mobiliario, depósitos en garantía, documentos por
pagar a largo plazo, etc.
Activo diferido: conjunto de bienes y derechos que se han
adquirido como un gasto adelantado. Ejemplo: inversiones
amortizables (investigación, instalaciones, organización), gastos
pagados por anticipado (rentas, seguros, intereses), anticipo a
proveedores.
ii. Pasivo: conjunto de deudas y obligaciones a cargo de la
entidad económica.
 Pasivo circulante: conjunto de deudas y obligaciones menores a
un año. Ejemplo: sueldos por pagar, impuestos, documentos por
pagar, Proveedores, acreedores diversos, préstamos bancarios, etc.
Pasivo fijo: conjunto de deudas y obligaciones a un plazo mayor
de un año. Ejemplo: hipotecas por pagar, documentos por pagar a
largo plazo, etc.
Pasivo diferido: son las cantidades cobradas por anticipado, por
las que se tiene la obligación de proporcionar un servicio. Ejemplo:
rentas cobradas por anticipado, sueldos cobrados por anticipado,
intereses cobrados por anticipado, anticipo de clientes.
iii. Capital: Es la diferencia entre activo y pasivo.
Aportado: capital social, capital exhibido.
De superávit: utilidades del ejercicio, utilidades de ejercicios
anteriores, superávit por reevaluación, donaciones.
De déficit: pérdidas del ejercicio, pérdidas de ejercicios
anteriores.
b. De Estado de Resultados o Estado de Pérdidas y Ganancias: son
todas las cuentas que agrupan cuentas de productos,
disminuciones a los ingresos, gastos y costos.
i. Productos: ventas, productos financieros, otros productos, etc.
ii. Disminución a los ingresos: rebajas sobre ventas, devoluciones
sobre ventas, descuentos sobre ventas, etc.
iii. Gastos: gastos de administración, gastos de venta, gastos
financieros, otros gastos, etc.
iv. Costos: costo de venta, costo de producción.
c. Complementarias: son todas aquellas que sirven para controlar
los ajustes a que se ven sujetos algunos valores como
consecuencias de sus características o del tiempo.
i. De activo: estimación de incobrabilidad, estimaciones de
depreciación, amortización, etc.
 ii. De capital: capital no exhibido.

d. De orden y registro: aquellas que agrupan valores que, estando

fuera de nuestra operación, debemos registrar como posibles
responsabilidades o custodias, tales como: mercancías a
comisión, avales otorgados, etc.

CLASES DE CUENTAS

Caja: Dinero en efectivo.

