Bahan Ajar Pertemuan 1

DOKUMEN KANTOR

KD 3.1 Menganalisis dokumen kantor

4.1 Menyusun dokumen kantor

INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI :

1. Menjelaskan pengertian dokumen
2. Menguraikan fungsi-fungsi dokumen kantor
3. Mengidentifikasi jenis-jenis dokumen kantor
4. Menyimpulkan penggandaan dokumen kantor
5. Mengemukakan tata cara pengelolaan dokumen kantor
6. Menginterprestasikan penyusunan dokumen kantor
7. Menerapkan penyusunan dokumen kantor

URAIAN MATERI
1. Pengertian Dokumen
Dokumen menurut bahasa Inggris dan bahasa Belanda berasal dari kata
document. Bila diartikan dalam bahasa Indonesia, sesuai kamus umum bahasa
Indonesia, dokumen merupakan sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat
dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.
Jadi dokumen merupakan surat – surat atau benda – benda berharga
termasuk rekaman yang dapat dijadikan sebagai alat bukti untuk mendukung
keterangan supaya lebih meyakinkan. Dalam bidang administrasi perkantoran,
sebagian besar dokumennya memang berupa surat.
2. Fungsi-Fungsi Dokumen Kantor
Adapun fungsi dari dokumen kantor yaitu :
a. Alat komunikasi
 b. Bukti dari apa yang kita kerjakan atau lakukan
c. Data pendukung apabila ada masalah
d. Data pendukung untuk proses pengurusan kargo

3. Jenis-Jenis Dokumen Kantor

Pada dasarnya ada beberapa macam dokumen kantor, yaitu :
a. Warkat biasa yaitu sebuah dokumen yang semula mempunyai nilai atau
kegunaan penting tetapi akhirnya menjadi tidak berguna, misalnya surat lamaran.
b. Dokumen yang tidak penting (non esensial), yaitu dokumen yang nilai
kegunaannya bersifat sementara, dokumen ini dapat diganti dan secara berkala
dapat dimusnahkan.
c. Dokumen penting (improtant), adalah dokumen yang ada hubungannya dengan
masa lalu  dan masa datang, dan mempunyai nilai guna yang sangat besar.
Dokumen ini sangat  membantu dalam kelancaran kegiatan organisasi dan
dokumen ini harus disimpan dalam jangka waktu yang lama.
d. Dokumen atau warkat sangat penting (vital), yaitu dokumen yang mempunyai nilai
sejarah dan ilmiah yang dapat dijadikan sebagai alat pengingat selama-lamanya.
4. Penggandaan Dokumen
Penggandaan dokumen merupakan kegiatan memperbanyak dokumen yang
sudah dibuat sesuai kebutuhan kantor. Informasi atau data yang telah berhasil
dicatat, ditulis, maupun direkam digandakan dengan menggunakan mesin
pengganda (duplicating machine) seperti mesin fotokopi, stensil, sheet atau dengan
cara-cara penggandaan dokumen lainnya. Penggandaan dokumen menggunakan
peralatan kantor yang disebut dengan mesin pengganda dokumen.
Berikut kelebihan penggunaan mesin pengganda yaitu :
a. Pada penggunaan tenaga kerja dapat meningkatkan mutu, disiplin, dan
gairah kerja, pendapatan, dan mengurangi beban kerja dan pikiran tenaga
kerja
b. Penggunaan mesin pengganda dapat mempermudah, memperlancar,
menyederhanakan, dan mengefisienkan prosedur kerja
 c. Penggunaan mesin pengganda dapat meningkatkan kualitas, standar mutu
terpenuhi, dan keseragaman atau keragaman bentuk dan ukuran produk
sangat akurat
Sedangkan dampak negatif penggunaan mesin pengganda yaitu :
a. Mesin pengganda membutuhkan pemeliharaan dan perawatan sehingga
dapat menimbulkan pemborosan
b. Mesin pengganda terkadang mengalami pergantian yang berdampak pada
perubahan metode, prosedur, dan pengadaan pelatihan tenaga kerja.
c. Penggunaan mesin pengganda dapat meningkatkan pengangguran karena
tenaga kerja yang dibutuhkan relatif sedikit
d. Penggunaan mesin pengganda membutuhkan tenaga kerja terampil
sehingga kantor kesulitan untuk memenuhinya

