2906 5399 1 SM
2906 5399 1 SM
Wiwien Setiawati
Program Manajemen Bisnis, Program Studi Manajemen, Universitas Kristen Petra
Jl. Siwalankerto 121-131, Surabaya
E-mail: m31411214@john.petra.ac.id
Abstrak—Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi dampak pada pekerjaan menjadi kurang efektif dan tidak
business process dan merancang Standard Operating Procedure teratur. Dampak tersebut menimbulkan berbagai masalah yaitu
(SOP) dalam proyek kontraktor di PT. Sketsa Cipta Graha terjadi overlap pekerjaan. Dalam prosedur pencatatan uang
Surabaya. Pengumpulan data menggunakan metode wawancara
masuk dan uang keluar proyek kontraktor, penulis melihat
dan observasi. Penentuan informan menggunakan metode
purposive sampling. Dan untuk menguji keabsahan data, penulis masih dilakukan oleh satu orang yang sama.
menggunakan triangulasi teknik. Berdasarkan hasil penelitian Di dalam prosedur pencatatan uang masuk, masih terdapat
didapatkan bahwa pada PT. Sketsa Cipta Graha Surabaya belum sejumlah kelemahan. Tugas penerima uang dan pengeluaran
ada Standard Operating Procedure (SOP) yang baku. Oleh uang tidak boleh dicampuradukkan dengan petugas pencatatan.
karena itu, penulis mengidentifikasi sejumlah bisnis proses dan Jika ini dilakukan bersama-sama oleh 1 orang karyawan, maka
menyusun enam Standard Operating Procedure (SOP).
akan terjadi overlap pekerjaan. Selain itu, masih belum ada
Kata Kunci—Standard Operating Process, Business Process,
standar pelayanan yang baku sehingga masih sering terjadi
kontraktor pengulangan pekerjaan, pemborosan kertas, pemborosan
waktu kerja, dan sebagainya.
Selama ini pekerjaan yang dijalankan karyawan hanya
I. PENDAHULUAN
berdasarkan proses kerja yang tidak baku, yang menyerupai
work instruction dari pimpinan. Oleh karena itu, perusahaan
Peran pegawai memiliki fungsi dan kedudukan yang ingin menyusun Standard Operating Procedure (SOP) yang
signifikan dalam menjalankan operasional perusahaan. Standar baku sebagai panduan dalam bekerja, khususnya dalam proyek
operasional prosedur diperlukan karyawan sebagai acuan kerja kontraktor.
untuk menjadi sumber daya yang profesional dan handal. Bagi Penjabaran SOP yang lebih dirinci dituangkan dalam
perusahaan yang belum mengetahui arti penting SOP, mereka instruksi kerja. Instruksi kerja dalam tiap bagian belum pernah
akan menganggap itu hanya sebagai aturan kaku yang akan disusun, sehingga perlu ditinjau kembali kesesuaiannya dengan
mengganggu fleksibilitas kerja. Sebenarnya SOP memberi kondisi saat ini. Perusahaan mengharapkan instruksi kerja
manfaat yang banyak untuk pertumbuhan bisnis perusahaan yang disusun dapat menjadi panduan dasar bagi kinerja
seperti mengidentifikasi perubahan yang diperlukan dan karyawan menjadi lebih baik dan kemudian dijabarkan ke
mengevaluasi kinerja operasional (Developing standard dalam Standard Operating Procedure (SOP) pada semua
operating procedures in Wildland Fire Management, 2003). departemen, dan juga membuat job description dari setiap
Seringnya timbul masalah kecil yang berulang-ulang departemen berdasarkan SOP.
