Anda di halaman 1dari 91

LAPORAN AKSI PERUBAHAN

KINERJA PELAYANAN PUBLIK

PELAYANAN PENYELENGGARAAN DIKLAT MELALUI APLIKASI


“ SI PETE ”
(SISTEM PENGEMBANGAN KOMPETENSI BERBASIS ELEKTRONIK)

Disusun oleh :
NAMA PESERTA : ASTO NUGROHO WASITO, SE
NIP : 19800721 201101 1 006
NO. DAFTAR HADIR : 06
JABATAN : KEPALA SUB BIDANG DIKLAT PIM DAN PRAJAB
OPD : BADAN KEPEGAWAIAN PENDIDIKAN DAN
PELATIHAN KOTA SEMARANG
COACH : SUDIRMAN MUSTAFA, SH. M.Hum
MENTOR : EKO AGUS PADANG H, SSTP, MM

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN II


BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH PEMERINTAH
PROVINSI JAWA TENGAH BEKERJASAMA DENGAN
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
KOTA SEMARANG
TAHUN 2021

i
HALAMAN PERSETUJUAN

LAPORAN AKSI PERUBAHAN


KINERJA PELAYANAN PUBLIK

PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN II


BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH
PEMERINTAH PROVINSI JAWA TENGAH BEKERJASAMA DENGAN
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
KOTA SEMARANG
TAHUN 2021

PELAYANAN PENYELENGGARAAN DIKLAT MELALUI APLIKASI


“SI PETE”
(SISTEM PENGEMBANGAN KOMPETENSI BERBASIS ELEKTRONIK)

Disusun oleh :
NAMA PESERTA : ASTO NUGROHO WASITO, SE
NIP : 19800721 201101 1 006
NO. DAFTAR HADIR : 6
JABATAN : KEPALA SUB BIDANG DIKLAT PIM DAN PRAJAB
Dinyatakan disetujui untuk diseminarkan pada :
Hari : Selasa
Tanggal : 8 Mei 2021
Tempat : Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan
Kota Semarang

Semarang, 2021

Menyetujui,

Coach Mentor

Sudirman Mustafa, SH, M.Hum Eko Agus Padang H, S.STP, MM.


Widyaiswara Ahli Utama Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan
NIP. 19620916 199501 1 001 NIP. 19820930 200012 1 004
HALAMAN PENGESAHAN
LAPORAN AKSI PERUBAHAN
KINERJA PELAYANAN PUBLIK
PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN II
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA DAERAH PEMERINTAH
PROVINSI JAWA TENGAH BEKERJASAMA DENGAN
BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
KOTA SEMARANG
TAHUN 2021

PELAYANAN PENYELENGGARAAN DIKLAT MELALUI APLIKASI “SI PETE”


(SISTEM PENGEMBANGAN KOMPETENSI BERBASIS ELEKTRONIK)

Disusun oleh
Nama Peserta : ASTO NUGROHO WASITO, SE
NIP : 19800721 201101 1 006
No. Daftar Hadir : 6
Jabatan/Instansi : Kepala Sub Bidang Diklat Pim Dan Prajab Pada
Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan
Kota Semarang
Dinyatakan disetujui untuk diseminarkan pada :
Hari : Selasa
Tanggal : 8 Mei 2021
Tempat : Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan
Kota Semarang

Semarang, 2021
Mengesahkan,
Coach Mentor

Sudirman Mustafa, SH, M.Hum Eko Agus Padang H, S.STP, MM.


Widyaiswara Ahli Utama Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan
NIP. 19620916 199501 1 001 NIP. 19820930 200012 1 004
ABSTRAKSI

PELAYANAN PENYELENGGARAAN DIKLAT MELALUI APLIKASI “SI PETE”


(SISTEM PENGEMBANGAN KOMPETENSI BERBASIS ELEKTRONIK)

ABSTRAKSI
Oleh :
ASTO NUGROHO WASITO, SE

Aksi Perubahan Kinerja Organisasi ini disusun dalam rangka belum


adanya aplikasi yang dapat mengatur pembelajaran Online mengenai tiga
komponen penting yaitu peserta diklat, Widya Iswara dan Penyelenggara
yang berkesinambungan di Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan
Pemerintah Kota Semarang.
Inovasi yang dilakukan yaitu membuat LMS (Learning Managemnent System) yang
dapat mengkomodir semua kebutuhan media pembelajaran dalam 1 aplikasi
Pelaksanaan kegiatan tahapan jangka pendek dimulai tanggal 15 April
2021 sampai dengan 2 Juni 2021. Selanjutnya akan dilaksanakan kegiatan
tahapan jangka menengah yaitu 6 bulan ke depan dan kegiatan tahapan
jangka panjang yaitu 12 sampai dengan 24 bulan yang merupakan kegiatan
berkesinambungan.
Hasil pelaksanaan aksi perubahan jangka pendek menunjukkan bahwa dengan
implementasi aksi perubahan jangka pendek ini, tujuannya dapat tercapai melalui
sistem Draft/Aplikasi SI – PETE untuk memberikan kemudahan layanan (Pendaftaran
Pra Diklat Online, Absensi Online, Mengakses Materi, Mengelola Aktivitas
Pembelajaran) bagi penyelenggara, peserta diklat dan Widya Iswara.
Sebelumnya sistem pelayanan pembelajaran masih seperti manual dan penyelenggara
belum mempunyai (LMS) Learning Managemen System yang diaplikasikan melalui
system Aplikasi (SI – PETE) Sistem Pengembangan Kompetensi. Pemanfaatan Aplikasi
SI – PETE) Sistem Pengembangan Kompetensi salah satunya Membantu Peserta
Diklat, Widya Iswara dan Penyelenggara untuk mengakses materi yang diberikan
dengan cepat dan dapat mengakomodir semua kebutuhan media pembelajaran dalam
1(satu) aplikasi..
Kata kunci : Membantu Peserta Diklat, Widya Iswara dan Penyelenggara untuk
mengakses materi yang diberikan dengan cepat dan dapat mengakomodir semua
kebutuhan media pembelajaran dalam 1(satu) aplikasi.
PRAKATA

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah
memberikan rahmat dan karunia-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Laporan Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik
dengan judul PELAYANAN PENYELENGGARAAN DIKLAT MELALUI
APLIKASI “SI PETE” (SISTEM PENGEMBANGAN KOMPETENSI
BERBASIS ELEKTRONIK) dapat diselesaikan tepat waktu.

Penulisan Laporan Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik ini


disusun sebagai salah satu penugasan yang harus dipenuhi dalam
pelaksanaan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Angkatan II Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Pemerintah Provinsi Jawa
Tengah Bekerjasama Dengan Badan Kepegawaian, Pendidikan dan
Pelatihan Kota Semarang Tahun 2021.

Penulis menyadari dalam penyusunan Laporan Aksi Perubahan


Kinerja Pelayanan Publik ini tidak akan selesai dan terlepas dari
bimbingan, dorongan dan bantuan dari berbagai pihak. Karena itu dalam
kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih pada semua pihak
yang telah turut serta membantu penyusunan laporan ini, yaitu kepada :
1. Bapak Hendrar Prihadi, S.E., M.M selaku Walikota Semarang;
2. Bapak Drs. Mohamad Arief Irwanto, M.Si selaku Kepala Badan
Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah Provinsi Jawa Tengah
yang telah memfasilitasi penyelenggaraan Pelatihan Kepemimpinan
Pengawas ini;
3. Ibu Dra. Litani Satyawati selaku Kepala Badan Kepegawaian,
Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang yang telah
menyelenggarakan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas ini;
4. Ibu Dr. Dra. MARTUTI, MM selaku Penguji atau narasumber, yang
memberikan masukan dan arahan sehingga laporan Rancangan Aksi
Perubahan Kinerja Pelayanan Publik ini dapat diterapkan dengan
baik;
5. Bapak Sudirman Mustafa, SH, M.Hum selaku Coach yang telah
memberikan bimbingan dan arahan kepada penulis sehingga laporan
Rancangan Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik ini dapat
selesai dengan baik;
6. Bapak Eko Agus Padang H, S.STP, MM., selaku mentor yang
senantiasa mengarahkan dan mendampingi selama penyusunan
Rancangan Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik;
7. Keluargaku, terima kasih atas bantuan, dorongan dan doa yang tidak
pernah putus, sehingga penulis dapat menyelesaikan penyusunan
Rancangan Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik ini;
8. Seluruh Widyaiswara yang telah memberikan ilmunya selama
kegiatan Pelatihan Kepemimpinan Pengawas;
9. Seluruh panitia penyelenggara Pelatihan Kepemimpinan Pengawas;
10. Seluruh rekan – rekan peserta Pelatihan Kepemimpinan Pengawas
Angkatan II Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Daerah
Pemerintah Provinsi Jawa Tengah Bekerjasama Dengan Badan
Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang Tahun 2021
atas inspirasi, kekompakan, bantuan, dan dukungannya hingga
tersusunnya Rancangan Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik ini;
11. Pejabat dan pelaksana di Bidang Administrasi Kepegawaian pada
Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang.

Penulis menyadari bahwa Laporan Aksi Perubahan Kinerja


Pelayanan Publik ini masih jauh dari sempurna dan terdapat banyak
kekurangan, oleh karena itu penulis mohon saran dan kritik dari para
pengajar serta pembaca lainnya demi perbaikan di masa mendatang.
Penulis berharap Laporan Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik ini
dapat bermanfaat bagi bidang pekerjaan dan penerapan dilapangan serta
bisa dikembangkan lebih lanjut.

Penulis memohon maaf yang sebesar – besarnya atas segala


kesalahan dalam bertutur kata maupun sikap yang kurang berkenan
dalam berinteraksi selama melakukan penyusunan Laporan Aksi
Perubahan Kinerja Pelayanan Publik ini. Kiranya Allah memberikan
rahmat, karunia dan melimpahkan anugerah-Nya kepada kita semua.
Aamiin.
Semarang, 2021
Penulis,

ASTO NUGROHO WASITO, SE


NIP. 19800721 201101 1 00
DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL.......................................................................................i
LEMBAR PERSETUJUAN..........................................................................ii
LEMBAR PENGESAHAN...........................................................................iii
PERNYATAAN...........................................................................................iv
PRAKATA...................................................................................................v
ABSTRAKSI..............................................................................................vii
DAFTAR ISI..............................................................................................viii
DAFTAR TABEL.........................................................................................x
DAFTAR GAMBAR.....................................................................................xi

BAB I PENDAHULUAN.........................................................................1
A. Latar Belakang ................................................................ 1
B. Tujuan ............................................................................. 8

BAB II DESKRIPSI PROSES KEPEMIMPINAN KINERJA 9


PELAYANAN PUBLIK ........................................................... 9
A. Membangun Integritas dan Kepemimpinan Dalam
Pelaksanaan Pekerjaan

B. Pengendalian Mutu Kinerja dan Perubahan


Budaya Pelayanan...............................................................14
C. Pengelolaan Tim Kerja ( Perubahan Kedudukan
dan Peran Stakeholder ) .................................................. 16
BAB III HASIL PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN KINERJA
PELAYANAN PUBLIK ........................................................... 34
A. Capaian Kegiatan Aksi Perubahan Dalam Perbaikan
Kinerja Pelayanan Publik ................................................. 34
B. Lesson Learnt Kepemimpinan Kinerja Pelayanan 52
Publik.
C. Manfaat 55
BAB IV KEBERLANJUTAN AKSI.................................................
A. Tindak Lanjut Kegiatan Jangka Pendek dan Penetapan ..... 56
Target Capaian Jangka Menengah
B. Penetapan Target Jangka Panjang...................................... 56
BAB V PENUTUP...........................................................................60
A. Simpulan..............................................................................60
B. Rekomendasi.......................................................................61
REFERENSI......................................................................................62
DAFTAR RIWAYAT HIDUP..............................................................63
LAMPIRAN EVIDENCE TIAP MILESTONE.....................................64
DAFTAR TABEL

Tabel 1.2 :Matrik Diagnosa Model Leavitt...............................................7

Tabel 3 : Pengelolaan Stakeholder Internal dan Stakeholder Eksternal 18

Tabel 4 : Stakeholder Kunci, Primer dan Sekunder............................20

Tabel 5 : Analisis Pengaruh dan Kepentingan stakeholder................25

Tabel 6 : Analisis Matriks Persandingan Antara Rencana

dan Realisasi Aksi Perubahan.............................................35

Tabel 14 : Identifikasi Potensi, Kendala, Resiko dan Startegi Penyelesaian


............................................................................................ 57
DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 : Bagan Diamond Model Leavitt...................................5

Gambar 2.1 : Stuktur Organisasi BKPP Kota Semarang...............13

Gambar 2.2 : Net Map Stakeholder Rancangan Aksi Perubahan.....................22

Gambar 2.3 : Net Map Stakeholder Aksi Perubahan....................................... 23

Gambar 2.4 : Analisis Kuadran Stakeholder....................................................27

Gambar 2.5 : Analisis Kuadran Stakeholder....................................................27

Gambar 2.6 : Struktur Organisasi Pelaksana Aksi Perubahan......33


BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Untuk meningkatkan kualitas ASN dalam mencapai


keberhasilan tugas- tugas pemerintahan, diperlukan pengembangan
kompetensi ASN salah satunya adalah melalui pendidikan dan
pelatihan atau sering dikenal dengan diklat. Dalam Undang-Undang
No.5 Tahun 2014 pada Pasal 70 mengenai Aparatur Sipil Negara
(ASN) ditegaskan bahwa, setiap pegawai ASN memiliki hak dan
kesempatan untuk pengembangan kompetensi, antara lain melalui
pendidikan dan pelatihan (diklat), kursus, seminar, dan penataran.
Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang
Pendidikan dan Pelatihan Jabatan PNS menyatakan diklat bertujuan
untuk meningkatkan kompetensi (pengetahuan, keahlian,
keterampilan, dan sikap) untuk dapat melaksanakan tugas jabatan
secara profesional. Pendidikan dan Pelatihan (Diklat) untuk
pengembangan kompetensi ASN meliputi Diklat
Struktural/Kepemimpinan, yaitu Diklat yang dilaksanakan untuk
mencapai kompetensi kepemimpinan/manajerial aparatur yang sesuai
dengan jenjang jabatan struktural; Diklat Fungsional, yaitu Diklat yang
dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi yang sesuai
dengan jenis dan jenjang jabatan fungsional masing-masing; dan
Diklat Teknis, yaitu Diklat yang dilaksanakan untuk mencapai
persyaratan kompetensi teknis yang diperlukan untuk pelaksanaan
tugas.
Menurut Kandou (2013) pendidikan dan pelatihan merupakan
salah satu faktor yang penting dalam pengembangan SDM.
Pendidikan dan pelatihan tidak hanya menambah pengetahuan, akan
tetapi juga meningkatkan keterampilan bekerja dan produktivitas kerja,

