 Sistem Penyimpanan Rekam medis

 Penyimpanan Rekam Medis

Menurut Sugiarto,ac-Wahyono, (2005:51) “sistem penyimpanan adalah sistem yang digunakan 
pada penyimpan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan
dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut
sewaktu–waktu dibutuhkan”.

Kegiatan penyimpanan Rekam Medis merupakan usaha melindungi rekam medis dari kerusakan
fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis harus disimpan dan dirawat dengan baik
karena rekam medis merupakan harta benda rumah sakit yang sangat berharga. Prosedur
penyimpanan adalah langkah–langkah pekerjaan yang dilakukan sehubungan dengan akan
disimpannya suatu dokumen. Sebelum menentukan suatu sistem yang akan dipakai perlu terlebih
dahulu mengetahui bentuk pengurusan penyimpanan yang ada dalam pengelolaan rekam medis.
Ada dua cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan Rekam medis (Depkes,1997:76)
yaitu :

1. Sentralisasi
Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik catatan
kunjungan poliklinik maupun catatan selama seorang pasien dirawat, disimpan pada satu tempat
yaitu bagian rekam medis.

 Kebaikan sistem sentralisasi adalah :

 Dapat mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan rekam
medis.
 Mudah menyeragamkan tata kerja, peraturan dan alat yang digunakan.
 Efisiensi kerja petugas.
 Permintaan akan rekam medis mudah dilayani setiap saat.
 Kelemahannya adalah :
 Perlu waktu dalam pelayanan rekam medis.
 Perlu ruangan yang luas, alat-alat dan tenaga yang banyak terlebih bila tempat
penyimpanan jauh terpisah dengan lokasi penggunaan rekam medis, misalnya dengan
poliklinik.
1. Desentralisasi
Desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pada masing-masing unit pelayanan. Terjadi
pemisahan antara rekam medis pasien poliklinik dengan rekam medis pasien dirawat. Rekam
medis poliklinik disimpan pada poliklinik yang besangkutan, sedangkan rekam medis pasien
dirawat disimpan dibagian rekam medis.

 Kebaikan sistem desentralisasi adalah :

 Efisiensi waktu, dimana pasien mendapat pelayanan
lebih cepat.
 Beban kerja yang dilaksanakan petugas rekam medis
lebih ringan.
 Pengawasan terhadap rekam medis lebih mudah karena lingkungan lebih sempit.
 Kelemahannya adalah :
 Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis sehingga informasi tentang riwayat
penyakit pasien terpisah.
 Biaya yang diperlukan untuk pengadaan rekam medis, peralatan dan ruangan lebih
banyak.
 Bentuk atau isi rekam medis berbeda.
 Menghambat pelayan bila rekam medis dibutuhkan oleh unit lain.
 Ketentuan Penyimpanan Rekam Medis
1. Pada saat rekam medis dikembalikan ke unit rekam medis, sebelumnya harus di sortir
menurut nomor rekam medis sebelum di simpan. Hal ini membantu dn mempermudah
petugas penyimpanan pada saat pencarian rekam medis.
2. Hanya petugas rekam medis yang di perbolehkan menangani rekam medis, pengecualian
diberikan kepada pegawai rumah sakit yang bertugas pada sore dan malam hari. Dokter, staf
rumah sakit, pegawai dari bagian lain tidak diperkenankan mengambil rekam medis dari
tempat penyimpanan.
3. Pada waktu sore dan malam hari petugas dibagian poloklinik dan ruang rawat inap akan
mengawasi peraturan dimana harus menyimpan rekam medis pada tempat yang telah di
tentukan di unit rekam medis dan bagian lainnya.
4. Pengamatan terhadap penyimpanan harus dilakukan secara priodik, untuk menemukan
salah simpan dan menemukan kartu pinjam yang rekam medisnya belum dikembalikan.
5. Petugas penyimpanan harus memelihara kerapian dan keteraturan rak–rak penyimpanan
yang menjadi tanggung jawab.
 
