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CURSO DE INFORMÁTICA

APOSTILA – MÓDULO IV

MACAPÁ

2010

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINIS TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINISTRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA

APOSTILA - MÓDULO IV

PLANILHAS ELETRÔNICAS: NOÇÕES DE MS EXCEL ®

MACAPÁ

2010

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SUMÁRIO

1.

MÓDULO IV

5

1.1. APRESENTAÇÃO

5

1.2. CARACTERÍSTICAS DA TELA

5

1.2.1. Barra de Menus

5

1.2.2. Barras de Ferramentas

6

1.2.3. Barra de Fórmulas

7

1.2.4. Referência da célula selecionada

7

1.2.5. Barra de Status

8

1.3.

ELEMENTOS BÁSICOS DE UMA PLANILHA

8

1.3.1. Linha, coluna e célula

8

1.3.2. Linha

9

1.3.3. Coluna

9

1.3.4. Célula

9

1.3.5. Célula Ativa

9

1.4. REFERÊNCIAS

9

1.4.1. Referências relativas

10

1.4.2. Referências absolutas

10

1.5. TRABALHANDO COM DADOS

11

1.5.1. Vínculos

11

1.5.2. Formatação Condicional

11

1.5.3. Validação de dados

13

1.5.4. Classificação Lista

15

1.5.5. Comando Filtrar

17

1.5.6. Subtotais em filtros

17

1.5.7. Hiperlink

18

1.5.8. Atingir meta

19

1.5.9. Gráficos

20

1.5.10. Macros

21

1.5.11. Tabela Dinâmica

22

1.6.

FUNÇÕES

24

1.6.1.

Categoria: Data e hora

25

1.6.1.1.

Função: HOJE()

25

1.6.1.2.

Função: DIA.DA.SEMANA(núm_série,retornar_tipo)

25

1.6.2.

Categoria: Matemática e Trigonometria

 

25

1.6.2.1.

Função: MOD(núm;divisor)

25

1.6.2.2.

Função: ARRED(núm;núm_dígitos)

 

26

1.6.2.3.

Função: SOMA(núm1;núm2;

)

26

1.6.2.4.

Função: SOMASE(intervalo;critérios;intervalo_soma)

26

1.6.3.

Categoria: Estatística

27

1.6.3.1.

Função: CONT.NÚM(valor1;valor2;

)

27

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1.6.3.2.

Função: CONT.SE(intervalo;critérios)

 

27

1.6.3.3.

Função: CONT.VALORES(valor1;valor2;

 

)

27

1.6.3.4.

Função: MÁXIMO(núm1;núm2;

 

)

28

1.6.3.5.

Função: MÉDIA(núm1;núm2;

 

)

28

1.6.3.6.

Função: MÍNIMO(núm1;núm2;

 

)

29

1.6.4.

Categoria: Procura e Referência

 

29

1.6.4.1.

Função: PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna;procurar_intervalo)

29

1.6.5.

Categoria: Texto

30

1.6.5.1.

Função: CONCATENAR(texto1;texto2;

)

30

1.6.5.2.

Função: MAIÚSCULA(texto)

 

31

1.6.5.3.

Função: PRI.MAIÚSCULA(texto)

 

31

1.6.5.4.

Função: NÚM.CARACT(texto)

 

31

1.6.6.

Categoria: Lógica

31

1.6.6.1.

Função: SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

31

1.6.6.2.

Função: E(lógico1;lógico2;

)

32

1.6.6.3.

Função: OU(lógico1;lógico2;

)

33

1.6.7.

Categoria: Informações

33

1.6.7.1.

Função: ÉERROS(valor)

33

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1. MÓDULO IV

1.1. APRESENTAÇÃO

O Microsoft Excel é uma das melhores planilhas existentes no mercado.

As planilhas eletrônicas são programas que se assemelham a uma folha de

trabalho, na qual podemos colocar dados ou valores em forma de tabela e

aproveitar a grande capacidade de cálculo e armazenamento do computador para

conseguir efetuar trabalhos que, normalmente, seriam resolvidos com uma

calculadora, lápis e papel.

A tela do computador se transforma numa janela onde podemos observar

uma série de linhas e colunas. A cada cruzamento de uma linha com uma coluna

temos uma célula onde podemos armazenar um texto, um valor ou uma fórmula

para o cálculo.

um text o, um valor ou uma fórmula para o cálculo. Figura 1 - Tela de

Figura 1 - Tela de apresentação do MS Excel 2003

1.2. CARACTERÍSTICAS DA TELA

1.2.1. Barra de Menus

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TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Figura 2 - Barra de Menus do MS Excel 2003

Figura 2 - Barra de Menus do MS Excel 2003

Nesta barra temos acesso a todos os comandos do Excel. Por exemplo,

para salvar uma planilha, clicamos no menu Arquivo e nas opções que surgem,

damos um clique na opção Salvar (Arquivo>Salvar).

Outro exemplo: para copiarmos uma célula ou várias células, selecionamos

esta ou estas e clicamos no menu Editar e na opção Copiar (Editar>Copiar).

Se quisermos exibir ou ocultar comentários, clicamos no menu Exibir e na

opção Comentários (Exibir>Comentários).

Podemos ocultar todas as barras de ferramentas, mas a barra de Menus é

indispensável.