membuat banyak karyawan frustasi sementara pimpinan juga Dari hasil pengamatan di lapangan terdapat beberapa proses
sibuk dengan pekerjaan mereka dan tidak ada waktu untuk bisnis yang dijalankan perusahaan sehingga penelitian ini
mengurusi problem perusahaan. Problem yang berulang-ulang bertujuan untuk merancang enam Standard Operating
terjadi disebabkan karena kesalahan dalam prosedur kerja Procedure bagi perusahaan yaitu SOP uang masuk untuk
yang biasa dilakukan karyawan. Ini dapat diatasi dengan sistem pembangunan borongan, SOP uang masuk untuk sistem
membuat dan menerapkan SOP dalam operasional pembangunan cost & fee, SOP pencatatan uang masuk untuk
perusahaan. Dalam SOP yang baik diatur siapa yang proyek kontraktor, SOP penawaran harga dari supplier, SOP
bertanggung jawab atas pekerjaan itu, siapa yang harus pemesanan barang untuk proyek kontraktor, SOP pengeluaran
mengerjakan, kapan dilakukan, bagaimana proses pekerjaan uang melalui kas kecil.
dilakukan, dokumen apa yang harus disiapkan, siapa yang Dengan adanya SOP, diharapkan dapat menjadi suatu
memberi persetujuan, dan lain-lain. fondasi bagi perusahaan untuk mulai membangun suatu sistem
Perusahaan PT. Sketsa Cipta Graha merupakan perusahaan kerja yang baku dan efisien. Manfaat implementasi SOP yang
yang bergerak dalam bidang jasa kontraktor. Sistem kontrak sempurna secara tidak langsung dapat membantu mengurangi
dengan klien dapat berupa sistem borongan maupun sistem waste dan mengantisipasi banyak kesalahan yang mungkin
cost and fee. Perusahaan ini belum memiliki sistem yang terjadi (Santosa, 2014). Dengan adanya SOP ini diharapkan
tertata dengan baik pada proses bisnisnya sehingga mengalami dapat memonitor bisnis perusahaan dan meminimalisasi
514
515
AGORA Vol. 3, No. 1, (2015)
kesalahan kerja sehingga tidak merugikan perusahaan. Melihat • Menyelidiki dan memodelkan situasi yang ada.
pentingnya SOP, maka penelitian ini bertujuan untuk Biasanya ini melibatkan penggunaan teknik
mengidentifikasi dan merancang business process yang ada diagram.
dalam perusahaan dan merancang SOP bagi perusahaan. • Analisa perspektif dan mengembangkan
representasi dari situasi yang diinginkan. Hal
Menurut Briol (2008) proses bisnis adalah serangkaian ini penting untuk menggunakan teknik yang
kegiatan yang dilaksanakan oleh unit organisasi perusahaan. menyediakan gambaran konseptual dari yang
Kegiatan ini dapat berupa tugas-tugas manual atau otomatis. diinginkan, situasi bisnis masa depan.
Dalam diagram proses bisnis menjelaskan urutan aktivitas • Bandingkan dan membedakan dua pandangan,
logis dan kronologis nya. Business Process didefinisikan untuk mengidentifikasi perbedaan dan
sebagai kumpulan aktivitas yang terdiri dari satu atau lebih tindakan yang akan diperlukan untuk
input dan menciptakan output yang bernilai bagi customer bergerak dari situasi yang ada dengan sistem
(Weske, 2007). Analisa proses bisnis memberi pandangan bisnis yang diinginkan.
bagi organisasi untuk fokus pada pelanggan yang fokus pada Area yang diselidiki dalam menjembatani gap yaitu :
departemen / fungsi internal perusahaan (Cadle, Paul & • Proses: Setiap proses harus dipertimbangkan untuk
Turner, 2010). Menurut Rama dan Jones (2006), proses bisnis menentukan revisi dan tugas baru, dan untuk
adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan bisnis untuk mengidentifikasi dukungan TI diperlukan bagi
memperoleh, memproduksi dan menjual barang dan jasa. mereka.