2
sehingga diklat memang dibutuhkan untuk mengembangkan
kompetensi ASN. Institusi diklat sebagai suatu organisasi formal
dalam tugas sehari-harinya menyelenggarakan diklat sebagai bagian
dari penyelenggara kepentingan publik diharapkan secara profesional
secara intensif dan optimal melaksanakan pengembangan aparatur
yang kompetitif.
Seiring perkembangan zaman di era digital ini teknologi informasi
berkembang sangat pesat, menurut Putera dkk (2020) pemanfaatan
teknologi informasi melalui media interaktif merupakan penyampaian
informasi yang mudah menarik perhatian yang terdapat hubungan
timbal balik antara media dan penggunanya. Hal ini membawa
pengaruh pada banyak perkembangan banyak bidang kehidupan
manusia meliputi pendidikan dan pelatihan, ekonomi perdagangan /
bisnis social, kesehatan, transportasi dll. Peningkatan kebutuhan
tersebut mendorong munculnya berbagai inovasi yang memudahkan
manusia dalam belajar.
Dalam bidang pendidikan dan pelatihan, di era serba digital ini
instansi penyelenggara diklat pemerintah dituntut untuk melibatkan
teknologi elektronik dalam pemanfaatan teknologi informasi baik
dalam bentuk media maupun metode untuk meningkatkan efektivitas
dan efisiensi pembelajaran guna meningkatkan kompetensi dan
kualitas Sumber Daya Manusia (SDM).
Sehubungan dengan hal di atas, Lembaga Administrasi Negara
pada tahun 2018 menetapkan Peraturan Lembaga Administrasi
Negara Nomor 8 Tahun 2018 tentang Pedoman
Penyelenggaraan Pengembangan Kompetensi Pegawai Negeri Sipil
Melalui E- Learning. Harapanya adalah dengan tercapainya tujuan
pembelajaran dan keberhasilan peningkatan kinerja.
Keberhasilan kinerja suatu organisasi dipengaruhi oleh
kualitas sumber daya manusia (pegawai) yang dimilikinya. Untuk
memenuhi kebutuhan pegawai yang kompeten dan berkualitas, maka

3
instansi pemerintah perlu menyelenggarakan pendidikan dan
pelatihan (diklat) yang bermutu, sesuai kebutuhan organisasi dan
dilaksanakan secara berkesinambungan.

Kota Semarang di bawah kepemimpinan Walikota (H. Hendrar


Prihadi, S.E., M.M.) dan Wakil Walikota Semarang (Ir. Hj. Heavarita
Gunaryati Rahayu, M.Sos) bertekad membangun Kota Semarang
dengan Visi “Terwujudnya Kota Semarang yang Semakin Hebat,
Dengan Semangat Bergerak Bersama yang Berdasarkan
Pancasila, Dalam Bingkai NKRI yang Ber-Bhinneka Tunggal Ika”,
dan untuk mewujudkan visi tersebut juga ditetapkan misi-misi
diantaranya misi ke 5 (lima) yaitu “Menjalankan reformasi birokrasi
pemerintahan secara dinamis dan menyusun produk hukum
yang sesuai nilai-nilai Pancasila dalam kerangka Negara
Kesatuan Republik Indonesia”, dimana didalamnya terdapat
program layanan publik.
Dalam mewujudkan Visi dan misi Kota Semarang tersebut
Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan (BKPP) Kota
Semarang mempunyai tugas sebagai pembantu Walikota dan Wakil
Walikota termasuk dalam melaksanakan fungsi penunjang Urusan
Pemerintahan di bidang Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan yang
menjadi kewenangan daerah.
Kepala Sub Bidang Diklat Pim dan Prajab sesuai Peraturan
Walikota Semarang No. 87 tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan
Organisasi, Tugas Dan Fungsi, Serta Tata Kerja Badan Kepegawaian,
Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang sebagaimana telah diubah
dengan Peraturan Walikota Semarang Nomor 67 Tahun 2017
Tentang Perubahan atas Peraturan Walikota Semarang Nomor 87
Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan
Fungsi serta Tata Kerja Badan Kepegawaian, Pendidikan dan
Pelatihan Kota Semarang mempunyai uraian tugas jabatan :

4
Didalam memberikan pelayanan tersebut seringkali muncul
kendala dan hambatan kaitannya dengan terbatasnya Sumber Daya
Manusia dan teknologi yang digunakan. Dimana rentang proses
pelayanan pembelajaran Diklat membutuhkan waktu yang lama dan
pengajuannya masih dilakukan dengan cara konvensional / manual.

Tabel 1.1
ALUR PEMBELAJARAN ONLINE KEGIATAN PKP DAN PKA
Tahun 2020 sd sekarang

Belum adanya aplikasi yang dapat mengatur pembelajaran


Online mengenai tiga komponen penting yaitu peserta diklat, Widya
Iswara dan Penyelenggara yang berkesinambungan di Badan
Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Pemerintah Kota Semarang,
1. Widya Iswara mengirimkan materi sehari sebelumnya.
2. Penyelenggara mengeshare materi ke peserta PKA dan PKP
3. Widya Iswara baru menyampaikan materi ke peserta PKA dan PKP
4. Tanya jawab dan Pemberian Tugas
5. Peserta PKA dan PKP menyampaikan ke penyelenggara
6. Penyelenggara mengirimkan tugas peserta ke Widya Iswara
7. Widya Iswara memberikan nilai peserta disampaikan ke penyelenggara

5
Dimana kendala yang sering dialami selama proses diklat
diantaranya berupa penyampaian materi yang belum tuntas disampaikan
oleh widyaiswara saat pertemuan tatap muka. Adanya tuntutan
pemahaman dan penguasaan materi yang cukup banyak baik secara
teori maupun praktik, dan kurang seimbangnya penguasaan kompetensi
teori dan praktik pada peseta diklat. Diklat yang efektif bukan sekedar
mengatakan atau menunjukkan kepada seseorang bagaimana
melakukan sebuah tugas tetapi upaya untuk mentransfer keterampilan
dan pengetahuan sehingga peserta pelatihan menerima dan melakukan
latihan tersebut pada saat melakukan pekerjaannya. Model
pembelajaran untuk diklat yang diterapkan di Badan Kepegawaian,
Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang masih menggunakan pola
diklat dengan model pembelajaran konvensional/tatap muka. Hal itu
dirasa kurang efektif karena menurut Nadziroh (2017) pendidikan yang
bersifat konvensional hanya dibatasi pada pertemuan di dalam ruang
kelas yang berfokus pada pengajar, sehingga tidak akan
mengembangkan kemampuan dan pengetahuan yang dimiliki oleh
peserta. Selain itu, waktu yang tersedia juga sangat terbatas yang
mengakibatkan penyampaian bahan ajar yang kurang maksimal dan
terlambat yang memungkinkan tidak akan tersampaikan lagi bahan ajar
tersebut di pertemuan selanjutnya.
Melihat perubahan secara aktif, terutama pada intensitas kegiatan
belajar online/ elektronik di masyarakat, dapat dipahami bahwa
kebutuhan belajar saat ini tidak terbatas tempat dan waktu. Maka perlu
adanya inovasi model pembelajaran khususnya dalam pelaksanaan
pendidikan dan pelatihan pemerintahan sangat diperlukan, karena
peserta diklat keseluruhan adalah Apraratur Sipil Negara (ASN) yang
memiliki jam kerja padat untuk melayani publik dan masyarakat.
Sehingga Saat ini model pembelajaran blended learning dengan
menggunakan media e- learning telah menjadi tren dan bahkan telah
menjadi nilai jual tersendiri bagi institusi-instusi penyelenggara

6
pendidikan dan pelatihan. E-learning merupakan suatu sistem informasi
dalam dunia pendidikan yang cara pengirimanya sangat mudah diakses
dan hemat biaya, karena sering diselesaikan dalam waktu yang lebih
singkat dan tanpa biaya atau perjalanan tambahan (Lamph dkk, 2018).
Akhir tahun 2020 merupakan tahun pertama dan pertama kali di Badan
Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang menerapkan
pendidikan dan pelatihan berbasis e-learning dikarenakan adanya
pandemi Covid 19 yang sampai dengan sekarang masih belum selesai.
Peserta pelatihan berbasis e-learning di Badan Kepegawaian,
Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang berasal dari latar belakang
yang berbeda-beda, sehingga dalam pelaksanaanya, peserta pelatihan
tidak terbiasa dan kurang paham mengenai penggunaan teknologi
informasi dan model pembelajaran berbasis e-learning. Hal awal inilah
yang menjadi pekerjaan rumah bagi bidang diklat Badan Kepegawaian,
Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang untuk mempersiapkan
pembelajaran diklat berbasis e-learning agar tercapai pembelajaran yang
lebih efektif, optimal dan berkualitas.
Menurut Dian & Wahyuningsih (2017:12) e-learning memiliki
fungsi yang berbeda-beda dalam dalam setiap implementasinya. Hal
yang mempengaruhi perbedaan tersebut antara lain karakteristik materi,
peserta, tujuan yang ditetapkan, sarana dan prasarana yang dimiliki,
hingga kebijakan yang diterapkan dalam pembelajaran. Selain itu,
menurut Meitaningrum (2013) implementasi e-learning di lingkup instansi
atau lembaga pemerintah memiliki karakteristik yang berbeda dengan
lingkup sekolah dan perguruan tinggi. Hal ini berkaitan dengan
karakteristik organisasi, proses bisnis, budaya organisasi dan
karakteristik pelaku dalam organisasi yang berbeda antara lingkup
pemerintah dan perguruan tinggi. Karakteristik organisasi dan proses
bisnis lingkup sekolah dan perguruan tinggi adalah murni di bidang
pendidikan, dimana budaya organisasi yang berkembang adalah budaya
kompetensi dalam menuntut ilmu/belajar dan para pelakunya merupakan

7
para pengajar, pelajar dan pengelola pembelajaran yang setiap saat
berkecimpung dalam proses belajar mengajar secara berkelanjutan.
Sistem e-learning dalam pembelajaran diharapkan memiliki
kualitas yang baik, kualitas tidak hanya dari sistemnya saja tetapi juga
dalam proses pembelajaranya. Menurut Zaheer (2013) kualitas output
(peserta) dari lembaga pendidikan dan pelatihan apa pun dapat
bergantung pada banyak faktor seperti kurikulum, teknologi, infrastruktur,
penilaian, peserta dan penyelenggara. Hal ini senada dengan penelitian
Wagimin dkk (2014) yang menyimpulkana bahwa kesuksesan
pelaksanaan e-learning sangat dipengaruhi oleh persepsi kepuasan
pengguna dan persepsi penggunaan sistem e-learning.
Sebelum e-learning di terapkan secara berkelanjutan, diperlukan sebuah
analisis mengenai uji kelayakan sistem e-learning, agar e-learning
tersebut benar-benar layak untuk digunakan dan juga berkualitas.
Menurut Kasmir & Jakfar (2015:13) sebelum produk diterapkan secara
berkelanjutan, perlu dilakukan sebuah analisis kelayakan untuk
menghindari resiko kerugian/kegagalan, memudahkan perencanaan,
memudahkan pelaksanaan, memudahkan pengawasan, dan
memudahkan pengendalian. Senada dengan hal itu, menurut Putera dkk
(2017) penilaian kelayakan pada media pembelajaran merupakan salah
satu faktor penting dalam keberhasilan dan peningkatan kualitas
pembelajaran, karena perkembangan teknologi dalam bidang pendidikan
yang menuntut efektifitas dan efisiensi dalam pembelajaran. Untuk
mencapai tingkat efektifitas dan efisiensi yang optimal dan
penyelenggaraan pembelajaran yang berkualitas, salah satu upaya yang
perlu dilakukan adalah dengan melakukan uji kelayakan pada media
tersebut.
Banyak penelitian terdahulu yang mengkaji mengenai penerapan dan uji
tingkat kelayakan e-learning dalam lingkup sekolah/perguruan tinggi.
Sekolah/perguruan tinggi merupakan instansi murni di bidang pendidikan
yang harus menunjang dan mempersiapkan pembelajaran secara online

8
salah satunya yaitu media e-learning sebagai fungsi pelengkap dalam
pembelajaran konvensional di sekolah. Berbeda dengan hal itu,
penelitian ini akan mengkaji mengenai penerapan dan uji tingkat
kelayakan e-learning pada bidang diklat Badan Kepegawaian,
Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang karena minimnya kajian
mengenai bahasan tersebut. Selain itu, lembaga diklat pemerintah
berbeda dengan lingkup sekolah/perguruan tinggi karena perbedaan
karakteristik materi, tujuan yang ditetapkan, serta perbedaan karakteristik
dan latar belakang peserta diklat yang berasal dari berbagai daerah dan
unit kerjanya masing-masing. Sehingga perbedaan persepsi mengenai
kelayakan e-learning tersebut sangat penting untuk mengetahui
seberapa besar tingkat kelayakanya serta mengetahui hambatan di
dalamnya untuk diberikan solusi.Hasil kelayakan tersebut nantinya akan
berdampak bagi kualitas e-learning dan bagi berbagai pihak baik bagi
kualitas lembaga sebagai penyelenggara, kualitas widyaiswara sebagai
pengajar dan juga kualitas peserta pelatihan sebagai pengguna. Menurut
Winarno (2009:74) media pembelajaran dikatakan layak dilihat dari
mampu tidaknya media tersebut memenuhi standar penilaian kelayakan
yang perlu dilakukan pengujian terhadap beberapa indikator penilaian
baik dari aspek media dan aspek materi. Dalam hal ini media
pembelajaran yang akan diuji kelayakanya adalah media pembelajaran
jarak jauh yaitu e-learning
Berdasarkan pemikiran tersebut, perlu adanya pedoman media
pembelajaran jarak jauh atau aplikasi bagi peserta diklat di lingkungan
Pemerintah Kota Semarang sehingga lebih efisien dan efektif

