Preparación de la Carta Empresarial y Profesional

Influencias

• Carta española
• Carta norteamericana

Características en términos de estética:

Carta Española – Carta desbalanceada -“Pesaba” más del lado derecho.

Razón: Sangradura muy amplia o desigual.

Carta Norteamericana – Modelo bloque extremo-Carta desbalanceada.

“Pesa” más del lado izquierdo.
Razón: Adopta el criterio de la economía de esfuerzo y tiempo y
no cumple con el de la estética.

Formas del Papel - Justificación de la forma rectangular a base de la ley visual de 3 x 5

(Sección de Oro)

Distribución del mensaje en el papel: Debe tener una forma rectangular. Se logra el
balance mediante márgenes aproximadamente iguales en tamaño.

Tipos o Modelos de la Carta Empresarial y Profesional

Bloque extremo
Bloque o bloque modificado
Bloque modificado con párrafos sangrados o semibloque
Carta simplificada de la AMS (bloque extremo) “Simplified Block Format ”

Manual Guía de Consulta

Bloque Extremo:
Puntuación abierta - Puntuación abierta
Pág. 232
Mixta- Pág. 278
- Siempre a doble espacio
- Información que hay
que destacar se sangra
de ambos márgenes
(tablas, citas, listas)

Bloque o Bloque Fecha, despedida, firmas, -Del centro a la derecha

Modificado: título. (Del centro a la o a cinco espacios desde
derecha) el centro del papel

Bloque Modificado con Se sangran 5 espacios los -Igual

Párrafos sangrados o párrafos. Modelo frecuente y uno
Semibloque: de los más atractivos.

Modelo Simplificado: - Se omiten el saludo y la -Igual

despedida.
-Línea de asunto en mayúsculas
y minúsculas (sin la palabra
asunto)
-Línea de asunto en
mayúsculas sólidas
o en mayúsculas y
minúsculas
 - Triple o doble espacio antes y
después de la línea de asunto
- Firma mecanografiada y título
en mayúsculas y minúsculas
(En dos líneas)
-Igual
-Firma mecanografiada
y título en mayúsculas.
-En mayúsculas y minús-
culas.
-En una línea separada
por coma o en líneas
aparte.

Puntuación de la Carta

Abierta : No se usan signos de puntuación en las áreas de la fecha, la dirección,

el saludo, la despedida, las firmas y el título.
Guía: Puede usarse en todas los tipos de cartas.

Mixta, estándar o corriente: Es la puntuación que se recomienda hoy día.

Se utilizan dos puntos después del saludo y una coma después de la despedida.
Puede usarse en todos los tipos de cartas.

Cerrada o Completa: Utiliza un punto después de la fecha

Coma después de cada línea menos en la última que lleva punto.
Dos puntos después del saludo.
Coma después de la despedida y de cada una las líneas o partes de
la firma menos en la última que lleva punto.
- Puntuación en desuso.

Partes Principales o Fijas de la Carta Empresarial

Membrete Texto, cuerpo o mensaje

Fecha Despedida
Nombre y Dirección Firma y título
Saludo Iniciales de referencia

Membrete - Identifica a la empresa.

La mayor parte de las empresas utilizan el papel con el membrete impreso. Se escribe
generalmente a una pulgada del borde superior del papel y ocupa alrededor de dos
pulgadas o doce líneas. (Membrete tradicional)

Información que puede incluir:

Nombre de la empresa
Dirección física y/o postal
Número de teléfono, fax, ″ beeper″ o mensáfono
Dirección de correo electrónico
Portal o página en la red
Lema o eslogan
Logotipo (logo) o emblema: Permite identificar rápidamente a la empresa. (Sin leer.)
Otra información útil según el criterio de la empresa

Toda la información debe presentarse de forma original y artística como medio de la

empresa para hacerse publicidad. Debe estar a tono con su razón de ser y carácter.
Los membretes modernos pueden ocupar más espacio y la información puede aparecer
impresa arriba y abajo en el papel, a los lados o en una esquina. En la medida en que la
empresa es más comercial o publicitaria, puede utilizar más recursos: letras en distintos
tamaños, tipos o colores.
Puede utilizarse un membrete en las páginas que siguen a la primera, pero más pequeño y
discreto. (No debe tener tanta información como el de la primera página.)

Fecha - Día, mes y año. Ejemplo: 25 de febrero de 2008 (Sin punto final.)

Colocación: de 14 a 18 renglones desde el borde superior del papel (según la cantidad de

palabras del texto y las líneas adicionales). Debe coincidir con la fecha de envío
de la carta.

Nombre y Dirección

Nombre - Nombre completo de la persona o empresa destinataria.

El nombre de la persona incluye su título personal, profesional (o académico),
religioso o de cortesía. Puede incluirse el título o puesto y la empresa.
El nombre se escribe según lo escribe la persona; no se altera su ortografía.

