i

DAFTAR ISI

BAB I : TATALAKSANA SURAT ............................................................................. 1

A. Jenis Surat ........................................................................................ 1

1. Surat ........................................................................................... 1
2. Produk Hukum............................................................................. 1
3. Produk Media Elektronik ............................................................. 2

B. Sifat Surat ......................................................................................... 2

1. Tingkat Keaslian ......................................................................... 2

2. Bobot Informasi .......................................................................... 3
3. Pengamanan Informasi .............................................................. 3
4. Penyampaian Surat .................................................................... 3

C. Pengamanan Surat ........................................................................... 4

1. Penyusunan ............................................................................... 4
2. Pengetikan ................................................................................. 4
3. Pembubuhan Paraf ..................................................................... 4
4. Penggandaan.............................................................................. 5
5. Penyampaian ............................................................................. 5

D. Wewenang Penandatanganan Surat ................................................. 5

1. Wewenang Langsung ................................................................. 5

2. Wewenang Pelimpahan .............................................................. 7

E. Standardisasi .................................................................................... 9

1. Lambang/Logo ........................................................................... 9
2. Tata Cara Penerbitan Surat ........................................................ 10
3. Penggunaan Kertas .................................................................... 23
4. Bentuk Surat ............................................................................... 25
5. Cap Dinas ................................................................................... 25
6. Amplop ....................................................................................... 26
7. Formulir dan Buku Agenda Penyelesaian Surat ......................... 26

F. Pemberian Kode ................................................................................ 27

1. Kode Surat Keluar ...................................................................... 28

2. Kode Surat Masuk....................................................................... 30

BAB II : TATALAKSANA SURAT MEDIA ELEKTRONIK ......................................... 33

A. Tata Cara Penggunaan E-mail .......................................................... 33

1. Ruang Lingkup Penggunaan E-mail ........................................... 33

2. Format E-mail ............................................................................. 33
3. Etika Penggunaan E-mail............................................................ 34
 ii

B. Tata Cara Penggunaan Facsimile ..................................................... 34

1. Facsimile Sebagai Media Pengiriman ......................................... 34

2. Facsimile Sebagai Media Komunikasi Resmi Pengganti Surat ... 35

C. File Transfer Protocol ........................................................................ 36

1. Jenis FTP Berdasarkan Hak Akses ............................................ 36

2. Cara Melakukan FTP................................................................... 36

D. Website ............................................................................................. 36

BAB III : TATALAKSANA KEARSIPAN .................................................................... 37

A. Penggolongan Arsip .......................................................................... 37

1. Berdasarkan Fisik ....................................................................... 37

2. Berdasarkan Fungsi ................................................................... 38
3. Berdasarkan Tingkat Perkembangan/Pembuatan....................... 39

B. Nilai Guna Arsip ................................................................................ 39

1. Nilai Guna Primer ....................................................................... 39

2. Nilai Guna Sekunder .................................................................. 40

C. Penataan Arsip .................................................................................. 40

1. Penataan Arsip Konvensional...................................................... 41

2. Penataan Arsip Media Elektronik ................................................ 42

D. Perawatan Arsip ................................................................................ 44

1. Perawatan Fisik .......................................................................... 44

2. Pengamanan Informasi Arsip .................................................... 45

E. Pelayanan.......................................................................................... 45

1. Mencari Arsip ............................................................................. 45

2. Peminjaman ............................................................................... 46
3. Penempatan Kembali ................................................................. 46

F. Pengelola Kearsipan ......................................................................... 46

1. Ruang Lingkup Pengelolaan Kearsipan ...................................... 46

2. Tugas Pokok Pengelola Kearsipan.............................................. 46
 iii

BAB IV : PENYUSUTAN ARSIP................................................................................ 48

A. Pemindahan....................................................................................... 48

1. Pemindahan Arsip Sub Unit Pelaksana ke Unit Pelaksana ................... 48

2. Pemindahan Arsip Unit Pelaksana ke Unit Induk .................................. 48
3. Pemindahan Arsip Unit Induk ke Pusat Organisasi ............................... 49

