BAB VI

PENJADWALAN KERJA

Tujuan Instruksional Khusus:

Setelah mempelajari bab ini dengan baik, diharapkan anda mampu:
1. Menjelaskan pentingnya rencana kerja yang baik,
2. Menjelaskan macam-macam pekerjaan,
3. Menyusun rencana kerja rutin/harian,
4. Menyusun rencana kerja temporer/proyek,
5. Mempergunakan buku agenda harian dengan baik.

6.1 PENTINGNYA RENCANA KERJA YANG BAIK

Dalam usaha bekerja secara berhasil guna dan berdaya guna, perlu ditunjang
oleh perencanaan kerja yang tepat agar dapat menghemat waktu, mengurangi
kesimpangsiuran serta untuk menciptakan keberhasilan kerja. Rencana kerja
dapat dikatakan sebagai penentuan aktivitas atau pekerjaan yang akan dilakukan
pada waktu yang akan datang, sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Arti penting suatu rencana kerja yang baik adalah:
 Dapat membantu untuk menyelesaikan pekerjaan dengan waktu yang tepat;
atau dengan kata lain dapat bekerja dengan efisien dan efektif.
 Dapat mengurangi kerja lembur.
 Dapat menangani pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya mendadak atau tidak
terencana, seperti misalnya panggilan telepon.
 Dapat memanfaatkan waktu istirahatnya dengan baik.
 Tidak tegang dalam menghadapi pekerjaan, yang akhirnya akan mengurangi
tingkat stres dalam bekerja.
Perencanaan kerja yang baik hendaknya dibuat secara:
 Rasional,
 Simpel,
 Fleksibel
 Komprehensif
 40

 Kontinyu
6.2 MACAM PEKERJAAN 39
Sebelum membahas cara membuat jadwal atau rencana kerja, terlebih dahulu
perlu dipahami tentang pekerjaan. Secara umum pekerjaan dapat dikategorikan
menjadi 3 macam, yaitu: pekerjaan rutin, pekerjaan temporer dan pekerjaan
pengganggu.
Pekerjaaan rutin adalah pekerjaan yang dilakukan secara rutin (terus
menerus) pada suatu periode waktu tertentu; seperti harian, mingguan, bulanan,
dan seterusnya. Pekerjaan yang dilakukan secara rutin di lingkungan kantor
antara lain adalah sebagai berikut:
 Menerima surat masuk; pekerjaan ini biasanya dilakukan setiap hari kerja
pada pagi hari. Bahkan untuk organisasi yang cukup besar aktivitas ini sering
dilakukan dua kali dalan sehari, pagi dan siang.
 Menerima telepon; dalam setiap harinya suatu organisasi tidak akan pernah
lepas dari telepon. Jadi setiap hari organisasi secara rutin menerima telepon-
telepon berasal dari luar.
 Membuat laporan berkala; laporan ini periodenya macam-macam, ada yang
harian, mingguan, bulanan, tahunan, dan seterusnya.
 Menyediakan minuman untuk atasan oleh Sekretaris Pimpinan, pekerjaan ini
biasanya dilakukan pada pagi hari dan siang hari, atau tergantung dari
kebiasaan si pimpinan.
Pekerjaan temporer adalah pekerjaan yang dikerjakan pada waktu-waktu
tertentu saja, dan sifatnya tidak berulang-ulang dalam waktu yang relatip pendek.
Sering juga aktivitas atau pekerjaan ini dinamakan pekerjaan proyek, yaitu yang
memakan waktu yang relatip lama dan mempunyai beberapa tahapan aktivitas
untuk menyelesaikannya. Misalnya, menyelenggarakan rapat pemegang saham,
menerima kunjungan karya wisata di perusahaan, menyelenggarakan pameran,
penarikan tenaga kerja baru dan sebagainya.
Selanjutnya, pekerjaan pengganggu adalah suatu pekerjaan yang harus
dikerjakan pada saat kita sedang mengerjakan pekerjaan utama dan memerlukan
waktu, yang mau tidak mau mempengaruhi terhadap proses pengerjaan pekerjaan
 41

