KOMUNIKASI BISNIS

UNDANGAN FORMAL

NAMA KELOMPOK:

1. DWI UTAMI SEPTIARINI (27941)

2. HAFIZH AKBAR (27945)
3. CAHYA NUGROHO ARI W. (28310)
4. BERRY INDRA SEPTIANSYAH (28447)
5. MUH. ARI YULIANTO (28341)

SEKOLAH TINGGI EKONOMI YKPN

SEMESTR GENAP TA. 2017/2018

Invitation Letter

adalah permintaan formal untuk individu kehadiran atau hadir untuk acara, makan

malam, perayaan atau kesempatan formal. Suratundangan sering didistribusikan untuk
pernikahan, upacara pensiun, wisuda perayaan, ulang tahun, pesta  ulang
tahun dan galas formal di masyarakat berupa surat yang dikirim dari pengirim kepada penerima
surat.

 Formal Invitation Letter

Jenis Invitation ini adalah surat undangan dalam konteks resmi. Invitation Letter ini
mempunyai format baku yang harus kita gunakan saat membuat surat undangan formal
( Formal Incvitation Letter). Adapun beberapa contoh Formal Invitation Letter atau Surat
undangan resmi yaitu seperti: Surat undangan pernikahan, Surat undangan wisuda, dan
banyak lagi jenis undangan resmi yang ada disekitar kita.

 Informal Invitation Letter

Berbeda dengan formal invitation letter yang digunakan dalam konteks formal atau resmi,
informal Invitation Letter digunakan dalam konteks tidak resmi. Tidak jarang surat
undangan ini hanya disampaikan melalui pesan singkat atau memo singkat kepada
penerima. Adapu beberapa contoh Informal Invitation letter adalah seperti: Undangan
Pesta, Undangan ulang tahun, undangan makan malam dan beberapa undangan tidak
resmi lainnya.

Undangan formal berfungsi sebagai media komunikasi yang memberikan informasi kepada pihak
lain, yang dapat dipertanggung jawabkan kesahannya secara hukum. Contohnya seperti,
undangan resmi perusahaan, sekolah dan lain sebagainya.
Meskipun penggunaan surat kini sudah jarang untuk digunakan dalam hal pribadi, karena sudah
ada pesan singkat melalui ponsel. Namun untuk kegiatan yang bersifat formal, seperti sekolah,
kerjasama bisnis antar perusahaan, OSIS, pastinya menggunakan sebuah surat resmi. Karena jika
hanya menggunakan pesan singkat ponsel tidak sopan dan tidak professional. Jadi, penggunaan
surat resmi lebih diutamakan untuk kegiatan atau aktivitas yang bersifat formal. Contoh kejadian
misalnya, dimana kita harus membuat suatu surat resmi ketika saat pihak organisasi suatu
perusahaan ingin mengundang pertemuan atau rapat dengan beberapa perusahaan lain. Pastinya
surat dengan topik tertentu ini akan sangat bermanfaat bagi si penerima surat tersebut untuk
mengetahui dan memahami sesuatu kegiatan apa yang ingin dilakukan. Dan melakukan
pertimbangan apakah menerima pertemuan tersebut. Dan berikut ini adalah kumpulan contoh
dari surat yang bersifat resmi..

