Anda di halaman 1dari 4

SISTEM MANUAL

Bagian ini mendeskripsikan tujuan setip jenis catatan akuntansi (accounting record)yang
digunakan dalam siklus transaksi.Pembahasan akan dimulai dengan pencatatan tradisional yang
digunakan dalam system manual.(dokumen ,julnal dn buku besar). Dan kemudian mengkaji
perangkat magnetisnya dalamsistem berbasis komputer

DOKUMEN

Dokumen menyediakan bukti dari kegiatan ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai
pemprosesan transaksi.Beberapa dokumen merupakan hasil dari pemrosesan trasaksi.Dalam
bagian ini,akan didiskusikan tiga jenis dokumen ,yaitu dokumen sumber,dokumen public,dan
dokumen perputaran.

Dokumen Sumber. Peristiwa ekonomi menimbulkan beberapa dokumen yang diciptakan pada
awal (sumber) transaksi .Ini disebut dokumen (source document).Dokumen sumber digunakan
untuk menangkap dan memformalisasikan data transaksi yang diperlukan untuk memproses
siklus transaksi.figur 2-2 menunjukan pembuatan dokumen sumber.

Kegiatan ekonomi (penjualan)menyebapkan staf penjualan menyiapkan pesanan penjualan


berbagai bagian yang merupakan bukti formal bahawa penjualan terjadi.Salinan dokumen
sumber ini memasuki sistem penjualan dan digunakan untuk membawa informasi ke berbagai
fungsi,seperti penagihan ,pengiriman,dan piutang.Informasi dalam pesanan penjualan memicu
aktivitas khusus dalam setiap depertemen

Dokumen Produk. Dokumen produk (product document)adalah hasil dari pemrosesan


transaksi,bukan dokumen yang memicu mekanisme proses.Misalnya,cek pembayaran gaji yang
diberikan kepada karyawan adalah dokumen produk dari system penggajian.Figur 2-3
memperluas contoh dari figur 2-2 untuk mengilustrasikan bahwa tagihan pelanggan adalah
dokumen produk dari system penjualan. Berbagai contoh lainnya dari dokumen produk ini akan
dibahas dalam bab-bab berikut.

Auditor external secara berkala mengevaluasi laporan keuangan dari organisasi bisnis yang
terbuka atas nama pemegang sahamnya dan pihak pihak lainnya yang berkepentingan.tanggung
jawap auditor mencakup peninjauan akun akun dan transaksi tertentu untuk menentukan validitas
,akurasi,dan kelengkapannya.Misalnya seorang auditor ingin melakukan verivikasi atas
akunpiutang kliennya yang dipiblikasikan dala laporan keuangan taahunan.Auditor tersebut
dapat melususri angka AR pada neraca di akun pengendali AR buku besar umum.Saldo ini biasa
direkonsiliasikan dengan total untuk buku besar pembantu AR.Dari pada memeriksa setiap
transaksi yang mepengaruhi akun AR,auditor akan menggunakan teknik pemercontohan untuk
memeriksa transaksi yang di anggap representif.Dengan mengikuti pendekatan ini, auditor dapat
memilih sejumlah akun tertentu dari buku besar pembantu AR dan menelususri kembali ke jurnal
penjualan.

Audit piutang dagang sering kali mencakup prosedur yang disebut komfirmasi.Prosedur ini
melibatkan kontak dengan pelenggan tertentu untuk menentukan apakah transaksi yang dicatac
dalam akun benar benar terjadi dan bahwa pelanggan setuju dengan saldo yang dicatat.Informasi
yang terdapat dalam dokumen dan akun buku besar membantu memungkinkan auditor
mengidetifikasi dan mengetahui pelanggran yang dipilih untuk informasi.Hasil dari rekonsiliasi
buku besa pembantu AR dengan akun pengendali dan dari komfirmasi dengan yang dilaporkan
dalam neraca.

