BAB III

GAMBARAN UMUM OBJEK PENELITIAN

DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Gambaran Umum Objek Penelitian

3.1.1 Sejarah Singkat Sekolah

SMK YPM Cidahu adalah salah satu sekolah wasta yang berlokasi di Jalan

Pasirdon Desa Jayabakti Kecamatan Cidahu Kabupat Sukabumi Provinsi Jawa

Barat. Berdiri pada tahun 2010 dan beroperasi pada 22 November 2011 dengan

NNS : 402020622083 NPSN : 60726511. Status tanah milik sendiri, status

bangunan milik sendiri dengan luas tanah : 4000 m 2 luas bangunan : 3000m2.

Memiliki 3 jurusan, yaitu jurusan Teknik Otomotif, Tata Busana dan Otomatisasi

Tata Kelola Perkantoran.

3.1.2 Visi dan Misi SMK YPM Cidahu

Berikut adalah visi dan misi olah SMK YPM Cidahu :

1. Visi SMK YPM Cidahu

Menjadikan sekolah yang Produktif dan Berakhlak Mulia.

2. Misi SMK YPM Cidahu

a. Menciptakan peserta didik yang cerdas dan terampil.

b. Menunjukan peserta didik yang kompentitif dalam dunia usaha dan

industri.

c. Membentuk peserta didik yang berakhlak mulia.

d. Menciptakan ertos kerja yang produktif, disiplin dan tanggung jawab.

33
 34

3.1.3 Struktur Organisasi

Suatu instansi atau perusahaan, organisasi memegang peranan yang sangat penting.

Instansi atau perusahaan harus mempunyai organisasi yang baik agar koordinasi

dan tata kerja dapat tergambar dengan jelas, sehingga dapat berfungsi dengan

maksimal. Bentuk organisasi ada beberapa macam dan untuk memilih yang terbaik

sangat tergantung situasi dan kondisi masing-masing perusahaan atau instansi serta

tujuan yang ingin dicapai. Struktur organisasi yang baik harus dapat

menggambarkan fungsi-fungsi pengelompokan kerja masing-masing personil atau

bagian. Peranan dari struktur organisasi menunjukkan tipe atau bentuk organisasi

yang dipergunakan, juga merupakan perwujudan hubungan fungsi-fungsi

wewenang dan tanggung jawab terhadap pelaksanaan tugas masing-masing personil

atau bagian. SMK YPM Cidahu juga berusaha menggunakan struktur organisasi

yang baik. Berikut adalah gambar struktur organisasi serta fungsi tiap personil atau

bagian yang ada pada SMK YPM Cidahu :

 35

KEPALA SEKOLAH KOMITE SEKOLAH

SAEPUL PALAH,
DIDING, A.Md
M.Pd

UNIT PERPUSTAKAAN TATA USAHA

AMELIA WINDASARI,
SITI MUZDALIFAH
SPd

UNIT KOORDINATOR BP/ BENDAHARA

LABORATORIUM BK
HAKUL
WILDAN ALWAHIDI, NURHIDAYATULLAH,
LISTIANINGRUM S.Kom.i SPd

WALI KELAS X AP I WALI KELAS X TB WALI KELAS XI TB WALI KELAS XI TB

WALI KELAS X TO

HILMAN PERMANA, LISNAWATI RIZKI, SPd ANI MULYARI SUPRIYADI, S.Pd

SUDARMAN
S.Pd

WALI KELAS XI TKR WALI KELAS XII

WALI KELAS XII TB WALI KELAS X AP II WALI KELAS X TKR TKR

DEDI SUDRAJAT,S.Pd RYAN RAMDHANI,S.Pd AMELIA

LILIS LIHANAH, S.E UJANG ANDI, S.Pd WINDASARI,S.Pd

Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMK YPM CIDAHU

Dalam struktur di atas dijelaskan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab

secara bertingkat adalah sebagai berikut :

1. Kepala Sekolah

a. Selaku Edukator bertugas melaksanakan proses pengajaran secara efektif

dan efisien.
 36

b. Sebagai Manajer bertugas menyusun perancanaan, mengorganisasikan

kegiatan, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan, melaksanakan

pengawasan dan menentukan kebijakan.

c. Selaku Administrator bertugas menyelenggarakan administrasi

perencanaan, pengarahan dan pengendalian, pengkoordinasian, evaluasi.

d. Selaku Supervisor bertugas menyelenggarakan supervisi mengenal proses

belajar mengajar, kegiatan bimbingan, kegiatan ekstra kulikuler, kegiatan

kerjasama dengan masyarakat, kehadiran guru, pegawai dan siswa.

