TNDE User Guide

PANDUAN
PENGGUNAAN
APLIKASI TATA NASKAH DINAS ELEKTRONIK
APLIKASI
TNDE DAPAT DIAKSES
WEB BASED
MOBILE BASED
Download APK TNDE
Copyright © 2020 TNDE Kementerian Kesehatan
DAFTAR ISI
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang ………………………………………… 1
B. Tujuan …………………………………………….......... 1
C. Ruang Lingkup ………………………………………… 2
D. Cara Bergabung dengan Aplikasi TNDE ……………. 2
BAB II NASKAH DINAS SURAT MASUK

A. Cara Membuka Aplikasi ……………………………….. 3
B. Menu Input Surat Masuk ………………………………. 4
C. Menu Detail, Edit, Preview, Cetak LD Kosong, Hapus 11
BAB III DISPOSISI SURAT

A. Cara Membuat Disposisi (Pada Aplikasi TNDE) …… 15
B. Cara Membuat Memo (Pada Aplikasi TNDE) ………. 18
BAB IV MEMBUAT NASKAH DINAS

A. Cara Membuat Naskah Dinas ………………………… 21
B. Pemeriksaan Naskah Dinas …………………………… 24
C. Proses Tanda Tangan Naskah Dinas ………………… 28
BAB V EDIT PROFILE ……………………………………….. 31
BAB VI CETAK PENGANTAR

A. Cetak Lembar Pengantar Surat Masuk ……………….. 34
B. Cetak Lembar Disposisi ………………………………… 37
Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3

BAB VII TNDE MOBILE
A. Proses Install …………………………………………….. 39
B. Cara Mengunduh Aplikasi TNDE Versi Android ……… 39
C. Penggunaan Aplikasi TNDE Versi Android …………… 41
1. Membuka Aplikasi …………………………………… 41
2. Login dan Beranda Halaman Utama ………………. 42
3. Menu Samping Kiri …………………………………… 44
4. Ubah Profil ……………………………………………. 45
5. Cara Memberi Disposisi ……………………………... 47
6. Cara Membuat Memo ………………………………... 49
7. Periksa Naskah Dinas ……………………………….. 52
8. Tombol E-Sign Naskah ……………………………… 52
9. Surat Masuk Sudah Disposisi ………………………. 54
10. Disposisi Sudah Proses …………………………..… 55
11. Telegram ……………………………………………… 56
Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3

SAMBUTAN
Pertama-tama marilah kita panjatkan puji

syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena
berkat rahmat dan karunia-Nya, Panduan
Penggunaan Tata Naskah Dinas Elektronik
(TNDE) ini selesai disusun.
Sebagai wujud pelaksanaan Sistem Pemerintahan Berbasis

Elektronik (SPBE), TNDE yang semula bernama Electronic Filing
System (EFS) telah dikembangkan sejak tahun 2015 dan menjadi
bagian dari aplikasi e-Office Kementerian Kesehatan sejak tahun 2018.
Saat ini TNDE sendiri telah bertransformasi, guna menyesuaikan
dengan tuntutan zaman dan organisasi, salah satunya dengan adanya
TNDE mobile apps yang telah diluncurkan secara resmi oleh
Sekretaris Jenderal pada tanggal 11 November 2020.
Kami sangat bersyukur bahwa sampai saat ini semakin banyak

Satuan Kerja di lingkungan Kementerian Kesehatan yang
menggunakan TNDE. Hal ini sangat penting dalam mendukung
pelaksanaan Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA), dimana
penggunaan aplikasi Electronic Filing System merupakan langkah
kedua dari sembilan langkah yang ditetapkan. Lebih jauh, penggunaan
TNDE akan mempengaruhi Kinerja Kementerian Kesehatan secara
langsung maupun tidak langsung.
Selanjutnya, merebaknya Pandemi COVID-19 sejak Maret 2020

menjadi momentum percepatan penggunaan TNDE di lingkungan
Kementerian Kesehatan. Hal ini sejalan dengan kebijakan
Pembatasan Sosial Berskala Besar yang ditetapkan Pemerintah serta
sistem Bekerja dari Rumah yang semakin banyak dilakukan dengan
memprioritaskan pelaksanaan tugas secara dalam jaringan.
Meningkatnya jumlah pengguna TNDE perlu diikuti dengan

kejelasan dalam tata cara penggunaan aplikasi. Semoga Panduan
Penggunaan TNDE ini memberikan manfaat sehingga seluruh
pengguna dapat menggunakan aplikasi dengan lancar dan efektif.
Jakarta, Desember 2020

Plt. Kepala Biro Umum,
Dr. Sumarjaya, SKM, MM, MFP, C.F.A

KATA PENGANTAR
Aplikasi TNDE sebagai aplikasi

pengelolaan persuratan elektronik bertujuan untuk
mengefektifkan pengelolaan persuratan di
lingkungan Kementerian Kesehatan. TNDE
mengolah naskah dinas konvensional dengan cara
mengalihmediakan surat masuk serta naskah
dinas keluar ke dalam bentuk elektronik.
Pengelolaan naskah dinas tersebut dihadirkan dalam empat

menu utama yaitu menu surat masuk dan menu disposisi yang
merupakan pengelolaan surat masuk, serta menu naskah dinas dan
menu pemeriksaan yang merupakan pengelolaan naskah dinas
keluar. Pada pengelolaan naskah dinas keluar terdapat menu tanda
tangan digital sebagai bentuk pengesahan.
Panduan Penggunaan TNDE ini dimaksudkan untuk membantu

memudahkan pengguna untuk menggunakan aplikasi TNDE dalam
pengelolaan persuratan sehingga proses pengelolaan persuratan
dapat berlangsung dengan lancar dan efektif.
Sebagai aplikasi yang terus berkembang mengikuti perubahan

zaman dan tuntutan organisasi, pengembangan atas aplikasi TNDE
akan terus dilakukan. Untuk itu, petunjuk penggunaan ini juga akan
mengalami penyesuaian di masa datang. Saran perbaikan tentunya
akan menjadi masukan yang sangat berharga bagi kami.
Jakarta, Desember 2020