1.2.2. Barras de Ferramentas

de Menus é indispensável. 1.2.2. Barras de Ferramentas Figura 3 - Barras de Ferramentas "Padrão" e

Figura 3 - Barras de Ferramentas "Padrão" e "Formatação"

Em uma barra de ferramentas, temos diversos botões. Cada botão executa

um determinado comando. Por exemplo, o botão com o desenho do disquete (

é equivalente ao comando Arquivo>Salvar. Os botões das barras de ferramentas

funcionam como um atalho rápido para os comandos mais utilizados.

)
)

No Excel podemos ter diversas barras de ferramentas. A saber:

Padrão;

Formatação;

Caixa de ferramentas de controle;

Dados externos;

Desenho;

Figura;

Formulários;

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Gráfico;

Revisão;

Tabela Dinâmica;

Visual Basic;

Web;

WordArt.

Por padrão, são exibidas as barras "Padrão" e "Formatação". Na barra

padrão temos acesso aos principais comandos, tais como Salvar planilha, criar uma

barra Formatação temos

nova planilha, abrir uma planilha existente, etc. Na

acesso aos comandos para formatação dos dados da planilha, como por exemplo:

Negrito, Itálico, Sublinhado, Tipo de fonte, tamanho e cor da fonte, etc.

1.2.3. Barra de Fórmulas

tamanho e cor da fonte, etc. 1.2.3. Barra de Fórmulas Figura 4 - Barra de Fórmulas

Figura 4 - Barra de Fórmulas do MS Excel 2003

A barra de fórmulas exibe a fórmula utilizada na célula atual (célula onde

está o cursor). Utilizaremos bastante esta barra, quando trabalharmos com fórmulas.

Para colocar o cursor na barra de fórmulas é só dar um clique na barra.

É importante que estejamos familiarizados com estes elementos básicos da

tela inicial do Excel, pois eles serão a base de todas as planilhas que fizermos de

agora em diante.

1.2.4. Referência da célula selecionada

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TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Figura 5 - Referência da célula selecionada Indica o

Figura 5 - Referência da célula selecionada

Indica o endereço da célula onde está atualmente o cursor.

O endereço é formado na ordem "coluna-linha", ou C1L1, por padrão, mas

nada nos impede de modificarmos a configuração para o inverso: "linha-coluna".

Para tanto, devemos ir pelo caminho: menu Ferramentas>Opções>Geral e alterar

para Estilo de Referência L1C1.

1.2.5. Barra de Status

para Estilo de Referência L1C1. 1.2.5. Barra de Status Figura 6 - Barra de Status do

Figura 6 - Barra de Status do MS Office 2003

Nesta barra são emitidas mensagens sobre as operações que estão sendo

executadas na planilha.

1.3. ELEMENTOS BÁSICOS DE UMA PLANILHA

1.3.1. Linha, coluna e célula

Por padrão, ao abrirmos o Microsoft Excel, nos é apresentada uma janela

com três planilhas: Plan1, Plan2 e Plan3 . A planilha selecionada por padrão é a

planilha Plan1, que nada mais é do que uma planilha vazia, onde possuímos linhas

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e colunas dispostas de tal forma que podemos inserir informações dentro da grade

formada com o cruzamento desses dois elementos.

1.3.2. Linha

Dentro do Excel as linhas são identificadas com números no canto esquerdo

da tela que vai de 1 a 65.536. Ou seja, em cada planilha podemos ter até 65.536

linhas.

1.3.3. Coluna

As colunas são identificadas com letras de A até Z e combinações de duas

letras (AB, AC, etc) até totalizarem 256 colunas. Podemos tornar uma coluna tão

larga quanto a janela da planilha (255 caracteres) ou tão estreita quanto a fração de

um caractere.

1.3.4. Célula

Célula é a unidade de uma planilha na qual podemos inserir e armazenar

dados. A interseção de cada linha e coluna em uma planilha forma uma célula.

Podemos inserir um valor constante ou uma fórmula em cada célula. Um valor

constante é normalmente um número (incluindo uma data ou hora) ou texto, mas

pode também ser um valor lógico ou valor de erro.

1.3.5. Célula Ativa

É a célula exibida com uma borda em negrito, que indica que a célula está

selecionada. Os próximos dados digitados serão inseridos nesta célula, ou o

próximo comando escolhido será aplicado nesta célula.

1.4. REFERÊNCIAS

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Uma referência identifica uma célula ou um intervalo de células em uma

planilha e informa ao Microsoft Excel onde procurar pelos valores ou dados a serem

usados em uma fórmula. Com referências, podemos usar dados contidos em

partes diferentes de uma planilha em uma fórmula ou usar o valor de uma célula

em várias fórmulas. Podemos, também, nos referir a células de outras planilhas na

mesma pasta de trabalho e a outras pastas de trabalho. Referências às células de

outras pastas de trabalho são chamadas vínculos.

Por padrão, o Excel usa o estilo de referência A1, que se refere a colunas

com letras (A até IV, para um total de 256 colunas) e se refere a linhas com números

(1 até 65.536). Essas letras e números são chamados de cabeçalhos de linha e

coluna. Para referirmos a uma célula, inserimos a letra da coluna seguida do número

da linha. Por exemplo, B2 se refere à célula na interseção da coluna B com a linha 2.

