Week 11

Nur Afiqoh Sari – 041914253022 – A2M

Chapter 14

Communicating Assurance Engagement Outcomes and Performing Follow

Up Procedures

MENGAPA DIKOMUNIKASIKAN?
- Standard 2060 – Pelaporan kepada Senior Management (SM) dan Board
CAE puya kewajiban untuk melapor secara periodik kepada SM dan board mengenai
tujuan, otoritas, tanggung jawab, dan kinerja aktivitas internal audit jika
dibandingkan dengan perencanaannya.

- Pelaporan di atas harus juga termasuk memaparkan risiko-risiko yang signifikan dan
permasalahan-permasalahan dalam control, termasuk risiko fraud, permasalahan
pada governance, dan hal-hal penting lain yang dibutuhkan atau memang diminta
oleh SM dan Board.

KEWAJIBAN ENGAGEMENT COMMUNICATION

1) Audit Report
a. Hasil akhir dari suatu engagement process yang akan dikomunikasikan
pada pihak-pihak terkait.
b. Cara formal sebuah fungsi internal audit mengkomunikasikan hasil dari
engagement-nya kepada manajemen dan pihak lain yang tepat
(appropriate) yang mengandalkan hasil dari engagement tersebut.
2) Individual assurance engagements didesain untuk memenuhi tujuan audit
yang spesifik yang terikat dengan annual risk assessment dan internal audit
plan.
a. Uji control untuk memastikan bahwa annual risk assessment dan internal
audit plan telah didesain dengan memadai dan dioperasikan dengan efektif.
b. Contoh control assertions
Criteria for Assessing Management’s Control Assertions
Authorization Apa pihak yang disetujui mengotorisasi transaksi?
Validity Apa transaksi benar2 terjadi?
Accuracy Apa jumlah barang, harga, waktu, dll sudah benar?
Timeliness Apa semua sudah dicatat di periode yang wajar dan
tepat?
Confidentialit Apa informasi dirahasiakan?
y
Integrity Apa informasi masih asli, tidak diubah dan tidak
dikorupsi?
Availability Apa informasi sudah disimpan dan siap tersedia jika
sewaktu-waktu dibutuhkan?
Week 11
Nur Afiqoh Sari – 041914253022 – A2M

LANGKAH-LANGKAH UNTUK MEMBUAT ASSURANCE

ENGAGEMENT YANG EFEKTIF
1. Perencanaan
1. Tentukan tujuan & ruang lingkup engagement.
2. Pahami auditee (tujuan2 & pernyataan2 assertions auditee)
3. Identifikasi & nilai risiko.
4. Identifikasi key control activity.
5. Evaluasi kecukupan control design.
6. Buat uji perencanaan.
7. Kembangkan program kerja.
8. Alokasikan sumberdaya pada engagement.

2. Pelaksanaan
1. Lakukan tes untuk mengumpulkan bukti.
2. Evaluasi bukti yang terkumpul & peroleh simpulan.
3. Kembangkan observasi & rumuskan rekomendasi.

3. Komunikasi
1. Lakukan evaluasi observasi & proses eskalasi.
2. Lakukan interim &preliminary engagement communication.
3. Kembangkan final engagement communication.
4. Distribusikan formal & informal final communications.
5. Lakukan prosedur monitoring & tindak lanjut.

4. Aktivitas Assurance Engagement Communication

1. Segera setelah satu atau lebih observasi2 diidentifikasi, internal audit harus
menilai setiap observasi tsb menggunakan sebuah proses evaluasi dan eskalasi
dan menentukan implikasi dari pengamatan2 (observasi) tersebut pada
komunikasi yang dihasilkan untuk daerah yang sedang dikaji/direviu.
2. Observasi.
3. Sebuah temuan, ketetapan, atau judgement yang dihasilkan dari hasil pengujian
yang dilakukan oleh internal auditor dari sebuah assurance atau consulting
engagement.

