MP Penunjukan Langsung E Catalog New Rev.1

MANUAL PROCEDURE
Penunjukkan Langsung (E-Catalog)
UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)

UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014
M
Manual Procedure
Penunjukkan Langsung (E-Catalog)
Unit Layanan Pengadaan (ULP)
Universitas Brawijaya
Kode Dokumen :
Revisi : 1
Tanggal : 12 Mei 2014
Diajukan oleh : Sekretaris II
Much. Rikhi Toufan, ST

NIK. 860801 1321 0382
Dikendalikan : Sekretaris I
oleh
Khoirul Azhar, ST
NIP. 19810709 200910 1 002
Disetujui oleh : Kepala Unit Layanan Pengadaan
(ULP)
Dr. Ir. Achmad As’ad Sonief, MT

NIP. 19591128 198710 1 001
Manual Prosedur Penunjukkan Langsung (E-Catalog)
Unit Layanan Pengadaan - UB
I. PENDAHULUAN
Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang efisien dan efektif merupakan salah satu
bagian yang penting dalam perbaikan pengelolaan keuangan negara. Salah satu
perwujudannya adalah dengan pelaksanaan proses Pengadaan Barang/Jasa
Pemerintah secara elektronik, yaitu Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan
dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur

dalam Peraturan Presiden Nomor 70 Tahun 2012 sebagai perubahan atas Peraturan
Presiden nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, dan
sebagaimana ketentuan dalam pasal 131 ayat (1) bahwa pada tahun 2012 K/L/D/I
wajib melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik untuk
sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan. Selain itu dalam Peraturan Presiden Nomor 70
Tahun 2012 juga mengatur mengenai Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE)
sebagai unit kerja K/L/D/I untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan
Barang/Jasa secara elektronik yang ketentuan teknis operasionalnya diatur oleh
Peraturan Kepala LKPP No. 2 Tahun 2010 tentang Layanan Pengadaan Secara
Elektronik. LPSE dalam dalam menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan
Barang/Jasa secara elektronik wajib memenuhi ketentuan sebagaimana yang ditentukan
dalam Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi
Elektronik.
Proses Pengadaan Barang/Jasa pemerintah secara elektronik ini akan
lebih meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi,
dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Selain itu, proses Pengadaan
Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik ini juga dapat lebih menjamin tersedianya
informasi, kesempatan usaha, serta mendorong terjadinya persaingan yang sehat dan
terwujudnya keadilan (non discriminative) bagi seluruh pelaku usaha yang bergerak di
bidang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah.
Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) dibuat untuk mewujudkan
harapan pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Layanan
1 D:\ULP UB\00005 02009 Manual Prosedur Penunjukan Langsung (E-Catalog)\Manual Prosedur Penunjukan
Langsung (E-Catalog).Docx | ULP UNIVERSITAS BRAWIJAYA
yang tersedia dalam SPSE saat ini adalah e-Tendering yaitu tata cara pemilihan Penyedia
Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia
Barang/Jasa yang terdaftar pada Sistem Pengadaan Secara Elektronik dengan
menyampaikan 1 (satu) penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Tata cara
eTendering, syarat dan ketentuan serta panduan pengguna (user guide) diatur dalam
Peraturan Kepala LKPP Nomor 18 Tahun 2012 tentang e-Tendering. Selain itu di
dalam SPSE juga telah disiapkan fasilitas untuk proses audit secara online (e-Audit), dan
e-Purchasing Kendaraan Pemerintah.
e-Purchasing dibuat agar proses untuk pengadaan kendaraan bermotor
pemerintah dapat dilakukan secara elektronik. Dalam e-Purchasing Kendaraan
Pemerintah, terdapat fitur untuk pembuatan paket, memasukkan harga kendaraan,
download format standar kontrak, sampai dengan cetak Surat Pesanan (SP)
kendaraan bermotor. Dengan adanya e-Purchasing Kendaraan Pemerintah, diharapkan
proses pengadaan kendaraan bermotor pemerintah dapat dimonitor dan lebih transparan.
1.1. User
User disini adalah pengguna Barang/Jasa, dalam proses pengajuan Kendaraan
Bermotor, User mengajukan permohonan beserta spesifikasinya secara tertulis kepada
Kuasa Pengguna Anggaran terkait yang disini adalah Rektor / Pembantu Rektor II terkait
:
 User Dilingkungan Kantor Pusat Universitas Brawijaya pengajuannya melalui
Pembantu Rektor II guna di analisis manfaat dan kepentinganya.
 User Di Lingkungan Fakultas Universitas Brawijaya pengajuannya melalui Dekan /
Pejabat Pembuat Komitmen di masing-masing Fakultas kemudian diserahkan kepada
Kepala Unit Layanan Pengadaan.
1.2. Pejabat Pembuat Komitmen (PPK)
Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) adalah Pejabat yang diangkat oleh Pengguna
Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan yang bertanggung
jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa. PPK disini bertindak untuk
menandatangani Kontrak pada final pekerjaan yang disampaikan oleh Panitia Pengadaan
bilamana suatu pengadaan telah sampai pada proses penetapan pemenang, kemudian
PPK menandatangani SPPJB (Surat penunjukan Penyedia Barang/Jasa) dan SP (Surat
Pesanan) untuk selanjutnya menyerahkan sepenuhnya kepada Penyedia Barang/Jasa
untuk melaksanakan pekerjaan tersebut.
1.3. Panitia Pengadaan
Panitia Pengadaan adalah tim yang diangkat oleh Pengguna Anggaran/Kuasa
Pengguna Anggaran untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa. Dalam e-
Purchasing Kendaraan Pemerintah, Panitia memiliki wewenang sebagai berikut :
 Membuat paket.
 Menambah, mengedit, dan menghapus data kendaraan dalam paket.
 Memasukkan data survey dan negosiasi kendaraan.
 Men-download format standar kontrak.
 Memasukkan data kontrak dan mencetak Surat Pesanan.
1.4. Alur Proses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah Dalam Aplikasi
USER PPK PANITIA PENYEDIA