Kepala Bagian Kearsipan dan Administrasi,
dr. Ann Natallia Umar

BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem
Pemerintah Berbasis Elektronik (SPBE) merupakan kebijakan untuk
mewujudkan tata kelola pemerintahan yang bersih, efektif, transparan,
dan akuntabel serta pelayanan publik yang berkualitas dan terpercaya.
SPBE ini menetapkan setiap instansi pemerintah, baik pusat maupun
daerah harus menggunakan aplikasi umum, paling lambat dua tahun
setelah Perpres ini dikeluarkan.
Kementerian Kesehatan telah mengembangkan aplikasi Tata Naskah
Dinas Elektronik (TNDE) sebagai bagian dari e-Office. Langkah awal
dalam pengembangan TNDE adalah penyusunan integrasi proses bisnis
kearsipan dan layanan kearsipan melalui bagi pakai arsip dan informasi
kearsipan di lingkungan Kementerian Kesehatan, dimana arsip digital
dapat dikelola dengan baik sehingga dapat diakses dengan mudah dan
cepat tanpa terbatas ruang dan waktu.
Aplikasi TNDE adalah aplikasi yang yang membantu pengolahan
naskah dinas konvensional yang dialihmediakan dan naskah dinas
keluar elektronik dengan menggunakan tanda tangan digital di
Lingkungan Kementerian Kesehatan.
Menu yang ada di aplikasi TNDE yaitu rekam naskah dinas surat
masuk, disposisi online, memo online, rekam naskah dinas keluar,
periksa naskah dinas dan pemberian tanda tangan digital pada naskah
dinas keluar.
B. Tujuan
Tujuan dari panduan penggunaan aplikasi TNDE adalah membantu
pengguna dalam menggunakan aplikasi TNDE dalam pengelolaan
persuratan.
Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 1

C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup dari panduan penggunaan aplikasi TNDE adalah tata
cara penggunaan aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) meliputi
proses input surat, pendistribusian surat, pembuatan disposisi,
pendistribusian disposisi, dan membuat naskah dinas.
D. Cara Bergabung dengan Aplikasi TNDE

Satuan kerja dan Unit Pelaksana Teknis yang akan menggunakan
aplikasi TNDE dalam pengelolaan persuratan dapat bersurat kepada
Biro Umum melalui Sekretariat Unit Utama masing-masing, dengan
melampirkan Struktur Organisasi dan alur disposisi surat. Biro Umum
akan membuatkan username dan password sesuai dengan permintaan
dari Satuan Kerja dan Unit Pelaksana Teknis dan membuat surat
balasan terkait permintaan username tersebut.

BAB II
NASKAH DINAS SURAT MASUK
A. Cara Membuka Aplikasi
Aplikasi TNDE dapat dibuka melalui aplikasi eoffice.kemkes.go.id

atau melalui web browser yang direkomendasikan seperti Mozilla
Firefox, Google Chrome, Safari, dan Opera. Lalu setelah masuk melalui
menu Single Sign On (SSO) pilih menu Tata Naskah Dinas Elektronik,
kemudian akan diarahkan ke gambar 2.
Selain itu pengguna dapat melalui alamat

www.kearsipan.kemkes.go.id (lalu tekan Enter pada tombol keyboard
atau tekan Go pada browser tersebut). Akan tampil seperti Gambar 1 di
bawah.
Gambar 1.
Tampilan Menu Login Aplikasi TNDE
Masukkan Username dan Password yang sudah diberikan oleh Biro

Umum pada kolom tersebut, lalu tekan tombol Login atau tekan tombol
Enter pada keyboard. Sehingga akan menampilkan halaman utama
(Menu Dashboard) pada Gambar 2 di bawah ini.

Gambar 2.
Tampilan Halaman Utama (Menu Dashboard)
B. Menu Input Surat Masuk
Surat masuk yang berasal dari ekspedisi atau instansi lain yang masih
dalam bentuk hardcopy dilakukan alih media ke dalam bentuk pdf untuk
dilakukan penginputan surat kedalam aplikasi TNDE.
Untuk melakukan rekam surat masuk dapat dilakukan dengan dua

cara yaitu:
1. Melalui menu navigasi dengan langkah sebagai berikut:

a. Tekan menu surat masuk

Gambar 3.
Tampilan Menu Surat Masuk
b. Pilih Sub Menu Rekam Surat
Gambar 4.
Tampilan Menu Rekam Surat

Setelah di tekan rekam surat akan muncul seperti gambar 6.
2. Melalui Menu Surat Masuk pada Dashboard, lalu pilih Rekam Surat.
Seperti gambar 5 di bawah ini.
Gambar 5
Tampilan Menu Rekam Surat pada Dashboard
Lalu tekan tanda pensil seperti gambar 5 di atas dan akan tampil
seperti gambar 6.

