OLEH :
INDONESIA
ADMINISTRASI PERHOTELAN
2020
1. Roomboy Control SheetAdalah formulir yang digunakan oleh Roomboy saat
membersihkan kamar untuk mencatat pemakaian guest amenities dan guest
supplies.
2. Room Report Adalah formulir yang digunakan untuk mencatat dan melaporkan
status-status kamar. Laporan ini disampaikan oleh supervisor.
Oleh :
Kelompok 5
2020
A. Finance Departemen
Finance Departement Hotel adalah salah satu bagian dari manajemen hotel yang berfungs
i untuk mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan hotel tersebut. Setiap pe
rusahaan termasuk hotel memiliki kebijakan yang berbeda dalam hal pengaturan keuangan m
ereka. Akan tetapi subbagian dari Finance Departement Hotel secara umum dapat dipaparkan
sebagai berikut:
1. Account Payable (AP) dan Payroll. Pada dasarnya Account Payable adalah nama (ke
lompok) rekening yang menunjukkan kewajiban jangka pendek yang berhubungan dengan pe
ngadaan barang atau jasa secara kredit. Bagian AP diartikan sebagai suatu subbagian yang be
rada dalam organisasi akuntansi yang bertugas untuk mencatat, mengidentifikasi, dan merenc
anakan pembayaran untuk seluruh transaksi yang terjadi akibat adanya utang perusahaan yan
g ditimbulkan dari pembelian barang jasa secara kredit. Selain itu bagian AP ini berfungsi jug
a menyelesaikan urusan pajak karena pada intinya pajak merupakan pengurangan harta perus
ahaan. Disamping menjalankan fungsi utamanya dalam bidang pelaporan keuangan, bagian a
kuntansi juga mempunyai fungsi untuk membantu kelancaran operasi hotel. Salah satu hal ya
ng dilakukan oleh bagian akuntansi adalah pembuatan daftar pembayaran penghasilan karyaw
an, perhitungan penghasilan, dan pemotongan penghasilan untuk seluruh pegawai, mulai dari
pekerja di tingkat yang paling bawah sampai pimpinan tertinggi hotel (Payroll).
2. Purchasing. Purchase merupakan suatu kegiatan yang berhubungan dengan penyedia
an kebutuhan hotel baik berupa barang direct (langsung) ataupun indirect. Urusan purchase t
erbagi kedalam empat bagian yaitu Food, Beverage, General dan Engeenering.
3. Store dan Receiving. Store adalah tempat penyimpanan sementara atau sarana keluar
masuknya barang-barang keperluan hotel yang dikelola oleh hotel itu sendiri. Receiving adala
h bagian yang menerima barang dari supplier untuk disebarkan kepada outlet atau store yang
bersangkutan.
4. Cost Control. Cost merupakan biaya yang diperlukan demi kelancaran oprasional seb
uah usaha. Pada dasarnya cost dipengaruhi oleh purchase, requisition, transfer dan less credi
t. Pengaruh purchase, requisition dan transfer adalah menambah cost sedangkan less credit
adalah mengurangi cost. Alur purchase secara otomatis menjadi pengawasan cost control. Da
lam hal ini segala aktifitas purchase harus mendapat persetujuan dari cost control dan melaku
kan pengecekkan di akhir kegiatan purchase.
5. Account Receivable. Account Receivable dapat diartikan sebagai tagihan. Jika dikaitk
an dengan organisasi akuntansi hotel, maka Account Receivable berarti suatu bagian yang ber
ada dalam organisasi akuntansi hotel yang bertugas melaksanakan pencatatan seluruh informa
si yang berhubungan dengan piutang perusahaan yang timbul akibat adanya penjualan kredit
oleh tamu hotel, melakukan penagihan atas piutang tersebut, menerima hasil tagihan, dan me
nyerahkannya kepada General Cashier. Bagian Account Receivable adalah semua peraturan y
ang mengatur tentang transaksi kredit, atau sering disebut dengan Credit Policy.
6. General Cashier. Penyediaan dana dan pengolahan informasi keuangan sama penting
nya bagi kelancaran oprasional sebuah hotel. Bagian yang mengelola dan mengamankan dana
baik dalam bentuk mata uang lokal dan mata uang asing yang dihasilkan dari hasil operasiona
l disebut Kasir Umum atau General Cashier. General Cashier bertugas menerima seluruh ha
sil penjualan ataupun pendapatan dari dalam hotel maupun dari luar hotel dan menyimpan ha
sil tersebut sesuai dengan ketentuan perusahaan serta mengeluarkan dana tersebut untuk digu
nakan dengan semestinya dengan melampirkan bukti resmi yang akurat.