 Tujuan Penyimpanan Dokumen Rekam Medis
1. Menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis.
2. Mempunyai arti penting sehubungan dengan riwayat penyakit seseorang guna menjaga
kesinambungan rekam medis.
3. Mempermudah pengambilan kembali dokumen.
4. Mempermudah dan mempercepat penemuan kembali dokumen rekam medis yang di
simpan di rak penyimpanan.
5. Melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencuri, kerusakan fisik, kimiawi,
maupun biologi.
 Tata Cara Pengambilan Rekam Medis
Pengambilan rekam medis juga memiliki tata cara tertentu. Adapun tata cara pengambilan rekam
medis pasien yang dibutuhkan dari ruang penyimpanan rekam medis menurut (Dep. Kes, 1991 :
27) adalah sebagai berikut:

1. Pengeluaran rekam medis

Ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah :

 Rekam medis tidak boleh keluar dari ruangan reka medis, tanpa tanda keluar/kartu
permintaan.
 Apabila rekam medis dipinjam, wajib dikembalikan dalam keadaan baik dan tepat
waktunya. Seharusnya setiap rekam medis kembali lagi keraknya pada setiap akhir kerja
pada hari yang bersamaan.
 Rekam medis tidak di benarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas perintah
pengadilan
 Permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang
melakukan riset, harus diajukan kebagian rekam medis setiap hari pada jam yang telah
ditentukan. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor rekam
medisnya.
1. Petunjuk Keluar (Outguide)
Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis.
Petunjuk keluar ini digunakan sebagai pengganti pada tempat rekam medis yang diambil dari rak
penyimpanan dan tetap berada di rak tersebut sampai rekam medis yang diambil kembali.