utama. Contohnya, menerima tamu yang datang pada saat kita sedang
mengerjakan pekerjaan tertentu, melayani panggilan telepon, menghadiri
pertemuan mendadak dan sebagainya.
Jadi, pekerjaan pengganggu ini muncul di luar yang telah direncanakan, tetapi
harus dilaksanakan pada saat kita sedang melakukan pekerjaan yang telah
direncanakan. Sudah barang tentu pekerjaaan pengganggu ini akan
memperpanjang waktu yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan utama.
Oleh karena itu, munculnya pekerjaan pengganggu ini perlu diperhitungkan pada
waktu menyusun rencana kerja.
Pekerjaan pengganggu yang ada pada suatu kantor atau lingkungan pekerjaan
sangat bervariasi. Akan tetapi, biasanya masing-masing lingkungan kerja akan
mempunyai pekerjaan pengganggu yang khas dan cenderung rutin terjadinya,
sehingga akan dapat dipelajari atau lebih tepatnya dapat diperkirakan, meski tidak
dapat dipastikan terjadinya. Sebagai contoh, untuk kantor pimpinan pada waktu
antara jam 08.30 – 11.00 cenderung banyak tamu atau telepon, tetapi relatif
jarang pada saat menjelang jam kerja berakhir atau pada saat sudah mulai siang.
Untuk pekerjaan pengganggu yang datangnya dari diri kita sendiri cenderung
lebih mudah diperkirakan. Seperti misalnya, jam berapa kita biasanya merasa
lapar, jam berapa kita merasa haus dan sebagainya.

6.3 SIFAT PEKERJAAN

Selain jenis atau macam pekerjaan, untuk menyusun rencana kerja yang baik
perlu juga diketahui sifat dari pekerjaan. Untuk mengetahui sifat suatu pekerjaan,
dapat dilihat dari berbagai segi; dan salah satunya adalah dari cara
mengerjakannya.
Dilihat dari cara mengerjakannya, pekerjaan dapat digolongkan menjadi dua:
a. Pekerjaan yang dapat dikerjakan secara bersamaan dengan pekerjaan lain.
Pekerjaan yang dapat dikerjakan secara bersamaan dengan pekerjaan lain
contohnya adalah sebagai berikut:
 Memperbanyak surat undangan di unit penggandaan dokumen. Pekerjaan
ini memang menjadi tugas sekretaris, tetapi dapat dilakukan bersamaan
 42

dengan pekerjaan yang lain, karena yang mengerjakan foto-copy adalah

petugas di unit penggandaan dokumen. Sekretaris cukup hanya
mengantarkan naskah undangan saja ke unit penggandaan dokumen, dan
setelah itu sekretaris dapat mengerjakan pekerjaan lain di kantornya,
sambil menunggu pekerjaan foto-copy selesai.
 Mencetak dokumen dengan printer. Jika dokumen yang dicetak jumlah
halamannya banyak dan menggunakan kertas bersambung (kontinyu),
atau printernya mempunyai fasilitas untuk mengakses kertas secara
otomatis, pekerjaan ini dapat dikerjakan secara bersamaan dengan
pekerjaan lain. Jadi, setelah printernya berjalan, sambil menunggu
selesainya proses pencetakan tersebut, kita dapat mengerjakan pekerjaan
yang lain.
Namun, perlu dipertimbangkan dengan seksama untuk menentukan
pekerjaan mana yang akan dilaksanakan secara bersamaan. Salah satu
pertimbangan yang penting adalah jangan sampai pekerjaan tersebut saling
mengganggu. Selain itu, usahakan pekerjaan itu yang saling berkaitan,
sehingga tidak terlalu memecah konsentrasi kita dalam mengerjakannya.
Misalnya, memperbanyak undangan dilaksanakan bersamaan dengan
mempersiapkan amplop untuk undangan yang sedang diperbanyak. Dengan
demikian, konsentrasi kita masih tetap pada satu fokus, yaitu masalah
undangan.
b. Pekerjaan yang dikerjakan secara tersendiri atau pekerjaan mandiri adalah
pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan bersama-sama dengan pekerjaan lain.
Pekerjaan yang dikerjakan secara tersendiri contohnya adalah sebagai berikut:
 Menelpon. Untuk menelpon dengan baik kita perlu konsentrasi yang baik.
Maksudnya konsentrasi hanya pada menelpon saja, tanpa diganggu oleh
pekerjaan yang lain.
 Menjadi notulis rapat. Pekerjaan ini juga tidak mungkin untuk dilakukan
bersamaan dengan pekerjaan lain.
 Mengetik surat, waktu mengetik surat misalnya, tidaklah mungkin dipakai
bersamaan dengan waktu mengerjakan pekerjaan yang lain. Karena kita
 43