Proses bisnis adalah kumpulan kegiatan yang dibutuhkan • Teknologi: Persyaratan TI untuk setiap tugas dapat
untuk menghasilkan suatu produk atau jasa. Kegiatan ini diidentifikasi dari model proses. Persyaratan ini harus
didukung oleh arus material, informasi, dan pengetahuan didokumentasikan dengan menggunakan diagram use
antara partisipan dalam proses bisnis (Laudon, 2010). case, dan mereka juga dapat ditambahkan ke katalog
Tujuan Business Process (Proses Bisnis) Menurut Cadle, persyaratan.
Paul dan Turner (2010) menemukan bahwa model proses • Orang: Setelah proses telah dianalisis, peran aktor
bisnis dapat digunakan untuk berbagai tujuan, yaitu: baru dapat didefinisikan. Ini biasanya melibatkan
a. untuk mendokumentasikan proses yang ada untuk mendefinisikan ulang deskripsi pekerjaan dan
tujuan akreditasi persyaratan kompetensi. Setiap proses 'menjadi'
b. untuk digunakan sebagai dasar untuk anggota menunjukkan tugas dan aktor yang harus melakukan.
pelatihan staf Menyusun tugas-tugas ini untuk masing-masing aktor
c. untuk memahami bagaimana proses bekerja dan mana membantu untuk mengembangkan deskripsi
masalah berbohong pekerjaan baru dan menciptakan pemahaman tentang
d. untuk memberikan dasar untuk perbaikan proses persyaratan kompetensi.
bisnis • Organisasi: proses bisnis yang direvisi mungkin
e. untuk mengidentifikasi siapa yang terlibat dalam memerlukan perubahan struktur organisasi. Tim dapat
seluruh proses digabung atau split, dan peran aktor direvisi. Hal ini
f. untuk menunjukkan urutan aliran proses dan arus mungkin memerlukan perubahan pada struktur
alternative manajemen dan tim, dan ini perlu ditentukan.
Diagram proses bisnis menggabungkan objek visual untuk Konsep Standard Operating Procedure (SOP). Marimin,
menggambarkan eksekusi Proses Bisnis untuk memenuhi Tanjung, dan Prabowo (2006) mendefinisikan SOP sebagai
kebutuhan stakeholder. pedoman operasi standar dalam mengimplementasikan
keputusan dalam suatu tindakan yang terstruktur dan dapat
Identifikasi Perubahan Bisnis. Ada beberapa teknik untuk dipertanggungjawabkan. SOP adalah panduan untuk
mengidentifikasi perubahan bisnis (Cadle, Paul & Turner, mengidentifikasi perubahan yang diperlukan, menggambarkan
2010) yaitu : kinerja yang diinginkan, dan mengevalusi kinerja operasional
1. Analisis gap. Analisis gap berkaitan dengan memeriksa untuk peningkatan efisiensi operasional, akuntabilitas, dan
dua pandangan dari situasi bisnis - bahwa situasi peningkatan keamanan (Developing Standard Operating
seperti itu ada dan bahwa dari konseptual, situasi Procedures in Wildland Fire Management, 2003, p. 4.).
yang diinginkan - dalam rangka untuk Menurut FEMA (1999), SOP adalah pedoman tertulis
mengidentifikasi perbedaan antara mereka. Perbedaan mengenai apa yang diharapkan dan diperlukan pegawai dalam
ini memberikan dasar untuk menentukan tindakan melakukan pekerjaan mereka.
yang akan diambil dalam rangka melaksanakan SOP juga merupakan serangkaian langkah yang dianggap
tampilan yang diinginkan. Pendekatan yang tepat benar (menurut kriteria yang ditetapkan) dan diselenggarakan
diambil untuk analisis gap tergantung pada teknik dalam urutan yang tepat (sistematis) untuk mencapai tujuan
yang digunakan untuk mewakili dua pandangan, tertentu yang telah ditetapkan (Prayitno, 2009). SOP berisi
tetapi pendekatan yang khas adalah sebagai berikut: petunjuk yang menjelaskan cara yang diharapkan yang
diperlukan oleh pekerja dalam melakukan pekerjaan (Insani,
515
516
AGORA Vol. 3, No. 1, (2015)
2009). Dengan adanya SOP maka pekerja memiliki petunjuk • Banyaknya keputusan yang harus diambil atau dipilih
yang berisi tahapan pelaksanaan pekerjaan (petunjuk kerja) dalam prosedur.
yang memberi pengawasan terhadap proses dan hasil • Banyaknya langkah - langkah yang harus dijalani
pekerjaan. dalam prosedur.
