KOMUNIKASI INTERNAL DAN EKSTERNAL

STANDARD OPERATING
PROCEDURE
No. Dokumen
PT. DELI PILAR CAKRAWALA
No. Revisi
Pemilik Proses Halaman
Pengendalian Dokumen Tanggal Efektif
Berlaku Untuk Status Dok.
PROSEDUR KOMUNIKASI,KONSULTASI
DAN PARTISIPASI

Dibuat Oleh : Diperiksa Oleh : Disetujui Oleh :
(Divisi Head) (Dept Head) Yuliyanto Chairil Anwar

Divisi Department MR Direktur Utama
REVISI
TANGGAL
No KETERANGAN
DISAHKAN
SEMULA SETELAH
Dokumen baru referensi :

1 Revisi 00 - 16 Juli 2021
ISO 90001:2018
DPC-XXX-XX-SOP Revisi: 00
Dokumen ini milik PT. DELI PILAR CAKRAWALA dan tidak boleh disalin atau digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan manajemen PT.
DELI PILAR CAKRAWALA
STANDARD OPERATING
PROCEDURE
No. Dokumen
No. Revisi
1. TUJUAN
1.1 Memastikan informasi yang terkait dengan Mutu,K3 dan lingkungan di sebarluaskan
secara efektif ke seluruh personal karyawan perusahaan.
1.2 Memastikan informasi dari pihak eksternalyang terkait dengan mutu, k3 dan
lingkungan ditanggapi dan ditindaklanjuti serta di dokumentasikan secara efektif
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku semua aktifitas penyebaran informasi Mutu, K3 dan lingkungan PT Deli Pilar
Cakrawala.
3. REFERENSI
3.1 ISO 9001:2015, klausul 7.4
3.2 ISO 14001:2015, klausul 7.4
3.3 ISO 45001:2018, klausul 7.4
4. DEFINISI
4.1 Komunikasi adalah suatu proses pembentukan, penyampaian, penerimaan dan
pengelolaan pesan yang terjadi di dalam diri seseorang dan atau di antara dua atau
lebih dengan tujuan tertentu.
4.2 Konsultasi adalah suatu proses pembinaan dalam suatu proses kerja yang dapat
merubah perilaku yang tidak sesuai yang dapat mempengaruhi kinerja seseorang.
4.3 Partisipasi adalah suatu proses dimana sejumlah orang bermitra punya pengaruhg
dan dapat menentukan keputusan
5. TANGGUNG JAWAB & WEWENANG

5.1 Penanggung jawab
STANDARD OPERATING
PROCEDURE
No. Dokumen
No. Revisi
6 FLOWCHART
STANDARD OPERATING
PROCEDURE
No. Dokumen
No. Revisi
7 URAIAN PROSEDUR
7.1 Komunikasi Internal
7.1.1 Perwakilan QHSE dan tim merumuskan tema pertemuan pagi dan
mendistribusikannya ke berbagai bidang, dan selanjutnya berkomunikasi
dengan semua karyawan dengan cara yang tepat
7.1.2 Berbagai cara penyampaian informasi, namun tidak terbatas pada: formulir
komunikasi, safety talk, rapat komite keselamatan, email, spanduk, rapat
toolbox.
7.1.3 Sebulan sekali, kepala departemen harus mengadakan pertemuan pagi

dengan karyawan di area dan mencatat hasilnya. Selain itu, tim mutu,
pimpinan K3L dan/atau P2K3 mengkoordinasikan pertemuan K3L dengan
bidang dan manajemen terkait sebulan sekali untuk membahas isu-isu
penting terkait K3L,termasuk kecelakaan pasca kerja dan insiden
lingkungan.
7.1.4 Hasil meeting dan komunikasi lainnya disimpan sesuai dengan

Prosedur Pengendalian Catatan oleh bagian K3L.
7.2 Komunikasi Eksternal

7.2.1 Bagian K3L bertanggung jawab dalam memastikan setiap tamu
dan atau kontraktor mendapatkan induksi yang sesuai dengan
pekerjaannya. Pelaksanaan induksi ini sesuai dengan Prosedur
Pengendalian Tamu dan Prosedur Keselamatan Kontraktor
7.2.2 Security dan atau semua karyawan bertanggung jawab dalam

menerima keluhan dari pihak eksternal baik yang terkait dengan Mutu,
Lingkungan dan K3
7.2.3 Informasi yang diterima diserahkan kepada Koordinator K3L apabila