5. Tata Cara Pengelolaan Dokumen Kantor

A. Pengurusan surat masuk
Surat masuk adalah semua surat yang diterima oleh suatu organisasi. Langkah-
langkah pengurusan surat masuk yaitu :
1. Penerimaan surat
Tugas penerimaan surat dilakukan dengan cara :
a. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk
b. Meneliti kebenaran alamat pengirim
c. Menggolong-golongkan surat sesuai dengan jenisnya
d. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah
diterima
2. Penyortiran
Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat yang di terima dari
kantor atau instansi lain ke dalam kelompok atau golongan-golongan yang
telah ditentukan. Adapun tujuannya adalah :
a. Untuk mengetahui volume atau banyaknya surat masuk
b. Untuk menentukan prioritas penanganannya
c. Untuk mempermudah pengawasan
 Dalam menyortirkan surat dilakukan oleh petugas yang ditetapkan pada
loket penerimaan surat masuk. Tugas dari penyortiran adalah sebagai
berikut :
a. Memisahkan surat pimpinan, sekertaris,dan karyawan
b. Memisahkan surat dinas, termasuk surat dinas rutin, surat dinas penting
dan surat dinas rahasia
c. Memisahkan surat yang memerlukan penanganan khusus seperti surat
tercatat atau terdaftar, surat kilat, surat rahasia, surat pribadi, dll.
d. Membaca dan meneliti isi surat agar dapat memberi saran kepada
pimpinan sepanjang diberi wewenang sepanjang masalah itu.

3. Pembukaan surat
Setelah disortir surat-surat tersebut dibuka satu persatu sambil diteliti
tentang kelengkapan-kelengkapan yang ada. Tidak semua surat yang boleh
dibuka, tetapi ada beberapa jenis surat yang tidak boleh dibuka oleh petugas,
hanya orang yang dituju sajalah yang mempunyai hak untuk membuka surat-
surat tersebut. Surat-surat tersebut adalah yang berjenis rahasia dan surat
pribadi.
Untuk membedakan surat-surat tersebut dengan surat yang lain dapat
dilihat dari amplot dan alamatnya. Untuk surat rahasia pada amplopnya akan
dibubuhi tulisan RAHASIA atau RHS. Sedangkan untuk surat pribadi dapat
dilihat dari cara penulisan alamatnya. Surat-surat pribadi alamatnya biasanya
tanpa menggunakan jabatan, tetapi hanya namanya saja.

4. Pencatatan surat
Pencatatan dilakukan dengan menggunakan agenda. Ada beberapa
macam buku agenda yang dapat digunakan untuk melakukan pencatatan
surat, yaitu buku agenda surat masuk, buku agenda verbal (surat keluar), dan
buku agenda berpasangan.
a. Buku agenda surat masuk
 Buku agenda yang digunakan untuk mencatat semua surat masuk yang
diterima oleh suatu kantor.

No Tanggal Terima Tanggal Perihal Lampiran Diteruskan Ket

Terima Dari dan No. Kepada
Surat

b. Buku agenda verbal

Buku agenda yang digunakan untuk mencatat semua surat yang dibuat
dan dikirimkan kepada pihak lain.

No Nomor Surat Tanggal Surat Dikirim Perihal Lampiran Ket

Kepada

c. Buku agenda berpasangan

Buku agenda yang digunakan untuk mencatat semua surat yang masuk
maupun keluar yang digabungkan menjadi satu.
No Tanggal Tanggal M/K Dari/Kepada Perihal Lampiran Ket
Terima/Kirim dan No.
Surat

5. Pengarahan surat
Pengarahan surat adalah menentukan siapa saja yang selanjutnya akan
memproses surat berkaitan dengan permasalahan surat. Pengarahan surat
dilakukan oleh pimpinan, karena pimpinanlah yang akan bertanggungjawab
terhadap penanganan surat tersebut. Pimpinan dapat menuliskan
 instruksinya pada lembar disposisi, dan menuliskan siapa yang harus
memproses surat tersebut.
Lembar disposisi adalah lembar isian untuk mencatat instruksi dari pimpinan
berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima dari pihak lain.
Orang yang ditunjuk oleh pimpinan untuk menindaklanjuti surat yang
dimaksud akan menangani surat berdasarkan instruksi pimpinan tersebut.

