1.

Alur Perencanaan obat (Tahunan) dan Alur Permintaan Rutin

Perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode
pengadaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan, dan Bahan Medis Habis Pakai sesuai dengan
hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah,
tepat waktu dan efisien.
Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan
metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar perencanaan yang telah ditentukan antara
lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi dan
disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.

a. Tujuan dari perencanaan adalah :

1. Untuk mencukupi kebutuhan obat puskesmas,

2. Mendapatkan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan
3. yang mendekati kebutuhan,
4. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional,
5. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat.

b. Cara perencanaan obat meliputi :

a. Konsumsi
Didasarkan atas analisa data konsumsi periode sebelumnya,
a. Epidemiologi
Didasarkan atas analisis prevalensi penyakit khususnya yang
diderita masyarakat setempat,
b. Kombinasi
Perpaduan antara konsumsi dan epidemiologi.
1.1 Tahap Perencanaan Kebutuhan Obat
a. Tahap Pemilihan Obat
Pemilihan obat berdasarkan pada Obat Generik terutama yang tercantum dalam Daftar
Obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) dan Daftar Obat Essensial Nasional (DOEN)
yang masih berlaku dengan patokan harga sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan
tentang Daftar Harga Obat untuk Obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) dan Obat
Program Kesehatan. Fungsi pemillhan obat adalah untuk menentukan apakah obat
benarbenar diperlukan sesuai dengan pola penyakit yang ada.
b. Tahap Kompilasi Pemakaian Obat
Kompilasi pemakaian obat berfungsi untuk mengetahui pemakaian setiap bulan dari
masing-masing jenis obat dl Unit Pelayanan Kesehatan/ Puskesmas selama setahun, serta
untuk menentukan stok optimum (stok kerja ditambah stok pengaman = stok optimum).
Data pemakaian obat di puskesmas diperoleh dari LPLPO.
c. Tahap Perhitungan Kebutuhan Obat
Menentukan kebutuhan obat merupakan salah satu pekeijaan kefarmasian yang harus
dilakukan oleh Apoteker di Instalasi Farmasi Kabupaten/ Kota. Dengan koordinasi dan
proses perencanaan untuk pengadaan obat secara terpadu (termasuk obat program), maka
diharapkan obat yang direncanakan dapat tepat jenis, jumlah dan waktu serta mutu yang
terjamin. Untuk menentukan kebutuhan obat dilakukan pendekatan perhitungan melalui
metoda konsumsi dan atau morbldltas.
 1) Metoda Konsumsi
Didasarkan atas anallsa data konsumsi obat tahun sebelumnya.
2) Metoda Morbiditas
Metoda morbiditas adalah perhitungan kebutuhan obat berdasarkan pola
penyakit.
d. Tahap Proyeksi Kebutuhan Obat
Pada tahap ini kegiatan yang dilakukan adaiah:
1) Menetapkan rancangan stok akhir periode yang akan datang.
Rancangan stok akhir diperkirakan sama dengan hasil perkalian antara waktu
tunggu (lead time) dengan estimasi pemakalan ratarata/ bulan ditambah Stok
pengaman (buffer stock).
2) Menghitung rancangan pengadaan obat periode tahun yang akan datang.
3) Menghitung rancangan anggaran untuk total kebutuhan obat, dengan cara:
 Melakukan analisis ABC - VEN
 Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan dengan
anggaran yang tersedia.
 Menyusun prioritas kebutuhan dan penyesuaian kebutuhan berdasarkan
data 10 penyakit terbesar.
4) Pengalokasian kebutuhan obat persumber anggaran, dengan melakukan kegiatan:
 Menetapkan kebutuhan anggaran untuk masing-masing obat persumber
anggaran.
 Menghitung persentase belanja untuk masing-masing obat terhadap
sumber anggaran.
 Menghitung persentase anggaran masing-masing obat terhadap total
anggaran dari semua sumber.
e. Tahap Penyesuaian Rencana Pengadaan Obat
Dengan melaksanakan penyesuaian perencanaan obat dengan jumiah dana yang
tersedia, maka informasi yang didapat adaiah jumiah rencana pengadaan, skala
prioritas masing-masing jenis obat dan jumiah kemasan untuk rencana pengadaan obat
tahun yang akan datang.

LPLPO Sub Puskesmas LPLPO

Unit Puskesmas

GFK Kota DIKES

2. Alur tentang Penerimaan Obat

 Penerimaan adalah suatu kegiatan dalam menerima obat-obatan yang di serahkan dari
unit pengelola yang lebih tinggi kepada unit pengelola di bawahnya. Tujuannya agar obat yang
diterima sesuai dengan kebutuhan berdasarkan permintaan yang diajukan oleh puskesmas. Setiap
penyerahan obat oleh Unit Pengelola Obat Publik dan Perbekalan Kesehatan di Kota (UPOPPK)
kepada puskesmas dilaksanakan setelah mendapat persetujuan dari Kepala Dinas Kesehatan Kota
atau pejabat yang diberi wewenang.
Petugas penerima obat wajib melakukan pengecekan terhadap obat-obat yang diserahkan,
mencakup jumlah kemasan/peti, jenis dan jumlah obat, bentuk obat sesuai dengan isi dokumen
(LPLPO) dan ditanda tangani oleh petugas penerima/diketahui oleh Kepala Puskesmas. Jika
terdapat kekurangan, penerimaan obat wajib menuliskan jenis obat yang kurang (rusak, jumlah
yang kurang, dll). Setiap penambahan obat-obatan dicatat dan dibukukan pada buku penerimaan
obat dan kartu stok.

