Mail Merge untuk Gmail ini memungkinkan Anda untuk mengirim pesan email

yang dipersonalisasi ke banyak kontak sekaligus. Tiap pesannya memiliki konten

yang hampir sama namun beberapa bagian pesan dapat disesuaikan sehingga ada
kesan personalisasi. Misalnya, Anda bisa menyapa setiap penerima email dengan
nama depan mereka masing-masing. Selain itu, Anda dapat memasukkan alamat
pos mereka ke dalam badan pesan, mempersonalisasi baris subjek, atau
melampirkan file yang berbeda-beda sementara bagian lain dari badan emailnya
tetap sama.

Apa itu Mail Merge?

Mail Merge adalah sebuah layanan penggabungan surat dari Gmail yang
memudahkan para marketeers untuk melakukan blast email secara gratis.

Layanan bagi Gmail ini sebenarnya disediakan Google untuk semua kalangan
pengguna. Jika Anda ingin membuat pesta di rumah Anda, Anda dapat mengirim
undangan email yang dipersonalisasi ke semua teman-teman atau tetangga Anda
dengan bantuan mail merge.

Jika Anda pemilik bisnis, Anda dapat menggunakan mail merge untuk memberi
tahu para pelanggan Anda tentang penawaran apa saja yang bakal datang. Tim
penjualan dan pemasaran dari perusahaan Anda juga bisa menggunakan mail
merge untuk kampanye mereka. Sementara guru sekolah atau dosen kampus dapat
mengirimkan tugas maupun laporan kepada murid-muridnya lewat mail merge.

Jadi intinya, Anda bisa menulis satu email draft di Gmail, lalu tentukan daftar
penerima email di Google Spreadsheet. Nantinya fitur mail merge ini akan
mengirim email yang disesuaikan ke semua alamat yang sudah Anda masukkan
dalam sekali kirim.
Mail Merge ini merupakan fitur populer yang dengan bantuan Google Script, Anda
dapat dengan mudah melakukan penggabungan surat lewat inbox Gmail, berbagai
Google Apps dan G Suite (Anda belum tahu G Suite apa? Tool ini bisa membantu
bisnis Anda sukses, baca lebih lanjut panduan G Suite kami).

Mail Merge di Gmail ini dapat dikatakan bagus karena dikemas dengan fitur-fitur
yang bermanfaat. Anda dapat menyisipkan lampiran file yang berbeda-beda atau
unik dari Google Drive untuk setiap penerimanya. Selain itu, email dapat ditulis
dalam teks biasa atau diformat dalam rich HTML text dan email bisa terbuka lalu
dilacak sehingga Anda bisa tahu jika ada email yang sudah dibaca. Anda juga bisa
menjadwalkan penggabungan yang ingin dilakukan dan mengirim email Anda
nanti di tanggal serta jam pilihan Anda.

Cara Membuat Mail Merge di Gmail

Pertama-tama Anda harus melakukan instalasi add on dulu. Setelah add-on

diinstal, ikuti langkah-langkah yang kami berikan berikut ini:

 Buka Google Spreadsheet Anda, klik menu Add-on dan Anda bisa
melihat menu baru yang disebut “mail merge with attachments”.
 Klik menu “make merge template” untuk mengkloning template
gabungan berupa draf kosong di Google Spreadsheet Anda. Isinya adalah
kolom yang wajib diisi seperti nama depan, alamat email, dll – namun
Anda bisa saja menambahkan lebih banyak kolom.
 Buka menu Impor Google Contacts untuk mengambil grup kontak yang
sudah ada dari Google Contacts ke Mail Merge. Ini sebenarnya bisa
menghemat waktu. Tetapi Anda juga bisa menulis nama depan, alamat
email dan rincian lainnya dari penerima secara manual di lembar mail
merge yang ada.

Jika Anda ingin menambahkan lampiran unik untuk penerima Anda, Anda dapat
menambahkannya ke kolom File Attachments yang ada. Buka Google Drive Anda,
lalu klik kanan sebuah file. Setelah itu, pilih “Get Link” untuk menyalin URL dari
file yang bisa disisipkan ke sheet. Anda pun bisa menyertakan file dalam jumlah
banyak tapi ingat untuk memisahkan file URL-nya dengan tanda koma.

Saat Anda mengerjakan mail merge, Gmail Anda akan mengirim semua surat
segera pada saat itu juga. Namun, Anda bisa memiliki pilihan untuk menjadwalkan
email dan program akan secara otomatis mengirimkannya nanti. Untuk
menjadwalkan email, masuk ke kolom Scheduled Date dan masukkan tanggal serta
waktu kapan Anda ingin menjadwalkan pengirimanemail tersebut. Gunakan format
hh / mm / yyyy hh: mm.

