DAFTAR ISI

1. PERBEKALAN..............................................................................................................3
1.1. Konsep Inventory Management.....................................................................................................3
1.1.1. Manfaat Inventory Management SAP....................................................................................3
1.1.2. Proses Pergerakan Barang di SAP :.........................................................................................3
1.1.3. Material Type / Tipe Material.................................................................................................4
1.1.4. Valuation................................................................................................................................4
1.1.5. Laporan Persediaan / Stock Overview....................................................................................5
1.1.6. Quality Management dalam Proses Pengadaan.....................................................................6
1.1.7. Manfaat QM pada SAP:..........................................................................................................6
1.1.8. Inspeksi kualitas produksi.......................................................................................................6
1.1.9. Pengelolaan Source Inspection...............................................................................................7
1.2. Pengelolaan Penerimaan Barang (Mengacu pada Surat Perintah Kerja/Purchase Order).............8
1.2.1. Beberapa tipe pengelolaan penerimaan barang (GR) yang dapat terjadi di PLN :..................8
1.2.2. Input dari Goods Receipt :......................................................................................................8
1.2.3. Hasil GR Material Stok :..........................................................................................................9
1.2.4. Hasil GR Material Non Stok/Langsung Pakai.........................................................................10
1.2.5. Pembatalan Goods Receipt..................................................................................................10
1.2.6. Receiving Inspection.............................................................................................................10
1.2.7. Proses receiving Inspection meliputi 3 kegiatan:..................................................................11
1.3. Pengelolaan Pengembalian Barang ke Vendor.............................................................................12
1.4. Pengelolaan Pengembalian Barang ke Gudang............................................................................12
1.5. Pengelolaan Pengeluaran Barang.................................................................................................12
1.5.1. Beberapa tipe pengeluaran barang (Goods Issue) :..............................................................12
1.5.2. Hasil dari Goods Issue...........................................................................................................13
1.5.3. Pembatalan Goods Issue......................................................................................................13
1.6. Pengelolaan Pemindahan Barang.................................................................................................14
1.6.1. Terdapat dua jenis pemindahan barang (Goods Transfer):..................................................14
1.6.2. Pembatalan Goods Transfer.................................................................................................14
1.7. Pengelolaan Perhitungan Fisik......................................................................................................15

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 1

 1.7.1. Konsep Perhitungan Fisik.....................................................................................................15
1.7.2. Proses Perhitungan Fisik :.....................................................................................................15
1.8. Transaksi Inventori di Level 3.......................................................................................................16
1.8.1. Kondisi Sekarang (As-is)........................................................................................................16
1.8.2. Solusi yang Disetujui :...........................................................................................................16
1.9. Pengalaman Implementasi ERP....................................................................................................18

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 2

 1. PERBEKALAN

1.1. Konsep Inventory Management

Inventory Management (IM) meliputi penerimaan barang (Goods Receipt),

penyimpanan, pemakaian berikut kontrol atas material dan persediaan.

1.1.1. Manfaat Inventory Management SAP :

1. Proses pengendalian yang lebih baik

• Status / tingkat stok dapat dimonitor secara real time
• Biaya pengendalian yang lebih kecil dan pengaruh finansial
terhadap kemampuan pemblokiran pembayaran.
• Informasi akurat dan terintegrasi.
2. Menyederhanakan proses integrasi dengan bagian keuangan
• Setiap pergerakan material akan secara otomatis mempengaruhi
sisi akuntansi. Dengan demikian, integrasi antara bagian
keuangan dengan inventori menjadi lebih baik
3. Meningkatkan efisiensi pengelolaan inventori
• Lembar kertas yang digunakan lebih sedikit, meningkatkan waktu
turnaround.
• SAP memungkinkan dilakukannya pemblokiran penerimaan
material yang tidak lolos tes kualitas. Hal ini membuat proses
Manajemen Inventori menjadi lebih efisien.

