Penggunaan Bahasa Indonesia

dalam Surat Dinas

(Baca Permenkeu No. 136 Tahun 2018!)

Tim Pengajar Bahasa Indonesia STAN 2020

 Surat dinas adalah
alat komunikasi tertulis
untuk menyampaikan
informasi dari satu pihak
kepada pihak lain dalam
konteks kedinasan.
 FUNGSI SURAT
1. Surat menjadi bukti nyata “hitam di atas putih”,
terutama surat-surat perjanjian.

2. Surat menjadi alat pengikat dan pengingat karena surat

dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika diperlukan.

3. Surat menjadi bukti sejarah, seperti pada surat-surat

tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.

4. Surat menjadi pedoman kerja, seperti surat keputusan

atau surat instruksi.

5. Surat menjadi duta atau wakil penulis untuk

berhadapan dengan kawan bicaranya.
Syarat Surat yang Baik

1. Menggunakan bentuk yang menarik.

2. Tidak terlalu panjang.

3. Memakai bahasa yang jelas, padat, dan santun

(adab dan takzim).
Bentuk Surat

1) Bentuk Lurus
2) Bentuk Setengah Lurus
 Kepala Surat
Tanggal :
Nomor :
Sifat :
Lampiran:
Hal :

Alamat Tujuan

Paragraf
Pembuka
Paragraf Isi

Paragraf
Penutup
Nama Jabatan,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Tembusan:
KP: SJ.2/SJ.23/2018 Bentuk Lurus
 Kepala Surat
Nomor : Tanggal Surat
Sifat :
Lampiran:
Hal :

Alamat Tujuan

Paragraf
Pembuka
Paragraf Isi

Paragraf
Penutup
Nama Jabatan,

Tanda Tangan

Nama Penanda Tangan

Tembusan:
KP: SJ.2/SJ.23/2018

Bentuk Setengah Lurus

Bagian-Bagian Surat
1. Kepala Surat 11. Paragraf Penutup
2. Tanggal Surat 12. Tanda Tangan
3. Nomor Surat 13. Nama
4. Sifat Surat 14. Tembusan
5. Lampiran
6. Hal Surat
7. Alamat Tujuan
8. Paragraf Pembuka
9. Paragraf Isi
 KEPALA SURAT
1. Tulisan Kementerian Keuangan Republik Indonesia
berhuruf arial 13 dan dicetak tebal.
2. Tulisan nama unit organisasi eselon I berhuruf arial 11
dan dicetak tebal.
3. Tulisan nama unit organisasi eselon II berhuruf arial 11
dan dicetak tebal.
4. Alamat instansi berhuruf arial 7.
5. Garis pemisah horizontal dengan panjang sama dengan
lebar ruang penulisan naskah dinas dengan ukuran tebal
1,5 pt.
6. Nama kantor yang cukup panjang dapat ditulis dengan
singkatan dan akronim sesuai dengan kaidah dan
peraturan perundang-undangan.
KEPALA NASKAH DINAS MENTERI KEUANGAN
KEPALA NASKAH DINAS WAKIL MENTERI, STAF AHLI,
DAN STAF KHUSUS
KEPALA NASKAH DINAS UNTUK ESELON I
KEPALA NASKAH DINAS KANTOR WILAYAH
KEPALA NASKAH DINAS KANTOR PELAYANAN
 KEPALA NASKAH DINAS UNIT PELAKSANA TEKNIS YANG
BERTANGGUNG JAWAB KEPADA PIMPINAN UNIT ESELON I
BERTANGGUNG JAWAB KEPADA PIMPINAN UNIT ESELON II
KEPALA NASKAH DINAS TIM KERJA
 Contoh yang Salah dan Benar
Kepala Surat
Salah
PT. Anugerah Sejahtera
Jl. ... -Jakarta 12920
Telp.: 021- 5203454, Faksimile.: 021-5220284

Benar
PT Anugerah Sejahtera
Jalan ... Jakarta 12920
Telepon (021) 5203454; Faksimile (021) 5220284
 Contoh yang Salah dan Benar
Tanggal Surat
Salah
Jakarta, 16-11-2020.-
Jakarta, 16 Nov. 2020.-

