Administrasi Kantotr
Administrasi Kantotr
KANTOR
Posted on December 6, 2017 by sephiaherliana
Di masyarakat luas pekerjaan kantor biasanya juga disebut sebagai tatausaha. Tata usaha
dirumuskan sebagai segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengolah,
menggandakan, mengirim dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam
setiap organisasi. Jadi, tatausaha menurut intinya adalah tugas pelayanan disekitar
keterangan-keterangan yang berwujud 6 pola perbuatan:
1. Menghimpun : Merupakan kegiatan-kegiatan mencari dan mengusahakan tersediannya
segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk
dipergunakan bila mana diperlukan.
2. Mencatat : Merupakan kegiatan membubuhkan dengan berbagai peralatan tulis keterangan-
keterangan yang diperlukan sehingga berupa tulisan yang dapat dibaca, dikirim, dan
disimpan.
3. Mengolah : Merupakan macam-macam kegiatan dengan mengerjakan keterangan-
keterangan dengan maksud menyajikannya dalam bentuk yang lebih berguna.
4. Menggandakan : Merupakan kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat
sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim : Merupakan kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu
pihak kepada pihak lainnya
6. Menyimpan : Merupakan kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat
tertentu yang aman.
Menurut William Leffingwell dan Edwin Robinson, pekerjaan perkantoran dapat diperinci
dalam kegiatan-kegiatan sebagai berikut:
1. Menerima pesanan-pesanan, mengantarkan dan mengirimkannya dengan kapal.
2. Membuat rekening
3. Surat-menyurat, mendikte, mengetik
4. Menyimpan warkat
5. Menyampaikan hutang dan mengumpulkan perhitungan yang belum terselesaikan.
6. Mengurus, membagi, dan mengirimkan surat pos
7. Pekerjaan memperbanyak warkat dan membubuhkan alamat
8. Macam-macam pekerjaan seperti menelepon, menerima tamu, pekerjaan pesuruh
9. Tugas-tugas khusus dengan maksud untuk menyederhanakan sistem, menghapus pekerjaan
yang tidak perlu.
10. Membuat warkat-warkat, mencatat data yang diinginkan.
(Gie, The Liang, 2007: Hal 14-16)
( Gie, The Liang. 2007. Administrasi Perkantoran Modern Edisi Keempat – Dengan
Tamabahan. Yogyakarta: Liberty)
ADVERTISEMENT
REPORT THIS AD
Analisis Pekerjaan kantor (Job Analisis) merupakan kegiatan untuk menciptakan landasan
atau pedoman bagi penerimaan dan penempatan karyawan. Dengan demikian kagiatan
perencanaan SDM tidak terlepas dari analisis jabatan. Analisis pekerjaan atau sering disebut
analisi jabatan adalah kegiatan untuk memberikan analisis pada setiap jabatan/pekerjaan,
sehingga dengan demikian akan memberikan pula gambaran tentang spesifikasi jabatan
tertentu.
Analisis pekerjaan kantor secara sistematik meliputi kegiatan-kegiatan mengumpulkan,
mengevaluasi dan mengorganisasikan pekerjaan/jabatan yang ada di kantor. Informasi yang
dikumpulkan melalui analisis jabatan berperan penting dalam perencanaan SDM kerena
menyediakan data tentang kondisi kepegawaian dan lingkungan kerja.
Contoh informasi yang didapat dari analisis jabatan adalah uraian jabatan, syarat jabatan,
berat ringannya pekerjaan, besar kecilnya risiko pekerjaan, sulit tidaknya pekerjaan, besar
kecilnya tanggung jawab, banyak sedikitnya pengalaman, tinggi rendahnya tingkat
pendidikan dan pertimbangan-pertimbangan lain.
Analisis jabatan juga merupakan informasi tentang jabatan itu sendiri dan syarat-syarat yang
diperlukan untuk dapat memegang jabatan tersebut dengan baik. Output dari analisis jabatan
adalah deskripsi jabatan (Job Description) dan spesifikasi jabatan (Job Specification).
Deskripsi jabatan (Job Description) menjelaskan tentang suatu jabatan, tugas, tanggung
jawab, wewenang dan sebagainya. Sedangkan spesifikasi jabatan (Job Specification) adalah
informasi tentang syarat-syarat yang diperlukan bagi setiap karyawan agar dapat memangku
suatu jabatan dengan baik. Syarat tersebut antara lain : 1) Syarat pendidikan, 2) Syarat
kesehatan, 3) Syarat fisik, dan 4) Syarat lain seperti status pernikahan, jumlah anggota
keluarga, kepribadian tertentu dan sebagainya.
Menurut French (1986), analisis jabatan adalah penyelidikan yang sistematis tentang isi
pekerjaan, lingkungan fisik yang melingkupi pekerjaan, dan kualifikasi yang dibutuhkan
untuk menjalankan tanggung jawab jabatan/pekerjaan.
Sejumlah kategori informasi selalu terdapat pada analisis jabatan, termasuk di dalamnya
aktivitas apa saja yang ada, mengapa, bagaimana serta kapan aktivitas tersebut dilakukan;
juga berisi informasi tentang alat/mesin apa yang digunakan, apa yang dipertimbangkan
dalam interaksi satu sama lain, kondisi kerja secara fisik dan sosial, pelatihan, ketrampilan
dan kemampuan yang diisyaratkan dalam pekerjaan. Analisis jabatan yang baik juga dapat
digunakan untuk memperbaiki efektivitas dan efisiensi staffing, penilaian, imbalan dan
sebagainya.