harus betul-betul memberikan perhatian dan konsentrasi secara penuh

terhadap pekerjaan ini.

6.4 MENYUSUN JADWAL KERJA RUTIN

Langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk menyusun Jadwal Kerja Rutin
adalah sebagai berikut:
1. Menyusun Daftar Pekerjaan
Yang dimaksud Daftar Pekerjaan adalah daftar yang dipergunakan untuk
mencatat pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan pada waktu-waktu yang
akan datang. Yang perlu dicatat pada daftar tersebut adalah meliputi nama
pekerjaan, waktu mengerjakannya dan berapa lama pekerjaan itu
dilaksanakan.
Untuk lebih mudahnya dapat dibuat dalam bentuk tabel Daftar pekerjaan di
bawah ini:

No. Nama Pekerjaan Hari/Tanggal Lamanya

1. Mengetik laporan Sabtu/18-9-2005 2 jam

2. Mengeposkan surat Senin/20-9-2005 30 menit
3. Mengambil kas kecil Senin/20-9-2005 30 menit
4. Interlokal ke Jakarta Rabu/23-9-2005 15 menit
5. Mengetik surat Senin/20-9-2005 45 menit
6. Memfile surat-surat Senin/20-9-2005 2 jam

Daftar pekerjaan sebaiknya dibuat untuk mingguan atau bulanan. Namun,

pencatatannya perlu dilakukan setiap hari atau setiap saat. Jadi, begitu kita
mempunyai rencana kerja baru harus segera dicatat atau dimasukkan ke daftar
pekerjaan. Hal ini selain untuk menghindari adanya kemungkinan lupa, juga
untuk mengecek secara dini tentang kemungkinan pengerjaannya. Lebih-
lebih jika pekerjaan tersebut sudah ditetapkan secara spesifik tentang waktu
pengerjaannya. Di samping itu, untuk keperluan ini dapat juga dilakukan
dengan menggunakan buku agenda.
2. Menentukan Urutan Pengerjaan Untuk Hari Tertentu
 44

Setelah memiliki daftar pekerjaan yang dibuat secara harian, langkah

berikutnya adalah mengurutkannya. Maksudnya, menentukan prioritas
pekerjaan mana yang harus dikerjakan lebih dahulu dibandingkan dengan
pekerjaan-pekerjaan yang lain dalam suatu hari tertentu. Pada saat melakukan
hal ini kita sekaligus menentukan atau memperkirakan pekerjaan pengganggu
yang mungkin timbul beserta waktu yang diperlukan untuk mengerjakan
pekerjaan pengganggu tersebut.
Dari daftar pekerjaan tersebut di atas, misalnya akan kita urutkan pekerjaan
untuk hari Senin, dapat ditunjukkan dengan contoh berikut:
Hari : Senin
Tanggal : 20-9-2005
Pekerjaan
No Nama Pekerjaan Lamanya Lamanya
Pengganggu
1. Mengeposkan surat 30 menit - -
2. Mengambil kas kecil 30 menit - -
3. Mengetik surat 45 menit telepon 10 menit
4. Memfile surat-surat 2 jam telepon 10 menit
tamu 15 menit
ke toilet 5 menit
istirahat 45 menit