Kendaraan
Bermotor
Surat Lihat E-Catalog Login Pada

Permohonan Kendaraan Website LPSE
Pengadaan Bermotor
Kendaraan Klik Menu
Buat Rencana
Aplikasi E-Proc
Pengadaan
pilih aplikasi E-
(Offline)
Purchasing
Buat Paket :
Nama Paket,
Kode Anggaran,
Spesifikasi
Tambah
Kendaraa
n
Kirim
Undangan
Negosiasi
Input Data Negosiasi

Hasil (Offline)
Negosiasi
YA
Tambah
Kendara
anTidak
Tanda Tangan Download

Kontrak Templete
Tanda
(Offline) Kontrak Tangan
Input Data Kontrak
Kontrak (Offline)
Tanda Tangan Cetak Surat

Surat Pesanan Pesanan Tanda Tangan
(Offline)
Surat Pesanan
(Offline)
2. MEMULAI APLIKASI
2.1. Akses kedalam e-purchasing kendaraan pemerintah.

Panitia dapat mengakses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah melalui SPSE
(Sistem pengadaan secara elektronik). Setelah Panitia login ke dalam SPSE,
pada halaman Home terdapat link „Aplikasi e-Procurement Lainnya‟, Klik link
tersebut untuk masuk ke dalam Portal Inaproc pada halaman e-Purchasing.
Pada halaman Portal Inaproc, pilih e-Purchasing Kendaraan Bermotor dan klik
tombol Masuk Versi Production.
Gambar Halaman Portal Inaproc, e-Purchasing Kendaraan Bermotor
Kemudian akan tampilan halaman e-Purchasing Kendaraan Pemerintah.
3. PENJELASAN FUNGSI DAN FITUR

3.1. Menu Halaman Utama
Menu ini berisi persyaratan dan ketentuan penggunaan e-Purchasing
Kendaraan Pemerintah. Semua pengguna sistem terikat dengan persyaratan
dan ketentuan tersebut. Pada menu ini juga terdapat buku petunjuk
penggunaan e-Purchasing Kendaraan Pemerintah yang dapat diunduh.
3.2. Menu Kelola Paket

