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Boletín Advisory*

Febrero 2005 En este número


Distribución exclusiva para
clientes y relacionados de • Infraestructura Tecnológica
• Integración
Espiñeira, Sheldon y Asociados
• Ventajas de la e-procura
• E-logística
• E-facturación
• E- pagos
• Riesgos alrededor de la e-procura
• Riesgo Tecnológico
• Nuevos competidores
• Modelos de negocio
• Alianza de negocios
• Derecho de propiedad
• Gestión del contenido
• Interdependencia Global

E-Procura. La globalización, el entorno altamente • Los sistemas para la


competitivo y el desarrollo administración de la cadena de
La gestión de compras tecnológico, demandan procesos suministros (Supply Chain
eficientes, para que las empresas Managment).
electrónicas proveedoras de productos y servicios
puedan competir y convertirse en • Los sistemas de administración de
líderes en el segmento de la industria las relaciones del cliente (Customer
en el que se desarrollan. Relationship Management).

Las tecnologías de información son Estas alternativas de tecnologías de


parte fundamental de la nueva información han permitido enfrentar
administración de negocios. Existen los nuevos retos originados por el
diferentes alternativas tales como: desarrollo de la industria y la
evolución de los procesos y
• Los sistemas que permiten la relaciones industriales.
planeación, organización,
comunicación e integración de los La tecnología de aprovisionamiento
procesos y datos internos de la electrónica (e-procura), es una de las
empresa (Enterprise Resource diversas aplicaciones que han
Planning). surgido para complementar las

*connectedthinking
tecnologías de información asociados al ciclo de vida del reaccionar con volumen ante una
anteriores y robustecer el nuevo producto. Esta etapa, que finaliza posible demanda. Se tienen aquí
esquema de negocios electrónicos con la firma de contratos con los muy en cuenta los descuentos y
(e-business) utilizando las ventajas diferentes proveedores, es la que se los servicios que puede obtener
de la infraestructura de Internet. denomina, en inglés, sourcing. Con como valor agregado.
la aplicación de las Nuevas
La e-procura es un modelo para Tecnologías de la Información y, Desde este punto de vista, la e-
gestionar las compras en una sobre todo, con la utilización de procura es algo más que la
organización, ofreciendo ventajas Internet, ha surgido todo un contratación de proveedores online.
competitivas a través del ahorro de potencial desarrollo, creándose el Significa una evolución en los
recursos, un mejor nivel de mercado del e-sourcing. procesos de compra, pagos y de
información y una mayor integración decisión. En esencia, se trata de
cliente-proveedor. Es el resultado de La segunda etapa de este proceso, aplicar las tecnologías de comercio
aplicar las tecnologías de comercio la del procurement, es la que se electrónico al área de compras de
electrónico al área de compras de refiere al proceso de compra y una organización para facilitar el flujo
una organización, con el objetivo de comprende la realización de pedidos, de los procesos del abastecimiento
facilitar el flujo de los procesos del la recepción del producto y la estratégico. A través de los procesos
abastecimiento estratégico. gestión de facturas y sus pagos. Y, de e-commerce se genera un
por último, para completar el escenario donde cualquier empresa,
En la actualidad la e-procura cubre proceso, se hace un seguimiento y sin importar su tamaño, puede
desde las compras sobre un se realiza una medición de los proveer o comprar mejores productos
catálogo electrónico propio hasta la resultados antes de renovar los a un mejor precio, acelerando el
participación en subastas y contratos; es lo que se conoce como proceso de compra y de pago, y por
mercados digitales de todo tipo, con etapa ‘post-transaccional’. tanto, ayudando a reducir costos y
el fin de mejorar y automatizar al tomar decisiones rápidas.
máximo la cadena de valor. Si bien las categorizaciones varían,
podría decirse que el e-procurement
El principal objetivo de e-procura, es tiene 3 categorías: Infraestructura Tecnológica
sistematizar toda la cadena de la
oferta y la demanda mediante la • E-procurement simple: la Es muy importante para ambas
creación de centros virtuales de adquisición de bienes y servicios organizaciones (cliente-proveedor)
compras personalizados para cada mediante procesos sencillos de contar con tecnologías de
compañía, utilizando las ventajas que compra. información que le permitan la
Internet ofrece en este tipo de implementación y funcionamiento
transacciones. • E-procurement complejo: se refiere adecuado de una herramienta de e-
a la adquisición de bienes y procura. Ambas necesitan de acceso
A simple vista parece sencillo: servicios que debido a la gran a Internet y relacionar los sistemas
utilizando Internet y el correo cantidad de artículos o a su difícil de intercambio electrónico de datos
electrónico, se accede a e-procura. descripción, requiere de una (EDI, XML, ASCII) con Internet para
Pero no lo es. En todos los procesos atención especial. mostrar los datos internos de una
de compra, al menos, en aquéllos manera gráfica a través de una
que persiguen el éxito de su • E-procurement estratégico: el página en línea.
implantación, en primer lugar se proceso de seleccionar un
realiza un análisis del mercado de pequeño grupo de proveedores, El aspecto tecnológico no es el único
proveedores y el diseño de una evaluados para conocer si pueden factor que las empresas deben
estrategia, valorando los costos garantizar buen precio y poder evaluar antes de implementar una

2 Advisory • FEBRERO
herramienta de e-procura. El factor • Cantidad de material recibido para • Promesa en cantidad y fecha de
humano es parte del éxito en la facilitar procesos de facturación. futuros embarques.
implementación, por lo que los
responsables de esta aplicación • Establecimiento de cantidad • Problemas de capacidad en el
deben tener los conocimientos y mínima y máxima de materia prima suministro con tiempo de
habilidades que permitan tomar en planta (niveles de inventario anticipación.
decisiones con base a la información físico y capacidad de
compartida por ambos negocios. almacenamiento). • Alertas de material defectuoso
Además, las estrategias de (cantidad y guía).
implementación deben establecer • Considerar el tiempo de tránsito
procesos de colaboración y del material para generación de E-procura es una tecnología que
coordinación para lograr la órdenes. facilita la integración al comunicar de
integración de ambas empresas a manera rápida y confiable la
través de una tecnología de e- • Información personal del información necesaria para anticipar
procura. administrador de materiales para problemas, establecer acciones
verificar información urgente y correctivas y alternativas que
facilitar el proceso de permitan el buen funcionamiento de
Integración comunicación humana. ambas organizaciones. La
integración requiere de intercambio
La integración es consecuencia de • Procesamiento automático de de información y apoyo mutuo para
una buena comunicación entre información al momento de utilizar el logro de objetivos comunes.
proveedores y clientes. Es el material en producción.
importante que los proveedores Los compradores evalúan el
conozcan las necesidades de cada A su vez, el comprador requiere que desempeño de los proveedores para
uno de sus clientes y realicen los el proveedor informe sobre: tomar la decisión de continuar o no
ajustes necesarios al interior de su con la relación de negocios. En la
organización para cumplir sus • Cantidad de material embarcado. Figura Nº 1 se muestran algunas
expectativas. Algunas variables variables a considerar para medir el
importantes que el cliente debe • Fecha de embarque del material. desempeño de una herramienta de
mostrar a sus proveedores son: e-procura. Una buena integración
• Medio de transporte seleccionado permite relaciones de negocio
• Proyección de requerimientos para embarque (terrestre, marítimo duraderas, que a su vez, hacen
futuros para cada número de parte. o aéreo). posible el desarrollo de estrategias
de planeación y desarrollo de
• Inventarios reales y actualizados de • Guías para rastrear el material con productos.
cada uno de los productos. el departamento de logística.

Variables para la medición del Porcentaje de reducción utilizando


desempeño de una herramienta de e-procura
e-procura
Inventarios. 60%
Vuelos de materia prima. 70%
Costos administrativos. 80%
Tiempo muerto. 80%

Figura Nº 1.
Resultados de la aplicación de e-procura

Advisory • FEBRERO 3
Ventajas de la e-procura ese momento, el cliente potencial que si el plazo de entrega que da es
analiza las ofertas de productos y excesivo no venderá, y también sabe
• Reduce los precios de compra, realiza la orden de compra. Con la que si el plazo es demasiado corto
reuniendo grandes volúmenes o entrega del pedido se genera otro no lo cumplirá, y perderá un cliente.
negociando con múltiples flujo de información con la factura y
proveedores simultáneamente. el posterior pago donde se La logística se refiere a la distribución
concentra gran parte del trabajo más física, almacenamiento y transporte del
• Optimiza los procesos de compra. importante desde el punto de vista producto terminado a los clientes u
económico y financiero. En la Figura otros almacenes de la red de
• Reduce los costos operativos. Nº 2, se muestra la integración del distribución. Su función principal es
flujo de información. definir la gestión de los recursos y el
• Toda la gestión de compras o de flujo de materiales desde el origen
procura se concentra en un solo hasta el usuario final y su
sitio (sea en un portal o en una E-logística correspondiente información, al menor
página Web). coste, de tal manera que satisfaga las
La logística o distribución es uno de necesidades del cliente en cuanto a
Las soluciones de e-procura los aspectos sobre los que más debe cantidad, calidad y tiempo.
disponibles en el mercado son de trabajar una empresa para afrontar
accesibles vía Web, por lo tanto, los el desafío del comercio electrónico. En la práctica de esta función
requerimientos tecnológicos para En el mundo Internet, en el que la logística, se diferencian
acceder a este tipo de sistemas van información de los precios de tradicionalmente tres grandes áreas
desde los más simples (desde un productos es una realidad, los de gestión: aprovisionamientos,
computador con un browser y acceso márgenes se estrechan, por lo cuál es producción y distribución física. Los
a Internet) hasta los más complejos fundamental tener unas estructuras retos logísticos actuales pasan por la
(conectando aplicaciones de procura logísticas, que disminuya los costos. reducción de niveles de stocks y de
electrónica entre empresas). roturas, por mejorar el servicio, por
El proceso logístico en Internet no evitar incidencias en la comunicación
comienza en el almacén: comienza (pedidos, facturas, etc.), por reducir
Modelo de integración de la en el proveedor. Los productos niveles intermedios de manipulación,
ofertados son tantos, que quién los almacenamiento y transporte, por
e-Procura optimizar el uso de transportes, por
oferta no los tiene en stock, sino en
el stock de sus múltiples reducir tiempos de espera en
Desde el punto de vista operativo, el
proveedores: se trabaja con lo que recepción, por mejorar la
flujo de información se inicia con el
se conoce como Stock Virtual. Sabe planificación del reaprovisionamiento
catálogo de proveedores, a partir de

Catalogo Orden de Compra Entrega Facturación Pago

e-Compra e-Logística e-Facturación e-Pagos

Figura Nº 2.
Modelo de Integración de e-procura

4 Advisory • FEBRERO
y por reducir los costos proporciona servicios para la encriptada para que sólo pueda
administrativos de la gestión y recolección e integración de e- recibirla y descifrarla el prestador de
mejorar los flujos de información. facturas. Sólo es necesario si el servicios de intercambio.
receptor requiere integrar las
facturas en su sistema de El envío de la remesa se produce, de
E-facturación información. un modo automático desde los
propios programas en que se genera
La firma electrónica asociada a la • Prestador de servicio de y contiene registros de
factura es lo que la convierte en una e- intercambio de e-facturas: agente autocomprobación de las e-facturas
factura. Una vez creada la factura en que gestiona las emisiones y la que contiene. También pueden
un sistema de información se asocia la entrega de e-factura a los producirse un envío manual en el que
firma a la factura y se envía al sistema receptores, así como también las emisor se conecta al servidor Web
de intercambio de facturación remesas de devolución. También del prestador de servicio y transmite
electrónica a través de Internet. comprueba la integridad de los el archivo de e-facturas. Después de
documentos y autentica a los comprobar la remesa, obtiene una
Elementos de un sistema de e- participantes de las notificación de que ésta ha sido
facturación: transacciones. recibida. En ese momento la e-
Un sistema de e-facturación requiere factura se envía por e-mail al
de diversos elementos tales como: el • Autoridad de certificación: emite y receptor, que deberá confirmar la
emisor, el receptor, el prestador de gestiona la emisión de los entrega dentro del plazo máximo de
servicio y la autoridad de certificados electrónicos de los confirmación de la misma.
certificación. patrocinantes.
Finalmente, el emisor recibirá una
• Emisor: entidad jurídica que genera Proceso de e-facturación remesa firmada y encriptada con el
una factura y la envía al receptor. El proceso de e-facturación se inicia resultado de la entrega de la
con la generación de la e-factura, e-factura.
• Receptor: persona, física o jurídica, que es el documento firmado
que recibe la factura del emisor. electrónicamente por el emisor y que
contiene: E-pagos. EBPP (Electronic
• Prestador de servicios de e-factura Bill Presentment Payment)
al emisor: agente que suministra al • Identificador de factura.
emisor el acceso al sistema de e- EBPP se refiere a la presentación de
facturación, así como los • Dirección de correo electrónico la facturación de su compañía en
programas que hacen posible que donde se envía la factura. Internet con la seguridad y métodos
desde el sistema de información se de acceso adecuados. Se refiere
puedan realizar numerosas • Fecha de envío de la factura. también al pago de las facturas que
funciones. Permite formatear las e- se muestran en línea.
facturas, firmarlas y comprobar las • Fecha límite de espera de
remesas de facturas firmadas por confirmación de entrega. Con una solución de tipo EBPP los
el prestador de servicios de clientes podrán visualizar sus
intercambio y generar y encriptar En el proceso de e-facturación lo facturas inmediatamente después de
las remesas antes de enviarlas. que se generan son remesas, que la generación de las mismas a través
son los archivos que contienen un de Internet y podrán pagarla en
• Prestador de servicios de e-factura conjunto de e-facturas. La remesa minutos y no horas o días. No será
al receptor: agente del cliente que está firmada por el emisor y

Advisory • FEBRERO 5
necesario desplazarse para hacer el para asegurar la capacidad e disponibilidad y seguridad de las
pago correspondiente ni esperar la integridad de sus infraestructuras de transacciones que se ejecutan en
llegada de la factura en papel. tecnología; evaluar la posibilidad de cada uno de las componentes que
Además, las soluciones EBPP accesos indebidos o no autorizados; integran la cadena de suministro,
permiten realizar consultas a detalle e identificar y entender la para ello las organizaciones deben
de la facturación, permitiendo complejidad de las debilidades implementar mecanismos de control
generar reportes y gráficas de la tecnológicas y sus soluciones. que permitan proteger la identidad
información de su facturación que le de las partes que intervienen en una
interesa a la compañia y todo en Los avances en las tecnologías de transacción electrónica, restringir el
línea a través de Internet. información, y el uso de Internet para acceso no autorizado a información
“hacer negocios”, ofrecen sensitiva, mantener la integridad de
Para el emisor de la factura, las herramientas de gran capacidad que los datos y la continuidad de las
ventajas de utilizar este sistema esta se han convertido en un factor operaciones.
asociado a la reducción de costos fundamental, y que hoy en día
producto de la eliminación de las constituye una nueva dimensión de
facturas en papel, la automatización soluciones empresariales, cuyo Nuevos competidores
de reclamación de facturas y la objetivo primordial es ofrecerle
optimización del flujo interno de ventajas competitivas a las La e-procura abre las fronteras
documentación. organizaciones al permitirles operar originando nuevos competidores
en un ambiente de colaboración antes desconocidos debido a la
integrado. Sin embargo, paralelo a globalización de los mercados, lo
Riesgos alrededor de la e- estas ventajas, existen riesgos que representa riesgos para las
procura inherentes, tal como se muestra en la empresas proveedoras debido a que
Figura Nº 3. los clientes podrán monitorear
Las compañías que busquen constantemente precios y
implantar y mantener una estructura condiciones de mercado, obligando
de confiabilidad en sus negocios Riesgo Tecnológico a las empresas proveedoras a
electrónicos, deben considerar la competir entre ellas
forma en la cual utilizan la Los principales obstáculos que debe independientemente de su tamaño y
información que mantienen, tanto de superar la e-procura están asociados localidad.
sus clientes como de proveedores a la confidencialidad, autenticación,

Tecnológico

Interdependencia Nuevos
Externa competidores

Riesgos de la
e-procura
Gestión del Modelos de
contenido ingresos

Derechos de Transparencia
propiedad de precios

Figura N° 3:
Riesgos de la e-procura

6 Advisory • FEBRERO
Modelos de negocio Derecho de propiedad Interdependencia Global
Lo modelos de negocio tienen que El éxito de una organización dentro La interdependencia global afecta a
adaptarse a las tendencias globales el mundo de la e-procura, dependerá todos los agentes que intervienen en
y considerar el incremento del radio en gran medida, de la información la cadena de abastecimiento
de acción de las operaciones, esto que exponga en Internet. La independientemente de su localidad,
conlleva a la creación de nuevas información de las operaciones de la lo que obliga a las compañías
formas de hacer negocio Compañía, sus productos, sus optimizar sus procesos logísticos,
promoviendo valor agregado al clientes, proveedores y el mercado, de manera tal que se considere el
cliente, lo que da origen a la debe ser controlada de tal manera impacto que puedan ocasionar
implantación de nuevas estrategias que se proteja de accesos no cambios en el entorno global
de control que provean seguridad a autorizados. empresarial y así garantizar la
las operaciones electrónicas. operatividad y rentabilidad de la
compañía.
Gestión del contenido
Alianza de negocios
La gerencia del contenido es crítica
La gerencia de las organizaciones en el entorno de la e-procura; si el
reconoce el valor de las alianzas, a contenido es incompleto o
fines de maximizar sus desactualizado pierde valor y provee
oportunidades. Mientras las alianzas bases inciertas para la toma de
han demostrado ser valiosas en decisiones.
muchos niveles, es importante que
las organizaciones realicen
seguimiento de las operaciones
compartidas.

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