Kolom pertama berisi pihak yang melakukan proses.
Tujuan Standard Operating Procedure (SOP). Menurut Sedangkan kolom kedua berisi proses yang dilakukan. Kolom
Santosa (2014), tujuan dari penyusunan SOP diantaranya : ketiga berisi dokumen yang digunakan atau sistem yang
a. Menyediakan sebuah rekaman aktivitas, juga digunakan.
pengoperasian secara praktis. Berdasarkan kedua faktor di atas, dapat ditentukan format
b. Menyediakan sebuah informasi yang konsisten, oleh penulisan SOP, antara lain:
karenanya juga membentuk disiplin kepada semua a. Untuk prosedur yang pendek dan membutuhkan
anggota organisasi baik dalam institusi, organisasi, keputusan yang sedikit dapat ditulis dengan format
maupun perusahaan. sederhana.
c. Memudahkan menyaring, menganalisis, dan b. Untuk prosedur yang panjang dan terdiri dari sepuluh
membuang hal-hal atau pekerjaan yang tidak perlu, langkah lebih dengan keputusan yang sedikit dapat
yang tidak berkaitan secara langsung dengan prosedur ditulis dengan format hirarki atau grafis.
yang sudah ada. c. Untuk prosedur yang membutuhkan banyak keputusan
d. Mendukung pengalaman dan pengetahuan pegawai, dapat ditulis dengan format flowchart.
dan sekaligus juga mengantisipasi banyak kesalahan Untuk lebih memudahkan penentuan, dapat dilihat Tabel 2.1 di
yang mungkin terjadi. bawah ini untuk memudahkan dalam menentukan format untuk
e. Memperbaiki performa, atau kualitas pegawai itu penulisan SOP.
sendiri.
f. Membantu menguatkan regulasi perusahaan.
g. Memastikan efisiensi tiap-tiap aktivitas operasional.
h. Menjelaskan segala peralatan untuk keefektifan
program pelatihan.
516
517
AGORA Vol. 3, No. 1, (2015)
• Siapa yang harus melakukan penelitian yang dimaksudkan untuk mengumpulkan informasi
• Kapan hal itu dilakukan mengenai subyek penelitian dan perilaku subjek penelitian.
• Apa penyediaan, pelayanan dan peralatan yang Penulis memilih untuk melakukan penelitian kualitatif
digunakan deskriptif karena penulis memiliki tujuan mengetahui lebih
• Apa kriteria yang harus dipenuhi mendalam mengenai evaluasi atas penyusunan SOP yang akan
Work Instruction yang baku merupakan bagian dari Standard dilakukan.
Operating Procedures (SOP), dimana instruksi kerja dirancang Definisi Konseptual. Definisi konseptual merupakan
untuk memudahkan operator dalam bekerja. Work Instruction pengertian-pengertian yang digunakan oleh peneliti, dalam
harus jelas, akurat, dan selalu didokumentasikan serta tidak penelitian ini adalah sebagai berikut :
boleh mengandung penjelasan yang meragukan. Work Proses Bisnis (Business Process). Business Process yaitu
Instruction harus memiliki otorisasi yang jelas dan dapat bagian utama dari organisasi berupa serangkaian aktivitas yang
dipertanggungjawabkan. bergabung untuk menghasilkan sesuatu yang bernilai bagi
Tujuan Penelitian ini adalah untuk Mendeskripsikan customer untuk memuaskan customer berupa urutan aktivitas
business process yang dimiliki perusahaan. Serta merancang logis dan kronologisnya.