Format lembar disposisi :

Keterangan : Baris 1, 2, 3, dan 5 diisi oleh sekretaris

Baris 4 diisi oleh pimpinan

6. Penyampaian surat
Jika pimpinan sudah menuliskan instruksinya di lembar disposisi, maka
surat tersebut berikut lembar disposisinya diberikan kepada orang yang
ditunjuk oleh pimpinan yang telah ditulis di lembar disposisi. Jika orang yang
 dimaksud tersebut lebih dari satu, sebaiknya surat tersebut diperbanyak
sehingga setiap orang yang ditunjuk akan mendapatkan salinan suratnya.
Saat surat tersebut diberikan kepada orang yang telah ditunjuk, maka
yang menerima harus menandatangani bukti penerimaan di buku ekspedisi
intern. buku ekspedisi ada dua macam, yaitu:
a. Buku ekspedisi intern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman distribusi surat yang disampaikan di dalam
lingkungan organisasi/perusahaan sendiri.
b. Buku ekspedisi ektern adalah buku yang digunakan untuk mencatat
penyampaian/pengiriman/distribusi surat kepada pihak lain di luar
organisasi/perusahaan.

Format buku ekspedisi :

No Tanggal Tanggal Perihal Ditujukan Nama Tanda
Kirim dan No. Kepada Penerima Tangan
Surat

7. Penyimpanan surat
Jika surat sudah selesai diproses, maka surat asli harus diserahkan
kepada bagian tata usaha untuk disimpan dengan menggunakan sistem
penyimpanan tertentu sepeti sistem abjad, sistem subjek, sistem wilayah,
sistem tanggal, atau sistem nomor.

B. Pengurusan Surat Keluar

Prosedur pengurusan surat keluar sistem buku agenda :
1. Membuat konsep surat keluar
Pembuatan konsep surat dapat dilakukan secara sentralisasi (dipusatkan pada
unit tertentu yang menangi kegiatan administrasi persuratan) atau
 desentralisasi (dibuat oleh masing-masing unit). Pembuatan konsep dapat
dilakukan oleh atasan/pimpinan atau orang yang ditunjuk (konseptor).
2. Memberikan persetujuan pada konsep surat
Jika surat dibuat oleh konseptor, maka konsep tersebut harus mendapat
persetujuan dari pimpinan.
3. Mencatat surat
Konsep yang sudah mendapatkan persetujuan pimpinan, selanjutnya dicatat
ke dalam bahan ajar agenda keluar untuk diregistrasi dan didaftarkan. Hal ini
bertujuan untuk mendapatkan nomor surat.
4. Mengetik konsep surat keluar
Konsep surat yang sudah diberi nomor surat selanjutnya diserahkan kepada
juru tik untuk diketik rapi.
5. Memeriksa hasil pengetikan konsep surat
Juru tik dan konseptor harus memeriksa hasil pengetikan surat sebelum diprint
atau dicetak.
6. Menandatangani surat : pejabat berwenang menandatangani surat.
7. Membubuhkan cap dinas : surat yang sudah ditandatangani oleh penanggung
jawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel.
8. Melipat surat : surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat
secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Tembusannya atau lembar 2
disimpan sebagai arsip.
9. Memasukan surat ke dalam sampul surat : gunakan kop surat juga untuk
sampul surat, cantumkan nomor surat, jika sampul tidak menggunakan kop
surat harus dibubuhkan cap dinas.
10. Mengirim surat : dapat dilakukan dengan melalui kurir, pos, perusahaan jasa
pengiriman, dan E-mail.