Anda di halaman 1dari 9

PROJECT CHARTER

RANCANG BANGUN SISTEM PENERIMAAN DAN SELEKSI


PEGAWAI MENGGUNAKAN METODE MANAGEMENT BY
OBJECTIVE

Hastin Istiqomah N 08.41010.0148


Nur Aini Maya Sari 08.41010.0265
Lilia Puspasari 08.41010.0142
Qoirul Bariah 08.41010.0139
Ageng Yudha 08410100261

COMPANY NAME
MY QUALITY SOFTWARE
SURABAYA

15/MARET/2011
My Quality Software
Project Charter

Table of Contents
EXECUTIVE SUMMARY.....................................................................................................................2
PROJECT PURPOSE/JUSTIFICATION...................................................................................................2
Business Need/Case....................................................................................................................................................2
Business Objectives....................................................................................................................................................2
PROJECT DESCRIPTION.....................................................................................................................3
Project Objectives and Success Criteria.....................................................................................................................3
Requirements..............................................................................................................................................................3
Constraints..................................................................................................................................................................4
Assumptions................................................................................................................................................................4
Preliminary Scope Statement......................................................................................................................................4
RISKS................................................................................................................................................5
PROJECT DELIVERABLES..................................................................................................................5
SUMMARY MILESTONE SCHEDULE..................................................................................................5
SUMMARY BUDGET..........................................................................................................................6
PROJECT APPROVAL REQUIREMENTS...............................................................................................6
PROJECT MANAGER.........................................................................................................................7

1
My Quality Software
Project Charter

EXECUTIVE SUMMARY
Dewasa ini dunia bisnis berkembang sangat pesat, hal itu ditandai dengan tingkat
persaingan yang sangat keras sehingga menuntut semua organisasi bisnis untuk membuat
rencana dalam menghadapi bisnis untuk membuat rencana dalam menghadapi tantangan bisnis
dimasa yang akan datang, salah satu untuk menghadapi persaingan itu adalah mempunyai
sumber daya yang berkualitas.

PROJECT PURPOSE/JUSTIFICATION
Karyawan merupakan sumber daya yang penting dalam sebuah perusahaan, untuk mencari
sumber daya yang terbaik yaitu karyawan, perusahaan harus melakukan prosedur penerimaan
dan seleksi karyawan. Agar bisa memenangkan persaingan didunia bisnis maka diperlukan
sistem informasi yang mampu meminimalkan waktu dan biaya dalam melalukan prosedur
penerimaan dan seleksi karyawan, melakukan seleksi penerimaan karyawan dan seleksi
karyawan tanpa adanya metode, seperti bersaing tanpa strategi, oleh karena itu untuk melakukan
proses itu dibutuhkan sebuah metode yang digunakan dalam penyelesaian masalah penerimaan
dan seleksi karyawan, metode yang digunakan untuk menyelesaikan masalah tersebut adalah
metode managemen by obyektive.

Business Need/Case
Proyek Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai
Menggunakan Metode Management By Objective telah dibuat untuk menangani peroses
penerimaan dan seleksi pegawai agar mendapatkan hasil yang berkualitas dan sesuai dengan
metode yang digunakan. Biaya yang akan dikeluarkan oleh perusahaan untuk menangani
proses penerimaan karyawan nantinya akan berkurang dari yang semula di lakukan secara
manual sekarang beralih ke suatu sistem informasi, hal tersebut dikarenakan adanya sistem
yang mampu mengurangi sumber daya manusia dan mengurangi biaya untuk pembuatan
dokumen.