Standard Operating Procedure (SOP) bagi perusahaan. SOP (Standard Operating Procedure)
Kerangka Berpikir • SOP uang masuk untuk sistem pembangunan borongan
• SOP uang masuk untuk sistem pembangunan cost &
fee
• SOP pencatatan uang masuk untuk proyek kontraktor
• SOP penawaran harga dari supplier SOP pemesanan
barang untuk proyek kontraktor
• SOP pengeluaran uang melalui kas kecil
Subjek Penelitian. Subjek penelitian merupakan sumber
data yang dimintai informasinya sesuai dengan masalah
penelitian. Adapun yang dimaksud sumber data dalam
penelitian adalah subjek dari mana data diperoleh (Suharsimi
Arikunto, 2002:107).
Subyek penelitian ini adalah PT. Sketsa Cipta Graha,
Surabaya. PT. Sketsa Cipta Graha memiliki 22 orang
karyawan, dan perusahaan ini bergerak dibidang jasa
kontraktor.
Objek Penelitian. Objek penelitian kualitatif adalah objek
yang alamiah, dimana objek berkembang apa adanya, tidak
dimanipulasi oleh peneliti, dan kehadiran peneliti tidak begitu
mempengaruhi dinamika pada objek tersebut. (Sugiyono,
2009).
Dalam penelitian ini, penulis akan melakukan
II. METODE PENELITIAN penelitian pada perusahaan PT. Sketsa Cipta Graha Surabaya
yang bergerak di bidang jasa terutama pada bidang kontraktor.
Jenis Penelitian. Dalam penelitian ini, penulis menggunakan Perusahaan ini beralamat di Jalan Babatan Pratama 23 blok
metode kualitatif deskriptif. Artinya penulis ingin memahami QQ 55, Surabaya.
mengenai fenomena yang ada di PT. Sketsa Cipta Graha,
mengenai proses evaluasi penyusunan SOP yang akan Sumber Data. Sumber Data Primer. Data primer adalah data
dilakukan. Menurut Sutopo dan Arief (2010, p.1) penelitian yang dihimpun langsung oleh peneliti, umumya dari hasil
kualitatif merupakan penelitian yang ditujukan untuk observasi terhadap situasi sosial dan atau diperoleh dari tangan
melakukan deskripsi dan analisis terhadap; fenomena, pertama melalui proses wawancara (Mukhtar, 2013, p.100).
peristiwa, aktivitas sosial, sikap, persepsi dari setiap individu Penulis mengunakan transkrip wawancara di PT. Sketsa Cipta
maupun pada kelompok tertentu. Sedangkan menurut Moleong Graha Surabaya.
(2007, p.6) penelitian kualitatif adalah penelitian yang
bermaksud untuk memahami fenomena tentang apa yang Sumber Data Sekunder . Sumber data sekunder merupakan
dialami oleh subjek penelitian misalnya perilaku, persepsi, sumber yang tidak langsung memberikan data kepada
motivasi, tindakan, dll. pengumpul data, misalnya lewat dokumen (Sugiyono, 2012).
Sedangkan menurut Strokes (2007, p.xi), penelitian Dalam penelitian ini, penulis akan menggunakan sumber data
kualitatif merupakan penelitian yang berkepentingan dengan sekunder yang berupa dokumen PT. Sketsa Cipta Graha
makna dan penafsiran. Metode kualitatif merupakan prosedur seperti kwitansi, tanda terima tukar TT, invoice, surat kontrak
yang menghasilkan data deskriptif berupa data tertulis atau antara pimpinan dengan klien, dan lain-lain.
lisan di masyarakat bahasa (Djajasudarma, 2006: 11).
