Pengertian Administrasi Sarana dan Prasarana

A.
Kata sarana dan prasarana sudah sering kali kita dengar. Sarana dan prasarana
selalu ada di sekitar kita. Namun apakah sebenarnya sarana dan prasarana khususnya
sarana dan prasarana kantor itu? Pada bab ini kita akan bahas secara detail tentang
administrasi sarana dan prasarana.
Sebelum kita mengetahui apa itu pengertian administrasi sarana dan prasarana,
kita akan mempelajari dulu pengertian dari masing-masing kata tersebut yaitu
Administrasi, Sarana, dan Prasarana.
1. Pengertian Administrasi
Dari sumber www.gurupendidikan.co.id, pengertian administrasi dari berbagai
ahli adalah sebagai berikut:
a. Menurut Arthur Grager
Administrasi adalah fungsi komunikasi pelaksanaan dan jasa dari slip organisasi.
b. Menurut George Terry
Administrasi adalah pengendalian dan pengorganisasian kerja, serta
mobilisasi mereka yang menerapkannya untuk mencapai tujuan yang
ditetapkan.
c. Menurut Sondang P. Siagian
Administrasi adalah keseluruhan proses kerja sama antara dua orang atau
lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.
d. Menurut The Liang Gie
Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh
sekelompok orang dalam suatu kemitraan untuk mencapai tujuan tertentu
e. Menurut Prof. Dr. Prajudi Atmosudirdjo
Administrasi negara melakukan fungsi bantuan pemerintah berarti
pemerintah (pejabat) tidak dapat memenuhi tugas-tugas tanpa
administrasi negara.
f. Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan yang meliputi: catatan, surat
menyurat, pembukuan ringan, mengetik, agenda, dan sebagainya
administrasi teknis.
g. Administrasi dalam arti luas adalah seluruh proses kerja sama antara dua orang
atau lebih untuk mencapai tujuan dengan menggunakan infrastruktur tertentu
yang efisien dan efektif.
2. Pengertian Sarana
a. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai
maksud atau tujuan.
b. Menurut Munir (1992:119)
Sarana adalah segala jenis peralatan, perlengkapan kerja, fasilitas yang
berfungsi sebagai alat utama/pembantu dalam pelaksanaan pekerjaan, dan
juga dalam rangka kepentingan yang sedang berhubungan dengan organisasi
kerja.
c. Menurut Ketentuan Umum Permendiknas (Peraturan Menteri Pendidikan
Nasional) No. 24 tahun 2007
 Sarana adalah perlengkapan pembelajaran yang dapat dipindah-pindah.
3. Pengertian Prasarana
a. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek).
b. Menurut Ketentuan Umum Permendiknas (Peraturan Menteri Pendidikan
Nasional) No. 24 tahun 2007.
Prasarana adalah fasilitas dasar untuk menjalankan fungsi sekolah/madrasah.
c. Secara Umum
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya produksi. (Contohnya lahan, jalan, parit, pabrik, tempat
kerja, dan lain-lain.)
Dari pengertian-pengertian di atas dapatlah disimpulkan pengertian administrasi
sarana dan prasarana adalah semua komponen yang secara langsung maupun tidak
langsung menunjang jalannya proses kegiatan untuk mencapai tujuan.
Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena keduanya saling
berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya, sarana lebih ditujukan
kepada benda- benda yang bergerak, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk
benda-benda yang tidak bergerak.

B. Ruang Lingkup Administrasi Sarana dan Prasarana

Ruang lingkup administrasi sarana prasarana meliputi:

1. Peralatan/perlengkapan kantor (office supplies)
Peralatan atau perlengkapan kantor adalah barang-barang yang
digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan di kantor.
2. Mesin-mesin kantor (office machine)
Mesin kantor (office machine) adalah sebuah alat yang dipergunkan untuk
menghimpun, mencatat, dan mengolah bahan-bahan, data ataupun keterangan
dalam suatu pekerjaan tata usaha yang cara kerjanya bersifat magnetik, elektik,
dan mekanik.
3. Mesin komunikasi kantor (office communication)
Mesin komunikasi kantor adalah sarana kantor yang digunakan untuk melakukan
komunikasi, baik di lingkungan organisasi sendiri maupun ke luar organisasi.
4. Perabot kantor (office furniture)
Perabot kantor (office furniture) merupakan sarana prasarana yang yang
menunjang kegiatan administrasi dalam suatu kantor seperti meja, kursi, lemari,
dan sebagainya. Perabot kantor merupakan sarana kantor yang tidak habis pakai
dan dapat digunakan berulang-ulang dalam jangka waktu panjang. Biasanya
terbuat dari bahan kayu, besi ataupun bahan lainnya yang tahan lama.
5. Penataan interior kantor (office arrangement)
Interior kantor adalah suatu area atau tempat yang berada di dalam suatu ruangan
yang difungsikan sebagai kantor atau tempat administrasi.
Bagian dalam gedung (ruang dan sebagainya) atau tatanan perabot (hiasan dan
sebagainya) di dalam ruang dalam gedung dan sebagainya.
6. Tata ruang kantor (office layout)
Pengertian tata ruang kantor adalah pengaturan dan penataan yang seefisien
mungkin letak perlengkapan dan perabot kantor di dalam ruang dan lantai kerja
yang tersedia demi menjamin adanya tempat dan keleluasaan kerja yang sebaik-
baiknya bagi setiap karyawan.

C. Tujuan Administrasi Sarana dan Prasarana

Pada materi 1 kita telah mempelajari tentang pengertian serta ruang lingkup
administrasi sarana dan prasarana, lalu apakah tujuannya?
Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah:
1. Mampu menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan, baik
berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat
dibutuhkan, dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat
dipertanggungjawabkan, dengan harga yang layak, serta dengan memberikan
pelayanan yang baik.
2. Mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan sarana dan
prasarana/ perbekalan yang dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan
pengawasan dan pengendalian perbekalan serta dapat digunakan sebagai
instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan
manajemen perbekalan, seperti pengadaan perbekalan, distribusi, dan
penghapusan perbekalan.
3. Mampu menyediakan sarana dan prasarana/perbekalan yang siap pakai (ready for
use) ke unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan
aktivitas maupun tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu
organisasi melalui penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara
optimal.
4. Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil,
baik secara preventif maupun represif secara optimal guna mendukung
optimalisasi fungsional maupun umur barang.
5. Mampu melakukan pengakhiran fungsi sarana dan prasarana/perbekalan
dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat
dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas
maupun tugas, serta mencegah tindakan pemborosan.
6. Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai
penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun. Mampu mencegah dan
mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap
kegiatan pengelolaan maupun penggunaan sarana dan prasarana/perbekalan
sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan finansial,
tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga mendukung kelancaran
pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi.
7. Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel
sehingga setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun
tugasnya secara optimal.
8. Mampu membangun budaya penggunaan sarana dan prasarana/perbekalan secara
bertanggung jawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat
dicegah dan dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan (Tim
Dosen ASMI Santa Maria, 2008: 2).

D. Fungsi Administrasi Sarana dan Prasarana

Fungsi administrasi sarana dan prasarana adalah berbagai jenis kegiatan

administrasi sarana dan prasarana yang berperan menunjang kegiatan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Adapun fungsi administrasi sarana dan prasarana tersebut adalah:
1. Perencanaan
Perencanaan kebutuhan yang meliputi semua barang yang diperlukan, baik yang
bergerak atau yang tidak bergerak, sebagai pendukung pelaksanaan tugas.
Perencanaan merupakan suatu proses kegiatan untuk menggambarkan sebelumnya
hal-hal yang akan dikerjakan kemudian dalam rangka mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Dalam hal ini perencanaanyang dimaksud adalah merincirancangan
pembelian, pengadaan,rehabilitasi, distribusi, atau pembuatan peralatan dan
perlengkapan sesuai dengan kebutuhan. Perencanaan merupakan syarat mutlak
yang harus dilakukan pada setiap kegiatan, karena tanpa ada rencana maka
kegiatan tidak dapat berjalan lancar.
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dengan dilakukannya perencanaan
sarana dan prasarana pendidikan persekolahan, yaitu:
a. Dapat membantu dalam menentukan tujuan.
b. Meletakkan dasar-dasar dan menentukan langkah-langkah yang akan dilakukan.
c. Menghilangkan ketidakpastian.
d. Dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan
pengawasan, pengendalian, dan bahkan juga penilaian agar nantinya
kegiatan dapat berjalan secara efektif dan efisien.
2. Pengadaan
Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana
dan prasarana yang sesuai dengan kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan yang
telah ditetapkan. Pengadaan dilakukan sebagai bentuk realisasi atas perencanaan
yang telah dilakukan sebelumnya. Adapun fungsi dari pengadaan sarana dan
prasarana pendidikan mengatur dan menyelenggarakan sarana dan prasarana
yang dibutuhkan baik menyangkut jenis, jumlah, kualitas, tempat, dan waktu
yang dikehendaki (Arum, 2006:47).
3. Pemeliharaan
Di dalam fungsi pemeliharaan ini, fungsi pendayagunaan termasuk di dalamnya.
Menurut Subagyo (1990: 87) pemeliharaan adalah usaha atau proses kegiatan untuk
mempertahankan kondisi teknis dan daya guna suatu alat produksi fasilitas kerja
dengan jalan merawat, memperbaiki, merehabilitasi, dan menyempurnakan.
Tujuan pemeliharaan:
a. Untuk mengoptimalkan usia pakai peralatan. Hal ini sangat penting terutama
jika dilihat dari aspek biaya, karena untuk membeli suatu peralatan akan
jauh lebih mahal jika dibandingkan dengan merawat bagian dari peralatan
tersebut.
 b. Untuk menjamin kesiapan operasional peralatan untuk mendukung
kelancaran pekerjaan sehingga diperoleh hasil yang optimal. Untuk
menjamin ketersediaan peralatan yang diperlukan melalui pencekkan
secara rutin dan teratur.
c. Untuk menjamin keselamatan orang atau siswa yang menggunakan alat
tersebut. Manfaat pemeliharaan:
a. Jika peralatan terpelihara baik, umurnya akan awet yang berarti tidak perlu
mengadakan penggantian dalam waktu yang singkat.
b. Pemeliharaan yang baik mengakibatkan jarang terjadi kerusakan yang berarti
biaya perbaikan dapat ditekan seminim mungkin.
c. Dengan adanya pemeliharaan yang baik maka akan lebih terkontrol sehingga
menghindar kehilangan.
d. Dengan adanya pemeliharaan yang baik maka enak dilihat dan dipandang.
e. Pemeliharaan yang baik memberikan hasil pekerjaan yang baik.
4. Penyimpanan
Di dalam fungsi ini, fungsi inventarisasi dan penyaluran termasuk di dalamnya.
Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha melakukan pengurusan
penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang.
Penyimpanan ialah kegiatan yang dilakukan untuk menampung hasil pengadaan
barang-barang yang keluar atau akan didistribusikan dan disimpan dalam gudang.
Kegiatan penyimpanan meliputi menerima, menyimpan, dan mengeluarkan
barang di/dari gudang (Atmodiwirio, 2005: 254).
5. Pengawasan
Di dalam fungsi ini, fungsi penghapusan, penyingkiran, pengendalian, dan
rehabilitasi masuk ke dalam fungsi pengawasan. Kegiatan pengawasan dapat
berupa melaksanakan pengamatan, evaluasi dan meminta laporan untuk
mendapatkan gambaran dan informasi tentang keadaan atau perlengkapan.
Selain itu pengawasan dapat pula berupa pemberian pengarahan dan bimbingan
terhadap pengelolaan sarana dan prasarana yang telah dilakukan dalam satu periode
untuk mencapai tertib administrasi. Keseluruhan proses di atas dilakukan untuk
mencegah adanya penyelewengan dan kesalahan dalam pelaksanaan prosedur
manajemen sarana dan prasarana.
 Rangkuman
Administrasi sarana dan prasarana adalah semua komponen yang secara
langsung maupun tidak langsung menunjang jalannya proses kegiatan untuk
mencapai tujuan. Antara sarana dan prasarana tidak terlalu jauh berbeda, karena
keduanya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Untuk membedakannya,
sarana lebih ditujukan kepada benda-benda yang bergerak, sedangkan prasarana
lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak.
Ruang lingkup administrasi sarana prasarana meliputi: 1)
peralatan/perlengkapan kantor (office supplies); 2) mesin-mesin kantor (office
machine); 3) mesin komunikasi kantor (office communication); 4) perabot kantor
(office furniture); 5) penataan interior kantor (office arrangement); dan 6) tata
ruang kantor (office layout).
Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah: 1) mampu menyediakan
sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan; 2) mampu menyediakan
informasi berkaitan dengan keberadaan sarana dan prasarana/perbekalan; 3)
mampu menyediakan sarana dan prasarana/perbekalan yang siap pakai (ready for
use); 4) mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan
daya hasil; 5) mampu melakukan pengakhiran fungsi sarana dan
prasarana/perbekalan; 6) mampu mencegah dan mengambil tindakan
antisipatif terhadap berbagai penyimpangan; 7) mampu menyediakan
pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel sehingga setiap unit kerja
maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya secara optimal;
dan 8) mampu membangun budaya penggunaan sarana dan prasarana/perbekalan
secara bertanggung jawab.
Fungsi administrasi sarana dan prasarana adalah berbagai jenis kegiatan
administrasi sarana dan prasarana yang berperan menunjang kegiatan untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan, meliputi: 1) perencanaan; 2)
pengadaan; 3) pemeliharaan; 4) penyimpanan; dan 5) pengawasan.

A. Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan

Uji
Kompetensi
singkat dan jelas! (Menggunakan soal HOTS)
1. Jelaskan pengertian sarana dan prasarana serta berikan contohnya!
2. Jelaskan ruang lingkup dari sarana dan prasarana serta berikan masing-masing 3 contoh!
3. Jelaskan tujuan dari administrasi sarana dan prasarana!
4. Jelaskan fungsi dari administrasi sarana dan prasarana!
5. Jelaskan mengapa sarana prasarana dapat menunjang pencapaian tujuan!
6. Jelaskan manfaat apakah yang didapatkah dengan adanya interior kantor!
7. Jelaskan mengapa sarana prasarana perlu dipelihara!
8. Jelaskan apakah yang tergolong dalam perlatan/perlengkapan kantor!
9. Jelaskan apakah yang dimaksud dengan mesin kantor serta berikan 5 contohnya!