Para nos referirmos a:

Usamos

A

célula na coluna A e linha 10

A10

O

intervalo de células na coluna A e linhas 10 a 20

A10:A20

O

intervalo de células na linha 15 e colunas B até E

B15:E15

Todas as células na linha 5

05:05

Todas as células nas linhas 5 a 10

05:10

Todas as células na coluna H

H:H

Todas as células nas colunas H a J

H:J

O

intervalo de células nas colunas A a E e linhas 10 a 20

A10:E20

1.4.1. Referências relativas

Uma referência relativa em uma fórmula, como A1, é baseada na posição

relativa da célula que contém a fórmula e da célula à qual a referência se refere. Se

a posição da célula que contém a fórmula se alterar, a referência será alterada. Se

você copiar a fórmula ao longo de linhas ou colunas, a referência se ajustará

automaticamente. Por padrão, novas fórmulas usam referências relativas. Por

exemplo, se você copiar uma referência relativa que está na célula B2 para a

célula B3, a referência será automaticamente ajustada de =A1 para =A2;

1.4.2. Referências absolutas

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Uma referência absoluta de célula em uma fórmula, como $A$1, sempre se

refere a uma célula em um local específico. Se a posição da célula que contém a

fórmula se alterar, a referência absoluta permanecerá a mesma.

Se você copiar a fórmula ao longo de linhas ou colunas, a referência absoluta

não se ajustará. Por padrão, novas fórmulas usam referências relativas e você

precisa trocá-las para referências absolutas. Por exemplo, se você copiar uma

referência absoluta na célula B2 para a célula B3, ela permanecerá a mesma em

ambas as células =$A$1;

1.5. TRABALHANDO COM DADOS

1.5.1. Vínculos

Um vínculo é uma referência a outra pasta de trabalho, sendo, às vezes,

chamada de referência externa. Também pode haver um vínculo com outro

programa, sendo às vezes chamado de referência remota. Como os dados de

outra pasta de trabalho ou de outro programa podem mudar e tornar os dados da

sua pasta de trabalho desatualizados, há opções para controlar a atualização dos

vínculos.

O procedimento para criarmos um vínculo é simples e rápido, desde que

as planilhas envolvidas já estejam abertas. Por exemplo:

Passo 1: Na célula A1 da planilha, queremos informar o valor da

célula A3 da segunda planilha;

Passo 2: Na célula A1 digitamos o sinal de igual (=) e, em seguida;

Passo 3: Acessamos a segunda planilha, clicamos na célula a ser

"vinculada" e teclamos "Enter" para confirmar a vinculação.

Sempre que alterarmos a segunda planilha, o Excel, automaticamente, irá

alterar a primeira.

1.5.2. Formatação Condicional

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A Formatação Condicional permite que diferentes valores de uma faixa de

células tenham diferentes formatos, com base em um ou mais critérios.

Utiliza-se a formatação condicional para destacar dados importantes. Vamos

a um exemplo para facilitar a compreensão da ferramenta:

a um exemplo para facilitar a compreensão da ferramenta: Figura 7 - Exemplo 1 de Formatação

Figura 7 - Exemplo 1 de Formatação Condicional

A planilha apresenta o faturamento mensal de uma empresa fictícia e nós

queremos destacar as células onde o faturamento foi maior que R$ 1.650.000,00.

Selecionamos o intervalo de dados que queremos analisar e, através do

menu Formatar>Formatação Condicional podemos definir uma formatação para uma

ou mais células com até três critérios.

para uma ou mais células com até três critérios. Figura 8 - Caixa de Diálogo "Formatação

Figura 8 - Caixa de Diálogo "Formatação Condicional"

Informamos a condição e clicamos em "Formatar" e alteramos o formato

da fonte para Negrito e clicamos no "OK".

Desta forma, todas as células que forem contempladas na nossa condição,

virão em negrito.

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TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Figura 9 - Exemplo 2 de Formatação Condicional 1.5.3.

Figura 9 - Exemplo 2 de Formatação Condicional

1.5.3. Validação de dados

Com a Validação de Dados podemos limitar os valores que são aceitos

em uma célula ou faixa de células. Por exemplo, podemos limitar os valores de uma

coluna para que não sejam aceitos valores menores que zero, nem maiores do

que 10.000.

Acessamos o menu Dados>Validação, escolhemos o critério e clicamos em

OK, conforme a figura:

esco lhemos o critério e clicamos em OK, conforme a figura: Figura 10 - Caixa de

Figura 10 - Caixa de Diálogo "Validação de dados"

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Além de números inteiros, temos as opções de Decimal, Lista, Data, Hora,

Comprimento do texto e Personalizada, caso quisermos inserir alguma função

para validar.