1.1.2. Proses Pergerakan Barang di SAP :

1. Pergerakan barang di SAP MM dibedakan melalui kode Movement

Type (tipe pergerakan barang)
2. Movement Type terdiri dari 3 angka dan berpengaruh pada perubahan
tingkat dan status stok
3. Movement Type membuat sistem mampu menentukan aturan posting
(misal : Account untuk Stok dan Konsumsi) ke dalam kode perkiraan
yang telah ditentukan
4. Pergerakan barang juga akan meng-update data stok di material master
sesuai dengan tipe pergerakannya (movement type).
5. Untuk sebuah movement type ‘X’, movement type ‘X+1’ adalah
movement type kebalikan (reversal) dari movement type ‘X’. Contohnya,
movement type 104 adalah mengeluarkan pergerakan barang
berdasarkan PO dari stok yang diblok, yang merupakan pergerakan
kebalikan dari movement type 103.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 3

 1.1.3. Material Type / Tipe Material
Material type yang diimplementasikan di PLN, dibagi menjadi tiga kategori
utama:
1. Stok bernilai (Valuated Stock): jumlah dan nilai dicatat dalam inventori,
contoh : ZST1 (Material Stok) dan ZST2 (Material Stok untuk
Pembangkit)
2. Stok tidak bernilai (Non Valuated Stock): hanya jumlah stok saja yang
dicatat dalam inventory, contoh : ZCAD (Material Cadang), dan ZCA2
(Material Cadang untuk Pembangkit).
3. Non Stok: baik jumlah dan nilai tidak disimpan ke dalam inventori,
contoh : ZNS1

Inventory Management memungkinkan kita untuk mengetahui:

1. Keberadaan material (lokasi)
2. Tingkat stok saat ini (jumlah)
3. Implikasi tingkat stok dari akuntansi (nilai)

1.1.4. Valuation
Untuk stok bernilai (tipe material ZST1 dan ZST2), fungsi material valuation
akan menentukan dan menyimpan nilai suatu material di dalam Material
Master.
Informasi yang terkait dengan valuation suatu material mencakup:
• Price control (e.g. standard atau moving average)
• Jumlah stok,
• Nilai total,
• Harga satuan,
• Tipe valuasi (valuation type) dsb.

Beberapa penjelasan mengenai Valuation:

• Valuation menghubungkan Material Management (MM) ke modul
Financial Management (FM) dengan memperbaharui General
Ledger setiap terjadi pergerakan barang.
• Valuation suatu material dikelompokkan berdasarkan valuation area.
• Valuation area adalah unit organisasi di dalam Material Management
(MM) yang digunakan untuk pengelompokan penilaian material
menurut aturan tertentu.
• Valuation area di SAP menentukan level dimana material dinilai,
apakah pada level Company Code atau level Plant.
• Jika stok dinilai pada level Company Code, semua stok dari material
yang sama akan memiliki harga yang sama di seluruh bagian
perusahaan. Demikian juga, jika stok dinilai pada level Plant, maka
semua stok dari material yang sama akan memiliki harga yang sama
di suatu unit PLN (misalnya harga material A akan sama di dalam
unit UPT Padang).

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 4

 • Selain valuation area, dikenal juga istilah valuation category dimana
satu material bisa mempunyai nilai yang berbeda berdasarkan
kategori kondisi material tersebut. Dengan demikian, satu material
bisa mempunyai harga yang berbeda untuk setiap kondisi material.
• Valuation category terdiri dari valuation type / tipe valuasi yang
menunjukkan kondisi material. Beberapa kondisi material yang
tersedia di dalam sistem SAP adalah sebagai berikut :
 Normal  material siap/bebas pakai
 Bursa  material yang akan ditawarkan ke unit yang lain
 Hapus  material yang akan dihapuskan
 Rusak  material yang berada dalam keadaan rusak
 Retrofit  material yang sudah diperbaiki dari pihak ketiga
(bukan dari ex-asset)
 Pre Memory  material yang berasal dari kegiatan
pemeliharaan maupun investasi dan tidak mempunyai nilai
lagi
 Ex-project  material yang berasal dari kegiatan
pemeliharaan maupun investasi

1.1.5. Laporan Persediaan / Stock Overview

Stock overview memberikan informasi keadaan stok sebuah material pada

setiap spesifik PLN Unit dan gudang yang bersangkutan.
Stock overview menampilkan inventory yang terdapat dalam berbagai
status stok, antara lain :
• Unrestricted-use  stok siap pakai
• Quality inspection  stok yang berada di bawah
pemeriksaan kualitas
• Blocked stock  stok PLN yang berada dalam keadaan
rusak dan tidak boleh dipakai
• GR Blocked stok  stok yang baru diterima dari
vendor/rekanan dan masih menunggu
proses pemeriksaan
• Reserved  stok yang sudah dipesan untuk dipakai
• Open order quantity  stok pesanan ke vendor yang belum
diterima

Status material diatas akan diperbaharui bergantung dari movement type

yang terjadi pada setiap transaksi inventori.