9
Tabel 1.2
Perbandingan Kondisi Saat ini dan Kondisi Yang Diharapkan
N KONDISI YANG
KONDISI SAAT INI
O DIHARAPKAN
1. Belum tersedianya sistem pelayanan Tersedianya sistem
pembelajaran yang efisien masih pelayanan aplikasi yang
seperti manual dapat mengakomodir

a. Widya Iswara mengirimkan materi menjadi 1 (satu aplikasi)


sehari sebelumnya.
b. Penyelenggara mengeshare materi
ke peserta PKA dan PKP
c. Widya Iswara baru menyampaikan
materi ke peserta PKA dan PKP
d. Tanya jawab dan Pemberian Tugas
e. Peserta PKA dan PKP
menyampaikan ke penyelenggara
f. Penyelenggara mengirimkan tugas
peserta ke Widya Iswara
g. Widya Iswara memberikan nilai
peserta disampaikan ke
penyelenggara
2. Dalam pembelajaran via zoom Adanya aplikasi yang bisa
penyelenggara tidak bisa mendata mengecek daftar hadir
absensi peserta secara detail (jam peserta secara detail
berapa peserta masuk ke link zoom)

3. Berkas pendaftaran Pra Diklat masih Pendaftaran Pra Diklat


berupa berkas manual dan harus langsung keluar di Aplikasi
datang ke BKPP untuk menyerahkan SISDM Badan
berkas sehingga, hal ini tidak sesuai Kepegawaian, Pendidikan,
dengan konsep paperless office dan Pelatihan Kota
Semarang
4. Belum ada SOP yang mengatur Tersedianya SOP yang

11
N KONDISI YANG
KONDISI SAAT INI
O DIHARAPKAN
tentang pendaftaran Pra Diklat secara mengatur tentang
digital Pendaftaran Pra Diklat
secara digital sehingga
memudahkan Calon Peserta
Diklat dalam proses
pendaftaran
5. Belum tersedianya monitoring dan Tersedianya monitoring dan
evaluasi bagi Penyelenggara dan evaluasi bagi
Pengajar Widya Iswara secara digital Penyelenggara dan
Pengajar Widya Iswara

Belum tersedianya sistem pelayanan pembelajaran yang efisien


dan masih seperti manual seperti halnya Widya Iswara mengirimkan
materi sehari sebelumnya.kepada Penyelenggara, Penyelenggara
mengeshare materi ke peserta PKA dan PKP, Widya Iswara baru
bisa menyampaikan materi ke peserta PKA dan PKP sehingga terjadi
Tanya jawab dan Pemberian Tugas, Peserta PKA dan PKP
menyampaikan tugasnya ke penyelenggara, Penyelenggara
mengirimkan tugas peserta ke Widya Iswara kemudian Widya Iswara
memberikan nilai peserta disampaikan ke penyelenggara.
Berdasarkan pemikiran tersebut, perlu adanya pedoman media
pembelajaran jarak jauh atau aplikasi bagi peserta diklat di lingkungan
Pemerintah Kota Semarang sehingga lebih efisien dan efektif dengan
tujuan jangka panjang meningkatkan profesionalisme ASN

12
Untuk menggali lebih mendalam untuk mengetahui permasalahan
yang lebih rinci dengan menggunakan analisis Leavitt’s Model.
Metode ini menggunakan pendekatan melalui pembagian 4 (empat)
elemen pada suatu organisasi. Elemen-elemen tersebut adalah Tugas
(Task), Struktur (Structure), Teknologi (Technology),dan Aktor
(People). Dengan membandingkan antara kondisi saat ini dengan
kondisi yang diharapkan, serta memetakan penyebab permasalah
tersebut dan memperkirakan apa yang terjadi apabila permasalahan
tersebut tidak ditangani, maka diperlukan analisis diagnosa organisasi
untuk menentukan langkah terbaik mengatasi permasalahan tersebut.

Structure

Task Technology

People

Gambar 3.2 Leavitt’s Diamond Model

Adapun penjelasan masing-masing variabel atau komponen Leavitt’s


Model sebagai berikut :

1. Task (Tugas) adalah kewajiban dari masing-masing bidang


organisasi yang harus dilaksanakan sesuai dengan
kewenangannya. Identifikasi tugas utama dari sebuah unit kerja

13
organisasi termasuk tugas rutin dan tugas kunci.

2. Strukture (Struktur) komponen Leavitt meliputi struktur hirarkis,


sistem komunikasi dan koordinasi antara tiap-tiap bidang dari
organisasi tersebut, kewenangan dan tanggung jawab masing-
masing unit kerja. Struktur menetapkan bagaimana sumber daya
manusia dikelompokkan dalam unit kerja atau struktur organisasi.

3. People (Sumber Daya Manusia) adalah sumber daya manusia


yang terdapat pada unit kerja organisasi. Sumber daya manusia
dibutuhkan pada suatu unit organisasi adalah sumber daya
manusia yang mempunyai semangat kerja, loyalitas dan integritas
yang tidak diragukan lagi. Sumber daya manusia sering menjadi
pertimbangan dalam melakukan perubahan, mengingat sikap
perilaku dan keterampilan yang dimiliki menentukan keberhasilan
untuk melakukan perubahan dalam organisasi

4. Technology (Teknologi) adalah sarana prasarana dan komponen


yang membantu atau memfasilitasi organisasi dalam melaksanakan
tugas. Teknologi meliputi sarana prasarana berupa peralatan yang
menunjang pelaksanaan tugas.

Masing-masing komponen mempunyai hubungan antara satu dengan


yang lainnya :
1. Technology – Task : selain manusia teknologi merupakan elemen
penting dalam melaksanakan tugas karena dalam melakukan suatu
tugas dibutuhkan juga bantuan teknologi. Teknologi merupakan sarana
untuk melakukan tugas agar lebih mudah,efektif,danefisien.
2. Technology - People : dalam era modern, teknologi sangat
berhubungan erat dengan manusia karena dengan teknologi manusia
dibantu untuk mempermudah setiap aktivitas, maka peran teknologi bagi
manusia sangat penting.
3. Technology – Structure : teknologi sangat berhubungan dengan
struktur, apalagi pada era sekarang yang sudah sangat maju maka

14
teknologi merupakan unsur yang penting dalam suatu struktur untuk
mencapai tujuan yang diinginkan.
4. Task - People : manusia dan tugas sangat berhubungan erat karena
manusia tidak bisa terlepas dengan tugas. Hal ini dikarenakan manusia
sebagai pelaksana dalam suatu tugas.
5. Task – Structure : tugas akan lebih efektif jika adanya struktur, karena
dengan adanya struktur maka pembagian tugas akan menjadi lebih
jelas.

Leavitt’s Model ini menekankan bahwa perubahan sekecil apapun pada


salah satu elemen akan berdampak langsung terhadap elemen yang lain,
sehingga yang lain harus dapat menyesuaikan dengan perubahan yang
ada. Permasalahan pelayanan Penyelenggaraan Pendidikan dan
Pelatihan PIM dan Prajabatan di BKPP Kota Semarang jika dilihat dari 4
(empat) elemen Leavitt’s Model maka dapat dirumuskan permasalahan
dan komponen yang paling perlu diintervensi. Adapun permasalahan dan
komponen tersebut setelah dianalisa adalah sebagai berikut :

15
Tabel 1.1.
Diagnosa Komponen dengan Leavitt’s Model

DAMPAK PERUBAHAN
KOMPONEN
KOMPONEN YANG
KONDISI SETIAP YANG PALING
KOMPONEN PERLU DIINTERVENSI
KOMPONEN PERLU
TERHADAP
DIINTERVENSI
KOMPONEN LAIN
Task/Tugas Penyelenggaraan Diklat Adanya sistem informasi
belum optimal blended menjadikan sisttem
learning / Full learning masih pembelajaran lebih optimal
bersifat manual dan efisien

Sumber Daya Kemampuan SDM pengusulan Adanya sistem informasi


Manusia/Aktor dokumen Pra Diklat (Syarat membutuhkan pegawai ASN
peserta diklat) masih secara yang mampu memanfaatkan
manual teknologi informasi
Structure / Belum adanya standar Adanya sistem informasi
Struktur operasional Penyelenggaraan memerlukan standar
Diklat SOP pengusulan Diklat operasional dalam pelayanan
sudah tersedia namun masih pendaftaran Diklat sehingga
bersifat manual , Pengusulan peserta diklat
menjadi lebih mudah dan
sistematis serta transparan
TechnologyBelum
/ adanya sistem Mampu membuat
penyelenggaraan Diklat
Teknologi berbasis digital yang mekanisme sudah berbasis digital
mengakomodir yang bisa sehingga Peserta
menjadi 1 aplikasi mengakomod Diklat dapat
ir menjadi 1 mengusulkan dan
aplikasi sistem pembelakaran
diklat dapat diakses
dengan mudah, cepat
dan efisien

16
Berdasar diagnosa organisasi di atas dapat disimpulkan bahwa
komponen yang paling perlu d Intervensi adalah Teknologi. Oleh karena
itu perlu melakukan perubahan pada mekanisme penyelenggaraan Diklat
pada Sub Bidang Diklat PIM dan Prajabatan pada Badan Kepegawaian
Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang, yang semula mekanisme
pembejaran (Widya Iswara mengirimkan materi sehari sebelumnya,
Penyelenggara mengeshare materi ke peserta PKA dan PKP Widya
Iswara baru menyampaikan materi ke peserta PKA dan PKP, Tanya
jawab dan Pemberian Tugas, Peserta PKA dan PKP menyampaikan ke
penyelenggara, Penyelenggara mengirimkan tugas peserta ke Widya
Iswara, dan Widya Iswara memberikan nilai peserta disampaikan ke
penyelenggara) dilaksanakan secara manual akan diubah menjadi
mekanisme pembelajaran berbasis digital yang bisa mengakomodir
semuanya dalam 1 (satu) aplikasi inovasi yang direncanakan terkait
dengan penyelesaian isu aktual adalah pembuatan Learning Managemen
System (LMS) sistem berbasis digital yang mendukung pelaksanaan
pelayanan penyelenggaraan Diklat yaitu SI-PETE (Sistem
Pengembangan Kompetensi Berbasis Elektronik).

Pelayanan digitalisasi ini diharapkan dapat mempermudah para pejabat


Pengawas dan Administrator di Pemerintah Kota Semarang untuk
mengikuti Diklat tanpa harus datang ke Badan Kepegawaian, Pendidikan
dan Pelatihan Kota Semarang dengan hanya cukup mengupload berkas
digital (pdf) yang ada di aplikasi SI-PETE dan sistem pembelajaran secara
blended learning atau full learning bisa diakses secara cepat dan efisien.
Harapannya dengan aplikasi ini dapat memberikan pelayanan yang
mudah, cepat dan efisien. Sehingga Project Leader mempunyai gagasan
untuk mengembangkan layanan menjadi berbasis teknology dengan
membuat inovasi/ Aksi Perubahan dengan judul “PELAYANAN
PENYELENGGARAAN DIKLAT MELALUI APLIKASI “SI PETE”
(SISTEM PENGEMBANGAN KOMPETENSI BERBASIS
ELEKTRONIK).

17
B. TUJUAN DAN MANFAAT

1. TUJUAN
Dari penjelasan permasalahan tersebut diatas, tujuan dilakukannya aksi
perubahan ini adalah Pemerintah Kota Semarang mempunyai Sistem
Manajemen Pembelajaran / Learning Managemen System (LMS) yang
mengakomodir dalam satu aplikas melalui aplikasi
SI – PETE SISTEM PENGEMBANGAN KOMPETENSI BERBASIS
ELEKTRONIK Adapun tujuan dimaksud dicapai dalam 3 (tiga) tahapan,
yaitu :
1. Tujuan Jangka Pendek
Tersedianya sistem Rancangan /Draft/Aplikasi SI – PETE untuk
memberikan Kemudahan layanan (Pendaftaran Pra Diklat Online, Absensi
Online, Mengakses Materi, Mengelola Aktivitas Pembelajaran,) bagi
penyelenggara, peserta diklat dan Widya Iswara
2. Tujuan Jangka Menengah
Tersedianya penambahan sistem Rancangan /Draft/Aplikasi
SI – PETE untuk memberikan Kemudahan layanan (Memonitoring
Evaluasi Penyelenggara) pelayanan kamar, kebersihan, makan dll
3. Tujuan Jangka Panjang
Tersedianya penambahan sistem Rancangan /Draft/Aplikasi
SI – PETE untuk memberikan Kemudahan layanan yang mengakomodir
menjadi saru aplikasi SI - PETE (Perencanaan kegiatan selama satu tahun,
Pembelajaran dan Evaluasi Penyelenggaraan Diklat )
2. Manfaat :
Manfaat yang diperoleh dari rencana aksi perubahan ini adalah sebagai
berikut :
1. Manfaat bagi organisasi :
a. Semakin meningkatnya kualitas pelayanan Penyelenggaran Diklat
yang diberikan dan dirasakan oleh Pejabat Struktural di Pemerintah
Kota Semarang .
b. Membantu Peserta Diklat, Widya Iswara dan Penyelenggara untuk
mengakses materi yang diberikan dengan cepat dan dapat
mengakomodir semua kebutuhan media pembelajaran dalam
1(satu) aplikasi
c. Meningkatnya kinerja organisasi.
2. Manfaat bagi Pemerintah Kota Semarang
Mewujudkan Program Optimalisasi Teknologi Informasi di Pemerintah
Kota Semarang khususnya dalam hal penyelanggaran Diklat yang
efektif dan efisien.
3. Bagi Stakeholder / Pengguna
a. Memberikan kemudahan bagi ASN di lingkungan Pemerintah Kota
Semarang untuk mendapatkan pelayanan diklat
b. Untuk memperoleh pelayanan pendaftaran diklat secara cepat dan
lebih efisien, Sebagai literasi digital bagi ASN di Pemerintah Kota
Semarang dengan adanya Learning Managemen System (LMS)
yang dapat mengakomodir semua kebutuhan media pembelajaran
dalam 1 aplikasi.
BAB II
DESKRIPSI PROSES
KEPEMIMPINAN KINERJA
PELAYANAN PUBLIK

A. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kepemimpinan dalam


pelaksanaan pekerjaan sesuai visi, misi, nilai-nilai organisasi,
tupoksi, dan kewenangan jabatan

Didalam Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil


Negara, pegawai Aparatur Sipil Negara berperan sebagai perencana, pelaksana,
dan pengawas penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan
nasional melalui pelaksanaan kebijakan dan pelayanan publik yang profesional,
bebas dari intervensi politik, serta bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan
nepotisme diharapkan memiliki nilai dasar, etika profesi, netral atau bebas dar
iintervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi serta nepotisme. Dalam
Undang-Undang tersebut pula disebutkan bahwa Aparatur Sipil Negara
bertugas untuk melaksanakan kebijakan yang dibuat oleh pejabat Pembina
kepegawaian sesuai dengan ketentuan perundang-undangan, memberikan
pelayanan publik yang profesional dan berkualitas, serta mempererat persatuan
dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia. Diharapkan ASN
menjalankan tugas dan fungsinya tersebut secara profesional sehingga dapat
memberikan pelayanan yang berkualitas.
Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah (RPJMD) Tahun 2021-
2024 merupakan penjabaran dari tahapan pembangunan periode keempat
Rencana Pembangunan Jangka Panjang Daerah (RPJPD) Kota Semarang
Tahun 2005-2025. Tema pembangunan RPJPD periode keempat menjadi salah
satu rujukan kepala daerah dalam menyusun Visi dan Misi Kota Semarang
untuk tahun 2021-2024. Visi pembangunan Kota Semarang Tahun 2021-2024
berdasarkan visi Walikota dan Wakil Walikota Semarang terpilih adalah
sebagai berikut :
“Terwujudnya Kota Semarang yang Semakin Hebat, Dengan Semangat
Bergerak Bersama yang Berdasarkan Pancasila, Dalam Bingkai NKRI yang
Ber-Bhinneka Tunggal Ika”
Untuk mewujudkan Visi tersebut diatas, dirumuskan 5 (lima) misi
pembangunan daerah sebagai berikut :
a. Meningkatkan kualitas dan kapasitas Sumber Daya Manusia yang
Unggul dan Produktif untuk mencapai kesejahteraan dan keadilan sosial.
b. Meningkatkan potensi ekonomi lokal yang berdaya saing dan stimulasi
pembangunan industri, berlandaskan riset dan inovasi berdasar prinsip
demokrasi ekonomi Pancasila.
c. Menjamin kemerdekaan masyarakat menjalankan ibadah, pemenuhan
hak dasar dan perlindungan kesejahteraan sosial serta hak asasi manusia
bagi masyarakat secara berkeadilan.
d. Mewujudkan infrastruktur berkualitas yang berwawasan lingkungan
untuk mendukung kemajuan kota.
e. Menjalankan reformasi birokrasi pemerintahan secara dinamis dan
menyusun produk hukum yang sesuai nilai-nilai Pancasila dalam
kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang


merupakan lembaga teknis Pemerintah yang dibentuk berdasarkan Peraturan
Daerah Kota Semarang Nomor 14 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan
Susunan Perangkat Daerah Kota Semarang dan Peraturan Walikota Semarang
No. 87 tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas Dan
Fungsi, Serta Tata Kerja Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kota
Semarang sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Walikota Semarang
Nomor 67 Tahun 2017 Tentang Perubahan atas Peraturan Walikota Semarang
Nomor 87 Tahun 2016 Tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan
Fungsi serta Tata Kerja Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kota
Semarang.
Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang
mempunyai peranan penting dalam upaya mewujudkan misi Pembangunan
Jangka Menengah Daerah yang kelima yaitu Menjalankan reformasi birokrasi
pemerintahan secara dinamis dan menyusun produk hukum yang sesuai nilai-
nilai Pancasila dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia.
Selain mewujudkan misi Kota Semarang, nilai-nilai organisasi yang
menjadi pesan dari Walikota Semarang adalah sebagai berikut :
a. stop pungutan liar, jangan memberi, menerima, lawan dan laporkan;
b. Profesionalisme dan disiplin lahir dari hati, tanpa paksaan dan tekanan;
c. Menjadi pribadi yang baik dengan mengedepankan integritas, kinerja dan
gotong royong;
d. Kerja nyata wujud dari pelayanan prima;
e. Implementasikan Revolusi Mental melalui Etos kerja yang maksimal.
Sebagai salah satu instansi pemerintah daerah yang sesuai dengan bidang
tugasnya membantu Kepala Daerah dalam melaksanakan fungsi penunjang
Urusan Pemerintahan di bidang Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan yang
menjadi kewenangan daerah, berkewajiban menyusun rencana strategis. Rencana
strategis ini juga berperan penting dalam mengembangkan pemikiran, sikap dan
tindakan yang berorientasi pada masa depan. Di dalam Undang - undang
Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2014 tentang Pemerintahan Daerah
disebutkan bahwa perencanaan strategis merupakan proses yang berorientasi pada
hasil (outcome) yang ingin dicapai selama jangka waktu 1 (satu) sampai dengan 5
(lima) tahun, dengan menganalisis potensi, peluang dan kendala yang ada.
Sehubungan dengan ketentuan tersebut di atas, maka perlu disusun perencanaan
strategis yakni Renstra Badan kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kota
Semarang Tahun 2021-2024, yang menggambarkan kegiatan selama 4 (empat)
tahun ke depan sesuai dengan tugas dan fungsinya sebagai unsur penunjang
urusan pemerintah daerah.
Tupoksi dan Kewenangan Jabatan
Dalam melaksanakan tugas penunjang Urusan Pemerintahan di bidang
Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan yang menjadi kewenangan daerah,
Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang
menyelenggarakan fungsi :
a. perumusan kebijakan Bidang Administrasi Kepegawaian, Bidang
Pengembangan Pegawai, Bidang Pendidikan dan Pelatihan dan Bidang
Kesejahteraan dan Disiplin;
b. perumusan rencana strategis sesuai dengan visi dan misi Walikota;
c. pengkoordinasian tugas-tugas dalam rangka pelaksanaan program dan
kegiatan Bidang Administrasi Kepegawaian, Bidang Pengembangan
Pegawai, Bidang Pendidikan dan Pelatihan dan Bidang Kesejahteraan dan
Disiplin, dan UPTB;
d. penyelenggaraan pembinaan kepada bawahan dalam lingkup
tanggungjawabnya;
e. penyelenggaraan penyusunan Sasaran Kerja Pegawai;
f. penyelenggaraan kerjasama Bidang Administrasi Kepegawaian, Bidang
Pengembangan Pegawai, Bidang Pendidikan dan Pelatihan dan Bidang
Kesejahteraan dan Disiplin;
g. penyelenggaraan kesekretariatan BKD;
h. penyelenggaraan program dan kegiatan Bidang Administrasi
Kepegawaian, Bidang Pengembangan Pegawai, Bidang Pendidikan dan
Pelatihan dan Bidang Kesejahteraan dan Disiplin, dan UPTB.
i. penyelenggaraan penilaian kinerja pegawai;
j. penyelenggaraan monitoring dan evaluasi program dan kegiatan Bidang
Administrasi Kepegawaian, Bidang Pengembangan Pegawai, Bidang
Pendidikan dan Pelatihan dan Bidang Kesejahteraan dan Disiplin dan
UPTB;
k. penyelenggaraan laporan pelaksanaan program dan kegiatan;
l. pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Walikota terkait dengan
tugas dan fungsinya.

Susunan Organisasi Badan Kepegawaian, Pendidikan dan


Pelatihan berdasarkan Peraturan Walikota Semarang No. 87 tahun 2016 jo
Peraturan Walikota Semarang No. 67 tahun 2017, terdiri atas :
a. Kepala Badan;
b. Sekretariat, terdiri atas :
1. Subbagian Perencanaan dan Evaluasi;
2. Subbagian Keuangan dan Aset; dan
3. Subbagian Umum dan Kepegawaian.
c. Bidang Administrasi Kepegawaian, terdiri atas :
1. Subbidang Penetapan dan Pengadaan Pegawai;
2. Subbidang Pemberhentian Pegawai; dan
3. Subbidang Data dan Informasi Pegawai.
d. Bidang Pengembangan Pegawai, terdiri atas :
1. Subbidang Jabatan;
2. Subbidang Pengembangan Karier; dan
3. Subbidang Penempatan.

e. Bidang Pendidikan dan Pelatihan, terdiri atas :


1. Subbidang Pendidikan dan Pelatihan Teknis dan
Fungsional;
2. Subbidang Pendidikan dan Pelatihan Prajabatan dan
Kepemimpinan; dan
3. Subbidang Pengembangan Pendidikan dan Pelatihan.

f. Bidang Kesejahteraan dan Disiplin, terdiri atas :


1. Subbidang Kepangkatan dan Penghargaan;
2. Subbidang Kesejahteraan; dan
3. Subbidang Disiplin.
g. UPTB Pengelola Balai Pendidikan dan Pelatihan; dan
h. Jabatan Fungsional.
Struktur Organisasi Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kota
Semarang sesuai dengan Peraturan Walikota Semarang No. 87 tahun 2016
jo. Peraturan Walikota Semarang Nomor 67 Tahun 2017 adalah
sebagaimana tersebut pada gambar 2.1 sebagai berikut.
STRUKTUR ORGANISASI BADAN KEPEGAWAIAN, PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KOTA SEMARANG
Bidang Pendidikan dan Pelatihan berkedudukan di bawah dan
bertanggung jawab kepada Kepala Badan melalui Sekretaris. Kepala
Bidang Pendidikan dan Pelatihan mempunyai tugas merencanakan,
mengkoordinasikan, membina, mengawasi dan mengendalikan serta
mengevaluasi Subbidang Diklat PIM dan PraJabatan, Subbidang
Pengembangan Pegawai, dan Subbidang Teknis dan Fungsional Untuk
melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud di atas, Bidang Pendidikan
dan Pelatihan mempunyai fungsi :

a. penyiapan bahan penyusunan rencana kerja;


b. penyiapan bahan penyusunan kebijakan teknis bidang pendidikan dan
pelatihan PNS;
c. pelaksanaan dan evaluasi diklat prajabatan dan diklat dalam jabatan;
d. pelaksanaan dan evaluasi ujian dinas dan ujian penyesuaian kenaikan
pangkat;
e. pelaksanaan pelayanan administrasi ijin belajar dan ijin penggunaan
gelar bagi PNS;
f. pelaksanaan pengembangan PNS melalui program tugas belajar dan
ikatan dinas;
g. pengendalian, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas Bidang
Pendidikan dan Pelatihan.

Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan membawahi salah satunya


Sub Bidang Diklat PIM dan Pra Jabatan yang dipimpin oleh Kepala Sub
Bidang Diklat PIM dan Pra Jabatan yang mempunyai uraian tugas
jabatan sebagai berikut :
a. menyusun program kegiatan pada Subbidang Pendidikan Dan latihan
Pim dan Prajab berdasarkan ketentuan peraturan perundang-
undangan;
b. menjabarkan perintah atasan melalui pengkajian permasalahan agar
pelaksanaan tugas sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan;
c. membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidang tugasnya,
memberi petunjuk dan arahan guna peningkatan kelancaran
pelaksanaan tugas;
d. melaksanakan koordinasi dengan Kepala Subbagian dan Kepala
Subbidang di lingkungan Badan Kepegawaian Pendidikan dan
Pelatihan untuk mendapatkan masukan, informasi guna
mengevaluasi permasalahan agar diperoleh hasil kerja yang optimal;
e. menyiapkan bahan penyusunan pedoman dan petunjuk teknis
pelaksanaan pendidikan dan latihan Pim dan Prajabatan;
f. menyiapkan bahan penyelenggaraan Diklat PIM dan Prajabatan dan
mengirimkan peserta Pim dan Prajabatan;
g. menyiapkan bahan penyusunan dan analisis kebutuhan pendidikan
dan pelatihan peserta Pim dan Prajabatan;
h. menyiapkan bahan pemberian rekomendasi penetapan sertifikasi
lembaga pendidikan dan pelatihan.
i. melaksanakan monitoring, evaluasi, dan penilaian prestasi kerja
pelaksanaan tugas bawahan;
j. membuat laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai dasar
pengambilan kebijakan;
k. menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan sebagai bahan
masukan guna kelancaran pelaksanaan tugas; dan
l. melaksanakan tugas kedinasan lain sesuai dengan perintah
atasan.Pemerintahan yang baik (good governance) akan terwujud
apabila semua aparatur mulai dari puncak pimpinan sampai staf
menerapkan etika dan integritas serta akuntabilitas penyelenggaraan
pelayanan publik dan pemerintahan. Guna mewujudkan akuntabilitas
publik, pemerintah harus transparan dan terbuka agar publik
mendapatkan kejelasan dalam hal kebijakan, anggaran dan pelaporan
serta adanya efisiensi dan efektifitas pelayanan publik.