2. Komite Sekolah

a. Menyusun AD dan ART Komite Sekolah

b. Mendorong tumbuhnya perhatian dan komitmen masyarakat terhadap

penyelenggaraan pendidikan yang bermutu

c. Melakukan kerjasama dengan masyarakat dan pemerintah berkenaan

dengan penyelenggaraan pendidikan yang bermutu

d. Menampung dan menganalisis inspirasi, ide dan berbagai kebutuhan

pendidikan yang diajukan masyarakat

e. Memberi masukan, pertimbangan dan rekomendasi kepada sekolah

mengenai kebijakan dan program sekolah, RAPBS, kriteria kinerja

sekolah, kriteria tenaga pendidikan, dan lain-lain yang terkait dengan

pendidikan

f. Mendorong orang tua dan masyarakat berpartisipasi dalam pendidikan

guna mendukung peningkatan mutu dan pemerataan pendidikan

 37

g. Menggolong dana masyarakat dalam rangka pembiayaan penyelenggaraan

pendidikan di sekolah

h. Melakukan evaluasi dan pengawasan terhadap kebijakan program

pendidikan di sekolah

3. Wali Kelas

a. Pengelolaan kelas

b. Penyelenggaraan administrasi kelas meliputi : denah tempat duduk siswa,

daftar pelajaran siswa, daftar pelajaran kelas, daftar piket kelas, buku

absen siswa, buku kegiatan pembelajaran, tata tertib siswa dan pembuatan

statistik bulanan siswa

c. Pengisian daftar kumpulan nilai

d. Pembuatan catatan khusus tentang siswa

e. Pencatatan mutasi siswa

f. Pengisian buku laporan penilaian hasil belajar

g. Pembagian hasil laporan hasil belajar

4. Koordinator BK

a. Mengkoordinasikan penyelenggaraan bimbingan konseling atau

bimbingan kejuruan

b. Meningkatkan pelayanan bimbingan konseling atau bimbingan kejuruan

c. Membuat program tahunan pelaksanaan bimbingan konseling atau

bimbingan kejuruan

d. Membuat pembagian tugas guru BK dalam pelaksanaan layanan

bimbingan konseling atau bimbingan kejuruan

 38

e. Memantau pelaksanaan layanan bimbingan konseling atau bimbingan

kejuruan

f. Mengevaluasi pelaksanaan bimbingan konseling atau bimbingan kejuruan

g. Menganalisis pelaksanaan bimbingan konseling atau bimbingan kejuruan

h. Melaporkan pelaksanaan bimbingan konseling atau bimbingan kejuruan

5. Unit Perpustakaan sekolah

a. Perencanaan pengadaan buku, bahan pustaka, media elektronik

b. Pengurusan pelayanan perpustakaan

c. Perancanaan pengembangan perpustakaan

d. Pemeliharaan, perbaikan buku-buku, bahan pustaka dan media elektronik

e. Pengadministrasian buku-buku

f. Melakukan layanan bagi siswa, guru dan tenaga pendidik lainnya

g. Penyimpanan buku perpustakaan

h. Menyusun tata tertib perpustakaan

6. Unit Laboratorium

a. Perencanaan pengadaan alat dan bahan laboratorium

b. Menyusun jadwal dan tata tertib penggunaan laboratorium

c. Mengatur penyimpanan dan daftar alat-alat laboratorium

d. Memelihara dan perbaikan alat-alat laboratorium

e. Pengadministrasian pinjaman alat-alat laboratorium

f. Menyusun laporan pelaksanaan kegiatan laboratorium

7. Tata Usaha

a. Penyusunan program tata usaha sekolah

 39

b. Pengelolaan keuangan sekalah

c. Pengurus administrasi ketenagaan dan siswa

