ORIENTASI

(ORGANISASIONAL DAN DEPARTEMENTAL)

PENGERTIAN ORIENTASI

Program orientasi karyawan adalah  program  yang bertujuan  memperkenalkan  tentang 

kehidupan sosial, budaya, dan lingkungan kerja di sekitar tempat kerja.
Point penting yang disampaikan kepada  karyawan baru tersebut adalah  pengenalan tentang
letak georgrafis, Budaya, Sosial Ekonomi, infra struktur, Fasilitas umum (Olaharaga,
keagamaan,  kemasyarakatan). Peraturan tentang kehidupan di lingkungan dormitory,
motivasi kerja.
Setelah memperkerjakan para karyawan, perusahaan menyelenggarakan program orientasi
formal, biasanya diklasifikasikan menjadi 2, yaitu:
1.      Orientasi organisasi, adalah memberitahu karyawan mengenai tujuan, riwayat, filosofi,
prosedur dan pengaturan organisasi tersebut. Itu harus mencakup tunjangan kebijakan dan
tunjangan SDM yang relevan seperti jam kerja, prosedur penggajian tuntutan lembur dan
tunjangan.
2.      Orientasi unit kerja, adalah mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran unit kerja
tersebut, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang pada sasaran unit itu dan
mencakup perkenalan dengan rekan-rekan kerja barunya.

TUJUAN ORIENTASI PEGAWAI ATAU KARYAWAN

Program Orientasi Karyawan bertujuan untuk :

 Menyiapkan mental bagi karyawan baru dalam menghadapi peralihan suasana dari
lingkungan pendidikan ke dunia kerja yang nyata
 Menghilangkan hambatan psikologis dalam memasuki kelompok yang baru
 Mengenal secara singkat lingkungan pekerjaan yang baru

Tujuan orientasi menurut Moekijat (1991:94) adalah sebagai berikut :

 Memperkenalkan pegawai baru dengan perusahaan

 Menghindarkan adanya kekacauan yang mungkin disebabkan oleh seorang pekerja
baru ketika diserahi pekerjaan baru
 Memberi kesempatan pada pegawai untuk menanyakan masalah tentang pekerjaan
mereka yang baru
 Menghemat waktu dan tenaga pegawai dengan memeberitahukan kepada mereka ke
mana harus meminta keterangan atau bantuan dalam menyelesaikan masalah yang
mungkin timbul
 Menerangkan peraturan dan ketentuan perusahaan sedemikian rupa sehingga pegawai
baru dapat menghindarkan rintangan atau tindakan hukuman yang akan terjadi karena
pelanggaran peraturan yang tidak mereka ketahui
 Memberikan pengertian kepada pegawai baru bahwa mereka adalah bagian yang
penting di dalam sebuah organisasi
PENTINGNYA ORIENTASI

Proses perekrutan memang sebuah jalan yang panjang. Mulai dari penyebaran informasi
lowongan, interview, hingga diterimanya karyawan-karyawan tersebut. Tidak heran jika
rekrutmen karyawan merupakan salah satu agenda perusahaan yang menguras banyak waktu
dan biaya. Maka dari itu, hari pertama karyawan baru masuk dan bekerja adalah momen
krusial. Hal ini harus Anda perhatikan sebagai tim HR perusahaan. Artinya, tugas Anda
memang tidak berhenti pada penerimaan karyawan baru. Namun juga mengurus masa-masa
awal mereka bekerja. Momen pertama masuk kerja akan mempengaruhi kinerja karyawan,
sehingga baiknya Anda tidak menyia-nyiakan kesempatan ini untuk melakukan orientasi
karyawan.
Orientasi karyawan adalah proses menyediakan informasi-informasi yang ideal dan perlu
diketahui oleh karyawan baru. Beberapa informasi penting yang wajib diketahui misalnya
sejarah perusahaan, visi misi, kebijakan perusahaan, kondisi sosial dan budaya perusahaan,
serta manfaat apa yang akan didapat karyawan setelah bergabung dengan perusahaan.
Termasuk informasi mengenai kesempatan meniti jenjang karir mereka. Itulah kenapa
orientasi karyawan penting dilakukan perusahaan.