Informasi stok yang detil dapat ditampilkan pada berbagai level:

• Client
• Company Code
• Plant

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 5

 • Storage Location

1.1.6. Quality Management dalam Proses Pengadaan

Komponen Quality Management (QM) merupakan fase penting dalam

proses pengadaan. QM mendukung kegiatan pengadaan dengan fungsi-
fungsi antara lain sbb:
• Evaluasi vendor
• Inspeksi yang berlangsung di tempat vendor (Source Inspection)
• Inspeksi Goods Receipt

Semua data pengadaan lainnya disimpan dalam material master record

dalam Quality Management View di level plant.

1.1.7. Manfaat QM pada SAP:

1. Proses pengendalian yang lebih baik

• Biaya pengendalian yang lebih kecil dan pengaruh finansial
terhadap kemampuan pemblokiran pembayaran.
• SAP memungkinkan dilakukannya pemblokiran penerimaan
material yang tidak lolos tes kualitas. Hal ini membuat proses
Manajemen Inventori menjadi lebih efisien.
• Lembar kertas yang digunakan lebih sedikit, meningkatkan waktu
turnaround.
• Informasi akurat dan terintegrasi.
2. Membantu pembeli dalam seleksi dan evaluasi vendor
• Quality Info Record dapat membantu pembeli memilih vendor
yang sesuai.
• Evaluasi vendor secara otomatis dapat membantu pembeli
mengambil aksi yang dibutuhkan terhadap vendor.
3. Transparansi dan Akses Informasi secara Online.
• Penyimpanan hasil on-line yang terintegrasi dan dapat diakses
oleh pengguna sesuai autorisasinya.
• Laporan dan informasi dapat diambil untuk mengawasi
penundaan dalam proses inspeksi kualitas.

1.1.8. Inspeksi kualitas produksi

Inspeksi dapat dilaksanakan terhadap Goods Receipt sehingga secara
langsung mempengaruhi batch inspeksi (status) dan stoknya (release,
block, dll)

Di PLN terdapat 2 macam inspeksi :

1. Inspeksi di tempat vendor (Source Inspection) / Factory Acceptance
Test
Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 6
 2. Inspeksi saat penerimaan barang (Receiving Inspection)

1.1.9. Pengelolaan Source Inspection

Source Inspection adalah pemeriksaan barang di tempat vendor.

Proses ini meliputi 4 kegiatan:

1. Proses Pengadaan
Proses ini merupakan pemicu prosedur Inspeksi Kualitas
2. Pembuatan Lot Inspeksi
Meliputi tindak lanjut dan koordinasi untuk pembuatan Lot Inspeksi
Kualitas. Lot Inspeksi akan dibuat berdasarkan tanda terima undangan
Source Inspection dari vendor.
3. Penyimpanan Hasil Inspeksi
Meliputi pelaksanaan inspeksi yang sebenarnya dan penyimpanan hasil
ke dalam sistem
4. Keputusan Penggunaan (Usage Decision)
Merupakan proses akhir untuk setiap lot inspeksi. Pada Keputusan
Penggunaan, pengguna harus mengambil keputusan untuk
menerima/menolak lot inspeksi dan memberi tanda pada Evaluasi
Vendor

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 7

1.2. Pengelolaan Penerimaan Barang (Mengacu pada Surat Perintah
Kerja/Purchase Order)

Goods Receipt (penerimaan barang) di SAP adalah proses untuk mencatat

kedatangan barang yang akan menjadi milik perusahaan.
Dalam siklus Procurement (pengadaan barang), barang-barang dari vendor
diterima dengan referensi terhadap Purchase Order (pemesanan barang).

