PENGEMBANGAN PANGKALAN
DATA PENDIDIKAN TINGGI
Nomor Dokumen
DIKTI-PDPT.PRJ.LAP.01.PIS.10.09
DIREKTORAT JENDERAL
Revisi - PENDIDIKAN TINGGI
Lembar Pengesahan
Tanda Tangan :
Disiapkan Oleh:
{ Nama
Posisi
:
:
…………………………………………………………
Tanda Tangan :
Diperiksa Oleh :
{ Nama
Posisi
:
:
…………………………………………………………
Tanda Tangan :
Disetujui Oleh :
{ Nama : ………………………………………………………..
Posisi :
ii
Daftar Perubahan
Revisi Deskripsi
iii
Daftar Isi
LEMBAR PENGESAHAN........................................................................................................................... II
DAFTAR PERUBAHAN ............................................................................................................................ III
DAFTAR ISI ............................................................................................................................................ IV
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................................................. VI
PENDAHULUAN ....................................................................................... 7
1.1 LATAR BELAKANG ......................................................................................................................... 7
1.2 MAKSUD DAN TUJUAN ................................................................................................................. 9
1.3 SASARAN .................................................................................................................................... 10
1.4 LINGKUP PEKERJAAN .................................................................................................................. 10
1.5 SPESIFIKASI PEKERJAAN .............................................................................................................. 16
1.5.1 Penyempurnaan Data Dictionary dan Perancangan serta Implementasi Modul KPI Ditjen
DIKTI......................................................................................................................................... 16
1.5.2 Pengembangan Database Terpusat ......................................................................................... 17
1.6 JADWAL DAN STATUS PEKERJAAN .............................................................................................. 18
1.7 SISTEM DOKUMENTASI ............................................................................................................... 20
iv
3.4 SITE MAP FUNGSI PENGELOLAAN DATA DAN INFORMASI .......................................................... 54
3.5 PLATFORM APLIKASI ................................................................................................................... 56
3.6 SIKLUS MANAJEMEN PEMBANGUNAN PENDIDIKAN TINGGI ....................................................... 58
LAMPIRAN ............................................................................................ 74
1. Lampiran 1. User Requirement .................................................................................................... 74
2. Lampiran 2 Spesifikasi database EPSBED ................................................................................... 74
3. Lampiran 3 Data Dictionary........................................................................................................ 74
4. Lampiran 4. KPI Perguruan Tinggi ............................................................................................... 74
v
Daftar Gambar
vi
1
Pendahuluan
Bagian awal dari Laporan ini menjelaskan mengenai informasi pendahuluan dan
kilasan proyek.
Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Ditjen DIKTI) adalah salah satu direktorat
dalam Departemen Pendidikan Nasional (Depdiknas). Direktorat ini mempunyai
peranan untuk mengayomi institusi-institusi pendidikan tinggi, terutama dalam hal
pengembangan kapabilitas pendidikan tinggi. Hal ini dilakukan dengan cara
menyiapkan suatu tata kelola institusi yang berkualitas dan akuntabel, untuk
mendorong inovasi dan keunggulan dalam pendidikan tinggi di Indonesia.
Ditjen DIKTI memerlukan data dan informasi yang berkaitan dengan pendidikan
tinggi-pendidikan tinggi di Indonesia, baik itu supply ataupun demand. Data dan
informasi ini dibutuhkan dalam rangka untuk menentukan kebijakan-kebijakan. Oleh
karena itu, Ditjen DIKTI mengintegrasikan data dan informasi tersebut. Dengan
adanya integrasi data dan informasi, Ditjen DIKTI dapat mengevaluasi standard dan
kebijakan yang telah dikeluarkan dari laporan-laporan tersebut serta data-data yang
terintegrasi didalamnya. Kebutuhan akan akurasi dan integritas data serta informasi,
yang menjadi dasar analisa untuk pembuatan kebijakan-kebijakan Pendidikan Tinggi,
telah menjadi alasan yang mendasar dari kegiatan ini.
Sebagai salah satu simpul utama dalam siklus MANAJEMEN PENDIDIKAN TINGGI
NASIONAL, Ditjen DIKTI memerlukan suatu instrumen yang kuat untuk mendapatkan
informasi yang akan digunakan dalam pengembangan kebijakan. Ditjen DIKTI juga
memerlukan interaksi dengan simpul utama lainnya dalam siklus manajemen
Ditjen DIKTI telah melakukan pengembangan tahap awal dari Data Dictionary tersebut
yang akan menjadi dasar untuk pengembangan Data Dictionary lanjutan.
Pengembangan lanjutan Data Dictionary ini dilakukan untuk melengkapi kekurangan-
kekurangan yang ada pada pengembangan Data Dictionary tahap sebelumnya.
