Anda di halaman 1dari 5

REKAYASA ULANG DENGAN MENGGUNAKAN INTERNET

 Berbisnis di Internet
Ribuan perusahaan diseluruh dunia sudah membuat laman (home page)di Internet
untuk mempromosikan produk mereka dan melakukan penjualan. Dengan masuk ke
laman penjualan di Internet dari komputer, pelanggan dapat memperoleh akses ke
daftar barang penjual, melihat barang yang tersedia, dan memesan. Biasanya,
penjualan melalui Internet adalah transaksi kartu kredit. Pesanan pelanggan dan
informasi kartu kredit disertakan pada file e-mail penjual. Staf akan meneliti pesanan
tersebut, memverifikasi kredit, dan memasukkan transaksi tersebut pada sistem
penjual untu diproses. Karena adanya kebutuhan untuk meneliti file e-mail sebelum
melakukan proses, waktu yang dibutuhkan untuk penjualan melalui Internet lebih
lama dibandingkan dengan pesanan melalui telepon. Saat ini sedang dilakukan
penelitian untuk membangun agen inteligen (peranti lunak) yang dapat memeriksa
dan memvalidasi secara otomatis pesanan yang melalui Internet pada saat diterima.
Tidak seperti EDI, yang merupakan perjanjian formal antara dua mitra bisnis.
Internet menghubungkan organisasi dengan ribuan mitra bisnis potensial yang tidak
memiliki perjanjian formal dengan organisasi. Selain peluang bisnis yang tidak dapat
dipastikan, risiko untuk penjual dan pembeli selalu ada pada teknologi ini. Hubungan
dengan Internet membuka ancaman bagi perusahaan dari hacker, virus, dan penipuan
transaksi. Banyak perusahaan menanggapi ancaman ini dengan serius dan
menerapkan pengendalian termasuk teknik kata sandi (password), enkripsi pesan, dan
firewall untuk meminimalkan risiko mereka. Teknologi jaringan dibahas pada Bab 12.
Bab 16 membahas teknik untuk mengendalikan teknologi itu.

PERTIMBANGAN PENGENDALIAN UNTUK SISTEM BERBASIS KOMPUTER

Sisa dari bagian ini membahas hubungan antara pengendalian internal alternatif
teknologi pemrosesan. Risiko-risiko yang mungkin terjadi akan diidentifikasi.
Pemecahan persoalan tersebut di luar dari pembahasan saat ini. Bab 15 dan 16 akan
menjabarkan lebih luas materi tersebut.

 Otorisasi
Tugas otorisasi transaksi dalam sistem pemrosesan real-time dilakukan secara
otomatis. Manajemen dan akuntan harus memberi perhatian yang lebih atas kebenaran
aturan program komputer dan kualitas dari data yang digunakan untuk membuat
keputusan tersebut.
Dalam sistem POS, proses otorisasi melibatkan validasi biaya kartu kredit dan
menetapkan bahwa pelanggan tersebut adalah pengguna sah dari kartu kredit tersebut.
Setelah menerima persetujuan dari perusahaan yang mengeluarkan kartu kredit secara
on-line, staf harus mencocokkan tanda tangan pelanggan pada slip kartu kredit yang
berada pada kartu kredit itu tersendiri.

 Pemisahan Tugas
Sejumlah tugas yang biasanya dipisah-pisah dalam sistem manual digabungkan pada
sistem berbasis komputer. Aplikasi komputer melaksanakan tugas pengendalian
persediaan, piutang dagang, penagihan, dan buku besar umum. Karena tidak terdapat
pemisahan pada area ini, perhatian kita berfokus pada integritas program komputer
yang melaksanakan tugas-tugas tersebut. Akuntan harus mencari jawaban atas
pertanyaan-pertanyaan : Apakah logika komputer sudah benar ? Apakah semua orang
menerima aplikasi tersebut sejak pertama digunakan ? Apakah perubahan yang
dilakukan pada program mengakibatkan terjadinya kesalahan yang tidak terlihat ?
Pertanyaan-pertanyaan ini mengingatkan akuntan untuk memisahkan tugas
dalam mendesain, menyimpan, dan mengoperasikan program komputer. Pemrogram
yang menulis program komputer seharusnya bukan yang bertanggung jawab untuk
membuat perubahan atas program tersebut. Kedua fungsi ini harus dipisahkan dalam
pengoperasian sistem sehari-hari.

 Supervisi
Pada pembahasan sebelumnya, dijelaskan pentingnya pengendalian atas prosedur
penanganan kas pada bagian penerimaan dokumen. Individu yang membuka surat
mempunyai akses ke kas (aktiva) dan ke dokumen pembayaran (yang mencatat
transaksi). Karyawan yang tidak jujur berpeluang untuk mencuri cek dan
menghancurkan dokumen pembayaran. Risiko ini ada pada sistem manual dan sistem
berbasis komputer yang menggunkan prosedur manual untuk bagian penerimaan
dokumen.
Pada sistem POS, dimana persediaan dan kas berisiko,supervisi mwrupakan
hal yang penting. Pelanggan dapat secara langsung mengakses persediaan pada sistem
POS, dan kejahatan pencurian barang merupakan hal yang menjadi perhatian
manajemen. Supervisi dalam bentuk kamera pengamatan dan penjagaan toko dapat
mengurangi risiko tersebut. Teknik ini juga dapat dipakai staf yang menangani
penerimaan uang tunai dari pelanggan. Selain itu, gukungan kertas internal mesin
kasir juga merukan bentuk supervisi. Gulungan kertas tersebut berisi semua catatan
transaksi penjualan yang sudah diproses oleh mesin kasir. Hanya pengawasan staf
yang mempunyai akses ke gulungan tersebut, yang digunakan untuk mencatat saldo
laci mesin kasir pada saat pergantian staf.