Dirección - Utiliza de 3 a 5 líneas de igual extensión o largo. (Puede constar de más

líneas). La dirección interna de la carta y la del el sobre deben ser iguales.
El formato de las direcciones según el servicio postal de los Estados Unidos
se aparta, en algunos casos, de las normas del español.
. Ver información del correo de los Estados Unidos. (Página 4 del Manual)

Los títulos en la dirección se abrevian por razón de estética si les sigue el

nombre completo de la persona destinataria.
No se usan dos títulos que significan lo mismo.

Ejemplo:
Lic. Rafael Matos, Abogado – incorrecto
Lic. Rafael Matos o Rafael Matos, Abogado – correcto

Los títulos se escriben completos si anteceden al cargo o puesto. Pueden

incluirse en la dirección, el título o puesto de la persona y el nombre de la
empresa. (Guía)
En la dirección, si el título, cargo de la persona o el nombre de la compañía es
muy largo se escribe en dos líneas. La segunda línea comienza dos espacios
más a la derecha que la anterior. (Guía)

Ejemplo:
Lic. Manuel A. Rodríguez
Asistente del Comisionado de
Seguros de Puerto Rico
316 Ave. Ponce de León
San Juan, PR 00908

Si un ejecutivo ocupa varios cargos se usa en la dirección el más importante o según

firme el ejecutivo.
Si una empresa está integrada por mujeres solteras y casadas se usa título Sras. (Señoras)
Si una empresa está integrada por dos mujeres con el mismo apellido y se desconoce el
estado civil de ambas se usa Sras. (Señoras)
Si se desconoce el estado civil de una destinataria se usa Srta. (Señoritas). Si solo se
conoce el apellido, no se abrevia la palabra señorita.

Ejemplo:
 Señorita Reyes
PO Box 631
Yauco, PR 00768-0631

Puede usarse Sa. para no distinguir entre señora y señorita. (En inglés, Ms.), a pesar de
que no es oficial.

Si la destinataria es divorciada, viuda o separada; se usa Sra.

Si se dirige la carta una firma comercial, no se usa la abreviatura Sres. antes del nombre
de la compañía.

Correcto: Sandoval y Hermanos

Incorrecto: Sres. Sandoval y Hermanos

En algunos países de habla hispana solo se escribe en mayúscula la letra inicial de la

primera palabra en frases como:

Apartado postal
Casilla postal
Apartado de correo
Apartado aéreo

Saludo - Fórmula inicial de cortesía.

Se escribe en el margen izquierdo. Puede variar la puntuación. Se escribe dos reglones

después de la línea anterior. Solo empieza con letra mayúscula la primera palabra del
saludo.
El saludo debe concordar con el rango, cargo e importancia de la persona destinataria.
También, con el tono de la carta y la despedida.
Los títulos de cortesía, académicos o religiosos nunca se abrevian.

Cuando una carta se dirige a una empresa o división se usa:

Estimados señores: (plural)
A una persona: Estimado señor:
Estimado cliente:
Estimado señor González:

Si es una mujer, la palabra señora o señorita tiene que llevar el apellido.

A una compañía de hombres y mujeres:

Estimados señores y señoras:

A un hombre y una mujer:

Estimados señor López y señora Pérez:

A un matrimonio:
Estimado señor y señora López:

A una organización de mujeres:

Señoras:
Damas:
A dos mujeres casadas con el mismo apellido:
Estimadas señoras Meléndez:

A dos mujeres solteras con el mismo apellido:

Estimadas señoritas Meléndez:

A una mujer casada y a una soltera con el mismo apellido:

Estimadas señora y señorita Meléndez:

La palabra señora o señorita debe ir acompañada del apellido:

Estimada señora Ramírez:
Estimada señorita Pérez:

No se usa un título después del apellido:

Incorrecto- Estimado doctor Méndez, M.S.:
Correcto - Estimado doctor Méndez:

El título o nombre oficial del puesto no se usa en el saludo.

Incorrecto- Estimado gerente Fernández:
Correcto - Estimado señor Fernández:

Guía: Si en la dirección se usa el título Honorable, en el saludo puede usarse:

Señor:
Estimado señor:

Manual: El saludo debe concordar en género, número y rango o puesto de la persona

destinataria en la primera línea de la dirección.

Texto, Cuerpo o Mensaje - Debe caracterizarse por la corrección, organización

y pulcritud.

Se escribe a dos espacios de la línea anterior. El primer reglón de cada párrafo se sangra
o no según el estilo de carta que se use. Texto a espacio sencillo y doble entre párrafos.
Si la carta es muy corta puede escribirse a doble espacio.

El margen derecho debe ser lo más uniforme posible. No debe haber más de 3 ó 4
espacios de diferencia.
La primera línea debe ser la más larga, si es posible, para que sirva de guía.

* Estética y Corrección – Cuando haya que decidir entre los conceptos de estética
y de corrección, debe optarse por cumplir con el de
corrección.

