Pertemuan 3

Tahapan Proyek

Setiap proyek, baik besar atau kecil, memerlukan lima jenis

pekerjaan yang berbeda:

• Bayangkan: Muncul dengan ide

• Definisikan: Mengembangkan rencana

• Mulai: Membentuk tim

• Lakukan: Melakukan pekerjaan

• Tutup: Mengakhiri proyek

CONCIEVE / IDE
 TAHAP CONCIEVE

• Semuanya dimulai dengan THE IDEA

- Adanya kebutuhan
- Adanya keinginan untuk melakukan perbaikan
- dsb

• Evaluasi IDE
- Informal: diskusi, kesepakatan bersama
- Formal: tinjauan formal

• Pengambilan keputusan terhadap IDE

 Keputusan untuk Membuat

• Haruskah kita melakukannya?

- Apakah manfaat yang ingin kita capai sebanding dengan biaya yang
harus kita bayarkan?

• Bisakah kita melakukannya?

- Apakah proyek tersebut secara teknis layak? Apakah sumber

daya yang dibutuhkan tersedia?

Menilai nilai potensial proyek Anda, biaya,

dan kelayakan
 CONTOH

• Anda sebagai kepala bagian publikasi, mendapat tawaran

untuk menerbitkan 1 buku 20.000 halaman dalamwaktu 10
menit.
- Memerlukan alat cetak yang mampu mencetak 2000 halaman per
menit.

• Alat cetak yang dimiliki berkemampuan 500 halaman per

menit. Alat pencetak yang tercepat pun hanya mampu 1000
halaman per menit.
• Apakah anda akan menerima tawaran proyek tersebut?
 METODA ANALISIS

• Analisis Manfaat Biaya

- penilaian komparatif dari semua manfaat yang Anda antisipasi dari proyek Anda dengan
semua biaya untuk memperkenalkan proyek, melaksanakannya, dan mendukung
perubahan yang dihasilkan darinya.

- Pertimbangkan biaya untuk semua fase proyek

- Mempertimbangkan:
• Biaya potensial jika tidak mengerjakan proyek
• Biaya potensial jika proyek gagal
• Biaya peluang (manfaat potensial jika Anda telah membelanjakan dana Anda dengan sukses
untuk melakukan proyek yang berbeda)

• Kelebihan dari manfaat yang diharapkan dari proyek atas perkiraan

biaya dalam dolar saat ini adalah nilai bersih saat ini (NPV).
2018 2019 2020 2021 2022 2023

Rp. ? milyar Rp. ? milyar Rp. Rp. ? milyar

98 milyar Rp. 100 milyar
Rp. ? milyar
TETAPKAN / BANGUN RENCANA

Ya Kami harus dan Ya Kami Bisa

 Keberhasilan proyek Anda bergantung pada
kejelasan dan keakuratan rencana Anda dan apakah orang
percaya bahwa mereka dapat mencapainya.

Tahu apa yang harus Percayalah RENCANA untuk membuatny

menyelesaikan bisa jadi itu terjadi
 MEMBANGUN RENCANA

1. Gambaran umum alasan proyek Anda

2. Buatlah uraian rinci tentang hasil
3. Buat daftar semua pekerjaan

4. Peran yang akan Anda dan anggota tim Anda mainkan (peran dan tanggung
jawab)
5. Jadwal proyek yang rinci
6. Anggaran untuk personel, dana, peralatan, fasilitas, dan informasi yang
dibutuhkan Sebuah Memperkirakan Sumber Daya
7. Membuat Asumsi (identifikasi risiko)
8. Identifikasi dan jelaskan bagaimana Anda berencana untuk mengelola risiko dan
ketidakpastian yang signifikan.
 Seberapa baik proyek pada akhirnya memenuhi kebutuhan
yang sedang dibuat mendefinisikan
keberhasilan atau kegagalan proyek

• Kembangkan kesepakatan bersama antara

pemohon proyek dan tim proyek tentang tujuan
proyek Anda.
• Membantu menetapkan kondisi yang diperlukan untuk melakukan
pekerjaan proyek.
 Pernyataan Kerja
• SEBUAH Pernyataan Kerja (SOW) adalah konfirmasi tertulis tentang apa
proyek Anda akan produksi dan syarat dan ketentuan di mana Anda akan
melakukan pekerjaan Anda.