B. Pengelolaan Budaya Pelayanan dan Pengendalian Mutu


Kinerja

Manajemen adalah Suatu usaha merencanakan, mengorganisir, mengarahkan,


mengkoordinir, serta mengawasi kegiatan suatu organisasi, agar tercapai tujuan
organisasi secara efisien dan efektif. Manajemen mutu adalah suatu cara
meningkatkan performansi secara terus menerus (continuous performance
improvement) pada setiap level operasi atau proses, dalam setiap area fungsional
dari suatu organisasi dengan menggunakan semua sumber daya manusia dan
modal yang tersedia.
Siklus Manajemen adalah merupakan rangkaian kegiatan rutin berkesinambungan,
yang dilaksanakan dalam penyelenggaraan berbagai upaya kesehatan secara
bermutu, yang harus selalu dipantau secara berkala dan teratur, diawasi dan
dikendalikan sepanjang waktu, agar kinerjanya dapat diperbaiki dan ditingkatkan
dalam satu siklus “Plan-Do-Check-Action(P-D-C-A)”. Tahapan Manajemen
mutu, yaitu :
a. Perencanaan
penetapan dan pengembangan tujuan serta kebutuhan untuk kualitas serta
penerapan sistem kualitas
b. Pengendalian
teknik-teknik dan aktivitas operasional yang digunakan untuk memenuhi
persyaratan kualitas
c. Jaminan Kualitas
semua tindakan terencana dan sistematik yang diimplementasikan
guna memberikan kepercayaan yang cukup bahwa pelayanan
adminsitrasi dengan pemanfaatan teknologi informasi dan
komunikasi akan semakin mempermudah dan mempercepat proses
layanan.
d. Peningkatan
tindakan-tindakan yang diambil guna meningkatkan kualitas
pelayanan publik.
C. Pengelolaan Tim Kerja (Perubahan kedudukan dan peran
stakeholder)
1. Membangun Komunikasi Efektif
Dalam Aksi perubahan ini telah dibangun komunikasi efektif
dengan stakeholder yang terlibat dalam rangka tercapainya
tujuan akhir dari Aksi Perubahan, sehingga terjadi perubahan
kedudukan stakeholder dengan hasil identifikasi dan peran
stakeholder selama implementasi aksi perubahan adalah
sebagai berikut :

a. Identifikasi dan Peran Stakeholder


Identifikasi Stakeholder setelah implementasi Aksi Perubahan
sebagai berikut :
Stakeholder merupakan seluruh pihak di dalam masyarakat,
baik itu individu, komunitas atau juga kelompok masyarakat,
yang mempunyai hubungan serta kepentingan terhadap
sebuah organisasi / perusahaan dan juga isu / permasalahan
yang sedang diangkat. Stakeholder ini merupakan bagian
penting dari sebuah organisasi yang mempunyai peran secara
aktif atau juga pasif dalam mengembangkan tujuannya dan
bisa memberikan pengaruh positif terhadap capaian suatu
organisasi. Identifikasi stakeholder dimaksudkan untuk
mengetahui siapa saja pihak yang memiliki pengaruh dan
kepentingan tehadap tujuan proyek perubahan serta untuk
mengetahui sejauh mana dukungan mereka terkait dalam
pelaksanaan aksi perubahan ini.
Stakeholder yang terlibat dalam Rencana Aksi Perubahan
Implementasi SI-PETE untuk Meningkatkan Pelayanan
Penyelenggaraan Diklat di Lingkungan Pemerintah Kota terdiri
dari Stakeholders Internal, Stakeholders Eksternal Pemerintah.

33
Adapun identifikasi stakeholder dalam Aksi Perubahan ini
adalah sebagai berikut :

Tabel 2.2 Identifikasi Stakeholder Internal dan Eksternal


STAKEHOLDER
NO. STAKEHOLDER INTERNAL
EKSTERNAL
1. Kepala Badan Kepegawaian, Dinas Komunikasi,
Pendidikan dan Pelatihan Informatika, Statistik dan
Persandian Kota Semarang
2. Sekretaris Badan Kepegawaian, LAN (Lembaga Administrasi
Pendidikan dan Pelatihan Negara)
3. Kepala Bidang Diklat
4 Kepala Bidang Pengembangan Badan Pengembangan
Pegawai Sumber Daya Manusia
5 Kepala Bidang Disiplin Daerah (BPSDMD) Jateng

6 Kepala Sub bidang Diklat Widya Iswara


Pengembangan
7. Kepala Sub Bidang Diklat Semua OPD dilingkungan
Teknis dan Fungsional Pemerintah Kota Semarang
8 Penyusun Laporan Hasil Diklat Akademisi
Pranata Komputer Terampil Audit Eksternal
Assesor SDM Aparatur Pertama
Staf Non ASN

Berdasarkan kontribusi, kekuatan pengaruhnya di dalam


Aksi Perubahan maka stakeholders dapat diklasifikasikan menjadi
stakeholder utama, primer dan sekunder sesuai tabel berikut :

34
Tabel 2.3 Identifikasi Stakeholder Utama, Primer dan Sekunder
NO. STAKEHOLDER STAKEHOLDER STAKEHOLDER
UTAMA PRIMER SEKUNDER
1. Kepala Badan Sekretaris Badan Semua OPD
Kepegawaian, Kepegawaian, dilingkungan
Pendidikan dan Pendidikan dan Pemerintah Kota
Pelatihan Pelatihan Semarang
2. Kepala Bidang Dinas Komunikasi,
Diklat Informatika,
Statistik dan
Persandian Kota
Semarang
3 Kabid Badan
Pengembangan Pengembangan
Pegawai Sumber Daya
4 Kabid Disiplin Manusia Daerah
(BPSDMD) Jateng
5 Kepala Sub bidang LAN (Lembaga
Diklat Administrasi Negara)
Pengembangan
6. Kepala Sub Bidang
Diklat Teknis dan
Fungsional
7 Penyusun Laporan Widya Iswara
Hasil Diklat
Pranata Komputer
Terampil Akademisi
Assesor SDM
Aparatur Pertama
Staf Non ASN Audit Eskternal

1. Jejaring Kerja dan Analisis Stakeholder


a. Jejaring kerja
Jejaring / hubungan kerja stakeholder dalam pelaksanaan aksi
perubahan ini dapat digambarkan pada Net Map pada gambar berikut
Gambar 4.1Net Map Analysis
:

Walikota
(++)
 Sekretaris BKD
(- +) Kepala BKPP (++)
Sekda
(++)
Ka.Bidang Diklat
(-+)
 
Widya Iswara

 
Kabid Kesejahteraan dan Disiplin

BPSDMD Prov Jateng


r
Kabid Pengembangan Pegawai
(-+)
 
 
PROJECT LEADER
OPD +)
Kasubid Diklat Pengembangan Pegawai (-+) Audit Eksternal

LAN
Kasubid Diklat Teknis dan Fungsional
 
Akademisi
Penyedia Jasa Pembuatan Aplikasi
 
Penyusun Laporan Hasil Diklat
Diskominfo (+-)
Pranata Komputer
Assesor SDM (-+)
 

Gambar 4.1 Net Map Stakeholder

b. Kuadran Stakeholder Internal dan Eksternal


Pelaksanaan proyek perubahan ini melibatkan banyak
stakehoder internal maupun eksternal. Stakeholder-stakeholder
tersebut dibagi dalam 4 (empat) bagian yang dikelompokkan
sebagai berikut :
1) Promoters
Merupakan stakeholder yang memiliki pengaruh tinggi dan
kepentingan yang tinggi pula pada proyek perubahan yang
menentukan keberhasilan dari proyek perubahan.
2) Latens
Merupakan stakeholder yang memiliki pengaruh tinggi
namun memiliki kepentingan yang rendah atas suatu proyek
perubahan.
3) Defenders
Adalah stakeholder yang memiliki pengaruh rendah namun
memiliki kepentingan yang tinggi atas proyek perubahan.
4) Apathetics
Merupakan stakeholder yang memiliki pengaruh rendah dan
kepentingan yang juga rendah atas proyek perubahan,
bahakn mungkin tidak mengetahui adanya proyek
perubahan.

Pembagian stakeholder-stakeholder tersebut dapat dilihat


dalam tabel berikut :
Tabel 4.4 Pengaruh dan Kepentingan Stakeholder

INFLUENCE INTEREST
NO STAKEHOLDER JENIS KELOMPOK
(PENGARUH) (KEPENTINGAN)

1. Walikota + + Utama Promoters


2. Sekda + + Utama Promoters
3 Kepala BKPP + + Utama Promoters
4. Dinas Komunikasi,
Informatika, Statistik
+ + Utama Promoters
dan Persandian Kota
Semarang
5 Widya Iswara Jateng
+ + Utama Promoters

6 Akademisi + + Utama Promoters


7. Audit Eksternal + + Utama Promoters
Sekretaris Badan
Kepegawaian,
8. + - Primer Latens
Pendidikan dan
Pelatihan
9. Kabid
Pengembangan + - Primer Latens
Pegawai
10.
Kabid Disiplin + - Primer Latens

Kabid Diklat + + Utama Promoters


11
Kepala Sub bidang
12 Diklat + - Primer Latens
Pengembangan
13 Kepala Sub Bidang
Diklat Teknis dan + - Primer Latens
Fungsional
14 Penyusun Laporan
Hasil Diklat
Pranata Komputer
Terampil
Assesor SDM + - Primer Latens
Aparatur Pertama
Staf Non ASN

15 Semua OPD
dilingkungan Sekund
+ - Latens
Pemerintah Kota er
Semarang
INFLUENCE INTEREST
NO STAKEHOLDER JENIS KELOMPOK
(PENGARUH) (KEPENTINGAN)

16 LAN + - Primer Latens

14 BPSDMD Prov
jateng + - Primer Latens

15 Akademisi
+ - Primer Latens

16 Audit Eksternal
+ - Primer Latens

17 Tim IT
Sekund Apathetics
- -
er

Analisis posisi kuadran dari stakeholder sebelum implementasi aksi perubahan


Perubahan Kuadran Stakeholder setelah implementasi Aksi
perubahan kinerja pelayanan publik dapat dijelaskan :
Terjadi perubahan dimana Widya Iswara Jateng, Diskominfo Kota
Semarang, Akademisi dan Audit Eksternal yang semula masuk di
kuadran Latents menjadi masuk di Promoters karena perannya
mendukung sepenuhnya implementasi aksi perubahan mengingat
begitu besar manfaat yang akan dicapai dan para stakeholder
tersebut sangat berperan terhadap kelanjutan Aplikasi SI - PETE
sehingga posisi para stakeholder tersebut berada pada posisi
Promoters. Dan TIM IT yang sebelumnya masuk di Aphathetic
masuk di group Latens.

2). Strategi Komunikasi memobilisasi Stakeholder :


Semua stakeholder yang telah teridentifikasi dapat berperan dan
mendukung implementasi aksi perubahan kinerja pelayanan publik,
dengan upaya yang telah dilakukan untuk memobilisasi para stakeholder
dimaksud adalah melalui sejumlah strategi. Adapun strategi yang telah
dilakukan project leader adalah sebagai berikut :
1) Stakeholder Promoter
 Selalu diberikan laporan perkembangan secara berkala
 Selalu berkonsultasi ketika terjadi permasalahan
 Selalu berkomunikasi dengan intensif
 Selalu berkoordinasi dalam perumusan kebijakan
 Mengikuti setiap petunjuk dan arahan

2) Stakeholder Defender
 Selalu berkomunikasi dengan intensif dengan berbagi
informasi serta pengetahuan
 Diberikan kesempatan untuk berpartisipasi sesering
mungkin

3) Stakeholder Latent
 Memberikan informasi berkala mengenai pentingnya
kegiatan
 Melakukan koordinasi secara intensif dalam setiap progress
kegiatan
 Menyampaikan tingkat kepentingan stakeholder dalam
kegiatan
 Menyampaikan manfaat yang akan didapatkan oleh
stakeholder

4) Stakeholder Apathetics
 Menyampaikan manfaat yang akan didapatkan jika
mendukung kegiatan
 Memberikan motivasi agar terlibat lebih intensif dan
mendukung kegiatan
 Memberikan informasi setiap perkembangan kegiatan

a. Pengelolaan Sumber Daya Organisasi terintegrasi


Selama implementasi Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik, selain
meminta dukungan stakeholder, Project Leader juga menggerakkan
Tim Efektif. Tim Efektif benar-benar telah bertugas membantu Project
Leader dalam melaksanakan seluruh tahapan Implementasi Aksi
Perubahan Kinerja Pelayanan Publik. Adapun struktur organisasi dan
peran maupun tanggung jawab para-pihak dalam organisasi aksi
perubahan dimaksud, sebagai berikut :
1. Mentor
 Bertindak sebagai pembimbing sekaligus pengawas project
leader secara professional serta berperan sebagai inspirator dan
motivator;
 Memberikan dukungan, persetujuan, arahan dan petunjuk dalam
keseluruhan pelaksanaan Aksi perubahan;
 Memberikan bimbingan dalam mengatasi kendala yang muncul
selama proses mengimplementasikan Aksi perubahan;dan
 Menerima laporan dan memantau jalannya Aksi perubahan yang
dilakukan oleh project leader.

2. Project leader
 Memimpin jalannya Aksi perubahan mulai sejak merencanakan,
mengkoordinasikan, membentuk tim kerja, membuat
penjadwalan, monitoring dan evaluasi baik dengan mentor
maupun dengan coach;
 Melakukan koordinasi dan komunikasi dengan semua
stakeholder;
 Membentuk tim kerja yang dibutuhkan dalam pelaksanaan Aksi
Perubahan dan melakukan kerjasama dengan tim kerja;
 Melaksanakan penerapan dari keseluruhan tahapan yang telah
dirancang;
 Melaporkan perkembangan hasil kerja kepada mentor dan coach
untuk medapatkan evaluasi dan saran terhadap Aksi
Perubahan;dan
 Menyusun laporan akhir Aksi Perubahan.

3. Coach
 Memberikan bimbingan, arahan, petunjuk dan persetujuan kepada
project leader dalam penyusunan Aksi Perubahan;
 Melakukan monitoring kegiatan project leader selama tahap
Taking ownership dan Leadership Laboratory;
 Memberikan feedback terhadap laporan perkembangan
implementasi Aksi Perubahan dari project leader;
 Memfasilitasi jika project leader mengalami kesulitan;
 Mendukung pelaksanaan Aksi Perubahan;dan
 Melakukan koordinasi dengan mentor untuk membantu
project leader apabila mengalami permasalahan.

4. Tim Administrasi
 Menyiapkan bahan dan data terkait Aksi perubahan;
 Menyiapkan sarana prasarana rapat koordinasi, pelatihan, dan
sosialisasi;
 Melaksanakan kegiatan administrasi dalam kegiatan Aksi
perubahan;
 Berkoodinasi dengan project leader maupun sesama tim
kerja agar terjalin keterikatan antar tim;
 Mendokumentasikan pelaksanaan kegiatan Aksi
perubahan;dan
 Melaporkan hasil penyelenggaraan kegiatan pada project
leader.

5. Tim Sosialisasi dan publikasi


 Melaksanakan koordinasi dengan stakeholder, sosialisasi, dan
publikasi;
 Berkoodinasi dengan project leader maupun sesama tim
kerja agar terjalin keterikatan antar tim;
 Melaporkan pada project leader apabila ada kendala
teknis;dan
 Melaksanakan Aksi Perubahan sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan.