Ejemplo: Entre usar el recurso de justificar el texto para

que el margen derecho sea perfecto y correr
el riesgo de que se afecte la escritura o lectura
del texto, debe preferirse no justificar.
Recursos del texto para lograr:

La mayor visibilidad - doble espacio

El movimiento - párrafos breves y frecuentes
El énfasis - subrayado, letras mayúsculas, títulos
o epígrafes
- más espacio entre las letras de
de una palabra o frase

Nuevos: color diferente, negritas, tamaño

más grande, sombreado, distinto tipo de
letra, letras en itálica, recuadros,
indicadores especiales o viñetas
(“bullets”) y otros.

Despedida - Es la fórmula final de cortesía.

Debe corresponder con el título, rango e importancia de la persona destinataria en la

dirección y con el saludo.
Solo empieza con mayúscula la letra incial de la primera palabra.

Formas más frecuentes:

Atentamente,
Cordialmente,

Otras:
Respetuosamente,
Sinceramente,
Muy atentamente,
Muy cordialmente,

Guía- Despedidas excesivamentes largas pueden abreviarse. (Pág. 250) Pueden comenzar
5 espacios a la izquierda del centro del papel en los modelos de carta bloque modificado y
semibloque.

Firma mecanografiada – Nombre completo

Identifica a la persona responsable por la transcripción del
documento.

Se escribe cuatro (4) reglones después del saludo o antefirma. Puede reducirse a tres (3)
renglones o aumentarse a cinco (5) para centrar mejor la carta.
No deben usarse abreviaturas de títulos de cortesía y académicos antes de la firma. (Sr.,
Dr., Lic., )
Sí puede utilizarse la abreviatura o siglas de un título académico después del nombre
completo:
Joaquín Rodríguez, M.D.

Puede usarse (Sr.), (Sra.) o (Srta.) antes de la firma mecanografiada para distinguir si se
trata de un hombre o una mujer cuando el nombre se usa para ambos.

Ejemplos: Concepción, Dolores, Alexis, Ariel

Manual: Las mujeres pueden usar su título personal o de cortesía antes de la firma
mecanografiada:
 Srta. Marisol Delgado, Directora
Departamento de Publicidad

Título - Puede escribirse, si es corto, a la derecha de la firma mecanografiada, separado

por una coma.
Si es largo, se escribe debajo de la firma mecanografiada. (a espacio sencillo)
Si el título y el departamento o división son cortos pueden escribirse en la segunda línea,
separados por una coma.

Guía: Si el título es muy largo se escribe en dos líneas. La segunda línea del título usa
Una sangradura de dos espacios para indicar que es continuación de la línea
anterior.
Presidente Planificación
y Desarrollo (Esta línea también puede centrarse con
relación a la anterior.)

Iniciales de Referencia (Identificación o responsabilidad) – Identifican a la persona

que firma, dicta (o crea) la carta, y a quien la transcribe.

Pueden ser 2, 3 ó 4 iniciales. Se pueden separar por dos puntos, por una diagonal (barra)
o un guión.

Guía - Según la oficina, pueden aparecer en el original y en la copia o solo en la copia. Si

no hay una directriz al respecto deben aparecer en el original y en la copia.

Se escriben en el margen izquierdo a dos espacios de la firma mecanografiada o título.

Esta distancia puede variar.

Ver Manual. (Pág. 11)

Mecanógrafo: aq: aq (aq) Si aparece la firma mecanografiada de quien dicta y firma.

Padre e hijo en la compañía:

MLR padre: jqp MLRhijo: jqp MLR Jr.: jqp

Mecanógrafo/a con número: RLS: 31

Las iniciales de quien dictó y firmó se escriben en mayúsculas y las de quien

mecanografió en minúsculas.
Se escriben primero las iniciales de quien dictó, luego las de quien firmó y, finalmente,
las de quien mecanografió: ALR: ERS: jqp
En este caso, las iniciales de referencia no deben aparecer en el original.
Muchos colaboradores en una propuesta: FRL: CST: SLM: s1

Recursos: Manual de Referencia para la Oficina Moderna de Conchita Delgado

y Amelia Maldonado (Segunda Ed.)

Guía del Departamento de Sistemas de Oficina de la UPRB

Información de la profesora del curso

PARA EL EXAMEN: Partes fijas y opcionales de la carta según el modelo que sigue.

MEMBRETE

Fecha_______________

ANOTACIÓN POSTAL

ANOTACIÓN PERSONAL

Atención________________
Nombre de la Persona (o Empresa) Destinataria, Título
Dirección Dest.___________
_______________________
_______________________

Línea de Por Conducto

Línea de Referencia

Saludo

Línea de Asunto

Texto, Cuerpo o Mensaje________________________________________________

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
______________________________________________________

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
______________________________________________________

____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________
______________________________________________________

Despedida

Antefirma

 (Firma a Manuscrito)

Firma Mecanografiada Remitente, Título

(Título o Departamento de la Empresa)

Iniciales de Referencia

Archivo Electrónico o Núm. de Archivo

Anexo(s)

Copia(s)

Postdata______________________________________________________________
_____________________________________________________________________

Visto Bueno