Nama : Defi Mei Susanti

Nomor absen : 04

NIM : 203140514111006

TUGAS 6 : FORMULIR

Soal dan jawaban halaman 61

1. Jelaskan mengenai pengertian formulir dan manajemen formulir!
Jawab:
 Pengertian formulir menurut beberapa ahli antara lain
1) Formulir adalah sarana yang digunakan untuk mendapatkan data dari
berbagai aktivitas kantor dan biasanya dibuat secara terstandar (Rasto,
2015).
2) Formulir merupakan selembar kertas atau karton yang dicetak untuk
digunakan dalam pengumpulan dan pengiriman informasi (Terry, G. R
dalam Rasto, 2015).
3) Formulir adalah selembar kertas yang memiliki data tetap dan ruang dan
ruang kosong untuk diisi data. Data tetap merupakan informasi yang
konstan atau diketahui sebelumnya dan merupakan bagian bagian standar
dari formulir (Balachandran, V dan Chandrasekaran, V dalam Rasto,
2015).
4) Formulir kantor adalah selembar kertas atau lebih yang digunakan untuk
mencatat kegiatan kantor yang bersifat repetitif/berulang-ulang dengan
mencantumkan instruksi atau pertanyaan mengenai urutan data atau
informasi apa saja yang harus diisi atau dilengkapi oleh penggunanya
untuk diteruskan kepada pihak-pihak yang berkepentingan untuk
mengolah dan membuat keputusan atas data dan informasi tersebut
(Nuraida, 2015).

Dapat disimpulkan bahwa formulir merupakan sarana pencatatan data dan

informasi dari kegiatan berorganisasi yang didesain sesuai dengan kebutuhan
informasi baik berupa tekstual maupun elektronik yang terstandar.

 Pengertian manajemen formulir

Merupakan suatu proses kegiatan pengendalian penciptaan formulir, produksi,
dan penggunaan formulir secara sistematis sesuai dengan standar yang ada
(ANRI: Modul Manajemen Persuratan dan Formulir 2009).

2. Jelaskan tujuan dan manfaat dari formulir!

Jawab:
  Menurut Sedarmayanti (2001), mengemukakan tujuan dan manfaat dari
disusunnya formulir secara umum adalah sebagai berikut:
1) Dalam rangka mengurangi kesibukan mengutip atau menyalin kembali
keterangan yang sama atau berulang-ulang
2) Mengatur agar terjadi keseragaman atau pembakuan kerja
3) Memberikan kemudahan dalam mengklasifikasikan data
4) Memberikan kemudahan dalam tata kerja, prosedur kerja, dan sistem kerja
5) Dapat digunakan sebagai pemberi instruksi
6) Formulir juga dapat digunakan sebagai alat perencanaan
7) Dapat digunakan sebagai pengawasan dan evaluasi
 Manfaat adanya formulir yaitu:
1) Adanya keseragaman dalam melaksanakan pekerjaan
2) Mempermudah pengklasifikasian data
3) Alat untuk memberikan intruksi dari pimpinan kepada bawahan
4) Menerbitkan prosedur dan tata kerja
5) Sarana pengendalian (kontrol) dalam pelaksanaan kegiatan

3. Sebutkan jenis-jenis formulir!

Jawab:
Ragam jenis formulir dapat dikategorikan berdasarkan fungsinya, berdasarkan asalnya,
dan berdasarkan bentuknya (Rasto, 2015) (Nuraida, 2014) yaitu:
a) Berdasarkan fungsinya, misalnya formulir pendaftaran mahasiswa baru, formulir
penjualan, formulir pengajuan KTP, dan lain sebagainya.
b) Berdasarkan asalnya terbagi menjadi 2 yaitu formulir intern dan formulir ekstern.
Formulir intern adalah formulir yang dipergunakan di dalam lingkungan sebuah
organisasi, misalnya formulir pengajuan cuti kerja. Sedangkan formulir ekstern
adalah formulir yang dipergunakan untuk berhubungan dengan pihak-pihak
eksternal organisasi, misalnya formulir tarik tunai.
c) Berdasarkan bentuknya dapat digolongkan menjadi 2, yaitu single copy form dan
multiple copy form. Single copy form digunakan apabila hanya salinan asli yang
dipergunakan dari formulir tersebut, sedangkan multiple copy form dalam
pengisiannya memerlukan satu kali mengisi. Sedangkan untuk formulir dinas
umumnya terdapat lima bentuk yaitu Formulir Tunggal, Formulir Stub Type,
Formulir Continous Stub Type, Formulir Kipas, dan Formulir Continous Semi
Strip.