Valores a Depositar: Cheques comunes recibidos de terceros.
Valores diferidos a depositar: Cheques diferidos recibidos de
terceros.
Tarjeta de Crédito XXX: Cupones recibidos o comprobantes emitidos
por ventas realizadas con tarjetas de crédito.
Materias Primas: Bienes destinados a la fabricación de mercaderías.
Muebles y Útiles: Sillas, escritorios, maquinas
de escribir, mostradores, fotocopiadoras, teléfonos, faxes, celulares,
proyectores, etc.
Banco XXX c/c: Dinero depositador en cuenta corriente bancaria.
Rodados: Vehículos, camiones, automóviles, etc.
Deudores por Ventas: Personas que nos deben dinero en c/c (sin
documentar) por venta de mercaderías o servicios.
Deudores Varios: Personas que nos deben dinero
por créditos otorgados u otros motivos que no corresponden a venta de
mercaderías.
Documentos a Cobrar: Pagares recibidos de terceros a nuestro
favor.
 Instalaciones: Estanterías, carteles luminosos, aire
acondicionado, ventiladores de techo, estufas, centrales telefónicas, portones
, sistemas de alarmas, etc.
Inmuebles: Casas, locales, terrenos, departamentos, etc.
Maquinarias: Máquinas de un taller o fábrica (tornos, guillotinas,
dobladoras, etc.)
Mercaderías: Bienes destinados para la Venta.
Equipos de Computación:
Computadoras, scanner, impresoras, grabadoras de CD,
MODEM, monitor, teclado, Mouse, notebook, etc.
Documentos a Pagar: Pagarés de nuestra firma entregados a
terceros.
Acreedores Varios: Personas a quienes debemos dinero (sin
documentar) por préstamos obtenidos u otros motivos que no corresponden
a compra de mercaderías o servicios.
Proveedores: Personas a quienes debemos dinero en c/c (sin
documentar) por compra de mercaderías o servicios.
Valores Diferidos a Pagar: Cheques de pago diferido de propia firma
entregados a terceros.
Capital: Aporte inicial por constitución.
Comisiones Ganadas: Ganancia lograda por tareas comerciales
realizadas para terceros.
Gastos Generales: Gastos de bajo importe, papelería, artículos
de limpieza, agua, luz, Internet, teléfono, gas. En caso que los servicios de
luz, gas, Internet, o teléfono correspondan a importes elevados y que tenga
incidencias significativas en el proceso de producción, se aconseja
individualizarlas en una cuenta propia. Ej. Gastos de electricidad.
Costo de Mercaderías Vendidas: Importe que el costó al comerciante
la mercadería que vendió.
 Intereses Ganados: Recargo que cobramos a nuestros clientes o
deudores por pagos que nos efectúan fuera de término o préstamos
realizados.
Intereses Perdidos: Recargo que nos cobran (proveedores o bancos)
por pagos que realizamos fuera de término o por préstamos de dinero
solicitado.
Ventas (Bienes o Servicios): Importe de la venta de mercaderías o
servicios prestados.
Descuentos Obtenidos: Rebaja obtenida en el precio de compra o en
el pago a nuestros proveedores o acreedores.
Descuentos Cedidos: Rebaja cedida en el precio de venta o en el
cobro a nuestros deudores o clientes.
Comisiones Perdidas: Pérdida ocasionada por encargo de una tarea
comercial a un tercero.
Alquileres Ganados: Ganancia obtenida por ceder el uso de
un inmueble de nuestra propiedad a un tercero por un tiempo determinado.
Fletes y Acarreos: Gastos abonados por el traslado de mercaderías u
otros bienes.
Impuestos: Pérdida ocasionada por tributos a favor del Estado
(AFIP)
Alquileres Perdidos: Pérdida producida por utilizar inmuebles de
terceros por un tiempo determinado.
Resultado del Ejercicio: Beneficio o quebrado producido en un
ejercicio económico.
Sueldos y Jornales: Haberes abonados a los empleados u operarios
por su trabajo.
Reservas: Ganancias no distribuidas.
Publicidad Pérdida: Gastos abonados por promoción de nuestros
productos (mercaderías), folletos, avisos publicitarios (radiales, televisivos,
gráficos, informáticos), páginas Web, etc.
 Seguros: La prima abonada a una compañía por la contratación
de seguros generales sobre personas o bienes.

Activo (A):
Deudores por Ventas
Deudores Varios
Banco XXX c/c
Mercaderías
Inmuebles
Maquinarias
Materias Primas
Documentos a Cobrar
Valores a Depositar
Rodados
Muebles y Útiles
Instalaciones
Caja
Valores Diferidos a Depositar
Tarjeta de Crédito XXX
Equipos de Computación

Pasivo (P):
Acreedores Varios
Proveedores
Valores Diferidos a Pagar
Documentos a Pagar
 Patrimonio Neto (PN):
Capital
Reservas
Utilidad del Ejercicio
Quebranto del Ejercicio

Resultado Positivo (R+):

Ventas
Alquileres Ganados
Intereses Ganados
Descuentos Obtenidos
Comisiones Ganadas

Resultado Negativo (R-):

Costo de Mercaderías Vendidas (C.M.V.)
Alquileres Perdidos
Sueldos y Jornales
Fletes y Acarreos
Descuentos Cedidos
Seguros
Impuestos
Intereses Perdidos
Gastos Generales
Comisiones Perdidas
Publicidad Perdida

CAJA CHICA
En estricto rigor, en esta cuenta sólo debieran clasificarse el dinero
en efectivo que posee la empresa. Sin embargo, en ocasiones, se incluye
también los cheques de terceros, que no tienen restricciones de algún tipo.
 El dinero en efectivo que la empresa maneja debe controlarse, de tal
modo de tener un orden con respecto a éste. Generalmente, las empresas
tienen un responsable de la caja chica a quien se le entrega periódicamente
un monto de dinero en efectivo, quien debe efectuar rendiciones acerca del
uso de los fondos recibidos.
Usualmente en la empresa se realiza el denominado Arqueo de Caja,
que consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso
determinado, con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el
efectivo recibido y por tanto el Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con
lo que se encuentra físicamente en Caja en dinero efectivo, cheques o vales.
Sirve también para saber si los controles internos se están llevando
adecuadamente.
Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores
o ejecutivos asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas
no previstas por el Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o
sobrantes, con respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas
diferencias se contabilizan generalmente en una cuenta denominada "
Diferencias de Caja".
Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes
como ingresos. Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la
cuenta "Diferencias de Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y
Ganancias".