• Baik orang yang meminta proyek maupun tim proyek harus menyetujui semua
persyaratan dalam SOW sebelum pekerjaan proyek yang sebenarnya dimulai.

• Perjanjian yang mengikat

- Anda dan tim Anda berkomitmen untuk memberikan hasil tertentu

- Anda dan tim Anda mengidentifikasi semua batasan terkait pendekatan Anda terhadap pekerjaan
dan apa yang Anda butuhkan untuk mendukung pekerjaan Anda.
- Anda dan tim Anda mengidentifikasi semua asumsi yang Anda buat saat menyetujui
persyaratan SOW Anda.
 Pernyataan Kerja

SOW Anda mencakup informasi berikut:

• Tujuan: Bagaimana dan mengapa proyek Anda terbentuk, ruang
lingkup proyek Anda, dan pendekatan umumnya

• Tujuan: Hasil spesifik yang akan Anda hasilkan

• Batasan: Batasan yang akan membatasi apa yang Anda capai,
bagaimana dan kapan Anda dapat mencapainya, dan biayanya

• Asumsi: Pernyataan tentang bagaimana Anda akan menangani

informasi yang tidak pasti saat Anda menyusun, merencanakan, dan
melaksanakan proyek Anda
 proyek maksud pernyataan
• Memahami situasi dan proses berpikir yang mengarah ke proyek Anda membantu
memastikan bahwa proyek Anda berhasil memenuhi harapan orang.

• Anda harus mencakup informasi berikut:

• Latar belakang: Mengapa orang mengizinkan proyek Anda
• Lingkup: Pekerjaan apa yang akan dilakukan

• Strategi: Bagaimana Anda akan mendekati pekerjaan utama proyek ini

• Ini membantu Anda mengidentifikasi:

- semua orang yang mungkin menggunakan hasil proyek Anda dan

- harapan, kebutuhan, dan minat khusus mereka.

- memperjelas sejauh mana pekerjaan proyek dan
- jelaskan strategi Anda untuk menyelesaikan aktivitas proyek utama.
 Strategi Proyek

• adalah pendekatan umum yang Anda rencanakan untuk

melakukan pekerjaan dalam lingkup proyek Anda

• bukanlah daftar aktivitas yang terperinci

 Memilih Strategi
• Pertimbangkan organisasi Anda pendekatan biasa untuk menangani proyek
serupa . Kemungkinan kesalahan lebih kecil jika Anda meminta orang untuk
menggunakan proses atau prosedur yang telah mereka gunakan sebelumnya.

• Jika memungkinkan, pilih strategi dengan risiko paling sedikit,

ketidakpastian, dan tak terkendali . Anda tidak menginginkan strategi itu mungki
bekerja; kamu ingin satu dengan peluang terbesar itu akan bekerja.

• Untuk proyek yang lebih berisiko, pertimbangkan untuk mengembangkan strategi

cadangan seandainya strategi utama Anda mengalami masalah. Strategi yang
berbeda mungkin merupakan jawaban sederhana untuk memenuhi harapan yang
tidak dapat dicapai.
 Menentukan Tujuan Proyek

• Tujuan adalah hasil yang akan dihasilkan oleh proyek Anda

• Semakin jelas Anda menentukan tujuan proyek Anda, semakin besar
kemungkinan Anda akan mencapainya

• elemen untuk membuat tujuan Anda jelas dan spesifik:

- Pernyataan: Deskripsi naratif singkat tentang apa yang ingin Anda

capai
- Pengukuran: Indikator yang akan Anda gunakan untuk menilai
pencapaian Anda

- Target kinerja: Nilai dari setiap ukuran yang menentukan

kesuksesan
 Menentukan Tujuan Proyek

Semakin spesifik tujuan proyek Anda, semakin besar

peluang Anda untuk mencapainya

• Bersikaplah singkat
• PINTAR
• Jangan gunakan jargon teknis
• Terkendali
• Identifikasi semua tujuan
• Pastikan pengemudi dan pendukung setuju dengan tujuan
proyek Anda
 Tentukan batasan proyek dan
kebutuhan

• Batasan: Batasan yang dilakukan orang lain:

- hasil yang harus Anda capai,

- kerangka waktu yang harus Anda penuhi,

- sumber daya yang dapat Anda gunakan. Jenis, jumlah, dan ketersediaan sumber

daya untuk melakukan pekerjaan proyek Anda

- cara Anda melakukan tugas-tugas Anda

• Kebutuhan: Persyaratan yang Anda tentukan untuk

mencapai kesuksesan proyek

 Mencari kebutuhan

Sebuah SUMBER PROYEK

• Personil: "Saya membutuhkan editor teknis untuk total 40

jam di bulan Agustus."