1.2.1. Beberapa tipe pengelolaan penerimaan barang (GR) yang dapat

terjadi di PLN :

1. Penerimaan barang material stok

 Dapat terjadi penerimaan barang sebagian (partial Goods
Receipt) ataupun penerimaan barang secara penuh (full Goods
Receipt)
 Ketika memasukkan transaksi Goods Receipt ke SAP,
administrator gudang perlu memeriksa kecocokan barang yang
diterima dengan data barang pada PO (jumlah, jenis material,
deskripsi, dll)
2. Penerimaan barang material non stok
 Penerimaan barang jenis ini digunakan untuk menerima material-
material yang tidak mempunyai nomor material. Material-material
tersebut termasuk dalam material non stok
 Untuk penerima barang dengan referensi kepada PO, PO yang
digunakan sama dengan PO untuk stok biasa, tetapi materialnya
pada umumnya tidak mempunyai nomor material. PO tersebut
dibuat untuk pemesanan barang-barang non stok

1.2.2. Input dari Goods Receipt :

1. Purchase Order (PO) atau Surat Pesanan yang dikeluarkan perusahaan

tersebut
 Seringkali pengiriman barang diikuti oleh kopi dari form PO yang
sebelumnya dikirimkan ke vendor
 Jika anda melakukan GR dengan pertama kali menyebutkan no
PO yang diterima, sistem akan dapat memberikan data barang,
jumlah barang yang tercantum di PO tersebut sebagai entri
default, yang mana hal ini akan memudahkan proses GR
 Anda tidak dapat menerima PO yang belum disetujui (“blocked”)
atau PO yang tidak memiliki jumlah untuk dikirim
 Nomor Delivery order (pengiriman) dari vendor dimasukkan ke
dalam GR sebagai informasi
Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 8
 2. Stock Transport Order (STO) dari Unit PLN lain
 Dalam tipe good receipt ini, penerimaan akan didasarkan pada
STO (permintaan barang resmi ke PLN unit lain) yang telah
dibuat di unit pengirim. Proses good receipt baru dapat dilakukan
jika unit pengirim telah melakukan pengeluaran barang di dalam
sistem SAP.

1.2.3. Hasil GR Material Stok :

1. Material Master & Update Stok

Ada beberapa hal yang di-update di dalam material master setelah
terjadi GR:
 Jumlah stok
 Nilai terakhir barang (Moving Average Price)  khusus valuated
material
Anda dapat menampilkan keadaan stok saat ini menggunakan transaksi:
 MM03 (Display material)  menampilkan MAP dan stok pada
level material
 MMBE (Stock overview)  menampilkan stok pada lokasi dan
tipe stoknya
2. Material Document
 Sebagai hasil dari posting ke GR, sistem akan menghasilkan
“material document” dengan nomor tertentu
 Dokumen ini merupakan bukti dan dokumentasi dari pergerakan
barang
 Tanggal dan waktu terjadinya posting dicatat ke dalam material
document
 Anda dapat menampilkan material document menggunakan
transaksi MIGO (Display Material Document)
3. Slip Penerimaan Barang
 Slip penerimaan barang (Goods Receipt) merupakan versi
“cetak” dari material document
 Meskipun SAP telah menyediakan format standard untuk slip GR,
umumnya perusahaan memilih untuk memodifikasi format
tersebut agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan
 Umumnya, slip GR diset agar dicetak ketika material document
diposting
 Transaksi yang digunakan untuk mencetak kembali slip GR :
MB90
4. PO History
 Ketika anda membuat GR dengan referensi terhadap PO, sistem
akan memperbaharui data historik PO
 Di dalam PO, anda dapat melihat jumlah yang telah dikirim,
tanggal pengiriman dan material document yang bersangkutan

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal 9

  Data historik dari item PO tercantum di dalam item detail section

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal

10
 5. Accounting Doc & Posting
 Penerimaan barang terhadap PO (surat pesanan) akan
menghasilkan accounting document
 Accounting document merupakan bukti telah dilakukannya
posting terhadap GL account / kode perkiraan di sisi akuntansi
 Dari segi keuangan (Accounting), pada saat penerimaan barang
dilakukan, account yang akan diposting ditentukan secara
otomatis
 Anda dapat menampilkan accounting document menggunakan
link di dalam material document.