MANFAAT ORIENTASI

1. MEMPERMUDAH ADAPTASI KARYAWAN

Menjadi anggota baru dalam sebuah organisasi atau perusahaan adalah hal yang kurang
mudah karena karyawan harus beradaptasi dengan lingkungan yang baru. Bagi orang-orang
tertentu bahkan lebih memilih menjadi pendiam atau menyendiri karena takut tidak dapat
menyesuaikan diri dengan lingkungan pekerjaan. Maka dari itu, orientasi karyawan sangat
dibutuhkan bagi para karyawan baru. Mereka akan memiliki waktu untuk melakukan
observasi terhadap lingkungan bekerja. Meskipun proses observasi tidak cukup 1-2 hari,
namun kesempatan tersebut akan sangat berguna. Ketika karyawan mudah beradaptasi
dengan lingkungan bekerja, mereka akan lebih cepat nyaman. Adaptasi lingkungan memang
kunci dari baiknya sistem bekerja.

2. KARYAWAN AKAN LEBIH MEMAHAMI TUGAS DAN PEKERJAAN

Dalam orientasi karyawan tersebut, mereka juga akan mendapat informasi terkait tugas apa
saja yang akan mereka kerjakan. Jika perlu, Anda sebagai HR sudah membuat list of task
yang nantinya akan mereka pelajari. Hal ini sangat penting, apalagi jika karyawan belum
memiliki pengalaman sama sekali dalam bidang tersebut. Bahkan yang sudah memiliki
pengalaman pun harus mengetahui tugas-tugas mereka dengan detail. Ketika karyawan baru
sudah paham dengan pekerjaan mereka, mereka akan lebih bersemangat dalam menjalani
hari-hari bekerja. Mereka juga dapat mempersiapkan pengetahuan dan kemampuan mereka
sebelum bekerja jika sudah memiliki list of task yang jelas.

3. MENGENAL PERUSAHAAN LEBIH DALAM

Mengenal perusahaan dalam hal ini adalah mengetahui tujuan dan latar belakang perusahaan
berdiri. Jika perlu informasi terkait target perusahaan juga harus diketahui oleh karyawan
baru. Dengan mengetahui visi misi dan target perusahaan, karyawan akan tergerak untuk ikut
membantu terpenuhinya target tersebut. Selain itu, karyawan juga akan paham seberapa besar
peran mereka terhadap perkembangan perusahaan jika mereka benar-benar bekerja sesuai
dengan yang perusahaan harapkan.

4. MEMPERMUDAH SOSIALISASI KARYAWAN

Bersosialisasi atau membangun komunikasi dengan karyawan lain di perusahaan adalah

tantangan tersendiri bagi karyawan baru. Karena sifat karyawan dalam 1 perusahaan
sangatlah beragam, jadi karyawan baru belum tentu mudah menyesuaikan. Padahal
komunikasi merupakan aspek paling penting dalam sebuah kerja sama tim. Komunikasi
sangat dibutuhkan, baik antar karyawan maupun antara karyawan dengan perusahaan.
Komunikasi karyawan menjadi kunci berjalannya perusahaan untuk menghasilkan produk
yang baik. Itulah mengapa beberapa perusahaan memberi syarat kepada calon karyawan
untuk dapat bekerja dalam tim. Dengan adanya orientasi karyawan oleh perusahaan,
karyawan baru tidak akan ragu menjalin komunikasi dengan karyawan lainnya, sehingga
kerjasama tim dapat terwujud.

5. BEKERJA LEBIH PRODUKTIF

Efek jangka panjang dari kerja sama tim yang baik tentu saja adalah produktivitas perusahaan
meningkat. Sebelum itu, Anda sebagai HR harus memastikan produktivitas karyawan dalam
kondisi yang baik dan stabil. Apabila karyawan baru mendapatkan orientasi perusahaan yang
layak, mereka akan lebih cepat memahami pekerjaan, sehingga mereka akan lebih produktif
bekerja. Banyak perusahaan yang menyukai karyawan baru karena produktivitas mereka
terjamin baik. Tentu hal ini juga pengaruh dari orientasi karyawan yang tepat.
 