Gambar 6
Tampilan Menu Rekam Surat Masuk
Surat atau dokumen yang baru masuk harus dilengkapi data

detailnya, data yang harus dilengkapi yaitu:
a. Tipe Pengirim : Tipe Pengirim yaitu jenis asal surat tersebut,

dengan kolom pilihan, yaitu:
- External : Apabila surat berasal dari
luar lingkungan
Kementerian Kesehatan

- Internal : Apabila surat berasal dari
dalam lingkungan
Kementerian Kesehatan
b. Tanggal : Kolom Tanggal Naskah di isi pada tanggal
Naskah yang tertera pada surat tersebut, Tanggal
Naskah secara otomatis terisi pada tanggal
hari tersebut jika tidak di isi
c. Nomor Naskah : Nomor Naskah yang diterima
(tidak wajib di isi, apabila surat yang diterima
tertutup)
d. Dari : Kelompok pengirim surat sesuai dengan Tipe
Pengirim (terdapat pilihan)
(*wajib di isi)
e. Nama : Kolom ini di isi sesuai Nama penandatangan,
Pengirim Jabatan serta instansinya apabila dapat
teridentifikasi
f. Alamat : Di isi alamat pengirim surat
Pengirim
g. Kepada : Di isi tujuan dari surat tersebut
(*wajib di isi)
Tembusan : Apabila berkas yang diterima terbuka dan
bersifat tembusan
* Kolom Kepada tidak perlu di isi apabila surat
tersebut bersifat tembusan, dan kolom
tembusan tidak perlu diisikan apabila
tujuannya ke satuan kerja lain
h. Lampiran : Jumlah lampiran yang disertakan
i. Hal : Isi tentang surat yang diterima
j. Kecepatan : Kolom ini berisi tingkat penyampaian surat,
Penyampaian terdapat pilihan sebagai berikut:
- Amat Segera

- Segera
- Biasa
k. Tingkat : Di kolom Tingkat Perkembangan yang
Perkembangan diterima secara otomatis akan terisi Asli,
pilihan yang ada adalah
- Amplop : Apabila berkas yang
tertutup diterima dalam
keadaan tertutup
- Asli : Apabila berkas yang
diterima terbuka dan
bersifat asli
- Copy : Apabila berkas yang
diterima terbuka dan
bersifat copy
l. Sifat Naskah : Diisi sifat surat yang diterima secara otomatis
akan terisi Biasa, pilihan yang ada adalah
- Biasa : Apabila surat yang
diterima bersifat Biasa
- Terbatas : Apabila surat yang
diterima bersifat
Terbatas
- Rahasia : Apabila surat yang
diterima bersifat
Rahasia
- Sangat : Apabila surat yang
Rahasia diterima bersifat Sangat
Rahasia
tertutup)
m. Jenis Naskah : Di isi sesuai jenis surat yang diterima

tertutup)
n. Klasifikasi : Di pilih berdasarkan Pola Klasifikasi Arsip
Arsip tersebut.
(tidak perlu dipilih apabila surat yang diterima
tertutup)
o. Sub Klasifikasi : Di pilih berdasarkan Pola Klasifikasi Arsip
Arsip tersebut.
(tidak perlu dipilih apabila surat yang diterima
tertutup)
p. Sub-sub : Di pilih berdasarkan Pola Klasifikasi Arsip
Klasifikasi tersebut.
Arsip (tidak perlu dipilih apabila surat yang diterima
tertutup)
q. Upload File : Menyisipkan berkas hasil scan, besaran file
yang disarankan adalh 30 mb dengan tipe file
pdf.
Apabila data sudah diinput, selanjutnya untuk menyimpan data

tersebut tekan tombol Simpan, dan tombol Batal untuk membatalkan
data. Seperti gambar 7.

Gambar 7
Tampilan Menu Input Surat Masuk
Setelah data surat disimpan, maka hasil Rekam Surat akan tampil di
bawah tabel rekam surat seperti gambar di bawah ini. Pada tahap ini
proses rekam surat masuk telah selesai.
Gambar 8
Tampilan Hasil Rekam Surat Masuk
C. Menu Detail, Edit, Preview, Cetak LD Kosong, Hapus
Pada bagian ini, pengguna dapat menggunakan fasilitas yang

terdapat pada kolom Action untuk dapat melihat detil, merubah,

mencetak lembar disposisi, dan menghapus surat tersebut yang sudah di
rekam seperti gambar 9.
Gambar 9
Tampilan Hasil Rekam Surat Masuk
Tombol Detail
Fungsi : Untuk melihat detil surat tekan tombol Detail,

tampilan apabila tombol tersebut di tekan
seperti gambar 10.
Gambar 10
Tampilan Detail Surat

Tombol Edit
Fungsi : Untuk mengubah surat, tekan tombil

Edit, tampilan apabila tombol tersebut
di tekan seperti gambar 11.
Gambar 11
Tampilan Edit Surat
Tombol Cetak LD Kosong
Fungsi : Untuk mencetak Lembar Disposisi Kosong, tekan

tombil Cetak LDO, tampilan apabila tombol tersebut di
tekan seperti gambar 12.

Gambar 12
Tampilan Cetak Lembar Disposisi kosong
Tombol Delete
Fungsi : Menghapus surat yang sudah di rekam.
Apabila tombol tersebut di tekan maka akan
tampil notifikasi seperti gambar 13.
Gambar 13
Tampilan informasi Hapus Surat Masuk

BAB III
DISPOSISI SURAT
Setelah surat masuk direkam oleh penginput surat, proses selanjutnya

adalah Pengguna mendisposisikan surat ke bagian yang terkait. Langkah
pembuatan disposisi sebagai berikut.
A. Cara Membuat Disposisi (Pada Aplikasi TNDE)
Untuk membuat disposisi dapat dilakukan melalui menu Surat Masuk

atau menu Disposisi seperti gambar 14.
Gambar 14
Tampilan Dashboard
Selanjutnya tekan Surat Masuk Belum Disposisi (apabila surat

berasal dari surat masuk)/ Disposisi Sudah Diterima (apabila
disposisi berasal dari pengguna) akan tampil seperti gambar 15.