1. Kode warna untuk map (sampul) rekam medis

Kode warna adalah untuk memberikan warna tertentu pada sampul, untuk mencegah keliru
simpan dan memudahkan mencari map yang salah simpan. Garis-garis warna denga posisi yang
berbeda pada pinggiran folder, menciptakan bermacam-macam posisi warna yang berbeda-beda
untuk tiap section penyimpanan rekam medis. Terputusnya kombinasi warna dalam satu seksi
penyimpanan menunjukkan adanya kekeliruan menyimpan. Cara yang digunakan adalah 10
macam warna untuk 10 angka pertama dari 0 sampai 9.
 Ruangan Pengelolaan Rekam Medis
Lokasi ruangan rekam medis harus dapat memberi pelayanan yang cepat kepada seluruh pasien,
mudah dicapai dari segala penjuru dan mudah menunjang
pelayanan administrasi.Alat penyimpanan yang baik, penerangan yang baik, pengaturan suhu
ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap faktor keselamatan petugas, bagi suatu
ruangan penyimpanan rekam medis sangat membatu memelihara dan mendorong kegairahan
kerja dan produktivitas pegawai.Penerangan atau lampu yang baik, menghindari kelelahan
penglihatan petugas.Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan debu
dan pencegahan bahaya kebakaran.
 Ruang Penyimpanan Rekam Medis
Ruang penyimpanan rekam medis harus dapat memberi pelayanan yang cepat kepada seluru
pasien, mudah dicapai dari segala tempat dan mudah
menunjang administrasi.Ruang penyimpanan yang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan
ruangan, perhatian terhadap keselamatan petugas.Ruang penyimpanan rekam medis sangat
membantu dalam memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produktivitas pegawai yang
ada di ruang penyimpanan rekam medis. Ruang penyimpanan harus memperhatikan hal – hal
sebagai berikut :
1. Untuk suhu udara di ruang penyimpanan rekam medis berkisar antara 18-28 ˚C
sedangkan kelembaban 50 % – 65 %, karena Indonesia negara tropis. Pemasangan air
condition (AC) juga bisa mengurangi banyaknya debu.
2. Menurut Kepmenkes No.1405 tahun 2012 tentang pencahayaan, pencahayaan adalah
jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan
secara efektif. Intensitas cahaya diruang kerja minimal 100 lux. Agar pencahayaan alami di
ruang penyimpanan memenuhi persyaratan kesehatan perlu dilakukan suatu tindakan sebagai
berikut :
 Pencahayaan alam maupun buatan diupayakan agar tidak menimbulkan kesilauan dan
memiliki intensitas sesuai dengan kebutuhannya.
 Kontras sesuai kebutuhan, hindarkan terjadinya kesilauan atau bayangan.
 Penempatan bola lampu dapat menghasilkan penyinaran yang optimum dan bola lampu
sering dibersihkan.
 Bola lampu yang mulai tidak berfungsi dengan baik untuk segera diganti.
1. Ruangan hendaknya terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan kertas arsip,
antara lain jamur, rayap, ngengat.
2. Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lain untuk menjaga
keamanan arsip-arsip tersebut mengingat bahwa arsip tersebut sifatnya rahasia, mengurangi
lalu lintas pegawai lainnya, dan menghindari pegawai lain memasuki ruangan sehingga
pencurian arsip dapat dihindari. (Wursanto, 1991 : 221).
3. Alat penyimpanan rekam medis yang umum dipakai adalah rak terbuka (open self file
unit), lemari lima laci (five-drawer file cabinet), dan roll o’pack. Alat ini hanya mampu
dimiliki oleh rumah sakit tertentu karena harganya yang sangat mahal. Rak terbuka
dianjurkan
4. karena harganya lebih murah, petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis
lebih cepat, dan menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis dan
tidak terlalu makan tempat. Harus tersedia rak-rak penyimpanan yang dapat diangkat dengan
mudah atau rak-rak beroda .
5. Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm. Jika menggunakan
lemari lima laci dijejer satu baris, ruangan lowong didepannya harus 90 cm, jika diletakkan
saling berhadapan harus disediakan ruang lowong paling tidak 150 cm, untuk memungkinkan
membuka laci-laci tersebut. Lemari lima laci memang tampak lebih rapi dan rekam medis
terlindungdari debu dan kotoran dari luar. Pemeliharaan kebersihan yang baik, akan
memelihara rekam medis tetap rapi dalam hal penggunaan rak-rak terbuka. Faktor-faktor
keselamatan harus diutamakan pada bagian penyimpanan rekam medis. (Dep.Kes, 1991 :
24).
 Luas Ruangan Penyimpanan Rekam Medis
Kebanyakan di Indonesia untuk beberapa rumah sakit, didalam ruang penyimpanan berkas rekam
medis masih banyak memanfaatkan ruangan bekas atau bangunan lama, sehingga luas tempat
ruangan penyimpanan tidak diperhitungkan, untuk  beberapa rak atau almari yang nantinya akan
digunakan didalam ruang penyimpanan berkas rekam medis.
Luas ruang penyimpanan harus memadai (baik untuk rak berkas rekam medis aktif dan in-aktif).
Ruangan penyimpanan berkas rekam medis aktif dan in-aktif sebaiknya dipisahkan, karena hal
ini akan lebih memudahkan petugas didalam pengambilan rekam medis yang masih aktif dan
akan lebih memudahkan didalam melaksanakan pemusnahan berkas rekam medis.(Ery
Rustiyanto,Warih Ambar)
Persyaratan ruangan khusus dibagian penyimpanan rekam medis yaitu :
1. Struktur bangunan harus kuat, terpelihara, bersih, dan tidak memungkinkan terjadinya
gangguan kesehatan dan kecelakaan bagi petugas di ruang penyimpanan.
2. Lantai terbuat dari bahan yang kuat, kedap air, permukaan rata, tidak licin dan bersih.
3. Setiap petugas diruang penyimpanan mendapatkan ruang udara minimal / petugas.
4. Dinding bersih dan berwarna terang, langit-langit kuat, bersih, berwarna terang,
ketinggian minimal 2,5 sampai 3 meter dari lantai.
5. Atap kuat dan tidak bocor.
6. Luas jendela, kisi-kisi atau dinding gelas kaca untuk masuknya cahaya minimal 1/6 kali
luas lantai.
 Pelayanan Rawat Jalan
Menurut Huffman (Ekardius,1999:90) “Pelayanan Rawat jalan (ambulatory service) adalah
pelayanan yang diberikan kepada pasien yang tidak di rawat sebagai pasien rawat inap”.
 Konsep Tata Ruang dan Ergonomi
 Teori Tata Ruang
Menurut George Terry Tata Ruang adalah penentuan mengenai kebutuhan – kebutuhan ruang
dan tentang penggunaannya secara rinci dari ruang tersebut untuk menyiapkan suatu susunan
praktis dari faktor – faktor fisik yang di anggap perlu bagi pelaksanaan kerja perkantoran dengan
biaya yang layak.

Menurut Sedarmayanti (1996:92) “Tata ruang adalah pengaturan dan penyusunan seluruh
mesin,alat perlengkapan kantor,serta perabotan kantor pada tempat yang tepat sehingga petugas
dapat bekerja dengan baik,nyaman,leluasa dan bebas untuk bergerak guna mencapai efisiensi
kerja.