1.2.4. Hasil GR Material Non Stok/Langsung Pakai

Dalam hal pengadaan untuk material non stok (langsung pakai), posting ke
GR akan berbeda, dimana :
 Tidak ada update material, baik kuantitas maupun nilai
 Posting ke GL account / Accounting document akan mengikuti
aturan yang berbeda dimana entri keuangan akan dimasukkan ke
dalam consumption account (bukan stock account).

1.2.5. Pembatalan Goods Receipt

 Jika karena suatu hal anda harus mengubah posting yang telah
dilakukan, satu-satunya pilihan adalah : anda harus membatalkan
material document tersebut
 Transaksi SAP yang digunakan adalah : MIGO – Cancel
material document
 Transaksi ini akan menghasilkan material document yang baru
(berikut accounting document, PO history, dsb.) yang
“membatalkan” efek dari dokumen sebelumnya
 Perlu dicatat bahwa sistem akan secara otomatis memilih
movement type yang berlawanan (reversal) di dalam dokumen
pembatalan (misal untuk penerimaan dengan movement type
103, maka dokumen pembatalan akan menggunakan movement
type 104)

1.2.6. Receiving Inspection

 Setelah melakukan good receipt, material yang diterima belum
bisa langsung dipakai oleh pengguna/user. Status material pada
saat itu adalah : BLOCKED STOCK.
 Setelah dilakukan pemeriksaan kualitas oleh tim pemeriksa maka
status material akan diubah menjadi persediaan siap pakai
(unrestricted use).
 Pemeriksaan barang setelah menerima barang ini disebut
receiving inspection

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal

11
 1.2.7. Proses receiving Inspection meliputi 3 kegiatan:

1. Pembuatan Lot Inspeksi

Meliputi tindak lanjut dan koordinasi untuk pembuatan Lot Inspeksi
Kualitas. Lot Inspeksi akan dibuat secara otomatis pada saat
penerimaan barang (Goods Receipt)
2. Penyimpanan Hasil Inspeksi
Meliputi pelaksanaan inspeksi yang sebenarnya dan penyimpanan hasil
ke dalam sistem
3. Pengambilan Keputusan Penggunaan
Setelah hasil inspeksi disimpan, maka diambil keputusan penggunaan.
Pada saat keputusan penggunaan, semua barang yang ditolak akan
dikembalikan ke vendor supplier dan semua material yang diterima
ditransfer dari stok inspeksi kualitas menjadi barang siap pakai
(unrestricted use). Nilai vendor juga diberikan pada saat Keputusan
Penggunaan.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal

12
1.3. Pengelolaan Pengembalian Barang ke Vendor

Apabila barang diketahui rusak / cacat pada saat barang telah lolos inspeksi,
maka proses pengembalian barang kepada vendor dapat dilakukan (dengan
catatan masih terdapat garansi)

1.4. Pengelolaan Pengembalian Barang ke Gudang

Beberapa tipe pengembalian barang ke gudang (Goods Return to Warehouse) :

1. Pengembalian Barang karena kelebihan proyek
Pengembalian barang dilakukan karena barang yang telah digunakan untuk
konsumsi / produksi ternyata berlebih. Pengembalian ini akan meningkatkan
jumlah stok dan nilai barang di gudang.
2. Pengembalian Barang untuk perbaikan/retrofit
Pengembalian barang dilakukan karena barang yang telah dikirim ke pemohon
ternyata mengalami kerusakan. Barang akan dikembalikan ke gudang untuk
selanjutnya diperbaiki di vendor/tempat lainnya sesuai dengan hasil tender.
3. Pengembalian Barang karena mendapat hibah
Pengembalian barang dilakukan karena mendapat hibah dari unit non PLN
(misalnya dari pemerintah daerah setempat)

1.5. Pengelolaan Pengeluaran Barang

Goods Issue di SAP adalah proses untuk menyatakan bahwa ada beberapa
barang di stok gudang yang telah digunakan untuk tujuan tertentu (untuk
digunakan dalam proses produksi atau untuk dibuang karena sudah rusak, dsb)