 Pengendalian Akses
Dalam sistem yang terkomputerisasi, catatan akuntansi disimpan dalam bentuk digital
dan rentan terhadap akses yang tidak mempunyai otorisasi dan tidak terdeteksi. Hal
ini dapat menarik orang untuk melakukan penipuan, perusakan oleh karyawan yang
kecewa, atau kecelakaan. Risiko tambahan terjadi pada sistem real-time yang sering
kali menyimpan catatan akuntansi pada bentuk digital. Tanpa adanya dokumen fisik
untuk cadangan, kehancuran file komputer dapat mengakibatkan perusahaan tidak
mempunyai catatan akuntansi lagi. Untuk menjaga integritas dari catatan akuntansi,
perusahaan harus menerapkan pengendalian yang membatasi akses ke file. Selain itu
juga risiko dari program komputer yang membuat program pembuat keputusan,
manipulasi catatan akuntansi, dan mengizinkan akses ke aktiva. Tanpa adanya
pengendalian akses yang baik, perusahaan dapat menderita kerugian karena penipuan
dan kesalahan. Pengendalian akses melibatkan teknik fisik dan peranti lunak yang
akan dibahas lebih dalam pada Bab 15.
Karena sistem POS melibatkan transaksi kas, perusahaan harus menetapkan
keadaan yang dapat dipertanggung jawabkan untuk setiap aktiva melalui pembatasan
akses. Salah satu metode adalah memberikan setiap staf penjualan mesin kasir yang
terpisah untuk setiap pergantian tugas. Setiap kali staf beristirahat, laci mesin kasir
harus dikunci untuk mencegah akses orang yang tidak berwenang. Jika dua staf harus
memakai mesin kasir secara bersamaan, tanggung jawab penjagaan atas aktiva juga
pada mereka berdua namun akuntabilitas menjadi hilang. Pada saat pergantian staf,
staf tersebut harus segera memindahkan laci tersebut dan menyetorkan ke tempat
bendahara.
Persediaan pada sistem POS juga harus diamankan dari akses orang yang
tidak berwenang dan pencurian. Hal ini dapat dicapai melalui pengendalian secara
fisik dan melalui alat elektronik. Sebagai contoh, kabel besi biasanya dipakai oleh
toko pakaian untuk mengamankan jaket yang mahal pada rak pakaian. Kotak terkunci
biasanya digunakan untuk perhiasan dan peralatan elektronik yang mahal. Label
megnetis dipasang pada barang, yang akan mengeluarkan bunyi alarm bila barang
tersebut dikeluarkan dari toko.

 Catatan Akuntansi
Jurnal. Jejak audit terpengaruh secara langsung saat dokumen utama seperti jurnal
dismpan dalam bentuk digital. Akuntan harus bersikap skeptis dalam menerima
kebenaran nilai dari laporan yang dicetak dari komputer. Keandalan dokumen dari
faks untuk audit dan tujuan akuntansi secara langsung bergantung pada kualitas
pengendalian yang melindunginya dari manipulasi orang yang tidak berwenang.

Buku besar. Buku besar organisasi juga dalam bentuk digital. File master ini
merupakan dasar dari pembuatan laporan keuangan dan keputusan internal. Akuntan
harus memerhatikan kualitas pengendalian dari program yang memperbarui,
memanipulasi, dan membuat laporan dari file ini.

Cadangan file. Kehilangan, kerusakan, atau korupsi dari catatan akuntansi digital
merupakan masalah yang serius. Departemen pemrosesan data harus melakukan
proses pembuatan cadangan (backup) file (dibahas di Bab 2). Umumnya ini adalah
aktivitas di belakang layar yang mungkin tidak muncul pada bagian alir sistem.
Akuntan harus memverifikasi bahwa prosedur tersebut dilakukan untuk semua file
buku besar umum dan buku besar pembantu. Meskipun pembuatan cadangan file
memerlukan banyak waktu dan sumber daya komputer, hal ini penting untuk
mempertahankan integritas catatan akuntansi.
 Verifikasi Independen
Konsolidasi tugas-tugas akuntansi dibawah fungsi komputer menghilangkan beberapa
pengendalian verifikasi independen dari sistem. Verifikasi independen dijalankan
dengan melakukan perhitungan saldo pengendalian batch setiap selesai dijalankan,
dengan membuat laporan manajemen dan rangkuman untuk ditinjau kembali oleh
pengguna akhir.