Gambar 15
Tampilan Halaman Surat Masuk Belum Disposisi
Lalu tekan tombol untuk membuat disposisi surat,
setelah isi form disposisi lalu tekan untuk menyimpan dan

mengirim disposisi, seperti tampilan seperti gambar 16.
Gambar 16
Tampilan Halaman Form Disposisi Surat Masuk

Asli Diajukan Ke : Asli disposisi ditujukan
*Asli hanya dapat dipilih satu tujuan.
Copy Kepada : Salinan disposisi ditujukan
*Untuk Copy dapat dipilih lebih dari
satu.
Tanggal Target : Tanggal Disposisi yang harus
diselesaikan
*Default 5 (lima) hari kedepan dari
pembuatan disposisi
Sifat Disposisi : Sifat disposisi yang dibuat
Instruksi : Bisa dipilih sesuai isi pada tabel
Catatan : Isi disposisi

Untuk menyimpan file dapat tekan tombol Simpan, dan tombol
Batal untuk membatalkan data.
Untuk melihat tindak lanjut disposisi yang sudah proses dapat di lihat
pada halaman Dashboard, pada Menu Disposisi lalu tekan Disposisi
Sudah Diproses. Seperti gambar 17.
Gambar 17
Tampilan Halaman Dashboard
Hasil proses surat yang sudah di disposisi, dapat dilihat pada tampilan
gambar 18. Untuk melihat detail hasil disposisi dapat dilihat pada
tombol Detail pada kolom Action.
Gambar 18
Tampilan Halaman Disposisi Sudah Proses
B. Cara Membuat Memo (Pada Aplikasi TNDE)
Fasilitas memo digunakan untuk pejabat eselon IV untuk melanjutkan

disposisi pengguna kepada pelaksana melalui email. Langkah membuat
memo hampir sama dengan disposisi, hanya saja tombol Add Dispo
berubah menjadi Add Memo. Langkah penggunaannya add memo
sebagai berikut tekan Menu Disposisi selanjutnya tekan Sub Menu
Disposisi Sudah Diterima gambar 19, selanjutnya tekan Add Memo
akan tampil seperti gambar 20.
Gambar 19
Tampilan Daftar Disposisi Sudah Diterima
Gambar 20
Tampilan Add Memo
Isi form memo tersebut, untuk kolom yang di isi yaitu :

Kepada : Kolom ini di isi dengan ketikan bebas,
tujuan staf pelaksana
Email Tujuan : Memo tersebut dikirim melalui email
Tanggal Target : Tanggal memo paling lambat harus
dilaksanakan
Sifat Memo : Sifat dari memo tersebut
Memo : Sebagai instruksi untuk staf pelaksana
Pelaksana

Sama dengan disposisi, untuk melihat tindak lanjut memo dapat dilihat
pada menu Disposisi sub menu Disposisi Sudah Diproses.
Sedangakan pelaksana dapat melihat memo dari eselon IV dengan
menggunakan fasilitas email, seperti tampilan gambar 21.

BAB IV
MEMBUAT NASKAH DINAS
Naskah Dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi

kedinasan yang dibuat dan diterima oleh pejabat yang berwenang
dilingkungan Kementerian Kesehatan dalam rangka penyelenggaraan
tugas pemerintahan dan pembangunan.
A. Cara Membuat Naskah Dinas
Buka menu Dashboard tekan gambar seperti tampilan

gambar 22, kemudian akan muncul tampilan seperti gambar 23.
Gambar 22
Menu Dashboard

Gambar 23
Tampilan Menu Rekam Naskah
Jenis Naskah : Nota Dinas, Surat Dinas, Surat

Undangan, Surat Edaran dan lain-lain
(akan dikembangkan semua naskah
dinas yang ada di Kementerian
Kesehatan).
Tipe Penerima : Di dalam / luar lingkungan
Kementerian Kesehatan RI

Konseptor : Pembuat naskah
Nama Konseptor : Nama pembuat naskah
Kepada : Tujuan naskah tersebut
Nama Penerima : Nama penerima dari naskah tersebut
Alamat Penerima : Alamat penerima dari naskah tersebut
Ditandatangani : Penandatangan naskah tersebut
Oleh
Centang jika : Centang apabila Penandatangan
Penandatangan tersebut menggunakan Atas Nama,
Atas Nama Pelaksana Tugas, Pelaksana Harian
Lampiran : Jumlah lampiran dari naskah tersebut
Hal : Perihal dari naskah tersebut
Referensi Surat : Pilih surat masuk yang terkait dengan
Masuk naskah yang dibuat
Pokok Masalah : Di isi sesuai klasifikasi naskah tersebut
Sub Masalah : Di isi sesuai klasifikasi naskah tersebut
Sub Sub Masalah : Di isi sesuai klasifikasi naskah tersebut
Status Berkas : Terdapat pilihan Asli, Amplop Tertutup,
Copy
Sifat Naskah : Terdapat pilihan Biasa, Terbatas,
Rahasia, Sangat Rahasia
Diperiksa Oleh : Di isi secara hirarki untuk tahap
pemeriksaan naskah yang sudah
dibuat. (jika terdapat akun sebagai
penomoran surat harap
dimasukkan akun tersebut)
*Pilihan tidak boleh ada yang sama
dengan kolom “Ditandatangani Oleh”
Instruksi : Di isi hanya isi nya saja dari surat
Pemeriksaan tersebut
File Pendukung : Dapat melampirkan data pendukung,

dengan maksimal 5 file dan
Kapasitas per file dibatasi 25
Megabytes
Setelah form tersebut sudah diisi semua, lalu tekan tombol

Simpan. Pembuat konsep surat masih dapat menghapus dan
edit konsep surat selama konsep surat tersebut belum
diperiksa oleh pemeriksa seperti tampilan gambar 24.
Gambar 24
Tampilan Menu Rekam Naskah
B. Pemeriksaan Naskah Dinas
Pemeriksa dapat melakukan pemeriksaan konsep surat dengan

cara tekan Menu Pemeriksaan sub menu Naskah Dinas Belum
Diperiksa seperti gambar 25.

Gambar 25
Tampilan Menu Dashboard
Pemeriksa dapat memeriksa konsep surat dengan menekan

tombol Periksa Naskah seperti gambar 26.
Gambar 26
Tampilan Menu Naskah Dinas Belum Diperiksa

Kemudian apabila ada perbaikan pada konsep surat,
pemeriksa bisa memperbaiki pada kolom Instruksi, selain itu
pemeriksa bisa memberi nomor surat apabila pada saat
mengisi item pemeriksa tidak dilalui akun sekretaris/pemberi
nomor surat. Setelah proses pemeriksaan selesai tekan
tombol Setujui seperti gambar 27. Konsep surat yang sudah
disetujui tidak dapat dikembalikan kepada akun konseptor
surat atau pemeriksa sebelumnya.
Gambar 27
Tampilan Menu Pemeriksaan Surat Keluar

Sampai tahap ini proses pemeriksaan telah selesai. Hasil
proses pemeriksaan naskah dinas yang telah di periksa akan
tampil pada menu Naskah Dinas Sudah Diperiksa kemudian
tekan sub menu Naskah Dinas yang Sudah Diperiksa,
kemudian akan tampil seperti gambar 28.
Gambar 28
Tampilan Naskah Dinas Sudah diperiksa
Tombol Preview PDF berfungsi untuk melihat file Naskah

Dinas berformat PDF yang sudah direkam oleh Konseptor dan
di revisi oleh Pemeriksa sedangkan tombol Detail Naskah
untuk melihat resume dari naskah dinas tersebut.

C. Proses Tanda Tangan Naskah Dinas
Konsep naskah dinas yang akan ditandatangani oleh pengguna

dapat diilhat pada menu Naskah Dinas sub menu Naskah Dinas
Belum ditandatangani seperti gambar 29.
Gambar 29
Tampilan Dashboard
Kemudian tekan sub menu Naskah Dinas Belum

Ditandatangani, maka akan tampil seperti gambar 30.
Gambar 30
Tampilan Naskah Dinas Belum Diperiksa

kemudian tekan tombol esign naskah lalu masukkan
PIN pada kolom PIN Esign selanjutnya tekan tombol Esign
seperti gambar 31.
Gambar 31
Tampilan Esign Naskah Dinas
Hasil tampilan naskah dinas yang telah dibubuhi tanda tangan

elektronik seperti gambar 32.

Gambar 32
Tampilan Pdf Naskah Dinas

BAB V
EDIT PROFIL
Pengguna aplikasi TNDE setelah mendapat username dan password

harus segera mengubah password yang diberikan. Cara mengubah
password dan profil dari pengguna yaitu menekan tombol Nama Pejabat,
kemudian tekan tombol Profil seperti gambar 33, setelah menekan tombol
profil akan muncul tampilan seperti gambar 34.
Gambar 33
Tampilan Edit Profil

Gambar 34
Untuk mengubah profil dari pengguna, tekan tombol Edit Profile

kemudian akan muncul tampilan seperti gambar 35. Kemudian isi field
sebagai berikut :
Username : akun login pengguna.

*Data hanya bisa di ubah oleh Admin sistem
NIP : diisi agar dapat terhubung ke aplikasi e-Office.
NIK : diisi agar dapat melakukan tanda tangan elektronik
(E- Sign).
Password : sebagai kata kunci login pengguna.
Email : diisi apabila telah mendapatkan email kedinasan.
Full Name : diisi nama akun pengguna.
lalu tekan tombol Simpan apabila sudah terisi.

Gambar 35

BAB VI
CETAK PENGANTAR
Pengguna aplikasi TNDE dapat mencetak lembar pengantar untuk surat

masuk maupun disposisi surat berdasarkan tujuan surat/disposisi dan
rentang tanggal surat/disposisi dibuat, adapun caranya sebagai berikut.
A. Cetak Lembar Pengantar Surat Masuk

Penginput surat dapat melakukan cetak lembar pengantar dengan
menekan tombil navigasi Surat Masuk kemudian tekan tombol
Cetak Pengantar seperti gambar 36, lalu akan muncul tampilan
seperti gambar 37.
Gambar 36
Tampilan Navigasi Surat Masuk

Gambar 37
Tampilan Menu Cetak Pengantar
Pengguna aplikasi TNDE dapat mengisi field yang ada pada tampilan
cetak pengantar sebagai berikut:
Perekam surat : Nama dari Username Pengguna Aplikasi

TNDE
Tujuan Surat : Tujuan surat yang akan dicetak lembar
pengantar
Tanggal rekam (from) : Mulai tanggal rekam surat yang akan dicetak
Tanggal rekam (to) : Tanggal terakhir rekam surat yang akan
dicetak
Setelah semua field diisi kemudian tekan tombol search dan akan
muncul tampilan seperti gambar 38 kemudian tekan tombol Cetak
Pengantar (Check List) untuk cetak lembar pengantar surat yang
kita inginkan dan tekan tombol Cetak Pengantar All untuk semua
surat.

Gambar 38
Tampilan Menu Cetak Pengantar Surat Setelah Semua Field Diisi
Setelah tampil data yang diinginkan silahkan Checklist untuk memilih

data mana saja yang akan dicetak. Jika ingin semua data dicetak maka
tombol Cetak Pengantar Checklist silahkan diabaikan. Setelah itu
silahkan tekan button Cetak Lembar Pengantar jika ingin mencetaknya
diatas kertas seperti tampilan gambar 39.

Gambar 39
Tampilan Cetak Pengantar Surat Masuk
B. Cetak Lembar Disposisi

Penginput disposisi dapat melakukan cetak lembar disposisi dengan
cara yang sama dengan cetak lembar pengantar surat, dengan cara
menekan tombol navigasi Disposisi kemudian tekan tombol Cetak
Pengantar Disposisi lalu isi semua field kemudian tekan search
akan muncul tampilan seperti gambar 40.
Gambar 40
Tampilan Menu Cetak Pengantar Disposisi Setelah Semua Field Diisi

Setelah tampil data yang diinginkan silahkan Checklist untuk
memilih data mana saja yang akan dicetak. Jika ingin semua data
dicetak maka tombol Cetak Pengantar Checklist silahkan
diabaikan. Setelah itu silahkan tekan button Cetak Lembar
Pengantar jika ingin mencetaknya diatas kertas seperti tampilan
gambar 41.
Gambar 41
Tampilan Cetak Pengantar Disposisi

BAB VII
TNDE MOBILE
Aplikasi TNDE tidak hanya dapat digunakan melalui Web namun

dapat juga digunakan melalui Operating system Android. Adapun fitur dan
cara penggunaan TNDE versi android sebagai berikut :
A. Proses Install
Untuk dapat menggunakan aplikasi TNDE silahkan mengunduh aplikasi

tersebut dengan menghubungi Helpdesk aplikasi TNDE atau menuju
alamat bit.ly/apkTNDEmob. Untuk versi android yang disarankan agar
aplikasi bisa berjalan dengan baik mulai versi 7 (tujuh) Nougat.
B. Cara Mengunduh Aplikasi TNDE Versi Android
Help desk akan mengirimkan apk TNDE versi android melalui email,
whatsapp dan media sosial lainnya seperti gambar 42. Kemudian
pengguna dapat mengunduh aplikasi tersebut dan akan muncul tampilan
seperti gambar 43.
Gambar 42
Tampilan App-release.apk

Gambar 43
Kemudian tekan tombol OPEN untuk memulai mengunduh aplikasi

TNDE Versi Android seperti tampilan gambar 44, kemudian tekan tombol
Install untuk memulai mengunduh aplikasi TNDE Versi Android seperti
tampilan gambar 44, setelah proses mengunduh selesai akan muncul
tampilan seperti gambar 45 kemudian tekan tombol OPEN dan akan
muncul tampilan depan aplikasi TNDE Versi Android atau tekan tombol
done untuk kembali ke tampilan halaman muka android.
Gambar 44

Gambar 45
C. Penggunaan Aplikasi TNDE Versi Android
1. Membuka Aplikasi
Untuk menggunakan aplikasi silahkan tekan tombol icon aplikasi

TNDE seperti gambar 46.
Gambar 46
Tampilan Icon Aplikasi TNDE

2. Login dan Beranda Halaman Utama
Untuk dapat masuk kehalaman utama pengguna harus memiliki

username yang sudah terdaftar dalam aplikasi website TNDE. Jika
belum memiliki akun tersebut silahkan menghubungi Helpdesk
aplikasi TNDE, kemudian isi username dan password seperti gambar
47, setelah itu tekan tombol Masuk dan akan muncul tampilan seperti
gambar 48.
Gambar 47
Tampilan Muka Aplikasi TNDE Versi Android

Gambar 48
Tampilan Halaman Utama Aplikasi TNDE Versi Android
Tombol Surat Masuk : angka 487 memberitahukan bahwa pengguna

memiliki surat masuk berjumlah 487.
Tombol Disposisi Surat : angka 6 memberitahukan bahwa pengguna

memiliki disposisi surat berjumlah 6.
Tombol Periksa Naskah : tidak memiliki angka memberitahukan

bahwa pengguna tidak memiliki periksa naskah.
Tombol E-Sign Naskah : memiliki angka 1 memberitahukan bahwa

pengguna memiliki naskah untuk ditandatangani berjumlah 1.
Kalender untuk menginformasikan jadwal agenda yang dimiliki oleh

pengguna.

3. Menu Samping Kiri
Untuk mengakses menu ini pengguna dapat menekakan tombol

pada bagian pojok atas kiri, akan menucul tampilan seperti gambar
49.
Gambar 49
Tampilan Tombol Navigasi
Gambar Profil pengguna : Pengguna bisa mengubah foto

profil menjadi foto pengguna dan
nama pengguna
Tombol pintas Surat masuk : Untuk melihat surat masuk yang
belum disposisi
Tombol pintas Surat Masuk Untuk melihat surat masuk yang
Sudah Disposisi : sudah disposisi
Tombol pintas Disposisi surat : Untuk melihat disposisi yang belum

diberi disposisi
Tombol pintas Disposisi surat Untuk melihat disposisi yang sudah
sudah dikerjakan. : diberi disposisi

Tombol Pengaturan Suara Untuk memberi notifikasi suara
notifikasi surat : pada surat masuk
Tombol Keluar aplikasi : Untuk keluar dari aplikasi TNDE
4. Ubah Profil
Pengguna dapat merubah profil jika terdapat kesalahan dalam

penulisan nama lengkap, email ataupun ingin merubah foto profil
pengguna. Dengan cara mengtekan gambar profil sehingga akan
menampilkan halaman ubah profil seperti tampilan gambar 50.
Gambar 50
Tampilan Ubah Profil
Nama Pengguna : untuk nama pengguna tidak bisa diubah

Jabatan : diisi nama jabatan pengguna
Nama lengkap : diisi nama lengkap pengguna
Email : diisi sesuai dengan email yang dimiliki
Tombol pensil : jika pengguna ingin merubah foto profil
Tombol simpan : jika ingin menyimpan perubahan Profil
pengguna.
Tombol ubah kata sandi : pengguna dapat merubah kata sandi
(Password) default yang diberikan sebelumnya oleh Helpdesk
aplikasi TNDE, adapun caranya dengan menekan tombol ubah
kata sandi dan akan muncul seperti gambar 51.
Gambar 51
Tampilan Ubah Kata Sandi
 Masukan kata sandi (password) sebelumnya.

 Masukan kata sandi (password) baru.
 Ulangi kata sandi (password) baru.
 Tekan OK jika anda sudah yakin ingin menyimpan kata
sandi pengguna yang baru.
 Tekan Batal jika ingin membatalkan perubahan kata sandi.
Untuk membatalkan perubahan profil dapat menkan tombol back

pada handhone pengguna.

5. Cara Memberi Disposisi
Pengguna dapat melihat surat masuk berdasarkan kecepatan

penyampaian dengan cara menekan tombol surat masuk, secara
default akan diarahkan ke halaman list surat masuk dengan
kecepatan penyampaian Sangat Segera. Pengguna juga dapat
berpindah halaman surat masuk sesuai dengan tipe kecepatan
penyampaian seperti Segera, Biasa dan Tembusan dengan cara
menekan tombol di bawah tampilan aplikasi seperti gambar 52.
Gambar 52
Tampilan Surat Masuk
Tombol File pendukung : untuk melihat file pendukung disurat

masuk yang ditujukan kepada
pengguna.
Tombol Tambah Disposisi : pengguna dapat melakukan disposisi

surat melalui aplikasi android TNDE

Untuk memberi disposisi pengguna dapat menekan tombol Tambah
Disposisi pada menu Surat Masuk dan Disposisi Surat seperti
gambar 53.
Gambar 53
Tampilan Menu Surat Masuk dan Disposisi Surat
Kemudian pengguna mengisi semua field yang ada seperti tampilan

gambar 54 Apabila semua field telah terisi, selanjutnya tekan tombol
Simpan untuk menyimpan data tersebut dan tombol Batal untuk
membatalkan data. Keterangan field yang harus diisi sebagai berikut:
Asli diajukan ke : pada field ini hanya bisa mengisi satu tujuan
Copy kepada : bisa diisi lebih dari satu tujuan
Tanggal Target : tanggal akhir target disposisi dikerjakan
Sifat disposisi surat : rahasia, terbatas dan biasa
Instruksi : Pengguna dapat memilih salah satu instruksi
yang sudah tersedia

Catatan disposisi : Pengguna dapat mengetik arahan di field
Catatan disposisi
Gambar 54
Tampilan Memberi Disposisi
Apabila data telah terisi, selanjutnya untuk menyimpan

data tersebut tekan tombol Simpan, dan tombol Batal
untuk membatalkan data.
6. Cara Membuat Memo
Memo digunakan oleh pimpinan yang tidak ada pejabat di bawahnya

dengan cara menugaskan staf pelaksana melalui email. Langkahnya

sama seperti pada membuat disposisi, hanya saja tombol Add Dispo
diubah menjadi Add Memo seperti gambar 55.
Gambar 55
Tampilan Menu Surat Masuk dan Disposisi
Selanjutnya tekan tombol Add Memo kemudian pimpinan mengisi field

yang ada seperti gambar 56.

Gambar 56
Tampilan Memberi Memo
Nama Pengirim : akan terisi secara otomatis oleh system.Isi

Kepada : dituliskan nama penerima memo
Email tujuan : dituliskan email penerima memo, jika email
penerima memo lebih dari satu maka email dapat
dituliskan dengan tanda titik koma (;)
contoh1@kemkes.go.id;contoh2@gmail.com
(*wajib diisi)
Telegram : selain melalui email dapat melalui telegram
Tanggal target : batas waktu memo akan dikerjakan.
Sifat memo : rahasia, terbatas dan biasa
Memo pelaksana : diisi instruksi untuk penerima memo
Apabila field telah terisi, selanjutnya tekan tombol Simpan untuk

menyimpan data tersebut, dan tombol Batal untuk membatalkan Simpan
data.

7. Periksa Naskah Dinas
Pengguna dapat memeriksa naskah dinas dengan cara menekan

tombol Periksa Naskah pada halaman utama aplikasi TNDE,
pengguna secara default akan diarahkan ke halaman list naskah
dinas belum diperiksa seperti tampilan gambar 55. Tombol Periksa
Naskah untuk melihat file naskah dinas berformat PDF yang sudah
direkam oleh konseptor dan di revisi oleh pemeriksa dan tombol
Setujui untuk menyetujui naskah dinas yang sudah diperiksa. Setelah
setujui naskah secara otomatis naskah yang sudah disetujui akan
hilang dari list. Pada aplikasi TNDE versi android tidak dapat
melakukan koreksi surat, koreksi surat hanya dapat dilakukan pada
aplikasi TNDE versi web.
Gambar 55
Tampilan Periksa Naskah Dinas
8. Tombol E-Sign Naskah
Pengguna dapat melakukan tanda tangan digital pada naskah dinas

dengan cara menekan tombol E-Sign Naskah pada halaman utama

aplikasi TNDE dan akan diarahkan kehalaman list naskah dinas yang
akan ditandatangani secara elektronik seperti tampilan gambar 56.
Tombol Periksa Naskah untuk melihat file naskah dinas berformat PDF
yang sudah direkam oleh konseptor dan diperiksa oleh pemeriksa dan
tombol E-sign untuk memasukan M-PIN e-sign. Untuk mendapatkan
M-PIN pengguna dapat mendaftarkan melalui website
pusdatin.kemkes.go.id sebelum permohonan layanan tanda tangan
digital diwajibkan mempunyai email @kemkes.go.id terlebih dahulu.
Gambar 56
Tampilan E-sign Naskah Dinas
Untuk memasukan M-PIN, pimpinan menekan tombol e-sign kemudian

akan muncul seperti gambar 57. Kemudian masukan M-PIN untuk
proses tandatangan selanjutnya tekan tombol E-sign.

