LECTURE NOTES

COMM6263

Business Communication

Week 9

Report and Visuals

COMM6263 – Business Communication-R2

 LEARNING OUTCOMES

• LO2: Apply effective communication across culture and levels of the organization.
• LO4: Create effective written and spoken business communication using information
and communication technology.

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

9.1 Short Reports

9.2. Long Reports
9.3. Using Visuals

COMM6263 – Business Communication-R2

 ISI MATERI

9.1. Short Report

Kapan pun Anda punya pilihan, tulislah laporan singkat daripada yang panjang.
Jangan pernah memasukkan informasi ke dalam laporan hanya karena Anda memilikinya
atau hanya karena Anda butuh waktu lama untuk menemukannya. Sebaliknya, pilih informasi
yang dibutuhkan pembaca Anda untuk membuat keputusan. Jika Anda perlu menulis laporan
yang lebih panjang, jenis-jenis laporan yang dijelaskan di sini masih dapat digunakan dan
diperluas. Seorang penulis laporan diminta untuk memeriksa sebuah bangunan yang memiliki
masalah dengan pemanasan, pendinginan, dan sirkulasi udara. Klien yang memiliki gedung
menginginkan jawaban cepat untuk tiga pertanyaan: Apa yang harus kita lakukan? Berapa
biayanya? Kapan itu akan membayar sendiri? Klien menginginkan laporan tiga halaman
dengan lampiran tujuh halaman yang menunjukkan angka pengembalian. Laporan singkat
biasanya menggunakan format surat atau memo.

Apakah berbagai jenis laporan menggunakan pola yang berbeda?

▶ Ya. Bekerja dengan harapan pembaca.

Laporan formal, kelayakan, dan justifikasi akan lebih berhasil ketika Anda bekerja
dengan harapan pembaca untuk laporan semacam itu.

Laporan Informatif dan Tertutup.

Sebuah laporan informatif atau penutupan merangkum pekerjaan atau penelitian yang
telah selesai yang tidak menghasilkan tindakan atau rekomendasi. Laporan informatif sering
mencakup unsur-unsur berikut:
• Paragraf pengantar yang merangkum masalah atau keberhasilan proyek.
• Catatan kronologis bagaimana masalah ditemukan, apa yang dilakukan, dan apa hasilnya.
• Akhiri paragraf dengan saran untuk tindakan selanjutnya. Dalam laporan
rekomendasi, rekomendasi akan didasarkan pada bukti. Sebaliknya, saran dalam laporan
penutupan atau rekomendasi tidak dibuktikan secara rinci. Gambar 9.1 menyajikan laporan
informatif semacam ini.

COMM6263 – Business Communication-R2

Gambar 9.1. Laporan Memo Informatif Menjelaskan Bagaimana Pemerintah Daerah
Memecahkan Masalah

COMM6263 – Business Communication-R2

 Gambar 9.2. Laporan Memo Informatif Menjelaskan Bagaimana Pemerintah Daerah
Memecahkan Masalah (lanjutan).
Sumber: Locker dan Kaczmarek 2014.

Jika pembaca enggan mengabulkan permintaan Anda, gunakan variasi pola pemecahan
masalah.

1. Jelaskan masalah organisasi (yang akan dipecahkan permintaan Anda). Gunakan contoh
spesifik untuk membuktikan keseriusan masalah.

2. Tunjukkan mengapa solusi yang lebih mudah atau lebih murah tidak akan menyelesaikan
masalah.

COMM6263 – Business Communication-R2

3. Sajikan solusi Anda secara pribadi.

4. Tunjukkan bahwa kelemahan solusi Anda tidak sebanding dengan kelebihannya.

5. Ringkas tindakan yang diperlukan untuk mengimplementasikan rekomendasi Anda. Jika

beberapa orang akan terlibat, tunjukkan siapa yang akan melakukan apa dan berapa lama
setiap langkah akan diambil.

6. Minta tindakan yang Anda inginkan. Seberapa banyak detail yang perlu Anda berikan
dalam laporan justifikasi tergantung pada pengetahuan dan sikap pembaca Anda terhadap
rekomendasi Anda dan budaya perusahaan. Banyak organisasi berharap laporan justifikasi
pendek - hanya satu atau dua halaman. Organisasi lain mungkin mengharapkan laporan yang
lebih panjang dengan anggaran yang jauh lebih terperinci dan diskusi penuh tentang masalah
dan setiap solusi yang mungkin.

