Riniastuti@Manpro-LIKMI

 Memahami berbagai tahapan dalam Manajemen Cakupan

 Memahami input dan output dari tiap tahapan Manajemen
Cakupan
 Memahami berbagai alat penilai pemilihan proyek
 Mengerti berbagai teknik membuat WBS
 Mengenal bentuk-bentuk WBS
 Memahami perbedaan antara perencanaan, pelaksanaan
dan evaluasi dari tiap tahap
 Cakupan : seluruh pekerjaan yang terlibat dalam pembuatan
produk dari proyek dan proses-proses yang digunakan;
menjelaskan apa yang dilakukan dan tidak
 Deliverables: produk yang dihasilkan sebagai bagian dan
proyek (PK/ PL, dokumen rancangan, catatan pertemuan)
 Manajemen Cakupan proyek: proses-proses menentukan
dan mengontrol apa yang termasuk dalam proyek dan apa
yang tidak
 Initiation
memulai proyek atau melanjutkan ke fase berikutnya
 Scope planning
membuat dokumen sebagai dasar pengambilan keputusan proyek
 Scope definition
membagi deliverables proyek ke dalam komponen-komponen yang
manageable
 Scope verification
formalisasi penerimaan Cakupan proyek
 Scope change control
mengontrol perubahan terhadap Cakupan proyek
 Langkah pertama adalah melihat BiG PicTuRe/ rencana
strategis dari organisasi
 Di dalamnya termasuk proses pemilihan proyek dalam
rangka mendukung rencana strategis organisasi
 Perencanaan strategis meliputi penentuan tujuan bisnis
jangka panjang
 Proyek-proyek TI harus mendukung tujuan bisnis strategis
dan finansial
 No Alasan No Alasan
1 Mendukung tujuan bisnis eksplisit 9 Probabilitas mencapai keuntungan
2 Memiliki IRR yang baik 10 Akuntansi ROI yang baik
3 Mendukung tujuan bisnis implisit 11 Probabilitas penyelesaian proyek
baik
4 Memiliki NPV yang baik 12 Sesuai kebutuhan teknis
5 Memiliki PBP yang reasonable 13 Mendukung kebutuhan legal
6 Merespon sistem kompetitif 14 Indeks provitabilitas baik
7 Mendukung manajemen keputusan 15 Menerapkan teknologi baru
8 Sesuai batasan budget

Bacon, James. The Use of Decision Criteria in Selecting IS/IT Investments, MIS Quarterly.
Vol.16 No.3 (September 1992)
Kebanyakan organisasi melaksanakan proses perencanaan
dalam memilih proyek-proyek TI
 Buat rencana strategisTI berdasarkan rencana strategis
menyeluruh
 Lakukan analisis area bisnis
 Tentukan proyek-proyek potensial
 Pilih proyek-proyek TI dan bagi sumber daya
 Biasanya, proyek yang ada lebih banyak daripada waktu dan
sumber daya untuk mengimplementasikannya
 Perlu mengikuti proses logis untuk memilih proyek-proyek TI
 Metode:
▪ Fokus pada kebutuhan organisasional
(pentingnya proyek, dana yang tersedia, keinginan berhasil)
▪ Pengelompokan proyek
(masalah, peluang, atau arahan?; kategori waktu; prioritas)
▪ Analisis finansial
(NPV, ROI, PBA)
▪ Penggunaan model skor berbobot
▪ Implementasi BSC
 Kesepakatan bersama dari anggota organisasi bahwa proyek
yang dimaksud memang memiliki “nilai yang tinggi”.
 Seperti pepatah : “It is better to measure gold roughly than
count pennies precisely”
 Memenuhi kriteria :
▪ need → apakah memang dirasa perlu?
▪ funds → apakah memang organisasi memiliki dana yang memadai
untuk proyek yang dimaksud?
▪ will → Apakah ada keinginan kuat agar proyek berhasil?
 Kategori 1, apakah proyek merupakan :
▪ Jawaban akan masalah
▪ Sebuah peluang agar organisasi lebih beruntung
▪ Keharusan karena adanya peraturan-peraturan yang berlaku
 Kategori 2 : lamanya proyek dan kapan akan dibutuhkan
 Kategori 3 : prioritas proyek
 Pertimbangan finansial merupakan hal yang sangat penting
dalam pemilihan proyek
 Metode yang umum digunakan :
▪ Net Present Value (NPV) analysis
▪ Return on Investment (ROI)
▪ Payback analysis
 Yaitu metode perhitungan pendapatan atau pengeluaran
dana dari sebuah proyek dengan memperhitungkan seluruh
pemasukan dan pengeluaran masa depan berdasarkan nilai
saat ini
 Proyek dengan NPV positif dapat dipertimbangkan jika nilai
finansial merupakan kriteria utama
 Perhitungan:
▪ Tentukan estimasi biaya dan keuntungan proyek dan produknya
▪ Tentukan discount rate (sesuai organisasi)
▪ Hitung NPV = t =1..n A (1 + r ) t
Semakin tinggi NPV, semakin baik
 Note
that
totals
are
Uses equal
Excel’ ,
s but
npv NPVs
functi are
on not.
Multiply
by the
discount
rate each
year, then
take cum.
benefits –
costs to
get NPV
 Dihitung dengan rumus:
(total _ discounted _ benefits− total _ discounted _ cos ts)
ROI =
discounted _ cos t