Gambar 57
Tampilan Untuk Memasukan M-PIN
9. Surat Masuk Sudah Disposisi
Untuk menampilkan data Surat Masuk yang sudah disposisi oleh

pengguna dapat menekan tombol menu samping kiri pada tampilan
halaman muka aplikasi TNDE seperti gambar 58.

Gambar 58
Tampilan Untuk Surat Masuk Sudah Disposisi
10. Disposisi Sudah Diproses
Untuk menampilkan data disposisi yang sudah disposisi oleh

pengguna dapat menekan tombol menu samping kiri pada tampilan
halaman muka aplikasi TNDE seperti gambar 59.

Gambar 59
Tampilan Untuk Disposisi Sudah Diproses
11. Telegram
Bagi pegawai/pelaksana yang tidak memiliki username aplikasi TNDE

dapat menerima disposisi melalui media sosial telegram, dengan
mendaftarkan diri melalui telegram dengan cara sebagai berikut :
a. Pada mesin pencarian telegram ketik TNDE seperti gambar 60,
tekan icon TNDE Kemenkes, setelah pengguna berada dalam
halaman tersebut tekan start.

Gambar 60
Tampilan Pencarian Pada Media Sosial Telegram
Proses pendaftaran sebagai penerima disposisi atau memo

dengan cara ketik /start kemudian pengguna akan menerima
pesan untuk pendaftaran seperti gambar 61. Untuk mendapatkan
kode unit satker silahkan menghubungi Helpdesk aplikasi TNDE
Gambar 61
Tampilan Pesan Untuk Daftar Sebagai Penerima Disposisi/ Memo

Untuk Pengaduan Aplikasi TNDE dapat Menghubungi:
(021) 520 1590 Ext. 1002
Grup Telegram

TNDE User Guide

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

TNDE User Guide

Diunggah oleh

Hak Cipta:

PANDUAN

BAB II NASKAH DINAS SURAT MASUK

BAB III DISPOSISI SURAT

BAB IV MEMBUAT NASKAH DINAS

BAB V EDIT PROFILE ……………………………………….. 31

BAB VI CETAK PENGANTAR

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3

Pertama-tama marilah kita panjatkan puji

Sebagai wujud pelaksanaan Sistem Pemerintahan Berbasis

Kami sangat bersyukur bahwa sampai saat ini semakin banyak

Selanjutnya, merebaknya Pandemi COVID-19 sejak Maret 2020

Meningkatnya jumlah pengguna TNDE perlu diikuti dengan

Jakarta, Desember 2020

Dr. Sumarjaya, SKM, MM, MFP, C.F.A

Aplikasi TNDE sebagai aplikasi

Pengelolaan naskah dinas tersebut dihadirkan dalam empat

Panduan Penggunaan TNDE ini dimaksudkan untuk membantu

Sebagai aplikasi yang terus berkembang mengikuti perubahan

Jakarta, Desember 2020

dr. Ann Natallia Umar

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 1

D. Cara Bergabung dengan Aplikasi TNDE

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 2

A. Cara Membuka Aplikasi

Aplikasi TNDE dapat dibuka melalui aplikasi eoffice.kemkes.go.id

Selain itu pengguna dapat melalui alamat

Masukkan Username dan Password yang sudah diberikan oleh Biro

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 3

B. Menu Input Surat Masuk

Untuk melakukan rekam surat masuk dapat dilakukan dengan dua

1. Melalui menu navigasi dengan langkah sebagai berikut:

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 4

b. Pilih Sub Menu Rekam Surat

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 5

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 6

Surat atau dokumen yang baru masuk harus dilengkapi data

a. Tipe Pengirim : Tipe Pengirim yaitu jenis asal surat tersebut,

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 7

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 8

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 9

Apabila data sudah diinput, selanjutnya untuk menyimpan data

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 10

C. Menu Detail, Edit, Preview, Cetak LD Kosong, Hapus

Pada bagian ini, pengguna dapat menggunakan fasilitas yang

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 11

Fungsi : Untuk melihat detil surat tekan tombol Detail,

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 12

Fungsi : Untuk mengubah surat, tekan tombil

Tombol Cetak LD Kosong

Fungsi : Untuk mencetak Lembar Disposisi Kosong, tekan

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 13

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 14

Setelah surat masuk direkam oleh penginput surat, proses selanjutnya

A. Cara Membuat Disposisi (Pada Aplikasi TNDE)

Untuk membuat disposisi dapat dilakukan melalui menu Surat Masuk

Selanjutnya tekan Surat Masuk Belum Disposisi (apabila surat

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 15

Lalu tekan tombol untuk membuat disposisi surat,

setelah isi form disposisi lalu tekan untuk menyimpan dan

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 16

Instruksi : Bisa dipilih sesuai isi pada tabel

Catatan : Isi disposisi

B. Cara Membuat Memo (Pada Aplikasi TNDE)

Fasilitas memo digunakan untuk pejabat eselon IV untuk melanjutkan

Isi form memo tersebut, untuk kolom yang di isi yaitu :

Copyright © 2020 | TNDE | User Guide | V.1.Rev.1.20 | V.3 19