PROGRAM PENGENALAN/ORIENTASI KARYAWAN BARU

Melalui orientasi, karyawan mendapatkan kemudahan menjalani masa transisi untuk

menyesuaikan diri. Khususnya dalam memasuki budaya organisasi, termasuk mengelola
ekspektasi.

SUSUNAN PROGRAM ORIENTASI KARYAWAN

Sambutan Karyawan Baru

Sambutan untuk karyawan baru bisa bermacam-macam bentuknya. Beberapa organisasi

memperkenalkan karyawan baru lewat forum santai, apel pagi, atau meeting mingguan.

Beberapa yang lain memberikan kartu ucapan “selamat bergabung” kepada karyawan
bersangkutan. Sambutan ini penting sebagai starting point seorang karyawan baru “sah”
menjadi bagian dari perusahaan.

Office Tour

Yang tidak kalah penting, karyawan baru harus segera mengetahui lingkungan fisik kantor.
Di mana ruang kerjanya, ruang kerja atasannya, ruang departemen lain, ruang arsip, mesin
fotokopi, musholla, toilet, pantry, bahkan area parkir.
Jika memungkinkan, office tour sebaiknya dilakukan agar karyawan dapat sekaligus
merasakan suasana kantor dan bertemu karyawan lain. Namun, jika tidak mungkin, paling
tidak perusahaan memberikan denah kantor pada karyawan bersangkutan.

Employee Kit & Contact Person

Orientasi karyawan baru merupakan saat yang tepat untuk memberikan employee kit
perusahaan. Kit biasanya berupa kartu pegawai, seragam, peralatan kerja, dan kunci untuk
mengakses loker/ruang tertentu.

Karyawan baru juga perlu mendapatkan keterangan yang jelas mengenai jalur komunikasi
yang akan ia gunakan sebagai karyawan perusahaan. Antara lain alamat email-nya sebagai
karyawan kantor, nomor extention untuk bisa tersambung ke teleponnya.

Serta alamat pos untuk pengiriman yang ditujukan kepadanya selama bekerja (ruang apa,
gedung apa, lantai berapa, jalan apa, dan seterusnya).

Peraturan Perusahaan

Tidak semua peraturan kepegawaian tercantum dalam perjanjian kerja yang ditandatangani
karyawan. Sebagian besar justru lebih banyak dan terperinci dalam Peraturan Perusahaan
(PP).

Selain memberikan employee kit di atas, buku Peraturan Perusahaan (PP) jangan sampai
terlupa. Tentunya disertai dengan penjelasan singkat, dan saran bagi karyawan untuk
mempelajarinya.

Job Description dan Struktur Organisasi

Struktur organisasi juga penting diketahui oleh karyawan yang baru bergabung. Hal itu akan
memberinya gambaran tentang jalur koordinasi, jenjang jabatan, dan posisinya saat ini dalam
struktur besar perusahaan.

Selain itu, karyawan tersebut berhak mengetahui lebih dalam tentang pekerjaan dan target
kerja yang diharapkan perusahaan darinya. Alangkah baiknya jika momen ini melibatkan
atasan langsung dari karyawan tersebut.

Daftar Istilah-Istilah Khusus

Masing-masing perusahaan punya istilah khusus terkait dengan bidang bisnisnya. Begitu juga
masing-masing departemen di dalamnya, mungkin akan sering menggunakan istilah-istilah
“khas” yang spesifik.

Pasti akan sangat membantu jika perusahaan memiliki glosarium tersendiri, dan karyawan
baru bisa mendapatkannya agar proses transisi bisa berlangsung lebih cepat.
Jadwal Kegiatan Perusahaan

Jika perusahaan kamu memiliki rencana-rencana kegiatan, baik yang rutin, maupun tidak,
baik formal, maupun non-formal, jangan lupa untuk memberitahukannya kepada karyawan
baru.