Apa strategi dasar untuk mengatur informasi?

▶ Coba salah satu dari tujuh pola ini.

Tujuh pola dasar untuk mengatur informasi berguna dalam laporan:

1. Perbandingan / kontras.

2. Solusi masalah.

3. Penghapusan alternatif.

4. Umum ke tertentu atau khusus ke umum.

5. Geografis atau spasial.

6. Fungsional.

7. Kronologis.

Haruskah menggunakan gaya yang sama untuk laporan seperti untuk dokumen bisnis
lainnya?

▶ Ya, dengan tiga pengecualian.

COMM6263 – Business Communication-R2

1. Gunakan gaya yang cukup formal, tanpa kontraksi atau slang.

2. Hindari kata Anda. Dalam dokumen ke beberapa audiensi, tidak akan jelas siapa Anda.
Sebaliknya, gunakan nama perusahaan.

3. Masukkan dalam laporan semua definisi dan dokumen yang diperlukan untuk memahami
rekomendasi. Banyak pemirsa untuk laporan termasuk pembaca yang dapat berkonsultasi
dokumen bulan atau tahun dari sekarang. Jelaskan akronim dan singkatan saat pertama kali
muncul. Jelaskan sejarah atau latar belakang masalah. Tambahkan sebagai lampiran dokumen
sebelumnya yang Anda bangun.

9.2. Long Report

Laporan formal dibedakan dari laporan surat dan memo informal berdasarkan panjangnya
dan oleh komponennya. Laporan formal lengkap dapat (tetapi tidak harus) berisi semua
komponen berikut:

• Halaman Judul
• Sampul
• Surat Pengiriman
• Daftar Isi
• Daftar Ilustrasi
• Ringkasan Eksekutif
• Badan Laporan (Report Body).

Saya belum pernah menulis apa pun selama ini. Bagaimana saya mengatur waktu saya?

▶ Tulis bagian sesegera mungkin.

▶ Luangkan sebagian besar waktu Anda di bagian yang mendukung rekomendasi Anda.

Untuk menggunakan waktu Anda secara efisien, pikirkan bagian-bagian laporan sebelum
Anda mulai menulis. Sebagian besar Pendahuluan berasal dari proposal Anda dengan hanya
revisi kecil: Tujuan, Ruang Lingkup, Asumsi, dan Metode. Daftar pustaka dari proposal Anda

COMM6263 – Business Communication-R2

dapat membentuk draf pertama Referensi atau Karya Anda yang Dikutip. Simpan salinan
kuesioner Anda atau pertanyaan wawancara untuk digunakan sebagai lampiran. Ketika Anda
menghitung dan menganalisis data, siapkan apendiks yang meringkas semua respons
terhadap kuesioner Anda, angka dan tabel Anda, dan daftar lengkap Referensi atau Pekerjaan
yang Dikutip. Anda dapat menulis Judul Halaman dan Surat Pengiriman segera setelah Anda
tahu apa rekomendasi Anda nantinya.

Setelah Anda menganalisis data Anda, tulis Ringkasan Eksekutif, Badan Laporan, dan
Kesimpulan dan Rekomendasi. Siapkan draf daftar isi dan daftar ilustrasi. Ketika Anda
menulis laporan panjang, daftarkan semua bagian (pos) yang akan dimiliki laporan Anda.
Tandai yang paling penting bagi pembaca dan bukti Anda, dan gunakan sebagian besar waktu
Anda untuk itu. Tuliskan bagian-bagian penting lebih awal. Dengan begitu, Anda tidak akan
menghabiskan seluruh waktu Anda di Latar Belakang atau Sejarah Masalah.Dengan
demikian Anda akan mendapatkan bagian dari laporan Anda.

Bagaimana cara saya membuat setiap bagian dari laporan formal?

Halaman Judul.