Berdasarkan tipe cost object dimana biaya dibebankan, kita harus menggunakan
“movement type” seperti:
– 201 untuk GI to cost center
– 221 untuk GI to project
– 261 untuk GI to order

Jika permintaan berasal dari pemesanan (reservation), data detil dari pemesanan
disalin ke GI tersebut

1.5.1. Beberapa tipe pengeluaran barang (Goods Issue) :

1. Pengeluaran Barang (Goods Issues) yang terencana

Pengeluaran barang dilakukan dengan referensi terhadap pemesanan
material.
2. Pengeluaran Barang (Goods Issues) yang tidak terencana

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal

13
 Pengeluaran barang dilakukan langsung terhadap cost object (objek
yang dibebani biaya). Pengeluaran jenis ini dapat dilakukan tanpa
melakukan reservasi / pemesanan terlebih dahulu, dan hanya
diperbolehkan untuk keadaan darurat saja.
3. Pengeluaran Barang (Goods Issues) untuk penghapusan
Pengeluaran barang dilakukan dengan tujuan untuk menghapus nilai
barang dari inventori. Pengeluaran jenis ini biasanya dilakukan
terhadap barang yang sudah tidak terpakai lagi. Untuk melakukan hal
dibutuhkan persetujuan yang cukup panjang sampai ke level GM atau
bahkan di atas itu.

1.5.2. Hasil dari Goods Issue

Suatu pergerakan barang, termasuk Goods Issue, akan memicu

serangkaian aktivitas berikut:
1. Dihasilkan suatu Material Document yang digunakan sebagai bukti
transaksi
2. Jika transaksi relevan terhadap Financial Accounting, Accounting
Document akan dihasilkan
3. Jumlah stok material ter-update
4. Nilai stok di material master ter-update, begitu juga account stock dan
consumption di G/L
5. Slip pengeluaran barang (Slip GI) dapat dicetak sebagai bukti
pengeluaran barang

1.5.3. Pembatalan Goods Issue

 Jika karena suatu hal anda harus mengubah posting yang telah
dilakukan, satu-satunya pilihan adalah : anda harus membatalkan
material document tersebut
 Transaksi SAP yang digunakan adalah : MIGO – Cancel material
document
 Transaksi ini akan menghasilkan material document yang baru
(berikut accounting document, PO history, dsb.) yang “membatalkan”
efek dari dokumen sebelumnya
 Perlu dicatat bahwa sistem akan secara otomatis memilih movement
type yang berlawanan dengan dokumen yang dibatalkan (misal
movement type 261 akan dibatalkan dengan movement type 262)

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal

14
1.6. Pengelolaan Pemindahan Barang

1.6.1. Terdapat dua jenis pemindahan barang (Goods Transfer):

1. Stock Transfer
 Stock transfer berkaitan dengan pemindahan material antara
Storage Location atau Plant.
 Stock transfer antar storage location di dalam satu plant tidak
mempengaruhi pembukuan / akuntansi di company code.

SAP menyediakan dua metode dalam melakukan stock transfer :

a) Satu Langkah (One step)
i. Stok dipindahkan dalam sekali langkah, yaitu mengambil
stok tersebut dari tempat asal dan menaruh stok tersebut
ke tempat tujuan dalam 1 kali posting transaksi di sistem
ii. Tidak ada fase perantara yang menjelaskan bahwa
material masih berada dalam jalur transportasi
iii. Umumnya berlaku untuk lokasi gudang yang berdekatan
dimana proses administrasi dapat disederhanakan
b) Dua Langkah (Two step)
i. Ketika tempat asal “mengeluarkan” stok, jumlah stok
dicatat di dalam status “stock-in-transit”. Selanjutnya,
tempat tujuan harus “menerima” material tersebut dengan
memindahkan stok dari status ‘transit’ ke status
‘unrestricted’ / ‘normal’ di sisi penerima
ii. Beberapa informasi tambahan yang dapat diikutsertakan
antara lain biaya pengiriman