Selain itu juga diperlukan pengembangan proses bisnis dan aliran data pada Ditjen
DIKTI khususnya dan pada siklus manajemen pendidikan tinggi secara umum, untuk
menjamin proses integrasi tersebut berjalan. Integrasi data dan informasi tersebut
diwujudkan dengan pengembangan Database Terpusat dan modul master data, baik
internal Ditjen DIKTI maupun entitas lain yang terkait. Acuan utama Database
terpusat adalah dokumen Data Dictionary dan Proses Bisnis.
Adapun visi dan misi yang diemban Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi adalah
sebagai berikut:
VISI
Menyediakan sumberdaya manusia dengan keunggulan kompetitif bangsa di
percaturan Internasional
MISI
• Perluasan dan pemerataan hak akses.
• Peningkatan mutu, relevansi dan daya saing.
• Penguatan tata kelola dan akuntabilitas pendidikan tinggi nasional.
Dengan tugas dan fungsi disebutkan di atas, jelas bahwa efektifitas dan efisien
pendidikan tinggi dalam rangka peningkatan mutu pendidikan tinggi di Indonesia
menjadi tanggung jawab dan wewenang Ditjen Dikti.
Di dalam Laporan Pendahuluan ini, akan memuat usulan, project team, metodologi dan
ruang lingkup pekerjaan serta kesepahaman pelaksanaan pekerjaan atas hasil kickoff
meeting dalam menyelesaikan pekerjaan ini dan survei pendahuluan yang meliputi
preliminary business process dan spesifikasi akhir sistem
2. Menjamin integritas dan konsistensi antara data yang berasal dari Ditjen
DIKTI maupun entitas lainnya di siklus manajemen pendidikan tinggi.
1.3 SASARAN
Sasaran yang hendak dicapai dalam pelaksanaan pekerjaan ini adalah sebagai berikut:
“Mengembangkan sebuah Pangkalan Data Pendidikan Tinggi yang lengkap,
akurat, real time, interaktif, menarik, terintegrasi dan mudah diakses“.
Ruang lingkup atau batasan pekerjaan sesuai dengan maksud, tujuan dan sasaran
diatas dengan pertimbangan sebagai berikut :
A. Persyaratan Umum :
b. Level Database
c. Level Aplikasi
Yang dapat diterapkan sampai dengan fungsi modul, atau submodul dan
juga dapat diterapkan ke user atau group user.
3. Aplikasi yang dibangun berbasis web yang dirancang dengan platform open
source dengan berbagai tingkatan akses user sesuai dengan
kewenangannya, antara lain : administrator, operator, pimpinan, pemohon
dan user atau pengguna lainnya.
b. PSP Balitbang.
c. BAN-PT
d. Kopertis.
2. Melaksanaan telaah terhadap organisasi serta tugas pokok dan fungsi yang
terkait dengan mekanisme / siklus manajemen pendidkan tinggi di Ditjen
DIKTI. Dan Inventarisasi lembaga lain yang relevan.
1. Melakukan Collecting Data baik yang struktural basis data dan non
struktural basis data.
2. Melakukan migrasi data dari Legacy Application
a. Pemindahan data yang telah didefinisikan pada data dictionary,
sekurang-kurangnya data yang berada pada Database Ditjen DIKTI
terdahulu ke Database Terpusat.
b. Transfer data diantara tipe dan format yang lama ke tipe dan format
yang sesuai dengan arsitektur integrasi informasi.
c. Perencanaan, ekstraksi, cleansing, load dan verifikasi.
a. laporan Pendahuluan
b. Laporan Tengah
c. Laporan Akhir
L. Project Management
Jadual Pelaksanaan pekerjaan Pangembangan Pangkalan Data Pendidkan Tinggi Ditjen DIKTI Departemen Pendidkan Nasional Tahun
Anggran 2009, dilaksanakan selama 4 (empat) bulan kalender dengan kegiatan sebagai berikut :
BULAN KE
KETERANGAN
NO KEGIATAN Sept Okt Nov Des
[Hasil]
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 2 3 4 5 6 7
1 Persiapan (Project Kick Off) 100 %
2 Survey dan Identifikasi (Business Requiremen Analist)
Analisa Pendahuluan (Pengumpulan Data) 30 %
Analisa Sistem Berjalan 70 %
Analisa Kebutuhan Sistem 20 %
Penyempurnaan Data Dictionary 60 %
3 Pembahasan Berkala (Review)
4 Rancangan Kebutuhan Sistem (Business Solution Design) 10 %
5 Pengembangan (Data Warehouse, Software & 0%
Infrastructure Development)
6 System Integration & Testing
Konfigurasi, Instalasi & Set up 0%
Catatan :
LP : Laporan Pendahuluan
SK : Dokumen Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak
RS : Dokumen Rancangan Perangkat Lunak [Cetak Biru Perancangan]
LT : Laporan Tengah
UA : Dokumen Pengujian dan Materi Uji [UAT], Dokumen User Manual, Handout Training
LA : Laporan Akhir, Source Code dan RDBMS
1. Penomoran Dokumen :
“PENGEMBANGAN PANGKALAN DATA PENDIDIKAN TINGGI”
2. Aturan Penomoran
DIKTI-PDPT.PPP.LLL.XX.PIS.BB.TT
Keterangan :
Bertitik tolak dari pemahaman terhadap ruang lingkup pekerjaan, maka metode
pendekatan yang akan dilakukan penyedia barang / jasa sebagai upaya pembangunan
Sistem Informasi adalah melakukan pendekatan dari sisi pemberdayaan data-data dibidang
data tahanan dan dan informasi kekayaan intelektual [knowledge properties].