Asisten Apoteker
Asisten Apoteker Asisten Apoteker
Cek barang dengan
Barang datang dari Cek kondisi dan
surat pesanan
PBF tanggal ED
apotek dan faktur

Asisten Apoteker
Asisten Apoteker
Cek faktur pada Asisten Apoteker
Memberikan tanda
buku penerimaan Hitung harga obat
tangan dan stampel
barang

Asisten Apoteker Asisten Apoteker

Obat narkotik dan
Simpan faktur psikotropik di
sesuai tanggal dan simpan di lemari
PBF khusus
 Pengendalian obat
Pengendalian persediaan obat adalah suatu kegiatan memastikan tercapainya sasaran
yang diinginkan
sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan
dan
kekurangan atau kekosongan obat di unit pelayanan kesehatan dasar.
1. Tujuan
Agar tidak terjadi kelebihan dan kekosongan obat pelayanan kesehatan dasar.
Pengendalian obat terdiri dari:
1) Pengendalian persediaan
Pengendalian persediaan adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang
diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi
kelebihan
dan kekurangan/kekosongan obat di unit pelayanan kesehatan dasar.
Untuk melakukan pengendalian persediaan diperlukan pengamatan terhadap stok kerja, stok
pengaman, waktu tunggu dan sisa stok. Sedangkan untuk mencapai kebutuhan, perlu
diperhitungkan
keadaan stok yang seharusnya ada pada waktu kedatangan obat dalam persediaan maka perlu
diperhatikan hal-hal berikut :
 Cantumkan jumlah stok optimum pada kartu stok
 Laporkan segera kepada UPOPPK, jika terdapat pemakaian yang melebihi rencana
karena keadaaan yang tidak terduga.
 Buat laporan sederhana secara berkala kepada Kepala Puskesmas tentang pemakaian
obat tertentu yang banyak dan obat lainya yang masih mempunyai persediaan
banyak.

 Cantumkan jumlah stok optimum pada kartu stok

 Laporkan segera kepada UPOPPK, jika terdapat pemakaian yang melebihi rencana
karena keadaaan yang tidak terduga.
 Buat laporan sederhana secara berkala kepada Kepala Puskesmas tentang pemakaian
obat tertentu yang banyak dan obat lainya yang masih mempunyai persediaan
banyak.
Pemeriksaan besar dimaksudkan untuk mengetahui kecocokan antara kartu stok obat dengan
fisik
obat, yaitu jumlah setiap jenis obat. Pemeriksaan ini dapat dilakuakn setiap bulan, triwulan,
semester
atau setahun sekali. Semakin sering pemeriksaan dilakukan, semakin kecil kemungkinan
terjadi
perbedaan antara fisik obat dan kartu stok.
2) Pengendalian penggunaan
Tujuan pengendalian penggunaan adalah untuk menjaga kualitas pelayanan obat dan
meningkatkan
efisiensi pemanfaatan dana obat. Pengendalian penggunaan meliputi prosentase pengunaan
antibiotik,
prosentase penggunaan injeksi, prosentase rata-rata jumlah R., prosentase penggunaan obat
generik
kesesuaian dengan pedoman.
3) Penanganan obat hilang rusak dan kadaluarsa
a) Penanganan Obat Hilang
Tujuan penanganan obat hilang yaitu sebagai bukti pertanggungjawaban Kepala Puskesmas
sehingga diketahui persediaan obat saat itu. Untuk menangani obat hilang, perlu dilakukan
langka-langkah
sebagai berikut :
(1) Petugas pengelola obat yang mengetahui kejadian obat hilang segera menyusun daftar
jenis
obat hilang, serta melaporkan kepada Kepala Puskesmas. Daftar obat hilang tersebut
nantinya akan
digunakan sebagai lampiran dari Berita Acara Obat Hilang yang diterbitkan Kepala
Puskesmas.
(2) Kepala Puskesmas kemudian memeriksa dan memastikan kejadian tersebut serta
menerbitkan berita acara Obat Hilang
(3) Kepala Puskesmas menyampaikan laporan kejadian tersebut kepada Kepala Dinas
Kesehatan Kabupaten/Kota, disertai Berita Acara Obat Hilang bersangkutan.
(4) Petugas pengelola obat selanjutnya mencatat jenis dan jumlah obat yang hilang tersebut
pada masing-masing kartu stok.
(5) Apabila jumlah obat yang tersisa diperhitungkan tidak lagi mencukupi kebutuhan
pelayanan, segera dipersiapkan LPLPO untuk mengajukan tambahan obat.
(6) Apabila hilangnya obat karena pencurian maka dilaporkan kepada kepolisian dengan
membuat berita acara.
b) Penaganan obat rusak/kadaluarsa
Tujuanya untuk melindungi pasien dari efek samping penggunaan obat rusak/kadaluarsa.
Jika petugas
pengelola obat menemukan obat yang tidak layak pakai (karena rusak/kadaluarsa).
Kegiatan Pengendalian yaitu :
15
o Memperkirakan/menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu di Puskesmas dan
seluruh unit
 pelayanan. Jumlah stok ini disebut stok kerja.
o Menentukan :
 Stok optimum adalah jumlah stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan agar tidak
 mengalami kekurangan/kekosongan.
 Stok pengaman adalah jumlah stok yang disediakan untuk mencegah terjadinya sesuatu
hal
 yang tidak terduga, misalnya karena terlambat pengiriman dari UPOPPK.