CIRI CIRI SURAT RESMI

1. Menggunakan kop atau kepala surat (umumnya untuk organisasi/instansi)

2. Terdapat nomor surat, lampiran dan perihal

3. Mengguanakan bahasa indonesia yang baik dan benar / sesuai dengan EYD

4. Menyertakan stempel atau cap dari lembaga

FORMAT SURAT RESMI

Cara Membuat Surat Resmi - Membuat surat itu tidak gampang bahkan untuk surat
pribadi sekalipun apalagi surat resmi kita harus tahu aturannya dan langkah-langkah dalam
menyusunnya. Semua orang tahu surat tetapi tidak semua orang tahu bagaimana cara membuat
surat yang benar. Untuk alasan itulah penulis akan menuturkan beberapa informasi penting
berkaitan dengan hal tersebut.
Mulai dari ketika masih kecil, kita sudah mengenal yang namanya surat, yaitu saat kita
membuat surat cinta pada masa-masa puber dulu. Lanjut ke beberapa jenjang pendidikan kita
pun diajarkan mengenai materi surat-menyurat di sekolah khususnya pada mata pelajaran bahasa
Indonesia. Bahkan sampai perguruan tinggi dan lulus kita masih belajar juga.
Namun pada kenyataanya, saat berada di dunia kerja dimana kita dituntut untuk bisa
mengaplikasikan semua ilmu yang didapat, kita cenderung lupa, bingung bahkan tidak tahu
bagaimana membuat surat resmi yang baik. Karena itulah, mengingat pentingnya masalah ini
sudah banyak sekali literatur yang memberikan bahan dan referensi bagi kita yang membutuhkan
panduan dalam menyusun surat tersebut.
Pengertian dan Contoh Surat Resmi 
Sebelum lebih jauh berbicara mengenai penyusunan akan lebih baik jika kita ingat lagi
apa definisi surat resmi. Jika anda lupa, surat resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu
organisasi, lembaga, atau instansi tertentu dan ditujukan untuk organisasi, lembaga maupun
instansi tertentu lainnya serta keberadaan organisasi, lembaga dan instansi tersebut telah sah di
mata hukum.
Tidak seperti surat tak resmi, surat ini memiliki ciri khusus pada masing-masing bagian
yang ada. Bagian-bagian tersebut juga merupakan syarat sebuah surat bisa dikatakan menjadi
surat resmi. Lalu apa saja bagian surat resmi, berikut Bagian-bagian Surat Resmi tersebut.
1. Kop ( Kepala Surat ) 
2. Nomor, Perihal dan tanggal 
3. Alamat Surat 
4. Salam Pembuka 
5. Isi surat 
6. Penutup 
7. Identitas Pengirim
Dengan adanya bagian-bagian di atas tentu saja kita akan lebih mudah dalam
membedakan surat resmi dengan surat tak resmi atau pribadi. Perbedaan Surat Resmi dan Surat
Pribadi yaitu:
a. Terdapat Kop ( Kepala Surat ) 
Bagaimanakah langkah membuat surat resmi? Dalam menyusun surat ini tentu kita harus
berpedoman pada aturan-aturan yang berlaku secara resmi. Untuk itu kita harus berpedoman
pada masing-masing bagian surat yang telah disebutkan di atas. Setiap bagian harus memenuhi
standar dan aturan masing-masing bagian tersebut.
Standar, aturan pada bagian-bagian surat yang kita tulis harus memenuhi unsur-unsur
yang telah ditetapkan baik itu dari segi tujuan, isi, bentuk penulisan dan juga unsur kebahasaan.
Jika anda masih belum yakin bagaimana menyusunnya, cara membuat surat resmi yaitu dengan
mengikuti segala aturan pada bagian surat resmi. Untuk mempermudah dalam membuat surat
resmi yang baik dan benar, saya akan membahas masing-masing fungsi yang terdapat dalam
bagian-bagian surat resmi, penjelasan lengkapnya bisa anda baca sebagai berikut :    
1. Kepala Surat
Berfungsi untuk mempermudah penerima surat mengetahui nama dan alamat pengirim.
Selain itu juga berfungsi untuk menunjukkan keresmian sebuah surat. Kepala surat (kop
surat) berisi berbagai informasi penting dari si pengirim yaitu:
 1. Nama
2. Alamat lengkap
3. Nomor kontak
Informasi-informasi tersebut disusun sedemikian rupa sehingga memenuhi standar baku
yang diakui. Untuk penjelasan lebih rinci beserta contohnya anda bisa membaca artikel
contoh kop surat resmi.
2. Nomor, Perihal dan Tanggal
Nomor surat - digunakan untuk mengetahui urutan surat yang telah dikeluarkan, kode
surat merupakan klasifikasi masalah yang disampaikan, Tahun digunakan untuk
mengetahui tahun pembuatan surat. Perihal - Berfungsi untuk mengetahui isi pokok
masalah, tanpa harus membaca keseluruhan isi surat.
Tanggal - Untuk mengetahui kapan surat tersebut dikirim bukan dibuat, selain itu juga
sebagai petunjuk dalam pengarsipan surat. Jika anda memerlukan informasi lebih jauh
mengenai bagian surat ini anda bisa membaca artikel tentang contoh nomor, perihal dan
tanggal surat.
3. Alamat
Alamat surat terdiri dari dua macam, yaitu alamat dalam yang ditulis pada kertas surat
dan alamat surat yang ditulis pada sampul surat. Adapun fungsi alamat surat antara lain : 
a. Sebagai alamat petunjuk langsung bagi penerima surat 
b. Petunjuk arsip dalam menyimpan surat 
c. Mempermudah petugas pos 
d. Sebagai alamat luar jika menggunakan sampul berjeda 
4. Salam Pembuka
Digunakan sebagai kesatuan berbahasa secara tertulis.

5. Isi Surat
Dalam membuat isi surat resmi, penggunaan bahasa sangat perlu diperhatikan agar
mendapat simpati dari penerima surat. Adapun ketentuan penulisan sbb:
a. Jelas, singkat dan padat
b. Mengikuti tata bahasa yang berlaku dengan memperhatikan ejaan dan tanda baca
c. Menggunakan gaya bahasa yang santun, luwes, lugas dan menarik
 6. Penutup
Salam penutup dapat digunakan untuk menunjukkan rasa hormat dan keakraban.

Dengan adanya Panduan Langkah

Cara Membuat Surat Resmi ini diharapkan anda
tidak akan bingung lagi dalam menyusun berbagai
surat yang dibutuhkan. Setelah mengetahui berbagai
aturan isi dalam sebuah surat resmi sekarang anda
tinggal belajar dan menerapkan tata penulisan
(Format) surat resmi yang digunakan sebagai
standar baku penulisan.
Jika anda masih bingung anda bisa langsung
mempelajari berbagai contoh yang sudah disiapkan
di bagian atas, atau anda bisa mencari contoh surat yang dikehendaki di bagian akhir tulisan ini.
Itu saja, semoga artikel Cara Membuat Surat Resmi ini bisa bermanfaat bagi semua.
Struktur Invitation Letter

Adapun beberapa struktur yang terdapat dalam Invitation Letter yaitu:

1. Invitee: Siapa yang diundang

2. Body of invitation: Isi undangan biasanya berupa hal hal berikut ini:

 Occasion: Undangan ini dibuat untuk acara apa

 Day or Date: Hari dan tanggal
 Time: Waktu yang ditetapkan
 Place: Tempat yang diharapkan kehadirannya para undangan

3. Inviter: Siapa yang mengundang