TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

RESEPSIONIS

Disusun Oleh
Aditya Tegar S. A.
(NIM : 2141393100)
D3 Perhotelan Kelas H

2014
 PENDAHULUAN

1.1 Apa Itu Front Office Department?

Front Office Department (biasa disingkat FO Dept.) merupakan sebuah
Department dalam Hotel yang bertanggung jawab untuk reservasi tamu, registrasi,
administrasi, pelayanan tamu sebelum datang, saat datang dan check in, serta saat
check out. Department ini juga merupakan pusat informasi tentang Hotel Product
Knowledge, serta informasi-informasi pendukung lainnya.

Selain itu, FO Dept. juga merupakan pusat dari kegiatan tamu untuk menerima
dan mengirim surat dalam Custom Clearance, Lost and Found, pembayaran
tagihan hotel, menampung keluhan dari tamu, dan juga pemberian informasi, baik
di dalam hotel maupun di luar hotel.

Department ini juga memiliki tanggung jawab utama sebagai salah satu divisi
yang bertugas untuk menjual kamar sesuai dengan kapasitas dengan tingkat atau
tarif yang ditentukan. (http://frontofficehotel.blogspot.com/2014)

Bagaimana cara Department ini memperlakukan tamu sangat berpengaruh

dengan citra sebuah hotel. Tamu akan tertarik menginap di sebuah hotel jika kesan
pertama yang diberikan adalah kesan ramah dan nyaman, serta memberikan
pengalaman yang menyenangkan bagi tamu, sehingga mereka akan berkunjung
lagi dan lagi.

1.2 Peran dan Fungsi Front Office Department

Front Office Department adalah salah satu bagian yang paling penting dalam
mewujudkan tujuan sebuah hotel. Berikut ini adalah tujuan dari FO Department,
antara lain :
1 . Meningkatkan tingkat hunian kamar dan pendapatan hotel dari tahun ke tahun
2 . Meningkatkan jumlah tamu langganan
3 . Memenuhi kebutuhan dan kepuasan tamu secara baik, cepat, dan tepat untuk
tamu, serta membentuk citra positif hotel

Selain itu, FO Department juga memiliki fungsi sebagai berikut:

a) Menjual kamar, registrasi tamu, reservasi , dan memblok ruangan
b ) Memberikan informasi tentang produk , fasilitas, jasa dan kegiatan yang
tersedia di hotel dan di luar hotel
c ) Mengkoordinasikan hal-hal terkait keinginan tamu ke bagian lain dalam
rangka memenuhi keinginan tamu secara maksimal
d ) Melaporkan status kamar saat
e ) Mencatat , memeriksa pembayaran dan menangani akun para tamu
f ) Membuat laporan yang dibutuhkan oleh hotel
g ) Menyediakan layanan telekomunikasi untuk tamu
h ) Menyediakan layanan bagasi
i ) Menyelesaikan keluhan tamu

FO Department juga memainkan sebuah peran penting dalam pelayanan dan

pencapaian hotel, seperti menyediakan layanan yang diharapkan tamu,
membentuk citra hotel, serta menghasilkan pendapatan maksimal. Peran FO
Deparment meliputi:

1 . Informan
Pejabat front office diharapkan dapat memberikan informasi yang jelas, benar,
dan cepat tentang produk, fasilitas, kegiatan, serta layanan dalam dan luar hotel ,
2 . Penjual
Petugas FO Dept. diwajibkan untuk memiliki jiwa penjual, karena tugas FO Dept.
adalah menjual kamar dan layanan hotel
3 .Wakil Manajemen
Petugas front office dalam keadaan tertentu dapat bertindak sebagai wakil
manajemen untuk mengatasi masalah di luar jam kerja manajemen.
4 . Penyimpanan data
Semua data dari kegiatan hotel tersimpan di FO, oleh karenanya data yang dibuat
harus selalu up to date, sehingga manajemen dapat membuat keputusan dan
kebijakan yang tepat untuk masa yang akan datang.
5 . Diplomatis
Petugas FO dalam keadaan tertentu diharapkan untuk mengambil langkah-langkah
diplomatik sehingga dapat menjaga hubungan baik dengan tamu.
6 . Pemecah Masalah
Pejabat FO diharapkan untuk memecahkan masalah yang dialami oleh tamu.
7 . Public Relations
Staff FO harus memiliki peran yang baik serta aktif dalam berhubungan dengan
tamu dan masyarakat setempat. Hal ini demi menjaga hubungan yang harmonis
dan berperan pada pembentukan citra hotel yang bagus.

1.3 Seksi-Seksi dalam FO Department

FO Department terbagi dalam beberapa seksi atau bagian-bagian yang masing-
masing memiliki peran dan area kerjanya masing-masing, bagian-bagian itu
adalah sebagai berikut :
1. Front Office Manager
2. Assistant Front Office Manager
3. Petugas Reservasi
4. Reception Supervisor
5. Receptionist
6. Telephone Operator
7. Front Office Chasier
8. Night Auditor
9. Concierge, Terdiri dari :

 Bellboy  Page Boy

 Doorman  Inquiry Clerk
 Message Boy  Cloakroom Attendant
 Lift Attendant  Valet Parking
1.4 Mengapa Memilih Receptionist?
Ada beberapa alasan yang melatarbelakangi keinginan saya untuk
memilih Receptionist, antara lain :