3. Menyusun Jadwal Harian

Dengan mengurutkan pekerjaan seperti di atas, dapat ditentukan waktu yang
sebenarnya yang akan dipergunakan untuk mengerjakan pekerjaan utama dan
pekerjaan pengganggunya, sehingga kita dapat tahu secara persis jumlah
pekerjaan yang dapat diselesaikan pada hari tertentu.
Dari hasil di atas, selanjutnya dapatlah disusun jadwal kerja untuk hari Senin,
seperti yang tercantum berikut ini:
Jadwal Harian
Senin, 20 September 2005
No. Nama pekerjaan Jam Keterangan
1. Mengeposkan surat 08.00 – 08.30
 45

2. Mengambil kas kecil 08.30 – 09.00

3. Mengetik surat 09.00 – 09.55
4. Memfile surat-surat 09.55 – 13.20

6.5 MENYUSUN JADWAL KERJA TEMPORER

Dalam menyusun jadwal untuk pekerjaan temporer/proyek langkah-langkah
yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut:
 Menguraikan pekerjaan/proyek menjadi sub-sub pekerjaan
Maksudnya adalah menentukan aktivitas-aktivitas yang akan dilakukan
sehubungan dengan proyek yang akan dikerjakan.
 Menentukan waktu pengerjaan
Dari aktivitas pertama, masing-masing aktivitas diperkirakan lamanya waktu
yang diperlukan untuk mengerjakannya, misal dua hari, satu minggu dan
sebagainya.
 Menentukan urutan proses pengerjaan
Menentukan susunan atau urut-urutan pengerjaan semua aktivitas yang akan
dilakukan. Jadi aktivitas mengurutkan sub-sub pekerjaan ini didasarkan pada
urutan dari proses pengerjaannya atau proses pelaksanaannya.
 Menentukan kronologis waktu pengerjaan aktivitas
Dari hasil aktivitas pada nomor dua dan tiga, langkah berikutnya adalah
menentukan kapan suatu aktivitas dimulai dan kapan harus diselesaikan.
 Menggambarkan dalam grafik
Grafik yang dimaksudkan disini adalah grafik kegiatan terhadap waktu.
Untuk lebih mempermudah pembuatan grafik ini dapat digunakan kertas
milimeter block

Contoh: Merencanakan lomba kecepatan mengetik

1. Uraian aktivitas pendukung
 46

Aktivitas pendukung dalam rangka Lomba Kecepatan Mengetik dapat

diuraikan menjadi sebagai berikut:
 Pendaftaran peserta
 Pembentukan panitia lomba
 Pencarian sponsor
 Mempersiapkan tempat lomba
 Pembuatan proposal
 Pengurusan perijinan
 Pelaksanaan lomba
 Mempersiapkan naskah lomba
 Pembubaran panitia
 Penyusunan laporan pelaksanaan lomba
 Rapat koordinasi panitia
 Promosi lomba
2. Menentukan Waktu Pengerjaan
Waktu yang diperlukan untuk mengerjakan masing-masing aktivitas adalah
sebagai berikut:
Nama Aktivitas Waktu yang Diperlukan
a Pendaftaran peserta 1 minggu
b Pembentukan panitia lomba 1 hari
c Pencarian sponsor 1 bulan
d Mempersiapkan tempat lomba 2 hari
e Pembuatan proposal 2 hari
f Pengurusan perijinan 1 minggu
g Pelaksanaan lomba 2 hari
h Mempersiapkan naskah lomba 1 minggu
i Pengumuman hasil lomba 1 hari
j Pembubaran panitia 1 hari
k Penyusunan laporan pelaksanaan lomba 3 hari
l Rapat koordinasi panitia mingguan
m Promosi lomba 2 minggu

3. Menyusun Urutan Proses Pengerjaan

 47

Urutan proses pelaksanaan aktivitas dalam rangka lomba kecepatan mengetik

adalah sebagai berikut:
Nama Aktivitas Urutan Pengerjaan
a Pendaftaran peserta 6
b Pembentukan panitia lomba 1
c Pencarian sponsor 4
d Mempersiapkan tempat lomba 8
e Pembuatan proposal 2
f Pengurusan perijinan 3
g Pelaksanaan lomba 9
h Mempersiapkan naskah lomba 7
i Pengumuman hasil lomba 10
j Pembubaran panitia 13
k Penyusunan laporan pelaksanaan lomba 11
l Rapat koordinasi panitia 12 (mingguan)
m Promosi lomba 5

