Anda di halaman 1dari 4

Job Desc

1. Ketua Panitia
a. Mengangkat personil kepanitiaan
b. Bertanggungjawab atas pelaksanaan kegiatan secara umum
c. Koordinasi seksi
d. Memberi keputusan final yang bersifat mutlak ketika ada suatu masalah yang
berlarut-larut
e. Mengamati segala hal yang tidak terduga (memahami segala hal yang terjadi
dalam kepanitiaan)

2. Wakil Ketua
a. Membantu ketua dalam koordinasi seksi
b. Membantu ketua mengetahui kebutuhan semua seksi

3. Sekretaris
a. Melakukan administrasi persiapan kegiatan
b. Mengorganisir semua kegiatan yang bersifat administratif
c. Mengkordinir secara khusus seksi kesekretariatan
d. Mengetik proposal sponsor
e. Mencatat hasil rapat koordinasi
f. Mengurus surat-menyurat
g. Mengetik laporan kegiatan seminar

4. Bendahara
a. Menghubungi pihak-pihak terkait untuk mencairkan dana seminar
b. Berkoordinasi dengan ketua untuk membuat proposal pendanaan seminar
c. Koordinasi dengan semua seksi untuk pendanaan
d. Memegang seluruh keuangan acara
e. Memegang seluruh bukti penerimaan dan pengeluaran keuangan

5. Seksi Acara
a. Mentukan tema seminar
b. Menyiapkan konsep dan rundown acara, para petugas pengisi acara serta
perangkat yang diperlukan terkait pelaksanaan acara
c. Menghubungi semua petugas pengisi acara (nara sumber, moderator, MC)
d. Menentukan materi/topik seminar
e. Menentukan jadwal acara
f. Memimpin prosesi acara
g. Berkoordinasi dengan unit-unit fungsi kepanitiaan yang lain dalam rangka
pelaksanaan prosesi acara
h. Melaporkan hasil prosesi acara kepada ketua panitia
i. Menyiapkan cinderamata untuk pembicara
j. Mensosialisasikan konsep acara pada seluruh seksi

6. Seksi Kesekretariatan (Kegiatan dan Lomba)


a. Menyiapkan format piagam peserta, pembicara, panitia, dan pemenang lomba
b. Menyiapkan undangan
c. Menyiapkan daftar peserta
d. Mengatur registrasi setiap peserta
e. Menyiapkan surat-surat

7. Seksi Perlengkapan, dekorasi dan keamanan


a. Mencari tahu semua kebutuhan seksi, terutama peralatan kesekretariatan dan
usaha dana
b. Menyiapkan semua kebutuhan seksi pada saat persiapan dan hari H kegitan
c. Seminar Kit untuk peserta (pulpen, notebook, hard copy materi seminar)
d. Menyiapkan dekorasi ruangan, panggung
e. Mendata dan mencatat semua alat yang berupa pinjaman
f. Menjaga semua peralatan dan dapat bekerja sama dengan seksi keamanan
g. Merencanakan dan memesan jumlah spanduk dalam ruangan dan di luar ruangan
(indoor dan outdoor)
h. Berkoordinasi dengan seksi acara mengenai tema seminar
i. Menyiapkan sound system untuk setiap acara yang bersangkutan
j. Memastikan kelengkapan dan ketersediaan peralatan yang dibutuhkan untuk acara
pada hari “H”..
k. Melakukan briefing dan gladi resik sebelum perlengkapan tersebut dipergunakan
l. Berkoordinir dengan pihak gedung dan kontraktor penyedia audio visual untuk
memastikan kesiapan operator bila audio visual atau sound system tidak berfungsi
dengan baik pada saat acara berlangsung.

m. Menentukan area parkiran


n. Membuat pos keamanan di daerah parkir dan lokasi acara
o. Berkoordinasi dengan pihak sekretaris dan humas untuk membuat ijin parkir dan
untuk menghadirkan pihak polisi/satpam
p. Menyimpan seluruh perlengkapan seksi lain dalam satu tempat yang aman
q. Mengembalikan barang-barang yang berupa pinjaman
r. Menentukan dan menyiapkan tempat seminar
s. Melaporkan kegitan publikasi, dekorasi dan keamanan kepada ketua

8. Seksi Transportasi
a. Menyiapkan transportasi untuk seluruh rangkaian persiapan dan hari H kegiatan
b. Mengkoordinasi dengan koordinator seksi-seksi yang membutuhkan
bantuan/transportasi untuk pengambilan dan pengembalian barang
c. Melaporkan kegitan transportasi kepada ketua.

9. Seksi Konsumsi
a. Merencanakan konsumsi kegiatan
b. Memesan konsumsi kegiatan
c. Menyajikan konsumsi kegiatan
d. Berkoordinasi dengan unit-unit fungsi kepanitiaan yang lain dalam rangka
optimalisasi bidang konsumsi
e. Melaporkan hasil kegiatan bidang konsumsi kepada ketua

10. Seksi Dokumentasi, Publikasi dan Humas


a. Memetakan dan menyiapkan kebutuhan kegiatan terkait dengan publikasi,
dokumentasi dan humas
b. Menentukan media publikasi dan mempublikasikan kegiatan, misalnya melalui surat
kabar, facebook, twitter, media tempel, spanduk, baligho, dan lain-lain
c. Mendokumentasikan kegiatan melalui foto dan rekaman.
d. Berkoordinasi dengan unit-unit fungsi kepanitiaan yang lain dalam rangka
optimalisasi bidang publikasi, dokumentasi dan humas.
e. Mengorganisir distribusi surat-surat dan undangan kegiatan
f. Memberikan penjelasan kepada pihak-pihak terkait kegiatan
g. Mengurus ijin mengenai segala hal yang berkaitan dengan kegiatan
h. Mendampingi pengisi acara
i. Melaporkan hasil kegiatan bidang publikasi, dokumentasi dan humas kepada ketua
panitia

11. Seksi Dana Usaha


a. Mengetahui rencana kebutuhan dana masing-masing seksi
b. Menetapkan rencana total kebutuhan dana kegiatan
c. Menetapkan berbagai cara dan sumber pendanaan kegiatan
d. Mengusahakan pendanaan kegiatan
e. Berkoordinasi dengan bendahara terkait dana kegiatan
f. Melaporkan hasil kegiatan usaha dana kepada ketua panitia

12. Lomba
a. Menentukan macam lomba
b. Bekerja sama dengan seksi acara dalam mengatur jalannya lomba
c. Memimpin jalannya lomba
d. Menentukan tim penilai (juri) lomba
e. Bekerja sama dengan sponsor lomba
f. Bekerja sama dengan semua seksi terkait lomba
g. Melaporkan kegiatan kepada panitia dan koordinator khusus lomba (Jean)