2
My Quality Software
Project Charter

Business Objectives
Tujuan dari system Sistem Indomasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode
Managemen By Objective (MBO) ini adalah sebagai berikut:
- Bagaimana merancang dan membangun sebuah Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi
Pegawai Menggunakan Metode Managemen By Objective (MBO)
- Bagaimana merancang dan membangun system informasi yang mampu meminimalkan
biaya dan waktu dalam melakukan proses penerimaan dan seleksi pegawai dari awal
hingga akhir proses
- Dapat membuat laporan calon karyawan yang sudah diseleksi dengan metode
management by obyektive yang mempermudah bagian kepegawaian dalam membuat
keputusan terbaik

PROJECT DESCRIPTION
Project ini dibangun dengan tujuan untuk membuat suatu Sistem Informasi Penerimaan dan
Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective, yang nantinya pemakai dari
sistem ini adalah bagian HRD. Karena dalam kegiatan perekrutan dan seleksi dilakukan oleh
bagian HRD. Keluaran dari sistem ini nantinya adalah berupa laporan hasil pegawai yang lulus
semua tes sesuai jabatan yang dibutuhkan. Sehingga kinerja perusahaan tetap terjaga dengan baik
karena dengan adanya SDM yang bermutu maka peluang untuk memenangkan persaingan
dengan perusahaan lainnya sangat besar

Project Objectives and Success Criteria


Untuk mencapai tujuan dan memperoleh kesuksesan dalam proyek Sistem Informasi
Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective maka,
perlu diloakukan, beberapa hal berikut ini:
1. Melakukan analisa permasalahan secara tepat.
2. Melakukan analisa kebutuhan sesuai permintaan perusahaan.

3
My Quality Software
Project Charter

Requirements
Dalam merealisasikan proyek ini, ada beberapa acuan dasar yang harus diperhatikan
oleh bagian HRD. Beberapa acuan dasar tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:
1. Surat lamaran kerja dan Curriculum Vitae (CV)
Surat lamaran kerja dan Curriculum Vitae (CV) adalah kebutuhan wajib yang harus ada,
karena data yang diambil oleh HRD adalah dari surat lamaran kerja dan Curriculum
Vitae (CV) calon pegawai tersebut.
2. Data kebutuhan pegawai
Dalam data kebutuhan pegawai ini berisi mengenai daftar jabatan yang sedang kosong
dan harus segera diisi pegawai. Sehingga denga adanya daftar tersebut, bagian HRD bisa
segera melakukan penerimaan pegawai

Constraints
Dokumen ini meliputi segala aspek kebutuhan serta gambaran umum proyek Sistem
Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By
Objective. Proyek tersebut meliputi proses seleksi dan penerimaan yang disesuaikan dengan
kebutuhan tiap-tiap jabatan pada perusahaan. Setelah semua proses selesai, nantinya sistem
akan memberikan informasi kepada pihak HRD berupa laporan hasil seleksi tes para
pelamar yang memenuhi syarat. Dokumen ini tidak membahas mengenai keamanan sistem.
Diasumsikan data pelamar merupakan data valid yang diinputkan oleh pihak kepegawaian
pada saat pelamar memasukkan surat lamarannya pada perusahaan.

Assumptions
Asumsi yang ada pada proses perencanaan yang telah dibuat dalam proyek Sistem
Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By
Objective tersebut adalah:
a. Proyek tidak akan berubah dalam lingkup
b. sumber daya teridentifikasi akan tersedia atas permintaan
c. Pendanaan Disetujui akan tersedia atas permintaan

4
My Quality Software
Project Charter

d. Diasumsikan data pelamar merupakan data valid yang diinputkan oleh staff HRD pada
saat pelamar menyerahkan data diri / curriculum vitae pada staff HRD.
e. Kepala HRD hanya mempunyai kewenangan untuk melakukan penerimaan kepada calon
pegawai yang lulus seleksi sedangkan hasil dari seleksi tersebut berupa laporan dari
sistem yang sudah diinputkan oleh staff HRD yang bertindak sebagai admin.

Preliminary Scope Statement


Proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode
Management By Objective akan mencakup analisis, desain, development, implementation,
testing dan maintenance. Semua personil, perangkat keras, dan sumber daya perangkat lunak
akan dikelola oleh tim proyek. Semua pendanaan proyek akan dikelola oleh manajer proyek
sampai dengan dan termasuk jumlah yang dialokasikan dalam dokumen ini. Setiap dana
tambahan memerlukan persetujuan dari sponsor proyek. Proyek ini akan memberikan suatu
kesimpulan ketika laporan akhir disampaikan dalam waktu 14 hari setelah Sistem Informasi
Penerimaan dan Seleksi Pegawai ini diuji dan digunakan di seluruh organisasi, semua
dokumentasi teknis secara lengkap dan didistribusikan kepada personil yang tepat.