2. Transfer Posting
Perubahan kategori/status suatu material, tidak melibatkan pemindahan
fisik barang tersebut

1.6.2. Pembatalan Goods Transfer

 Jika karena suatu hal anda harus mengubah posting yang telah
dilakukan, satu-satunya pilihan adalah : anda harus membatalkan
material document tersebut
 Transaksi SAP yang digunakan adalah : MIGO– Cancel material
document
 Transaksi ini akan menghasilkan material document yang baru (berikut
accounting document, dsb) yang “membatalkan” efek dari dokumen
sebelumnya
 Perlu diperhatikan bahwa sebelum anda melakukan pembatalan, anda
perlu memastikan bahwa jumlah stok yang cukup tersedia di lokasi

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal

15
 ‘tujuan’ semula

1.7. Pengelolaan Perhitungan Fisik

1.7.1. Konsep Perhitungan Fisik

 Perhitungan fisik atau biasa disebut Stok Opname terjadi pada level
Storage Location. Physical Inventory Document (dokumen inventori
fisik) yang terpisah dibuat untuk setiap Storage Location / gudang
 Jika suatu material tidak pernah ada pada sebuah gudang, ini artinya
tidak akan pernah ada pergerakan/pemindahan untuk material tersebut
pada gudang yang bersangkutan. Akibatnya material tersebut tidak
akan pernah memiliki stok pada gudang tersebut. Artinya ‘material tidak
ada pada level manajemen stok (Stok Management Level) di Storage
Location’. Pada keadaan yang demikian, perhitungan fisik untuk
material ini tidak dapat dilakukan pada storage location yang
bersangkutan
 Lain halnya dengan material yang pernah mengalami pergerakan atau
material yang jumlah stok-nya sedang kosong. Perhitungan fisik harus
dilakukan untuk kasus yang demikian, dimana data storage location
tidak dihapus ketika jumlah stok sedang kosong.

1.7.2. Proses Perhitungan Fisik :

1. Buat dokumen Physical Inventory

2. Blok/Freeze stok material
3. Cetak dan sebarkan dokumen
4. Lakukan penghitungan fisik
5. Catat hasil penghitungan di dokumen PID
6. Masukkan hasil hitungan ke system
7. Tampilkan list difference
8. Siapkan penghitungan ulang (recount) bila perlu
9. Post difference

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal

16
1.8. Transaksi Inventori di Level 3

1.8.1. Kondisi Sekarang (As-is)

Pergerakan dan pengadaan material pada level 3 (Kantor Ranting dan

Kantor Rayon) adalah sebagai berikut:

Setiap level 3 memiliki gudang di mana nilai material yang ada di level 3
mencapai 45% dari keseluruhan material yang ada di satu wilayah
(kecuali P3BS)1)

Permintaan material oleh Kantor Ranting level 3 dimulai dari permintaan
(TUG 5) yang berakhir pada pengiriman material (TUG 8). Namun untuk
Kantor Rayon, pengiriman material untuk level 3 akan menggunakan
TUG 9.

Level 3 mencatat setiap transaksi gudang secara manual yang akan
dikirim ke level 2 secara periodik kecuali Sektor Pekanbaru dan Sektor
Luengbata (KIT SBU) karena telah menggunakan aplikasi Ellipse.

Selain BBM, material yang akan diadakan untuk level 3 akan diterima di
level 2 terlebih dahulu untuk diinspeksi

1.8.2. Solusi yang Disetujui :

1. Energy Primer (BBM, Batubara)

Perkiraan persentase Material Energy Primer terhadap total inventory
pada seluruh Rollout Unit Sumatera dan Sulawesi adalah sebesar
27%2).
Oleh sebab itu material Energy Primer pada seluruh wilayah dan
Pembangkit di Sumatera dan Sulawesi tidak akan dibiayakan.
2. Non Energy Primer - Pembangkit
Perkiraan persentase Material Non Energy Primer pada level 3 terhadap
total inventory pada Pembangkit adalah sebesar 35% 2).
Oleh sebab itu material Non Energy Primer – Pembangkit pada seluruh
wilayah dan Pembangkit di Sumatera dan Sulawesi tidak akan
dibiayakan.
3. Non Energy Primer - Wilayah - Sektor
Perkiraan persentase Material Non Energy Primer pada level 3 terhadap
total inventory pada PLN Wilayah Sulawesi Sektor adalah sebesar
19%2).
Oleh sebab itu material Non Energy Primer – Wilayah - Sektor pada
seluruh wilayah dan Pembangkit di Sumatera dan Sulawesi tidak akan
dibiayakan.