4. Menentukan Kronologis Waktu Pengerjaan Aktivitas

 48

Untuk menentukan kronologis pengerjaan aktivitas, perlu ditetapkan terlebih

dahulu kapan aktivitas pertama kali dilakukan.
Jika diasumsikan aktivitas pertama dimulai pada tanggal 1 Nopember 2005,
maka kronologis waktu pengerjaan proyek tersebut di atas adalah sebagai
berikut:
Nama Aktivitas Waktu Pengerjaan

1. Pembentukan panitia lomba 1 Nov 2005

2. Pembuatan proposal 2-4 Nov 2005
3. Pengurusan Perijinan 5-12 Nov 2005
4. Pencarian sponsor 12 Nov -12 Des 2005
5. Promosi lomba 12-26 Nov 2005
6. Pendaftaran peserta 15-30 Nov 2005
7. Mempersiapkan naskah lomba 20-27 Nov 2005
8. Mempersiapkan tempat lomba 10-12 Des 2005
9. Pelaksanaan lomba 13-14 Des 2005
10. Pengumuman hasil lomba 17 Des 2005
11. Penyusunan Laporan pelaksanaan lomba 18-21 Des 2005
12. Rapat koordinasi panitia Mingguan
13. Pembubaran panitia 22 Des 2005

Sampai disini sebenarnya sudah tercermin adanya suatu rencana kerja, namun
masih ada kesulitan untuk mempergunakan rencana kerja dalam bentuk
seperti di atas. Terutama untuk keperluan pengontrolan mengenai waktu
pengerjaan aktivitas. Untuk lebih mempermudah membaca dan mengontrol
aktivitas yang ada, rencana kerja di atas dapat disajikan dalam bentuk grafik,
bagi kita akan sangat mudah untuk membacanya dan sekaligus untuk
mengontrol aktivitasnya. Misalnya saja kita ingin mengetahui aktivitas apa
saja yang pada akhir Nopember harus sudah selesai.
 49

No Aktivitas Nopember Desember

1 2 3 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26
1 Mempersiapkan
tempat lomba
2 Rapat koordinasi
3 Pembuatan
proposal
4 Pengurusan
perijinan
5 Pencarian sponsor
6 Promosi lomba
7 Pendaftaran
peserta
8 Penyiapan naskah
lomba
9 Pelaksanaan
lomba
10 Pelaksanaan
lomba
11 Pengumuman hasil
lomba
12 Pembuatan
laporan
pelaksanaan
13 Pembubaran
panitia
Keterangan
Contoh rencana kerja dalam rangka lomba kecepatan mengetik
 50

6.6 MENETAPKAN SKALA PRIORITAS PEKERJAAN

Salah satu permasalahan yang dihadapi dalam penyusunan rencana kerja adalah
menentukan prioritas pengerjaan. Sebenarnya tujuannya hanya untuk menentukan
mana yang lebih dahulu dan mana yang kemudian. Namun, justru di sinilah
permasalahannya; lebih-lebih bagi pekerja yang masih yunior.
Penentuan prioritas harus dapat dilakukan secara tepat. Penentuan prioritas
pengerjaan yang kurang tepat dapat menimbulkan berbagai permasalahan.
Permasalahan tersebut diantaranya tidak terselesaikannya pekerjaan dengan baik,
memerlukan waktu yang lebih lama, pekerjaan yang lain terganggu, akan mendapat
teguran dari atasan, atau mungkin dapat menjadikan pekerja frustasi.
Dalam menetapkan prioritas waktu pengerjaan suatu pekerjaan ada beberapa hal
yang dapat dijadikan pedoman. Pedoman-pedoman tersebut diantaranya adalah
sebagai berikut.
1. Pimpinan
Pimpinan atau atasan biasanya akan meminta untuk mengerjakan suatu
pekerjaan yang harus diselesaikan pada suatu waktu tertentu. Jika hal ini
dilakukan oleh pimpinan, sekretaris tinggal memperkirakan waktu yang
diperlukan untuk mengerjakannya, kemudian kapan mulai melaksanakan.
Misalkan, pada suatu hari pimpinan meminta untuk mengetik memo dan
surat biasanya pimpinan akan menentukan baik secara langsung maupun tidak
langsung. Contoh: ”Tolong ketikkan memo ini untuk Pak Suryanto (Personalia)
dan langsung diserahkan nanti, lalu surat yang untuk PT. Mahameru dikirimkan
dengan faksimile nanti siang.” Dari sini jelas bahwa yang harus dikerjakan
terlebih dahulu adalah memo baru kemudian surat.
Namun demikian ada baiknya juga sekretaris mengecek terlebih dahulu
waktu pengerjaan yang telah ditentukan oleh pimpinan. Hal ini untuk
memastikan bahwa waktu tersebut tidak ada pekerjaan lain yang mungkin lebih
penting untuk dikerjakan.
2. Batas Waktu Pengerjaan
Batas waktu pengerjaan suatu pekerjaan juga dapat dipergunakan sebagai
penentu prioritas. Maksudnya dengan mengetahui batas waktu pengerjaan kita
 51

