Nama : Hari Akbar Pertama

NPM : 0219224003
Reguler B2

INITIATION
Dalam tahapan inisiasi ini semua tim yang terlibat akan memutuskan apakah suatu proyek layak
atau tidak untuk dikerjakan. Selain itu, mereka juga akan menimbang apakah proyek tersebut
bisa dilakukan dalam jangka waktu yang ditentukan atau tidak. Sebuah proyek dikatakan
memasuki tahap ini jika sudah mendapatkan beberapa dokumen seperti SPK (Surat Perintah
Kerja).
Dari tahap ini menghasilkan dua dokumen penting, yaitu
1. Project Charter berisi kebutuhan proyek, seperti:
 Project Manager
 Latar belakang kebutuhan organisasi terkait pelaksanaan suatu proyek
(Background)
 Target yang ingin dicapai (Goal)
 Penjelasan mengenai solusi atau produk yang akan diimplementasikan (Product
Description)
 Kriteria sukses suatu proyek (Project Success Criteria)
 Kendala-kendala yang akan dihadapi (Risk)
 Tanggung jawab dan aktivitas baik dari pelaksana proyek maupun dari Customer
(Responsibility)
 Anggaran dan durasi (Project Budget and Duration).

2. Stakeholder
Untuk sebuah stakeholder ada banyak orang yang terlibat dalam mendapatkan dan membuat
proyek dari awal hingga penyelesaiannya yang sukses. Anda harus mengetahui cara mengelola
masing-masing dan setiap orang dari mereka, bahkan mereka yang tidak bekerja langsung di
bawah Anda. Salah satu orang tersebut adalah pemangku kepentingan proyek. Data mengenai
stakeholder ini sangat penting untuk mendapatkan masukkan pada tahap perencanaan. Beberapa
hal yang perlu dicatat mengenai stakeholder antara lain: identitas diri, posisi di dalam organisasi,
tingkat kekuasaan (power), tingkat kepentingan (interest), ekspektasi, strategi penanganan.
PLANNING
Dalam sebuah proyek diperlukan rencana yang matang untuk memastikan tujuan sebuah proyek
bisa tercapai. Selain itu, dalam tahapan planning juga perlu disiapkan semua hal teknis dan
administrasi supaya segera dapat diimplementasikan. Tujuan dari tahap ini ialah untuk
memenuhi semua persyaratan spesifikasi yang ditentukan dalam batasan waktu, kualitas, biaya,
dan keselamatan kerja. Perencanaan suatu proyek dapat dilakukan dengan melakukan studi
kelayakan, rekayasa nilai, dan perencanaan area dari manajemen proyek.

Contoh: waktu, biaya, kualitas, kesehatan, lingkungan, keselamatan kerja, sumber daya, resiko
dan sistem informasi.

Target utama dari tahap ini adalah menghasilkan dokumen perencanaan proyek atau Project
Management Plan.
Proses utama terkait kegiatan perencanaan dan pembuatan Project Management Plan adalah:
 Merangkum kebutuhan dan keinginan klien, memastikan batasan pekerjaan, serta
membuat uraian pekerjaan.
 Merinci unit-unit pekerjaan, menentukan urutan pekerjaan, estimasi sumber daya,
estimasi durasi, dan finalisasi jadwal proyek.
 Estimasi biaya untuk masing-masing kegiatan.
 Menentukan proses yang baik (quality assurance) dan standar mutu yang disepakati
(quality control).
 Perencanaan sumber daya manusia.
 Perencanaan komunikasi antara stakeholder.
 Perencanaan manajemen risiko.
 

EXECUTION
Pada tahap ini, sebuah proyek akan dijalankan sesuai dengan rencana yang sudah dibuat
sebelumnya. Dengan menggunakan rencana tersebut sebagai panduan proyek, setiap tim akan
mendapatkan tugas khusus yang harus diselesaikan dan mengalokasikan sumber daya yang
sesuai.
Beberapa tugas khusus selama fase ini meliputi, menugaskan tim, melaksanakan rencana
manajemen proyek, melakukan pertemuan, memperbarui jadwal proyek, dan memodifikasi
rencana proyek. Proses utama dalam tahap ini adalah mengarahkan dan mengelola pelaksanaan
proyek ke arah penyelesaian, sesuai dokumen perencanaan. Seorang Manajer Proyek cukup
mengarahkan, menjelaskan dan memotivasi tim agar proyek dapat berjalan dengan baik dan
lancar. Beberapa tugas Manajer Proyek dalam tahap ini antara lain:
 Mengevaluasi jalannya proses pelaksanaan kegiatan.
 Meningkatkan kinerja tim dan mengelola tim.
 Melaksanakan proses pembelian dan pengadaan barang dan jasa.
 Distribusi informasi dan laporan kepada stakeholder.
 Melakukan tindakan-tindakan untuk mengelola ekspektasi stakeholder.
 