Menu ini digunakan untuk mengisi data paket yang digunakan untuk
melakukan ePurchasing Kendaraan Bermotor Pemerintah. Terdapat
pengelompokan tampilan daftar paket yang ingin ditampilkan, apakah semua
paket, paket yang masih berupa draft, paket yang sudah dicetak surat
pemesanannya, dan paket yang dibatalkan. Untuk membuat paket, klik
tombolmembuat paket, klik tombol.
Lalu akan tampil halaman “Buat Paket”.
Informasi K/L/D/I
 Instansi, adalah nama instansi yang melakukan e-Purchasing
Kendaraan Pemerintah. Data ini harus benar karena akan digunakan pada
saat cetak Surat Pesanan.
 Nama Satuan Kerja, adalah nama satuan kerja yang melakukan e-
Purchasing Kendaraan Pemerintah.
 Alamat Satuan Kerja, adalah alamat satuan kerja yang melakukan e-
Purchasing Kendaraan Pemerintah.
 Nama Paket, adalah nama paket e-Purchasing Kendaraan Pemerintah.
 Kode Anggaran, adalah kode mata anggaran yang akan digunakan
untuk ePurchasing Kendaraan Pemerintah.
Persiapan
 Nama PA, adalah nama Pengguna Anggaran.
 NIP PA, adalah NIP Pengguna Anggaran.
 Nama PPK, adalah nama Pejabat Pembuat Komitmen.
 NIP PPK, adalah NIP Pejabat Pembuat Komitmen.
 Jabatan PPK adalah Jabatan Struktural Pejabat Pembuat Komitmen.
 Anggota ULP, adalah nama anggota ULP dan NIP anggota ULP yang
melakukan proses e-Purchasing Kendaraan Pemerintah.
Prosese E-Purchasing
 Merk, adalah merk kendaraan bermotor. Pilih salah satu yang tersedia.
 Penyedia Dalam Kontrak Payung, adalah nama penyedia kendaraan bermotor
yang sudah melakukan kontrak payung dengan LKPP. Pilih salah satu
yang tersedia.
 Penyedia Kendaraan, adalah nama jaringan dealer dari penyedia dalam
kontrak payung yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah.
 Alamat Penyedia Kendaraan, adalah alamat penyedia kendaraan
bermotor/dealer yang terdapat pada e-Catalogue Kendaraan Pemerintah.
Penunjukan Penyedia Barang - diisi setelah proses berlangsung

 Tanggal Pesanan, adalah tanggal pemesanan kendaraan bermotor yang
dilakukan oleh pihak instansi kepada pihak penyedia.
 Tanggal Tagihan, adalah tanggal tagihan pembayaran dari pihak
penyedia ke pihak instansi.
 Tanggal Bayar, adalah tanggal pelunasan pembayaran kendaraan bermotor
oleh pihak instansi kepada pihak penyedia.
 Tanggal Datang Kendaraan, adalah tanggal serah terima kendaraan dari pihak
penyedia ke pihak instansi.
 Tanggal Datang STNK, adalah tanggal serah terima STNK dari pihak penyedia
ke pihak instansi.
 Tanggal BPKB, adalah tanggal serah terima BPKB dari pihak penyedia ke pihak
instansi.
 Paket Batal, adalah checklist untuk membatalkan paket.
Klik tombol Simpan jika telah selesai mengisi data paket.
Untuk melihat atau menambah data kendaraan yang dipesan, klik link
Daftar Kendaraan.
Untuk menambah data kendaraan yang akan dipesan klik tombol Tambah
Kendaraan.
Klik Tombol Simpan jika telah selesai mengisi data kendaraan. Lalu akan
tampil halaman “Negosiasi dan Survey”.
Negosiasi Harga dan Teknis

 Tanggal Negosiasi Harga, adalah tanggal negosiasi dengan penyedia yang
akan menyediakan kendaraan bermotor.
 Peserta Negosiasi, adalah nama peserta yang terlibat dalam proses
negosiasi harga dari pihak instansi.
 Harga yang Diajukan Tim Nego, adalah harga kendaraan yang diajukan oleh
tim nego kepada pihak penyedia.
 Harga yang Disepakati, adalah harga yang disepakati oleh pihak
instansi dan pihak penyedia.
Untuk mencetak surat pesanan kendaraan bermotor, klik link Cetak SP pada
paket yang bersangkutan pada halaman “Daftar Paket”.
Lalu akan tampil halaman Pada halaman ini, Panitia dapat memasukkan
informasi kontrak dan surat pesanan.
Data Dokumen Kontrak
Panitia dapat memasukkan beberapa data yang ada dalam dokumen kontrak
antara PPK dan Penyedia. Data yang perlu dimasukkan adalah sebagai berikut :
 Nomor Dokumen Kontrak.
 Tanggal Dokumen Kontrak.
 Harga Total Kontrak.
 Nama Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia).
 Jabatan Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia)
Data Dokumen Surat Pesanan

Panitia dapat memasukkan beberapa data yang akan dicetak dalam Surat
Pesanan. Data yang perlu dimasukkan adalah sebagai berikut :
 Nomor Surat Pesanan.
 Tanggal Selesai Pekerjaan.
 Tanggal Terima Barang.
 Alamat Pengiriman Barang.
 Tempat Penandatanganan Dokumen.
 Tanggal Penandatanganan Dokumen.
 Nama Penandatangan Surat Pesanan (dari Pihak Penyedia).
 Jabatan Penandatangan Kontrak (dari Pihak Penyedia).
Klik Tombol Cetak Surat Pesanan apabila telah selesai mengisi data kontrak dan
surat
Contoh hasil file PDF yang dapat dicetak dari aplikasi adalah sebagai berikut:
SURAT PESANAN (SP)
NOMOR : 11352/UN10.41/PD/2013
TANGGAL : 07 Oktober 2013
Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama : Ir. LIES EDHIE YULIANI