Analisis jabatan merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan-pekerjaan apa yang harus
dikerjakan oleh pegawai dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai. Dari analisis jabatan
dapat dibuat rancangan pekerjaan dan ditetapkan uraian pekerjaan. Dengan demikian analisis
jabatan dapat memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks
pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan.
Schuler (1992) berpendapat bahwa analisis jabatan adalah suatu proses penguraian dan
pencatatan pekerjaan-pekerjaan. Sedangkan khusus uraian dan catatan tersebut adalah sasaran
pekerjaan-pekerjaan yaitu tugas-tugas atau aktivitas dan kondisi yang meliputinya. Dasar dari
analisis jabatan adalah spesifikasi pekerjaan yang tertulis secara mendetail tentang
ketrampilan, pengetahuan dan kemampuan individu yang dibutuhkan oleh kinerja pekerjaan
tersebut. Namun demikian, tidak semuanya berjalan baik. Uraian kerja yang termasuk
didalamnya menginformasikan tentang standar kinerja, karakteristik tugas yang dirancang,
dan karakteristik individu pekerja. Selain itu spesifikasi pekerjaan meliputi karaktersitik
individu, interest dan preferensi yang kompatibel dengan pekerjaan atau memuaskan kinerja
pekerjaan. Modifikasi antara uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan adalah untuk
menjaga agar sasaran manajemen SDM seperti peningkatan produkstivitas dan kualitas hidup
pekerja senantiasa terjaga.
1. Tradisional
• Informasi yang dikumpulkan hanya mencakup tanggungjawab, kewajiban dan kualifikasi
minimal untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam jabatan tertentu.
• Tidak dapat digunakan untuk menyusun deskripsi pekerjaan karena tidak terdapat rincian
stndar kinerja yang diharapkan.
2. Berorientasi hasil
• Mencakup harapan organisasi terhadap karyawan
• Mencakup keterkaitan antara tugas, standar kinerja, kecakapan dan kualifikasi minimal
Contohpertanyaan yang diajukan :
a. TUGAS : perilaku, kewajiban/tanggungjawab apa yang penting bagi perusahaan ?
b. KONDISI PEKERJAAN : bagaimana sifat dasar pekerjaan atau syarat apa yang diperlukan
agar pekerjaan terlaksana, petunjuk apa yang tersedia untuk membantu pekerja melaksanakan
tugasnya ?
c. STANDAR KINERJA : kinerja seperti apa yang diharapkan, baik berdasarkan standar
kualitas, kuantitas dan ketepatan waktu yang ditetapkan perusahaan ?
d. KECAKAPAN : kemampuan, pengetahuan dan ketrampilan apa yang dibutuhkan untuk
melaksanakan setiap tugas dengan standar minimal ?
e. KUALIFIKASI : pendidikan dan pengalaman apa yang dibutuhkan untuk mampu
melaksanakan suatu pekerjaan ?
Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan tanggung jawab
sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan
tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya
digunakan untuk :
1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )
• Penyusunan organisasi baru
• Penyempumaan organisasi yang sekarang
• Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan
2. Kepegawaian
• Rekrutmen seleksi/penempatan
• Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)
• Penyusunanjenjang karir (Career Planning)
• Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)
• Program pelatihan
3. Ketatalaksanaan
• Tata laksana
• Tata kerja/prosedur
Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan untuk hal atau
kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang diperoleh dari proses
analisis Jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data jabatan yang kemudian di susun
secara sistematis dan terorganisir menjadi informasi jabatan. Uraian tentang informasi jabatan
ini biasanya disebut uraian jabatan (Job Description)
Sedangkan fungsi dari analisis jabatan adalah untuk :
a. menentukan basis regional bagi struktur kompensasi
b. mengevaluasi tantangan lingkungan yang mempengaruhi pekerjaan
individu
c. menghapuskan persyaratan kerja yang dapat menyebabkan adanya
deskriminasi dalam pengadaan SDM
d. merencanakan kebutuhan SDM di waktu yang akan datang
e. memadukan lamaran dan lowongan kerja yang ada
f. memforkas dan menentukan kebutuhan-kebutuhan latihan bagi para
karyawan
g. mengembangkan rencana-rencana pengembangan pegawai yang
potensial
h. menetapkan standar prestasi kerja yang realistik
i. menempatkan karyawan sesuai dengan ketrampilannya
j. membantu revisi struktur organisasi
k. memperkenalkan karyawan baru dengan pekerjaan mereka
l. memperbaiki alur kerja
m. memberikan data sebagai fungsi saluran komunikasi
n. menetapkan garis promosi dalam semua departemen dan organisasi
2.5 Unsur dari Analisis Pekerjaan Kantor
Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :
• Uraian Jabatan (Job Description).
• Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job Requirement)
a. Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu
jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini
adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk
menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung
jawab dan wewenang masing-masing jabatan.
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi :
a. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode
jabatan dalam suatu perusahaan
b. Ikhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga
memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada
identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas
c. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian
Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa
dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan
mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya
d. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama
jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat
e. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal
jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran
serta prosedur kerja
f. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
g. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan.
Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain- lain terutama kondisi kerja yang
berbahaya
h. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas