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Conocimientos básicos de
contabilidad
Autor: Juan carlos Filcun Coronado

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Presentación del curso


En este curso aprenderás los inicios de la contabilidad y sus principios, normas y
documentos más esenciales y necesarios y que se deben elaborar mensual y
anualmente.

Prepárate con este curso y conviértete en tu propio contable.

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1. ¿Qué es la Contabilidad?

La Contabilidad es una técnica que permite capturar todos los hechos económicos
cuantificables que se relacionan con un negocio o empresa, procesa toda esta
información y emite reportes que sirven para la toma de decisiones.
Lo anterior no es trivial, pues muchas de las decisiones que se toman en una
empresa, se basan en la información contable, decisiones como:
1. Producir o dejar de producir.
2. Cerrar o mantenerse funcionando.
3. Invertir las ganancias o repartirlas a los dueños.
4. Endeudarse o utilizar recursos propios.
Estas y muchas decisiones dependen de la información contable que sea capaz de
generar la empresa y por esto reviste tanta importancia la contabilidad.

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2. Función y Objetivos de la Contabilidad

La principal función de la Contabilidad es registrar hechos económicos,


considerando una serie de formativas que existen para estandarizar este registro, de
tal modo que la información emanada de la contabilidad sea comprendida por todos
los que la utilizan para tomar decisiones.
El principal objetivo de la contabilidad es según el Boletín Nº 1 del Colegio de
Contadores es Proveer información cuantitativa y oportuna en forma estructurada y
sistemática sobre las operaciones de una empresa, considerando los eventos
económicos que la afectan para permitir a ésta y a terceros la toma de decisiones
sociales, económicas y políticas.
Debido a lo anterior la información contable, debe reunir los requisitos de ser
verdadera, exacta, y clara, para que pueda ser bien utilizada por los usuarios;
completa para proporcionar todos los elementos necesarios para analizar la
situación descrita; económica, de modo que su costo no sea superior al beneficio y
oportuna, para que, basándose en ella, puedan ser tomadas las medidas necesarias
para mejorar la eficiencia de las operaciones que realiza la empresa.

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3. Principios Contables

1. Equidad
Esto implica que el contador debe ser independiente en la confección de la
información contable, y si existe oposición de intereses entre los usuarios, no
deberá optar por ninguno de los dos, sino que sólo debe limitarse a presentar la
información que emana de los hechos económicos que ha experimentado la
empresa.
2. Entidad contable
Este principio señala que debe tenerse la claridad de que la empresa es una unidad
absolutamente distinta a los dueños, esto significa que tanto derechos como
obligaciones de la empresa, deben ser asumidos por ésta. Además, este principio
indica que no se deben mezclar las tenencias de los dueños con las de la empresa.
3. Empresa en marcha
Este principio realiza una suposición acerca de la vida de la empresa, y supone el
estado más probable, es decir la subsistencia en el tiempo. Este supuesto se realiza
para valorizar los bienes y obligaciones de la empresa, que como se enunciará en un
principio posterior es el Costo Histórico; sin embrago, si la empresa estuviera pronta
a cerrar la valorización de sus activos y pasivos, sería diferente, al valor de
liquidación.
4. Bienes económicos
Este principio se refiere a que la contabilidad solo mide los bienes en terminos
monetarios, es decir los bienes deben tener un valor determinado y deben ser
cuantificables, en ningun caso se puede contabilizar bienes narrados.
5. Moneda
La contabilidad se mide en términos monetarios, lo que permite reducir todos sus
componentes heterogéneos a un común denominador.
Además de que los hechos económicos sean cuantificables, se debe contar con un
común denominador, que sirva para capturar la información, ésta es la moneda, que
para el caso de Chile, es el peso.
7. Devengado
Este principio tiene relación con la diferencia entre los flujos de efectivo y los
resultados, e indica que debe reconocerse los resultados económicos independiente
de si éstos han sido pagados o percibidos, es decir si existe de por medio un
desembolso de efectivo.
8. Realización
Las operaciones de la empresa se deben registrar cuando exista la certeza de que
han sido completadas, cuando se tiene la seguridad que esa operación se ha
concretado.(cuando este completamente realizada).
9. Costo histórico

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En general, los hechos económicos deben capturarse a su costo histórico, es decir el
costo de adquisición en la mayoría de los casos, se hace esto porque es el valor más
objetivo que se pueda tener.
10. Objetividad
Deben registrarse las operaciones en el momento que se tenga sustento de que ésta
ocurrió y cuando exista certeza de su valor. Se puede observar esta situación cuando
dos entes independientes uno del otro observan lo mismo frente a un hecho
económico.
11. Criterio prudencial o Principio Conservador.
Existe una frase típica que resume este principio, "no anticipar ganancias, pero si las
pérdidas". Esto se traduce en que para el caso de las pérdidas, basta que exista
algún hecho que indique que podría generarse una pérdida para registrarla, sin
embargo en el caso de las ganancias, debe tenerse certeza absoluta para poder
registrarla.
12. Significación o importancia relativa
Existen situaciones en las cuales debe operar el criterio de quien realiza un registro
contable, en el sentido de que hay operaciones que no se ajustan a los Principios y
Normas Contables existentes, en ese momento será quien registre quien decidirá
como debe hacerlo. Por otro lado, hay situaciones o hechos económicos
insignificantes que no se justifica contabilizar a cada momento.
13. Uniformidad
Este principio los indica que los mismos procedimientos contables que utilizamos en
un periodo debe ser realizado en el periodo siguiente, en caso contrario los cambios
deber registrarse en las notas esplicativas.
14. Contenido de fondo sobre la forma
Se debe considerar en primer lugar, el significado del hecho económico que se
desea registrar más que la interpretación legal.
Tiene relación con los Balance Financiero y Tributario, el balance finaciero muestra
los echos la empresa y el balance tributario debe ser visto desde el punto de vista
contable mas que desde el punto de vista legal.
15. Dualidad económica
Este es el concepto más importante en lo que a registros contables se refiere, pues
es la base de donde aparece la teoría contable, se establece que todo lo que la
empresa tiene, ya sean derechos o bienes; lo debe, y esta deuda puede ser con
terceros o con los dueños.
Lo anterior se traduce en:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO.
16. Relación fundamental de los estados financieros
Los Estados Financieros son complementarios entre sí, actualmente existen tres
estados obligatorios, ellos son:

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Balance General Financiero, el Estado de Resultados y el Estado de Flujo
Efectivo.
Estos tres Estados Financieros son complementarios porque el Balance General es
un estado de lo que tiene y lo que debe la empresa, ahora si la empresa tiene más
de lo que debe eso implica una ganancia y si debe más de lo que tiene eso implica
una pérdida, el detalle de las ganancias y las pérdidas se informa en el Estado de
Resultados, adicionalmente el Estado de Flujo de Efectivo detalla la variación del
efectivo durante un periodo determinado, por cierto el mismo periodo para el que
se confeccionaron el Balance y el Estado de Resultados.
17. Objetivos generales de la información financiera
Es importante considerar que los usuarios de la información contable se encuentran
familiarizados con el lenguaje contable, que es un lenguaje técnico, por lo que la
información conatable debe estar en este lenguaje y a la vez debe ser útil al usuario
sea este interno o externo a la empresa.
18. Exposición
Además de los tres Estados Financieros obligatorios, se debe entregar información
adicional que sirva para la adecuada interpretación de dichos Estados. Se exige la
presentación de las Notas a los Estados Financieros, donde se detallan los montos
de algunas cuentas o se hacen algunas observaciones de carácter cualitativo que
podrían incidir en las decisiones de los usuarios de la información contable.

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4. Teorias de un Sistema Contable

El objetivo básico de un sistema contable es satisfacer las necesidades de la


empresa, en cuanto a información contable se refiere.
1. La Teoría General de Sistema:
Un sistema en general y un sistema contable en particular, tiene tres corrientes, una
la corriente de entrada, luego la corriente de procesamiento y la tercera, la corriente
de salida.
En la corriente de entrada, se capturan los hechos económicos del medio, que
tienen relación con la empresa y son cuantificables.
En la corriente de procesamiento, la información es registrada, resumida y
clasificada.
La tercera y última parte o etapa de un Sistema Contable es la Corriente de Salida,
donde la información se va al medio para ser utilizada por los usuarios que la
requieran.
2. La Teoría Clásica:
Un sistema contable consta de las siguientes partes: la primera dice relación al
diseño y funcionamiento de los comprobantes internos, documentos o formularios
tales como: comprobantes de ingreso y egreso, facturas y boletas de venta,
talonarios de cheques, notas de crédito y débito, etc., que sirve para llevar a cabo
una operación o para informar sobre la operación ya ejecutada.
A continuación, siguen los registros contables básicos en los que se traspasan estos
comprobantes, analizándose las operaciones realizadas y incidencia en el Activo,
Pasivo y Patrimonio de la empresa.
En tercer lugar, están los Mayores, registros que sirven para resumir por cuentas, la
información presentada en el Libro Diario. Finalmente, y como consecuencia de
estos registros, se llega a informes, diseñados de acuerdo a las necesidades de
información de la empresa.

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5. Elementos y Funciones Básicas de Un Sistema


Contable

1. Personas:
Las personas tienen la misión en un sistema contable de recabar la información del
medio y analizarla, para su posterior registro.
2. Procedimientos:
Son formas estandarizadas y secuenciales de llevar a cabo alguna actividad.
3. Herramientas:
Son apoyos al trabajo del que registra en el sistema contable.
4. Registros:
Corresponden a las anotaciones varias que se hacen en un sistema contable.
Un sistema contable tiene las siguientes funciones:
1. Interpretar y registrar los efectos de las transacciones que realiza la empresa.
2. Clasificar los efectos de transacciones similares de modo que permita determinar
los distintos subtotales y totales que son útiles para los usuarios de información
para la toma de decisiones.
3. Resumir y comunicar a las personas que toman decisiones la información
contenida en el sistema.

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6. Documentación Mercantil
Como ya se ha dicho, uno de los elementos principales en el ingreso de información
al sistema contable, es la documentación que sirve de respaldo de la exactitud de
los hechos económicos.
1. Cheque:
El Cheque es un documento que contiene una orden incondicional de pago, dada
por una persona (Librador), a una Institución de crédito (Librado), de pagar a la vista,
a un tercero o al portador (Beneficiario), una cantidad de dinero determinada en el
documento.
Los requisitos del cheque son:
- Debe contener la mención de ser cheque insertada en el documento.
- Debe aparecer en el documento el lugar y fecha de emisión.
- Debe haber una orden incondicional de pagar una suma determinada de dinero.
- Debe anotarse el nombre del librado.
- Y, para certificar esta autorización de pago, el librador debe firmar.
Los tipos de cheques más importantes son:
a. Cheque Cruzado:
Cheque nominativo(debe contener a qué nombre ha sido emitido) cruzado en su
adverso por dos líneas paralelas las cuales indican que ese cheque sólo puede ser
cobrado por otra institución de crédito.
Cheque cruzado general: entre ambas líneas no se anota la denominación de
ninguna institución de crédito y puede depositarse en cualquier banco.
Cheque cruzado especial: Entre las líneas que cruzan el cheque va el nombre de una
institución de crédito y solo puede cobrarse por ésta.
b. Cheque por Caja.
Es un cheque que puede ser nominativo o no, pero se cobra y cancela por el banco
de inmediato en efectivo.
2. Factura
Es un documento que el vendedor entrega al comprador detallando las mercaderías
que le ha vendido, indicando cantidades, naturaleza, precio y demás condiciones de
la venta.
Con este documento se hace el cargo al cliente y se contabiliza su deuda a favor del
vendedor. Para el comprador es el documento que justifica la compra y con su
contabilización queda registrado su compromiso de pago.
La factura es el documento principal de la operación de compraventa con ella queda
concretada y concluida la operación y es un documento de contabilidad y medio de
prueba legal.

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En la factura aparecerán características del producto vendido como:
- Cantidad y descripción.
- Precio unitario.
- Valor Neto
- Impuesto al Valor Agregado
- Valor Bruto
- Condiciones de venta.
Además, la factura debe contener ciertos datos relacionados con el vendedor, las
cuales se encuentran determinadas por el Servicio de Impuestos Internos, las más
importantes son:
- Nombre o razón social del vendedor.
- Rol Único Tributario.
- Giro.
- Dirección y Teléfono.
- Nota de débito.
Es un documento que envía un comerciante a su cliente, en la que le notifica haber
cargado en su cuenta una determinada suma o valor, por el concepto que la misma
indica. Este documento incrementa la deuda, ya sea por un error en la facturación,
interés por pago fuera de término, etc.
En general la nota de débito se utiliza en las operaciones comerciales cuando se
pagó el flete por envío de una mercadería; cuando se cargan intereses, sellados y
comisiones sobre documentos, etc.
AEA242 - Contabilidad I 16
Nota de crédito
Es el documento en el cual el comerciante envía a su cliente, con el objeto de
comunicar la acreditación en su cuenta una determinada cantidad, por el motivo
expresado en la misma.
Algunos casos en que se emplea: roturas de mercaderías vendidas, rebajas de
precios, devoluciones o descuentos especiales, o corregir errores por exceso de
facturación.

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7. Igualdad de Inventario

La Igualdad de Inventario es la base sobre la cual se sustenta la técnica contable,


pues establece que todo lo que la empresa tiene, lo debe. Esto también puede
observarse de otra forma, la empresa ha obtenido recursos tanto de terceros como
de los dueños y por otro lado debe aparecer como invirtió esos recursos que
obtuvo. Para formalizar lo anterior es necesario, conocer cierto vocabulario técnico
que a continuación se menciona:
ACTIVO: Son todos aquellos derechos y bienes que la empresa posee.
PASIVO: Corresponde a la deuda que la empresa mantiene con terceros.
PATRIMONIO: Corresponde a la deuda que la empresa mantiene con los dueños.
Por lo tanto, la igualdad de inventario se define como:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
Como ya se explicó anteriormente, esta ecuación SIEMPRE debe cumplirse en todo
registro contable, e implica que todo lo que la empresa tiene, que son sus Activos,
debe ser igual a la deuda que mantiene la empresa tanto con terceros como con los
dueños.
Ejemplo:
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
100.300.000 = 300.000 + 100.000.000.

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8. Invariabilidad del Capital


Se denominará Capital al aporte realizado por los dueños a la empresa, el Capital es
parte del patrimonio, que es la deuda que mantiene la empresa con los dueños. En
general, y por el momento se supondrá que es así, el Capital no varía, o sea no
experimenta aumentos o disminuciones en su valor. Por lo tanto, se agregarán dos
elementos a la Ecuación de Inventario:
ACTIVO = PASIVO + CAPITAL + GANANCIAS - PÉRDIDAS.
Lo anterior indica que siempre que se produzca una variación positiva en el activo
neto (activo menos pasivo más capital) indicará que se produjo una ganancia y en
caso que se produzca una variación negativa, es decir que el pasivo aumente con
respecto al activo, se habrá generado una pérdida.

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9. La Cuenta

Una cuenta es una agrupación conveniente de un determinado tipo de transacción.


Por ejemplo, todas las transacciones relacionadas con el dinero en efectivo de la
empresa, se les denomina cuenta "caja"; o todas las transacciones relacionadas con
las deudas con los que venden las mercaderías a la empresa, se les denomina
cuenta "proveedores"
La cuenta tiene tres elementos principales:
1. Nombre de la cuenta
2. Cargo: Es el lado izquierdo de la cuenta
3. Abono: Es el lado derecho de la cuenta.
Las cuentas se clasifican en:
1. Activo: son todas las cuentas que representan bienes y derechos de la empresa.
Por ejemplo: Caja, Banco, Letras por Cobrar, Mercaderías,
Máquinas, Vehículos, Patentes, etc.
2. Pasivo: Son todas las cuentas que representan obligaciones con terceros de la
empresa. Por ejemplo: Proveedores, Acreedores, Cuentas por pagar, Préstamos por
pagar, Documentos por pagar, etc.
3. Patrimonio: Son todas aquellas cuentas que representan deuda, pero con los
dueños de la empresa. Por ejemplo: Capital, Resultados Acumulados, etc.
4. Resultados: Son las cuentas que agrupan a todas las pérdidas y ganancias. A su
vez se clasifican en Pérdidas y en Ganancias.
5. Cuentas de Orden: Son cuentas que indican derechos u obligaciones latentes.
Ejemplo: Responsabilidad por letras descontadas.
Existen reglas para indicar cuando se debe hacer una anotación al lado izquierdo de
una cuenta (CARGO) y cuando se debe hacer al lado derecho (ABONO):
1. Cuentas de Activo: Se cargan por los aumentos y se abonan por las
disminuciones.
2. Cuentas de Pasivo: Se cargan por las disminuciones y se abonan por los
aumentos.
3. Cuentas Patrimoniales: Se cargan por las disminuciones y se abonan por los
aumentos.
4. Cuentas de Ganancia: se abonan por los aumentos
5. Cuentas de Pérdida: Se cargan por los aumentos
Una anotación en el lado izquierdo de una cuenta, se denomina débito y una
anotación en el lado derecho se denomina crédito.
En general, cuando se desea averiguar el saldo de alguna cuenta, se hace a través de
un mayor esquemático o "T", de la siguiente forma:

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Nombre de la Cuenta
Débitos Créditos
Saldo Deudor
Saldo Acreedor
Si la suma de los débitos es mayor a la de los créditos, entonces existe saldo
deudor, y si la suma de los créditos es mayor a la de los débitos, existe saldo
acreedor.