Halaman Judul laporan berisi empat item: judul laporan, untuk siapa laporan ini disiapkan,
untuk siapa laporan itu disiapkan, dan tanggal rilis. Terkadang halaman judul juga berisi
ringkasan singkat dari isi laporan; beberapa halaman judul berisi karya seni dekoratif.

Judul laporan harus seinformatif mungkin.

Judul yang buruk: Situs Kantor Baru.

Judul yang lebih baik: Mengapa Dallas Adalah Situs Terbaik untuk Kantor NewInfo.com.

Organisasi besar yang menerbitkan banyak laporan dapat menggunakan judul dua bagian
untuk mempermudah mencari laporan secara elektronik. Misalnya, judul laporan pemerintah
A.S. pertama memberikan lembaga yang mensponsori laporan, kemudian judul laporan
khusus itu.

COMM6263 – Business Communication-R2

Dalam banyak kasus, judul akan menyatakan rekomendasi dalam laporan: "Mengapa
Perserikatan Bangsa-Bangsa Harus Membentuk Bank Benih." Namun, judul harus
menghilangkan rekomendasi ketika

• Pembaca akan menemukan rekomendasi yang sulit diterima.

• Menempatkan semua rekomendasi dalam judul akan membuatnya terlalu lama.

• Laporan tidak menawarkan rekomendasi.

Jika judul tidak mengandung rekomendasi, biasanya menunjukkan masalah apa yang coba
dipecahkan oleh laporan.

Surat atau Memo Transmisi.

Gunakan memo pengiriman jika Anda adalah karyawan tetap organisasi tempat Anda
menyiapkan laporan; gunakan surat jika bukan karyawan. Pengiriman memiliki beberapa
tujuan: untuk mengirimkan laporan, untuk mengarahkan pembaca ke laporan, dan untuk
membangun citra yang baik dari laporan dan penulis.

Atur pengiriman dengan cara ini:

1. Beri tahu kapan dan oleh siapa laporan itu disahkan dan tujuan pemenuhannya.

2. Ringkas kesimpulan dan rekomendasi Anda.

3. Tunjukkan masalah kecil yang Anda temui dalam penyelidikan Anda dan tunjukkan
bagaimana Anda mengatasinya. Terima kasih kepada orang-orang yang membantu Anda.

4. Tunjukkan penelitian tambahan yang diperlukan, jika ada.

5. Terima kasih kepada pembaca atas kesempatan untuk melakukan pekerjaan dan
menawarkan untuk menjawab pertanyaan. Sekalipun laporannya tidak menyenangkan untuk
dilakukan, mengekspresikan kepuasan dalam melakukan proyek diharapkan.

COMM6263 – Business Communication-R2

Daftar Isi.

Dalam Daftar Isi, buat daftar judul persis seperti yang muncul di badan laporan. Jika laporan
lebih pendek dari 25 halaman, daftarkan semua judul. Dalam laporan yang sangat panjang,
daftarkan dua atau tiga tingkat judul tertinggi.

Daftar Ilustrasi

Visual report terdiri dari tabel dan gambar. Tabel adalah kata atau angka yang disusun dalam
baris dan kolom. Angka adalah segalanya: grafik batang, diagram lingkaran, peta, gambar,
foto, cetakan komputer, dan sebagainya. Tabel dan angka diberi nomor secara independen,
sehingga Anda mungkin memiliki "Tabel 1" dan "Gambar 1." Dalam laporan dengan peta
dan grafik tetapi tidak ada visual lainnya, visual kadang-kadang disebut "Peta 1" dan "Grafik
1." Apa pun yang Anda sebut ilustrasi, buatlah daftar sesuai urutan kemunculannya dalam
laporan; beri nama setiap visual serta nomornya.

Ringkasan Eksekutif.

Ringkasan Eksekutif memberi tahu pembaca tentang dokumen itu. Ini merangkum
rekomendasi laporan dan alasan-alasan untuk rekomendasi tersebut. Untuk menulis ringkasan
eksekutif, Anda harus mengetahui rekomendasi dan dukungan laporan.