Pemberdayaan data dilihat dari segi pelayanan informasi dan kebutuhan akan informasi itu
sendiri. Melalui kajian yang mendalam terhadap kebutuhan pelayanan informasi dan faktor
yang mempengaruhinya diharapkan dapat diidentifikasi permasalahan dan kendala yang
dihadapi saat ini dan masa yang akan datang untuk Pengembangan secara menyeluruh
dan terpadu.
Berdasarkan kajian tersebut, maka dapat disusun rencana tindak dan kerangka sistem.
Pada prinsipnya, rencana tindak dan kerangka sistem merupakan upaya-upaya yang harus
dilakukan untuk meningkatkan nilai dari konsep dan pembangunan Sistem Aplikasi dan
Pangkalan Data Pendidikan Tinggi Ditjen DIKTI Departemen Pendidikan Nasional. Untuk itu
penjajakan perluasan data dengan memasukan data-data terkait guna memperkuat
informasi dibidang Manajemen Pendidikan Tinggi harus dimasukan dalam kajian. Namun
harus tetap memperhatikan keterbatasan-keterbatasan sumber daya yang ada sehingga
hasil akhir pekerjaan dapat langsung diterapkan.
Metode yang akan digunakan untuk identifikasi dan analisis adalah dengan wawancara dan
pengumpulan data dan dokumen melalui :
Diharapkan dari hasil survey dan analisis tingkat kejelasan dari pekerjaan dapat diukur
dengan tepat dalam bentuk :
Daftar data
Daftar prosedur
Daftar asumsi
Daftar kendala
Analisa resiko
Daftar kebutuhan informasi
Data Mart
Requirenmentt System Definition :
- Platform Technology
- Data Warehouse
GAP - Application
Master Plan /
Analysis - Infrastructure
Blueprint ICT
- Software Support
- SOP / Regulation
- dll
Best Practice
ICT
Untuk mendapatkan sebuah struktur database yang berkualitas maka akan digunakan
teknologi perancangan database yang telah banyak direkomendasikan oleh para
ilmuwan database dan telah banyak diimplementasikan oleh para praktisi database.
Secara garis besar perancangan database meliputi dua tahap yaitu tahap Conceptual
Design dan tahap Physical Design.
ka su s me no nj o l
bkt n arkob a
i d kss <p i > Seri al (8) <M >
tgl ke j a di a n1 Date
tgl ke j a di a n2 Date
ke t o prtran s Vari abl e ch aracte rs (50 0) re l ati on sh i p_ 12
Diagram Referensi
Diagram Pendukung
Transaksi
barang bukti
Database Name
i d brgbukti SERIAL <pk>
kd jnsbrgbukti CHAR(2)
kd satuan
nm brgbukti
CHAR(5)
VARCHAR(100)
<fk2>
<fk1> Tables name
FK_T_BRGBUK_RELATIONS_TR_BRGBU
FK_T_REKAP__RELATIONS_TR_BRGBU FK_T_BRGBUK_RELATIONS_TR_BRGBU
Fields
bkt rekap bkt hukum mati bkt narkoba
id_wilayah
kd peran
INT 4
CHAR(1)
<pk,fk1>
<pk,fk1>
id hukmati
no_brg
INT4
INT4
<pk,fk1>
<pk>
i d kss
no_brg
INT4
INT4
<pk,fk1>
<pk> Data
rek_id brgbukti
periode
INT 4
CHAR(6)
<pk,fk1>
<pk,fk1>
kd satuan
id brgbukti
CHAR(5)
INT4
<fk2>
<fk3>
kd satuan
i d brgbukti
CHAR(5)
INT4
<fk2>
<fk3> No Name Primary Foreign Key Mandatory
no_brg
kd satuan
id brgbukti
INT 4
CHAR(5)
INT 4
<pk>
<fk2>
<fk3>
narkoba yn
jumlah
BOOL
FLOAT8
keterangan brg VARCHAR(100)
FK_TR_BRGBU_RELATIONS_TR_SATUA
narkoba yn
j umlah
keterangan brg
BOOL
FLOAT8
VARCHAR(100)
Type/Size
narkoba yn BOOL
jumlah FLOAT8
keterangan brg VARCHAR(100)
FK_T_BRGBUK_RELAT IONS_T
FK_T_BRGBUK_RELATIONS_TR_SATUA
R_SAT UA
FK_T_REKAP__RELATIONS_TR_SATUA
satuan
kd satuan CHAR(5) <pk>
nm_satuan VARCHAR(50)
Dengan selesainya rancangan fisik ini maka pihak pemilik pekerjaan sudah dapat
memperoleh gambaran secara real bagaimana struktur data yang dibuat dalam sistem
serta sudah dapat memperkirakan ukuran hardisk yang harus disediakan baik untuk
kebutuhan sekarang maupun kebutuhan yang akan datang, karena rancangan data
Fase terakhir dari rancangan fisik adalah fase testing. Struktur data yang sudah
diimplementasikan kedalam RDMS target (Oracle BI) perlu diuji untuk mengetahui
apakah entitas beserta atribut-atributnya, keterhubungan (relationship) antar entitas,
dan konsrain-konstrain integratitasnya sudah memenuhi harapan atau belum.