Prosedur Keamanan dan Kondisi Gawat Darurat

Pada situasi emergency, apa saja langkah-langkah yang harus dilakukan oleh para penghuni
kantor, seperti apa bunyi alarm tanda bahaya, di mana letak tangga darurat, pintu darurat,
instalasi tabung hydrant, dan sebagainya.

Ini pun penting disosialisasikan kepada semua karyawan baru, untuk memastikan
keselamatan karyawan.

Benefit Karyawan

Poin terakhir ini termasuk poin paling penting dalam keseluruhan orientasi karyawan baru.
Karyawan yang baru bergabung perlu diberikan penjelasan yang baik tentang hak-hak
mereka selama menjadi karyawan di perusahaan kamu.

Dijabarkan dengan jelas, apa saja benefit yang bisa karyawan nikmati yang difasilitasi
perusahaan, misalnya asuransi kesehatan pribadi dan keluarga. Ada juga tunjangan pajak,
pinjaman karyawan, keanggotaan gratis di pusat kebugaran, atau yang lainnya.

Dengan cara ini, pesan bahwa perusahaan menghargai karyawan dan mendorong work life
balance dapat dirasakan oleh karyawan baru.

PENEMPATAN KERJA KARYAWAN 

Penempatan kerja karyawan atau pegawai adalah suatu kebijakan perusahaan/organisasi
untuk menyalurkan kemampuan karyawan atau pegawai pada posisi pekerjaan yang paling
sesuai dengan kebutuhan jabatan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan karyawan
tersebut agar memperoleh kepuasan kerja dan prestasi kerja yang optimal.

Penempatan kerja karyawan merupakan tindak lanjut dari kebijaksanaan penerimaan

karyawan. Prinsip penempatan kerja harus dilaksanakan secara tepat dan konsekuen agar
karyawan dapat bekerja sesuai dengan spesialisasinya/keahliannya masing-masing. Dengan
penempatan yang tepat, gairah kerja, mental kerja, dan prestasi kerja akan mencapai hasil
yang optimal, bahkan kreativitas serta prakarsa karyawan dapat berkembang.

Berikut definisi dan pengertian penempatan kerja dari beberapa sumber buku:

 Menurut Sastrohadiwiryo (2002), penempatan kerja adalah proses pemberian tugas

dan pekerjaan kepada pegawai yang lulus seleksi untuk dilaksanakan sesuai ruang
lingkup yang telah ditetapkan, serta mampu mempertanggungjawabkan segala risiko
 dan kemungkinan-kemungkinan yang terjadi atas tugas dan pekerjaan, wewenang,
serta tanggung jawabnya.
 Menurut Hasibuan (2009), penempatan kerja adalah tindak lanjut dari seleksi, yaitu
menerapkan calon karyawan yang diterima (lulus seleksi) pada jabatan
tertentu/pekerjaan yang membutuhkannya dan sekaligus mendelegasi authority
kepada orang tersebut.
 Menurut Sunyoto (2012), penempatan kerja merupakan proses atau pengisian jabatan
atau penugasan kembali pegawai pada tugas atau jabatan baru atau jabatan yang
berbeda.
 Menurut Menurut Schuler dan Jackson (1997), penempatan kerja berkaitan dengan
pencocokan seseorang dengan jabatan yang akan dipegangnya berdasarkan pada
kebutuhan jabatan dan pengetahuan, ketrampilan, kemampuan dan kepribadian
karyawan tersebut.
 Menurut Siswanto (2006), penempatan kerja adalah suatu proses pemberian tugas dan
pekerjaan kepada tenaga kerja yang lulus dalam seleksi untuk dilakukan secara
kontinuitas serta mampu mempertanggungjawabkan segala risiko dan kemungkinan
yang terjadi atas fungsi dan pekerjaan, wewenang dan tanggung jawab. 