1. Pada paragraf pertama, identifikasi rekomendasi atau poin utama laporan. Seringkali
masalahnya dapat dinyatakan secara singkat: “Untuk memasarkan asuransi jiwa kepada
profesional perkotaan berusia 40-an, Interstate Fidelity Insurance harus. . . " Berikan
latar belakang masalah hanya jika diperlukan untuk menjelaskan tujuan dari
rekomendasi.
2. Di dalam body, identifikasi poin pendukung utama untuk argumen Anda. Sertakan
semua informasi yang dibutuhkan pembuat keputusan. Jadikan ringkasan sebagai
dokumen yang berdiri sendiri.
3. Jika Anda telah melakukan survei atau wawancara, jelaskan secara singkat metode
Anda.

COMM6263 – Business Communication-R2

Pendahuluan

Pendahuluan laporan berisi pernyataan tujuan dan ruang lingkup dan dapat mencakup semua
bagian dalam daftar berikut.

• Tujuan. Identifikasi masalah organisasi yang dibahas dalam laporan, penyelidikan

teknis yang dirangkum, dan tujuan retoris (untuk menjelaskan, untuk
merekomendasikan).
• Lingkup. Identifikasi topik yang dicakup laporan.
• Keterbatasan. Keterbatasan membuat rekomendasi kurang valid atau hanya valid
dalam kondisi tertentu. Keterbatasan biasanya muncul karena kendala waktu atau
uang belum mengizinkan penelitian penuh.
• Asumsi. Asumsi adalah pernyataan yang kebenarannya Anda asumsikan dan yang
Anda gunakan untuk mendukung kesimpulan dan rekomendasi Anda. Jika mereka
salah, kesimpulannya juga akan salah.
• Metode Katakan bagaimana Anda memilih orang untuk survei, kelompok fokus, atau
wawancara dan bagaimana, kapan, dan di mana mereka diwawancarai. Abaikan
Metode jika laporan Anda hanya didasarkan pada perpustakaan dan riset online.
Sebagai gantinya, cukup kutip sumber Anda dalam teks dan dokumentasikan dalam
Referensi atau Karya yang Dikutip.

Latar Belakang atau Sejarah

Meskipun pemirsa saat ini untuk laporan mungkin mengetahui situasinya, laporan diajukan
dan dikonsultasikan bertahun-tahun kemudian. Pemirsa yang lebih belakangan ini akan
membutuhkan latar belakang untuk memahami opsi yang dimungkinkan.

Kesimpulan dan Rekomendasi.

Kesimpulan merangkum poin-poin yang dibuat dalam body laporan; Rekomendasi adalah
item tindakan yang akan menyelesaikan atau menyelesaikan sebagian masalah. Beri nomor
rekomendasi agar mudah didiskusikan. Jika rekomendasi akan tampak sulit atau
kontroversial, berikan alasan singkat setelah setiap rekomendasi. Jika a akan mudah diterima

COMM6263 – Business Communication-R2

oleh audiens, cukup daftarkan mereka tanpa komentar atau alasan. Rekomendasi tersebut
juga akan ada dalam Ringkasan Eksekutif dan mungkin dalam judul dan pengiriman

9.4.Menggunakan Visual

Kita hidup di zaman yang semakin visual. Sementara organisasi terus beradaptasi dengan
teknologi yang berubah yang membantu penggunaan dan penyajian gambar, arus utama
visual dalam dokumen bisnis tetap berupa bagan, grafik, dan clip art. Bagan dan grafik
membantu membuat angka bermakna dan dengan demikian membantu mengomunikasikan
poin Anda dalam presentasi lisan, memo, surat, laporan, dan rapat.

Dalam konsep kasar Anda, gunakan visual:

• Untuk melihat bahwa ide-ide disajikan sepenuhnya. Tabel, misalnya, dapat menunjukkan
kepada Anda apakah Anda telah memasukkan semua item dalam perbandingan.

• Untuk menemukan hubungan. Misalnya, memetakan penjualan di peta dapat menunjukkan

bahwa semua perwakilan penjualan yang membuat kuota memiliki wilayah di Pantai Timur
atau Barat. Apakah Amerika Serikat bagian tengah mengalami resesi? Apakah produk yang
menarik bagi gaya hidup pesisir? Apakah iklan mencapai pantai tetapi bukan negara bagian?

Dalam presentasi atau dokumen akhir, gunakan visual.