terkait dengan Lingkungan dan K3 dan ke Koordinator Mutu bila
berkaitan dengan mutu. Khusus untuk mutu bila komplain atau
keluhan berasal dari pelanggan maka Koordinator Mutu harus
menangani sesuai Prosedur Penanganan Keluhan Pelanggan
STANDARD OPERATING
PROCEDURE
No. Dokumen
No. Revisi
7.2.4 Secara reguler tim K3L melaporkan kegiatan yang terkait K3L sesuai
dengan peraturan dan persyaratan terkait. Laporan tersebut meliputi
namun tidak terbatas pada Laporan UKL/UPL, Laporan Kegiatan P2K3,
Laporan Penyakit, Laporan Kecelakaan kerja
7.3 Konsultasi
7.3.1 Setiap karyawan memiliki hak dan kewajiban dalam
mengidentifikasi setiap permasalahan tentang Mutu, K3, dan
Lingkungan
7.3.2 Permasalahan yang ditemukan oleh pegawai dapat disampaikan kepada

kepala departemen secara langsung atau melalui metode dan mekanisme
seperti security conversation, komite K3L/rapat keamanan,
konsultasi/kontak pribadi, atau melalui perwakilan K3L yang ditunjuk.
7.3.3 Koordinator K3L atau bidang terkait harus memberikan tanggapan terhadap
permasalahan yang disampaikan oleh karyawan. Tanggapan dapat
diberikan langsung atau melalui metode yang tersebut diatas.
Untuk tanggapan yang disampaikan secara langsung tidak perlu
didokumentasikan namun untuk penyampaian melalu mekanisme
Meeting atau Safety talk harus didokumentasikan (bisa berupa
daftar hadir, minute of meeting, foto dsb)
7.4 Partisipasi
7.4.1 Setiap karyawan dan atau pihak yang terkait mempunyai tanggung jawab
untuk berpartisipasi dalam implementasi sistem manajemen Mutu, K3,
dan Lingkungan. bentuk partisipasi tersebut meliputi namun tidak
terbatas pada Pelaporan Potensi Bahaya, Masukan atau saran perbaikan
termasuk ikut serta dalam pembuatan atau penentuan pengendalian
bahaya tinggi dan aspek penting yang disampaikan melalui
Koordinator K3 diarea.
7.4.2 Setiap bentuk partisipasi yang dilakukan oleh karyawan harus

dianalisa apakah perlu diberikan tanggapan oleh bidang terkait
dan atau tim K3L atau tidak. Bila diperlukan tindak lanjut maka
bidang terkait dan atau tim K3L bertanggung jawab melakukannya.
STANDARD OPERATING
PROCEDURE
No. Dokumen
No. Revisi
7.4.3 Apabila tindak lanjut yang diperlukan membutuhkan effort yang

cukup besar maka tindak lanjut tersebut harus mendapatkan
persetujuan dari Direktur.
7.4.4 Selain hal tersebut di atas, karyawan dapat berpartisipasi dengan menjadi
pembawa bahasan dalam safety talk setiap 3 bulan sekali.
7.4.5 Secara reguler Koordinator K3L dan tim melaporkan hasil

komunikasi dan konsultasi serta partisipasi kepada manajemen
melalui mekanisme Tinjauan Manajemen.
8. Dokumen Terkait
8.1. Prosedur Pengendalian Tamu
8.2. Prosedur Contractor safety
8.3. Prosedur Pengendalian Dokumen dan catatan
8.4. Prodeur Tinjauan Manajemen
STANDARD OPERATING
PROCEDURE
No. Dokumen
No. Revisi

KOMUNIKASI INTERNAL DAN EKSTERNAL

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Deskripsi Asli:

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

KOMUNIKASI INTERNAL DAN EKSTERNAL

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

STANDARD OPERATING

PT. DELI PILAR CAKRAWALA

(Divisi Head) (Dept Head) Yuliyanto Chairil Anwar

Dokumen baru referensi :

5. TANGGUNG JAWAB & WEWENANG

7.1.3 Sebulan sekali, kepala departemen harus mengadakan pertemuan pagi

7.1.4 Hasil meeting dan komunikasi lainnya disimpan sesuai dengan

7.2 Komunikasi Eksternal

7.2.2 Security dan atau semua karyawan bertanggung jawab dalam

7.2.3 Informasi yang diterima diserahkan kepada Koordinator K3L apabila

7.3.2 Permasalahan yang ditemukan oleh pegawai dapat disampaikan kepada

7.4.2 Setiap bentuk partisipasi yang dilakukan oleh karyawan harus

7.4.3 Apabila tindak lanjut yang diperlukan membutuhkan effort yang

7.4.5 Secara reguler Koordinator K3L dan tim melaporkan hasil

Anda mungkin juga menyukai