5. Observation Evaluation Map

1) Insignificant
Mengidentifikasikan bahwa sebuah kontrol jauh dari likelihood/kemungkinan
untuk gagal dan impact kegagalannya sepele.
Falure + impact = Remote + trivial
2) Significant
Mengidentifikasikan bahwa sebuah kontrol cukup dekat (more than remote)
dari likelihood/kemungkinan untuk gagal dan impact kegagalannya juga cukup
berpengaruh pada organisasi (more than trivial).
Week 11
Nur Afiqoh Sari – 041914253022 – A2M

Falure + impact = More than remote + more than trivial

3) Material
Mengidentifikasikan bahwa sebuah kontrol cukup dekat (more than remote)
dari likelihood/kemungkinan untuk gagal dan impact kegagalannya melebihi
ambang pintu materialitas.
Falure + impact = more than remote + melebihi ambang pintu materialitas

6. Pendokumentasian
Elemen yang diobservasi :
a. Kriteria what should exist?
b. Conditionwhat does exist?
c. Cause kenapa ada perbedaan antara poin a & b?
d. Effects konsekuensi dari poin c apa?

7. Komunikasi
IA communication dilakukan selama engagement berlangsung. Komunikasi yang
tepat waktu membuat permasalahan/hambatan/penyimpangan/dll bisa ditemukan dan
diselesaikan lebih cepat.
Tim IA harus memberikan kesempatan pada manajemen untuk menjelaskan
permasalahan/hambatan/penyimpangan/dll. yang terjadi dan curhat serta
mengkomunikasikan apa yang ada di pikiran mereka mengenai simpulan dan
rekomendasi tim audit.
Final assurance engagement communications memastikan fungsi internal audit
memenuhi kewajibab sbb:
1. Komunikasi tepat waktu
2. Dokumentasikan ruang lingkup, simpulan, observasi, rekomendasi, dan hasil
dari management action plans of an engagement.
3. Simpan permanent record dari pekerjaan yang telah IA lakukan.

OBSERVASI DAN REKOMENDASI Berdasarkan pada Atribut-Atribut

berikut ini:
- Criteria (Kriteria)
Berisi tentang what should exist (apa yang seharusnya) yakni terdiri atas standar-
standar, ukuran atau ekpektasi yang digunakan dalam melaksanakan
evaluasi/verifikasi (the correct state).
- Condition (Kondisi)
Berisi tentang what does exist (seperti apa yang sedang terjadi) yakni merupakan
fakta-fakta aktual yang ditemukan oleh auditor internal dalam melaksanakan
pemeriksaan (the current state).
- Cause (Sebab)
Berisi tentang alasan adanya perbedaan antara what should exist dengan what does
exist. Maksudnya adalah penyebab/alasan yang mendasari adanya perbedaan antara
kondisi yang ideal/diharapkan dengan kondisi yang sedang terjadi.
Week 11
Nur Afiqoh Sari – 041914253022 – A2M

- Effect (Pengaruh)
Merupakan konsekuensi yang timbul atas perbedaan antara what should exist dengan
what does exist. Jadi merupakan risiko yang dijumpai organisasi maupun pihak lain
yang disebabkan karena kondisi yang terjadi tidak konsisten dengan kriteria yang
ditetapkan. Dalam menentukan tingkat risiko ini, auditor internal menyadari akan
dampak dari engagement observation dan rekomendasi yang diberikan kepada
operasional organisasi dan laporan keuangan.
- Recommendation (Rekomendasi)
Berisikan usulan tindakan korektif untuk memperbaiki kondisi yang ada. Dalam
detailed recommendation ini dijelaskan rangkaian aksi dan tindakan manajemen
yang harus disadari dalam memperbaiki kondisi yang ada dan mengeliminasi
dampak negatif yang ada.