Podemos, ainda, adicionar uma mensagem de entrada para que o próximo

usuário saiba o que pode ou não ser digitado: ainda na tela de validação,

acessamos a opção Mensagem de entrada e digitamos o texto.

acessamos a opção Mensagem de entrada e digitamos o texto. Figura 11 - Caixa de Diálogo

Figura 11 - Caixa de Diálogo "Validação de dados"

Aparecerá, quando selecionada a célula:

de dados" Aparecerá, quando selecionada a célula: Figura 12 - Mensagem de entrada exibida ao selecionar

Figura 12 - Mensagem de entrada exibida ao selecionar a célula

dado

diferente do que validamos, podemos formatar um alerta de erro, da seguinte

Mas, se mesmo assim, o usuário insistir

em

digitar um valor ou

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maneira: a validação permanece a mesma, porém, acessamos a opção Alerta de

erro:

a mesma, porém, acessamos a opção Alerta de erro: Figura 13 - Caixa de Diálogo "Validação

Figura 13 - Caixa de Diálogo "Validação de dados"

Para o usuário irá aparecer:

de dados" Para o usuário irá aparecer: Figura 14 - Caixa de Diálogo "Erro" Para retirarmos

Figura 14 - Caixa de Diálogo "Erro"

Para retirarmos a validação, acessamos o mesmo menu, porém vamos na

opção "Limpar tudo" e não haverá mais validação para este caso.

1.5.4. Classificação Lista

É uma série de linhas de planilha que contêm dados relacionados, como um

banco de dados de faturas ou um conjunto de nomes de clientes e números de

telefone. A primeira linha da lista tem rótulos para as colunas.

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Para classificarmos linhas na ordem crescente (A a Z ou 0 a 9) ou ordem

decrescente (Z a A ou 9 a 0):

Passo 1: Ativamos uma célula na coluna pela qual desejamos

classificar a planilha.

na coluna pela qual desejamos classificar a planilha. • Passo 2: Clicamos no bot ão de

Passo 2: Clicamos no botão de classificação crescente

ferramentas:

classificar a planilha. • Passo 2: Clicamos no bot ão de classificação crescente ferramentas: da barra

da barra de

classificar a planilha. • Passo 2: Clicamos no bot ão de classificação crescente ferramentas: da barra

1.5.5.

Comando Filtrar

Filtrar é uma maneira rápida e fácil de localizar e trabalhar com um subconjunto de dados em uma lista. Uma lista filtrada exibe somente as linhas que atendem aos critérios especificados para uma coluna. Podemos filtrar listas com dois comandos, ambos dentro do menu Dados>Filtrar. A saber:

Auto Filtro: filtra por seleção. É indicado para critérios simples; Filtro avançado: utilizado para critérios mais avançados. Com o comando Filtro Avançado é possível fazer com que o Excel faça uma cópia das linhas filtradas para outro local da planilha ou para outra planilha. Esta opção é muito útil quando nós quisermos, além de filtrar os dados, obter uma cópia dos dados filtrados para efetuar análises, cálculos ou consolidações.

1.5.6. Subtotais em filtros

Quando filtramos algum campo, o objetivo é analisar determinados dados.

Neste nosso exemplo, queremos somar apenas os valores para o cliente "Fras-le".

Passo 1: Inserimos Auto Filtro;

Passo 2: Selecionamos o cliente a ser analisado;

Passo 3: Inserimos o subtotal ao fim dos valores a serem calculados:

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINIS TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Conforme

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TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Conforme tabela abaixo, utilizamos o nº 9 para somarmos as
TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Conforme tabela abaixo, utilizamos o nº 9 para somarmos as

Conforme

tabela

abaixo,

utilizamos

o

9

para

somarmos

as

células

filtradas, mas há outras opções, conforme a nossa necessidade:

Núm

Função

1

MÉDIA

2

CONTA

3

CONT.VALORES

4

MÁX

5

MÍN

6

MULT

7

DESVPAD

8

DESVPADP

9

SOMA

1.5.7. Hiperlink

Cria um atalho ou “salto” que abre um documento armazenado em um

servidor de rede, uma intranet. Usando hiperlinks, é possível explorar objetos,

documentos, páginas e outros destinos na intranet ou na Internet. Quando

clicamos na célula que contém a função HIPERLINK, o Microsoft Excel abre o

arquivo armazenado em um “local_vínculo”.

Para criarmos um hiperlink:

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Passo 1: Clicamos na célula a qual queremos que represente o

hiperlink e vamos no menu>Inserir>Hiperlink;

Passo 2: Selecionamos o arquivo para a criação do hiperlink; Passo 3:

Confirmamos no "OK".

do hi perlink; Passo 3: Confirmamos no "OK". Figura 15 - Caixa de Diálogo "Inserir hiperlink"

Figura 15 - Caixa de Diálogo "Inserir hiperlink"

Para remover o hiperlink, devemos clicar com o botão direito do mouse e

ir até a opção Remover hiperlink.

1.5.8. Atingir meta

Esta função é muito útil quando desejamos saber qual o valor ideal para

obtermos um resultado já definido, considerando vários critérios.

Como exemplo, utilizaremos uma planilha de faturamento do primeiro

semestre, onde o somatório foi de R$ 7.681.460,00 e o previsto era R$

8.000.000,00.

A pergunta é: quanto deveria ter sido o faturamento do último mês para

que chegássemos ao previsto no semestre?

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINIS TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Vamos ao

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TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Vamos ao menu Ferramentas>Atingir Meta: Definimos a

Vamos ao menu Ferramentas>Atingir Meta:

DE INFORMÁTICA Vamos ao menu Ferramentas>Atingir Meta: Definimos a célula que é o somatóri o das

Definimos a célula que é o somatório das demais (B8) para o valor do

previsto e pedimos para a ferramenta para alterar a célula referente ao último mês

(B7).

o

somatório do semestre (B8) atinja a meta estipulada (R$ 8.000.000,00).

