Universidad Cooperativa de Colombia

Facultad de Ingeniería de Sistemas

PROPUESTA DE TEMA:

SISTEMA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL

CONSULTORIO JURIDICO DE LA UNIVERSIDAD
COOPERATIVA DE COLOMBIA SECCIONAL
BARRANCABERMEJA - JURISCONTROL

MODALIDAD:
MONOGRAFIA
Barrancabermeja, 2010

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SISTEMA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL CONSULTORIO JURIDICO DE LA
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SECCIONAL BARRANCABERMEJA

Universidad Cooperativa de Colombia

Facultad de Ingeniería de Sistemas

PROPUESTA DE TEMA

SISTEMA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL

CONSULTORIO JURIDICO DE LA UNIVERSIDAD
COOPERATIVA DE COLOMBIA SECCIONAL
BARRANCABERMEJA -JURISCONTROL

AUTORES

LASCANO MONTERROSA ESTEBAN OCTAVIO

COD. 8031039
MORA MARTINEZ EVER ANTONIO
COD. 8062014

Barrancabermeja, 2010

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 SISTEMA DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL CONSULTORIO JURIDICO DE LA
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA SECCIONAL BARRANCABERMEJA

Información General del Proyecto

Título: Sistema de control y seguimiento del consultorio jurídico de la Universidad Cooperativa de Colombia seccional
Barrancabermeja.
Código del proyecto:
Modalidad:
Proyecto de Investigación: Informe Técnico:
Monografía: X Práctica Empresarial:
Director del proyecto:
Asesor Científico:
Asesor Metodológico:
Autores:
Nombre: Lascano Monterrosa Esteban Octavio Código: 8031039
Nombre: Mora Martinez Ever Antonio Código: 8062014
Nombre: Código:
Grupo de Investigación:
Línea de Investigación: Sistemas de Información
Entidades Interesadas:
Entidad: Consultorio Jurídico Universidad Cooperativa de Colombia.
Ciudad: Barrancabermeja. Departamento: Santander.

Entidad:
Ciudad: Departamento: Santander
Tipo de Entidad:
Universidad Pública: Universidad Privada: X Entidad Pública: ONG:
Centro de Investigación Privado: Instituto de Investigación Público: Empresa:
Centro Empresarial o Gremio de la Producción:
Lugar de Ejecución del Proyecto: Consultorio Jurídico de la Universidad Cooperativa de Colombia seccional Barrancabermeja
Ciudad: Barrancabermeja Departamento: Santander
Valor Total del proyecto:
Duración del Proyecto (en meses): 4 meses.
Tipo de Proyecto:
Investigación Básica: Investigación Aplicada: Desarrollo Tecnológico o Experimental: X
Descriptores / Palabras claves (5-8): Consultorio, Control, Organización, Sistema, Base de Datos, Aplicación web.

Programa Nacional de Ciencia y Tecnología sugerido:

Ciencia y Tecnología de la salud: Ciencias Básicas: Ciencia y Tecnología del Mar:
Estudios Científicos de la Educación: Biotecnología: Ciencias Sociales y Humanas:
Ciencias del Medio Ambiente y Hábitat:
Ciencia y Tecnologías Agropecuarias: Desarrollo Tecnológico Industrial y Calidad:
Investigaciones en Energía y Minería: Electrónica, Telecomunicaciones e Informática: X
Nombres completos, direcciones electrónicas e instituciones de tres investigadores expertos en el tema de su propuesta que
estarían en capacidad de evaluar proyectos de esta temática (esto no significa que sean los mismos que evalúen ésta
propuesta en particular).