CONTROL DEL EFECTIVO

 Es efectivo todo lo que pueda comprender dinero o documentos
transformables en dinero.
 Esta transformación va a estar dada con la inmediatez y
liquidez de estos.
  Estamos hablando de un activo circulante, o sea el activo más
líquido con que cuenta una empresa, por tanto esta debe habilitar para su
custodia y manejo una serie de procedimientos y principios de control
interno.
 Un buen control interno del efectivo implica tener separado
totalmente el registro de los ingresos y egresos de dinero .
 Dividiendo las funciones del registro entre varias personas de
tal forma que el trabajo de una quede verificado con las anotaciones de otra,
por cuanto la subdivisión o segregación de funciones desalienta la comisión
de fraudes o delitos.
Medidas de control interno para desembolso de efectivo.
1. Un buen sistema de control interno exige que el 100% de los
ingresos de caja sean depositados a la brevedad.
2. Todo desembolso se debe efectuar con cheque.
3. Todo cheque dañado o inutilizado debe marcarse como anulado
y archivarse a lo menos el número de serie.
4. Las personas autorizadas para girar no deben aprobar las
facturas para su pago ni tampoco formular asientos en los registros.
5. Los cheques presentados a la firma de las personas
encargadas deben estar respaldados con toda la documentación de la
operación, por ejemplo factura debidamente autorizada, orden de pago, etc.
6. Se debe autorizar el pago de los cheques con la firma de dos
personas diferentes con distinto nivel jerárquico.
7. Se debe consignar en la factura mediante un timbre o una
anotación que fue pagada, anotando en el número de cheque, fecha, etc.
8. Se deben emitir los cheques nominativos y especialmente
cruzados a nombre de las empresas o personas naturales.
Medidas de control interno para ingresos de efectivo.
1. Toda operación de ingreso de dinero debe contar con el
correspondiente comprobante de ingreso.
 2. El depósito que se realice de los fondos ingresados debe
quedar registrado en una planilla de control que será validado al confeccionar
la conciliación bancaria.
3. La persona encargada de la recepción de los fondos debe
confeccionar al término del día un resumen con todos los ingresos recibidos
detallando la fuente de estos y confeccionar el comprobante de depósito.
4. Una persona de distinto nivel jerárquico debe autorizar o dar
VºBº para el depósito propiamente tal validando el monto del depósito con
todos los ingresos registrados en los distintos comprobantes de ingresos.
Los comprobantes de ingresos deben estar foliados y ser emitidos
consecutivamente, dejando el original con todas sus copias en caso de
anularse alguno de ellos.
Medidas de control interno para saldos de efectivos
1. En el caso de cajas o fondos fijos el arqueo, es decir, el
recuento de todo el dinero, moneda, papel y comprobantes de gastos
realizados.
2. En el caso de cuentas corrientes bancarias la conciliación
bancaria.
CONTROL INTERNO PARA INGRESOS Y EGRESOS DE
EFECTIVO
 Es importante hacer notar que al interior de nuestro sistema de
información contable, todo el control y fiscalización de los movimientos de
fondos, se llevar cabo con la utilización de los COMPROBANTES DE
INGRESOS O ENTRADAS y con COMPROBANTES DE EGRESOS O
SALIDAS.
 Las operaciones que dan origen a movimientos de fondos son
muy diversas y los formularios que acompañan a dichos formularios a su
vez son muy variados.
  Formulario en cajaàOtras seccionesàFacturas de venta
Facturas de Compra

Boletas
Comprobante Entrega de Dinero
Comprobante Recibo de Dinero

 Sobre la base de lo anterior, es que se hace imprescindible un

control efectivo sobre los comprobantes de ingreso y egreso, los cuales
deberán contener a lo menos:
 La fecha
 Nombre del cliente o proveedor
 Nº de la factura que se cancela
 La forma de pago
 Numero de cheque, nombre del banco
 El monto recibido o entregado
 Firma y timbre del funcionario responsable o de la persona
designada por el proveedor

