Politeknik Keuangan Negara – STAN

Sistem Informasi Akuntansi

-Siklus Pengeluaran/Pembelian-
 TUJUAN UTAMA
Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis
dan operasional pemrosesan data terkait yang
berhubungan dengan pembelian serta pembayaran
barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk

meminimalkan biaya dalam memperoleh dan
memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai
layanan yang dibutuhkan untuk menjalankan
organisasi.
Note: Pertukaran informasi eksternal yang paling utama
dari siklus ini adalah dengan supplier/pemasok.
 KEPUTUSAN PENTING

Berapakah tingkat optimal persediaan dan

perlengkapan yang akan ditanggung?

Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan

layanan terbaik dengan harga terbaik ?

Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan

disimpan ?

Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi pembelian

di lintas unit untuk mendapatkan harga yang optimal ?
 KEPUTUSAN PENTING cont’d

Bagaimana TI dapat digunakan untuk

meningkatkan efisiensi maupun keakuratan fungsi
logistik inbound?
Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan
diskon yang diberikan oleh pemasok ?

Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola

untuk memaksimalkan arus kas ?
Diagram Konteks Siklus Pengeluaran
 AKTIVITAS DASAR
SIKLUS PENGELUARAN

Pemesanan
Penerimaan Persetujuan
Barang Pengeluaran
dan Faktur
(bahan baku), Kas
Penyimpanan Supplier
dan Jasa
Diagram Lv.0
Siklus
Pengeluran
 PENGENDALIAN PERSEDIAAN

Mengidentifikasi apa, kapan, dan berapa banyak perlu

dilakukan pembelian barang/jasa.

Kuantitas pesanan yang ekonomis/

Economic Order Quantity (EOQ):

• Perhitungan ukuran pesanan optimal agar

meminimalkan jumlah biaya pesanan, pengiriman
dan penyimpanan.
• Termasuk menghindari biaya akibat kehabisan stok
persediaan (penundaan produksi, kehilangan
penjualan)
 METODE PENGENDALIAN PERSEDIAAN

MRP (Materials Requirements Planning)

• Pendekatan ini menurunkan tingkat persediaan yang
dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi
untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan.

JIT (Just In Time)

• Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi
permintaan pelanggan, sehingga meminimalkan biaya
pengiriman dan penyimpanan persediaan barang
jadi.
EFT &
FEDI
 KOMPONEN PENGENDALIAN
TUJUAN KENDALI
Kegiatan operasional berjalan efektif dan efisien
Laporan keuangan yang dapat diandalkan
Compliance terhadap regulasi

TIPE KENDALI
Pemisahan fungsi
Sistem otorisasi
Sistem dokumentasi & catatan akuntansi
Kendali fisik aset & catatan akuntansi
Pengawasan independen
 Ancaman Pada Proses Pemesanan
Threats Controls
1. Stockouts and excess inventory 1 a. Perpetual inventory system
2. Purchasing items not needed b. Bar-coding, RFID
3. Purchasing items at inflated 2 a. Review and approval of
prices purchase requisitions
4. Purchasing goods of poor 3 a. Price lists
quality b. Competitive bids
5. Unreliable suppliers 4 a. Use approved suppliers
6. Purchasing from unauthorized 5 a. Monitor supplier
suppliers
performance
7. Kickbacks
b. Require quality certification
6 a. Purchase from approved
suppliers
7 a. Supplier audits
b. Prohibit gifts
 Ancaman Pada Proses Penerimaan
Threats Controls
1. Accepting unordered items 1 a. Authorized purchase orders
2. Mistakes in counting needed before receiving
3. Verifying receipt of services goods
4. Inventory theft 2 a. Bar codes or RFID
3 a. Budget controls and audits
4 a. Restrict physical access to
inventory
b. Document all inventory
transfers
c. Segregate custody vs.
receiving of inventory
 Ancaman Pada Proses Persetujuan
Faktur Supplier
Threats
1. Errors in supplier invoice
2. Mistakes in posting to
accounts payable
Control
1 a. Verify invoice accuracy
2 a. Data entry edit controls
b. Reconcile detailed
accounts
payable records to the
general ledger accounts
payable account
 Ancaman Pada Proses
Pengeluaran Kas
Threats Controls
1. Failure to take discounts 1 a. File invoices by due date to
2. Pay for items not received take advantage of discounts
3. Duplicate payments 2 a. Match supplier invoice to
4. Theft of cash supporting documents
5. Check alteration (purchase order, receiving
6. Cash flow problems report)
3 a. Pay only original invoices
b. Cancel supporting document
when payment is made
4 a. Physical security of checks
b. Separation of duties
c. Reconcile bank accounts
5 a. Check Protection machines
6 a. Cash flow budget
Terima kasih dan mohon maaf bila ada kesalahan

Pertanyaan, Informasi, dan Saran:

Politeknik Keuangan Negara – STAN

Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan
Kementerian Keuangan RI

Telp: 0813 11 476 126

e-mail: hendra_mailer@yahoo.com

16