Cara Membuat Template Mail Merge

Buka akun Gmail atau Inbox Gmail Anda dan buat draf pesan baru. Anda dapat
memasukkan satu atau lebih bidang variabel dalam pesan email menggunakan
notasi {{field name}} dan ini akan diganti dengan nilai aktual dari lembar saat
email dikirim. Bila masih bingung, kami akan menjelaskannya dengan lebih
sederhana. Simak bahasan berikut!

Katakanlah Anda ingin mengirim email ke grup tempat semua isi pesan sebagian
besar serupa kecuali beberapa bidang seperti salam, nama depan dan kota yang
unik bagi setiap penerima pesannya. Maka yang perlu Anda lakukan adalah
menambahkan kolom di lembar untuk masing-masing bidang variabel yang sudah
kami sebutkan itu. Lalu di draf Gmail Anda, Anda dapat merujuk ke bidang
variabel ini sebagai berikut {{Nama Depan}}, {{City}} dan seterusnya.

Anda dapat menyertakan lampiran file dalam draf pesan Anda dan mereka akan
dikirim lewat setiap email. Anda juga bisa menyertakan gambar, GIF animasi, atau
membuat pesan Anda menonjol dengan format rich text.
Setelah template Anda siap, beralihlah ke lembar mail merge dan pilih “Run Mail
Merge” untuk mulai mengirimkan email. Pilih draf Gmail yang Anda buat di
langkah sebelumnya dan tekan tombol “Run”. Add-on akan langsung mengirim
email ke alamat di mana kolom Date Schedule kosong sementara yang lain bisa
dimasukkan ke dalam antrian dan nantinya akan dikirim secara otomatis pada
tanggal dan jam yang Anda pilih.

Walaupun penggabungan email dengan Gmail mudah dilakukan, Anda harus selalu
menguji gabungan Anda sebelum mengirim atau blast email ke grup yang besar.
Cobalah memiliki satu baris data di spreadsheet Anda dan masukkan alamat email
Anda sendiri di kolom “Email Adress”. Jalankan penggabungan seperti
sebelumnya lalu lihat folder “Sent Item” di Gmail untuk memastikan bahwa email
outbox Anda sesuai seperti yang diharapkan.

Kendala yang Umum Terjadi Pada Mail

Merge Gmail

Jika Anda mengirim kampanye mail merge Anda di Gmail dengan GMAS, atau
mungkin juga dengan layanan mail merge lainnya, ada beberapa alasan mengapa
personalisasi bisa gagal. Jika Anda mengalami hal itu terjadi, lihat apakah salah
satu alasan di bawah ini adalah penyebabnya:

1. Anda mengirimkan email percobaan kepada Anda sendiri, namun

alamat email Anda tidak ada dalam spreadsheet atau kolom
“Kepada” / “to”. GMass, seperti banyak layanan mail merge lainnya,
memiliki tombol “Send Test Email”. Anda bisa memasukkan alamat
email dan mendapat test email yang dikirim ke alamat itu. Namun, jika
kampanye yang sudah Anda disiapkan untuk digabungkan dengan
spreadsheet Google Spreadsheet, dan spreadsheet itu memiliki kolom
yang Anda gunakan di seluruh Subject maupun Body untuk personalisasi,
dan alamat test email Anda juga tidak ada dalam spreadsheet, GMass
bakal tidak tahu nilai apa yang harus digunakan untuk proses mail merge.
 Oleh karena itu, mail merge tags akan diganti dengan nilai kosong, atau
fallback value jika Anda menggunakan fallback syntax. Ini adalah alasan
paling umum mengapa personalisasi Anda bisa gagal.
2. Anda menekan tombol Kirim, bukan tombol GMass. Meskipun ada
peningkatan dalam kualitas penggunaan baru-baru ini yang
menyembunyikan tombol Gmail Send biasa bila Anda memiliki banyak
alamat email di bidang “to”, ada situasi tertentu di mana tombol “send”
tidak tersembunyi dan masih bisa diklik tanpa sengaja saat niatnya
sebenarnya hanya mengklik tombol GMass. Jika Anda melakukannya ini,
email Anda tidak hanya akan dipersonalisasi, namun satu email tunggal
bisa-bisa masuk ke semua orang di kolom “to”, memperlihatkan daftar
Anda ke semua orang yang ada di dalamnya.
3. Anda terhubung ke spreadsheet tapi menggunakan tag gabungan
standar {FirstName} dan {LastName}, bukan yang spesifik seperti
yang diharapkan untuk spreadsheet Anda. Jika Anda mencoba
mempersonalisasi kampanye mail merge dengan nama depan penerima
dan Anda melihat beberapa email dipersonalisasi sementara yang lainnya
tidak, Anda kemungkinan membuat kesalahan dengan menggunakan
{FirstName} sebagai tag penggabungan saat kolom di spreadsheet Anda
berisi nama depan bukan “FirstName”. Saat Anda melakukan ini,
personalisasi nama pertama akan bekerja untuk alamat email yang
merupakan Kontak Gmail di tempat Gmail menyimpan nama depan
beserta alamat emailnya, namun akan gagal untuk semua alamat email
yang lainnya.
4. Anda memiliki ruang ekstra sebelum atau sesudah curly
bracket. Saat Anda memasukkan tag personalisasi, pastikan mereka
dimasukkan secara akurat atau tepat. Dalam kebanyakan kasus, GMass
akan memberi Anda satu klik tombol untuk memasukkan tag gabungan
dari surat Anda. Tombolnya akan sesuai dengan kolom di Google
Spreadsheet Anda atau tombol nasionalisasi standar FirstName,
LastName, dan EmailAddress. Tombolnya, bagaimanapun, cuma bisa
digunakan untuk memasukkan tag gabungan surat ke dalam Body. Jika
Anda ingin mempersonalisasi Subject, Anda harus menyalin /
menempelkan tag ke Subject itu.