PELAKSANAAN INTERIM DAN PRELIMINARY ENGAGEMENT

COMMUNICATIONS
Fungsi Internal Audit akan menggunakan informasi yang dikumpulkan
selama proses komunikasi interim untuk memfinalisasi pengamatan/observasi dan
pada akhirnya akan menuju ke komunikasi final serta untuk memformalkan
action plan dari manajemen ke dalam simpulan komunikasi final.
Fungsi Internal Audit juga harus memberikan penegasan pada preliminary
fact dan konklusi/simpulan dengan perwakilan manajemen yang tepat pada area
yang telah dicakup dalam engagement sebelum didistribusikan ke dalam bentuk
finalnya. Hal ini dapat dilakukan dengan berbagai cara, tetapi secara umum
dilakukan melalui formal meeting dengan manajemen yang selanjutnya disebut
dengan exit interview atau closing conference, diikuti dengan penyusunan draft
final communication seperti apapun bentuknya.

FINAL COMMUNICATION
Merupakan sarana dengan mana fungsi internal audit menginformasikan
interested parties atau hasil engagements.
Assurance Engagement Consulting Engagement
Melibatkan 3 pihak: Melibatkan 2 pihak:
1. Orang/kelompok yang terlibat 1. Orang/kelompok yang mencari
langsung dengan proses, sistem, atau dan menerima advice (customer)
subjek penting lain (auditee) 2. Orang/kelompok yang
2. Orang/kelompok yang membuat menawarkan jasa advice/saran
independent assessment (fungsi (fungsi Internal Audit)
Internal Audit)
3. Orang/kelompok yang bergantung
pada independent assessment (user)
Week 11
Nur Afiqoh Sari – 041914253022 – A2M

- Final assurance engagement communication memastikan fungsi Internal Audit

memenuhi kewajiban berikut ini:
1) Berkomunikasi tepat pada waktunya berkaitan dengan informasi kepada
manajemen mengenai defisiensi dalam pengendalian (lack of design adequacy
atau efektifitas operasi), kekuatan dalam pengendalian, kesempatan untuk
maximize penggunaan sumber daya atau mengurangi costs dan area dalam
peningkatan produktivitas atau efisiensi.
2) Mendokumentasikan ruang lingkup, kesimpulan, observasi, rekomendasi, dan
menghasilkan action plan manajemen ke dalam sebuah engagement.
3) Menyimpan permanent record dari pekerjaan yang dilakukan selama
engagement dan hasil dari engagement yang disusun.
- Well-designed final communication harus meliputi:
1) Purpose and scope of engagement
Merupakan tujuan dan ruang lingkup dari engagement (apa saja yang
dimasukkan dan tidak dimasukkan ke dalam sebuah engagement).
2) Time frame covered by the engagement
Periode operasi yang dilingkupi dalam engagement scope

FORMAL AND INFORMAL FINAL COMMUNICATION

Penerima formal assurance engagement communication adalah senior
management, komite audit, auditor eksternal independen, dan/atau auditee
management. Formal communications ini mengindikasikan bahwa pengendalian
yang dievaluasi selama assurance engagement di-assess to be insignificantly
compromised tapi key controls affected, significantly compromised, dan
materially compromised.
Informal communications merupakan komunikasi mengenai insignificant
observations berhubungan dengan secondary control yang mungkin
dikompromisasikan.
- Kualitas Komunikasi
Kualitas komunikasi (Quality of Communications) harus:
1) Accurate (bebas dari error dan distorsi).
2) Objective (fair, imparsial dan tidak bias).
3) Clear (mudah dimengerti dan logis).
4) Concise (to the point dan menghindari perluasan yang tak perlu).
5) Constructive (membantu engagement client dan organisasi menuju
improvement).
6) Complete (include all significant & relevant information dan observasi untuk
mendukung rekomendasi & simpulan).
7) Timely (layak dan bijak dalam penggunaan waktu bergantung pada signifikansi
permasalahan).
- Errors and Omissions
Week 11
Nur Afiqoh Sari – 041914253022 – A2M

Jika final communications mengandung error atau omission, chief audit

executive harus mengkomunikasikan informasi yang telah dikoreksi kepada
seluruh pihak terkait yang menerima informasi tersebut. Error merupakan
pernyataan salah yang tidak disengaja (unintentionally misstatement) atau
kelalaian atas informasi signifikan dalam final engagement communication.