Penelitian deskriptif menurut Mukhtar (2013, p.10) merupakan
517
518
AGORA Vol. 3, No. 1, (2015)
Teknik Pengumpulan Data. Selanjutnya, dijelaskan oleh pengalaman mendalam mengenai proyek kontraktor dan
Sugiyono (2009:225) bahwa pengumpulan data dapat pelanggan-pelanggan perusahaan karena Pak Doni yang
diperoleh dari hasil observasi, wawancara, dokumentasi, dan biasanya mengambil tagiham ke klien jika pembayarannya
gabungan/triangulasi. Pada penelitian ini peneliti dengan memberi cek / BG.
menggunakan teknik pengumpulan data dengan cara observasi,
dokumentasi, dan wawancara. Teknik Analisa Data. Menurut Moleong (2007), berikut
Dalam pengambilan data yang akan digunakan untuk teknik analisis data yang penulis pakai:
perancangan SOP adalah dengan studi pustaka dan studi 1. Menelaah seluruh data dari berbagai sumber
lapangan. Seluruh data yang diperoleh dari wawancara,
pengamatan dan pencatatan yang ada di
Teknik Penetapan Narasumber. Dalam penelitian ini, lapangan, serta dokumen-dokumen atau data
penulis menggunakan teknik purposive sampling. Menurut perusahaan dibaca, dipelajari, dan ditelaah
Sugiyono (2008, p. 218), purposive sampling adalah teknik keterkaitannya satu sama lain.
pengambilan sample sumber data dengan pertimbangan 2. Reduksi data
tertentu yakni sumber data dianggap paling tahu tentang apa Reduksi data dilakukan dengan cara pembuatan
yang diharapkan, sehingga mempermudah peneliti menjelajahi rangkuman, inti, proses dan pernyataan-
obyek atau situasi yang sedang diteliti. pernyataan dari aktivitas yang dilakukan
Dalam penelitian ini, ada dua narasumber yang dianggap karyawan biasanya yang dirasa penting.
sudah mewakili untuk memberikan data yang diperlukan dalam 3. Kategorisasi
penelitian ini, antara lain: Kategorisasi adalah sebuah langkah lanjutan
1. Narasumber yang pertama adalah Junie, seorang dengan memberikan coding pada gejala-gejala
administrator kontraktor. atau hasil-hasil dari seluruh proses penelitian.
Nama : Junie Zabaletha Kategori disusun atas dasar pemikiran atau
Usia : 31 tahun kriteria tertentu.
Gender : Perempuan 4. Penafsiran data
Jabatan : Administrator kontraktor Penafsiran data berguna untuk menjawab
Lama Kerja : 4 tahun rumusan masalah dilakukan dengan deskripsi
Mba Junie adalah karyawan administrator dalam proyek analitik, yaitu rancangan dikembangkan dari
kontraktor di perusahaan. Penulis memilih Mba Junie sebagai kategori-kategori yang ditemukan dan mencari
narasumber pertama karena dia adalah administrator yang hubungan yang disarankan atau yang muncul dari
mengurus segala hal terkait proyek kontraktor di perusahaan, data. Dalam hal ini, penulis mengidentifikasi
mulai dari pencatatan uang, pembuatan laporan pengeluaran beberapa business process dan merancang enam
proyek, menulis kwitansi pelunasan, dan sebagainya. Standard Operating Procedure yaitu SOP uang
masuk untuk sistem pembangunan borongan,
2. Narasumber kedua adalah Anung, seorang pengawas senior. SOP uang masuk untuk sistem pembangunan cost
Nama : Anung & fee, SOP pencatatan uang masuk untuk proyek
Usia : 31 tahun kontraktor, SOP penawaran harga dari supplier,
Gender : Laki-laki SOP pemesanan barang untuk proyek kontraktor,
Jabatan : Senior supervisor SOP pengeluaran uang melalui kas kecil.