O Excel irá fazer n cálculos e altera

o

valor da célula B7 para que

n cálculos e altera rá o valor da célula B7 para que 1.5.9. Gráficos Os gráficos

1.5.9. Gráficos

Os gráficos são ótimos para representar visualmente e melhorar o

entendimento dos relacionamentos entre os valores numéricos; ao mesmo tempo,

os gráficos melhoram muito uma apresentação.

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINIS TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Um gráfico

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Um gráfico é uma representação visual de dados da planilha. O Excel

oferece 15 tipos de gráficos para a escolha entre nove tipos de gráficos

bidimensionais (2-D) e seis tipos de gráficos tridimensionais (3-D).

A maioria dos tipos de gráficos disponíveis no Excel organiza os dados

entre dois eixos: Um eixo horizontal - eixo x, e um eixo vertical - eixo y. É o mesmo

sistema de coordenadas cartesianas que aprendemos anos atrás. Abaixo uma

representação deste sistema de eixos:

atrás. Abaixo uma representação deste sistema de eixos: Estes eixos são como as linhas e colunas

Estes eixos são como as linhas e colunas do Excel. E, assim como

localizamos os dados em uma planilha através de suas posições em relação às

linhas e colunas, cada elemento do dado em um gráfico é posicionado ao longo

dos eixos horizontal e vertical.

A forma mais rápida para criar um gráfico no Excel é, primeiro, criarmos

uma planilha. Depois, selecionamos esta planilha, e clicamos no botão Assistente de

onamos esta planilha, e clic amos no botão Assistente de Gráfico . O Excel solicitará algumas

Gráfico .

O Excel solicitará algumas informações, tais como: tipo do gráfico, títulos,

posição das linhas e colunas. Selecionamos as opções desejadas e clicamos no

botão Avançar que aparece em cada tela. Ao final, aparecerá o botão Concluir e

o Excel solicitará que escolhamos se o gráfico irá ficar na planilha das informações,

ou em uma nova planilha.

1.5.10.

Macros

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINIS TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Em uma

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Em uma planilha pode ser necessário automatizar uma tarefa, pois há

procedimentos repetitivos. Há ações bem simples como, por exemplo, ir para

uma outra planilha para ver alguns dados e retornar para a planilha atual.

Quando montamos uma macro estamos, simplesmente, gravando as ações

que queremos que o Excel repita quando executar a macro.

Para gravarmos uma macro, basta acessarmos o menu

Ferramentas>Macro>Gravar nova macro. A partir deste momento toda ação que for

feita estará sendo gravada até que peçamos para parar a gravação em

Ferramentas>Macro>Parar Gravação.

a gravação em Ferramentas>Macro>Parar Gravação. Podemos, também, definir uma tecla de atalho em conjunto

Podemos, também, definir uma tecla de atalho em conjunto com a tecla Ctrl.

1.5.11. Tabela Dinâmica

Tabela Dinâmica é bastante útil quando queremos analisar dados em uma

estrutura diferente da que temos no banco de dados. Para a nossa planilha de

receitas onde há informações digitadas uma abaixo da outra, queremos visualizar

por colunas, usamos a Tabela Dinâmica no menu Dados>Relatório de tabela e

gráficos dinâmicos.

Vejamos os dados digitados na primeira planilha e logo abaixo a Tabela

Dinâmica pronta com os dados organizados.

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINIS TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Como

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TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Como chegamos ao resultado acima: • Passo 1: Acessamos o

Como chegamos ao resultado acima:

Passo 1: Acessamos o menu Dados>Relatório de tabela e gráficos

dinâmicos, selecionamos a opção que contempla onde estão os dados

que queremos analisar: "Banco de dados ou lista do Microsoft Excel" e,

em seguida, selecionamos a opção de relatório a ser criado: "Tabela

Dinâmica";

de relatório a ser criado: "Tabela Dinâmica"; • Passo 2: Selecionamos o intervalo de dados que

Passo 2: Selecionamos o intervalo de dados que queremos analisar na

Tabela Dinâmica;

de dados que queremos analisar na Tabela Dinâmica; • Passo 3: Selecionamos o lo cal onde

Passo 3: Selecionamos o local onde queremos que a Tabela

Dinâmica será apresentada: em uma nova planilha, ou, como no nosso

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINIS TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA exemplo:

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exemplo: "Planilha existente". Só precisamos selecionar a célula que

será a base da apresentação.

selecionar a célula que será a base da apresentação. • Passo 4: Na "Lista de campos

Passo 4: Na "Lista de campos da tabela dinâmica", selecionamos as

informações que queremos visualizar e arrastamos para dentro da

tabela dinâmica.

visualiz ar e arrastamos para dentro da tabela dinâmica. É importante salientar que o espaço desti

É importante salientar que o espaço destinado aos itens de dados, na tabela

dinâmica, deve ser preenchido com os valores a serem analisados. No nosso

caso, a receita.

1.6. FUNÇÕES

Função é uma fórmula pré-definida que assume um valor ou valores, executa

uma operação e retorna um valor ou valores. Usamos funções para simplificar e

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINIS TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA reduzir

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reduzir fórmulas em uma planilha, especialmente aquelas que executam cálculos

longos e complexos.