CONCILIACIÓN BANCARIA
Consiste en la comparación de los registros de las operaciones que
lleva la empresa, con el registro que llevan los Bancos y que informan a
través del movimiento bancario, con la finalidad de proceder a hacer las
correcciones o ajustes necesarios en los libros de contabilidad que posee la
Empresa. La conciliación bancaria se realiza ya que es común que los saldos
del movimiento enviada por los Bancos, no coincidan con los registros
contables que lleva la empresa por una o más de las siguientes razones:
- Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los
mismos, llamados también cheques girados y no cobrados.
- Depósitos que la Empresa realizó en el momento que el Banco ya
había emitido el movimiento bancario.
- Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
 - Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación.
- Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
- Cargos que efectúa el Banco causados por intereses, comisiones,
impuestos, cuotas de préstamos efectuados a la empresa, etc.
- Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de
intereses, cobros realizados en su nombre o cualquier otro concepto
- Errores u omisiones por parte de los Bancos Existen diferentes
métodos de conciliación:
Método de Cuatro Columnas.
Consiste en la elaboración de una hoja de cuatro columnas. Dos para
la cuenta en los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en los
libros del Banco (con Debe y Haber). Este procedimiento permite ver
claramente los Ajustes que hay que hacer en el Libro de la Empresa.
Una vez, que se llena el cuadro que a continuación se indica, se
procede a realizar los ajustes correspondientes a la empresa, en forma de
asientos de diario.
Conciliación por Saldos Ajustados.
Es una conciliación en dos etapas. En la primera se lleva el saldo del
Estado de Cuenta del Banco a la situación correcta, luego de hacer las
correcciones en los libros de la empresa, de acuerdo a las operaciones
pendientes de registro en el Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos
de los libros de la Empresa a su real valor, anotando las transacciones las
cuales la Empresa no había registrado.
El Saldo de la cuenta del Banco, en el Mayor de la Empresa se
ajusta de la siguiente manera:
- Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce sólo
cuando recibe el Estado de Cuenta del Banco, como son: cuentas por cobrar
de la Empresa que el Banco cobró y abonó en cuenta, abono por intereses,
errores u omisiones.
 - Restando los cargos que el Banco ha hecho a su favor como son
comisiones, cheques devueltos o anulados, etc. De la misma manera se
hacen los ajustes al estado de cuenta enviado por el Banco:
- Sumando los cargos que la Empresa hubiese hecho, los cuales no
aparecen en el movimiento bancario tales como los errores u omisiones o los
depósitos a última hora.
- Restando abonos que no aparezcan tales como cheques
pendientes de cobro, errores u omisiones.
Conciliación por Saldos Encontrados
Es una conciliación que consiste en ajustar el saldo del Estado de
Cuenta del Banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en
el libro mayor de la Empresa, es decir:
- Se suman al saldo del banco los Cargos por Depósitos de última
hora, efectuados por la Empresa y los Cargos efectuados por el Banco que la
empresa no haya tomado en cuenta, tales como: comisiones, intereses,
errores u omisiones.
- Se restan los Abonos por: Cheques emitidos por la Empresa y no
presentados para su cobro y los abonos efectuados por el banco no tomados
en cuenta por la empresa (Intereses, cobros hechos por el banco en nombre
de la empresa).
El formato utilizado para el método más común y utilizado es el
siguiente:
Empresa Banco
Transacción Debe Haber Debe Haber
Totales 100 50 50 100
Diferencia 50 50

PARTIDAS QUE CONFORMAN EL EFECTIVO

Se considera como efectivo las partidas del activo circulante que se
mencionan a continuación:
 • Dinero de curso legal, propiedad de la Empresa, es decir,
dinero de obligatoria aceptación en el país, con las limitaciones que la Ley
impone, de acuerdo a lo especificado en la Ley del Banco Central y la Ley
General de Bancos y Otras Instituciones Financieras.
• Depósitos realizados en Bancos, en las Cuentas Corrientes y
de Ahorros, a favor de la Empresa.
• Instrumentos de crédito de cobranza inmediata: cheques
ordinarios, cheques de gerencia, cheques de viajeros, giros postales y
telegráficos y otros instrumentos de crédito de cobro inmediato, aceptados
por los bancos, que legalmente posea la Empresa.
• Divisas o monedas extranjeras de libre cotización en la Banca
Nacional.
No se considera efectivo a aquellas partidas del activo que, a pesar
de estar conformadas por dinero de curso legal, no sean de inmediata
disponibilidad, tales como: depósitos dados en garantía, coberturas de
reserva de capital y/o fondos de reserva legal, prestaciones sociales,
depósitos bancarios congelados por intervención de la institución financiera u
otros motivos, depósitos a plazo fijo, cheques devueltos por falta de fondos,
estampillas postales o fiscales, adelantos para viáticos u otros gastos, vales
en caja o cheques con fechas adelantadas.