 Receptionist adalah seksi yang selalu berhubungan dengan penerimaan

tamu, hal ini akan membuat saya mengerti berbagai macam karakter
tamu
 Bagian receptionist ditutunt untuk menggunakan kemampuan berbahasa
yang baik dan benar agar memberikan impresi yang baik bagi tamu, hal
ini adalah hal yang ingin saya pelajari dan terapkan baik di kegiatan
bisnis, maupun kehidupan pribadi
 Kemampuan grooming dari seorang receptionist adalah hal yang ingin
saya pelajari lebih lanjut dan terapkan
 Dan, menjadi receptionist merupakan salah satu cita-cita yang ingin
saya capai setelah lulus dari perkuliahan.
 PEMBAHASAN
Pada bagian pembahasan ini saya akan menjelaskan Job Description
dari seorang Receptionist. Sumber data yang saya dapatkan berasal dari
seorang Receptionist di Hotel Atrium Premiere yang bernama Sofie dan
sebuah blog yaitu http://tugegintand.blogspot.com/2011

Data Job Description seorang receptionist yang dikutip dari blog

http://tugegintand.blogspot.com/2011 adalah sebagai berikut :

TANGGUNG JAWAB RECEPTIONIST

Melayani tamu secara efisien, ramah tamah dan professional di Front
Desk, juga selalu meningkatkan dan mempertahankan Standard Service &
keramah-tamahan dari waktu ke waktu.

 JOB DESCRIPTION
 Seorang Receptionist harus menguasai dan memahami:
- Prosedur Check In dan Check Out
- Product Knowledge
- Melayani tamu Check In dan Check Out.
- Melakukan penataan atas ketepatan formulir dan informasi.
- Mencatat data “Forwarding Address” tamu.
- Membantu tamu dalam pengisian Registration Card,
memeriksa  kelengkapan dan ketepatan pengisian.
-Meminta izin untuk meng-copy kartu pengenal/Passport tamu bila merasa perlu.
-Memberikan kunci kamar sesuai dengan tipe kamar yang diminta
 Dan berikut ini adalah data Job Description menurut Sofie,
Receptionist di Hotel Atrium Premiere, antara lain sebagai berikut :

TANGGUNG JAWAB RECEPTIONIST

Melayani tamu secara efisien, ramah tamah dan professional di Front
Desk, juga selalu meningkatkan dan mempertahankan Standard Service &
keramah-tamahan dari waktu ke waktu.

JOB DESCRIPTION
 Seorang Receptionist harus menguasai dan memahami:
- Prosedur Check In dan Check Out
- Product Knowledge
- Melayani tamu Check In dan Check Out.
- Melakukan penataan atas ketepatan formulir dan informasi.
- Mencatat data “Forwarding Address” tamu.
- Membantu tamu dalam pengisian Registration Card,
memeriksa  kelengkapan dan ketepatan pengisian.
-Meminta izin untuk meng-copy kartu pengenal/Passport tamu bila merasa perlu.
-Memberikan kunci kamar sesuai dengan tipe kamar yang diminta
Selain tugas pokok diatas, Sofie juga menuturkan tentang uraian tugas
per-Shiftnya, antara lain :
 MORNING SHIFT
1. Over Handle, penyerahan tugas dari In-Charge Malam ke Pagi
2. Baca Logbook
3. Mengecek dokumen Check Out pada saat itu
4. Prepare Group, jika ada group-group yang akan Check Out untuk
mengurus pembayaran/Group Bill dan tagihan F&B,Laundry,serta
tagihan telepon)
5. Menghandle Check In dan Check Out
6. Menulis semua informasi di dalam Logbook
 MIDDLE SHIFT
1. Mengecek Logbook dan Overhandle In-Charge Pagi ke Middle
2. Prepare Group (Jika ada Group)
3. Menghandle Check In dan Check Out
4. Back Up (Membantu segala kegiatan Shift Pagi dan Sore)

 EVENING SHIFT
1. Over Handle Morning & Middle Shift
2. Check Extended Arrival tamu yang datanga esok hari
3. Check Group in House dan Group yang akan Check In
4. Check Tamu Personal
5. Penagihan Wifi dan Breakfast perhari/date arrival
6. Saat Tamu Check In, segera menghubungi bagian F&B untuk
Welcome Drink.

Berdasarkan data diatas, bisa dilihat tidak banyak perbedaan dari

keterangan di Blog/Website tersebut dengan keterangan langsung dari
seorang receptionist, hanya saja keterangan yang diberikan oleh
receptionist itu lebih lengkap, ditambah dengan penjelasan dan uraian
lengkap Job Description di setiap Shift-nya. Receptionist itu juga
menambahkan bahwa secara umum uraian kerja sama saja dengan data
dari website, tetapi sistem dan penerapan dalam shift-shift diatas
tergantumg dari kebijakan hotel masing-masing, meski pada dasarnya
sama tetapi dimodifikasi demi menjaga ciri khas hotel.
 KESIMPULAN
Berdasarkan dari pembahasan diatas, dapat disimpulkan bahwa tugas
dan tanggung jawab resepsionis adalah sebagai berikut :
1. Seorang Resepsionis memiliki tanggung jawab untuk melayani tamu
secara efisien dan profesional, serta memberikan kesan atau impresi
yang baik bagi tamu.
2. Seorang Resepsionis, sebagai bagian dari FO Dept. memiliki peran
untuk meningkatkan nilai jual hotel, semakin baik resepsionis, maka
makin baik hotel di mata tamu.
3. Semua hal yang berkaitan dengan dokumen, penerimaan tamu, check in
dan check out, serta pengetahuan tentang Produk Hotel (Product
Knowledge) merupakan Job Description dari seorang resepsionis.
4. Dalam penerapannya, hotel memiliki kebijakan masing-masing tentang
bagaimana seorang resepsionis bekerja, meski dasar dari setiap hotel
sama, namun ada beberapa hal yang dimodifikasi demi menjaga ciri
khas sebuah hotel.