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10. Principales Registros de un Sistema Contable

Libro Diario
Es un registro cronológico de las transacciones en que participa la empresa. En él se
ingresan todos los hechos económicos de la empresa, en forma de asientos
contables, respetando las normas de débitos y créditos antes mencionadas.
Las principales razones de porqué usar un libro diario son:
1. El Libro diario muestra toda la información sobre una transacción en un solo lugar
y también proporciona una explicación sobre la transacción.
2. El libro diario otorga un registro cronológico de todos los eventos de la vida de
una empresa.
3. Ayuda a prevenir errores.
Asiento Contable
Un asiento diario es el proceso de ingresar la información de alguna transacción al
libro diario.
Los siguientes son los elementos de un asiento contable:
1. Fecha: debe indicarse la fecha de la transacción.
2. Nombre de cuentas que se debitan y que se acreditan, las cuentas que se debitan
se anotan en primer lugar y en segundo lugar los nombres de las cuentas que se
acreditan, considerando una sangría.
3. Valores por los que se cargan o abonan las cuentas, todos los cargos se anotan
en la columna DEBE del libro diario y los abonos se deben anotar en la columna
HABER del libro diario.
4. Glosa: Es una breve explicación del significado del asiento contable y debe
anotarse en la última línea del asiento.
Libro Mayor
Se agrupa la información contenida en el libro diario, por cuentas, como
anteriormente se explicó cuando se mencionó a la cuenta, en general, se detalla
esta información en un mayor esquemático o T.
Libro de Inventario y Balances
Una vez, que ya se ha traspasado toda la información del libro diario al mayor y esta
se encuentra agrupada, se procede a hacer el balance, el que debe registrarse en
este libro. El Balance es un estado de la situación de la empresa.
Asimismo, en este libro debe registrarse el Invenatrio que se practica al final de
cada año y que corresponde al inicial del año siguiente.
Unidad IV Estados Financieros
Balance Tabular o de ocho columnas.

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Este Balance se confecciona con fines tributarios, pero también como una forma de
comprobar la cuadratura. Su formato es el siguiente:
Sumas Saldos Balance General Estado de Resultados
Cuenta Débitos Créditos Deudor Acreedor Activo Pasivo Pérdida Ganancia
Balance Clasificado Financiero.
Es un Estado Financiero-Contable que refleja la situación patrimonial de una
empresa en un momento del tiempo. Consta de dos partes, activo y pasivo. El activo
muestra los derechos y bienes con que cuenta la empresa, mientras que el pasivo
detalla sus obligaciones tanto financieras, como con los dueños.
El activo suele subdividirse en inmovilizado o activo fijo y activo circulante. El
primero incluye los bienes muebles e inmuebles que constituyen la estructura física
de la empresa, y el segundo el disponible, las cuentas por cobrar, las inversiones de
corto plazo y las mercaderías. En el pasivo se distingue entre recursos propios
(patrimonio), pasivo a largo plazo y pasivo circulante. Los primeros son los fondos
que aportan los dueños de la empresa(capital social, reservas); el pasivo a largo
plazo lo constituyen las deudas a largo plazo (bonos, obligaciones a largo plazo), y
el pasivo circulante son deudas a corto plazo (proveedores, deudas a corto plazo.
El Balance Financiero se formula de acuerdo con un formato y un criterio estándar
para que la información básica de la empresa pueda obtenerse uniformemente
como por ejemplo: posición financiera, capacidad de obtener ganancias y fuentes de
obtención de recursos.
Estado de Resultados.
Es un Estado Financiero-Contable que muestra el resultado de las operaciones
(actividades habituales de la empresa) y también el resultado no operacional, que es
capaz de generar la entidad durante un periodo determinado. Este
Estado es complementario al Balance General. Presenta la situación financiera de una
empresa a una fecha determinada, tomando como parámetro los ingresos y gastos
efectuados; proporciona la utilidad neta de la empresa.
Este Estado también muestra la diferencia entre el total de los ingresos en sus
diferentes modalidades; venta de bienes, servicios, intereses ganados , entre otros y
los egresos representados por costos de ventas, costo de servicios, intereses
pagados, entre otros.
Estado de Flujo Efectivo
Se entiende por EFE al estado financiero básico que muestra los cambios en la
situación financiera a través del efectivo y equivalente de efectivo de la empresa de
acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (P.C.G.A.. El EFE
ofrece a los usuarios de la información contable la posibilidad de conocer y resumir
los resultados de las actividades financieras de la empresa en un período
determinado y poder inferir las razones de los cambios en su situación financiera,
constituyendo una importante ayuda en la administración del efectivo, el control del
capital y en la utilización eficiente de los recursos en el futuro.
El Estado de Flujo Efectivo consta de tres partes: Flujo de Operación, Flujo de
Financiamiento y Flujo de Inversión.

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En el Flujo de la Operación, se anotan todos aquellos ingresos de efectivo producto
de las operaciones del giro de la empresa, además de todas aquellas que se
relacionan con el resultado operacional del Estado de Resultados. Del mismo modo,
a todos los ingresos se le deben restar todos los egresos de efectivo con
características similares a las mencionadas anteriormente.
En el Flujo de Financiamiento, se clasifican todos aquellos ingresos y egresos que se
relacionan con las actividades de obtención de recursos en efectivo, como obtención
de préstamos, pago de intereses, pago cuotas de préstamos,etc.
En el Flujo de Inversión, se clasifican todos aquellos ingresos y egresos que tienen
relación con las compras de inversión que realiza la empresa, en general con el fin
de mantener estos activos por largo plazo en la empresa.
Por ejemplo, compra de activo fijo, compra de acciones de una empresa relacionada,
etc.
Notas a los Estados Financieros
Las Notas a los Estados Financieros son un complemento a los Estados Financieros,
de carácter más bien cualitativo, pero en ocasiones contienen datos cuantitativos.
En general, las Notas a los Estados Financieros, detallan ciertas cuentas de los
Estados Financieros y detallan el marco y la situación general de la empresa sobre la
cual se generaron tales estados. Informan acerca de situaciones especiales como un
cambio contable, que podría afectar a decisiones de los inversionistas u otros
usuarios de la información contable.
Unidad V: Activo Corto Plazo.
Disponible
El disponible representa recursos financieros líquidos, es decir, el dinero en efectivo
que tiene la empresa y los saldos en la cuenta corriente de la empresa. Se pueden
clasificar como disponible los recursos, solamente cuando no existe restricción que
impida utilizarlos en el momento que se les requiera.
Caja Chica
En estricto rigor, en esta cuenta sólo debieran clasificarse el dinero en efectivo que
posee la empresa. Sin embargo, en ocasiones, se incluye también los cheques de
terceros, que no tienen restricciones de algún tipo.
El dinero en efectivo que la empresa maneja debe controlarse, de tal modo de tener
un orden con respecto a éste. Generalmente, las empresas tienen un responsable de
la caja chica a quien se le entrega periódicamente un monto de dinero en efectivo,
quien debe efectuar rendiciones acerca del uso de los fondos recibidos.
Usualmente en la empresa se realiza el denominado Arqueo de Caja, que consiste
en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado, con el
objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el
Saldo que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en
Caja en dinero efectivo, cheques o vales. Sirve también para saber si los controles
internos se están llevando adecuadamente.
Esta operación es realizada diariamente por el Cajero. Los auditores o ejecutivos
asignados para ello, suelen efectuar arqueos de caja en fechas no previstas por el

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Cajero.
Es frecuente que en los arqueos de caja aparezcan faltantes o sobrantes, con
respecto a la cuenta de control del libro mayor. Estas diferencias se contabilizan
generalmente en una cuenta denominada " Diferencias de Caja".
Se le cargan los faltantes como pérdidas y se abonan los sobrantes como ingresos.
Si no se subsanan estas diferencias, al cierre del ejercicio, la cuenta "Diferencias de
Caja" se deberá cancelar contra la de "Pérdidas y Ganancias".
Conciliación Bancaria
Consiste en la comparación de los registros de las operaciones que lleva la empresa,
con el registro que llevan los Bancos y que informan a través de la cartola bancaria,
con la finalidad de proceder a hacer las correcciones o ajustes necesarios en los
libros de contabilidad que posee la Empresa. La conciliación bancaria se realiza ya
que es común que los saldos de la cartola enviada por los Bancos, no coincidan con
los registros contables que lleva la empresa por una o más de las siguientes
razones:
- Cheques pendientes de cobro por parte de los beneficiarios de los mismos,
llamados también cheques girados y no cobrados.
- Depósitos que la Empresa realizó en el momento que el Banco ya había emitido la
cartola bancaria.
- Errores numéricos u omisiones en los libros de la Empresa
- Cheques ajenos que el Banco carga por equivocación.
- Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
- Cargos que efectúa el Banco causados por intereses, comisiones, impuestos,
cuotas de préstamos efectuados a la empresa, etc.
- Abonos hechos a la Empresa por el Banco, por concepto de intereses, cobros
realizados en su nombre o cualquier otro concepto
- Errores u omisiones por parte de los Bancos Existen diferentes métodos de
conciliación:
Método de Cuatro Columnas.
Consiste en la elaboración de una hoja de cuatro columnas. Dos para la cuenta en
los libros de la Empresa y dos para la misma cuenta en los libros del Banco (con
Debe y Haber). Este procedimiento permite ver claramente los Ajustes que hay que
hacer en el Libro de la Empresa.
Una vez, que se llena el cuadro que a continuación se indica, se procede a realizar
los ajustes correspondientes a la empresa, en forma de asientos de diario.
Conciliación por Saldos Ajustados.
Es una conciliación en dos etapas. En la primera se lleva el saldo del Estado de
Cuenta del Banco a la situación correcta, luego de hacer las correcciones en los
libros de la empresa, de acuerdo a las operaciones pendientes de registro en el
Banco. En la segunda etapa, se llevan los saldos de los libros de la Empresa a su real
valor, anotando las transacciones las cuales la Empresa no había registrado.