1. Fabián Domínguez Caviedes. (Docente Universidad Cooperativa de Colombia – fed16@hotmail.com)

2. Edwin Durán Blandón. (Docente Universidad Cooperativa de Colombia – edubla01@yahoo.es)

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Descripción del Proyecto

1. Descripción del problema a resolver

Desde el año de 1999, impulsado por la Facultad de Derecho, se dio inicio al funcionamiento
del Consultorio Jurídico de la Universidad Cooperativa de Colombia en la Seccional
Barrancabermeja; que por su naturaleza, ha tenido como población objetivo a la comunidad
perteneciente a los estratos 1 y 2 de la ciudad y del Magdalena Medio, a la cual le ha ofrecido
servicios de asesoría y asistencia jurídica de manera gratuita.
La utilidad que representa para la ciudadanía de escasos recursos, y el impacto que se ha
generado con la puesta en marcha del Consultorio, se pueden medir por la ocurrencia de la
gran cantidad de casos que se atienden anualmente; los mismos que demandan una
importante labor administrativa y un exigente control de la abundante información que se
maneja.
Frente a esta situación, el personal encargado de dirigir el funcionamiento de la entidad, con
el interés de establecer métodos apropiados para el almacenamiento y control de la
información, ha recurrido a estrategias comunes de archivo físico, que si bien, son pertinentes
por la naturaleza documental de los procesos jurídicos, no son las mejores para garantizar la
eficacia en los procedimientos internos de control y seguimiento de cada caso, y no están a la
altura de una Institución de Educación Superior, teniendo en cuenta las funcionalidades y
grandes ventajas que en la actualidad ofrecen las tecnologías de información.

Entre otras falencias encontradas se considera importante mencionar la dificultad actual que
supone hacer una síntesis estadística de los casos atendidos en todos los años de
funcionamiento del consultorio, puesto que sería necesario recurrir a métodos manuales de
selección y clasificación de información, que no garantizarían precisión en los datos
obtenidos, los cuales podrían ser sumamente útiles para el diseño y coordinación de
estrategias de dirección para el mejoramiento de su estructura funcional.

Sumado a esto, existen limitaciones de espacio físico y canales de comunicación, ya que todo
el personal involucrado en los procesos de atención a los casos (estudiantes, asesores,

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asistentes y personal administrativo), para ejercer su labor de forma precisa, deben

trasladarse exclusivamente a las instalaciones del consultorio, donde reside el archivo físico
ya mencionado; generándose así un aumentado factor de ocupación de las oficinas y
desaprovechándose, las bondades que brindan los avances de las telecomunicaciones
actuales.

Teniendo en cuenta la situación, y sin ignorar el caos que se podría generar por una eventual
pérdida de la información contenida en los archivos por catástrofes de origen natural o de
responsabilidad humana, se hace necesaria la urgente implementación de un sistema
informático que mejore los procesos de asignación, seguimiento y control de los casos
jurídicos actuales, adaptado a las necesidades específicas del consultorio en mención, y que
al mismo tiempo genere protección a los datos, al contarse con una copia digital de la
información.

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2. Antecedentes

El seguimiento a los casos en el Consultorio Jurídico de la Universidad Cooperativa de

Colombia seccional Barrancabermeja, hasta la fecha ha soportado todos sus procesos
apoyado en un archivo físico constituido con carpetas asignadas a cada uno de los
estudiantes, donde se archivan los documentos relevantes de las actuaciones en cada caso
que se atiende; igualmente se diligencia un formato de seguimiento donde se detallan las
acciones seguidas en todo el proceso.

Externamente, es de apreciar, la acelerada evolución de la industria del software en la

actualidad; lo que conduce constantemente al desarrollo de herramientas importantes para el
control de información de cualquier índole y para cualquier área del conocimiento; incluido el
ejercicio del derecho.

Las herramientas ofrecidas en el mercado para la labor jurídica son diversas, y van desde
simples agendas para Abogados hasta completos sistemas de gestión jurídica. Entre todas
ellas, una de las más completas es Abogafin, concebido como un sistema para la gestión de
expedientes jurídicos, creado por Netfincas Software, que combina actividades contables con
el control de expedientes, diarios de operaciones y otras funcionalidades.
Sin embargo, pocas de estas herramientas comerciales son de aplicación específica en los
consultorios jurídicos universitarios, puesto que no incluyen los módulos necesarios para la
gestión pedagógica.
Por tal motivo, solo se consideran como directamente comparables, los sistemas
desarrollados específicamente para la gestión interna de diversos consultorios jurídicos
pertenecientes a Universidades de otras ciudades del país, que contienen las mismas
funcionalidades del sistema que se pretende construir.