6. Tim IT dan Pelatihan


 Melaksanakan kegiatan teknis pembuatan Aplikasi,
penyusunan manual book, dan pelatihan/bimtek;
 Berkoodinasi dengan project leader maupun sesama tim
kerja agar terjalin keterikatan antar tim;dan
 Melaporkan pada project leader apabila ada kendala teknis.
BAB III
HASIL PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN

A. Capaian Kinerja Aksi Perubahan dalam Perbaikan Kinerja


1. Matriks Persandingan antara Rencana Aksi Perubahan dan
Realisasi
Milestone adalah suatu bagian item pekerjaan yang dibuat untuk
menggambarkan suatu poin tertentu dalam jadwal proyek. Poin- Poin item
pada pekerjaan ini haruslah yang dianggap menjadi bagian penting pada
tiap fase pekerjaan sebelum melanjutkan pekerjaan berikutnya atau
berpengaruh atas kelangsungan pekerjaan berikutnya. Milestone
digunakan dalam penjadwalan proyek dengan beberapa tujuan, yaitu :
Sebagai tanda dimulainya sebuah tahapan penting dalam pekerjaan

Sebagai pos sinyal berakhirnya sebuah tahapan penting dalam pekerjaan


Sebagai peringatan untuk deadline dalam pekerjaanSebagai tanda
sebuahkeputusan penting yang dibuat dalam pekerjaan

Layanan Kepegawaian melalui SIPP KOMPAS

Dalam pelaksanaan aksi perubahan terdapat pergeseran waktu


pelaksanaan kegiatan. Dibawah ini disampaikan matriks persandingan
antara rencana aksi perubahan dan realisasi aksi perubahan pada
tahapan kegiatan , sebagai berikut
TABEL. 3.1

Matriks Persandingan Rencana dan Realisasi Aksi Perubahan

No Kegiatan Output Pelaksana Rencana Realisasi Keterangan / Evidence


Pelaksanaan Pelaksanaan
Tahapan Jangka Pendek (8 April s.d 5 Juni 2021)
1. Pembentukan Tim Efektif Terbentuknya Tim Project Leader, 8 s/d 15 April 15 April 2021
Efektif Mentor dan Tim 2021
Efektif
a. Konsultasi ke Pimpinan a. Adanya Dukungan 8 April 2021 - Terlaksana 100%
dari Pimpinan - Pernyataan dukungan
(Lampiran 1 a)
b. Koordinasi Internal b. Adanya 9 April 2021 - Terlaksana 100%
kesepakatan/ - Pernyataan Dukungan
dukungan dari (Lampiran 1b)
Tim.
c. Penyusunan Personil dan c. Tersedianya 12 April 2021 - Terlaksana 100%
tugas Tim Efektif Personil dan - Daftar Personil dan
uraian tugas tim Tugas
efektif (Lampiran 1c)
a. Penyusunan draf SK Tim d. Tersedianya draft 12 April 2021 - Terlaksana 100%
Efektif SK Tim Efektif - SK Draf Tim Efektif
(Lampiran 1d)
e. Penetapan SK Tim Efektif e. Tersedianya SK Tim 15 April 2021 Terlaksana 100%
Efektif -Undangan
- Bahan rapat
- Daftar hadir
- Notulen
- foto
- SK Tim Efektif
(Lampiran 1e)

35
2. Koordinasi dengan stakeholders Adanya dukungan dari Project Leader 19-21 April 2021
Eksternal stakeholder Eksternal

a. Identifikasi Stakeholder Internal a. Tersedianya data 19 April 2021 Terlaksana 100%


stakeholder Internal Daftar Stakeholder
(Bidang data dan (lampiran 2a)
Informasi Pegawai Bid I
b. Menyusun bahan koordinasi b. Ketersediaan bahan 21 April 2021
dengan Stakeholder koordinasi
Eksternal (Diskominfo Kota
Semarang)
c. Mencari dukungan c. Dukungan dan 21 April 2021 Terlaksana 100%
Stakeholder Eksternal kesamaan Pernyataani Dukungan
pemahaman (lampiran 2b)
tentang SI PETE

3. Membangun Aplikasi SI PETE Tersedianya sistem Project Leader dan 12 April – 26 April 22 April 2021
Aplikasi SI -PETE tim teknis, Tim TI, 2021
Adik adik dari
UDINUS

Tersedianya Desain 15 April 2021 Terlaksana 100%


a. Rapat Koordinasi pembuatan
Desain rancangan
sistem/ Koordinasi dengan
(lampiran 3a)
pihak IT

Disepakatinya 18 April 2021 Terlaksana 100%


b. Pembuatan rancangan
rancangan Aplikasi Dokumen rancangan aplikasi
desaian aplikasi SI-PETE
aplikasi SI PETE SI -PETE
(lampiran 3b)
c. Membuat Sistem aplikasi SI – Adanya pemahaman 26 April 2021 Terlaksana 100%
PETE bersama pihak terkait yang sama tentang Laporan Hasil Pembahasan
konsep aplikasi yang Aplikasi SI PETE (lampiran
akan dibangun 3c)
4. Uji Coba Alplikasi SI -PETE Tersedianya data Gap Project Leader dan 26- 28 april 2021
Kinerja dan Gap Tim Teknis
Kompetensi

a. Koordinasi dengan pihak Tersedianya data Gap 26- 28 april 2021 Terlaksana 100%
IT/Tim Teknis Kinerja Foto data gap kinerja
(lampiran 4a)

b. Pelaksanaan Uji Coba Sistem Tersedianya data Gap 26- 28 april 2021 Terlaksana 100%
Aplikasi SI -PETE kompetensi Foto data Gap Kompetensi
(lampiran 4b)

c. Evaluasi Hasil dan Terinputnya data Gap 26- 28 april 2021 Terlaksana 100%
penyempurnaan aplikasi Kinerja dan Gap Data perencanaan bangkom
Kompetensi (lampiran 4c)

5. Petunjuk Teknis / Alur Tersusunnya SOP Project Leader dan 3 – 7 Mei 2021
Pendaftaran Pra Diklat, Sistem Perencanaan Tim Administrasi
Absensi, Sistem Pengembangan
Kompetensi ASN
Pembelajaran SI-PETE
(SI PETE)

a. Rapat Internal Tim Efektif Adanya draf SOP 4 Mei 2021 Terlaksana 100%
Disepakatinya draf Foto/ vidio
SOP (lampiran 5a)

b. Menyusun draf petunjuk Disepakatinya draf 5 Mei 2021 Terlaksana 100%


Teknis /Alur SOP Draft SOP
(lampiran 5b)
c. Koordinasi dengan stakeholder SOP yang telah di 6 Mei 2021
sahkan kepala BKPP Terlaksana 100%
SOP SI PETE
(lampiran 5c)
6. Menyusun buku Panduan Tersampaikannya Project Leader, 22 – 29 April 2021
Aplikasi SI -PETE informasi dan Tim Administrasi
meningkatnya dan Tim Teknis
pemahaman peserta
tentang Aplikasi
Sistem Perencanaan
Pengembangan
Kompetensi ASN
(SI PETE)

a. Rapat Koordinasi dengan Tersedianya bahan 19 Mei 2021 Terlaksana 100%


pihak IT /Tim Teknis sosialisasi Materi Sosialisasi
(lampiran 6a)

b. Menyusun draft buku panduan Tersedianya peserta 11 Mei 2021 Daftar Peserta
sosialisasi (lampiran 6b)

c. Pembuatan dan 11 Mei 2021


mencetak buku
panduan
7. Melaksanakan Minggu ke I Mei
Bimtek / Pelatihan 2021
internal
Penggunaan
aplikasi SI-PETE
a. Koordinasi 03 s/d 04 Mei Terlaksana rakor 1. Daftar Peserta 1. Project 1. Penerapan WFH,
dengan Pihak IT / 2021 dengan IT / Tim 2. Undangan Leader Physical Distancing dan
Tim Teknis Teknis 2. Tim Teknis Social Distancing pada masa
pandemi covid 19
3. Tim
2. Keterbatasan jam
Administrasi
kerja Tim Efektif karena
b. Menyiapkan 03 s/d 04 Mei Tersusunnya 1. Surat 1. Project
bulan April s.d Mei adalah
bahan bimtek 2021 materi bimtek dan permohonan Leader bulan puasa
pelatihan narasumber Tim Teknis, 2. Tim Teknis 3. Error aplikasi dan
2. Materi Bintek Diskominfo, 3. Tim jaringan
Tim 4. Gap literasi digital
Administrasi
Administrasi
pada sebagian PNS
c. Pelaksanaan 03 s/d 04 Mei Terlaksananya 1. Materi 1.Project
bimtek / pelatihan 2021 bimtek / pelatihan bimtek Leader
dan peningkatan 2. Daftar hadir 2.Tim Teknis
pemahaman
3. Notulen 3.Tim
pengelola
tersedianya staf 4. Foto Administrasi
pengelola 5. Laporan
aplikasi SI PETE Hasil Bintek
Pentahapan VIII
Uji Coba Sistem Minggu ke III Mei
8. Aplikasi sekaligus 2021
Launching
a. Menentukan Tanggal 117 s/d Tersedianya data 1. Daftar Peserta 1. Project 1. Penerapan WFH,
sasaran peserta 27 Mei 2021 peserta sosialisasi 2. Undangan Leader Physical Distancing
sosialisasi (Mengundang dan Social Distancing
2. Tim Teknis
calon peserta pada masa pandemi
3. Tim covid 19
Latsar untuk
Launching administras 2. Keterbatasan jam
sekaligus Ujicoba i kerja Tim Efektif
karena bulan April s.d
sistem)
Mei adalah bulan
b. Menyiapkan Tanggal 17 s/d Tersedianya Materi Tim Teknis,
sosialisasi puasa
materi sosialisasi 27 Mei 2021 materi sosialisasi Diskominfo, 3. Error aplikasi dan
Tim jaringan
c. Pelaksanaan Tanggal 17 s/d 27 Tersampaikannya 1. Daftar hadir Administrasi
sosialisasi dan maksud dan 4. Gap literasi digital
Mei 2021 2. Notulen pada sebagian PNS
launching sistem tujuan dengan
adanya 3. Foto
penerapan sistem
yang berbasis 4. Dokumen
digital Laporan
hasil Uji
Coba
Pentahapan IX
9. Monitoring dan Minggu ke -III
Evaluasi Mei sd Juni 2021
a. Identifikasi 28 Mei s/d 18 Teridentifikasi Laporan hasil Mentor,Tim Project Leader 1. Penerapan WFH,
hambatan dan Mei 2021 hambatan dan permasalahan Teknis,Tim Physical Distancing
masalah masalah dan kendala Administrasi dan Social Distancing
serta tindak pada masa pandemi
b. Menganalisa 28 Mei s/d 18 Teranalisanya Project Leader
lanjut covid 19
hambatan Mei 2021 hambatan dan
2. Keterbatasan jam
masalah
kerja Tim Efektif
c. Membuat 28 Mei s/d 18 Tersusunnya Project Leader karena bulan April s.d
Mei 2021 rencana tindak Mei adalah bulan
rencana tindak puasa
lanjut
lanjut
B. JANGKA MENENGAH
TERSEDIANYA PENAMBAHAN SISTEM APLIKASI SI PETE UNTUK MEMBERIKAN KEMUDAHAN LAYANAN
MEMONITORING EVALUASI DARI PENYELNGGARA DAN PENGAJAR (WIDYA ISWARA)
TELAH DILAKSAIANAKAN DI JANGKA PENDEK

C. JANGKA PANJANG
Tersedianya penambahan sistem Rancangan/Draft/Aplikasi SI – PETE untuk memberikan Kemudahan layanan yang
mengakomodir menjadi satu aplikasi SI - PETE
(Perencanaan kegiatan selama satu tahun, Pembelajaran dan Evaluasi Penyelenggaraan Diklat)
1. Uraian Singkat Hasil Kegiatan

a. Pembentukan Tim Efektif

1) Konsultasi ke Pimpinan
Pada hari Kamis, 8 April 2021, Project Leader
menghadap Kepala BKPP Kota Semarang dalam rangka
memberikan informasi tentang kegiatan off class yang
dimulai tanggal 8 April s.d. 5 Juni 2021. Selain itu juga
dilakukan konsultasi dan permohonan dukungan dalam
pelaksanaan tahapan aksi perubahan mulai dari tahapan
1 – 9, sesuai yang telah disusun pada Rancangan Aksi
Perubahan.

Koordinasi Internal
Project Leader juga melakukan konsultasi kepada
Kepala Bidang Pendidikan dan Pelatihan pada BKPP
Kota Semarang selaku mentor pada tanggal 8 April
2021. Konsutasi tentang tahapan kegiatan yang harus
dilakukan dalam pelaksanaan aksi perubahan, antara
lain tentang personil yang ditunjuk dalam tim efektif.
Pada kesempatan tersebut Permohonan dukungan juga
dilakukan baik secara. Selain itu koordinasi juga
dilakukan kepada calon anggota tim untuk agar dapat
membantu pelaksanaan aksi perubahan dari Project
Leader.
2) Penyusunan personil dan tugas Tim Efektif
Penyusunan SK Tim Efektif dimulai dari menyusun
personil dan tugas masing-masing anggota tim yang
merupakan hasil diskusi dengan mentor. Jumlah anggota
Tim Efektif sebanyak 8 orang yang terdiri dari Mentor,
Coach dan Project Leader masing-masing 1 orang dan Tim
Administrasi, Tim Teknis dan Tim Tehnologi Informasi
masing-masing 3 orang. Kegiatan tersebut dilakukan pada
tanggal 8 April 2021.
3) Penyusunan draf SK Tim Efektif
Setelah menentukan personil dan tugas-tugasnya
dalam tim, pada tanggal 3 April 2021 dilakukan
Penyusunan draf SK Tim Efektif secara lengkap, sesuai
pedoman penyusunan SK Tim. Konsep SK dikoreksi secara
berjenjang, mulai dari Mentor, Sekretaris BKPP Kota
Semarang dan di tanda tangani oleh Kepala BKPP Kota
Semarang

5) Penetapan SK Tim Efektif


Penatapan SK ditandatangani Kepala BKPP Kota
Semarang dengan Nomor 800/608.1/38/ 2021 tertanggal 15
April 2021 tentang Pembentukan Tim Efektif Pelaksanaan
Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik melalui Sistem
Perencanaan Pengembangan Kompetensi ASN.
Selanjutnya dilakukan Pendistribusian SK Tim Efektif
kepada para anggota Tim Efektif pada saat rapat internal.
Rapat tim Efektif dilaksanakan pada tanggal 15 April
2021 bertempat di ruang rapat Kepala BKPP Kota
Semarang pukul 08.30 WIB yang dihadiri oleh Mentor dan
Tim Efektif. Hasil rapat antara lain bahwa seluruh personil
yang masuk dalam Tim Efektif diminta untuk dapat
membantu sesuai tugas jabatannya mengingat tugas Tim
Efektif ini sangat penting dalam upaya peningkatan kinerja
pelayanan publik di BKPP Kota Semarang pada umumnya
dan Bidang Diklat pada khususnya. Dalam rapat juga
disampaikan dalam pelaksanaan tugas dapat
berkoordinasi antar Tim Efektif atau dengan Project Leader.