7. Income Audit dan Night Audit. Data penjualan tidak bisa diterima begitu saja oleh b
agian akuntansi. Data tersebut harus diperiksa atau diverifikasi terlebih dahulu sebelum dibuk
ukan. Subbagian di bagian akuntansi yang melaksanakan pekerjaan memeriksa, mencatat, da
n melaporkan informasi data tentang hasil penjualan ini biasa disebut Income Audit. Dengan
demikian Income Audit dapat diartikan sebagai salah satu seksi atau bagian yang berada di or
ganisasi akuntansi yang menyelenggaraka fungsi penerimaan, pemeriksaan, pencatatan, dan p
elaporan seluruh data penjualan baik tunai maupun kredit yang dihasilkan oleh seluruh unit p
enjualan yang ada di dalam perusahaan.
8. General Accounting. Pada prinsipnya seluruh informasi keuangan yang terkumpul di
bagian akuntansi sebuah perusahaan atau hotel, data input-nya berasal dari seluruh departeme
n di luar bagian akuntansi. Data tersebut kemudian diproses oleh unit-unit dalam organisasi a
kuntansi dengan output berupa journal. Dengan demikian General Accounting diartikan seba
gai bagian dari organisasi akuntansi yang bertugas merangkum seluruh data keuangan dan me
nyajikannya dalam bentuk konkretnya berupa laporan keuangan serta Catatan Penting lainnya
(Analysis).
2. Accounting Supervisor
a. Menbuat laporan keuangan ( Neraca, R/L ) untuk diashkan oleh Fin. Adm.
Manager
b. Mengawasi pekerjaan Accountant dan bawahannya
c. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager
3. Night Audit
a. Miminta pekerjaan semua kasir operation dalam satu hari
b. Membuat summary revenue pada malam hari
c. Menyerahkan summary berikut lampirannya ( Bills ) beserta uang pada keesokan
hari kepada Accounting Back Office sesudah ditandatangani Chief Cashier
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager
4. Internal Auditor
a. Memeriksa semua data akuntansi ( sesudah transaksi ) dari hulu ke hilir
b. Bekerja sama atau membantu tugas Accounting supervisor untuk membuat
laporan keuangan
c. Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada Finance Manager
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Adm. Manager
5. Cost Controller
a. Mengerjakan pekerjaan akuntansi dan lainnya yang berhubungan dengan
keuangan sebelum terjadi transaksi
b. Meneliti, memeriksa, menyetujui Goods Request dari Department untuk
persetujuan Fin. Manager
c. Memeriksa segala tagihan atau Invoice dari supplier sebelum dibayar
d. Memeriksa permintaan maintenance atau pemeliharaan barang maupun
pembuatan barang oleh ME sebelum disetujui Fin. Manager
e. Membuat atau mengubah semua tarif product hotel sebelum dipublikasi
f. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager
6. Purchasing Supervisor
a. Memriksa good request yang sudah disetujui untuk dicarikan barang ke supplier
b. Mengetahui semua harga – harga barang keeperluan hotel di pasar guna
pembuatan Purchase Order
c. Membuat summary purchase bulana untuk dilaporkan kepada Fin. Manager
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager
8. Chief Cashier
a. Memimpin semua outlet Cashier, Room, Restaurant, Room Service, Sport &
Recreation, Drugstore
b. Bekerja sama dengan Night Audit
c. Membuat summary harian dan bulanan untuk Fin. Manager
d. Bertanggung jawab langsung kepada Fin. Manager
9. Accountant
a. Membantu pekerjaan Accounting Supervisor
b. Memimpin pekerjaan bawahan :
1. City Ledger, Account Receivable, Account Payable, General Cashier, dan Book
Keeper
c. Menyusun laporan keuangan dengan Acct. Supervisor
d. Bertanggung jawab langsung kepada Acct. Supervisor
10. City Ledger
a. Memeriksa semua pendapatan credit untuk pembuatan Invoice kepada customer
b. Menagih kepada customer ( pemakai jasa Hotel ) yang tidak membayar kontan atau
kredit untuk diserahkan kepada General Cashier
c. Membuat daftar piutang untuk Accountant
d. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
11. Account Receivable
a. Memeriksa semua data uang masuk/Bill/Outlet yang didapat dari Night Audit
b. Membuat Summery Revenue
c. Memberikan data Bill cash kepada Book Keeper dan Menyerahkan uang kontan
kepada General Cashie
d. Menyerahkan Bill credit kepada City Ledgeruntuk ditagih
e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
12. General Cashier
a. Menyimpan uang kontan, buku – buku, check dan giro bilyet untuk pembayaran
b. Mengerjakan buku – buku harian kas dan bank
c. Menyimpan bukti – bukti kas dan Bank yang masuk atau keluar untuk diserahkan
kepada Book keeper
d. Menyetor dan mengambil uang di Bank atas perintah atasan
e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
13. Account Payable
a. Mengerjakan PLDB ( Purchase Ledger Day Book = buku harian pembelian )
b. Membuat summary bulanan pembelian
c. Memproses uang pengeluaran Hotel
d. Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir
e. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
14. Book Keeper
a. Mengerjakan seluruh masalah teknis akuntansi dari awal hingga akhir
b. Bertanggung jawab langsung kepada Accountant
I. Kesimpulan
Dari seksi seksi yang ada bila dilihat dari tugas pokoknya masing-masing dapat
dikelompokan menjadi tiga bagian :
1. Bagian yang menangani atau mencatat penerimaan yaitu:
a. Night Audit
b. Internal Auditor
c. Account Receivable
d. Chief Cashier
e. General Cashier
2. Bagian yang menangani atau mencatat pengeluaran dan pengendalian biaya yaitu:
a. Cost Controller
b. Purchasing Supervisor
c. Store Room Supervisor
d. Account Payable
e. General Cashier
Bagian yang memproses data akuntansi menjadi Laporan keuangan yaitu Book keeper
Penempatan SDM pada semua golongan tergantung dari frekuensi kerja yang ada.