akan dapat menentukan kapan pekerjaan tersebut dilakukan. Sudah barang tentu
dengan terlebih dahulu mengetahui lamanya waktu yang diperlukan untuk
mengerjakannya.
Misalkan suatu hari kita mempunyai pekerjaan membuat undangan rapat
intern untuk minggu depan dan memesan konsumsi untuk tamu besok siang.
Undangan untuk rapat intern minggu depan paling tidak harus sudah dibagikan
3 hari sebelum rapat. Untuk membuat undangan diperlukan waktu sekitar 20
menit. Sedangkan memesan konsumsi untuk besok siang harus sudah selesai
hari ini, waktunya sekitar 15 menit. Dengan mengadakan perbandingan seperti
di atas, dapatlah ditentukan bahwa pekerjaan yang harus dilakukan terlebih
dahulu adalah memesan konsumsi.
3. Lamanya Waktu Pengerjaan
Dengan mengetahui waktu yang diperlukan untuk mengerjakan suatu
pekerjaan maka kita akan dapat menentukan kapan pengerjaan tersebut mulai
dikerjakan. Misalnya, untuk menyampaikan laporan ke Bagian Dokumentasi
dan Arsip yang membutuhkan waktu sekitar 10 menit. Aktivitas ini dapat
dilakukan pada waktu menjelang istirahat, sambil sekaligus pergi ke kantin
untuk istirahat. Akan tetapi, untuk pekerjaan mengetik laporan yang
membutuhkan waktu sekitar 1 jam misalnya, perlu dipikirkan waktu yang tepat
untuk mengerjakannya. Hal ini tidak akan dikerjakan pada pagi hari sekitar jam
09.00-12.00, karena pada jam ini biasanya jam yang sibuk untuk membantu
pimpinan, dan merupakan jam yang banyak terdapat pekerjaan pengganggu.
Jadi, akan lebih baik dikerjakan setelah jam 12.00, karena setelah jam ini
biasanya relatif sudah tidak terlalu banyak gangguan, sehingga pengerjaannya
akan lebih lancar dan lebih cepat selesai.

6.7 MENGATUR JADWAL KERJA PIMPINAN

Karena kesibukannya pimpinan tidak mungkin mengingat-ingat jadwal
kegiatannya dari hari ke hari, oleh sebab itu diharapkan sekretaris dapat mengatur
jadwal acara kegiatan pimpinannya. Untuk membantu pimpinan dalam hal
mengatur jadwal acara kegiatannya, sebaiknya sekretaris membuat jadwal dalam
 52

selembar kertas atau buku khusus dan mencantumkannya pada white board atau
lembar khusus yang diletakkan di ruang pimpinan dan di ruang sekretaris.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam rangka mengatur jadwal acara
kegiatan pimpinan antara lain:
1. Menerima dan menghimpun surat/bahan acara kegiatan pimpinan.
2. Menyusun jadwal acara kegiatan pimpinan untuk keperluan harian, mingguan
dan bulanan.
3. Menjawab secara tepat setiap pertanyaan yang berkaitan dengan acara kegiatan
pimpinan.
4. Mengingatkan setiap acara kegiatan pimpinan.
5. Selalu mengikuti kemungkinan perubahan acara kegiatan pimpinan.