MONITORING AND CONTROL
Selain melakukan perencanaan, mengawasi dan memotivasi tim, tugas seorang Manajer Proyek
adalah melakukan pengawasan dan pemantauan. Tujuan utama dalam tahap pengawasan adalah
memastikan agar pelaksanaan proyek tidak jauh menyimpang dari rencana. Terutama dari sisi
waktu, biaya, mutu, dan ruang lingkup pekerjaan. Manfaat utama dari proses ini adalah bahwa
kinerja proyek diukur dan dianalisis secara berkala. Beberapa poin penting proses Monitoring
dan Controlling:
1. Menentukan sasaran.
2. Menentukan standart dan criteria sebagai acuan dalam rangka mencapai sasaran.
3. Merancang atau menyusun system informasi, pemantauan, dan laporan hasil pelaksanaan
pekerjaan.
4. Mengumpulkan data info hasil implementasi (pelaksanaan dari apa yang telah
direncanakan).
5. Pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan perencanaan.
6. Mengkaji dan menganalisa hasil pekerjaan dengan standart, criteria, dan sasaran yang
telah ditentukan.
Setelah mengetahui prosesnya, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi unsur-unsur
pengawasan dan pengendalian yang juga merupakan sasaran proyek yaitu:
1. Pengawasan dan pengendalian biaya proyek
2. Pengawasan dan pengendalian mutu proyek
3. Pengawasan dan pengendalian waktu proyek
 

CLOSING
Merupakan tahap terakhir dalam manajemen proyek. Dalam tahap ini para tim menerima hasil
akhir dari sebuah proyek dan menghentikan semua penggunaan sumber daya.
Berikut beberapa aktivitas yang penting dilakukan dalam tahap closing:
 Memastikan persetujuan resmi dari sponsor atau klien terkait penyelesaian pekerjaan.
 Mengadakan evaluasi akhir proyek
 Mengkaji apakah metodologi manajemen proyek perlu diperbaiki.
 Merapikan arsip dan dokumentasi proyek.
 Memberi masukan kepada manajemen perusahaan terkait hal-hal yang dirasakan
bermanfaat selama proyek dijalankan.
 Menyelesaikan kewajiban dengan pihak-pihak, terutama pihak pemasok (supplier/
vendor), outsourcing dan sebagainya

KESIMPULAN .
 Initiation Perencanaan awal terhadap sumber daya yang akan digunakan sebelum suatu
proyek dimulai.
 Planning Menguraikan dengan jelas bagaimana sebuah proyek harus dijalankan.
Pada project planning ini, akan terlihat dengan jelas pentingnya segitiga manajemen proyek
yaitu waktu, biaya, dan ruang lingkup suatu proyek.
 Execution Melakukan pekerjaan agar proyek yang dimaksud tersebut berhasil sesuai dengan
keinginan.
 Monitoring & Control  Pengambilan langkah-langkah yang diperlukan sehingga
pengoperasian proyek berjalan dengan lancar.
 Closure Menerima hasil akhir dari proyek dan menghentikan semua penggunaan sumber
daya.

CONTOH KASUS
1. Penelitian & Pengembangan. Proyek yang bergerak pada riset dan pengembangan suatu
produk sehingga menghasilkan produk yang kualitas.
2. Konstruksi. Proyek konstruksi merupakan proyek yang menggarap pembangunan
prasarana sebuah negara, usaha, atau masyarakat. Contohnya pembangunan gedung, jalan
raya, jalan tol, jembatan dan lainnya.
3. Manufaktur. Proyek industri manufaktur adalah kegiatan perancangan produk hingga
terciptanya produk jadi yang siap didistribusikan.

Daftar Pustaka

http://41113110044.blog.mercubuana.ac.id/2016/11/07/monitoring-and-controlling-the-project/
https://adikristanto.net/proses-manajemen-proyek/