Tahapan ini sesuai dengan jadwal tanpa adanya


pengunduran waktu hanya saja karena kesibukan beberapa
anggota tim, rapat tidak dapat dihadiri oleh semua tim, tetapi
semua bisa diatasai dengan komonikasi baik secara langsung
maupun online via WAG (whatsapp Grup).
Capaian hasil kegiatan ini adalah “Terbentuknya Tim
Efekif dan terbitnya SK Tim Efektif“. Data dukung pada
Lampiran Tahapan 1. Kegiatan ini terlaksana dengan
pencapaian 100% dan berjalan sesuai dengan jadwal
kegiatan.

b. Koordinasi dengan Stakeholder Internal dan Eksternal


Kegiatan pada tahapan kedua ini terdiri dari :

1) Identifikasi stakeholder Internal eksternal;


2) Menyusun bahan koordinasi dengan stakeholder eksternal;
3) Mencari dukungan stakeholder eksternal.
- Pelaksanaan kegiatan Identifikasi stakeholder eksternal
dilakukan pada tanggal 19 April 2021, diawali dengan
koordinasi dengan mentor dan tim efektif. setelah
dilakukan komunikasi yang efektif, dengan melihat faktor
kepemimpinan yang bisa mempengaruhi kelancaran
pelaksanaan aksi perubahan SI PETE,
- Pada tanggal yang sama, Project Leader bersama tim
administrasi menyusun materi yang digunakan sebagai
bahan koordinasi pada stakeholder eksternal.

- Selanjutnya pada saat Rancangan Aksi Perubahan


kegiatan ini direncanakan dilakukan melalui rapat,
namun karena kesibukan para stakeholder, kegiatan
koordinasi dilakukan secara langsung. Project Leader
mendatangi kantor masing-masing stakeholder eksternal
pemerintah maupun akademisi untuk menjelaskan
tentang Aksi Perubahan SI PETE dan sekaligus meminta
dukungan agar kegiatan dapat berjalan dan inovasi
aplikasi SI PETE dapat terwujud. Kegiatan tersebut
dilakukan pada tanggal 21 April 2021. Capaian dari
kegiatan ini adalah adanya dukungan dari stakeholder
eksternal dan Project Leader mampu mendapat
dukungan 100 %. Data dukung kegiatan ini ada pada
Lampiran Tahapan 2.

b. Membangun Aplikasi SI PETE

1) Menyusun Desain SI PETE;


2) Pembuatan Rancangan Aplikasi SI PETE ;
3) Pembahasan rancangan aplikasi SI PETE bersama pihak
terkait;
4) Pembuatan Aplikasi SI -PETE;
5) Pelaksanaan Uji Coba Aplikasi SI PETE ;
6) Penyempurnaan Aplikasi.

- Kegiatan ini dilakukan dari tanggal 10 April – 17 Mei 2021.


Dimulai dengan rapat dan komunikasi intens dengan Tim TI
dari BKPP Kota Semarang. Kegiatan dilakukan tidak hanya
terbatas pada jam kerja saja tapi juga komunikasi terkait
pembuatan aplikasi SI PETE” dilakukan di luar jam kerja. Hal
tersebut mengingat tingginya beban tugas Tenaga Tim TI
yang menjadi tumpuan semua sistem informasi kepegawaian
dan ASN yang ada di Pemerintah Kota Semarang dan juga
dalam pembuatan sebuah aplikasi membutuhkan waktu
yang cukup banyak dalam pembuatannya. Koordinasi juga
dilakukan dengan Diskominfo Kota Semarang khususnya
pada jajaran Bidang Pengembangan Informatika sehingga
Aplikasi “SI PETE” dapat diakses dan dioperasikan melalui
Link :Kota http://sipete.semarangkota.go.id.

Kegiatan mundur dari waktu yang ditentukan karena terjadi


kendala pada semua aplikasi Elektronik Pemerintah Kota
Semarang yang menginduk pada Kominfo dari awal sampai
akhir bulan April 2021. Selain itu proses pembangunan
aplikasi SI PETE membutuhkan waktu yang panjang karena
banyak item yang harus dimasukkan dan data yang harus
diinput, antar lain gap kompetensi.
- Meskipun demikian, target dapat terlaksana 100% pada
tahapan ini. Hasil capaian kegiatan yang diperoleh adalah
“Tersedianya Sistem aplikasi “”SI PETE” Sistem
perencanaan pengembangan kompetensi ASN di BKPP
Kota Semarang”. Data dukung Lampiran Tahapan 3.
c. Mengolah data Gap Kinerja dan Gap Kompetensi ke dalam Aplikasi
SI PETE

1) Membuat data Gap Kinerja ASN;


2) Membuat data Gap Kompetensi;
3) Penginputan data perencanaan pengembangan kompetensi
ASN.

Pada kegiatan membuat data Gap kompetensi, awalnya pada


saat Rencana Aksi Perubahan hanya dilakukan dengan
menginput hasi pengukuran kompetensi yang dilaksanakan
setiap tahun bagi sebagian PNS. Namun karena belum semua
PNS di BKPP Kota Semarang memiliki hasil pengukuran
kompetensi maka project leader melakukan pengukuran
secara mandiri (selft asessment) pada PNS di BKPP. hal
tersebut dilakukan sesuai pedoman pengembangan
kompetensi dari LAN. Selain itu, BKPP sebagai pilot project uji
coba SI PETE , sehingga dibutuhkan data yang lengkap.

Kegiatan pada tahapan ini dijadwalkan tanggal 20 – 27 April


2021, namun karena banyaknya item yang harus disiapkan,
termasuk penyusunan angket self asessment yang
membutuhkan waktu, sehingga kegiatan baru bisa dilakukan
pada sekitar tanggal 3 -17 Mei 2021.

Meskipun tidak tepat waktu, namun kegiatan ini dapat


dilaksanakan 100 % sesuai target dan output pada tahapan ini
dapat tercapai, yaitu “Tersedianya data Gap Kinerja dan Gap
Kompetensi. Data dukung pada lampiran 4.
d. Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) aplikasi SI PETE

1) Menyusun draf SOP;


2) Penyusunan SOP;
3) Penandatanganan SOP.

Dalam kegiatan penyusunan Standar Operasional Prosedur


(SOP) aplikasi SI PETE, dilaksanakan dengan berkoordinasi
langsung maupun melalui sarana komunikasi telepon dengan.

Kegiatan dapat terlaksana 100% dan hasil capaian kegiatan


yang diperoleh adalah “Tersusunnya Standar Operasional
Prosedur (SOP) Sistem Perencanaan Pengembangan
Kompetensi ASN”. Data ada pada milestone/tahapan lampiran
5

e. Melaksanakan Sosialisasi Aplikasi Sistem Perencanaan


Pengembangan Kompetensi ASN (SI PETE).

1) Menyiapkan bahan sosialisasi;


2) Menentukan peserta;
3) Menetapkan narasumber;
4) Melakukan sosialisasi.

- Kegiatan ini dilaksanakan lebih awal dari yang direncanakan


pada tanggal 3 – 5 Mei 2021 menjadi dilaksanakan tanggal
29 April 2021. Hal tersebut dikarenakan LAN bisa menjadi
narasumber hanya pada tanggal tersebut. Namun terdapat
kendala pada awalnya, karena aplikasi SI PETE belum siap
digunakan sehingga project leader berkonsultasi pada
mentor dan diputuskan untuk tetap dilaksanakan sosialisasi
pada tanggal 29 April 2021 dengan materi Sistem
perencanaan pengembangan kompetensi ASN.

Sosialisasi Sistem Perencanaan Pengembangan


Kompetensi ASN dihadiri oleh Pejabat/Pengelola
kepegawaian pada 15 OPD dilingkungan Pemerintah
Kabupaten Semarang
- Pada saat tersebut, project leader juga memperoleh
dukungan dari LAN terkait aksi perubahan yang sedang
dilampirkan. Hasil capaian kegiatan yang diperoleh adalah
“Tersampaikannya informasi dan peningkatan pemahaman
peserta tentang sistem perencanaan pengembangan
kompetensi ASN”. Lampiran data ada pada
milestone/tahapan lampiran 6.

f. Membuat buku saku digital

1) Konsep buku saku;


2) Desain buku saku;
3) Mengupload di web BKPPD;

- Kegiatan ini dilakukan pada tanggal 3 – 7 Mei 2021 lebih awal


dari jadwal yang direncanakan yaitu tanggal 6 – 11 Mei 2021.
Dalam kegiatan penyusunan Buku saku digital Penggunaan
Aplikasi “SI PETE ” dilakukan koordinasi dan pembahasan
melalui komunikasi secara langsung yang melibatkan peran
aktif dari Tim Teknis dan TI yang membantu dalam
pembuatan aplikasi.
- Wujud dari buku saku digital Penggunaan Aplikasi “SI PETE”
ini dapat dilihat dalam melalui website BKPP yaitu .
- Hasil capaian kegiatan yang diperoleh adalah “Tersusunnya
Buku saku digital Penggunaan Aplikasi “SI PETE””. Lampiran
data ada pada milestone/tahapan lampiran 7.
-

g. Bimbingan Teknis Aplikasi SisteEM


Perencanaan Pengembangan Kompetensi ASN (SI - PETE)

1) Menentukan Peserta;
2) Menyusun Materi Bimtek;
3) Menentukan Narasumber.

4) Melakukan Bimtek

- Terkait dengan kegiatan ini, telah dilaksanakan Launching


dan Bimbingan Teknis penggunaan Aplikasi “SI PETE” pada
hari Kamis tanggal 20 Mei 2021 secara virtual melalui Zoom
meeting. Project leader bersama Kepala BKPP, mentor dan
semua Tim Efektif SI PETE hadir di ruang Rapat Kepala
BKPP

- Pada kegiatan tersebut, penyelenggara mengundang


Pejabat/pengelola kepegawaian pada OPD dan Unit Kerja di
lingkungan Pemerintah Kota Semarang sebanyak 15
Instansi. Aplikasi di launching secara langsung oleh kepala
BKPP Kota Semarang dan dilanjutkan dengan kegiatan
Bimtek SI PETE
- Hasil capaian kegiatan yang diperoleh adalah “meningkatnya
kemampuan teknis pengoprasian SI PETE pada petugas
kepegawaian pada OPD. Lampiran data ada pada
milestone/tahapan lampiran 8.

h. Monitoring dan Evaluasi penerapan aplikasi sistem


perencanaan pengembangan kompetensi ASN
1) Perencanaan Aplikasi sesuai dengan perencanaan dan prosedur;

2) Output penerapan aplikasi sesuai harapan;

- Dalam rangka melaksanakan kegiatan monitoring dan evaluasi,


project leader berkoordinasi dengan Tim Teknis dan Kasubbag
Umum terkait data yang diperoleh. Selanjutnya menyampaikan
kepada Sekretaris dan Kepala BKPP dengan makdus untuk
mendapatkan evaluasi terkait data hasil aplikasi SI PETE. Secara
umum pelaksanaan implementasi aksi perubahan berjalan lancar
dan tercapai semua tahapan kegiatan dengan hasil capaian
100%.
- Hasil capaian kegiatan yang diperoleh adalah
“Terlaksananya kegiatan monitoring dan evaluasi
penggunaan aplikasi SI PETE di BKPP Kota Semarang”.
D. Lesson Learnt Kepemimpinan Kinerja Pelayanan Publik
1. Kemampuan Mengaktualisasikan Manajemen Kinerja dan
Pengendalian Mutu Kinerja
Dalam rangka mewujudkan tujuan dari aksi perubahan,
penulis menemukan adanya tantangan atau hambatan baik yang
datang dari internal maupun eksternal organisasi. Sejumlah
tantangan yang dihadapi antara lain :
1. Waktu pelaksanaan aksi perubahan dilaksanakan di pada triwulan
pertama, bersamaan dengan padatnya kegiatan rutin kedinasan.

2. Keterbatasan dalam komunikasi dan koordinasi dengan stakeholder


di masa pandemi Covid-19 . Diperlukan komunikasi ekstra dalam
rangka koordinasi tim dan stakeholer.

3. Terbatasnya SDM yang memiliki kompetensi dalam hal pemanfaatan


teknologi informasi dan komunikasi.
Dibutuhkan strategi oleh untuk mengatasi beberapa
hambatan yang muncul. Berdasarkan pengalaman dalam
memimpin Aksi Perubahan yang dilaksanakan khususnya terkait
dengan aktualisai manajemen kinerja dan pengendalian mutu
kinerja, maka project leader dapat menyampaikan hal-hal sebagai
berikut :

a. Sebelum menggerakkan orang lain untuk mendukung aksi


perubahan yang dilaksanakan, project leader berusaha untuk
memahami dan menguasai permasalahan dan memiliki konsep
serta mengetahui arah solusi pemecahannya.
b. Meyakinkan diri sendiri dan orang lain yang mendukung bahwa
inovasi aksi perubahan ini sangat dibutuhkan dan bermanfaat
bagi banyak kepentingan khususnya untuk peningkatan
kompetensi SDM dalam rangka mendukung kinerja pelayanan
publik.
c. Tidak mudah patah semangat dan secara terus menerus
menyampaikan bahwa inovasi ini sekecil apapun pasti akan
bermanfaat bagi banyak kepentingan, dengan demikian ini akan
menjadi modal untuk dapat menggerakan orang lain untuk
mendukung aksi perubahan.
d. Selalu intens membangun komunikasi kepada pimpinan,
dengan teman sejawat, bawahan dan seluruh unsur terkait
baik formal maupun non formal untuk terlibat aktif dalam
pelaksanaan aksi perubahan.
e. Berusaha tanggap dalam mengambil peluang waktu dan
kesempatan dalam rangka sinkronisasi antara tugas pokok
masing-masing pihak yang membantu pelaksanaan aksi
perubahan dengan pelaksanaan aksi perubahan itu sendiri, di
tengah-tengah situasi pandemi Covid -19 dan kebijakan

kebijakan pengaturan terkait hal tersebut.


a. Sedangkan dalam rangka pengendalian mutu kinerja terkait
dengan pelaksanaan aksi perubahan telah dilaksanakan hal-hal
sebagai berikut :
1) Melakukan komunikasi aktif untuk memberikan motivasi
kepada Tim Efektif untuk bekerja tepat waktu dan sesuai
target sebagaimana dalam tahapan yang sudah ditetapkan.
2) Selalu berkoordinasi aktif dengan Tim Efektif dan juga para
stakeholder terkait, untuk mengetahui dan memantau
perkembangan pelaksanaan setiap tahapan yang sudah
ditetapkan. Sehingga segera dapat diketahui secara cepat
apabila ada permasalahan yang muncul.