Lama Kerja : 5 tahun 5. Pemeriksaan keabsahan data
Bapak Anung merupakan supervisor yang sudah bekerja Di dalam suatu penelitian kualitatif, pemeriksaan
cukup lama di perusahaan hingga dia diangkat menjadi senior keabsahan data atau kepercayaan data berguna
supervisor yang membawahi supervisor dibawahnya. Penulis untuk memastikan bahwa data-data penelitiannya
memilih Pak Anung sebagai narasumber kedua karena penulis benar-benar alamiah. Keabsahan data ini sama
yakin Pak Anung dapat memberi informasi yang jelas karena halnya dengan uji validitas dan reliabilitas dalam
biasanya beliau yang mengawasi dan mengamati keadaan dan penelitian kuantitatif. Untuk menetapkan
kondisi proyek di lapangan, lalu melaporkan progressnya ke keabsahan data diperlukan teknik pemeriksaan
pimpinan dan administrator. yang disebut dengan triangulasi.
Dalam hal ini, penulis melakukan analisis gap
3. Narasumber ketiga adalah Doni, seorang debt collector. yang membandingkan proses bisnis yang saat ini
Nama : Doni dijalankan perusahaan dengan yang diinginkan
Usia : 31 tahun perusahaan. Gap diperlukan untuk menjembatani
Gender : Laki-laki kesenjangan di dalam perusahaan agar
Jabatan : Debt collector implementasi sistem bisnis yang diinginkan dapat
Lama Kerja : 7 tahun diidentifikasi.
Bapak Doni merupakan debt collector yang sudah bekerja
paling lama di perusahaan. Penulis memilih Pak Doni sebagai Uji Keabsahan Data. Dalam penelitian ini penulis
narasumber ketiga karena penulis yakin Pak Doni memiliki menggunakan teknis triangulasi teknik untuk mencari data dari
518
519
AGORA Vol. 3, No. 1, (2015)
sumber yang dianggap memiliki pengaruh dalam perusahaan Area yang di SOP
dan dapat memberikan jawaban yang benar dan dapat selidiki
dipercaya. Sumber yang dimaksud adalah beberapa Proses 1. Di dalam SOP Penerimaan Uang Masuk
narasumber yang telah diwawancarai, hasil pengamatan secara untuk Sistem Pembangunan Borongan,
penulis melihat masih terlalu banyak
umum dan dengan demikian, maka penulis harus melakukan
jumlah angsuran yang harus di bayar
eksplorasi untuk mengecek kebenaran sumber data dari klien dalam proyek, sehingga membuat
berbagai macam sumber. aturan menjadi tidak fokus (tidak ada
Dalam hal ini, hasil wawancara akan dibandingkan dengan acuan pasti) karena banyaknya angsuran
hasil pengamatan di lapangan, jika sesuai akan dibuat bisa berubah-ubah tergantung
rancangan SOP-nya. Setelah jadi, maka hasil rancangan kesepakatan pimpinan dengan klien.
Standard Operating Procedure (SOP) akan dibandingkan Sebaiknya, dibuat peraturan agar jumlah
dengan dokumen terkait dan kenyataan dilapangan. Ini angsuran yang harus dibayar klien dapat
bertujuan untuk mengetahui apakah dokumen dan semua fakta pasti berapa kali dan tidak sebanyak
jumlah angsuran yang sekarang
yang didapatkan telah sesuai dengan yang ada dilapangan,
diterapkan perusahaan.
sehingga jika ada kesalahan masih dapat diperbaiki.