 Tujuan Tata Ruang

Menurut Sedarmayanti (1996 : 2) Pengaturan tata ruang yang baik akan mengakibatkan
pelaksanaan pekerjaan kantor dapat di atur secara tertib dan lancar.Dengan demikian komunikasi
kerja pegawai akan semakin lancar, sehingga koordinasi dan pengawasan semakin mudah,
akhirnya dapat mencapai efisiensi kerja.

Apabila dirinci, maka tujuan tata ruang kantor antara lain, adalah :

1. Mencegah penghamburan tenaga dan waktu pegawai karena prosedur kerja dapat
dipersingkat.
2. Menjamin kelancaran proses pekerjaan.
3. Memungkinkan pemakaian ruang kerja agar lebih efisien.
4. Mencegah pegawai di bagian lain terganggu oleh publik yang akan menemui bagian
tertentu, atau mencegah terganggu oleh suara bising lainnya.
5. Menciptakan kenyamanan kerja pegawai.
6. Memberi kesan yang baik terhadap para pengunjung kantor.
7. Mengusahakan adanya keleluasaan bagi :
 Gerak pegawai yang sedang bekerja
 Kemungkinan untuk pegawai memanfaatkan ruangan bagi keperluan lain pada wktu
tertentu.
 Perkembangan dan perluasan kegiatan kantor di kemudian hari.
 Teori Ergonomi
Menurut Sedarmayanti (1996 : 1) “Ergonomi adalah cabang ilmu yang sistematis untuk
memanfaatkan informasi mengenai sifat kemampuan dan keterbatasan manusia untuk merancang
suatu sistem kerja, sehingga orang dapat bekerja pada sistem termaksud dengan baik, guna
mencapai tujuan melalui pekerjaan yang dilakukan dengan efisien, aman dan nyaman.

 Lingkungan dan Kondisi Fisik Tata Ruang 

Kantor
Suatu kondisi lingkungan dikatakan baik atau sesuai apabila manusia dapat melaksanakan
kegiatannya secara optimal, sehat, aman, nyaman.Ketidaksesuaian lingkungan kerja dapat dilihat
akibatnya dalam jangka waktu yang lama. Keadaan lingkungan yang kurag baik dapat menuntut
tenaga dan waktu yang lebih banyak dan tidak mendukung diperolehnya waktu yang lebih
banyak dan tidak mendukung diperolehnya rencangan sistem kerja yang efisien (Sedarmayanti,
1996 : 23).

Berikut ini beberapa faktor yang dapat mempengaruhi terbentuknya suatu kondisi lingkungan
kerja dikaitkan dengan kemampuan manusia atau pegawai menurut Sedarmayanti (1996 : 23)
diantaranya adalah :

1. Penerangan atau pencahayaan di tempat kerja

Penerangan atau pencahayaan sangat berpengaruh dengan keselamatan dan kelancaran kerja,
oleh sabab itu perlu diperhatikan adanya penerangan atau cahaya yang baik. Cahaya yang kurang
baik dapat mengakibatkkan penglihatan  menjadi kurang jelas, sehingga pekerjaan akan lambat
dan banyak mengalami kesalahan dan pada akhirnya menyebabkan kurang efisien dalam
melaksanakan pekerjaan.

1. Temperatur atau suhu di tempat kerja

Temperatur atau suhu di tempat kerja harus diperhatikan karena dalam keadaan normal ,tiap
anggota tubuh manusia mempunyai temperatur yang berbeda. Temperatur yang terlampau dingin
akan mengakibatkan gairah kerja menurun, sedangkan terlampau panas, akan mengakibatkan
cepat timbul kelelahan dalam bekerja dan cenderung membuat banyak kesalahan.

1. Kelembaban di tempat kerja

Kelembaban adalah banyaknya air yang terkandung dalam udara, biasa dinyatakan dalam
persentase. Kelembaban ini berhubungan atau dipengaruhi oleh temperatur udara, dan secara
bersama-sama antara temperatur udara, dan secara bersama-sama antara temperatur, kelembaban,
kecepatan udara bergerak dan radiasi panas dari udara tersebut akan mempengaruhi keadaan
tubuh manusia pada saat menerima atau melepaskan panas dari tubuhnya.

1. Sirkulasi udara di tempat kerja

Sirkulasi udara di tempat kerja harus di perhatikan karena jika udara yang dihirup oleh pekerja di
ruangan itu kotor bisa mengakibatkan kesehatan menurun seperti sesak nafas.