3) Berkonsultasi secara rutin dan aktif dengan Mentor dalam


rangka mohon arahan, masukan dan dukungan dalam
setiap tahapan aksi perubahan yang telah ditetapkan.
4) Memberdayakan sumber daya yang ada dengan
semaksimal mungkin untuk mendukung pelaksanaan aksi
perubahan.
2. Kepemimpinan Pelaksanaan Kinerja dalam pelaksanaan Aksi
Perubahan untuk Memperoleh Hasil yang Diharapkan dengan
Hasil Yang Jelas
Penerapan kepemimpinan pelaksanaan kinerja yang
project leader lakukan dalam rangka pelaksanaan Aksi Perubahan
agar dapat berjalan optimal dan hasilnya sesuai dengan rencana
yang ditetapkan antara lain adalah sebagai berikut :
a. Menjalin komunikasi yang baik dengan pimpinan terkait dan
pengguna aplikasi sehingga mampu memberikan penjelasan
tentang manfaat dari aksi perubahan sehingga tujuan dari aksi
perubahan dapat tercapai.
b. Dalam rangka mewujudkan pembangunan aplikasi “SI PETE”,
Project Leader melaksanakan komunikasi dan diskusi secara
intens dengan stakeholder terkait seperti Dinas Kominfo, Bagian
Organisasi Setda, Tim Teknologi Informasi dan

Mentor serta para pelaksana pada Bidang Diklat BKPP Kota


Semarang

E. Manfaat Aksi Perubahan


Manfaat dari adanya aksi perubahan pembuatan Aplikasi
Sistem Perencanaan Pengembangan Kompetensi ASN (SI PETE),
antara lain:

1. Manfaat bagi Unit Kerja :

a. Proses penyusunan perencanaan pengembangan kompetensi


ASN lebih efisien dan efektif.

b. Mendukung usaha peningkatan layanan


pengembangan kompetensi bagi ASN.
2. Manfaat bagi Pemerintah Kota Semarang

a. Mendukung program pemerintah dalam meningkatkan kualitas


SDM yang profesional.

b. Merupakan usaha untuk meningkatkan kualitas penyelenggaraan


pemerintah yang bersifat terbuka, profesional dan dinamis.

3. Manfaat bagi masyarakat:

a. Pelayanan publik kepada masyarakat (ASN) menjadi lebih baik.

b. Diharapkan dapat menjadi sarana bagi ASN untuk memperoleh


data dan informasi mengenai pengembangan kompetensi.

4. Manfaat bagi Stakeholder yang lain


a. Menjadi rujukan bagi stakeholder yang memiliki kepentingan
dalam pengembangan kompetensi.
b. Bagi Akademisi sebagai bahan dalam pelaksaaan kegiatan
pengabdian masyarakat bagi universitas.
BAB IV

KEBERLANJUTAN AKSI PERUBAHAN

A. Tindak Lanjut Kegiatan Jangka Pendek dan Penetapan Target


Capaian Jangka Menengah

1. Evaluasi Hasil dan Manfaat Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan


Publik Jangka Pendek.
a. Potensi kendala yang telah diidentifikasi pada saat penyusunan
Rencana Aksi Perubahan Pelayanan Kinerja Pelayanan Publik
telah dapat diantispasi dan dilalui sehingga setiap tahapan
kegiatan jangka pendek telah dapat terlaksana semua.
b. Secara umum hasil pelaksanaan tahapan kegiatan jangka
pendek telah sesuai dengan apa yang direncanakan.
c. Masih diperlukan adanya perbaikan dan pengembangan lebih
lanjut dari aplikasi “SI -PETE” yang telah terbangun dengan
menyesuaikan perkembangan peraturan khususnya dari
Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia terkait
Pengembangan kompetensi ASN
d. Untuk lebih mengoptimalkan manfaat dari aksi perubahan yang
dilakukan, masih diperlukan adanya sosialisasi yang lebih
intens dan terus menerus kepada stakeholder terkait tentang
adanya penggunaan aplikasi “SI pete” di BKPP Kota Semarang

2. Penetapan rencana aksi perubahan kinerja pelayanan publik


jangka menengah.
a. Kegiatan rapat dengan stakeholder tentang pelaksanaan
rencana Aksi Perubahan jangka menengah untuk membahas
kekurangan/kelemahan aplikasi SI PETE dan mencari solusi
dalam rangka meminimalisir kekurangan tersebut.
b. Kegiatan perbaikan/penambahan fitur aplikasi
c. Melanjutkan kegiatan pengelolaan data perencanaan
pengembangan kompetensi ASN bagi Pejabat Eselon IV di 15
OPD menggunakan aplikasi SI PETE

B. Penetapan Target Jangka Panjang

1. Identifikasi Potensi Kendala-Kendala Aksi Perubahan Kinerja


Pelayanan Publik Jangka Menengah.

Tabel 4.1

Identifikasi Potensi Kendala, Resiko dan Strategi Penyelesaiannya

No. Potensi Resiko Strategi


Kendala
1 Pelaksanaan Kegiatan tidak Untuk pelaksanaan
kegiatan tidak selesai pada kegiatan yang
sesuai dengan waktunya melibatkan
waktu yang stakeholder lain perlu
direncanakan. selalu berkoordinasi
untuk mencari waktu
yang disepakati
sehingga
penyelesaian tahapan
kegiatan dapat
tercapai.
2. Anggaran yang Tahapan kegiatan - Melakukaan
terbatas jangka panjang koordinasi secara
tidak bisa tercapai intens dengan
tepat waktu Kasubbag
Perencanaan
BKPP Kota
Semarang agar
dapat diusulkan
anggaran bagi
pengembangan
aplikasi SI PETE

2. Kesibukan Tim Pembuatan - Berkoordinasi


Efektif menjadi pembuatan gerai secara intens
kendala pada konsultasi dengan Tim Efektif
rencana perencanaan agar bisa terus
pembuatan gerai pengembangan mendukung
konsultasi kompetensi menjadi pelaksanaan
perencanaan terhambat kegiatan Aksi
pengembangan perubahan SI
kompetensi PETE
2. Penetapan Rencana Aksi Perubahan Kinerja Pelayanan Publik
Jangka Panjang
a. Kegiatan rapat dengan stakeholder tentang pelaksanaan
rencana Aksi Perubahan jangka panjang.
b. Kegiatan Pengembangan fitur aplikasi sistem informasi
pengendalian pelaksanaan anggaran kegiatan dan peluang
integrasi dengan sistem informasi keuangan dengan
lingkup/cakupan Kota Semarang..
c. Kegiatan monitoring dan evaluasi pelaksanaan pengembangan
aplikasi sistem informasi pengendalian pelaksanaan anggaran
kegiatan.
BAB V
PENUTUP

A. Kesimpulan
Kesimpulan yang dapat disampaikan dari pelaksanaan aksi
perubahan ini adalah sebagai berikut :

1. Dari 9 (sembilan) tahapan kegiatan jangka pendek dalam Aksi Perubahan


Pelayanan Publik PELAYANAN PENYELENGGARAAN DIKLAT
MELALUI APLIKASI “SI PETE” (SISTEM PENGEMBANGAN
KOMPETENSI BERBASIS ELEKTRONIK) telah terlaksana seluruhnya
dengan hasil capaian 100%.

2. Tujuan dari aksi perubahan ini telah terpenuhi yaitu terwujudnya


pembangunan sebuah aplikasi yang diberi nama “SI PETE” (SISTEM
PENGEMBANGAN KOMPETENSI BERBASIS ELEKTRONIK) di
BKPP Kota Semarang.

3. Pelaksanaan kegiatan pada prinsipnya telah dilakukan sesuai dengan


jadwal yang telah ditetapkan, namun ada kegiatan yang
pelaksanaannya sedikit mundur dari jadwal karena menyesuaikan
dengan agenda masing-masing stakeholder terkait atau pun para
anggota tim efektif khususnya tim TI. Hal tersebut masih dalam batas
yang bisa ditolerir dan tidak mengurangi aspek kemanfaatannya.

4. Manfaat dari pelaksanaan aksi perubahan ini sudah dapat dirasakan


dalam hal penyediaan data dan informasi tentang perencanaan
pengembangan kompetensi ASN, khususnya PNS di BKPP Kota
Semarang

5. Tahapan kegiatan jangka pendek telah dapat terlaksana dan akan


diteruskan dengan pelaksanaan tahapan kegiatan jangka menengah
dan jangka panjang dalam rangka menjadikan aplikasi “SI PETE” yang
lebih aplikatif dan bisa terintegrasi Aplikasi SIMPATIK pada BKPP
Kota Semarang
B. Rekomendasi

Berdasarkan simpulan yang telah dirumuskan di atas, maka dapat


direkomendasikan hal-hal sebagai beriut :
1. Dengan telah terbangunnya aplikasi “SI PETE” Sistem Perencanaan
Pengembangan Kompetensi ASN di BKPP Kota Semarang, keberlanjutannya
sangat bergantung dari dukungan pimpinan dan stakeholder terkait.
2. Adanya penyediaan anggaran untuk keberlanjutan aksi perubahan SI PETE
ini
3. Diharapkan ada keberlanjutan aksi perubahan ke pelaksanaan tahapan
kegiatan jangka menengah dan jangka panjang dalam rangka menjadikan
aplikasi “SI PETE” yang lebih aplikatif dan sempurna.
4. Meskipun proyek perubahan jangka pendek sudah selesai dilaksanakan, perlu
tetap menjalin koordinasi dan komunikasi yang baik dengan stakeholder, baik
stakeholder pemerintah maupun non pemerintah.
5. Untuk lebih mengoptimalkan manfaat dari aksi perubahan yang dilakukan,
masih diperlukan adanya sosialisasi yang lebih intens dan terus menerus
kepada stakeholder terkait tentang adanya penggunaan aplikasi SI PETE” di
BKPP Kota Semarang.
6. Diharapkan adanya monitoring dan evaluasi berkelanjutan guna
penyempurnaan aksi perubahan yang telah dilaksanakan. Di butuhkan saran
dan masukan dari stakeholder terkait dan para pengguna aplikasi SI PETE ,
sehingga data Pengembangan kompetensi ASN di lingkungan pemerintah
Kota Semarang mejadi lebih valid

64
REFERENSI

Literatur

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Modul Etika dan Integritas


Kepemimpinan Pancasila, Jakarta, 2019.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Modul Bela Negara


Kepemimpinan Pancasila, Jakarta, 2019.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Modul Diagnosa Organisasi,


Jakarta, 2019.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Modul Berfikir Kreatif Dalam


Pelayanan, Jakarta, 2019.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Modul Membangun Tim Efektif,


Jakarta, 2019.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Modul Kepemimpinan Dalam


Melaksanakan Pekerjaan, Jakarta, 2019.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Modul Komunikasi Publik


Jakarta, 2019.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Modul Pelayanan Publik


Digital, Jakarta, 2019.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Modul Manajemen Mutu


Jakarta, 2019.

Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia, Modul Manajemen


Pengawasan, Jakarta, 2019.

Perundang-Undangan
Undang – Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara.

Peraturan Pemerintah Nomor 17 Tahun 2020 Tentang Perubahan Atas Peraturan


Pemerintah Nomor 11 Tahun 2017 Tentang Manajemen Pegawai Negeri
Sipil.
Peraturan Badan Kepegawaian Negara Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2017
Tentang Tata Cara Pemberian Cuti Pegawai Negeri Sipil.
Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi
Nomor 20 Tahun 2010 tentang Roadmap Reformasi Birokrasi

Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi


Nomor 30 Tahun 2018 tentang Perubahan Pedoman Pelaksanaan
Reformasi Birokrasi Instansi Pemerintah.

Peraturan Walikota Semarang No. 87 tahun 2016 tentang Kedudukan, Susunan


Organisasi, Tugas Dan Fungsi, Serta Tata Kerja Badan Kepegawaian,
Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang

Peraturan Walikota Semarang Nomor 67 Tahun 2017 Tentang Perubahan atas


Peraturan Walikota Semarang Nomor 87 Tahun 2016 Tentang
Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja
Badan Kepegawaian, Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang

Laporan
Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang Rencana Strategis
Tahun 2016-2021.

Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang Draft Rencana


Strategis Tahun 2021-2024.

Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang, Laporan


tujKinerja Instansi Pemerintah Tahun 2019.

Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan Kota Semarang, Laporan Kinerja


Instansi Pemerintah Tahun 2020.
DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : ASTO NUGROHO WASITO, SE


Tempat, Tanggal Lahir : Madiun, 21 Juli 1980
Agama : Islam
Alamat rumah : Jl. Merbau X No 102 Semarang
Pendidikan : Sarjana Ekonomi
Pekerjaan : Pegawai Negeri Sipil
Unit Kerja : Badan Kepegawaian Pendidikan dan Pelatihan
Kota Semarang
Alamat kantor : Jl. Pemuda No. 148 Semarang
Telp : 081325396723
Email : fadhil020412@gmail.com

Riwayat Pendidikan : 1. SDN Karang Kumpiul


2. SMPN 13 Semarang
3. SMAN 6 Semarang
4. S1 Ekonomi Managemen
UNIKA SOEGIJAPRANATA
Riwayat Pekerjaan : 1. Staf Sekretariat DPRD (2011-2014)
2. Staf BKPP (2015 – 22019)
3. Kasubid Diklat PIM dan Prajab pada BKPP
Kota Semarang ( 2019- sekarang)
68

Anda mungkin juga menyukai