 Beberapa organisasi memiliki batasan minimum ROI yang

diterima dalam investasi
 Internal Rate of Return (IRR) dapat dihitung dengan
NPV=nol

Semakin tinggi ROI, makin baik

 Pertimbangan lainnya adalah analisis payback.
 Payback period (PBP) adalah waktu pengembalian, dalam
bentuk pemasukan kas, jumlah biaya investasi dari sebuah
proyek
 Payback terjadi ketika kumulasi discounted benefits dan
costs > 0
 Beberapa organisasi menginginkan proyek TI memiliki PBP
pendek
 Seleksi proyek berdasarkan kriteria
▪ Identifikasi kriteria yang penting untuk proses seleksi proyek
▪ Berikan bobot (persentase) tiap kriteria hingga totalnya 100%
▪ Berikan skor dari tiap kriteria untuk setiap proyek
▪ Kalikan skor dengan bobot dan hitung total skor terbobot
 Makin tinggi skor terbobot, semakin baik
 Pencetus: Drs. Robert Kaplan dan David Norton
 Pendekatan untuk memilih dan mengelola proyek yang
selaras dengan strategi bisnis
 BSC melakukan konversi nilai-nilai pendorong organisasi
(layanan pelanggan, inovasi, efisiensi operasional, dan
performansi finansial) ke dalam metriks yang ditentukan
 Setelah menentukan proyek yang akan dikerjakan, project
charter mendokumentasikan keberadaan proyek secara
formal dan memberikan arah tujuan dan manajemen
proyek
 Stakeholders utama proyek menandatangani project charter
sebagai tanda persetujuan kebutuhan proyek
 Pernyataan Cakupan : dokumen yang berisi common
understanding dari Cakupan proyek. Meliputi:
▪ Justifikasi proyek
▪ Deskripsi produk-produk proyek
▪ Rangkuman seluruh deliverables proyek
▪ Pernyataan faktor-faktor penentu keberhasilan proyek
 Definisi Cakupan yang baik
▪ Meningkatkan akurasi estimasi waktu, biaya, dan sumber daya
▪ Memberikan baseline pengukuran performansi dan kontrol proyek
▪ Membantu komunikasi tanggung jawab kerja
• A beginning process that formally
authorizes the project manager and team
to develop the scope management plan

• This entails
– Conceptualizing the Scope Boundary
– Developing the Scope Statement

6/20/2020 7:07 AM 27
• Project-Oriented Scope
– Deliverables that support the project management and IT
development processes defined in the Information Technology
Project Methodology (ITPM).
– Examples
• Business case, project charter and project plan, etc.