• Untuk membuat poin jelas. Pembaca memo dan laporan skim; visual menangkap mata.
Otak memproses visual dengan segera. Memahami kata-kata — tertulis atau lisan —
membutuhkan lebih banyak waktu.

• Untuk menekankan bahan yang mungkin dilompati jika tertutup dalam paragraf.

• Untuk menyajikan materi yang lebih padat dan dengan pengulangan yang lebih sedikit
daripada yang dibutuhkan oleh kata-kata saja.

• Untuk fokus pada informasi yang dibutuhkan pembuat keputusan.

Jumlah visual yang Anda butuhkan tergantung pada tujuan Anda, jenis informasi, dan
audiens. Anda akan menggunakan lebih banyak visual ketika Anda ingin menunjukkan
hubungan dan membujuk, ketika informasinya kompleks atau berisi data numerik yang luas,

COMM6263 – Business Communication-R2

dan ketika audiens menghargai visual. Periksa untuk memastikan bahwa data Anda berasal
dari sumber yang dapat diandalkan.

Apa itu cerita, dan bagaimana menemukannya?

▶ Sebuah cerita adalah sesuatu yang terjadi, menurut data.

▶ Untuk menemukan cerita, cari hubungan dan perubahan.

Setiap visual harus menceritakan sebuah kisah. Cerita dapat diekspresikan dalam kalimat
lengkap yang menggambarkan sesuatu yang terjadi atau berubah. Kalimat itu juga bisa
berfungsi sebagai judul visual.

Bukan cerita: Penjualan A.S., 1999–2011

Cerita yang mungkin: Empat Puluh Persen dari Penjualan Kami adalah untuk Pelanggan

Baru.

Pertumbuhan Terbesar di Selatan.

Penjualan Meningkat dari 1999 hingga 2011.

Cerita yang memberi tahu kita apa yang sudah kita ketahui jarang menarik. Cerita yang
bagus:

• Mendukung firasat yang Anda miliki.

• Kejutkan Anda atau tantang apa yang disebut "pengetahuan umum".

• Tampilkan tren atau perubahan yang Anda tidak tahu ada.

• Memiliki signifikansi komersial atau sosial.

• Memberikan informasi yang diperlukan untuk tindakan.

• Secara pribadi relevan dengan Anda dan audiens.

COMM6263 – Business Communication-R2

Apakah penting jenis visual apa yang saya gunakan?

▶ Ya! Visual harus sesuai dengan jenis cerita.

Visual tidak bisa saling dipertukarkan. Pilih visual yang paling sesuai dengan tujuan
penyajian data.

• Gunakan tabel ketika pembaca harus dapat mengidentifikasi nilai yang tepat. (Lihat Gambar
9.3a..)

• Gunakan bagan atau grafik ketika Anda ingin pembaca fokus pada hubungan.

• Untuk membandingkan bagian dengan keseluruhan, gunakan diagram lingkaran. (Lihat

Gambar 9.3b.)

• Untuk membandingkan satu item dengan item lain, atau item dari waktu ke waktu, gunakan
diagram batang atau grafik garis. (Lihat Gambar 9.4c dan 9.4d.)

Gambar 9.3. Grafik Berpasangan Menceritakan Kisah yang Kompleks.

Sumber: Locker dan Kaczmarek (2014).

COMM6263 – Business Communication-R2

 Gambar 9.4. Pilih Visual yang Sesuai Cerita.
Sumber: Locker dan Kaczmarek (2014).

Konvensi desain apa yang harus saya ikuti?

▶ Periksa visual Anda terhadap daftar yang mengikuti.

Setiap visual harus mengandung enam komponen:

1. Judul yang menceritakan kisah yang ditampilkan visual.

2. Indikasi yang jelas tentang apa data itu. Sebagai contoh, apa yang orang katakan telah
mereka lakukan belum tentu benar-benar mereka lakukan. Perkiraan angka di masa depan
berbeda dengan angka di masa lalu yang telah diukur.