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El Saldo de la cuenta del Banco, en el Mayor de la Empresa se ajusta de la siguiente


manera:
- Sumando todos los abonos los cuales la empresa conoce sólo cuando recibe el
Estado de Cuenta del Banco, como son: cuentas por cobrar de la Empresa que el
Banco cobró y abonó en cuenta, abono por intereses, errores u omisiones.
- Restando los cargos que el Banco ha hecho a su favor como son comisiones,
cheques devueltos o anulados, etc. De la misma manera se hacen los ajustes al
estado de cuenta enviado por el Banco:
- Sumando los cargos que la Empresa hubiese hecho, los cuales no aparecen en la
cartola bancaria tales como los errores u omisiones o los depósitos a última hora.
- Restando abonos que no aparezcan tales como cheques pendientes de cobro,
errores u omisiones.
Conciliación por Saldos Encontrados
Es una conciliación que consiste en ajustar el saldo del Estado de Cuenta del Banco,
hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en el libro mayor de la
Empresa, es decir:
- Se suman al saldo del banco los Cargos por Depósitos de última hora, efectuados
por la Empresa y los Cargos efectuados por el Banco que la empresa no haya
tomado en cuenta, tales como: comisiones, intereses, errores u omisiones.
- Se restan los Abonos por: Cheques emitidos por la Empresa y no presentados para
su cobro y los abonos efectuados por el banco no tomados en cuenta por la
empresa (Intereses, cobros hechos por el banco en nombre de la empresa).
El formato utilizado para el método más común y utilizado es el siguiente:
Empresa Banco
Transacción Debe Haber Debe Haber
Totales 100 50 50 100
Diferencia 50 50

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11. Cuentas por cobrar

Están constituidas por créditos a favor de las empresas, correspondientes a las


ventas, prestación de servicios y demás operaciones normales, incluyendo cuentas
de clientes, documentos por cobrar, letras por cobrar, entre otros.
Las cuentas a cobrar se incluyen en el activo circulante solamente cuando se espera
convertir en dinero durante el ciclo operativo o en un plazo inferior a un año.
Clientes
Dentro de las cuentas por cobrar, una de las partidas más importantes es la cuenta
clientes, pues se origina en la venta de mercaderías al crédito.
La cuenta clientes se carga por el monto de la venta más el impuesto IVA DF, que es
el impuesto cobrado por las ventas. Esta cuenta es abonada por los pagos que
realizan los clientes. El saldo deudor de la cuenta representa el derecho a cobrar
sobre los clientes.
Al momento de constituirse la cuenta clientes, se realiza el siguiente registro:

Clientes
Ventas
IVA DF

Se carga la cuenta clientes, pues es un derecho (Activo) que posee la empresa y está
aumentando. Se abonan la cuenta ventas, que es un resultado (ganancia) y está
aumentando; además, se abona la cuenta IVA DF pues es un pasivo que la empresa
deberá enterar dentro de los doce primeros días del mes siguiente.
En el momento en que los clientes cancelan su deuda, se realiza el siguiente asiento
contable, el que indica que la cuenta de activo disminuye y por lo tanto se abona y
por otro lado, se carga la cuenta caja por el dinero que entra a la empresa:

Caja
Clientes

Estimación Deudores Incobrables


Cuando la empresa otorga créditos a sus clientes, ello implica un riesgo para ésta,

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dado que es posible que los clientes no cancelen su deuda; en todo caso, es un
riesgo existente en cualquier negocio. Debido a este problema, se recurre a realizar
una estimación de los deudores que se espera no cancelarán sus deudas. Esto se
encuentra respaldado en el principio conservador, que establece que las pérdidas
hay que anticiparlas, pero nunca debe hacerse lo mismo con las ganancias.
Existen dos grandes métodos de calcular la estimación deudores incobrables:
1. Método porcentaje sobre las ventas o el saldo de la cuenta clientes.
2. Método antigüedad de saldos.
Método porcentaje sobre las ventas o el saldo de la cuenta clientes.
Mediante este método se recurre a estimar un porcentaje de los clientes que no
cancelarán su deuda y esto se aplica a la cuenta ventas o a la cuenta clientes,
dependiendo del tipo de empresa y cómo maneja sus cuentas por cobrar.
I 32
Ejemplo 1:
La empresa estima que un 5% de la cuenta clientes no cancelará. Averigüar cuánto
será la estimación por deudores incobrables, dado que el saldo de la cuenta clientes
es de $20.000.000.
En este caso, se debe multiplicar el valor de la cuenta clientes de $20.000.000 por
5%, con lo que se obtiene una E.D.I de $1.000.000.-
Método antigüedad de saldos.
En este método la estimación por deudores incobrables, se pondera según la
antigüedad que posean los saldos adeudados por los clientes, el sustento de lo
anterior es que si un cliente mantiene una deuda que ha vencido un día, no es
comparable a un cliente que tiene su deuda vencida hace 1 año, es bastante más
probable que el cliente que debe a la empresa hace más tiempo, definitivamente no
pague y por lo tanto debe asignarse un porcentaje mayor a ese tipo de clientes.
Ejemplo 2:
El siguiente es el detalle de los clientes morosos y la estimación de los clientes
incobrables:
Atraso Saldo Cuenta Clientes Porcentaje Estimación
1-30 días 2.000.000 1% 20.000
30-120 días 3.000.000 3% 90.000
120 y más 1.000.000 5% 50.000
Saldo de la estimación, según método antigüedad de saldos: $160.000
Al momento de constituirse la estimación, la contabilización es la misma por ambos
métodos:

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Clientes Incobrables (Cuenta de Resultado Pérdida)
Estimación de Clientes Incobrables (Cuenta Complementaria de Activo, Se presenta
restando al activo)

Una vez que sabe si efectivamente los clientes que fueron estimados como
incobrables cancelan o no, se realizan las siguientes contabilizaciones:
Clientes estimados como incobrables que cancelan su deuda.
Si los clientes, que habían sido estimados como incobrables cancelan su deuda:

Caja
Clientes

Estimación deudores incobrables


Clientes Incobrables (si es dentro del mismo período contable)

Estimación deudores incobrables


Clientes Incobrables (si es en otro período contable)

En el primer asiento, se recibe el pago, por lo que aumenta caja y por otro lado
disminuye clientes, pues los clientes estimados aún aparecían en esa cuenta.
ÆÉ 2003 Universidad de Las Américas- Escuela de Negocios- AEA242 -
Contabilidad I 34
En el segundo asiento, se reversa la estimación y la pérdida que se había reflejado,
pues ésta ya no existe porque los clientes ya cancelaron. Este asiento se hace
cuando el pago ocurre dentro del mismo año en que se generó la pérdida, pues sólo
en ese caso esta última se puede reversar.
En el tercer asiento, se realiza por el mismo concepto que el segundo, sólo que éste

23
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debe hacerse cuando la estimación y la pérdida se reversan en un periodo distinto al
que se generó.
Clientes estimados como incobrables que se dan de baja definitivamente.
Cuando se agotan todos los medios de cobro para que los clientes cancelen su
deuda, y éstos se encuentran estimados, pueden ocurrir dos situaciones, una es que
ya se haya reflejado la pérdida por todo el monto de lo que debían y la otra
situación es que sólo se haya estimado por una parte del monto que no cancelaron.
En la primera situación, la contabilización es la siguiente:

Estimación deudores incobrables


Clientes

En la segunda situación, la contabilización es la siguiente:

Estimación deudores incobrables


Clientes Incobrables
Clientes

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12. Operaciones con Documentos

La empresa tiene como función principal producir y/o vender bienes y servicios, que
en muchas ocasiones son vendidos al crédito; para ello se recurre a documentos que
respalden estas ventas.
Los documentos por cobrar son una fuente de financiamiento importante para la
empresa, pues son activos muy líquidos, es decir se puede transformar rápidamente
en dinero y tienen un mayor respaldo legal, lo que los hace más exigibles que una
deuda simple o sin documentar.
Los documentos más utilizados son la letra de cambio o el "pagaré.
Pagaré.
Es un convenio entre dos personas:
El otorgante que es aquel que se compromete por escrito a pagar a la vista, a una
fecha fijada o determinada, una cantidad de dinero, a la orden o al portador.
El Beneficiario, es la persona a cuya orden se extiende el documento.
Letra de Cambio
Según el Código de Comercio, en su artículo 632, es:
"Un mandato preescrito, revestido de las formas prescritas por la ley, por el cual el
Librador ordena al Librado pague una cantidad en dinero a la persona designada o
en su orden".
Las personas que intervienen en la negociación de una letra de cambio son:
- Librado o girador : Es quien contrae la obligación de hacer pagar una cantidad
convenida y gira la letra.
- Tomador o Beneficiario: Es la persona a cuya orden se extiende el documento.
- Librado o Girado: Es la persona que recibe la orden y acepta pagarla.
Cuando la empresa recibe una letra suscrita a favor de la empresa, se afecta la
cuenta "Letras por Cobrar" y cuando la empresa extiende una letra a favor de otra
persona, se afecta la cuenta "Letras por Pagar".
Letras por Cobrar
Estas letras llegan a la empresa cuando los clientes o deudores documentan sus
obligaciones.
a. Recepción de Letras por Cobrar.
La contabilización de la recepción de estos documentos es:

Letras por Cobrar


Clientes o Deudores

25
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O , esta recepción se podría haber generado directamente de una venta:

Letras por Cobrar


Ventas
IVA DF

37
b. Pago de Letras.
En el caso de que el deudor o cliente, cancela la deuda en el plazo establecido en el
documento, disminuye el activo "letras por cobrar" y aumenta el activo "caja":

Caja
Letras por Cobrar

c. Letras Protestadas.
En el caso de que el cliente o deudor no cancele su obligación en el plazo
establecido, las empresas en general, envían las letras a la notaría para su protesto,
pues este trámite facilita la cobranza. Una vez, que la notaría cumple con el
proceso, la empresa recibe las letras ya protestadas y cancela a la notaría los gastos
de protesto, que son de cargo del cliente por lo que no se registran como pérdida
para la empresa, sino que se cargan al valor de las letras protestadas. La
contabilización queda como sigue:

Letras Protestadas
Letras por Cobrar
Caja o Banco (=>Por los gastos notariales cancelados, de cargo del cliente)

En el caso que el deudor o cliente cancele una letra que se encontraba protestada a
la empresa:

Caja
Letras Protestadas

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ÆÉ 2003 Universidad de Las Américas- Escuela de Negocios- AEA242 -


Contabilidad I 38
d. Letras en Cobranza Judicial.
Las Letras Protestadas pueden ser entregadas a un abogado para que inicie los
trámites judiciales para su cobranza. El profesional cobrará sus honorarios, los
cuales también serán cargados al valor de la letra.
La contabilización del envió de las letras al abogado queda como sigue:

Letras en cobranza judicial


Letras Protestadas

Al realizar el trámite de cobranza judicial el abogado puede obtener dos resultados:


a. Que el Cliente cancele su deuda: En cuyo caso, el abogado envía el valor de la letra
a la empresa, cobrando los honorarios al deudor o cliente. La contabilización es la
siguiente:

Caja
Letras en Cobranza Judicial

b. El segundo caso es que el cliente no pague y en ese caso se da origen a la


contabilización de las Letras en Mora.
e. Letras en Mora.
Se envían las letras a esta cuenta, cuando se han agotado todos los medio legales de
cobro y no existe posibilidad que el cliente pague. Al valor de la letra, se le deben
agregar todos los gastos incurridos en la cobranza en que la empresa ha incurrido,
como por ejemplo los honorarios de los abogados:

Letras en Mora
Letras en Cobranza Judicial
Caja o Banco

Sin embargo, puede ocurrir que el cliente o deudor decida pagar en esta etapa:

27
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Caja
Letras en Mora

Si efectivamente, no se logra el pago, la empresa procede a castigar la letra, del


mismo modo que lo hace con los clientes.
Endoso de Letras.
El Endoso, según el artículo 655 del Código de Comercio: "Es el escrito puesto al
dorso de la letra de cambio y demás documentos a la orden, por el cual el
beneficiario transfiere el dominio de la Letra, la entrega en cobro y la constituye en
prenda".
El endoso puede ser de distintos tipos:
a. Endoso traslaticio de dominio
Sirve para transferir la propiedad o dominio del crédito representado por el
documento. Con este tipo de endoso, es posible:
- Pagar a un proveedor o acreedor.
- Cederlo a una institución bancaria para su descuento.
b. Endoso en Comisión de Cobranza.
Este endoso tiene efectos más limitados que el anterior, por medio de éste, se
endosa a algún banco o a algún particular, sin transferir el dominio, para el sólo fin
de que la persona señalada en el endoso pueda cobrar el valor del documento a su
vencimiento, con cargo a entregar los fondos al endosante.
Se distingue este endoso por llevar la cláusula "valor en cobro" u otra equivalente.
c. Endoso en Garantía
Este endoso faculta a un acreedor del endosante apara cobrar el documento a su
vencimiento y, además, para aplicar el producto del pago a su deuda, con cargo de
restituir el saldo si lo hubiere. Este endoso no es traslaticio de dominio; se le
distingue porque lleva la cláusula "valor en garantía" u otra semejante.
a. Endoso en Traslaticio de Dominio
a.1 Endoso a Proveedores
Este endoso es traslaticio de dominio y convierte al endosante en responsable
solidario, junto con el cliente o deudor cedido, del pago del documento, sin que sea
necesario pactar expresamente esta responsabilidad.
Al momento de ceder la letra, se genera el siguiente asiento:

Proveedores o Acreedores
Letras por Cobrar

28
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Letras por Cobrar

En este caso, la empresa está cancelando su deuda al proveedor con la letra por
cobrar, que también es un activo.
Como existe una responsabilidad solidaria de parte de la empresa, al endosar la
letra se debe reflejar contablemente esta situación a través de las cuentas de orden:

Letras endosadas
Responsabilidad por letras endosadas

A la fecha del vencimiento, se pueden dar dos situaciones: una, que la letra sea
cancelada y la otra, que la letra no sea cancelada.
Si la letra es cancelada, se extingue la responsabilidad de la empresa.
Contablemente:

Responsabilidad por letras endosadas


Letras endosadas

Si la letra no es cancelada, ésta será devuelta a la empresa, por lo que la empresa


nuevamente tendrá una deuda con el proveedor, contablemente:

Letras por cobrar


Proveedores o Acreedores

En seguida la empresa, enviará a la notaría la letra para su protesto, y seguirá las


acciones judiciales correspondientes, como se mencionó anteriormente:

Letras Protestadas
Letras por Cobrar

Además, es necesario reversar la responsabilidad, pues ésta se extinguió de todas


formas:

29
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Responsabilidad por letras endosadas


Letras endosadas

a.2 Descuento de Letras


Cuando una empresa necesita dinero en efectivo, para hacer frente a sus
compromisos o comprar materia prima mercaderías, se dice que la empresa tiene
necesidades de liquidez. En estos casos, puede recurrir al "Descuento de letras", que
consiste en que el Banco pague por adelantado el valor de las letras por cobrar que
tiene la empresa, cobrando éste una comisión o interés por adelantar los flujos de
efectivo.
Esta operación es un endoso traslaticio de dominio, en la que el endosante se hace
responsable de cubrir el valor del documento a la fecha del vencimiento, si el
aceptante no puede hacerlo. En este sentido, se genera una responsabilidad, al igual
que en el endoso a proveedores. Al momento de enviar las letras para su descuento
al banco, se genera el siguiente asiento contable:

Letras por descontar


Letras por Cobrar

Una vez, que el banco recibe las letras, puede aceptar parte o la totalidad de éstas
en descuento:
- Si acepta parte de las letras, devolverá las que no aceptó:

Letras en descuento
Letras por descontar

- Si acepta la totalidad de las letras:

Caja
Letras por Cobrar
Letras por descontar

En ambos casos, se genera la responsabilidad de que el aceptante no pague las


letras:

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Letras descontadas
Responsabilidad por letras descontadas

Cuando el banco ya ha aceptado descontar las letras, envía el dinero a la empresa,


rebajando el valor de los intereses que cobrará, en general, el banco deposita en la
cuenta corriente de la empresa:

Banco
Intereses por descuento
Letras en descuento

Al vencimiento de la letra, podría ocurrir que el cliente no pague la obligación o que


pague:
- Si paga:
Solamente corresponde reversar la responsabilidad que se generó.