4. Sebutkan prinsip dan pertimbangan dalam merancang formulir!

Jawab:
 Beberapa prinsip yang harus diikuti dalam merancang pembuatan formulir kantor
menurut (Rasto, 2015) yaitu:
1. Prinsip kegunaan
Beberapa alasan timbulnya formulir, yaitu:
- Dapat merekam data secara sistematis
- Menghindari pencatatan data tertentu secara berulang-ulang
- Memperbaiki tanggung jawab atas pekerjaan yang dilakukan
2. Prinsip standarisasi
Standarisasi dapat mengurangi biaya dan juga menghilangkan kemungkinan
kebingungan. Formulir dapat distandarkan dengan:
- Kualitas kertas
- Jumlah salinan yang akan dicetak
- Warna kertas
- Cara memproduksinya
3. Prinsip pengendalian terpusat
Untuk mengurangi bertambahnya formulir baru dalam organisasi, maka
rancangan desain, penggunaan dan penggantian formulir harus dilakukan
secara terpusat.
4. Prinsip integrasi sistem
Untuk menghindari pengandaan informasi, formulir harus dirancang
sesuai dengan desain sistem.
5. Prinsip kemudahan memasukkan data
Rancangan formulir harus memudahkan pengguna dalam memasukkan
data ke dalam formulir.
6. Prinsip banyak kegunaan
Untuk membantu melaksanakan pengendalian formulir yang lebih baik
dan ekonomis, formulir harus dapat digunakan untuk lebih dari satu tujuan.
7. Prinsip identifikasi
Formulir harus mudah diidentifikasi sesuai dengan kebutuhan organisasi.

 Dalam merancang formulir terdapat beberapa faktor yang perlu diperhatikan dan
dipertimbangkan menurut (Rasto, 2015) yaitu:
1. Kesesuaian
Formulir harus dirancang sesuai dengan kebutuhan, tujuannya agar pekerjaan
kantor mudah dilakukan.
2. Kemudahan penggunaan
Formulir harus dirancang sedemikian rupa sehingga mudah digunakan, baik
secara manual maupun menggunakan mesin atau komputer.
3. Kesederhanaan
 Formulir yang dirancang dengan sederhana dapat memungkinkan penggunaan
yang mudah dan penyelesaian pengisian formulir dengan cepat.
4. Ukuran
Harus dirancang dengan ukuran yang tepat sesuai tujuan dari pembuatan
formulir tersebut.
5. Judul dan nomor
Setiap formulir harus memiliki judul dan nomor yang harus dicetak di bagian
atas. Judul harus singkat dan sederhana.
6. Ukuran dan bentuk huruf
Formulir harus memiliki tampilan yang rapi dan nyaman dilihat agar dapat
dibaca dengan mudah.
7. Jenis kertas yang tepat
Jenis kertas yang digunakan tergantung pada faktor-faktor seperti metode
penyampaian formulir kepada pengguna, tampilan yang diinginkan, periode
penyimpanan formulir dan kesan yang diinginkan.
 Menurut (Nuraida, 2014) ada 2 pertimbangan yang perlu diperhatikan dalam
merancang sebuah formulir yaitu:
1. Pertimbangan fungsional
Dalam pertimbangan fungsional terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu:
a. Tujuan penggunaan formulir
Tujuan penggunaan formulir tersebut harus berdasarkan pada
prosedur.
b. Informasi yang perlu dimasukkan
Memasukkan keterangan-keterangan yang diperlulkan dalam formulir
tersebut.
c. Identifikasi secukupnya
Judul formulir harus menunjukkan tujuan yang tepat.
d. Item menurut urutan logis
Merupakan langkah normal dalam pekerjaan dan item yang
bersangkutan harus dikelompokkan sesuai kebutuhannya.
e. Bentuk umum formulir
Formulir mempunyai pola umum yang merupakan hal terpenting
dalam metode penyelesaian, seperti:
1) Alighment, yaitu rata kiri dan rata kanan.
2) Check box/box caption, yaitu tempat khusus untuk memberi
tanda check list.
3) Shading and border, yaitu kolom tertentu yang berisi arsiran
yang berguna untuk menunjukkan kepada pengguna/pengolah
bahwa formulir tersebut perlu mendapatkan perhatian
khusus/prioritas.
 f. Jumlah salinan/tembusan
Tergantung pada penggunaan formulir tersebut. Terdapat 2 macam
pertimbangan, yaitu:
1) Siapa yang membutuhkan salinan/tembusan.
2) Bagaimana salinan/tembusan tersebut dibutuhkan.
2. Pertimbangan fisik
Sama halnya dengan pertimbangan fungsional, pertimbangan fisik juga
memiliki hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
a. Tinta
Tinta yang digunakan harus memberi warna yang kontras dan tepat
pada kertas dan harus menghasilkan cetakan yang jelas, seragam, dan
licin.
b. Cetakan
Jenis cetakan harus dipilih berdasarkan pada kemudahan untuk dibaca.
Item yang sama dianggap penting sebaiknya dicetak dengan jenis
huruf yang sama pada lembar formulir yang dimaksud.
c. Kertas yang dipilih untuk digunakan
Dalam memilih kertas yang digunakan untuk membuat formulir perlu
diperhatikan terlebih dahulu sifat-sifat dari kertas tersebut, antara lain:
1) Berat (weight)
2) Jenis (grade) kertas : berarti kualitas kertas
3) Serat (grain) : penting karena mendeterminasi kekakuan kertas
4) Warna (color) : kemungkinan untuk menggunakan kertas
berwarna yang mahal daripada kertas putih perlu
dipertimbangkan
5) Ukuran (size) : dideterminasi oleh jumlah keterangan yang
akan dimuat.
d. Metode dalam membuat salinan/tembusan karbon
Terdapat berbagai cara dalam menggunakan kertas karbon pada
formulir, antara lain:
1) Memasukkan kertas karbon dengan tangan
2) Menggunakan kertas karbon “sekali pakai”
3) Kertas karbon dalam mesin
4) Karbon campur lilin yang dicantumkan pada bagian belakang
formulir.