Estrutura básica de uma função:

Argumentos podem ser números, texto, valores lógicos, matrizes, valores de

erro ou referências de células. Eles também podem ser constantes, fórmulas ou

outras funções.

=SE (A1>A2;1;0)

Nome da Função Lista de Argumentos
Nome da Função
Lista de Argumentos

1.6.1. Categoria: Data e hora

1.6.1.1. Função: HOJE()

Retorna a data atual do sistema. A data é inserida no formato dd/mm/aaaa.

Por exemplo, para inserir a data atual em uma célula, basta digitar a seguinte

fórmula: =HOJE() e teclar Enter.

A diferença entre utilizar a função HOJE() ou digitar a data é que a célula com

a função atualiza o valor da data toda vez que a planilha for aberta no Excel.

1.6.1.2. Função: DIA.DA.SEMANA(núm_série,retornar_tipo)

Retorna um número inteiro, que varia entre 1 e 7. O número representa o dia

da semana. O argumento tipo_retorno é opcional e determina a maneira pela qual

o resultado é interpretado. Se tipo_retorno for 1 ou omitido, a função retornará um

número entre 1 e 7, onde 1 representa o domingo e 7 representa o sábado. Se

tipo_retorno for 2, a função retornará um número entre 1 e 7, onde 1 é segunda-

feira e 7 é domingo. Se tipo_retorno for 3, a função retornará um número entre 0 e 6,

onde 0 é segunda feira e 6 é domingo.

1.6.2. Categoria: Matemática e Trigonometria

1.6.2.1. Função: MOD(núm;divisor)

Retorna o resto da divisão após um número ter sido dividido por um divisor.

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINIS TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Núm é

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Núm é o numerador da operação, que pode ser digitado na célula ou ser

indicado, via cursor;

Divisor, como o próprio nome sugere, é o valor que irá dividir o núm para que

o Excel chegue no resultado da função.

Se divisor for 0 (zero), MOD retornará o valor de erro: #DIV/0!.

1.6.2.2. Função: ARRED(núm;núm_dígitos)

Arredonda um número até uma quantidade especificada de dígitos.

Núm é o valor digitado ou célula que será arredondado;

Núm_digitos é a quantidade de casas que queremos visualizar ao

arredondarmos o núm.

Se núm_dígitos for maior que 0, então núm será arredondado para o número

especificado de casas decimais.

Se núm_dígitos for 0, então núm será arredondado para o inteiro mais

próximo.

Se núm_dígitos for menor que 0, então núm será arredondado para a

esquerda da vírgula decimal.

1.6.2.3. Função: SOMA(núm1;núm2;

)

Retorna a soma de todos os números na lista de argumentos.

Núm1, núm2,

Os números, valores lógicos e representações em forma de texto de números

são argumentos de 1 a 30 que se deseja somar.

digitados diretamente na lista de argumentos são contados.

Os argumentos que são valores de erro ou texto que não podem ser

traduzidos em números geram erros.

1.6.2.4. Função: SOMASE(intervalo;critérios;intervalo_soma)

Adiciona as células especificadas por um determinado critério.

Intervalo é o intervalo de células que se deseja calcular.

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINIS TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Critérios

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Critérios são os critérios na forma de um número, expressão ou texto, que

define quais células serão adicionadas.

Intervalo_soma são as células que serão realmente somadas.

As células em intervalo_soma são somadas somente se suas células

correspondentes em intervalo coincidirem com os critérios estipulados.

Se intervalo_soma for omitido, as células em intervalo serão somadas.

1.6.3. Categoria: Estatística

1.6.3.1. Função: CONT.NÚM(valor1;valor2;

)

Conta quantas células contêm números e também os números na lista de

argumentos. Usamos CONT.NÚM para obter o número de entradas em um

campo de número que estão em um intervalo ou matriz de números.

são argumentos de 1 a 30 que contêm ou se referem a

uma variedade de diferentes tipos de dados, mas somente os números são

contados.

Os argumentos que são números, datas ou representações de texto de

número são calculados, os argumentos que são valores de erro ou texto que não

podem ser traduzidos em números são ignorados.

Se um argumento for uma matriz ou referência, somente os números nesta

matriz ou referência são calculados. Células vazias, valores lógicos, texto ou

valores de erro nesta matriz ou referência são ignorados.

Valor1; valor2,

1.6.3.2. Função: CONT.SE(intervalo;critérios)

Calcula o número de células não vazias em um intervalo que corresponde a

determinados critérios.

Intervalo é o intervalo de células no qual se deseja contar células não vazias.

Critérios é o critério na forma de um número, expressão ou texto que define

quais células serão contadas.

1.6.3.3. Função: CONT.VALORES(valor1;valor2;

)

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINIS TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Calcula o

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Calcula o número de células não vazias e os valores na lista de argumentos.

Use CONT.VALORES para calcular o número de células com dados em um

intervalo ou matriz.

são argumentos de 1 a 30 que representam os valores que

você deseja calcular. Neste caso, um valor é qualquer tipo de informações,

incluindo texto vazio (""), mas não incluindo células em branco. Se um argumento for

uma matriz ou referência, as células vazias na matriz ou referência são ignoradas.

Valor1; valor2;

1.6.3.4. Função: MÁXIMO(núm1;núm2;

)

Retorna o valor máximo de um conjunto de valores.