d. Pembinaan dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah

e. Penyusunan administrasi perlengkapan

f. Penyusunan dan penyajian data statistik sekolah

g. Mengkoordinasikan dan melaksanakan 7k

h. Penyusunan lapor pelaksanaan kegiatan penyusunan ketata usahaan secara

berkal

8. Bendahara

a. Menyusun RKAS, gaji guru dan karyawan, biaya investasi, biaya

operasional dan biaya perawatan

b. Membantu kepala sekolah dalam mengelola keuangan sekolah seperti

menerima, membukukan, menyimpan, menyimpan dan mempertanggung

jawab mengelola keuangan sekolah

c. Mengurus keuangan beasiswa

d. Mengurus pengadministrasian keuangan

e. Menyusun laporan keuangan berkala dan insidentil

3.2 Perancangan Sistem

3.2.1 Analisa Sistem

Tahapan ini penulis menganalisa sistem yang ada, untuk mempelajari dan

mengetahui apa yang akan dikerjakan oleh sistem, serta menspesifikasikan sistem

itu sendiri seperti masukan yang digunakan database, memperoses dan keluaran
 40

yang dihasilkan adalah informasi. Adapun bentuk analisa sistem yang penulis teliti

dari sekolah SMK YPM CIDAHU adalah sebagai berikut.

1. Analisa dokumen dan proses yang sedang berjalan

a. Dokumen Input

Nama dokumen : Kartu Spp

Sumber : Siswa

Tujuan : Petugas

Proses : Menyerahkan kartu SPP

Frekuensi : Setiap ada penyerahan kartu siswa

Nama dokumen : Data iuran SPP

Sumber : Petugas

Tujuan : Siswa dan Bendahara

Proses : Pengembalian dan Pelaporan

Frekuensi : Setiap ada pembayaran spp

b. Dokumen Output

Nama dokumen : Mengisi kartu spp

Sumber : Petugas

Tujuan : Siswa

Proses : Penandatanganan

Frekuensi : Setiap ada penyerahan spp

Nama dokumen : Input data iuran spp

 41

Sumber : Petugas

Tujuan : Bendahara

Proses : Pelaporan iuran spp

Frekuensi : Setiap pembayaran spp

c. Flowmap yang sedang berjalan

FLOW MAP YANG SEDANG BERJALAN

SISWA PETUGAS TU BENDAHARA

A
Kartu SPP Kartu SPP

Laporan
Harian SPP
Mengisi
Kartu
SPP

Data Iuran
SPP

Memasukan
iuran data
siswa

Laporan
Kartu SPP
Harian SPP

Menandata
ngani dan
Cap Kartu
SPP A

Kartu SPP Kartu SPP

yang Sudah yang Sudah
Ditandatangani Ditandatangani
dan Dicap dan Dicap
\\

Gambar 3.2 Flowmap yang sedang berjalan

 42

d. Deskripsi Flowmap yang sedang berjalan

1. Siswa memberikan kartu SPP kepada Petugas.

2. Petugas mengisi data iuran SPP tersebut.

3. Setelah mengisi kemudian iuran tersebut pelaporannya akan diberikan

pada Bendahara.

4. Dan iuran yang sudah dibayarkan Siswa akan ditandatangani kartu

SPPnya kemudian diberikan kpd Siswa kembali

2. Analisa dokumen dan proses yang diusulkan

a. Flowmap yang diusulkan

FLOW MAP YANG DI USULKAN

SISWA PETUGAS TU BENDAHARA
A
Form Kartu Form
Kar tu SPP Form Siswa
SPP Kelas
Form Siswa

A
Input Input
Input SPP
Siswa Kelas

SPP Siswa Kelas

Input
Pembayaran

Form
Laporan
pembayaran

Pembayaran

Laporan
Laporan
cetak
\\

Gambar 3.3 Flowmap yang diusulkan

 43

b. Deskripsi Flowmap yang diusulkan

1. Siswa memberikan kartu SPP kepada petugas

2. Petugas mengisi form input Siswa, form input SPP dan form input

Kelas.