Bentuk Penempatan Kerja Karyawan

Menurut Hariandja (2002), terdapat beberapa bentuk penempatan kerja karyawan selain
penempatan karyawan yang baru direkrut, yaitu: kenaikan jabatan (promosi), pengalihan
(transfer), dan penurunan jabatan (demosi). Penjelasan ketiga bentuk penempatan kerja
karyawan adalah sebagai berikut:

a. Kenaikan jabatan (promosi) 

Sebuah promosi terjadi ketika seseorang karyawan dipindahtugaskan dari satu pekerjaan ke
posisi lain yang lebih tinggi dalam hal pembayaran gaji, tanggung jawab dan atau tingkat
status keorganisasiannya sering pula disebut sebagai proses penugasan kembali seorang
karyawan ke posisi pekerjaan yang lebih tinggi. Setiap karyawan mendambakan promosi
sebagai wujud penghargaan perusahaan kepadanya sekaligus membuktikan keberhasilannya
meniti karir.

Promosi memiliki manfaat baik bagi perusahaan maupun karyawan, antara lain:

1. Promosi dapat memungkinkan perusahaan memanfaatkan kemampuan karyawan

untuk memperluas usahanya.
2. Promosi dapat mendorong tercapainya kinerja karyawan yang baik.
3. Terdapat korelasi signifikan  antara kesempatan untuk kenaikan pangkat dan tingkat
kepuasan kerja.

b. Pengalihan (transfer)

Pengalihan (transfer) adalah pengalihan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain yang
memiliki tanggung jawab yang sama, gaji yang sama dan level organisasi yang sama.
Pengalihan sangat bermanfaat bagi pemegang jabatan, karena pengalamannya dapat dialihkan
kepada seseorang dengan keterampilan baru dan perspektif berbeda yang membuat orang
tersebut menjadi pekerja dan kandidat yang lebih baik untuk dipromosikan di masa depan.
Pengalihan pada umumnya dimaksudkan untuk menempatkan karyawan pada tempat yang
setepatnya, dengan maksud agar karyawan yang bersangkutan memperoleh suasana baru dan/
atau kepuasan kerja setinggi mungkin dan dapat menunjukkan kinerja yang lebih tinggi.

c. Penurunan jabatan (demosi) 

Demosi adalah penurunan karyawan ke pekerjaan dengan tanggung jawab yang lebih rendah,
dan biasanya juga dengan tingkat gaji yang lebih rendah, dilakukan dengan alasan untuk kerja
yang buruk dan karyawan atau perilaku yang tidak tepat.

Penurunan jabatan dapat pula dikatakan sebagai penugasan kembali seorang karyawan ke
posisi pekerjaan yang lebih rendah dengan gaji atau upah yang lebih kecil serta kualifikasi
keterampilan dan tanggung jawab yang lebih rendah.

Terdapat beberapa alasan yang menyebabkan dilakukannya penurunan jabatan (demosi),

yaitu:

1. Promosi yang gagal. 

2. Ketidakmampuan melaksanakan pekerjaan yang ditugaskan kepada karyawan. 
3. Kapasitas karyawan yang kurang, seperti kedisiplinan dan kehadiran yang kurang. 
4. Pengurangan kapasitas perusahaan, misalnya ada merger dan reorganisasi.
5. Kesukarelaan yang diminta oleh pengusaha berdasarkan motif atau alasan personal.

Prinsip Penempatan Kerja Karyawan 

Menurut Suwatno (2003), terdapat prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam penempatan
kerja karyawan, yaitu sebagai berikut:

1. Prinsip Kemanusiaan, prinsip yang menganggap manusia sebagai unsur pekerja

yang mempunyai persamaan harga diri, kemauan, keinginan, cita-cita dan
kemampuan harus dihargai posisinya sebagai manusia yang layak dan tidak dianggap
mesin.
2. Prinsip Demokrasi, prinsip ini menunjukkan adanya saling menghormati, saling
menghargai, dan saling mengisi dalam melaksanakan kegiatan.
3. Prinsip The Right Man On The Right Place, prinsip ini penting dilaksanakan dalam
arti bahwa penempatan setiap orang dalam organisasi perlu didasarkan pada
kemampuan, keahlian, pengalaman, serta pendidikan yang dimiliki oleh orang yang
bersangkutan.
4. Prinsip Equal Pay For Equal Work, pemberian balas jasa terhadap karyawan baru
didasarkan atas prestasi kerja yang didapat oleh karyawan yang bersangkutan.
5. Prinsip Kesatuan Arah, prinsip ini diterapkan dalam perusahaan terhadap setiap
karyawan yang bekerja agar dapat melaksanakan tugas-tugas dibutuhkan ke satu arah,
kesatuan pelaksanaan tugas, sejalan dengan program dan rencana yang digariskan.
6. Prinsip Kesatuan Tujuan, prinsip ini erat hubungannya dengan kesatuan arah,
artinya arah yang dilaksanakan karyawan harus difokuskan pada tujuan yang dicapai.
7. Prinsip Kesatuan Komando, karyawan yang bekerja selalu dipengaruhi adanya
komando yang diberikan sehingga setiap karyawan hanya mempunyai satu atasan.
8. Prinsip Efisiensi dan Produktifitas Kerja, prinsip ini merupakan kunci ke arah
tujuan perusahaan karena efisiensi dan produktivitas kerja harus dicapai dalam rangka
mencapai tujuan perusahaan.
Faktor Penempatan Kerja Karyawan 

Menurut Sastrohadiwiryo (2002), terdapat beberapa faktor yang harus dipertimbangkan

dalam penempatan kerja karyawan, yaitu sebagai berikut:

1. Prestasi Akademik. Prestasi akademis yang dimiliki tenaga kerja selama mengikuti
pendidikan sebelumnya harus dipertimbangkan, khususnya dalam penempatan tenaga
kerja tersebut untuk menyelesaikan tugas pekerjaan, serta tanggung jawab.
2. Pengalaman. Pengalaman bekerja pada pekerjaan sejenis, perlu mendapatkan
pertimbangan dalam penempatan tenaga kerja.
3. Kesehatan Fisik dan Mental. Pengujian atau tes kesehatan berdasarkan laporan dari
dokter yang dilampirkan pada surat lamaran, mampu tes kesehatan khusus
diselenggarakan selama seleksi, sebenarnya tidak menjamin tenaga kerja benar-benar
sehat jasmani merupakan rohani.
4. Status Perkawinan. Formulir diberikan kepada para pelamar agar keadaan pribadi
pelamar diketahui dan dapat menjadi sumber pengambilan keputusan, khususnya
dalam bidang ketenagakerjaan. Status perkawinan dapat menjadi bahan pertimbangan,
khususnya menempatkan tenaga kerja yang bersangkutan. 
5. Usia. Tidak ada satu manusia yang dapat memprediksi bahwa usianya dua hari lagi
akan berakhir, meskipun teknologi dan komputerisasi canggih digunakan untuk
memprediksikannya.

Sedangkan menurut Mangkunegara (2007), dalam penempatan kerja karyawan harus

mempertimbangkan beberapa faktor sebagai berikut:

1. Pendidikan. Pendidikan yang harus dimiliki oleh seorang karyawan minimum yang
disyaratkan meliputi pendidikan yang disyaratkan dan pendidikan alternatif.
2. Pengetahuan Kerja. Pengetahuan kerja yang harus dimiliki oleh seorang karyawan
dengan wajar yaitu pengetahuan kerja sebelum ditempatkan dan yang baru diperoleh
pada waktu karyawan tersebut bekerja dalam pekerjaan tersebut.
3. Keterampilan Kerja. Kecakapan atau keahlian untuk melakukan suatu pekerjaan
yang harus diperoleh dalam praktik, keterampilan kerja ini dapat dikelompokkan
dalam tiga kategori, yaitu: 1) keterampilan mental seperti menganalisa data, dan
membuat keputusan, 2) keterampilan fisik seperti membetulkan listrik,mekanik dan
lain-lain, serta 3) keterampilan sosial seperti memengaruhi orang lain, menawarkan
barang atau jasa. 

Pengalaman Kerja. Pengalaman seorang karyawan untuk melakukan pekerjaan tertentu

dapat menjadi bahan pertimbangan untuk pekerjaan yang harus ditempatkan dan lamanya
melakukan pekerjaan.