MONITORING AND FOLLOW-UP

Monitoring dan follow-up procedur didesain untuk memastikan observasi
telah ditujukan dan diputuskan dalam cara yang konsisten dengan respon
manajemen yang telah dimuat dalam final engagement communication. Proses
Follow-up dibangun untuk memonitor dan memastikan bahwa aksi manajemen
telah secara efektif diimplementasikan atau senior manajemen telah menerima
risiko untuk tidak melakukan aksi. Timing dalam follow-up tergantung pada
pentingnya observasi (Insignificant, significant, atau material) yang ditentukan
selama evaluasi dan eskalasi observasi.
Week 11
Nur Afiqoh Sari – 041914253022 – A2M

Artikel

Mixed Qualitative Methods in Conducting Business Communication Audits

Justyna Alnajjar

Introduction

penelitian terkait audit komunikasi secara umum, dan audit komunikasi bisnis
secara khusus yang dilakukan dalam 15 tahun terakhir hampir tidak dapat
dianggap sebagai intensif. Faktanya, ia menikmati sedikit perhatian. Sebuah badan
studi empiris dan asumsi teoritis yang agak sederhana yang dilaporkan dalam
literatur tentang subjek telah disusun oleh para sarjana yang mewakili studi
komunikasi manajemen / bisnis / organisasi dan studi budaya, serta oleh para
praktisi. Makalah ini menawarkan pendekatan linguistik untuk melakukan audit
komunikasi bisnis, pada saat yang sama dengan mempertimbangkan potensi
perspektif lain. Secara khusus, perhatian diberikan pada metode kualitatif yang
dapat digunakan dalam audit komunikasi bisnis

Background: Characteristics of the business communication audit

Misalnya, 'audit komunikasi' telah didefinisikan sejauh 'sistem pengukuran

komunikasi organisasi' (Wiio, Goldhaber dan Yates, 1980: 84), sebagai 'paket
alat / instrumen untuk menilai komunikasi internal' (DeWine dan James, 1988:
144), sebagai 'studi / penyelidikan aspek-aspek terpilih dari suatu organisasi
tertentu, terkait dengan praktik komunikasi dalam organisasi ini' (Emmanuel,
1985: 50; Tourish dan Hargie, 2004: 23; Wolf, 2010: 154), sebagai 'laporan /
penilaian praktis / survei komunikasi internal perusahaan' (Hamilton, 1987: 3;
Kopec, 1982: 24; Litwin, 2008: 89–90), sebagai 'proses penilaian' (Antonis, 2005 :
138; Hamilton, 1987: 3). Dari sudut pandang linguistik, audit komunikasi adalah
proses metakomunikasi, di mana keadaan aktivitas komunikasi diselidiki pada
waktu tertentu.

fakta bersama-sama dengan opini dan persepsi memberikan gambaran yang lebih
baik tentang praktik komunikasi yang diadopsi oleh auditee dalam konteks bisnis
tertentu, dan mereka dapat membantu auditor komunikasi untuk lebih memahami
arti dari peristiwa komunikatif tertentu yang dibangun oleh mereka. Artinya,
ruang lingkup audit komunikasi bisnis meliputi 3 elemen yaitu perilaku
komunikasi, fakta dan persepsi (opini) atas aktivitas / praktik komunikasi yang
dikumpulkan dan dianalisis. Proses audit komunikasi bisnis harus terdiri dari dua
tahap dasar, yaitu pengumpulan data dan analisis data, keduanya dengan fokus
pada tiga elemen ruang lingkup, yaitu perilaku komunikasi, fakta dan persepsi
(opini) dari kegiatan / praktik komunikasi.
Week 11
Nur Afiqoh Sari – 041914253022 – A2M

pengumpulan data dan analisis data dilakukan dengan bantuan 'perangkat

linguistik'.