FAQ Terkait Mail Merge Gmail

Berikut adalah beberapa jawaban atas pertanyaan yang sering diajukan seputar
Mail Merge untuk Gmail dan Google Apps:

1. Berapa banyak pesan email yang bisa saya kirim per harinya?
Edisi gratis dari mail merge ini memungkinkan Anda untuk mengirimkan 50 email
per hari namun batas pengiriman untuk yang versi Premium berbeda. Pengguna
Gmail dapat mengirim email ke 250 penerima per hari sementara batas harian
untuk akun Google Apps for Work adalah 1500 penerima per hari.

2. Saya adalah pengguna Google Apps, namun batas harian saya untuk
edisi premium kenapa hanya 250 per hari?

Google akan meningkatkan batas Anda sampai 1500 jika akun bisnis Google Apps
Anda lebih dari beberapa bulan dipakai atau jika domain Google Apps Anda
memiliki lebih dari 5 pengguna setelah ronde penagihan yang pertama. Silakan
berkunjung pada diskusi terkait topik Mail Merge limits .

3. Bagaimana cara melakukan upgrade ke versi Premium? Berapa

biayanya?

Lisensi pengguna personal adalah $ 29 sedangkan lisensi perusahaan domain-wide

adalah $ 299. Harganya berlaku per pengguna (akun email) per tahun. Lisensi yang
tergolong perusahaan bisa memiliki pengguna tak terbatas di domain yang sama.

4. Saya Cuma kirim 10 email tapi mengapa kuota email harian saya
dikurangi 20?

Kemungkinan Anda telah menambahkan alamat email di kolom CC atau BCC.

Ingatlah bahwa batas email harian adalah dalam hal jumlah penerima jadi kalau
Anda mengirim email yang juga cc-nya ke seseorang, maka akan juga menurunkan
kuota Anda menjadi 2.

5. Apa kebijakan privasi Mail Merge, Kenapa Mail Merge perlu akses
ke Gmail, Google Contacts, dll punya saya?

Mail Merge memerlukan akses ke Gmail karena hanya bisa mengirim email dari
akun Gmail Anda. Perlu akses ke Google Drive sebenarnya untuk mengambil
lampiran file saat perlu akses ke Google Kontak untuk mengimpornya ke Google
Sheet. Silakan baca persyaratan perizinannya secara rinci.

6. Bagaimana cara melacak email yang sudah dibuka dengan Mail

Merge ini?

Pelacakan Email hanya terdapat di versi premium. Selama konfigurasi Mail Merge,
pilih opsi “Yes” untuk opsi “Track Email Opens” dan email yang terkirim akan
disertakan GIF pelacakan ukuran 1×1 cm. Untuk melihat laporannya, buka menu
Mail Merge dan pilih “Show Email Open Reports”. Anda dapat melihat tanggal
dan waktu ketika sebuah email dibuka oleh penerima, alamat IP maupun User
Agent dari klien Anda. Dalam kebanyakan kasus, ini sama halnya dengan alamat
IP Google karena Google sekarang menyimpan gambar di servernya sendiri.

7. Bagaimana cara memasukkan alamat CC atau BCC yang berbeda

untuk setiap penerima email saya?

Tambahkan dua kolom tambahan di template merge mail dan tetapkan nama kolom
sebagai CC dan BCC. Sekarang pasang alamat email di kolom ini per baris dan
pesan gabungan akan dikelompokkan ke alamat masing-masing. Anda bisa
memasukkan beberapa email yang dipisahkan dengan koma.

8. Saya mengirim sebuah merge tapi variabel {{First Name}} tidak

menggantikannya dengan benar di email keluar, kenapa ini terjadi?

