Anda di halaman 1dari 15

MODUL 4 : Menu Penjualan ( Shortcut n )

Menu penjualan merupakan menu yang berfungsi menjalankan transaksi penjualan diapotek, khususnya
penjualan umum-non resep/hv. Jenis penjualan dapat disetting untuk penjualan cash atau penjualan tempo.
Menu penjualan ini terdiri dari sub menu daftar penjualan, pembayaran penjualan tempo, Pembayaran resep,
evaluasi piutang, retur barang, dan cetak ulang nota atau faktur. Masing masing fungsi sub menu ini akan
dijelaskan pada modul 4 ini.

MENJALANKAN TRANSAKSI PENJUALAN

a. Penjualan Tunai
- buka submenu “catat penjualan non resep” (shortcut c). muncul form transaksi

- Centang tampilan faktur jika struk ingin menampilkan nomor faktur


- Centang print jika ingin mencetak struk otomatis bersama sama cash drawer, dan hilangkan centang
print jika tidak mencetak faktur atau tidak terhubung pada printer. Struk tetap dapat dicetak secara
virtual jika ingin melihat bukti struk. Setting printer default pada image printer melalui control panel.
- Centang tampilkan faktur untuk menampilkan nomor pada struk atau faktur
- Nomor faktur secara default adalah otomatis. Isi manual jika diseting manual
- Tanggal transaksi akan mengikuti setting tanggal computer (perhatikan tanggal pembuatan, ubah jika
tidak sesuai dengan tanggal pengerjaan).
- Kasir akan terisi otomotis dengan user yang login
- Isi golongan dengan setting harga (1, 2, 3, 4, 5, 6) sesuai dengan setting golongan harga yang telah
dibuat pada data golongan di modul sebelumnya. Harga obat akan menampilkan harga sesuai golongan
yang diisi.
- Tekan tab 3x, cursor aktif akan berada di kolom kode
- Tekan F11 atau klik segitiga didalam kode untuk mencari obat yang akan dijual, akan muncul dialog
box

- Masukkan nama obat yang dicari pada kolom cari (4 huruf awal), tekan oke atau enter
- Pilih obat yang dikehendaki (blok hitam) tekan enter atau klik dengan mouse, obat kemudian akan
ditampilkan pada form transaksi
- Masukkan jumlah obat yang dibeli, tekan enter.
- Tambahkan jumlah obat kembali dengan prosedur yang sama untuk penjualan lebih dari 1 item obat
( tekan F11, cari obat ) data akan masuk pada baris ke 2.
- lakukan pembulan jika total penjualan nilai akhirnya tidak sesuai dengan nilai nominal rupiah yang
berlaku (missal 14.567). Masukkan angka pembulatan missal 14.600 pada kolom pembulatan. Tekan
enter, akan keluar selisih secara otomatis. Masukkan angka pada kolom selisih pada table pembulatan
(setelah table total ).
- Tekan F4 untuk kekolom bayar atau gunakan mouse, isikan jumlah pembayaran. Tekan enter atau
SIMPAN, form otomatis akan menampilkan jumlah kembalian, dan jika terhubung dengan cash drawer
dan printer otomatis membuka cashdrawer dan mencetak struk (Jika ingin mencetak struk secara
virtual, setting image printer menjadi default dari control panel).
- Setelah disimpan otomatis nomor faktur akan berubah menjadi no 2 untuk transaksi berikutnya.

Buka Menu Penjualan

(catat penjualan non resep)

Shorcut N --- C

-
FORM

PENJUALAN

RINGKASAN PROSEDUR TRANSAKSI PENJUALAN NON RESEP TUNAI


Isi nomor faktur jika manual

Isi golongan harga (1 s/d 6)


CATATAN :
Tab 3x atau pilih kolom kode
Hilangkan centang print jika computer
tidak terhubung dengan printer – cash Cari obat (F11 atu klik mouse)
drawer
Isi jumlah obat, enter
Hilangkan centang tampilkan faktur jika
struk tidak ditampilkan nomor faktur Tambah item obat

Isi pembulatan jika ada

Isi jumlah pembayaran (F4)

Enter, transaksi selesai


b. penjualan tempo

Prosedur penjualan tempo prinsipnya seperti penjualan tunai. Tambahan setting untuk penjualan ini
adalah memilih jenis menjadi kredit dan menentukan tanggal pembayaran. Dialog box untuk penjualan
tempo :
- setelah menentukan golongan harga, pilih JENIS menjadi kredit (perhatikan dialog box diatas )
- Setting waktu pembayaran penjualan tempo, tekan tombol D pilih tanggal pembayaran
- Isi item obat seperti prosedur penjualan tunai
- Isi nama pelanggan pada baris terakhir jika ada
- Lakukan pembulatan jika ada
- Khusus untuk penjualan tempo kolom pembayaran berganti DP, isikan 0 atau jumlah DP jika ada.
Tekan enter.
- Data penjualan tersimpan, form penjualan siap menjalankan transaksi baru.

RINGKASAN PROSEDUR TRANSAKSI PENJUALAN NON RESEP KREDIT/TEMPO

 Isi nomor faktur jika manual

Buka Menu Penjualan  Isi golongan harga (1 s/d 6)

(catat penjualan non resep)  Pilih jenis menjadi KREDIT

Shorcut N --- C  Tentukan tanggal pembayaran

 Tab 3x atau pilih kolom kode

 Cari obat (F11FORM


atu klik mouse)

CATATAN : PENJUALAN
 Isi jumlah obat, enter

 Hilangkan centang print jika  Tambah item obat


computer tidak terhubung dengan
printer – cash drawer  Isi pembulatan jika ada

 Hilangkan centang tampilkan faktur  Isi jumlah DP 0, atau jumlah DP


jika struk tidak ditampilkan nomor
faktur  Enter, transaksi selesai
Discount Penjualan

Pada transaksi tunai atau kredit kita dapat menambahkan discount dalam persen atau dalam rupiah. Masukkan
jumlah discount. Harga otomatis akan disesuaikan dengan jumlah discount.

Penjualan dengan pelanggan khusus.

Penjualan ini diperuntukkan bagi pelanggan yang harganya ditentukan sesuai dengan 6 level harga yang berlaku.
Langkah langkah untuk penjualan pelanggan khusus ini adalah :

1. Tambahkan data pelanggan melalui menu “golongan” atau tombol F pada form penjualan. Isi form.
Pada contoh ini diisi Apotek Shinta dengan setting harga 3.
2. Buka Form “catat penjualan non resep”
Isi golongan dengan kode C, atau gunakan tombol F untuk mencari nama SHINTA APT. Perhatikan
form penjualan berikut :

3. Lakukan transaksi penjualan seperti prosedur penjualan tunai atau penjualan kredit.

CONTOH CETAK STRUK PENJUALAN

CETAK KECIL

Note : Obat obatan adalah cetak khusus untuk obat keras.

CETAK BESAR DENGAN PELANGGAN


Sub menu “daftar penjualan non resep” (shortcut d )

Sub menu ini berfungsi untuk mengevaluasi transaksi penjualan tunai atau tempo. Perhatikan form Daftar
penjualan berikut ini :

untuk melihat secara detail item obat yang dibeli klik kanan faktur yang akan dilihat (table yang diblok abu
abu), muncul dialog detail, edit atau delete. Pilih detail, obat yang dibeli berdasarkan nomor faktur tersebut akan
muncul di data table bawah.
Pilihan delete adalah menghapus transaksi. Nomor faktur yang didelete tidak akan muncul lagi pada daftar
penjualan dan otomatis mengurangi pendapatan kas.

Pilihan edit digunakan untuk mengedit faktur yang sudah dibeli. Fungsi ini berlaku hanya untuk penjualan tempo
yang belum dibayar. Misal terjadi RETUR atau PENUKARAN BARANG oleh pelanggan. Sedangkan untuk
penjualan tunai atau penjualan tempo yang sudah dibayar, fungsi edit tidak akan merubah jumlah faktur,
walaupun dapat mengedit jumlah dan itemnya. Dengan fungsi ini, perubahan data oleh pihak yang tidak
berwenang dapat dicegah. (misal mengurangi item obat).

Jika terdapat perubahan yang betul betul diperlukan untuk sebuah faktur, solusi yang terbaik adalah menghapus
faktur yang bersangkutan, kemudian membuatkan faktur baru yang nomornya sama dengan faktur yang dihapus
(hak ini menjadi wewenang pihak tertentu diapotek)

Sub menu “pembayaran resep” (shortcut d )

Fungsi menu ini adalah tools pembayaran resep oleh pasien melalui kasir. Dengan asumsi pekerjaan resep
dilakukan oleh AA/Apoteker dan pembayaran dilanjutkan kepada kasir. Langkah langkah menjalankan menu ini
adalah :

1. Buka sub menu “Pembayaran resep”, akan muncul dialog box :

2. masukkan nomor resep (Nomor resep diperoleh dari AA/Yang mengerjakan resep)
enter, jumlah resep yang harus dibayar otomatis akan keluar pada kolom grand total. Masukkan jumlah
uang yang dibayar. Centang print jika program terhubung dengan printer. Tekan simpan.