Bila frekuensi rendah, digunakan seefisien mungkin dengan penempatan karyawan satu
fungsi merangkap tugas beberapa seksi.
Produk/Jasa yang ditawarkan dalam bidang perhotelan :
a. Room Acomodation
b. Food & Beverage:
c. Produk hotel yang tergolong dalam Minor Opperated Department (MOD)
antara lain: telpon, laundry.
d. Produk hotel yang dikelompokkan dalam Other Income (OI) antara lain:
ruangan untuk acara banquet (pertemuan), ruangan konfrensi atau siding,
ruangan untuk keperluan pertokoan (souvenir), penukaran valuta asing (money
changer), kolam renang, diskotik, dan produk yang berbentuk fasilitas
olahraga (golf, gymnasium, billiard)
Menurut BPS, tarif kamar dibedakan menjadi :
1. Tarif kamar per room tarif:
2. Tarif kamar per person tarif:
- Seasional Rates
- Week-End Rates
- Family Plan Rates
- Group Rates
- Commercial Rates
- Airlines Rates
- Day Rates
- Travel Agencies Rates
- Over Flow Rates
- Sistem Plan Rates
3. Harga kamar yang ditetapkan berdasarkan atas fasilitas yang diminta
4. Tamu yang membayar hanya untuk harga kamar (European Plan)
5. Tamu yang membayar fasilitas kamar dan makan (American Plan)
Cara Pemasaran jasa yang ditawarkan oleh hotel :
1. Outside Selling (Luar)
2. Inside Selling (Dalam)
Daftar Rekening (Chart of Account):
Rekening pada dasarnya dapat digolongkan menjadi:
1. Rekening riil (Riil accounts)
Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah neraca yang terdiri
dari aktiva/harta, utang dan modal.
2. Rekening Nominal (Nominal accounts)
Rekening yang merupakan unsur-unsur dalam penyusunan sebuah laporan L/R yang
terdiri dari pendapatan/penjualan dan biaya dan Harga Pokok Penjualan.
Tujuan
Laporan
Laba Rugi adalah untuk mengetahui kinerja perusahaan selama periode tertentu
Sedangkan fungsi Laporan Laba Rugi dapat digunakan sebagai alat analisis untuk
menentukan strategi yang paling tepat pada periode berikutnya.
2. Balance Sheet Neraca
laporan posisi keuangan atau neraca adalah laporan yang menunjukkan keadaan
keuangan pada tanggal tertentu. Informasi yang terkandung
Kekayaan (aset) bersih perusahaan
Tingkat kemampuan perusahaan untuk menyelesaikan kewajiban-kewajiban jangka
pendek
Tingkat kemampuan perusahaan untuk menyelesaikan kewajiban jangka panjangnya
kumulasi pengembalian investasi perusahaan (ROI=Return Of Investment).
Misalnya dari laporan posisi keuangan pada tanggal 31 Desember 2014
diperoleh angka ROI sebesar 2%, artinya apa?
Artinya pada tanggal itu perusahaan masih mampu mengembalikan investasi.
Karena nilai ROI masih di atas angka 1%.
Bila nilai ROI kurang dari 1%, apalagi minus berarti tidak ada pengembalian
investasi.
Akumulasi pengembalian modal (ROC=Return of Capital).
3. Equity Statement
Pengertian perubahan modal adalah laporan yang menunjukkan sebab-sebab
perubahan ekuitas dari jumlah pada awal periode menjadi jumlah modal pada akhir
periode.
Perubahan modalnya ditunjukan di dalam Laporan Laba Tidak Dibagi (Retained
Earnings).
Bila dirumuskan dalam sebuah formula adalah sebagai berikut :
= Laba Tidak Dibagi Awal Periode + Laba Periode berjalan – Deviden
Tujuan utama Laporan Arus Kas adalah untuk menyajikan informasi yang relevan
tentang penerimaan dan pengeluaran kas suatu perusahaan selama suatu periode.
Untuk mencapai tujuan ini aliran kas diklasifikasikan dalam tiga kelompok yang
berbeda yaitu penerimaan dan pengeluaran kas yang berasal dari kegiatan:
investasi,
pembelanjaan (financing) dan
kegiatan usaha.
Untuk menyusun laporan arus kas perusahaan dapat menggunakan metode langsung
atau tidak langsung.