• Product-Oriented Scope
– High-level features and functionality of the application system
– First cut for requirements definition that will be defined in greater detail
during the systems development life cycle (SDLC)
– Examples
• Add new customer, look up customer balance, print daily sales report
by region, etc.

6/20/2020 7:07 AM 28
•
 Scope planning: Deciding how the scope will be defined,
verified, and controlled.
•
 Scope definition: Reviewing the project charter and preliminary
scope statement and adding more information as requirements
are developed and change requests are approved.
•  Creating the WBS: Subdividing the major project deliverables
into smaller, more manageable components.
•  Scope verification: Formalizing acceptance of the project
scope.
•  Scope control: Controlling changes to project scope.

6/20/2020 7:07 AM 29
• The scope management plan is a document
that includes descriptions of how the team will
prepare the project scope statement, create
the WBS, verify completion of the project
deliverables, and control requests for changes
to the project scope.

• Key inputs include the project charter,

preliminary scope statement, and project
management plan.
6/20/2020 7:07 AM 30
 Scope Definition and the
Project Scope Statement
• The important of project scope statement
– Improve the accuracy of time, cost, and resource
estimate
– Define a baseline for performance measurement and
project control
– Aids in communicating clear work responsibilities

• Main tools and techniques

– Analyzing products
– Identifying alternative approached to doing the work
– Understanding and analyzing stakeholder needs
– Using expert judgment
6/20/2020 7:07 AM 31
 Scope Definition and the
Project Scope Statement

• The preliminary scope statement, project

charter, organizational process assets, and
approved change requests provide a basis
for creating the project scope statement.

• As time progresses, the scope of a project

should become clearer and more specific.

6/20/2020 7:07 AM 32
 Scope Definition and the
Project Scope Statement

• Project scope statements should include

– A description of the project
– Overall objectives and justification
– Detailed description of all project deliverables
– The characteristics and requirements of
products and services

6/20/2020 7:06 AM 33
 Scope Definition and the
Project Scope Statement
• Project scope statement is helpful to document
– Project success criteria
– Project boundaries
– Product acceptance criteria
– Project constraints and assumptions
– Project organization
– Defined risks, schedule milestones
– Cost estimation
– Approve requirement
– Configuration management requirement

6/20/2020 7:06 AM 34
6/20/2020 7:06 AM 35
• A WBS is a deliverable-oriented grouping of the work involved in a project that
defines the total scope of the project.

• A WBS is a foundation document that provides the basis for planning and
managing project schedules, costs, resources, and changes.

• Decomposition is subdividing project deliverables into smaller pieces.

• Work package is a task at the lowest level of the WBS that the project manager
is using to monitor and control the project

6/20/2020 7:06 AM 36
 Verifikasi ruang Cakupan proyek merupakan proses
penerimaan project scope statement “final” oleh stakeholder.
 Input : Project scope statement, kamus WBS, project scope
management plan, dan deliverables.
 Tools : inspeksi oleh customer
 Merupakan proses yang berkaitan dengan faktor-faktor yang
dapat mengakibatkan perubahan ruang Cakupan dan
bagaimana mengendalikan pengaruh akibat perubahan yang
terjadi
 Perubahan yang tidak terkendali akan mengakibatkan
meluasnya ruang Cakupan proyek
 Input : Project Scope Statement, WBS & WBS Dictionary,
Project Scope Management Plan, Performance Report,
Approved Change Request, Work Performance Information
 Output : Project Scope Statement(U), WBS & WBS
Dictionary(U), Scope Baseline(U),Requested Chage,
Recommended Corrective Action, Organizational Process
Assets(U), Project Management Plan (U)
 Yakinkan bahwa proyek memang dimulai untuk menjawab
permasalahan yang ada di organisasi.
 Sebisa mungkin libatkan user secara optimal
 Lakukan rapat-rapat rutin
 Sampaikan “sesuatu” pada user dan sponsor secara teratur
 Pertemukan developer dan user
Akhir Materi Scope Management
Terima kasih