Benar
16 November 2020
CONTOH POKOK SURAT
Nomor : 1279/F4/H.5/2019
Sifat : Sangat Segera
Lampiran: Satu Berkas
Hal : Saksi Ahli Bahasa
Sifat Naskah Dinas Berdasarkan Tingkat
Keamanan
Sangat Rahasia (SR)
◦ Jika isi surat diketahui pihak yang tidak berhak, NKRI
terancam bahaya.
Rahasia (R)
◦ Jika isi surat diketahui pihak yang tidak berhak, NKRI
dirugikan.
Terbatas (T)
◦ Jika isi surat diketahui pihak yang tidak berhak, tusi
kementerian akan terganggu.
Biasa (B)
◦ Isi surat tidak termasuk dalam ketentuan SR, R, dan T.
SIFAT NASKAH DINAS BERDASARKAN
KECEPATAN PENYAMPAIAN
 Sangat Segera (SR)
 Surat harus sampai dalam kurun waktu
maksimal 24 jam hari kerja.
 Segera (S)
 Surat harus sampai dalam kurun waktu
2 x 24 jam kerja.
 Biasa (B)
 Surat harus sampai dalam kurun waktu
maksimal 3 x 24 jam hari kerja.
PENULISAN SIFAT NASKAH DINAS
 Penulisan sifat naskah dinas dapat digabung
antara tingkat keamanan dan kecepatan
penyampaian.
 Khusus untuk kecepatan penyampaian dan
tingkat keamanan biasa, sifat surat tidak
perlu dicantumkan pada naskah dinas.
 Contoh yang Salah dan Benar
Nomor Surat
Salah
Nomor : SP/R/01/2020.-

Benar
Nomor: SP/R/01/2020
 Contoh yang Salah dan Benar
Lampiran Surat
Salah
Lampiran : satu berkas.-
Lamp. : 2 (dua) eksemplar.-

Benar
Lampiran: Satu Berkas
Lamp. : Dua Eksemplar
 Contoh yang Salah dan Benar
Hal Surat
Salah
Perihal: Permintaan sebagai nara sumber dalam rangka
Pendidikan dan Pelatihan Tata Persuratan
Dinas yang akan diselenggarakan tanggal
15-17 November 2020.

Benar
Hal: Permohonan Narasumber
 Contoh yang Salah dan Benar
Alamat Surat
Salah Benar
Kepada Yth. Bapak Dr. Sungkono Yth. Dr. Sungkono
Jl. Perwira V/12 Jalan Perwira V/12
DI JAKARTA Jakarta
============

Salah Benar
Kpd. Yth. Bapak Dirjen Mandikdasmen Yth. Direktur Jenderal Mandikdasmen
Jl. Jenderal Sudirman, Senayan Jalan Jenderal Sudirman, Senayan
JAKARTA SELATAN.- Jakarta Selatan 12190
 Contoh yang Benar
Alamat Surat

Yth. Kepala Badan Pendidikan dan Pelatihan Keuangan

Jalan Purnawarman 99, Kebayoran Baru
Jakarta Selatan

Yth. Direktur Jenderal Pajak

Kementerian Keuangan
Jalan Gatot Subroto
Jakarta Selatan

Yth. Kepala Badan Bahasa

Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun
Jakarta Timur

Yth. Bapak Dendy Sugono

Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun
Jakarta Timur
 Contoh yang Salah

Alamat Surat

Kepada Yth. Bapak Prof. Dr. Rahadyan MA

Kepada Yth. Ibu Prof. Amara, SS, MH
Kepada Yth. Bapak Drs. Purwanto, MM, MSi
Kepada Yth. Bapak Direktur Jenderal Anggaran
Kepada Yth. Bapak Mayjen Primanto
Kepada Yth. Bapak Inspektur Jenderal
 Contoh yang Benar

Alamat Surat

Yth. Prof. Dr. Rahadyan, M.A.

Yth. Prof. Amara, S.S., M.H.
Yth. Drs. Purwanto, M.M., M.Si.
Yth. Direktur Jenderal Anggaran
Yth. Mayjen Primanto
Yth. Inspektur Jenderal
 Penggunaan Bahasa dalam Isi Surat Dinas
1. Menunjuk surat Saudara No. …, tanggal …, tentang ….,
kami beri tahukan bahwa …. (S)
1a. Dengan menunjuk surat Saudara No. …, tanggal …, tentang
…., kami beri tahukan bahwa …. (S)
1b. Sesuai dengan surat Saudara No. …, tanggal …, tentang …,
kami beri tahukan bahwa …. (B)

2. Menjawab surat Bapak No. …, tanggal …, tentang …, kami

sampaikan hal-hal sebagai berikut. (S)
2a. Untuk menjawab surat Bapak No. …, tanggal …, tentang ….
kami sampaikan hal-hal sebagai berikut.(B)
2b. Sehubungan dengan pertanyaan Bapak dalam surat
No.…, tanggal …, tentang …, kami informasikan bahwa …
(B)
3. Menindaklanjuti pembicaraan kita melalui
telepon, dengan ini kami ingin menegaskan
bahwa …. (S)
3a. Untuk menindaklanjuti pembicaraan kita
melalui telepon, dengan ini kami ingin
menegaskan bahwa …. (B)
3b. Sehubungan dengan pembicaraan kita
melalui telepon, dengan ini kami ingin
menegaskan bahwa …. (B)
Penggunaan Bahasa dalam Isi Surat Dinas
Dengan ini kami menugaskan Andika untuk
menyelesaikan pengomputeran data pegawai di bagian
ini pada bulan Juli 2020. (S)

Dengan ini kami menugasi Andika untuk menyelesaikan

pengomputeran data pegawai di bagian ini
pada bulan Juli 2020. (B)

Dengan ini kami menugaskan penyelesaian

pengomputeran data pegawai di bagian ini kepada
Paramardhika pada bulan Juli 2020. (B)
 Lanjutan
Bandingkan dengan kalimat berikut!

Paman menghadiahkan cincin kepada Bibi.

Paman menghadiahi Bibi sebentuk cincin.

Presiden menganugerahi Prof. Dr. Moh. Yamin Bintang

Mahaputra.
Presiden menganugerahkan Bintang Mahaputra kepada Prof. Dr.
M. Yamin.

Menteri Dalam Negeri menghadiahi pegawai yang berprestasi.

Menteri Dalam Negeri menghadiahkan sebuah traktor kepada
petani yang
berhasil.
Contoh Kalimat Pembuka Surat Pemberitahuan

Dengan ini kami laporkan kepada Bapak pelaksanaan Pelatihan

Tata Persuratan Dinas bagi pegawai Direktorat Jenderal Bea
dan Cukai, Kementerian Keuangan. (tanpa lampiran)

Bersama ini saya kirimkan contoh laporan teknis pelaksanaan

Pelatihan Tata Persuratan Dinas bagi Pegawai Direktorat
Jenderal Pajak, Kementerian Keuangan. (ada lampiran)

Dalam upaya penyebarluasan informasi tata naskah di wilayah

Jakarta Selatan, kami sampaikan bahwa kegiatan Penyuluhan
Tata Persuratan Dinas akan dilaksanakan bulan Juli.
 Contoh Kalimat Pembuka Surat Balasan

Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 19 Juni

2020 No. ... tentang pelaksanaan Pendidikan dan
Pelatihan Tata Persuratan Dinas, kami beri tahukan hal-
hal berikut.

Sehubungan dengan surat Saudara tanggal 17 Juni

2020 Nomor S-483/SJ/2020 tentang Penyuluhan Tata
Persuratan Dinas, kami akan mengadakan kegiatan pada
tanggal ....
 Contoh yang Salah dan Benar

Isi Surat
Salah
Bersama surat ini kami mengundang Bapak untuk
menghadiri rapat ....

Benar
Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam rapat
yang akan diselenggarakan pada ....
 Contoh Surat Undangan 1

Sehubungan dengan kegiatan pemasyarakatan bahasa

Indonesia, kami mengundang Saudara dalam pertemuan
panitia yang akan diselenggarakan pada
hari : Senin
tanggal: 15 Juli 2020
pukul : 09.30
tempat: Ruang Anggrek
acara : Persiapan Pelaksanaan Kegiatan.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
 Contoh Surat Undangan 2

Dalam rangka penyelenggaraan lomba karya tulis,

kami mengharapkan kehadiran Saudara pada rapat
persiapan yang akan diadakan pada
hari : Selasa
tanggal: 7 Juli 2020
waktu : pukul 09.00—12.00
tempat : Ruang Rapat X.
Atas perhatian Saudara, kami ucapkan terima kasih.
 Kalimat Penutup Surat
1. Atas kerja samanya, kami ucapkan terima kasih. (S)
1a. Atas kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih. (B)
2. Atas kerjasamanya, saya ucapkan beribu-ribu terima kasih. (S)
2a. Atas kerja sama Saudara, saya ucapkan terima kasih. (B)
3. Demikian, atas perhatiannya kami mengucapkan terima
kasih.(S)
3a. Atas perhatian Saudara, kami mengucapkan terima kasih. (B)
4. Demikian surat ini kami sampaikan dan atas perhatian Bapak,
kami ucapkan terima kasih. (S)
4a. Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih. (B)
Contoh Bagian Kaki Surat
Salah Kepala Biro,

tanda tangan

(Dr. Rahadian Paramardika)

Benar Kepala Biro,

tanda tangan

Dr. Rahadian Paramardika

NIP196408121990031003
a.n. Kepala Badan Bahasa
Kepala Pusat Pembinaan,

tanda tangan

Dr. Rianti Sofia, M.Hum.

a.n. Kepala Badan Bahasa

u.b.
Kepala Bagian Tata Usaha,

tanda tangan

Dr. Hartono M., S.H., M.H.

NIP
a.n. Kepala Pusat Bahasa,
Kepala Bagian Tata Usaha,

Dr. Nani Sumarna, M.A.

NIP195609121986031003

a.n. Kepala Pusat Bahasa,

Kepala Bagian Tata Usaha,
u.b.
Kepala Subbag Kepegawaian,

Nama
NIP
a.n. Kepala Badan Bahasa,
Kepala Pusat Pengembangan,

Dr. Mustafa, M.Hum.

a.n. Kepala Pusat Pembinaan Bahasa,

Kepala Bidang Pemasyarakatan,

Nama Lengkap
NIP
 Tembusan
Salah Benar
Tembusan : Tembusan:
Disampaikan kepada Yth.: 1. Direktur Keuangan
1. Bapak Direktur Keuangan 2. Direktur Operasional
(sebagai laporan)
2. Bapak Direktur Operasional
(sebagai undangan)
3. Arsip / pertinggal.-
LAMPIRAN
✓ Jika naskah dinas memiliki beberapa lampiran, setiap
lampiran harus diberi nomor urut dengan angka Romawi.

✓ Tulisan LAMPIRAN menggunakan huruf arial 11, sedangkan

jenis, nomor, dan tanggal naskah dinas berukuran 9.

✓ Lampiran harus ditandatangani oleh pejabat yang

berwenang.
PENULISAN LAMPIRAN
➢ Nama jabatan yang diletakkan pada baris pertama tidak
boleh disingkat, kecuali pada formulir ukuran kecil,
misalnya kartu atau identitas instansi.
➢ Nama jabatan yang diletakkan pada baris kedua (setelah
a.n. atau u.b.) boleh disingkat, misalnya Sesmen atau
Sesditjen Anggaran.
➢ Nama jabatan pada naskah dinas arahan ditulis dengan
huruf kapital diakhiri dengan tanda baca koma (,),
sedangkan naskah dinas selain itu ditulis dengan huruf
awal kapital diakhiri tanda baca koma.
Contoh:
Lampiran Surat Tugas
Contoh:
Lampiran Naskah Dinas
Lebih Dari Satu Halaman
PENGGUNAAN AKRONIM
CONTOH PENULISAN KATA SAMBUNG
 KODE PENUNJUK
➢ Terletak di pojok kiri
Tembusan:
1.
bawah surat
2. ➢ Berisi informasi unit
penandatangan,
konseptor, dan
tahun surat

Kp. SJ2/SJ.23/2019
KODE PENUNJUK (KP)

KP: SJ.2/SJ.23/2019

Keterangan:
KP = kode penunjuk
SJ.2 = kode unit organisasi konseptor (satu
tingkat di bawah pejabat penanda tangan)
SJ.23 = kode unit penyimpan berkas
2019 = tahun
KODE PENUNJUK

Penjelasan Kode Penunjuk

SJ.2 = Biro Organisasi dan Ketatalaksanaan
selaku konseptor naskah dinas yang
ditandatangani Sekretaris Jenderal

SJ.3 = Bagian Ketatalaksanaan I selaku unit

yang menyimpan berkas
Penerapan Kaidah Ejaan Bahasa Indonesia
Benar Salah
u.p. (untuk perhatian) u/p
d.a. (dengan alamat) d/a
s.d. (sampai dengan) s/d
a.n. (atas nama) a/n
u.b. (untuk beliau) u/b
PT P.T.
antarwarga antar-warga
pascasarjana pasca sarjana
subbagian sub bagian
kerja sama kerjasama
menandatangani menanda tangani
narasumber nara sumber
 Pemilihan Kata
Kata Baku Kata Tidak Baku
doa do’a
Februari Pebruari
November Nopember
Jumat Jum'at
mengubah merubah/merobah
kuitansi kwitansi
persen prosen
sistem sistim
pikir fikir