5. Jelaskan tahapan dari pembuatan formulir!

Jawab:
 1. Semua informasi yang diperoleh disortir kemudian dikelompokkan sesuai dengan
kebutuhan informasi yang diharapkan. Dimana tahapan ini berfungsi untuk
melengkapi dan memproses desain formulir.
2. Konsep formulir dipersiapkan. Sebelum formulir diberlakukan sebaiknya diuji coba
terlebih dahulu. Apabila pada saat uji coba terdapat beberapa kesulitan misalnya
pengguna formulir mengalami kebingungan atau kesulitan dalam mengisi formulir
tersebut.
3. Formulir yang sudah diujicobakan dapat diberlakukan setelah mendapatkan
persetujuan dari pimpinan.

Contoh formulir internal

FORMULIR PENGAJUAN CUTI

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama :
Posisi/ Jabatan :
Divisi :

Dengan ini mengajukan cuti tahunan untuk tahun, ..........., ………… dan ………
selama ………(………………..) hari kerja, terhitung mulai tanggal ………………..
sampai dengan ……………………….

Selama menjalankan cuti, alamat adalah di ………………………………………........

Demikian permintaan ini saya buat untuk dapat dipertimbangkan sebagaimana

mestinya.

Hormat saya,

………………
Contoh formulir eksternal

Contoh formulir kantor berdasarkan fungsinya

Contoh formulir kantor berdasarkan bentuknya
Contoh formulir kantor yang berkaitan dengan manajemen arsip
Desain formulir tentang Peminjaman Arsip Dinamis

ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Jl. Ampera Raya No. 7 Cilandak Timur, Jakarta Selatan 12560
Telp. 62-21-78058561 Fax 62-21-78100280
http://www.anri.go.id email: info@anri.go.id

FORMULIR PEMINJAMAN ARSIP

Nama Peminjam/ Tamu : Siti Juhroh
Depo :A No : 828268141212006
No. Khazanah Arsip No. Arsip Judul Deskripsi
1. Personal File TU.00.02 Personal File Andi Hakim

Keterangan :
Uraian Nama Tanggal Paraf
Petugas R. Baca yang meneruskan pesanan Layanan Arsip Statis
Petugas Depo yang menyerahkan arsip
Petugas Ruang Transit
Peminjam Arsip (saat menerima arsip) Siti Juhroh
Peminjam Arsip (saat mengembalikan arsip)
Petugas Depo yang menerima pengembalian
arsip

Catatan :
Segera