COMM6263 – Business Communication-R2

3. Unit berlabel dengan jelas.

4. Label atau legenda yang mengidentifikasi sumbu, warna, simbol, dan sebagainya.

5. Sumber data, jika Anda membuat visual dari data yang dikumpulkan dan dikompilasi oleh
orang lain.

6. Sumber visual, jika Anda mereproduksi visual yang dibuat orang lain.

Tabel

Gunakan tabel hanya pada saat Anda ingin audiens fokus pada angka tertentu. Grafik
menyampaikan informasi yang kurang spesifik tetapi selalu lebih mudah diingat.

• Akhiri untuk menyederhanakan data (mis. 35% daripada 35.27%; 34.000 daripada 33.942).
• Berikan total atau rata-rata kolom dan baris bila relevan.

• Letakkan item yang Anda ingin pembaca bandingkan di kolom daripada di baris untuk
memfasilitasi pengurangan dan pembagian mental.

• Ketika Anda memiliki banyak baris, layar entri alternatif layar atau spasi ganda setelah
setiap lima entri untuk membantu pembaca menyusun item secara akurat.

Pie Charts

Pie Charts menuntut pembaca untuk mengukur area. Penelitian menunjukkan bahwa orang
dapat menilai posisi atau panjang (yang menggunakan diagram batang) jauh lebih akurat
daripada mereka menilai area. Data dalam diagram lingkaran apa pun dapat dimasukkan ke
dalam diagram batang. Oleh karena itu, gunakan diagram lingkaran hanya ketika Anda
membandingkan satu segmen dengan keseluruhan. Saat Anda membandingkan satu segmen
dengan segmen lainnya, gunakan bagan batang, grafik garis, atau peta — meskipun data
dapat dinyatakan dalam persentase.

• Mulai pukul 12 dengan persentase terbesar atau persentase yang ingin Anda fokuskan.

Bergerak searah jarum jam ke setiap persentase yang lebih kecil atau setiap persentase

dalam beberapa urutan logis lainnya.

COMM6263 – Business Communication-R2

 • Jadikan grafik lingkaran yang sempurna. Perspektif lingkaran mendistorsi data.

• Batasi jumlah segmen hingga lima atau tujuh. Jika data Anda memiliki lebih banyak

divisi, gabungkan yang terkecil atau paling tidak penting ke dalam satu kategori “lain-

lain” atau “lainnya”.

• Beri label segmen di luar lingkaran. Label internal sulit dibaca.

Grafik/ Bagan/ Diagaram Batang.

Grafik batang mudah diinterpretasikan karena membandingkan jarak sepanjang skala umum,
yang dinilai sebagian besar orang secara akurat. Bagan batang berguna dalam berbagai
situasi: untuk membandingkan satu item dengan item lainnya, untuk membandingkan item
dari waktu ke waktu, dan untuk menunjukkan korelasi. Gunakan bilah horizontal saat label
Anda panjang; ketika labelnya pendek, bar horizontal atau vertikal akan berfungsi.

• Urutkan batang dengan urutan logis atau kronologis.

• Letakkan batang (bar) cukup dekat agar mudah diperbandingkan.

• Beri label sumbu horizontal dan vertikal.

• Letakkan semua label di dalam bilah atau di luarnya. Ketika beberapa label ada di dalam
dan beberapa di luar, label membawa bobot visual dari bar yang lebih panjang, mendistorsi
data.

• Jadikan semua batang sama lebarnya.

• Gunakan warna yang berbeda untuk bilah yang berbeda hanya ketika maknanya berbeda:
perkiraan sebagai lawan dari angka yang diketahui, negatif sebagai lawan dari angka positif.

• Hindari menggunakan perspektif. Perspektif membuat nilai lebih sulit dibaca dan dapat
membuat perbandingan menjadi sulit. Ada beberapa jenis grafik batang. Lihat Gambar 9.5.
untuk contoh.

COMM6263 – Business Communication-R2

 Gambar 5.5. Varietas Grafik Batang.
Sumber: Locker dan Kaczmarek (2014).

• Bagan batang yang dikelompokkan memungkinkan Anda untuk membandingkan

beberapa aspek dari setiap item atau beberapa item dari waktu ke waktu.
Kelompokkan item-item yang ingin Anda bandingkan. Gambar 5.5. menunjukkan
penjualan tertinggi di Barat. Jika kami ingin menunjukkan bagaimana penjualan
berubah dari waktu ke waktu di setiap wilayah, bilah (bar) harus dikelompokkan
berdasarkan wilayah, bukan berdasarkan tahun.