Catatan:
1) Berdasarkan data dari wilayah NAD, Sumut, Sumbar, Riau, S2JB, Babel, P3BS, Lampung, Sulselrabar,

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal

17
 Suluttenggo, KIT SBU, dan KIT SBS.
2) Sesuai data persediaan material Unit Sumsul bulan Nov 11 – Des 11

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal

18
 4. Non Energy Primer – Wilayah – Non Sektor
Perkiraan persentase Material Non Energy Primer pada level 3 terhadap
total inventory pada PLN Wilayah SumSul Non Sektor adalah sebesar
12%2).
Mulai pada saat Go-Live, semua stok di gudang level 3 akan menjadi
expense + cost object, kecuali bahan bakar.

Catatan:
1) Berdasarkan data dari wilayah NAD, Sumut, Sumbar, Riau, S2JB, Babel, P3BS, Lampung, Sulselrabar,
Suluttenggo, KIT SBU, dan KIT SBS.

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal

19
2) Sesuai data persediaan material Unit Sumsul bulan Nov 11 – Des 11

1.9. Pengalaman Implementasi ERP

• Untuk goods transfer dengan Stock Transport Order (STO), Goods Receipt
pada lokasi penerima hanya dapat dilakukan setelah Goods Issue pada lokasi
pengirim dilakukan.
• Pada saat melakukan approval hasil inspeksi atau proses Usage Decision
(QA11) jangan lupa untuk mengecek tanggal posting dengan meng-klik icon
yang bergambar “topi”.
• Pada saat pembuatan reservasi atau pelaksanaan goods issue material untuk
investasi, harus menuliskan nomor SPK di 'unloading point' dan tujuan
pemakaian/lokasi di 'Text' untuk setiap item dalam reservasi/material
document. Hal ini penting untuk membantu kelancaran proses settlement ke
Aset.
• Penyetujuan PO: Proses penerimaan material (GR) dan penyelesaian
pekerjaan (Service Entry dan Acceptance) tidak akan dapat dilakukan jika PO
belum di-release.
• Quality Info Record menentukan jenis pemeriksaan (source
inspection/receiving inspection) yang akan dikenakan pada material tertentu
dalam pengadaan tertentu. Sebagai contoh: Pada pengadaan A, Material 1
dikenai source inspection. Pada pengadaan B, Material 1 tidak dikenai source
inspection. Quality Info Record harus dibuat sebelum pembuatan dokumen
pengadaan.
• Pembatalan transaksi Penerimaan Barang (Goods Receipt) yang sudah
melalui Pemeriksaan Barang akan melalui prosedur yang panjang. Karena itu,
kesalahan pada transaksi penerimaan barang dan pemeriksaan barang
sebaiknya diminimalisasi.
• Pada saat melakukan penerimaan energi primer, jangan lupa untuk
memasukkan nomor Delivery (DO) Number/ Landing Order (LO) Number/ Bill
of Landing (BL) Number ke dalam delivery note
• Berita Acara Pemeriksaan Barang (TUG 4) untuk pembelian material stok dari
vendor hanya dapat dibuat apabila pada PO tersebut field storage location
diisi.
• Dalam proses pencetakan ulang Berita Acara Pemeriksaan Barang (TUG 4),
pengguna wajib mengisi field Nomor Dokumen, Kode Plant, dan PO Number.
• Apabila Berita Acara Pemeriksaan Barang (TUG 4) yang ingin dicetak ulang
tidak mempunyai nomor PO , maka pada layar pemilihan pembuatan TUG 4
ini, field nomor PO tetap wajib diisi. Field dapat diisikan dengan simbol asterik
(*)
• PO untuk pembelian material stock dari vendor hanya boleh dilakukan
transaksi goods receipt dengan menggunakan movement type 103

Simple, Inspiring, Performing, Phenomenal

20