b. Bottom-up Approach
Kebalikan dengan pendekatan sebelumnya, dalam pendekatan bottom-up BI
yang disusun justru dari tingkat departemental (departemental data
warehouse), baru Kemudian diintegrasikan menjadi data warehouse
organisasi secara keseluruhan. Pendekatan ini sangat tepat bagi kebutuhan
suatu organisasi yang memprioritaskan pembangunan BI di suatu
departemen terlebih dahulu. Kemudian setelah sukses di departemen
tersebut akan dilanjutkan ke departemen lainnya.
c. Practical Approoch
Pendekatan ini mengkombinasikan ke dua pendekatan sebelumnya untuk
mendapat kelebihannya. Dalam pendekatan ini, pengembang BI di suatu
A. Network Management
B. Sistem Security
C. Audit dan Kontrol teknologi
D. Topologi
Adapun struktur data yang terbentuk tersebut akan menjadi Basis Data (Database)
bagi semua proses yang dimiliki aplikasi, sehingga semua pemakai akan
menggunakan informasi yang sama sesuai dengan proses yang dilakukannya.
4. Metodologi ‘Client/Server’
Sesuai dengan kebutuhan untuk meningkatkan kemudahan penggunaan informasi,
dan juga untuk lebih mengoptimumkan implementasi aplikasi yang tersebar, harus
digunakan metoda rancangan yang berbasis Client/Server. Hal ini untuk memungkin-
kan pemakai menggunakan dan mengeksploitasikan perangkat keras atau peralatan
proses yang standar, yaitu Personal Komputer yang sudah umum dan banyak
digunakan saat ini. Sehingga pemakai hanya melihat atau berhubungan dengan
Personal Komputernya, tanpa harus dipusingkan perangkat apa yang ada dibelakang
proses yang dilakukan dan bagaimana bila terjadi perubahan pada perangkat
tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis. Hal ini memungkinkan untuk
menggunakan bermacam jenis Pemroses Utama atau Server yang bervariasi tanpa
harus merubah cara pemakaian atau kerja pemakai yang telah dilakukannya selama
ini. Disamping itu teknologi ini akan dapat menunjang implementasi Web Based
Application bila dikembangkan kemudian.
1. Inception Phase
Pada fase pertama ini, dibentuk sebuah tim yang terdiri dari para key user
dan developer. Keterlibatan pengguna sangat penting untuk memastikan
sistem akan dapat memberikan solusi pada masalah/kebutuhan. Tugas
utama dari tim ini adalah mendefinisikan serta mengidentifikasi ruang
lingkup pada high-level requirements, proses bisnis, konfirmasi cakupan
dari proyek dan indikator keberhasilan pekerjaan. Selain itu juga dilakukan
koordinasi jadwal kerja tim dan menyiapkan sarana pengembangan.
2. Elaboration Phase
Pada tahap ini akan dilakukan analisa lebih mendalam dari setiap
requirement yang didapat, sehingga dapat dicari suatu solusi untuk
mengatasi suatu problem yang ada. Kemudian tim dapat mendefinisikan
bisnis proses yang baru dan mengidentifikasi batasan-batasan teknis.
Selain itu, pada tahap ini akan dilakukan identifikasi lebih detil pada setiap
requirement. Pekerjaan tim adalah membuat spesifikasi teknis dan alur
data dari requirement yang ada. Aktifitas ini akan dilakukan beberapa kali
dengan sistem design prototyping.
Hasi Pekerjaan : dokumen system design dan dokumen perencanaan
3. Construction Phase
Pada tahap ini akan dilakukan pembangunan sistem berdasarkan dokumen
design yang dihasilkan pada tahap Design, dan mengintegrasikannya
dengan sistem yang sudah berjalan. Konstruksi aplikasi akan dilakukan
mengikuti standar pengembangan yang sudah dibuat
Hasil Pekerjaan : Application Alpha Version
4. Transition Phase
Pada tahap ini akan dilakukan pengujian sistem untuk memastikan bahwa
fungsionalitas yang dibuat sudah memenuhi requirement dan design.
Integration Test dilakukan untuk keseluruhan fungsionalitas pada sistem
agar memenuhi standar kualitas yang sudah ditentukan. Tim bertanggung
jawab untuk membuat metodologi pengujian dan melaksanakan beta-test.
Aplikasi yang teruji dengan baik diikuti dengan User Acceptance Test yang
menyatakan penyerahan aplikasi. Pada tahap ini akan berfokus pada bug
fixing, training ke user pengguna, dan migrasi data dari aplikasi lama ke
aplikasi yang baru.
Hasil Pekerjaan: metodologi pengujian, surat serah terimapekerjaan
Pengujian memiliki 2 tujuan, yaitu tujuan langsung dan tujuan tidak langsung. Tujuan
langsung adalah untuk mengidentifikasi dan menemukan beberapa kesalahan yang
mungkin ada dalam Pengujian Langsung yang diuji. Sedangkan tujuan tidak langsung
adalah Mengumpulkan daftar kesalahan untuk digunakan dalam daftar pencegahan
kesalahan (tindakan corrective dan preventive).
Metode
No Jenis Pengujian Waktu Pengujian
Pengujian
1. Pengujian Unit White box Setelah unit program (prosedur,
fungsi, class, dsb) selesai dibuat.
Pengujian ini dilakukan sendiri oleh
Programmer
2. Pengujian Modul Black box dan Setelah dilakukan integrasi pada
White box modul yang lain. Pengujian ini
dilakukan oleh tester dan QA.
3. Pengujian White box Pengujian yang dilakukan oleh tester
connectivity dan QA dengan parameter terukur
berupa tingkat kebocoran suatu
node (baik power dan jaringan data)
4. Pengujian Sistem Black box Setelah seluruh sistem diselesaikan
(aplikasi dan dan diintegrasikan. Pengujian ini
infrastruktur) dilakukan oleh Konsultan dengan
Pemiliki Pekerjaan dalm UAT.
Adapun yang diusulkan dari metoda implementasi sistem adalah bagaimana meningkatkan
efisien dan juga efektivitas serta kemudahan operasional yang dijalankan oleh pemakai
yang akan mengoperasikan aplikasi tersebut. Adapun pendekatan yang dilakukan adalah
sebagai yang diuraikan dibawah ini.
Pematangan dan migrasi data merupakan proses terbentuknya data hasil dari
survei (raw data) menjadi informasi (datamart) yang dapat dimanfaatkan oleh
sistem yang akan dibangun.
Terdapat dua kriteria raw data yang dapat dimatangkan dan migrasi, yaitu data
yang sudah berbentuk struktur tabel dan data dalam bentuk non-struktur tabel.
- Administrasi server : mengelola server yang ada seperti web server, mail
server, aplication server, database server, dll didalam lingkungan Ditjen
DIKTI.
D. Aplikasi :
1. Free text Query
Pada prinsipnya fungsi ini adalah untuk memberikan kemudahan kepada para
pemakai dalam mengakses dan mendapatkan informasi yang ada didalam “Data
Bank”. Dengan pendekatan ini pemakai diibaratkan akan mempunyai jangkauan
langsung kepada informasi tanpa harus melalui pihak ketiga. Dalam hal ini pemakai
akan memutuskan sendiri kriteria informasi apa yang dibutuhkan secara interaktif
dengan memilih kriteria informasi yang tersedia dilayar komputer dan
mengkombinasikan kriteria tersebut untuk mendapatkan informasi yang sesuai
dengan yang diinginkannya.
2. Grafikal
Sesuai dengan kelebihan dari Personal Komputer, tampilan yang akan dihadapi
pemakai dibentuk dengan menggunakan tampilan grafis yang atraktif, baik bagi
fasilitas pemasukan dan penyajian data, harus tersedia dalam bentuk grafik,
sehingga lebih intuitif dan mudah bagi pemakai dalam mengoperasikan aplikasi. Hal
ini diharapkan akan mendorong pemakai untuk lebih senang menggunakan aplikasi
lebih lanjut.
Dari kumpulan informasi yang dimiliki, pemakai dapat menyaring kriteria yang
dipilihnya. Setelah itu pemakai dapat menampilkan informasi tersebut dilayar dengan
menggunakan fasilitas ‘Display’. Berdasarkan informasi yang telah ditampilkan,
pemakai bisa mengeksplorasi informasi lebih lanjut untuk melihat hal yang lebih rinci
dari suatu jenis informasi. Contohnya adalah bila pemakai menampilkan informasi
rangkuman dari suatu program, maka dengan menyentuh kolom nama program
tersebut bisa melihat rincian atau uraian kegiatan dari program tersebut. Bila ingin
dirinci lebih lanjut, dapat diberi batasan kriteria tambahan, seperti tanggal kegiatan,
penanggung jawab, dan juga referensi lainnya. Seberapa rinci informasi yang ingin
ditampilkan, tergantung seberapa rinci informasi tersebut dibentuk, jadi tidak dibatasi
lagi oleh keberadaan pemrogram komputer.
5. Text Image
Dalam mengolah informasi berdasarkan kebutuhan, diperlukan tampilan gambar
yang dapat membantu merepresentasikan informasi tersebut dengan lebih baik.
Dengan fasilitas ini pemakai dimungkinkan untuk menggabungkan text dan image
sekaligus.
Untuk mencapai hasil yang optimal dalam rangka penguasaan Sistem Informasi
Pangkalan Data Pendidkan Tinggi (Manajemen Pendidkan Tinggi), baik secara sistem
dan prosedur maupun dalam pengoperasiannya dan teori-teori didalamnya, maka
diperlukan metodologi pelatihan agar apa yang telah dilakukan dapat dengan mudah
diimplementasikan oleh peserta pelatihan.
3. Praktek (Workshop)
Dengan melakukan praktek secara langsung Modul-modul / Fitur Aplikasi
untuk mendapatkan :
Menjalankan fitur-fitur yang terdapat pada perangkat lunak.
Simulasi model terhadap data dan informasi yang telah disiapkan.
1. Tenaga Ahli yang handal dan berpengalamam yang memiliki sertifikat dan
dapat menyampaikan baik untuk traning of trainer (TOT), pengguna (dari
tingkat operator sampai tingkat eksekutif), Administrator System,
Infrastructure System dan Aplication developer.
3. Ruang Kelas yang terbatas dengan sistem 1 komputer untuk 2 orang dan 1
pendamping. (selain instruktur yang telah ditunjuk, penyedia barang / jasa
juga melibatkan tenaga ahli pengembangan sistem dalam rangka
pendampingan selama pelatihan)
Pemeliharaan dan support system merupakan kegiatan yang dilakukan setelah sistem
diselesaikan dan diinstalasi. Kegiatan pemeliharaan dan support system ini difokuskan
pada perubahan yang berkaitan dengan adanya koreksi kesalahan, adaptasi, dan
pengembangan yang dikehendaki user.
Secara garis besar, implementasi BI pada Ditjen DIKTI dapat dilihat pada garfik di
bawah ini :
MANAGEMEN KEPRIMAAN
Dikelola pada DATA WAREHOUSE
PROSES HASIL PELAYANAN
PROSES MANAJEMEN
Data Mart Pengambilan
KPI Keputusan
Data warehouse merupakan tempat penyimpanan untuk ringkasan dari data historis
yang diambil dari basis data-basis data yang tersebar di suatu organisasi. Data
warehouse mengumpulkan semua data Ditjen DIKTI dalam satu tempat agar dapat
diperoleh pandangan yang lebih baik dari suatu proses bisnis/kerja dan meningkatkan
kinerja organisasi. Data warehouse mendukung proses pembuatan keputusan
manajemen.
Tujuan utama dari pembuatan data warehouse adalah untuk menyatukan data yang
beragam ke dalam sebuah tempat penyimpanan dimana pengguna dapat dengan
mudah menjalankan query (pencarian data), menghasilkan laporan, dan melakukan
analisis. Salah satu keuntungan yang diperoleh dari keberadaan data warehouse
adalah dapat meningkatkan efektifitas pembuatan keputusan.
Data mart, yang merupakan bagian dari data warehouse yang mendukung
kebutuhan dari suatu fungsi bisnis atau departemen tertentu. Data mart
dapat berdiri sendiri atau terhubung ke data warehouse yang telah ada. Ada
beberapa karakteristik dari data mart yang membedakannya dengan data
warehouse, yaitu :
- Data mart hanya berfokus pada satu kebutuhan pengguna dengan satu
departemen atau fungsi bisnis
Kubus data (cube), adalah unit pemrosesan data yang terdiri dari tabel fakta
dan dimensi dalam suatu data warehouse.
Aggregation, adalah hitungan awal dari data numerik. Dengan menghitung
dan menyimpan jawaban dari query yang sebelumnya telah dibuat, waktu
proses query dapat lebih cepat. Dengan adanya agregasi, data yang
jumlahnya ribuan atau bahkan ratusan ribu dalam suatu basis data
multidimensi dapat dicari dengan mudah dan tidak memakan banyak waktu.
Agregasi ini merupakan pondasi dari pembentukan kubus data, karena
mengorganisir kumpulan data kedalam struktur data basis data multidimensi
sehingga menghasilkan respon time yang cepat.
Data Mining seringkali diartikan dengan “menulis banyak laporan dan query”. Namun
pada kenyataannya kegiatan data mining tidak melakukan pembuatan laporan dan
query sama sekali. Data mining dilakukan dengan tool khusus, yang mengeksekusi
operasi data yang telah didefinisikan berdasarkan model analisis. Data mining adalah
ekstraksi informasi atau pola yang penting atau menarik dari data yang berada pada
basis data yang besar yang selama ini tidak diketahui tetapi mempunyai potensi
informasi yang bermanfaat.
Hasil dari operasi data mining berupa tabel-tabel dan file-file yang berisi data analisis
yang dapat diakses dengan query dan reporting tools. Terdapat empat operasi umum
data mining yaitu :
OLAP merupakan kunci dari BI, yang digunakan untuk menganalisisis data dan
informasi yang pada akhirnya akan menjadi dasar basis Decision Support System
(DSS) dan Expert Infotmation System (EIS). Beberapa aktivitas yang dapat dilakukan
melalui OLAP antara lain seperti : melakukan query, meminta laporan yang ad hoc,
mendukung analisis statistik, analisis interaktif, serta membangun aplikasi multimedia.
Secara garis besar, kedudukan OLAP dalam implementasi BI dapat dilihat pada
gambar dibawah ini :
Platform dasar dari aplikasi adalah Web Based System. Tujuan penggunaan web
based system ini adalah untuk meningkatkan efisiensi kerja & integritas data, karena
seluruh klien dapat di-maintain pada satu titik, yaitu Web Server. Selain itu, sistem ini
memungkinkan penggunaan yang luas, tanpa ada kebutuhan setting aplikasi di sisi
klien dan sistem yang dibangun memenuhi tingkat otoritas pengguna (previlage
Access) .
Satu hal penting yang sering terlupakan dalam pembangunan suatu aplikasi
adalah adanya user interaction analysis. Kita menyadari bahwa interaksi user
merupakan hal yang sangat diperlukan untuk mewujudkan aplikasi yang mudah
digunakan dan tepat guna.
Data Warehouse
Multidimension Konso- Buckup
Database lidasi Database
PORTAL GATEWAY
Dasboard :
Key Performance Indicator DIKTI
Distribusi Informasi DIKTI
Login Pendaftaran
Entri Data Seleksi Data Edit Data Validasi Data Hapus Alret
Gambar 8. Site Map konfigurasi Fungsi Sistem Informasi Pangkalan Data Pendidkan
Tinggi Ditjen DIKTI Departemen Pindidikan Nasional
Fungsi-fungsi atau fitur-fitur yang berjalan pada Sistem Informasi telah dijelaskan pada
bab 1 subbab Ruang Lingkup pekerjaan, Demikian juga pada gambar site map fungsi
aplikasi yang akan dibangan dimana modul-modul diatas masih bersifat hipotesa awal,
dengan melakukan survei dan diskusi dapat dikembangkan sesuai dengan arahan pihak IT
Ditjen DIKTI.
Client Site
Development Tools
TESTING
(Configuration & Setup , Data
Migration)
INTEGRATION TEST (UAT)
Tahap Implementasi dan
Evaluasi
Deploy to
Production
Tim Pelaksana Pekerjaan akan terdiri dari beberapa tenaga ahli handal dari
berbagai latar belakang pendidikan sesuai dengan yang disyaratkan dalam
Kerangka Acuan Kerja serta ditunjang oleh beberapa orang Tenaga pendukung.
Tim akan bekerja dengan sebaik-baiknya dan akan berhubungan dengan Tim
Internal Ditjen DIKTI dan nara sumber lain yang telah ditunjuk oleh Ditjen DIKTI
dalam bentuk koordinasi dan konsultasi secara rutin. Selain itu Tim juga akan
membina hubungan dengan instansi lain yang terkait dengan pekerjaan ini. Secara
struktural, Tim Pelaksana Pekerjaan merupakan organisasi fungsional dari
Internal Tim
Ahli Pembangunan Sistem sebagai Ketua Tim bertanggungjawab langsung kepada
Direktur Perusahaan. Ketua Tim akan memimpin, mengarahkan dan
mengkoordinasikan kerja anggota Timnya untuk mencapai tujuan dan sasaran
pekerjaan sebagaimana yang telah ditetapkan didalam Kerangka Acuan. Untuk
maksud tersebut, Ketua Tim mengatur jadwal kerja tim, jadwal diskusi rutin
anggota tim dan berkonsultasi dengan Tim Internal Ditjen DIKTI dan nara sumber
lain. Ketua Tim juga merekomendasikan penggunaan model/metoda analisis
tertentu yang akan digunakan.
Eksternal Tim
Perusahaan menyelesaikan urusan administrasi proyek dengan Pemimpin
Proyek/Bagian Proyek melalui Ketua Tim. Dalam hal masalah teknis, Ketua Tim
beserta Anggota berhubungan dengan Tim Internal/Supervisi Teknis (Counterpart)
yang dibentuk oleh Pemberi Pekerjaan, dan dengan pihak-pihak lain yang dinilai
penting untuk dihubungi. Kepentingan hubungan eksternal dengan berbagai pihak
tersebut adalah sebagai berikut :
Steering Communitee
DIREKSI Narasumber
KONSULTAN TI
Tim Supervisi Teknis
Mgr. Proyek /
Ahli SIM
Team Pelaksana
Konsultan Admijstrasi Proyek /
Sektretaris
TA TA TA TA
BPE Business Analyst Database Architect QA
TA TA TA TA TA
Database Adm Database Programmer Adm System, Network Doc Trainer
& Eng. & Web Design & Data Communication
Garis Komando
Garis Konsultasi
Garis Hubungan Kontraktual
Garis Hubungan Nara Sumber
Tenaga Ahli :
Rencana koordinasi dan komunikasi merupakan salah satu aspek penting dalam
proses pelaksanaan kegiatan. Rencana koordinasi dan komunikasi ini melibatkan baik
pihak Konsultan maupun pihak Ditjen Dikti secara bersama-sama. Beberapa hal yang
diperlukan dalam koordinasi dan komunikasi pada proses pelaksanaan kegiatan ini
antara lain:
Risiko dalam pelaksanaan suatu kegiatan selalu ada, untuk itu diperlukan pengelolaan
risiko sehingga dapat diminimalkan kejadian dan dampaknya. Identifikasi awal risiko
pelaksanaan kegiatan ini diantaranya:
Perubahan terhadap berbagai aspek kegiatan mungkin dapat terjadi selama proses
pelaksanaan kegiatan. Jika terjadi perubahan, maka harus dapat dikelola secara baik
Sesuai dengan rencana kerja dan struktur organisasi pelaksana pekerjaan diatas, maka
konsultan melakukan persiapan survei dengan menyiapkan tim aplikasi yang bertugas
melakukan wawancara dan studi literatur guna mendapatkan data dan informasi dalam
rangka pembangunan Pangkalan Data Pendidikan Tinggi Ditejen Dikti.
Pada tahap ini akan dilakukan suatu pertemuan antara PT. Pradipta Intimedia Selaras
(sebagai Pengembang) dan TIM Internal Ditjen DIKTI (sebagai Supervisi Teknis), di mana
kedua pihak akan memastikan bahwa project akan dijalankan sesuai dengan tujuan dan
harapan dari kedua belah pihak.
Deliverables:
Project Management Document
Hasil :
Tersedia ruang workshop untuk pengembangan Sistem Pangkalan Data
Telah terinstall pada lingkungan pengembangan
Analisa kebutuhan bisnis dari sistem yang akan dibangun meliputi analisa sebagai
berikut :
Dari survey yang dilakukan, diperoleh beberapa fitur kebutuhan pada Pangkalan Data
Pendidikan Tinggi.
Penyusunan Analisa kebutuhan Sistem secara detail akan dilakukan dan disajikan
secara dokumen tersendiri (Software Requirement Spesification & Software Design
Document)
5.2.2.2 D O K UME N SP E SI FI K AS I D AT AB AS E E P S BE D
Spesifikasi database EPSBED hasil investigasi awal yang telah dilakukan. Database
EPSBED ini yang akan ditarik dengan ETL kedalam datawarehouse untuk keperluan
penyusunan report BI. Saat ini database ini tersimpan dalam Database System MySql.
Lampiran 2 Spesifikasi database EPSBED
Data dictionary baru yang telah dinormalisasi. Data dictionary ini masih dalam proses
untuk mendapat bentuk yang paling sesuai untuk kepentingan pengelolaan perguruan
tinggi. Lampiran 3 Data Dictionary
Sebagai acuan awal penyusunan BI report, berikut adalah data awal KPI Pengelolaan
Perguruan Tinggi yang berhasil diperoleh. KPI ini masih dimungkinkan berkembang
seiring dengan masih dilakukannya asesmen yang lebih mendalam. Lampiran 4. KPI
PT.