B. Pemusnahan ..................................................................................... 49

1. Pemusnahan Arsip di Unit Induk ................................................ 49

2. Pemusnahan Arsip di Pusat Organisasi ..................................... 50

C. Penyerahan ....................................................................................... 50
 iv

LAMPIRAN-LAMPIRAN

1. Lampiran 01 : Matrik Kewenangan Langsung Penandatanganan dan Penerbitan Surat

Produk Hukum.
2. Lampiran 02 : Matrik Kewenangan Langsung Penandatanganan Surat Ekstern dan Intern
(Nota Dinas).
3. Lampiran 03-01 : Penandatanganan Surat Produk Hukum Berdasarkan Wewenang Langsung.
4. Lampiran 03-02 : Penandatanganan Surat Ekstern dan Intern (Nota Dinas) berdasarkan
wewenang langsung.
5. Lampiran 04 : Pelimpahan Wewenang Penandatanganan Surat.
6. Lampiran 05 : Formulir Pengendalian Konsep.
7. Lampiran 06-1 : Format Peraturan Direksi.
8. Lampiran 06-2 : Format Keputusan Direksi.
9. Lampiran 06-3 : Format Peraturan General Manager Unit Induk.
10. Lampiran 06-4 : Format Keputusan General Manager Unit Induk.
11. Lampiran 06-5 : Format Keputusan Manajer Unit Pelaksana.
12. Lampiran 06-6 : Format Instruksi Direksi.
13. Lampiran 06-7 : Contoh Edaran Direksi.
14. Lampiran 06-8 : Format Edaran Pimpinan Unit Induk.
15. Lampiran 06-9 : Format Pengumuman Direksi.
16. Lampiran 06-10 : Format Pengumuman General Manajer Unit Induk.
17. Lampiran 06-11 : Format Pengumuman Manajer Unit Pelaksana.
18. Lampiran 06-12 : Format Pengumuman Manajer Sub Unit Pelaksana.
19. Lampiran 06-13 : Format Pemberitahuan Direksi.
20. Lampiran 06-14 : Format Pemberitahuan General Manager Unit Induk.
21. Lampiran 06-15 : Format Pemberitahuan Manajer Unit Pelaksana.
22. Lampiran 06-16 : Format Pemberitahuan Manajer Sub Unit Pelaksana.
23. Lampiran 06-17 : Format Pelimpahan Wewenang Penandatangan Surat
24. Lampiran 07-1 : Format Surat Ekstern Tunggal yang diterbitkan/dikeluarkan Direksi.
25. Lampiran 07-2 : Format Surat Ekstern Tunggal yang diterbitkan/dikeluarkan Pusat
Organisasi selain Direksi.
26. Lampiran 07-3 : Format Surat Ekstern Tunggal yang diterbitkan/dikeluarkan Unit Induk.
27. Lampiran 07-4 : Format Surat Ekstern Tunggal yang diterbitkan/dikeluarkan Unit Pelaksana.
28. Lampiran 07-5 : Format Surat Ekstern Tunggal yang diterbitkan/dikeluarkan Sub Unit
Pelaksana.
29. Lampiran 07-6 : Format Surat Ekstern Kolektif yang diterbitkan/dikeluarkan Direksi.
30. Lampiran 07-7 : Format Surat Ekstern Kolektif yang diterbitkan/dikeluarkan Pusat Organisasi
selain Direksi.
31. Lampiran 07-8 : Format Surat Ekstern Kolektif yang ditujukan lebih dari lima tujuan (nama
instansi/organisasi) yang diterbitkan/dikeluarkan Direksi.
32. Lampiran 07-9 : Format Surat Intern (Nota Dinas) yang diterbitkan/dikeluarkan Direksi.
33. Lampiran 07-10 : Format Surat Intern (Nota Dinas) yang diterbitkan/dikeluarkan Pusat
Organisasi selain Direksi.
34. Lampiran 07-11 : Format Surat Intern (Nota Dinas) yang diterbitkan/dikeluarkan Unit