3. Kemudian petugas menyimpannya dalam Database.

4. Siswa yang akan membayarnya petugas menginputkan pada form

pembayaran lalu merekap laporan data yang akan diserahkan ke

Bendahara.

5. Siswa diberikan Kembali kartu SPP yang telah ditandatangani.

3.2.2 Perancangan Sistem Yang Diusulkan

Sistem informasi yang diusulkan memiliki beberapa keunggulan dan

perbedaan dari sistem yang sedang berjalan, sistem yang diusulkan telah

terotomatisasi sehingga lebih mudah digunakan, integritas data terjaga tidak

akan memakan waktu yang lama dalam mengolah data, karena didalamnya

telah disediakan pencetakan laporan-laporan dan fasilitas lainnya yang akan

memudahkan user untuk menggunakan sistem ini.

Berdasarkan analisa yang telah dilakukan, penulis menyarankan sebuah

rancangan sistem yang terkomputerisasi dalam bab ini, maka penulisakan

membahas mengenai sistem usulan yang tepat guna untuk diterapkan pada

SMK YPM CIDAHU.

1. Gambaran umum Sistem yang diusulkan

a. Siswa memberikan SPP kepada Petugas

b. Petugas mengisi form input Siswa, form input SPP dan form input Kelas.
 44

c. Kemudian petugas menyimpannya dalam Database.

d. Siswa yang akan membayar, petugas menginputkan pada form

pembayaran lalu merekap laporan data yang akan diserahkan ke

Bendahara.

2. Diagram Use Case

Use case diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara

sistem eksternal dan pengguna yang digambarkan melalui beberapa

komponen utama seperti actor yang mewakili subject atau objek dari sebuah

sistem, dan use case yang mengambarkan sebuah interaksi antara actor

dengan sistem. Dan proses pada sistem informasi e-spp di SMK YPM

CIDAHU ini, Proses tersebut dapat divisualisasikan menggunakan diagram

use case, dan adapun gambar diagram usecase-nya sebagai berikut :

Gambar 3.4 Diagram Use Case

 45

Berdasarkan sistem yang diusulkan maka usecase diagram sistem informasi

e-spp adalah sebagai berikut :

a. 1 Sistem yang mencakup kegiatan proses pembayaran e-spp pada

SMK YPM CIDAHU.

b. 2 Actor dalam kegiatan pelaporan sistem pembayaran e-spp yaitu

Petugas/TU dan Bendahara.

c. 6 Usecase dalam kegiatan yang digunakan Actor yaitu : mengelola

data siswa, mengelola data kelas, mengelola data spp, mengelola

data pembayaran, mengelola data user, melihat data laporan

pembayaran,

3. Diagram Class

Gambar 3.5 Diagram Class

 46

Berdasarkan diagram class proses sistem informasi e-spp diatas pada SMK

YPM CIDAHU adalah sebagai berikur :

a. Pada diagram siswa, kelas dan spp, siswa yang datang kepetugas

dengan membawa kartu spp

b. Petugas akan menginputkan berupa data siswa yang akan

membayar.

c. Kemudian petugas menginput data pembayaran siswa yang telah

membayarnya dan merekap laporan pembayarannya.

4. Diagram Aktivitas

Activity diagram adalah teknik untuk menggambarkan logika procedural,

proses bisnis, dan jalur kerja. Dalam beberapa hal, diagram ini memainkan

peran mirip sebuah bagan alur, tetapi perbedaanya prinsip antara diagram ini

dan notasi diagram alur adalah diagram ini mendukung beaviour parallel. Dan

adapun aktifitas prosedur sistem informasi e-spp pada SMK YPM CIDAHU

juga akan digambarkan menggunakan diagram activity yang visualisasi dari

prosesnya adalah sebagai berikut :

 47

Gambar 3.6 Diagram Aktivitas

Activity diagram sistem informasi e-spp pada SMK YPM CIDAHU, sebagai

berikut :

a. Terdapat 1 Initial Node, objek yang diawali.

b. Terdapat 6 Action State dari sistem diantaranya: membayar spp,

menginput data(kelas, spp, siswa), menginput pembayaran, membuat

pembayaran, mencetak laporan pembayaran, menerima laporan

pembayaran.

c. Terdapat 1 Final State, objek yang diakhir.