Berikut contoh jadwal acara kegiatan harian, mingguan dan bulanan :

Jadwal Acara Kegiatan Harian

KAMIS M S S R K J S
2007 1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
2 JUNI 26 27 28 29 30
08.00
09.00
10.00
11.00
12.00
13.00
14.00
15.00
16.00
17.00
18.00
19.00
20.00
 53

Jadwal Acara Kegiatan Mingguan

No. Hari, Tanggal Acara/Kegiatan Jam Tempat Keterangan

Senin
1.
Tgl.
Selasa
2.
Tgl.
Rabu
3.
Tgl.
Kamis
4.
Tgl.
Jum’at
5.
Tgl
Sabtu
6.
Tgl.
Minggu
7.
Tgl.
 54

Jadwal Acara Kegiatan Bulanan

(Bulan Juni 2007)

Minggu Senin Selasa Rabu Kamis Jumat Sabtu

1 2 3 4

5 6 7 8 9 10 11

12 13 14 15 16 17 18

19 20 21 22 23 24 25

26 27 28 29 30 31
 55

6.8 EVALUASI
1. Sebutkanlah masing-masing 3 contoh secara jelas, bilamana perlu berikanlah
keterangan, untuk:
 Pekerjaan rutin;
 Pekerjaan proyek/temporer;
 Pekerjaan pengganggu.
2. Berikanlah masing-masing 2 contoh pekerjaan yang dapat dikerjakan secara
bersamaan dengan pekerjaan lain dan pekerjaan yang tidak dapat dikerjakan
secara bersamaan dengan pekerjaan lain. Jangan lupa berikanlah alasannya
masing-masing.
3. Dari data-data berikut ini, buatlah jadwal kerja hariannya!
Jam kerja harian jam 07.00 s/d jam 15.00
Istirahat : I. Jam 10.00 – 10.15
II. Jam 12.15 – 13.00
Daftar aktivitas
Hari/Tanggal Aktivitas Perkiraan Waktu
Senin Fotocopy surat undangan di unit fotocopy 2 jam
Mengetik laporan 1,5 jam
Menyiapkan minum Direktur 15 menit
Mengetik surat untuk dikirim hari Senin ini 25 menit
Mengagenda surat masuk 20 menit
Mengarsip surat 45 menit
Menyiapkan dokumen rapat pimpinan untuk hari Rabu 2 jam
Selasa Memesan konsumsi untuk tamu pimpinan yang akan 10 menit
datang jam 13.00 ke bagian umum
Mengetik Pengumuman 20 menit
Mengonsep surat balasan untuk PT PrimaCima 20 menit
Menyiapkan minum Direkltur 15 menit
Mengagenda surat masuk 20 menit
Mengambil stationary ke bagian logistik 15 menit
Menelpon ke PT RUMMT 10 menit
Meneliti/mengedit laporan yang telah diketik pada 2 jam
hari Senin untuk kemudian diprint
 56

Pekerjaan pengganggu yang ada biasanya sebagai berikut:

Jam Pekerjaan Pengganggu
07.00 – 08.00
Tidak ada
08.00 – 10.00
Rata-rata ada 10 telepon dan 5 orang tamu pimpinan
10.15 – 12.15
Perintah atasan 5 kali dan telepon 15 kali tamu pimpinan 5 orang
12.15 – 13.00
Tidak ada

Untuk telepon dan mengurus tamu pimpinan masing-masing biasanya

diperlukan waktu sekitar 15 menit.
4. Buatlah rencana kerja untuk salah satu pekerjaan proyek berikut ini!
a. Pameran Buku Sekretaris dan Perkantoran
b. Lomba Menulis Surat
c. Darmawisata ke Yogyakarta dan sekitarnya.