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3. Objetivos del Proyecto

Objetivo General:

Implementar un sistema de información para el control y seguimiento de los casos

atendidos en el Consultorio Jurídico de la Universidad Cooperativa de Colombia, seccional
Barrancabermeja.

Objetivos Específicos:

Ø Aplicar una metodología propia de la Ingeniería de Sistemas, para la recolección de

la información y el levantamiento de los requisitos reales del sistema a diseñar.

Ø Realizar el diseño físico y lógico de la base de datos del sistema, que represente la
estructura y modele las relaciones existentes entre los datos del Consultorio
Jurídico.

Ø Codificar una aplicación web que soporte los requisitos del sistema, y brinde la
funcionalidad requerida para la manipulación y síntesis de la Información contenida
en la base de datos.

Ø Definir los recursos tipo Hardware y Software requeridos para la correcta

implementación del sistema diseñado.

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4. Justificación

La administración de la información se ha convertido en un componente crítico para cualquier

organización que quiera ejerce un control efectivo en todos sus procesos internos. El
Consultorio Jurídico de la Universidad Cooperativa de Colombia en Barrancabermeja no es
ajeno a dicha realidad, y aún menos, si se considera el carácter pedagógico y legal, que
reviste la información que maneja.

Ejecutar esa labor administrativa se ha convertido en una tarea compleja e incontrolable, ya

que no se cuenta con las herramientas apropiadas, que le garanticen agilidad y calidad al
proceso; por tal motivo, que se considera pertinente el diseño y la implementación de un
sistema informático, adaptado a las necesidades específicas del Consultorio, que brinde las
funcionalidades de seguimiento y control que requieren los casos desde que se reciben, hasta
que se concluyen.

Los población directamente beneficiada con la implementación del sistema, la componen

principalmente los estudiantes encargados de brindar asistencia legal a los usuarios del
servicio ofrecido por el consultorio, y los docentes implicados en la evaluación continua de los
procesos asignados a los estudiantes, ya que el entorno web en que se concibe, permitirá
ejecutar el seguimiento necesario, desde cualquier lugar donde se tenga acceso a Internet,
sin limitaciones de espacio y tiempo que se causan por la dependencia de un lugar físico.

Es también importante resaltar los beneficios propios que resultan de tener organizada la
información en una base de datos; entre los cuales se tiene la disminución de la redundancia,
el aumento de la seguridad, y el mantenimiento de la integridad.

Se concluye en últimas, que las ventajas del sistema se verán reflejadas en la calidad del
servicio que se presta a la ciudadanía, pues con el acceso a los beneficios generados por el
software, no será necesario improvisar la infraestructura informática.

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5. Bibliografía

· PRESSMAN, Roger S. Ingeniería del Software, un enfoque práctico. 6 Edición,

McGraw-Hill, 2005.

· SPONA, Helma. Programación de bases de datos con MySQL y PHP. 1 Edición,

Marcombo, 2010.

· WHITTEN, Bentley. Análisis y diseño de sistemas de Información. 3 Edición, McGraw-

Hill, 2003.

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 ANEXO 1
DOCUMENTOS QUE DEBEN ADJUNTARSE A LA PROPUESTA
Además de cumplir con los requisitos establecidos en los términos de referencia de la
Convocatoria se deben adjuntar los siguientes documentos:

1. Cuando el trabajo se realiza para una entidad, debe anexarse a la propuesta de tema la carta
de intención en la que se manifiesta por parte de la empresa su interés, conocimiento y
aprobación de la propuesta, y la aceptación de las condiciones y responsabilidades que
asume para el desarrollo del trabajo. Esta carta debe ir firmada por el representante de la
empresa o en su defecto la persona que esta asesorando la propuesta de tema (Nombre y
Apellido completo, Profesión y Especialización).

2. La propuesta de Tema es presentada por los estudiantes para ser evaluada por los miembros
del comité de Investigaciones de la Facultad de Ingeniería de Sistemas.

3. Entregar tres (3) ejemplares de la propuesta de los cuales una es original y las otras dos
copias; en la Decanatura de Ingeniería de Sistemas.

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