RISKS
Semua proyek memiliki beberapa bentuk risiko yang melekat. Pada bagian ini berisi
daftar resiko yang telah di list oleh tim proyek. Risiko berikut untuk proyek Sistem Informasi
Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective telah
teridentifikasi. Manager proyek akan menentukan strategi penghindaran yang sesuai untuk
meminimalkan kemungkinan risiko tersebut:
- Resiko pada kesalahan estimasi cost, yang mengakibatkan kerugian proyek
- Rapat tim yang tidak sesuai jadwal akan mengakibatkan integrasi kelangsungan proyek buruk.

5
My Quality Software
Project Charter

PROJECT DELIVERABLES
Point-point berikut ini harus dipenuhi setelat keberhasilan penyelesaian proyek Sistem
Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan Metode Management By Objective.
Setiap perubahan dokumen maupun program ini harus disetujui oleh sponsor proyek.
- Memberi solusi ketika terjadi eror program, selama proses maintenance masih berlangsung
di perusahaan.
- Memberikan dokumen baru apabila terjadi perubahan pada proses development nantinya.

SUMMARY MILESTONE SCHEDULE


Ringkasan Proyek Jadwal Milestone disajikan di bawah ini. Sebagai persyaratan yang lebih
jelas jadwal ini dapat dimodifikasi. Setiap perubahan akan dikomunikasikan melalui pertemuan
status proyek oleh manajer proyek.

Milestone Schedule
Project Milestone Target Date
(mm/dd/yyyy)
 Project Start 14/03/2011
 Complete Solution Design 28/03/2011

 Acquire Hardware and Software 04/04/2011

 Complete Solution Simulation with New Hardware/Software 11/04/2011

 Complete Solution Simulation and Testing 10/05/2011

 Deploy Solution 20/05/2011


 Project Complete 31/05/2011

SUMMARY BUDGET
Tabel berikut berisi ringkasan anggaran berdasarkan komponen biaya yang direncanakan
dan perkiraan biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

6
My Quality Software
Project Charter

Budget
Project Component Component Cost
 Personnel Resources Rp 12.000.000

 Hardware Rp 10.000.000

 Software and Licensing Rp 3000.000

Total Rp 20.305.000

PROJECT APPROVAL REQUIREMENTS


Sukses untuk proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai Menggunakan
Metode Management By Objective akan tercapai ketika sebuah Sistem informasi penerimaan
menghasilkan output yang sesuai dengan tujuan dalam waktu dan kendala biaya yang
ditunjukkan dalam dokumen ini. Sukses akan ditentukan oleh Sponsor Proyek, Yoppy Mirza
Maulana, S.Kom, yang juga akan kuasa penyelesaian proyek.

PROJECT MANAGER
Project Manager selama Proyek Sistem Informasi Penerimaan dan Seleksi Pegawai
Menggunakan Metode Management By Objective ini di pegang oleh Hastin Istiqomah. Tanggung
jawab Hastin dalam proyek ini adalah untuk mengelola seluruh tugas-tugas proyek ini semua,
penjadwalan, dan komunikasi mengenai proyek kami yaitu Sistem Informasi Penerimaan dan
Seleksi Pegawai. Timnya, yang terdiri dari analis dan desain, programer, testing, dokumentasi.
Hastin akan mengkoordinasikan semua kebutuhan sumber daya melalui departemen HRD.
Hastin berwenang untuk menyetujui semua pengeluaran anggaran sampai dengan, dan termasuk,
jumlah anggaran yang dialokasikan. Setiap dana tambahan harus diminta melalui Sponsor
Proyek, Yoppy Mirza Maulana, S.Kom. Hastin akan menyediakan laporan update mingguan
untuk Sponsor Proyek.

7
My Quality Software
Project Charter

Approved by the Project Sponsor:

Yoppy Mirza Maulana, S.Kom Date: 15/Maret.2011