Nomor Dokumen: No.

Revisi :
PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN K3
00
Halaman :
1 dari 5
PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal :

1. TUJUAN

1.1 Untuk memastikan semua dokumen yang digunakan di PT. ………. dikendalikan dengan benar

2. RUANG LINGKUP

2.1 Semua dokumen yang digunakan di PT. ……

3. DEFINISI

3.1 Dokumen adalah referensi yang digunakan dalam melakukan suatu proses atau kegiatan/aktifitas

4. REFERENSI

4.1 SMK3 PP No. 50/2012 Elemen C

5. FLOW CHART
Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Disetujui oleh:
AHLI K3 MANAGER DIREKTUR
 Nomor Dokumen: No. Revisi :
PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN K3
00
Halaman :
2 dari 5
PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal :

Mulai
Diperlukan
distribusi?

Susun draft dokumen

dan berikan identitas: Y
Judul, No. Dok., No.
Revisi terakhir, Tgl. Beri status
Efektif, Penanggung Di dalam
T TAK TERKENDALI,
Jawab organisasi?
1 bila sesuai
Y
Y
T
Periksa kelengkapan, Gandakan dan Tarik dokumen
kejelasan dan distribusikan ke kadaluwarsa
kecukupan bagian terkait (bila ada)

Untuk kepentingan
Ditandatangani informasi / kebutuhan
oleh Pemeriksa? legal lainnya?

Implementasi

Y Y
T
Simpan sesuai aturan
1 & beri stempel
Ditandatangani
oleh Penyetuju? KADALUWARSA
Terdapat
ketidaksesuaian saat
pelaksanaan? T
T
Y
Masa simpan
Y telah lewat?
Registrasi ke
dalam daftar induk
T dokumen dan Lakukan perubahan
tulis pada katalog sesuai IK Y
(Perubahan Dokumen dan
Form)
Musnahkan dan
catat ke dalam
bukti pemusnahan

Selesai
 Nomor Dokumen: No. Revisi :
PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN K3
00
Halaman :
3 dari 5
PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal :

6. PROSEDUR

Dokumen /
PIC Deskripsi
Catatan

Pembuatan dan Pengesahan

Pembuat 6.1 Menyusun draft dokumen dan memberi identitas Instruksi Kerja
dokumen, bila sesuai, dengan hal-hal di bawah: Penomoran
–Judul – Tanggal Efektif Dokumen
–No. Dokumen – Penanggung jawab
–No. Revisi terakhir
Untuk penomoran dokumen mengikuti sesuai dengan
Instruksi Kerja Penomoran Dokumen
Pemeriksa 6.2 Bubuhkan tanda tangan apabila telah dilakukan
pemeriksaan atas kebenaran dokumen atau memastikan
kebenaran revisi terakhir.

Penyetuju 6.3 Bubuhkan tanda tangan apabila telah dilakukan

pemeriksaan atas kebenaran dokumen atau memastikan
kebenaran revisi terakhir.

Staf PIC 6.4 Apabila dokumen disetujui oleh penyetuju maka lakukan Daftar Induk
regristrasi dokumen yang telah disahkan ke dalam Dokumen
master list dokumen.

DISTRIBUSI DAN PERUBAHAN

Penerima 6.5 Untuk kepentingan distribusi di dalam PT. ………. dokumen Daftar Distribusi
digandakan sesuai jumlah bagian yang terkait. Setiap
lembar salinan dokumen yang didistribusikan harus
diberi identifikasi stempel TERKENDALI

Staf PIC 6.6 Untuk kepentingan di luar PT…….. salinan dokumen yang
didistribusikan, harus distempel TAK TERKENDALI

PIC terkait 6.7 Implementasikan dokumen yang telah didistribusikan dan Permintaan
Apabila terdapat ketidaksesuaian pada saat pelaksanaan, Perubahan
lakukan perubahan dokumen sesuai Intruksi Kerja Dokumen
Perubahan Dokumen dan Form.

Staf PIC 6.8 Apabila ada dokumen kadaluarsa, maka dokumen

tersebut harus ditarik dari tempat pengoperasian.
 Nomor Dokumen: No. Revisi :
PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN K3
00
Halaman :
4 dari 5
PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal :

Staf PIC 6.9 Untuk kepentingan informasi / kebutuhan legal, dokumen

yang kadaluarsa harus distempel KADALUWARSA dan
disimpan sesuai aturan sebagai berikut :
– Pedoman, Prosedur dan Instruksi Kerja disimpan
selama minimal 3 tahun.
– Dokumen eksternal dari pelanggan, contoh: Dokumen
kontrak, Spesifikasi produk, disimpan minimal selama
1
tahun setelah produk tidak aktif atau sesuai dengan
permintaan pelanggan.
– Dokumen eksternal berupa peraturan pemerintah
atau standar lainnya disimpan selama 1 tahun setelah
tidak berlaku atau sesuai dengan permintaan
pelanggan.
– Dokumen di luar yang diatur di atas disimpan minimal
selama 6 bulan.
Staf PIC 6.10 Apabila dokumen kadaluarsa telah lewat dari aturan Formulir
penyimpanan atau tidak diperlukan untuk kepentingan Pemusnahan
informasi / kebutuhan legal, maka musnahkan dan Dokumen dan
catat ke dalam form Pemusnahan Untuk dokumen Catatan
yang mempunyai masa berlaku (contoh: Jadwal),
pemusnahan dilakukan oleh penerima.

7. KETERANGAN

7.1 Review dokumen sistim manajemen dilakukan oleh PIC terkait berdasarkan antara lain naum
tidak terbatas pada: Hasil audit sistim manajemen baik audit internal maupun eksternal yang
relevan.
7.2 Aturan penanda tanganan dokumen adalah sbb:

Nama Dokumen Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui oleh

Pedoman Sistem
Ahli K3 Direktur Direktur Utama
Manajemen
Manager
SOP Departemen Terkait; MR Direktur
Ahli K3
Instruksi Kerja Supervisor Terkait - Manager Terkait

Standar Parameter Supervisor Ahli K3 Manager Terkait

 Nomor Dokumen: No. Revisi :
PROSEDUR SISTEM MANAJEMEN K3
00
Halaman :
5 dari 5
PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal :

7.3 Instruksi Kerja dan Standar Proses yang ada dilapangan harus diletakkan / ditempatkan sedekat
mungkin dengan area kerja pemakai dan dipastikan tidak mengganggu kerja pemakai saat dia
membutuhkan.
7.4 Dokumen eksternal yang merupakan standar nasional/ internasional dan dipakai sebagai
referensi PT. INDONESIA harus dikendalikan oleh masing-masing departemen dengan
memasukkan dalam daftar induk dokumen eksternal dan di-update sesuai terbitan terbaru dan
minimal dilakukan pengecekan tentang terbitan terbaru setiap awal tahun oleh masing-masing
PIC

8. RIWAYAT PERUBAHAN

Revisi Tanggal Bagian Keterangan

00 All Baru