Jabatan : Pejabat Pembuat Komitmen
Alamat : Universitas Brawijaya Malang
selanjutnya disebut sebagai Pejabat Pembuat Komitmen;
Berdasarkan Surat Perjanjian Pekerjaan Pengadaan Kendaraan Dinas Roda Empat Kantor Pusat Universitas
Brawijaya Tahun Anggaran 2013 nomor : 11350/UN10.41/PD/2013 tanggal 07 Oktober 2013, bersama ini
memerintahkan:
Nama : KARTIKA SARI MOTOR

Alamat : Jl. Puncak Borobudur No.1 Malang
selanjutnya disebut sebagai Penyedia Barang;
untuk mengirimkan barang dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

1. Rincian Barang:
No Jenis Barang Satuan / Ukuran Harga Satuan Total Harga
Kijang Innova G M/T

1 2 Unit 246.210.000 492.420.000
Bensin
2. Tanggal barang diterima : 06 November 2013

3. Syarat-syarat pekerjaan: sesuai dengan persyaratan dan ketentuan Kontrak;
4. Waktu penyelesaian: selama 30 (Tiga Puluh) hari kalender terhitung mulai 08 Oktober 2013 dan
pekerjaan harus sudah selesai pada tanggal 06 November 2013
5. Alamat pengiriman barang : Kantor Pusat Universitas Brawijaya
6. Denda: Terhadap setiap hari keterlambatan penyelesaian pekerjaan Penyedia Jasa akan dikenakan
Denda Keterlambatan sebesar 1/1000 (satu per seribu) dari Nilai Kontrak atau bagian tertentu dari
Nilai Kontrak sebelum PPN sesuai dengan Syarat-Syarat Umum Kontrak.
Untuk dan atas nama

Pejabat Pembuat Komitmen
Menerima dan menyetujui:

Untuk dan atas nama
KARTIKA SARI MOTOR
3.3. Menu Log Akses
Menu ini berisi informasi catatan akses ke dalam aplikasi dari user Panitia.
4. MENGAKHIRI APLIKASI
Klik tab menu “Logout” untuk mengakhiri aplikasi.
5. PENUTUP
Petunjuk pengoperasian ini dibuat sesuai dengan versi e-Purchasing
Kendaraan Pemerintah tertentu. Untuk meningkatkan pelayanan, e-
Purchasing Kendaraan Pemerintah diperbarui pada waktu tertentu sehingga
petunjuk pengoperasian ini pada beberapa bagian, tidak lagi sesuai dengan versi
e-Purchasing Kendaraan Pemerintah yang sedang digunakan.

MP Penunjukan Langsung E Catalog New Rev.1

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

MP Penunjukan Langsung E Catalog New Rev.1

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

MANUAL PROCEDURE

Penunjukkan Langsung (E-Catalog)

UNIT LAYANAN PENGADAAN (ULP)

Much. Rikhi Toufan, ST

Dr. Ir. Achmad As’ad Sonief, MT

Penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik diatur

USER PPK PANITIA PENYEDIA

Surat Lihat E-Catalog Login Pada

Input Data Negosiasi

Tanda Tangan Download

Tanda Tangan Cetak Surat

2.1. Akses kedalam e-purchasing kendaraan pemerintah.

Gambar Halaman Portal Inaproc, e-Purchasing Kendaraan Bermotor

3. PENJELASAN FUNGSI DAN FITUR

3.2. Menu Kelola Paket

Penunjukan Penyedia Barang - diisi setelah proses berlangsung

Negosiasi Harga dan Teknis

Data Dokumen Surat Pesanan

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama : Ir. LIES EDHIE YULIANI

selanjutnya disebut sebagai Pejabat Pembuat Komitmen;

Nama : KARTIKA SARI MOTOR

selanjutnya disebut sebagai Penyedia Barang;

untuk mengirimkan barang dengan memperhatikan ketentuan-ketentuan sebagai berikut:

No Jenis Barang Satuan / Ukuran Harga Satuan Total Harga

Kijang Innova G M/T

2. Tanggal barang diterima : 06 November 2013

Untuk dan atas nama

Menerima dan menyetujui:

Anda mungkin juga menyukai