SISTEM BERBASIS KOMPUTER

JENIS FILE

Meskipun jejak auditdalam system berbasis computer belum bisa diamati dari pada system
manual namun tradisional ,jejak audit tetap ada.Catatn akuntasi dalam system berbasis computer
disajikan dalam empat jenis file magnetis yang berbeda ;file master ,file transaksi,file
referensi,dan file arsip.figur 2-11mengilustrasikan hubungan antara file file ini dalam
membentuk jejak audit.

File master.file master umumnya berisi data akun .buku besar umum dan buku besar pembantu
adalah contoh dari file master .Nilai data dalam file master diperbaharui dari transaksi.

JEJAK AUDIT

Catatan akuntasi yang dijelaskan sebelumnya menyediakan jejak audit (audit trail) untuk
menulusuri transaksi dari dokumen sumber ke laporan keuangan.Diantara berbagai tujuan dari
jejak audit,yang paling penting bagi akuntan adalah audit akir.

Buku Besar Umum. Buku besar umum (general ledger) merangkum aktivitas dari setiap akun
organisasi.Depertemen buku besar umum meperbaharui catatan catatan dari vouber(tanda bukti)
jurnal yang disiapkan dari jurnal khusus dan sumber lainnya dari seluruh lokasi perusahaan
.Buku besar umum yang disajikan dalam figur 2-9 menunjukan saldo awal,perubahan dan saldo
akir dari tanggal tertentu untuk beberapa akun yang berbeda. Buku besar umum menyediakan
nilai tunggal untuk setiap akun pengendali,seperrti utang piutang ,dan persediaan.Informasi
dengan tingkat rangkuman tinggiini memadai untuk laporan keuangan,tetapi tidak berguna dalam
mendukung kegiatan o[erasi bisnis sehari-hari.Misalnya,untuk tujuan pelaporan keuangan ,nilai
total akun piutang harus disajikan dalam angka tunggaldi neraca.Nilai ini diperoleh dari akun
pengendali akun utang piutang dalam buku besar umum.Namun demkikian,untuk neraca aktual
mengumpulkan khas yang disajikan ooleh aktifa ini,perusahaan harus memiliki informasi
terperinci tertentu tentang pelanggan mana yang berutang,berapa utang setiap pelanggan,kapan
pembayaran terakir pelanggan,kapan pembyaran berikutnya jatuh tempo,dan seterusnya,buku
besar pembantu piutang berisi perincian yang penting.

Buku Besar Pembantu. Buku besar pembantu (subsidiary ledger) disimpan dalam
depertemen akuntansi perusahaan.Buki besar ini mencakup persediaan,utang,pengajian,dan
piutang.Pemisahaan ini memungkingkan pengendalian dan dukungan ke operasi dengan lebih
baik.Figur 2-10 mengilustrasikan bahwa total saldo dalam akun buku besar pembantu harus sama
denga akun pengendali yang sesuai.

Tidak semua akun pengendali dalam buku besar umum berhubungan dengan akun buku
besar pembantu.Akun seperti penjualan dan kas biasanya tidak memiliki perincian pendukung
dalam bentuk buku besar pembantu.

Untuk praktisnya kebanyakan perusahaan telah mengganti jurnal umum mereka dengan
system voucher jurnal.Voucher jurnal pada dasarnya adalah dokumen sumber khusus yang beisi
ayat jurnal tunggal yang menentukan akun akun buku besar umum yang dipengaruhi.Voucher
jurnal digunakan untuk mencatat rangkuman transaksi rutin,transaksi nonrutin,ayat penyusun,dan
ayat penutup.Total voucher jurnal yang diproses ekuivalen dengan jurnal umum.Bab-bab
berikutnya membahas penggunaan teknik ini dalam pemrosesan transaksi.