Núm1, núm2,

são de 1 a 30 números para os quais desejamos saber o

valor máximo.

Podemos especificar os argumentos que são números, células vazias, valores

lógicos ou representações em texto de números. Os argumentos que são valores de

erro ou texto que não podem ser traduzidos em números causam erros.

Se um argumento for uma matriz ou referência, apenas os números nesta

matriz ou referência serão usados. Células vazias, valores lógicos ou texto na

matriz ou referência serão ignorados. Se os valores lógicos e o texto tiverem que ser

ignorados, use MÁXIMO.

Se os argumentos não contiverem números, MÁXIMO retornará 0.

1.6.3.5. Função: MÉDIA(núm1;núm2;

)

Retorna a média aritmética dos argumentos.

Núm1; núm2;

são de 1 a 30 argumentos numéricos para os quais

desejamos obter a média.

Os argumentos devem ser números ou eles devem ser nomes, matrizes ou

referências que contenham números.

Se uma matriz ou argumento de referência contiver texto, valores lógicos ou

células vazias, estes valores serão ignorados; no entanto, células com valor zero

serão incluídas.

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINIS TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA 1.6.3.6.

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1.6.3.6. Função: MÍNIMO(núm1;núm2;

)

Retorna o menor número na lista de argumentos.

Núm1, núm2,

são de 1 a 30 números dos quais desejamos saber o valor

mínimo.

Podemos especificar os argumentos que são números, células vazias, valores

lógicos ou representações em texto de números. Os argumentos que são valores de

erro ou texto que não podem ser traduzidos em números causam erros.

Se um argumento for uma matriz ou referência, apenas os números daquela

matriz ou referência poderão ser usados. Células vazias, valores lógicos ou

valores de erro na matriz ou referência serão ignorados.

Se os argumentos não contiverem números, MÍNIMO retornará 0.

1.6.4. Categoria: Procura e Referência

1.6.4.1. Função: PROCV(valor_procurado;matriz_tabela;núm_índice_coluna;procurar_intervalo)

Localiza um valor na primeira coluna à esquerda de uma tabela e retorna um

valor na mesma linha de uma coluna especificada na tabela.

O V em PROCV significa "Vertical".

Valor_procurado é o valor a ser localizado na primeira coluna da matriz.

Valor_procurado pode ser um valor, uma referência ou uma seqüência de

caracteres de texto.

Matriz_tabela é a tabela de informações em que os dados são procurados.

Usamos uma referência para um intervalo ou nome de intervalo, tal como Banco

de dados ou Lista.

Se procurar_intervalo for VERDADEIRO, os valores na primeira coluna de

,

A-Z, FALSO, VERDADEIRO; caso contrário, PROCV pode não retornar o valor

correto.

matriz_tabela deverão ser colocados em ordem ascendente:

, -2, -1, 0, 1, 2,

Se procurar_intervalo for FALSO, matriz_tabela não precisará ser ordenada.

Podemos colocar os valores em ordem ascendente escolhendo o comando

Classificar no menu Dados e selecionando Crescente.

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINIS TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA Os valores

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Os valores na primeira coluna de matriz_tabela podem ser texto, números ou

valores lógicos.

Textos em maiúsculas e minúsculas são equivalentes.

Núm_índice_coluna é o número da coluna em matriz_tabela a partir do qual

o

valor correspondente deve ser retornado. Um núm_índice_coluna de 1 retornará

o

valor na primeira coluna em matriz_tabela; um núm_índice_coluna de 2 retornará

o valor na segunda coluna em matriz_tabela, e assim por diante. Se

núm_índice_coluna for menor do que 1, PROCV retornará o valor de erro

#VALOR!; se núm_índice_coluna for maior do que o número de colunas em

matriz_tabela, PROCV retornará o valor de erro #REF!.

Procurar_intervalo é um valor lógico que especifica se nós queremos que

PROCV encontre a correspondência exata ou uma correspondência aproximada. Se

VERDADEIRO ou omitida, uma correspondência aproximada é retornada; em outras

palavras, se uma correspondência exata não for encontrada, o valor maior mais

próximo que é menor que o valor_procurado é retornado. Se FALSO, PROCV

encontrará uma correspondência exata. Se nenhuma correspondência for

encontrada, o valor de erro #N/D é retornado.

Se PROCV não localizar valor_procurado e procurar_intervalo for

VERDADEIRO, ela usará o maior valor que for menor do que ou igual a

valor_procurado.

Se valor_procurado for menor do que o menor valor na primeira coluna de

matriz_tabela, PROCV fornecerá o valor de erro #N/D.

Se PROCV não localizar valor_procurado e procurar_intervalo for FALSO,

PROCV fornecerá o valor #N/D.

1.6.5. Categoria: Texto

1.6.5.1. Função: CONCATENAR(texto1;texto2;

)

Agrupa várias seqüências de caracteres de texto em uma única seqüência de

caracteres de texto.

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ PRÓ-REITORIA DE ADMINIS TRAÇÃO E PLANEJAMENTO DEPARTAMENTO DE INFORMÁTICA são 1

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são 1 a 30 itens de texto a serem agrupados em um único

item de texto. Os itens de texto podem ser seqüência de caracteres de texto,

números ou referências de célula única.

O operador "&" pode ser usado no lugar de CONCATENAR para agrupar itens

de texto.