• Bar yang tersegmentasi, subdivided, atau bertumpuk menjumlahkan komponen suatu

item. Sulit untuk mengidentifikasi nilai-nilai di segmen tertentu; bagan batang yang
dikelompokkan hampir selalu lebih mudah digunakan.

• Bagan batang deviasi mengidentifikasi nilai-nilai positif dan negatif, atau pemenang dan
pecundang.

• Bagan batang berpasangan menunjukkan korelasi antara dua item.

• Histogram atau piktogram menggunakan gambar untuk membuat bilah

COMM6263 – Business Communication-R2

Grafik/ Diagram Garis

Grafik garis juga mudah ditafsirkan. Gunakan grafik garis untuk membandingkan item dari
waktu ke waktu, untuk menunjukkan frekuensi atau distribusi, dan untuk menunjukkan
korelasi.

• Beri label sumbu horizontal dan vertikal.

• Ketika waktu adalah variabel, letakkan di sumbu horizontal.

• Hindari menggunakan lebih dari tiga garis berbeda pada satu grafik. Bahkan tiga baris
mungkin terlalu banyak jika saling bersilangan.

• Hindari menggunakan perspektif. Perspektif membuat nilai lebih sulit dibaca dan dapat
membuat perbandingan menjadi sulit

Bisakah saya menggunakan warna dan clip art?

▶ Gunakan warna dengan hati-hati.

▶ Hindari clip art dekoratif dalam memo dan laporan.

Bisakah saya menggunakan warna dan clip art?

LO 25-4

▶ Gunakan warna dengan hati-hati.

▶ Hindari clip art dekoratif dalam memo dan laporan.

Warna membuat visual lebih dramatis, tetapi setidaknya menciptakan dua masalah. Pertama,
pembaca mencoba menafsirkan warna, sebuah interpretasi yang mungkin tidak sesuai.
Kedua, makna yang diberikan pada warna berbeda tergantung pada latar belakang dan profesi
nasional audiens. konotasi untuk warna berbeda dari satu budaya ke budaya lain. Biru
menunjukkan maskulinitas di Amerika Serikat, kriminalitas di Prancis, kekuatan atau
kesuburan di Mesir, dan kejahatan di Jepang. Merah melambangkan maskulinitas atau
aristokrasi di Prancis, kematian di Korea, penistaan di beberapa negara Afrika, dan
kemewahan di banyak bagian dunia. Kuning menunjukkan kehati-hatian atau pengecut di

COMM6263 – Business Communication-R2

Amerika Serikat, kemakmuran di Mesir, rahmat di Jepang, dan feminitas di banyak bagian
dunia.

Berbagai asosiasi ini menunjukkan bahwa warna paling aman dengan audiens yang homogen
yang Anda kenal baik. Dalam tenaga kerja yang semakin multikultural, warna dapat
mengirimkan sinyal yang tidak Anda inginkan. Ketika Anda menggunakan warna dalam
visual, Thorell dan Smith menyarankan pedoman ini:

• Gunakan tidak lebih dari lima warna ketika warna memiliki makna.

• Gunakan kertas mengkilap untuk membuat warna lebih cerah.

• Perlu diketahui bahwa warna pada layar komputer selalu terlihat lebih cerah daripada warna
yang sama di atas kertas karena layar mengirimkan cahaya.

Apa lagi yang perlu saya periksa?

▶ Pastikan bahwa visual itu akurat dan etis.

Selalu periksa visual Anda untuk memastikan bahwa informasi itu akurat. Namun, banyak
visual memiliki label yang akurat tetapi bentuk visual yang menyesatkan. Visual
berkomunikasi dengan cepat; audiens mengingat bentuknya, bukan labelnya. Jika pembaca
harus mempelajari label untuk mendapatkan gambar yang tepat, visual tidak etis bahkan jika
label itu akurat.

Untuk membuat visual Anda lebih akurat,

• Bedakan antara nilai aktual dan estimasi atau yang diproyeksikan.