3. Jika computer terhubung printer. Struk yang ditampilkan setelah pembayaran adalah :
Sub menu Return Jual (Short Cut R)

Sub menu ini berfungsi untuk mencatat retur penjualan. Retur ini hanya berlaku untuk penjualan tunai.
Untuk retur penjualan tempo yang belum dibayar atau telah diabyar digunakan edit faktur dari daftar
penjualan.

Langkah langkah mencatat retur penjualan :


1. Buka submenu return jual, pada dialog box plih tombol “retur baru”, muncul dialog box

2. Tekan tombol F untuk memilih faktur yang akan diretur, akan ditampilan form daftar penjualan. Pilih
faktur, Lihat kode obat yang akan diretur. Klik faktur 2 x. faktur otomatis akan mengisi form retur.
3. dari form retur pilih obat yang akan diretur dari kode barang. enter
4. Masukkan jumlah item yang akan diretur
5. kolom bayar akan terisi otomatis dengan jumlah sesuai harga barang yang diretur, klik Ok, kemudian
Klik SImpan.
6. Faktur yang diretur otomomatis berkurang sesuai jumlah barang yang diretur.

RETUR PENJUALAN TEMPO YANG BELUM DIBAYAR


1. Buka daftar penjualan, cari faktur yang akan diretur
2. Jalankan fungsi edit,
3. Pada kolom pembulatan isi dengan 0,enter
4. Pilih baris barang yang akan diretur, Hapus barang atau kurangi jumlah yang akan
diretur.enter (untuk menghapus blok baris dengan klik segitiga diawal baris, DEL)
5. masukkan jumlah 0 pada kolom DP
Simpan Ulang

RETUR PENJUALAN TEMPO YANG SUDAH DIBAYAR


1. Buka daftar penjualan, cari faktur yang akan diretur
2. Jalankan fungsi edit, ubah jenis penjualan dari kredit menjadi tunai
3. Pilih baris barang yang akan diretur, Hapus barang atau kurangi jumlah yang akan
diretur.enter (untuk menghapus blok baris dengan klik segitiga diawal baris, DEL)
4. simpan.

Sub menu “piutang” (shortcut p )

Sub menu ini berfungsi untuk melihat data piutang usaha dan menjalankan pembayaran piutang (penjualan yang
dijual dengan kredit). Setelah sub menu ini dibuka akan muncul tampilan dialog box :
Dari form diatas dapat dilihat faktur nomor 0008 merupakan piutang. Apabila terjadi pembayaran pada faktur
tersebut langkah langkahnya adalah :

1. Pilih tombol “BAYAR PIUTANG”, akan muncul dialog box

2. Tekan tombol F disebelah No FAKTUR untuk memilih faktur yang akan dibayar (pada contoh diatas
akan dibayar faktur no 0008).
3. Isi jumlah BAYAR. Kolom ini hanya dapat diisi sama dengan nilai piutang atau lebih kecil.
(pembayaran dicicil)
4. Tekan tombol simpan, OTOMATIS PRINTER AKAN MENGELUARKAN BUKTI STRUK
PEMBAYARAN.
CATATAN : untuk menjalankan menu ini program wajib terhubung dengan printer. Jika tidak terdapat printer,
setting printer default pada image printer. (CONTROL PANEL >>> PRINTER AND FAX >> klik kanan
Microsoft Office Document Image Writer >>> set as default printer)

Sub menu “daftar pembayaran piutang” (shortcut d )

Sub menu ini berfungsi untuk melihat daftar piutang yang sudah dibayar. Dialog box yang muncul ketika sub
menu ini dibuka adalah :

Sub menu “cetak ulang nota” (shortcut c )

Sub menu ini berfungsi untuk mencetak ulang nota atau faktur. Ketika sub menu ini dijalankan akan muncul
dialog box :

Isikan nomor faktur yang akan dicetak ulang pada kolom faktur. Akan muncul print preview.
Pilih icon printer. Isi jumlah copies jika ingin mencetak lebih dari 1 nota. Tekan ok. Printer otamatis akan
mencetak ulang faktur.

Faktur yang ditampilan pada menu cetak ulang ini akan menampilkan nama semua obat, tidak seperti struk kasir
yang menampilkan obat obatan untuk golongan obat keras.

CETAK ULANG FAKTUR BESAR


Untuk mencetak ulang faktur besar tidak dapat dilakukan dengan sub menu cetak ulang faktur. Tetapi
menggunakan fungsi EDIT dari DAFTAR FAKTUR. Langkah langkah :

1. Buka Sub menu “daftar penjualan non resep” (shortcut d ), masukkan no faktur yang akan
dicetak pada kolom cari.
2. Klik kanan faktur jalankan fungsi EDIT
3. Centang print pada nota penjualan, otomomatis faktur besar akan dicetak ulang

==========================================================================