BUKU BESAR

Buku besar adalah buku akun keuangan,yang mencerminkan mpengaruh keuangan dari
transaksi setelah dibukukan dari berbagai jurnal.Jurnal menunjukan efek kronologi dari aktifitas
bisnis,sedangkan buku besar menunjukan aktifitas per jenis akun.Buku besar menunjukan besar
kenaikan,penurunan dan saldo lancar dari segtiap akun.Organisasi menggunakan informasi
keuangan ini untuk menyiapkan lapran keuangan,mendukung operasi sehari-hari ,dan
menyiapkan laporan internal.Figur 2-8 menunjukan arus informasi keuangan dari dokumen
sumber ke jurnal dan ke buku besar.

Terdapat dua jenis buku besar ;(1)buku besar umum,yang berisi informasi akun
perusahaan dalam bentuk rangkuman dari akun pengendali,dan (2) buku besar,(lihat tentang
pembahasan buku besar).Misalnya,total penjualan akan dibukukan dengan nomor akun
401.Kebanyakan perusahaan beberapa jurnal khusus diantaranya jurnal pnerimaan kas,jurnal
pengeluaran kas,jurnal pembelian,dan juranal penggajian.
Register.Istila register mengacu pada jenis-jenis tertentu dari jurnal
khusus.Misalnya,jurnal penggajian sering disebut sebagai register penggajian.akan tetapi, kita
penerimaan adalah log untuk semua penerimaan bahan baku atau barang dagangyang dipesan
dari pemasok.Sama halnya,register pengirim adalah log yang mencatat semua pengiriman ke
pelanggan.

Jurnal umum.Perusahaan menggunakan jurnal umum untuk mencatat transaksi yang


jarang terjadi atau yang tidak sama.Misalnya,kita bisanya mencatat depresiasi periodik dan ayat
penutup di jurnal umum.Figur 2-7 menunjukan halaman dari jurnal umum.Seringkali,terdapat
beda waktu antara dimulainya transaksi dan pencatatannya dalam akun, jurnalmenyimpan
catatan yang lengkap dari transaksi yang diproses perushaan sehingga menyediakan sarana untuk
membukukannya (posting) ke akun-akun.

Jurnal khusus.Jurnal khusus digunakan untuk mencatat kelas transaksi khusus yang
muncul dalam volume besar.Transaksi seperti ini dapat dikelompokan deakam jurnal khusus atau
diproses secara lebih efisien dari pada yang dilakukan di jurnal umum.Figur 2-6 menunjukan
jurnal khusus (penjualan)untuk mencatat transaksi penjualan.

Seperti yang dapat anda lihat,jurnal penjualan memberikan format khusus untuk mencatat
hanya transaksi penjualan.Pada akir periode pemrosesan (bulan,minggu,atau hari) staf
administrasi membukukan jurnalnya dalam kolom ke akun buku besar yang ditunjukkan (lihat
pembahasan tentang buku besar). Misalnya,

Dokumen Perputaran.Dokumen perputaran (tournaround document)adalah dukomen


produk dari suatu system yang menjadi dokumen sumber dari system lainnya.Hal ini
diilustrasikan dalam figur 2-4. Pelanggan menerima tagihan atau laporan yang terdiri atas dua
bagian .Bagian yang atas dari dokumen ini merupakan tagihan actual,dan bagian bawah adalah
informasi pembayaran. Ketika pelanggan melakukan pembayaran,mereka memindahkan
informasi pembayaran dan mengembalikannya ke perusahaan bersama dengan ceknya.Dokumen
perputaran berisi informasi penting tentang akun pelanggan untuk membantu system penerimaan
kas memproses cek tersebut.Salah satu masalah yang dihadapi oleh para desainer system
penerimaan khas adalah pencocokan pembayaran pelanggan dengan akun pelanggan yang
benar.Dengan menyediakan informasi yang diperlukan sebagai produk dari system
penjualan,kita bisa memastikan keakuratannya ketika diterima oleh system penerimaan kas.