Responsabilidad por letras descontadas


Letras descontadas

Si no paga:
El banco devuelve la letra a la empresa, y ésta deberá cancelarle el dinero al banco:

Letras por cobrar


Banco

Además, debe reversarse la responsabilidad, pues se extinguió el derecho latente:

Responsabilidad por letras descontadas


Letras descontadas

31
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b. Endoso en comisión de cobranza
Este endoso, se produce cuando las empresas solicitan a un tercero que cobre las
obligaciones de sus clientes, para ello endosa los documentos para su cobranza, en
general este endoso se hace a los bancos, cobrando éstos una comisión por el
servicio de cobranza.
Al momento del envío de las letras, se hace la siguiente contabilización:

Letras en cobranza
Letras por cobrar

El banco cobra comisión de cobranza:

Gastos o Comisión de Cobranza


Banco

Al vencimiento de la letra puede ocurrir que el cliente o deudor cancele la letra, o no.
En el caso que el cliente o deudor cancela la letra, el banco restituye el dinero de la
cobranza a la empresa; la contabilización es la siguiente:

Banco
Letras en cobranza

En caso de que el cliente no paga, el banco devuelve a la empresa la letra, y la


empresa efectúa el proceso de protesto y cobranza judicial. Contablemente:

Letras por cobrar


Letras en cobranza

Letras Protestadas
Letras por cobrar
Banco

Podría ocurrir también, que el banco devuelva la letra protestada, en el caso de que

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el cliente o deudor no pague; además el banco cobra los gastos de protesto, los que
son agregados al valor de la letra protestada. Contablemente:

Letras Protestadas
Letras en cobranza
Banco

c. Endoso en Garantía
La empresa también puede solicitar créditos bancarios, que en muchos casos exigen
entregar garantías. Las garantías son respaldos que requiere el banco para asegurar
el pago de la deuda por parte de la empresa, y que los hace efectivos cuando la
empresa cae en incumplimiento.
Un tipo de garantía, es entregar las letras por cobrar. Al entregar los documentos en
garantía al banco, la contabilización es la siguiente:

Letras en Garantía
Letras por cobrar

Una vez que el banco recibe las letras por cobrar como garantía, deposita en la
cuenta corriente el préstamo otorgado:

Banco
Préstamo bancario

El banco cobra comisión e intereses por la operación de prestar dinero con garantía:

Comisión por préstamo con garantías


Banco

Intereses
Banco

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A medida que las letras van venciendo, y la empresa cancela, se va disminuyendo la


cuenta letras en garantía, como una forma de cancelar el préstamo:

Préstamo bancario
Letras en garantía

Si alguna de las letras no es pagada, el banco procede a protestarla; luego le


devuelve a la empresa.

Letras Protestadas
Letras en garantía

Si las letras sobrepasan el préstamo y los intereses cuando corresponda, el Banco


deposita el excedente en cuenta corriente.

Préstamo bancario
Banco
Letras en garantía

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13. El inventario

Concepto
Representa la existencia de bienes que tiene la empresa para comerciar con ellos,
comprándolos y vendiéndolos tal cual o procesándolos primero antes de venderlos,
en un período económico determinado. Deben aparecer en el grupo de Activo
Circulante. Se debe tener presente que en esta cuenta se clasifican los bienes que
corresponden al giro del negocio.
Clases de Inventarios
De acuerdo a las características de la empresa encontramos cinco tipos de
inventarios:
Inventario de Mercaderías
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea
comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser
modificados. En esta Cuenta se mostrarán todas las mercancías disponibles para la
Venta.
Inventario de Productos Terminados.
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos
elaborados.
Inventario de Productos en Proceso de Fabricación:
Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su cuantificación
se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de fabricación,
aplicables a la fecha de cierre.
Inventario de Materias Primas.
Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero que
todavía no han recibido procesamiento.
Inventario de materiales:
Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser
cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, madera etc.).
Sistemas de Inventario
Existen dos métodos de contabilidad de Inventarios, los cuales nos permiten
determinar el costo de la mercancía vendida. Estos son:
Inventario periódico.
Su característica principal es que al final del ejercicio económico se realiza un
inventario físico que consiste en el conteo físico de las mercancías y la asignación de
sus valores. Sin la realización del inventario físico es imposible saber cuantas
unidades se vendieron y por ende es imposible conocer el costo de las mercaderías

35
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vendidas.
Las unidades vendidas se determinan de la siguiente manera: Inventario Inicial
(Inventario Fina practicado el año anterior)
Más: Compras realizadas durante el año
Menos: Inventario Final (Inventario practicado al final del año)
Total: Unidades vendidas durante el año.
De este modo, se obtiene el número de unidades vendidas durante el año. De lo
anterior, es posible inferir que el asiento por el costo de las ventas, se realiza sólo
una vez al año, cuando se practica el inventario físico.
Por lo tanto al momento de la venta se genera solo el asiento de la venta al valor en
que se entregó la mercadería.
Entonces, al momento de la venta:
________________X_______________
Caja / Clientes
Ventas
IVA DF
_______________X________________
Este es el único asiento que debe realizarse.
Sin embargo, al momento de realizarse el inventario físico, usualmente, una vez al
año:
________________X_______________
Costo de Ventas
Existencias
_______________X________________
Inventario Perpetuo o Permanente.
Consiste en llevar un registro que muestra en todo momento la cantidad y
valoración del inventario en existencia, así como que en cada momento que se
produzca una venta, sea posible conocer el costo de venta y realizar el registro
contable correspondiente. Los cambios en el inventario se registran a medida que
ocurren, mediante cargos y créditos en la cuenta de inventario.
Como se expresó anteriormente al vender mercaderías, se requieren dos asientos
contables:
1.- Por la Venta (registrada al precio de venta)
2.- Por la disminución en el inventario (registrada al costo).
Por lo tanto, cada vez que se realiza una venta, se deben hacer los siguientes
asientos:
______________X_______________
Caja / Clientes
Ventas
IVA DF

36
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_______________X________________
Y en el mismo momento, debe reflejarse el costo de ventas:
________________X_______________
Costo de Ventas
Existencias
_______________X________________
Supuestos de Flujos de Inventario
Como una forma de obtener el costo de venta, se recurre a los supuestos de flujo de
inventario, que consisten en suponer un orden en que salen los inventarios de la
empresa, esto surge porque durante el año hay precios de compra distintos
entonces las unidades no valen todas lo mismo, pero resulta imposible o al menos
muy costoso, realizar la asociación física con los costos de los inventarios. Por lo
anterior, se recurre a los supuestos de flujo de inventario, cuando los inventarios
poseen unidades homogéneas.
Existen tres supuestos de flujos de inventarios:
- El Método FIFO o PEPS: Este método se basa en que lo primero que entra es lo
primero en salir. Este método, si se supone que los precios van subiendo en el
tiempo, determina un costo de venta relativamente bajo. Sin embargo, el inventario
que aparece en el balance de los inventarios, en general aparece a precios más
recientes o de mercado.
Unidades Valores
Fecha OperaciónEntradaSalida Saldo EntradaSalida Saldo Control
01-feb Compra 100 100 1000 1000 `100*10
03-feb Compra 100 200 2000 3000 `100*10+100*20
10-feb Venta 50 150 500 2500 `50*10+100*20
Al momento de la venta, considerando el método FIFO e inventario permanente, se
deben realizar los siguientes registros contables:
________________X______________
Caja/ Clientes
Ventas
IVA DF
______________X_________________
______________X_________________
Costo de Ventas 500
Existencias 500
_____________X__________________
I 54
- El Método LIFO o UEPS: Contempla que toda aquella mercadería que entra último
es la que primero sale. En este caso los costos son más altos, dado que los
inventarios siempre van saliendo a precios más altos.

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Y por el contrario, el inventario siempre aparece subvaluado.
Unidades Valores
Fecha Operación Entrada/Salida Saldo Entrada/Salida Saldo Control
01-feb Compra 100 100 1000 1000 `100*10
03-feb Compra 100 200 2000 3000
`100*10+10
0*20
10-feb Venta 50 150 1000 2000
`100*10+50
*20
Al momento de la venta, considerando el método LIFO e inventario permanente, se
deben realizar los siguientes registros contables:
________________X______________
Caja/ Clientes
Ventas
IVA DF
______________X_________________
______________X_________________
Costo de Ventas 1000
Existencias 1000
_____________X__________________
- El Método del Promedio Ponderado: Este promedio se calculará ponderando los
precios con las unidades compradas, para luego dividir los valores totales entre el
total de las unidades.
Unidades Valores
Fecha OperaciónEntradaSalida Saldo Entrada Salida Saldo Control PMP
01-feb Compra 100 100 1000 1000 `100*10 10
03-feb Compra 100 200 2000 3000 `200*15 15
10-feb Venta 50 150 750 2250 `150*15 15
Al momento de la venta, considerando el métodoFIFO e inventario permanente, se
deben realizar los siguientes registros contables:
________________X______________
Caja/ Clientes
Ventas
IVA DF
______________X_________________