Texto1; texto2;

1.6.5.2. Função: MAIÚSCULA(texto)

Converte o texto em maiúsculas.

Texto é o texto que se deseja converter para maiúsculas. Texto pode ser uma

referência ou uma seqüência de caracteres de texto.

1.6.5.3. Função: PRI.MAIÚSCULA(texto)

Coloca a primeira letra de uma seqüência de caracteres de texto em

maiúscula e todas as outras letras do texto depois de qualquer caractere

diferente de uma letra. Converte todas as outras letras para minúsculas.

retorna o texto ou uma

referência a uma célula que contenha o texto que você deseja colocar

parcialmente em maiúscula.

Texto

é o texto entre aspas, uma fórmula que

1.6.5.4. Função: NÚM.CARACT(texto)

Retorna o número de caracteres em uma seqüência de caracteres de texto.

Texto é o texto cujo tamanho se deseja determinar. Os espaços contam como

caracteres.

1.6.6. Categoria: Lógica

1.6.6.1. Função: SE(teste_lógico;valor_se_verdadeiro;valor_se_falso)

Retorna um valor se uma condição que você especificou avaliar como

VERDADEIRO e um outro valor se for avaliado como FALSO.

Usamos SE para conduzir testes condicionais sobre valores e fórmulas.

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Teste_lógico é qualquer valor ou expressão que possa ser avaliado como

VERDADEIRO ou FALSO. Por exemplo, A10=100 é uma expressão lógica; se o

valor da célula A10 for igual a 100, a expressão será considerada

VERDADEIRO. Caso contrário, a expressão será considerada FALSO. Esse

argumento pode usar qualquer operador de cálculo de comparação.

Valor_se_verdadeiro é o valor retornado se teste_lógico for VERDADEIRO.

Por exemplo, se esse argumento for a seqüência de caracteres de texto "Dentro

do orçamento" e o argumento teste_lógico for considerado VERDADEIRO, a função

SE exibirá o texto "Dentro do orçamento". Se teste_lógico for VERDADEIRO e

valor_se_verdadeiro for vazio, o argumento retornará 0 (zero). Para exibir a

palavra VERDADEIRO, use o valor lógico VERDADEIRO para esse argumento.

Valor_se_verdadeiro pode ser outra fórmula.

Valor_se_falso é o valor retornado se teste_lógico for FALSO. Por exemplo,

se esse argumento for a seqüência de caracteres de texto "Acima do

orçamento" e o argumento teste_lógico for considerado FALSO, a função SE

exibirá o texto "Acima do orçamento". Se teste_lógico for FALSO e valor_se_falso

for omitido (ou seja, se não houver vírgula após valor_se_verdadeiro), o valor

lógico FALSO será retornado.

Se teste_lógico for FALSO e valor_se_falso for vazio (ou seja, se houver uma

vírgula após valor_se_verdadeiro seguida do parêntese de fechamento), o valor 0

(zero) será retornado. Valor_se_falso pode ser outra fórmula.

É possível “aninhar” até sete funções SE como argumentos

valor_se_verdadeiro e valor_se_falso para construir testes mais elaborados.

1.6.6.2. Função: E(lógico1;lógico2;

)

Retornará VERDADEIRO se todos os argumentos forem verdadeiros;

retornará FALSO se um ou mais argumentos forem falsos.

Lógico1; lógico2;

são de 1 a 30 condições que você deseja testar e que

podem ser VERDADEIRO ou FALSO.

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Os argumentos devem ser avaliados para valores lógicos, como

VERDADEIRO ou FALSO, ou devem ser matrizes ou referências que contêm

valores lógicos.

Se um argumento de uma matriz ou referência contiver texto ou células

vazias, esses valores serão ignorados.

Se o intervalo especificado não contiver valores lógicos, E retornará o valor

de erro #VALOR!.

1.6.6.3. Função: OU(lógico1;lógico2;

)

Retorna VERDADEIRO se qualquer argumento for VERDADEIRO; retorna

FALSO se todos os argumentos forem FALSOS.

são de uma a 30 condições que desejamos testar e que

podem resultar em VERDADEIRO ou FALSO.

Os argumentos devem ser avaliados como valores lógicos, como

VERDADEIRO ou FALSO, ou em matrizes ou referências que contenham valores

lógicos.

Se um argumento de uma matriz ou referência contiver texto ou células

vazias, esses valores serão ignorados.

Se o intervalo especificado não contiver valores lógicos, OU retornará o valor

de erro #VALOR!.

Lógico1;lógico2,

1.6.7. Categoria: Informações

1.6.7.1. Função: ÉERROS(valor)

Verifica o tipo de valor e retorna VERDADEIRO ou FALSO, dependendo do

resultado.

Valor é o valor que se deseja testar. O valor pode ser um espaço em branco

(célula vazia), um valor de erro, lógico, texto, número ou referência, ou um nome

correspondente a qualquer um destes itens que se deseja testar.

Retorna VERDADEIRO se Valor se referir a qualquer valor de erro (#N/D,

#VALOR!, #REF!, #DIV/0!, #NÚM!, #NOME? ou #NULO!).

Os argumentos de valor desta função não são convertidos.

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Esta função é útil nas fórmulas para testar o resultado de um cálculo. Quando

combinadas com a função SE, fornecem um método para localizar erros em

fórmulas.