Kemungkinan Anda telah menerapkan beberapa gaya pemformatan pada variabel

di dalam draf Gmail-nya. Solusi mudahnya adalah membuka draf Gmail Anda,
menghapus variabel dan mengetiknya lagi (lihat kolom “help” yang tersedia). Ini
akan menghapus format yang tidak konsisten. Sekarang beralih ke template Merge
Mail dan konfigurasikan menggunakan template draft Gmail yang baru saja diubah
itu.
 9. Mengapa pilihan untuk membuat draf Gmail dinonaktifkan di mail
merge saya?

Pilihan Draf hanya tersedia saat Anda melakukan mail merge dalam teks biasa atau
HTML. Jadi tidak dapat tersedia jika Anda menggunakan rancangan Gmail
readymade sebagai template gabungan.

10.Bagaimana cara memasukkan gambar unik ke dalam semua pesan

email keluar?

Anda bisa membuat kolom baru di lembar gabungan Mail yang disebut Images.
Lalu upload gambar ke situs hosting gambar, dapatkan URL gambar dan
tambahkan ke sheet seperti kode di bawah ini:

<br> <img src = “image_url” /> <br>

Di draf Gmail, tambahkan {{Images}} di mana saja dan lalu nantinya akan diganti
dengan gambar sebenarnya.

11.Bagaimana cara memasukkan hyperlink unik ke dalam pesan email

saya?

Buat kolom baru di template merge mail yang disebut Links (Anda bisa memberi
nama apapun). Sekarang tambahkan link di Google Sheet seperti kode yang kami
tunjukkan di bawah ini:

<a href=”http://ctrlq.org”> Kunjungi situs web kami </a>

Di draf Gmail, tambahkan {{Links}} dan mereka akan diganti dengan tautan
sebenarnya. Anda juga dapat menggunakan “mail to” untuk link ke alamat email.

12.Saya menjadwalkan email tapi kenapa terkirim langsung dalam

waktu dekat?
Email terjadwal dikirim +/- 30 menit dari waktu yang dijadwalkan. Jadi jika Anda
telah menjadwalkan email untuk keluar jam 2:15 PM, bisa lewat kapan saja antara
pukul 2-2: 30 malam. Email dijadwalkan di zona waktu yang berlaku pada Google
Spreadsheet.

13.Apakah saya harus menjaga agar komputer saya tetap terbuka

untuk mendapatkan email terjadwal yang terkirim pada waktu
tertentu?

Tidak, Google Add-on bisa berjalan di latar belakang di Google Server dan Anda
dapat menutup Google Sheet setelah konfigurasi beres.

14.Saya kehabisan kuota email, bagaimana cara mengirim email secara

otomatis saat kuota itu telah disetel ulang oleh Google?

Anda bisa menambahkan tanggal jadwal yaitu 3-4 hari dari sekarang dan jalankan
mail merge. Pesan akan dijadwalkan dan pesan akan terkirim secara otomatis saat
kuota Anda telah disetel ulang.

15.Kenapa saya menjalankan mail merge tapi sama sekali tidak bisa
mengirim email?

Anda sudah kehabisan kuota email atau mungkin karena kolom Mail Merge Status
di spreadsheet diatur ke “MAIL SENT”. Pemeriksaan ini dilakukan agar Anda
tidak sengaja mengirim beberapa email ke alamat yang sama jika Anda
menjalankan penggabungan berulang kali.

Simpulan

Melalui artikel satu ini, Anda telah mengetahui apa sebenarnya Mail Merge Gmail
dan bagaimana fungsinya bagi Anda. Kemudahan dan kelebihan mail merge bisa
segera Anda rasakan setelah Anda melakukan instalasi add on dan mulai
menggunakan fiturnya. Namun, Anda mungkin butuh mengujinya terlebih dahulu
dengan cara yang telah kami sebutkan di atas. Kami juga telah memberikan
beberapa solusi atas kendala yang biasa terjadi pada penggunaan mail merge di
Gmail.

Terakhir, jika Anda memiliki berbagai pertanyaan terkait Mail Merge Gmail ini,
Anda bisa cek pemaparan kami di bagian FAQ. Kami memuat pertanyaan-
pertanyaan yang biasa disampaikan terkait Mail Merge Gmail dan juga
memberikan jawabannya bagi Anda. Baca juga artikel terkait lainnya. Kami pernah
membahas soal akun-akun email terbaik yang bisa Anda gunakan selain Gmail.
Selain itu, bagi Anda para pengelola website, mungkin Anda ingin tahu soal
produk Google lainnya yaitu Google Webmaster Tools . Sementara Anda yang
sedang menjalankan bisnis, Anda perlu tahu bagaimana cara mengembangkan
email list Anda di panduan lengkap email marketing yang kami buat. Semoga
membantu!