Organisasi tentang Penunjukan Pejabat Pelaksana Harian (PH)
35. Lampiran 07-12 : Format Nota Kesepahaman/Memorandum of Understanding (MoU)
36. Lampiran 07-13 : Format Perjanjian Kerjasama
37. Lampiran 07-14 : Format Surat Perjanjian
38. Lampiran 07-15 : Format Surat Amandemen
39. Lampiran 07-16 : Format Surat Kuasa
40. Lampiran 07-17 : Format Berita Acara
41. Lampiran 07-18 : Format Surat Keterangan
42. Lampiran 07-19 : Format Surat Tugas
43. Lampiran 07-20 : Format Laporan
44. Lampiran 07-21 : Format Blanko Surat Model 1001 pada Pusat Organisasi
45. Lampiran 07-22 : Format Blanko Surat Model 1002 pada Pusat Organisasi
46. Lampiran 07-23 : Format Blanko Surat Model 1003 pada Pusat Organisasi
47. Lampiran 07-24 : Format Blanko Surat Model 1004 pada Pusat Organisasi
48. Lampiran 07-25 : Format Blanko Surat Model 1005 pada Pusat Organisasi
49. Lampiran 07-26 : Format Blanko Surat Model 1006 pada Pusat Organisasi
50. Lampiran 08 : Bentuk/Model Cap Dinas.
51. Lampiran 09 : Amplop Dinas.
52. Lampiran 10 : Formulir Pengendalian Surat Masuk.
53. Lampiran 11 : Agenda Surat Masuk.
54. Lampiran 12 : Agenda Surat Keluar.
55. Lampiran 13 : Daftar Pengantar.
56. Lampiran 14 : Kode Singkatan Bentuk Penuangan untuk Surat Produk Hukum dan Surat
Bentuk Khusus.
57. Lampiran 15 : Kode Masalah.
58. Lampiran 16 : Format E-Mail.
59. Lampiran 17 : Format Facsimile.
60. Lampiran 18 : Lembar Tunjuk Silang.
61. Lampiran 19 : Buku Agenda Arsip.
62. Lampiran 20 : Penyusunan Berkas Berdasarkan Alfanumerik.
63. Lampiran 21 : Penyusunan Berkas Berdasarkan Masalah.
64. Lampiran 22 : Formulir Peminjaman Arsip.
65. Lampiran 23 : Format Daftar Pertelaan Arsip Dinamis Inaktif yang dipindahkan dari Sub
Unit Pelaksana ke Unit Pelaksana.
66. Lampiran 24 : Format Berita Acara Pemindahan Arsip Dinamis Inaktif yang dipindahkan
dari Sub Unit Pelaksana ke Unit Pelaksana.
67. Lampiran 25 : Format Daftar Pertelaan Arsip Dinamis Inaktif yang dipindahkan dari Unit
Pelaksan ke Unit Induk.
68. Lampiran 26 : Format Berita Acara Pemindahan Arsip Dinamis Inaktif yang dipindahkan
dari Unit Pelaksan ke Unit Induk.
69. Lampiran 27 : Format Daftar Pertelaan Arsip Dinamis Inaktif yang dipindahkan dari Unit
Induk ke Pusat Organisasi.
70. Lampiran 28 : Berita Acara Pemindahan Arsip Dinamis Inaktif yang dipindahkan dari Unit
Induk ke Pusat Organisasi.
71. Lampiran 29 : Format Daftar Pertelaan Pemusnahan Arsip di Unit Induk/Pusat Organisasi.
72. Lampiran 30 : Format Berita Acara Pemusnahan Arsip di Unit Induk/Pusat Organisasi.
73. Lampiran 31 : Format Daftar Pertelaan Arsip Statis dari PT PLN (Persero) ke Arsip
Nasional Republik Indonesia.
74. Lampiran 32 : Format Berita Acara Penyerahan Arsip Statis dari PT PLN (Persero) ke
Arsip Nasional Republik Indonesia.
75. Lampiran 33 : Bentuk Boks untuk Penyimpanan Arsip.
76. Lampiran 34 : Bentuk Guide, Folder, Almari Besi dan Cardex.
77. Lampiran 35 : Rak tidak Bergerak.
78. Lampiran 36 : Rak Bergerak.