5. Diagram Sequen

Diagram sequence merupakan salah satu yang menjelaskan bagaimana suatu

operasi itu dilakukan; message (pesan) apa yang dikirim dan kapan

 48

pelaksanaannya. Diagram ini diatur berdasarkan waktu. Objek-objek yang

berkaitan dengan proses berjalannya operasi diurutkan dari kiri ke kanan

berdasarkan waktu terjadinya dalam pesan yang terurut. Berikut beberapa

diagram sequence dari analisa perancangan sistem e-spp SMK YPM

CIDAHU.

1. Diagram Sequence Login dan User

 49

Gambar 3.7 Diagram Sequence Login dan User

Sequence diagram Login dan User sistem informasi e-spp pada SMK YPM

CIDAHU, sebagai berikut :

a. Terdapat 3 actor yang melakukan kegiatan, yaitu petugas,

bendahara dan siswa

b. Terdapat 6 message masing-masing spesifikasi dari komunikasi

antara objek yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas

yang terjadi. Kegiatan yang biasa dilakukan oleh aktor-aktor

yaitu menginput username&password, mengecek inputan, Data

Username&password, Data masing-masing user yang tersimpan,

Menampilkan masing level data user dan Destroy

c. Terdapat 1 lifeline mengidentifikasi kehadiran objek pada saat

terakhir/akhir waktu.
 50

2. Diagram Sequence Siswa

Gambar 3.8 Diagram Sequence Siswa

Sequence diagram Siswa sistem informasi e-spp pada SMK YPM

CIDAHU, sebagai berikut :

d. Terdapat 1 actor yang melakukan kegiatan, yaitu petugas.

e. Terdapat 10 message spesifikasi dari komunikasi antara objek

yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.

Kegiatan yang biasa dilakukan oleh aktor-aktor yaitu menginput

nisn, menginput nis, menginput nama, menginput kelas,

menginput alamat, menginput telepon, menginput spp,

menginput status , save dan menyimpannya kedatabase siswa.

f. Terdapat 1 lifeline mengidentifikasi kehadiran objek pada saat

terakhir/akhir waktu.
 51

3. Diagram Sequence Kelas

Gambar 3.9 Diagram Sequence Kelas

Sequence diagram Kelas sistem informasi e-spp pada SMK YPM CIDAHU,

sebagai berikut :

a. Terdapat 1 actor yang melakukan kegiatan, yaitu petugas.

b. Terdapat 4 message spesifikasi dari komunikasi antara objek

yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.

Kegiatan yang biasa dilakukan oleh aktor-aktor yaitu menginput

kelas, menginput kompetensi keahlian, save dan menyimpannya

ke database kelas.

c. Terdapat 1 lifeline mengidentifikasi kehadiran objek pada saat

terakhir/akhir waktu
 52

4. Diagram Sequence SPP

Gambar 3.10 Diagram Sequence SPP

Sequence diagram Spp sistem informasi e-spp pada SMK YPM CIDAHU,

sebagai berikut :

a. Terdapat 1 actor yang melakukan kegiatan, yaitu petugas.

b. Terdapat 5 message spesifikasi dari komunikasi antara objek

yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.

Kegiatan yang biasa dilakukan oleh aktor-aktor yaitu menginput

tahun ajaran, menginput nominal/bulanan, menginput

keterangan, save dan menyimpannya kedatabase spp.

c. Terdapat 1 lifeline mengidentifikasi kehadiran objek pada saat

terakhir/akhir waktu
 53

5. Diagram Sequence Pembayaran

Gambar 3.11 Diagram Sequence Pembayaran SPP

Sequence diagram Pembayaran sistem informasi e-spp pada SMK YPM

CIDAHU, sebagai berikut :

a. Terdapat 1 actor yang melakukan kegiatan, yaitu petugas.

b. Terdapat 5 message spesifikasi dari komunikasi antara objek

yang memuat informasi-informasi tentang aktifitas yang terjadi.