• Ketika Anda harus memotong skala, lakukan dengan jelas dengan jeda di bar atau di latar
belakang.

• Hindari perspektif dan grafik tiga dimensi. •

Hindari menggabungkan grafik dengan skala yang berbeda.

• Gunakan gambar orang dengan hati-hati dalam histografi untuk menghindari pernyataan
visual yang seksis, rasis, atau lainnya.

COMM6263 – Business Communication-R2

Bisakah menggunakan visual yang sama dalam dokumen dan presentasi?

▶ Hanya jika tabel atau grafiknya sederhana.

Untuk presentasi, sederhanakan visual kertas. Untuk menyederhanakan tabel yang kompleks,
membaginya menjadi beberapa visual, memotong beberapa informasi, melengkapi data lebih
banyak, atau menyajikan materi dalam bagan daripada tabel. Visual untuk presentasi harus
memiliki judul tetapi tidak perlu nomor gambar. Ketahui di mana masing-masing visual
sehingga Anda dapat kembali ke satu jika seseorang bertanya tentang hal itu selama periode
pertanyaan. Seni klip dekoratif dapat diterima dalam presentasi lisan selama tidak
mengaburkan cerita yang Anda sampaikan dengan visual.

COMM6263 – Business Communication-R2

 SIMPULAN

• Judul laporan harus mengandung rekomendasi kecuali

➢ Pembaca akan menemukan rekomendasi yang sulit diterima.
➢ Menempatkan semua rekomendasi dalam judul akan membuatnya terlalu
lama.
➢ Laporan tidak menawarkan rekomendasi.
• Pengantar laporan berisi pernyataan Tujuan dan Ruang Lingkup. Pernyataan Tujuan
membahas masalah organisasi yang diajukan oleh laporan, pembahasan teknis yang
dirangkumnya, dan tujuan retoris (untuk menjelaskan, untuk dibahas). Pernyataan
Lingkaran tentang topik yang dicakup laporan. Pendahuluan juga dapat memuat
Batasan, masalah atau faktor yang disetujui validitas persetujuan; Asumsi, nyatakan
yang kebenarannya Anda asumsikan, dan yang Anda gunakan untuk membuktikan
poin Anda; dan Metode, jelaskan tentang bagaimana Anda mengumpulkan data Anda.
• Bagian Latar Belakang atau Sejarah yang dimasukkan karena laporan yang disediakan
dan dapat dikonsultasikan diakuisisi-tahun kemudian.
• Ringkasan merangkum poin-poin yang dibuat dalam badan laporan; Rekomendasi
adalah item tindakan yang akan diselesaikan atau diselesaikan sebagian besar masalah
• Visual terbaik tergantung pada jenis data dan titik yang ingin Anda buat dengan data.
• Setiap visual harus mengandung enam komponen:
1. Judul yang menceritakan kisah yang ditampilkan visual.
2. Indikasi yang jelas tentang apa data itu. Sebagai contoh, apa yang orang katakan
telah mereka lakukan belum tentu benar-benar mereka lakukan. Perkiraan angka di
masa depan berbeda dengan angka di masa lalu yang telah diukur.
3. Unit berlabel dengan jelas.
4. Label atau legenda yang mengidentifikasi sumbu, warna, simbol, dan sebagainya.
5. Sumber data, jika Anda membuat visual dari data yang dikumpulkan dan
dikompilasi oleh orang lain.
6. Sumber visual, jika Anda mereproduksi visual yang dibuat orang lain.

• Warna membuat visual lebih dramatis, tetapi setidaknya menciptakan dua masalah.
Pertama, pembaca mencoba menafsirkan warna, sebuah interpretasi yang mungkin

COMM6263 – Business Communication-R2

 tidak sesuai. Kedua, makna yang diberikan pada warna berbeda tergantung pada latar
belakang dan profesi nasional audiens.
• Visual harus menyajikan data dengan benar.

COMM6263 – Business Communication-R2

 DAFTAR PUSTAKA
1. Locker, Kitty O, & Kaczmarek, Stephen, K. (2014). Business Communication,
Building Critical Skills, 06. MCGI. New York. ISBN: 978-9-81-473867-5.

COMM6263 – Business Communication-R2