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______________X_________________
Costo de Ventas 750
Existencias 750
_____________X__________________
Es necesario notar que los tres métodos arrojan un costo de ventas distinto, y esto
es por el supuesto que se realiza acerca de cómo salen las existencias desde la
empresa. Es necesario hacer hincapié en que esto constituye sólo un supuesto y el
movimiento físico que se haga de las existencias en general va a diferir de estos
supuestos.
Son ciertos bienes de naturaleza permanente necesarios para desarrollar las
funciones de una empresa, es decir contribuyen al desarrollo de la actividad
principal de la empresa, pero no son del giro y se adquieren con la finalidad de
mantenerlos en la empresa por un periodo largo de tiempo. Los activos fijos son
bienes físicos, como por ejemplo: maquinarías, instalaciones, muebles y enseres,
terrenos, edificios, equipos, etc.
La proporción del activo fijo con relación al capital no es el mismo en todas las
empresas comerciales, mientras unas necesitan emplear la mayor parte del mismo
en maquinarías, instalaciones, herramientas, etc. (empresas industriales, de
servicios, etc.) otras apenas precisan activos fijos para definir sus actividades
(empresas distribuidoras) por cuyo motivo antes de decir si el activo fijo es grande o
pequeño debemos conocer las características y el objeto fundamental de la empresa.
Compra de Activos Fijos
Al adquirir el activo fijo se registrará en los libros contables a su valor de costo,
según factura de compras más los desembolsos realizados por estas compras
(transporte, seguros, derechos de aduana etc.). Es decir, se debe cargar
directamente a la cuenta que representa el bien adquirido todos los desembolsos
realizados correspondientes a su compra. Entonces, se deben considerar todos los
desembolsos que se realizan hasta el momento de la puesta en marcha en la
empresa.
En el caso que se hubieses obtenido un descuento por la compra del mismo, éste se
debe rebajar del costo del activo fijo.En el caso de bienes inmuebles, la contabilidad
deberá registrar separadamente el valor asignado al terreno y a las construcciones,
de haberlas, utilizando un método apropiado en las circunstancias. Si las
construcciones existentes en los inmuebles comprados han de ser demolidas con el
objeto de dejar el bien en condiciones de uso para el comprador, deben asignarse al
valor del terreno el costo total de dichos inmuebles, más los costos de demolición,
deduciendo los valores que se obtengan de la venta de los materiales de demolición.
Al construir una planta de la fábrica no solamente se valorará el terreno y materiales
empleados en la construcción del mismo, sino que se incluirán todos los
desembolsos realizados desde el momento que comience su planificación:
Estudios del subsuelo y planos, permisos de ingeniería, estudios arquitectónicos,
gastos de obreros, etc.
Es importante mencionar en este punto, el especial caso de los intereses cancelados
por un préstamo para adquirir el activo fijo, pues bien, existe una gran discusión al
respecto, dado que algunos estiman que deben formar parte del costo y otros
consideran lo contrario. La respuesta es ambos tienen algo de razón, porque se
deben considerar como parte del costo todos los intereses devengados hasta el

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deben considerar como parte del costo todos los intereses devengados hasta el
momento en que el bien se pone en marcha, tal como las situaciones anteriores.
El asiento que se hace por la compra del activo fijo y por todos los desembolsos
hasta el momento de la puesta en marcha del bien es:
________________X_______________
Activo Fijo
IVA CF
Caja
_______________X________________
La idea es cargar siempre la cuenta de activo fijo, ya sea máquinas, terrenos,
vehículos u otra, y cargar además, la cuenta IVA cuando corresponda; por otro lado
se debe abonar la forma cómo se está cancelando el Activo Fijo.
Mantención de Activo Fijo
Según señala el Boletín Técnico Nº 33 del Colegio de Contadores: "Para efectos de
este Boletín, se denominan costos de mantención aquéllos en que se incurre en
forma programada para mantener un bien en operación normal.
Los costos de las mantenciones que se realizan regularmente en cada ejercicio, para
mantener el bien en operación normal durante su vida útil estimada originalmente,
deben contabilizarse con cargo a resultados en el período en que se incurren.
Los costos de mantención mayor, que dadas las características de algunos bienes es
necesario efectuar cada cierto número de ejercicios, tales como carena de buques,
revisión técnica (overhaul) de aviones, cambio de refractarios en hornos, etc., deben
contabilizarse siguiendo alguna de las dos alternativas señaladas a continuación,
atendida la política de depreciación adoptada por la empresa:
(a) Si la vida útil asignada al bien, o a alguno de sus componentes que se deprecien
en forma separada (ejemplo, refractarios de altos hornos), corresponde al período
de tiempo que mediará entre su puesta en funcionamiento y la fecha en que se
programe efectuar la mantención mayor requerida para extender su vida útil, se
deberá activar el costo de dicha mantención y depreciarse en el período que mediará
entre la fecha de reincorporación del bien a la actividad productiva o de servicio y la
fecha en que se programa efectuar una nueva mantención mayor para que el bien
pueda continuar en funcionamiento.
(b) Si la vida útil asignada al bien corresponde al período máximo de utilización del
mismo, para cuyo cumplimiento se requerirá efectuar una o más mantenciones
mayores, el costo de ellas deberá provisionarse linealmente en cada ejercicio con
cargo a resultados, de tal forma que a la fecha en que se efectúe cada una de ellas se
cuente con una provisión adecuada que cubra dicho costo."
En la literatura, suelen distinguirse dos tipos de erogaciones o desembolsos que
afectan al Activo Fijo, ellas son:
- Erogaciones Capitalizables: Son todos aquellos desembolsos que afectan el
costo del activo fijo y/o aumentan su vida útil. Son ejemplos de éstas las adiciones y
mejoras.
De la misma forma, es posible mencionar que un desembolso capitalizable es una
erogación que hace la empresa de la que se espera que genere beneficios en un
periodo de tiempo mayor de un año. Los desembolsos en activos fijos son

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periodo de tiempo mayor de un año. Los desembolsos en activos fijos son
desembolsos capitalizables.
Los motivos básicos para un desembolso capitalizable son los de adquirir,
reemplazar o modernizar activos fijos o para obtener beneficios menos tangibles en
un periodo largo de tiempo.
En presencia de una erogación capitalizable, el asiento que refleja esa situación es el
siguiente:
________________X_______________
Activo Fijo
Caja / Cuentas por cobrar
_______________X________________
- Erogaciones no capitalizables: Son todos aquellos desembolsos que no afectan
el costo del activo fijo, por ser menores u ordinarios.
Por esta razón no se contabilizan junto con el costo del activo fijo, sino que como
gasto del periodo.
En presencia de una erogación no capitalizable, se debe reflejar esta situación
directamente en una cuenta de gasto:
________________X_______________
Gastos de Reparación (por ejemplo)
Caja / Cuentas por cobrar
_______________X________________
Costos de Reparación
Al respecto, el Boletín Nº 33 del Colegio de Contadores señala lo siguiente: "Se
denominan costos de reparación aquéllos en que se incurre en forma imprevista,
para solucionar el desperfecto de algún bien y restituirle sus condiciones normales
de operación.
Los costos de reparación deben contabilizarse con cargo a resultados en el período
en que se incurren, dado que ellos no aumentan la vida útil estimada originalmente
para el bien".
Costos de Adiciones y Mejoras
El Boletín Nº 33 del Colegio de Contadores señala lo siguiente: "Se denominan
costos de adiciones y mejoras aquéllos en que se incurre con el objeto específico de
extender significativamente la vida útil, o incrementar significativamente la
capacidad productiva o eficiencia original del bien.
Los costos de adiciones y mejoras deben contabilizarse con cargo al activo fijo. En el
caso que dichos costos modifiquen la vida útil del respectivo bien, deberá
procederse a depreciar el valor neto del bien, más los costos de adiciones y mejoras,
en el período de vida útil restante que técnicamente se haya determinado. Si no se
producen modificaciones en el período de vida útil con motivo de las adiciones y
mejoras, el costo de estas deberá depreciarse en el período de vida útil restante del
bien respectivo."
Depreciación

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La depreciación es un proceso mediante el cual se asignan los costos de los activos


fijos a los resultados del período, en función de los beneficios que presta en ese
periodo. Este proceso se realiza con el fin de cumplir con el principio contable de
asociación
La mayor parte de los bienes tangibles son susceptibles al desgaste aún no
usándolos la sola acción del tiempo modifica, altera o desgasta los bienes del activo
fijo. Puede entenderse que al ser usados aceleramos su desgaste.
Los activos que no se desgastan, tales como los terrenos y las colecciones de arte,
son los que no debe asignarse la depreciación, pues estos bienes no se desgastan
en el tiempo y experimentan generalmente un proceso de apreciación.
Los elementos de la depreciación son los siguientes:
a. Costo del Activo Fijo.
Está determinado por el valor en libros del activo fijo, es decir el valor de
adquisición, más todos aquellos desembolsos para poner en marcha el activo fijo y
más las mejoras y adiciones, si es que las hubieren.
b. Vida útil
Es el período durante el cual se espera que un activo despreciable sea usado por la
empresa, que se puede medir en tiempo o en unidades de producción del activo fijo.
Para determinar la vida útil de un bien deberían considerarse, entre otros, los
siguientes factores: intensidad de utilización del bien (1,2 o más turnos),
obsolescencia técnica, programa de mantención, etc.
c. Valor residual
Es el valor que se estima tendrá el activo al final de su vida útil.
Métodos de Contabilización de la Depreciación.
Existen dos métodos mediante los cuales es posible contabilizar la depreciación:
a. Método Directo
Mediante este método el importe por depreciación es cargado a la cuenta de gastos
de depreciación y se abona la cuenta del activo fijo.
Por ejemplo:
_______________X________________
Depreciación
Máquinas
____________X___________________
c.2 Método Indirecto
Mediante este método, la depreciación es cargada en la cuenta de gasto, del mismo
modo que en el método anterior, pero, se abona una cuenta denominada
depreciación acumulada, que es una cuenta complementaria.
Por ejemplo:

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_______________X________________
Depreciación
Depreciación Acumulada Máquinas
____________X___________________
Este método es más utilizado y es el recomendado por el Colegio de Contadores, en
el Boletín Nº 33, pues entrega mayor información acerca de la situación del activo
fijo.
Métodos de cálculo de depreciación
Hay varios métodos para distribuir los costos del activo fijo depreciables a cada
período contable durante la vida útil del mismo. Cualquiera que sea el método de
depreciación elegido, es necesario que su uso sea constante, independiente del nivel
de rentabilidad de la empresa y de consideraciones tributarias, para proporcionar
comparabilidad en los resultados de las operaciones de la empresa de un período a
otro.
Los métodos habituales de depreciación son los siguientes:
(a) Método directo o línea recta:
La depreciación de línea recta se calcula por la fórmula:
útil Vida
sidual V Costo Dep
Re . -
=
(b) Método de unidades de producción:
El método de depreciación por unidades de producción relaciona la depreciación
con la capacidad productiva estimada del activo y se expresa en una tasa por
unidad de producción u hora.
La fórmula es:
periodo od
total od
sidual V Costo Dep . Pr *
_ Pr
Re . -
=
El cargo por depreciación para cada período se determinará multiplicando la tasa
por unidad, calculada según la fórmula anterior, por las unidades reales de
producción o tiempo de utilización de ese mismo período.
( c) Método Suma de Dígitos
digito

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digitos Suma
sidual V Costo Dep *
_
Re . -
=
Este método asigna el costo del activo fijo, a los gastos de los periodos que
comprende su vida útil, en forma creciente o decreciente, según se estime que el
bien reportará beneficios a la empresa. Si se desea aplicar el método decreciente, se
multiplicará el resultado obtenido del costo menos el valor residual dividido por la
suma de los dígitos, por el dígito mayor; y, en caso contrario, es decir, cuando se
requiera utilizar el método creciente, se multiplicará desde el menor al mayor dígito.
¿Cuándo debe comenzar a depreciarse el bien?
La depreciación se inicia cuando el bien comienza a ser utilizado normalmente.
Si una instalación se construye por etapas, la depreciación de la parte del activo que
corresponde a cada etapa debe comenzar cuando ella entre en uso normal.
Ventas de Activo Fijo o Desincorporación
Al comprar un Activo fijo, le asignamos, un número predeterminado de meses o
años de vida útil probable para desarrollar la función para la cual fue adquirido. La
empresa puede cambiarlo o venderlo antes o después de cumplirse dicho tiempo. Al
efectuar esta operación puede ocurrir tres casos:
1. El Valor Contable es igual al Valor Real
2. El Valor Contable es mayor que el Valor Real.
3. El Valor Contable es menor que el Valor Real.
Ventas al valor contable
En este caso, en primer lugar es necesario determinar el valor neto libros o valor
contable del activo fijo, que se ha vendido; este valor se determina restando al costo
del activo fijo, la depreciación acumulada que existe al momento de la venta.
El valor neto libros se debe restar al valor al cual fue vendido el activo fijo, si la
diferencia es cero, entonces el activo fijo se ha vendido en su valor contable.
El asiento contable es el siguiente:
_________________X_____________________
Depreciación Acumulada
Máquinas
G. Para saldar la depreciación acumulada y dejar el Activo fijo a su valor neto libros.
________________X_____________________
_________________X____________________
Caja/Cuentas por cobrar
Máquinas

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Máquinas
________________X_____________________
Ventas a un valor superior al contable
Si la diferencia entre el valor al cual se vendió el activo fijo y el valor neto libros es
positiva, entonces se habrá obtenido una ganancia en la venta del activo fijo.
El asiento contable es el siguiente:
_________________X_____________________
Depreciación Acumulada
Máquinas
G. Para saldar la depreciación acumulada y dejar el Activo fijo a su valor neto libros.
________________X_____________________
_________________X_____________________
Caja/Cuentas por cobrar
Máquinas
Utilidad en venta Máquinas
________________X_____________________
Ventas a un valor inferior al contable
Si la diferencia entre el valor al cual se vendió el activo fijo y el valor neto libros es
negativa, entonces se habrá obtenido una pérdida en la venta del activo fijo.
El asiento contable es el siguiente:
_________________X_____________________
Depreciación Acumulada
Máquinas
G. Para saldar la depreciación acumulada y dejar el Activo fijo a su valor neto libros.
________________X_____________________
_________________X_____________________
Caja/Cuentas por cobrar
Pérdida en venta máquinas
Máquinas
________________X_____________________
Reemplazos de Activos Fijo
Cuando se vende un Activo Fijo se debe reemplazar por otro, generalmente de
características más modernas y competitivas. Podemos entregar el viejo como parte
de pago para adquirir el nuevo y contablemente lo registraremos de la misma forma
como se explicó en los casos de venta sin ganancia, con ganancia y con pérdida, la
única variable sería que en lugar de dar entrada a Caja (o Efecto a Cobrar) dará
entrada al nuevo Activo Fijo.
Ejemplo: Un camión con un costo de M$60.000, Depreciación Acumulada de
M$40.000, se entrega en parte de pago en M$25.000, en la compra de un nuevo
camión cuyo costo total es de M$100.000 y por el resto de la deuda se aceptan

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letras por pagar.
_________________X_____________________
Depreciación Acumulada 40.000
Máquinas 40.000
G. Para saldar la depreciación acumulada y dejar el Activo fijo a su valor neto libros.
________________X_____________________
_________________X____________________
Vehículos 100.000
Vehículo antigüo 20.000
Utilidad en reposición vehículo 5.000
Letras por pagar 75.000
G. Entrega de vehículo antigüo en parte de pago, para comprar uno nuevo; saldo es
cancelado con letras por pagar.
________________X_____________________
Activos Intangibles
Son Derechos que posee la empresa que no poseen consistencia física, y
permanecen por más de un año en la empresa y son necesarios para la obtención de
los objetivos principales de la empresa.
Las cuentas principales que representan este grupo de activos suelen ser: patentes,
marcas de fábrica, concesiones, franquicias o derechos de explotaciones, derecho
de llave, etc.
Las principales cuentas que se encuentran en el activo intangible, se definen a
continuación:
Concesiones: licencias otorgadas por organismos públicos para la explotación de
una actividad en una zona determinada.
Propiedad industrial: patentes industriales
Propiedad intelectual: derechos de autor, etc.
Derecho de Llave o Fondo de Comercio: sobreprecio que se paga en la adquisición
de una empresa y que representa el valor que se le reconoce a su marca, su
clientela, su prestigio, etc.
Un aspecto muy importante que hay que tener en cuenta es que el activo intangible
sólo se puede reconocer contablemente si es que ha existido un precio, que ha sido
cancelado o se adeuda por la empresa y si a partir de él la empresa va a obtener un
beneficio.
¿Cómo se contabiliza su adquisición?
Los activos intangibles se contabilizan al costo de adquisición. El coste de
adquisición incluye el precio pagado por el mismo, más los diversos gastos
generados en la operación: seguro, aduana, licencia, etc.
Se realiza el siguiente asiento contable: (supongamos que se adquiere una patente
al contado):
_______________X______________

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Patentes
Caja
___________X_________________
Amortización
Se utiliza este concepto para indicar la disminución del derecho que tiene la
empresa sobre el activo intangible (no tiene materia) por la acción del tiempo.
El concepto es similar al de la depreciación, en el sentido que se pretende asignar
parte del costo del activo al resultado de cada periodo en que éste es capaz de
generar beneficios.
Como se sabe, el derecho de propiedad y explotación, que forman parte del activo
intangible, (patente, derechos sobre obras literarias, etc.) es concedido a la empresa
por un tiempo limitado, por cuyo motivo es necesario recuperar la inversión
realizada dentro de los límites de ese tiempo, en el cual el activo realmente reporta
beneficios a la empresa.
Para las amortizaciones de patentes, concesiones; se divide el costo de la patente
entre el número de años que faltan para que caduque la misma y el resultado
indicará la cuota de amortización. No obstante es importante examinar si el
producto que se producirá o la explotación que se realice tendrá el mismo éxito
durante todo el periodo de vida de la patente pues, ocurre, con frecuencia, que
ciertos artículos y patentes tienen un éxito momentáneo y luego decaen en su
demanda por aparecer otros articulo similares o mejores.
En estos casos debe hacerse un estudio profundo del mercado y posibilidades de
duración para amortizar el costo de la patente de la forma en que es capaz de
reportar beneficios a la empresa. En el caso antes mencionado, se podría utilizar un
método decreciente por ejemplo.
Contabilización de la amortización
Hay dos sistemas para reflejar las amortización en la contabilidad de la empresa, al
igual que en el caso de la depreciación:
1. Método Directo
Consiste en abonar directamente la cuenta del activo intangible que se esta
amortizando, y cargar la cuenta amortización que es una cuenta de pérdida.
El asiento contable queda de la siguiente forma:
_________________X______________
Amortización
Patentes
_______________X________________
En todo caso, este es el método más utilizado.
2. Método Indirecto
Consiste en abonar la cuenta amortización acumulada, en vez del activo intangible
principal, y cargar la cuenta amortización que es una cuenta de pérdida. El asiento
contable queda de la siguiente forma:

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_________________X______________
Amortización
Amortización Acumulada Patentes
_______________X________________
Este método no es muy utilizado.

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