Kegiatan yang biasa dilakukan oleh aktor-aktor yaitu cek data

siswa, data siswa, tampilkan kewajiban data pembayaran, get

laporan dan laporan.

c. Terdapat 1 lifeline mengidentifikasi kehadiran objek pada saat

terakhir/akhir waktu

3. Perancangan Basis Data

a. Normalisasi

1) Bentuk Tabel Tidak Normal / Unnormalisasi

Nisn
Nis
nama_siswa
id_kelas
 54

Alamat
no_telp
id_spp
status_siswa
id_spp
Tahun
Nominal
Keterangan
id_kelas
nama_kelas
kompetensi_kea
hlian
id_petugas
nama_pengguna
kata_sandi
Nama
Level
id_pembayaran
id_petugas
Nisn
tgl_bayar
bulan_bayar
tahun_bayar
id_spp
jml_bayar
Status

Tabel 3.1 Bentuk Tidak Normal

2) Bentuk Tabel Normal Pertama/1NF

nisn*
Nis
nama_siswa
id_kelas
Alamat
no_telp
 55

id_spp
status_siswa
id_spp*
Tahun
Nominal
Keterangan
id_kelas*
nama_kelas
kompetensi_kea
hlian
id_petugas*
nama_pengguna
kata_sandi
Nama
Level
id_pembayaran*
id_petugas
Nisn
tgl_bayar
bulan_bayar
tahun_bayar
id_spp
jml_bayar
Status

Tabel 3.2 Bentuk normal pertama

3) Bentuk tabel normal kedua/2NF

 56

Tabel 3.3 Bentuk Normal Kedua

4) Bentuk tabel normal ketiga/3NF

Tabel 3.4 Bentuk normal ketiga

 57

Keterangan : * = Primary Key

** = Foreign Key

b. ERD (Entity Relationship Diagram)

Pada bentuk ini diagram yang di buat akan memberikan komponen

data. Karakteristik dari model ini adalah secara jelas memberikan

kemampuan yang berstruktur dan fleksibel untuk menggambarkan

logika suatu objek atau kejadian nyata, serta kemudahan untuk

menentukan kendala secara tegas dan jelas. Dengan diagram E-R dapat

membuat sebuah hubungan antara elemen-elemen yang dapat di

implementasikan ke dalam bentuk tabel relasi.

Gambar 3.12 Entity Relationship Diagram

3.3 Perancangan Program

3.3.1 Kerangka Form Masukan dan Keluaran (Lay Out Form)

a. Login Program
 58

Gambar 3.13 Login Program

b. Menu Utama

Gambar 3.14 Form Menu Utama

 59

c. Kerangka Menu Siswa

Gambar 3.15 Kerangka Menu Siswa

d. Kerangka Menu Kelas

Gambar 3.16 Kerangka Menu Kelas

 60

e. Kerangka Menu SPP

Gambar 3.17 Kerangka Menu SPP

f. Kerangka Menu Petugas

Gambar 3.18 Kerangka Menu Petugas

 61

g. Kerangka Menu Pembayaran

Gambar 3.19 Kerangka Menu Pembayaran

3.3.2 Rancangan Hippo

Gambar 3.20 Rancangan Hippo

 62

3.3.3 Flowchart Program

1. Flowchart Login

Mulai

From Login

Username

ya

Password

ya
Tidak
Sesuai

Menu Utama

Selesai

Gambar 3.21 Flowchart Login

2. Flowchart Menu Utama

Gambar 3.22 Flowchart Menu Utama

 63

3. Flowchart Menu Siswa

Gambar 3.23 Flowchart Menu Siswa

4. Flowchart Menu Kelas

Gambar 3.24 Flowchart Menu Kelas

 64

5. Flowchart Menu SPP

Gambar 3.25 Flowchart Menu SPP

6. Flowchart Menu Petugas

Gambar 3.26 Flowchart Menu Petugas

 65

7. Flowchart Menu Level

Gambar 3.27 Flowchart Menu Level

8. Flowchart Menu Pembayaran

Gambar 3.28 Flowchart Menu Pembayaran

9. Flowchart Menu Riwayat Bayar

 66

Gambar 3.29 Flowchart Menu Riwayat Bayar