1. Kebisingan di tempat kerja

Kebisingan di tempat kerja sebaiknya dihindari agar pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan
dengan efisien sehingga produktiitas kerja meningkat.

1. Getaran mekanisme di tempat kerja

Getaran mekanisme adalah getaran yang di timbulkan oleh alat mekanis, yang sebagian dari
getaran ini sampai ke tubuh pegawai dan dapat menimbulkan akibat yang tidak di
inginkan.Getaran mekanisme dapat menganggu tubuh manusia seperti konsentrasi bekerja
berkurang, mudah lelah, kesesahan tubuh menurun.

1. Bau-bauan di tempat kerja

Bau-bauan di sekitar tempat kerja dapat dianggap pencemaran, karena dapat mengganggu
konseentrasi bekerja. Pemakaian air conditioner adalah salah satu cara yang dapat di gunakan
untuk menghilangkan bau–bauan yang mengganggu di sekitar tempat kerja.

1. Dekorasi di tempat kerja

Dekorasi di tempat kerja adalah kegiatan yang berkaitan dengan menghias ruang kerja, mengatur
tata letak dan perlengkapan dan lainnya untuk bekerja .

1. Musik di tempat kerja

Menurut para pakar, musik yang bernada lembut sesuai dengan suasana, waktu dan tempat dapat
membangun semangat pekerja untuk bekerja.

1. Keamanan ditempat kerja

Guna menjaga tempat dan kondisi lingkungan kerja tetap dalam keadaan aman maka perlu
diperhatikan adanya keamanan dalam bekerja.Faktor keamanan perlu diwujudkan.Salah satu
upaya untuk menjaga keamanannya adalah dengan memanfaatkan tenaga satuan petugas
keamanan.
 Konsep Efektivitas Pelayanan
 Pengertian Efektivitas
  Menurut Handayaninggrat(2007 : 16) “Efektivitas adalah pengukuran dalam arti tercapaimya
sasaran atau tujuan yang telah di tentukan sebelumnya”.

Pengertian di atas dapat diartikan bahwa efektivitas yaitu bila sasaran atau tujuan telah tercapai
sesuai dengan yang direncanakan sebelumnya  adalah efektif, tetapi jika tujuan atau sasaran itu
tidak selesai sesuai dengan waktu yang telah ditentukan maka pekerjaan itu tidak efektif. Atau
dengan kata lain efektivitas dapat diartikan sebagai suatu upaya peningkatan untuk mencapai
suatu tujuan secara tepat yang ditimbulkan dari pengaruh suatu hal tertentu.

 Tujuan dan Upaya-upaya Dalam Efektivitas

  Menurut Handayaninggrat (2007 : 16) dalam mencapai efektivitas ada beberapa tujuan dan
sasaran yang harus dicapai.

1. Tujuan dari efektivitas yaitu :

 Mencegah dan mengurangi terjadinya tindakan-tindakan yang tidak diharapkan dari
karyawan yang dapat mengganggu jalannya pekerjaan.
 Mencapai produktivitas yang tinggi, perusahaan harus dapat menimbulkan semangat
kerja yang tinggi dari karyawan.
 Memproduksi lebih banyak keluaran (nilai rupiah dan unit jasa) dari setiap masukan.
 Mengembangkan rencana-rencana untuk mencapai tujuan-tujuan.
1. Upaya-upaya dalam meningkatkan efektivitas kerja antara lain :
 Menetapkan standar-standar pelaksanaan kerja
Standar-standar pelaksanaan kerja harus ditetapkan untuk semua pekerjaan, agar tanggung jawab
dan apa yang diharapkan para karyawan jelas.
 Merumuskan secara jelas tanggung jawab perusahaan
Bila tanggungjawab pekerjaan tidak jelas dan berubah-ubah, para karyawan akan frustasi,
hasilnya dapat berupa kualitas rendah.
 Komitmen dengan implementasi
Harus mengimplementasikan segala yang akan menghasilkan peningkatan produktivitas.

Menurut Sedarmayanti (2009 : 59) “Efektivitas merupakan suatu ukuran yang memberikan
gambaran seberapa jauh target dapat dicapai. Pengertian efektivitas ini lebih berorientasi kepada
keluaran sedangkan masalah penggunaan masukan kurang menjadi perhatian utama.Apabila
efisiensi dikaitkan dengan efektivitas maka walaupun terjadi peningkatan efektivitas belum tentu
efisiensi meningkat”.