Setelah dilakukan analisis data, maka tahap akhir dari 2. Di dalam SOP Pencatatan Uang Masuk
perancangan ini untuk menghasilkan rancangan Standard untuk Proyek Kontraktor, penulis
Operating Procedure (SOP) bagi PT. Sketsa Cipta Graha. melihat debt collector sering bolak balik
Penulis mengharapkan Standard Operating Procedure (SOP) ke tempat klien karena uang yang
yang sudah dirancang dapat menggambarkan secara seharusnya dibayar klien pada tanggal
keseluruhan proses kegiatan yang ada dan yang dilakukan yang ditetapkan di Tanda Terima Tukar
dalam kenyataan sehari-hari dilapangan. Oleh karena itu, TT belum disedia. Administrator
seharusnya bisa menelpon klien terlebih
usulan atau saran perbaikan diharapkan dapat membantu
dahulu saat waktu penagihan untuk
perusahaan mencapai hasil terbaik memastikan apakah pembayaran
dilakukan dengan cash / memberi cek /
III. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN BG/ transfer. Jika klien membayar
Gambaran Umum Perusahaan. PT. Sketsa Cipta Graha dengan cash / memberi cek / BG,
administrator harus meyakinkan apakah
merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa
bisa diambil hari itu juga / tidak,
konstruksi bangunan yang berdiri tahun 2006 di Surabaya. sehingga debt collector bisa langsung
Dalam hal ini proyek pembangunan terbagi menjadi dua yaitu mengambil ke tempat klien dan tidak
pembangunan borongan dan pembangunan sistem cost and fee. perlu bolak-balik jika ternyata klien
Perusahaan ini didirikan oleh 4 orang sahabat yang dulunya belum mempersiapkan dana yang harus
berkuliah di universitas yang sama. Mereka adalah Robert dibayarkan.
Fadjarto dan Ricky C Bastian yang keduanya merupakan
lulusan IBM Universitas Kristen Petra, Frengky Budi Santoso 3. Di dalam SOP Pemesanan Barang untuk
dan Jemmy Oentoro yang keduanya merupakan lulusan Kontraktor, penulis melihat seharusnya
dalam pembayaran uang ke supplier
arsitektur Universitas Kristen Petra.
bisa dilakukan karyawan, tidak perlu
Kebanyakan konsumen dari perusahaan ini adalah melibatkan direktur. Direktur yang
berasal dari Pulau Jawa juga. Awal perusahaan ini berdiri sering lupa untuk membayar tagihan
sudah menggunakan bentuk PT (Perseroan Terbatas), dimana dari supplier karena kesibukan direktur
pada Juli 2006 awal didirikan perusahaan masih belum ada sendiri bisa membuat barang yang
karyawan di kantor. Perusahaan ini benar-benar mulai dari nol, dipesan lama dikirim. seharusnya
semua modal awal adalah dari masing-masing gabungan modal karyawan bisa melakukan pembayaran
4 orang ini. Tidak ada bantuan dari pihak luar seperti bank, atau pengeluaran dana sehingga direktur
dan lain-lain. Ditambah lagi jumlah supplier yang mau tidak repot jika harus membayar setiap
material yang dibeli sendiri. Ini
memberikan barang dalam jumlah besar amsih sedikit. Namun,
diakibatkan karena direktur masih
pada awal tahun didirikan, perusahaan sudah membukukan kurang percaya dengan karyawan di
keuntungan yang kumayan yang mencapai kisaran 200 juta-an. dalam kantor.
Analisis Gap. Dari bisnis proses yang ada, dapat dianalisis 4 4. Di dalam SOP Penerimaan Uang Masuk
area dengan menggunakan analisis gap. Analisis gap untuk Sistem Pembangunan Cost and
membandingkan proses bisnis yang saat ini dijalankan Fee, pembuatan laporan pengeluaran
perusahaan dengan yang diinginkan perusahaan. Gap proyek seharusnya tidak dibuat setiap
pekerjaan selesai. Sebaiknya laporan
diperlukan untuk menjembatani kesenjangan di dalam
pengeluaran proyek dibuat diakhir
perusahaan agar implementasi sistem bisnis yang diinginkan pekerjaan pada saat penagihan sehingga
dapat diidentifikasi. Berikut adalah tabel analisis gap. tidak membuang biaya untuk
Tabel 4 Tabel Analisa Gap pengiriman ke klien setiap akhir
519
520
AGORA Vol. 3, No. 1, (2015)
520
521
AGORA Vol. 3, No. 1, (2015)
521
522
AGORA Vol. 3, No. 1, (2015)