Communication auditor

auditor komunikasi harus secara langsung mengamati perilaku komunikasi auditi

yang bersangkutan, mewawancarai auditi, dan memeriksa dokumen yang relevan
untuk mendapatkan gambaran mendalam tentang aktivitas komunikasi auditi.
Mengandalkan hanya pada observasi atau wawancara mungkin hanya
memberikan gambaran fragmentaris dari aktivitas komunikasi. Dengan demikian,
dapat disimpulkan bahwa audit komunikasi bisnis menggambarkan interaksi
antara bahasa dan pekerjaan profesional. Dengan kata lain, mereka mencakup
hubungan antara sarana linguistik (contoh bahasa dari peristiwa komunikatif) dan
makna profesional (berdasarkan fakta dan persepsi).

Mixed qualitative methods

menggunakan kombinasi qual-qual untuk digunakan dalam proses audit

komunikasi bisnis.

Data collection

metode berikut dapat diterapkan: observasi dan partisipasi, wawancara, dan

elemen survei. Wawancara adalah langkah selanjutnya pada tahap pengumpulan
data. Dianjurkan untuk melakukan wawancara dengan auditee setelah walk-
around dan setidaknya beberapa observasi terstruktur telah diselesaikan. Ini
memastikan bahwa selama wawancara, auditor komunikasi lebih siap untuk
Week 11
Nur Afiqoh Sari – 041914253022 – A2M

membahas masalah komunikasi yang dimaksud dan lebih memahami aspek

komunikasi yang diangkat selama wawancara tersebut.

Data analysis

Dari sudut pandang linguistik, email bisnis selanjutnya dapat dianalisis pada
tingkat intratekstual (kata, frasa, proposisi, teks) dan / atau tingkat transstekstual
(seluruh wacana). Misalnya, auditor komunikasi dapat berfokus pada frasa dan
kata-kata yang tidak biasa atau ambigu (analisis berbasis korpus) yang digunakan
oleh auditi atau mode semiotik email, mis. tata letak email (analisis wacana
multimodal). Menurut mereka, selama analisis, auditor komunikasi harus
berkonsentrasi pada bahasa spesialis yang sebenarnya (dan bukan pada bahasa
spesialis yang dipahami sebagai konstruksi mental) dan terutama pada
rekonstruksi sifat khusus spesialis, yaitu produksi teks, analisis teks, dan diskursif.
properti, berdasarkan teks (misalnya email bisnis) yang mereka hasilkan,
eksternalisasi, terima, dan pahami dalam konteks tertentu. Setelah pengkodean
deskriptif dari wacana telah selesai, auditor komunikasi dapat melanjutkan untuk
memperbaiki dan kemudian mengkategorikan / menyortir kode, sehingga
pengkodean analitik akhir di berbagai sampel bahasa dan data lain yang
dikumpulkan dapat dikembangkan. Ini, pada gilirannya, akan mengarahkan
auditor komunikasi untuk menulis hasil audit dan menyiapkan rekomendasi untuk
auditi dan perusahaan yang bersangkutan.

Conclusion

Telah didalilkan bahwa auditor komunikasi harus mendampingi profesional dalam

pekerjaan sehari-hari mereka untuk lebih memahami bagaimana profesional
berkomunikasi dalam konteks bisnis tertentu (pendekatan etnografi). Dengan
berada di dekat pengaturan lokal untuk jangka waktu tertentu, auditor komunikasi
mengumpulkan data kualitatif dengan menonton (observasi), bertanya
(wawancara), dan memeriksa (dokumen, sampel bahasa) dan mempelajari data ini
dengan bantuan / perangkat linguistiknya dikembangkan atas dasar berbagai
pendekatan untuk analisis wacana.