• Anggaran: "Saya memerlukan anggaran $ 10.000 untuk

periferal komputer".

• Sumber daya lain: "Saya memerlukan akses ke laboratorium

uji selama bulan Juni".
MULAILAH
 Menugaskan orang ke semua peran proyek

menegosiasikan perjanjian untuk memastikan mereka siap bekerja

Identifikasi individu yang akan melakukan pekerjaan proyek
di tim proyek.

Memberi dan menjelaskan tugas kepada semua anggota tim

Jelaskan kepada setiap anggota tim pekerjaan yang akan dia lakukan
bagaimana anggota tim akan mengoordinasikan upaya mereka.
menghasilkan

Menentukan bagaimana tim akan melakukan tugas yang diperlukan

Putuskan bagaimana tim akan menangani komunikasi rutin, membuat keputusan proyek yang berbeda, dan menyelesaikan konflik.

Menyiapkan sistem pelacakan yang diperlukan

Tentukan sistem dan akun mana yang akan Anda gunakan untuk melacak jadwal, tenaga kerja, dan pengeluaran.

Mengumumkan proyek ke organisasi:

Biarkan orang yang diperlukan Ketahuilah bahwa proyek Anda ada, apa yang akan dihasilkannya, dan kapan itu akan dimulai dan berakhir
MELAKUKAN

PEKERJAAN
 LAKUKAN PEKERJAAN

• Melakukan tugas
- Lakukan pekerjaan yang ada dalam rencana Anda.

• Terus membandingkan kinerja dengan rencana:

- Kumpulkan informasi tentang hasil, jadwalkan pencapaian, dan pengeluaran sumber daya;
mengidentifikasi penyimpangan dari rencana Anda; dan mengembangkan tindakan korektif.

• Memperbaiki masalah yang muncul:

- Ubah tugas, jadwal, atau sumber daya untuk mengembalikan Kinerja proyek ke jalur yang ada
dengan rencana yang ada, atau negosiasikan perubahan yang disepakati pada rencana itu
sendiri.

• Memberi informasi kepada semua orang

- Beri tahu orang-orang tentang pencapaian tim, masalah proyek, dan revisi yang diperlukan
untuk rencana yang telah ditetapkan.
 MENUTUP

THE WRAP UP
 MENUTUP

• Dapatkan persetujuan klien Anda tentang hasil akhir.

• Tutup semua akun proyek (jika Anda telah

membebankan waktu dan uang ke akun proyek khusus).

• Bantu orang-orang melanjutkan ke tugas berikutnya.

• Adakan evaluasi pasca proyek untuk mengenali pencapaian proyek dan
untuk mendiskusikan pelajaran yang dapat Anda terapkan untuk proyek
berikutnya. (Paling tidak, buat catatan informal tentang pelajaran ini dan
bagaimana Anda akan menggunakannya di masa depan.)
LAINNYA
Faktor yang mempengaruhi
proyek
• Informasi
- Data yang akurat, tepat waktu, dan lengkap untuk perencanaan,
pemantauan kinerja, dan penilaian akhir

• Komunikasi
- Berbagi informasi yang jelas, terbuka, dan tepat waktu dengan individu
dan kelompok yang sesuai

• Komitmen:
- Janji pribadi anggota tim untuk menghasilkan hasil yang
disepakati tepat waktu dan sesuai anggaran
 Tantangan dalam pengerjaan proyek

• Tugas tambahan

• Orang baru di tim baru

- Di tim yang lebih besar. Faktanya, beberapa orang bahkan mungkin tidak mengenal satu sama lain. Hubungan yang tidak biasa

ini dapat memperlambat proyek karena anggota tim mungkin • Memiliki gaya pengoperasian dan komunikasi yang berbeda.

Gunakan prosedur berbeda untuk melakukan jenis aktivitas yang sama. • Tidak punya waktu untuk mengembangkan rasa

saling menghormati dan percaya. Proyek orang yang belum pernah bekerja sama sebelumnya mungkin secara resmi

ditugaskan ke sebuah proyek

• Tidak ada otoritas langsung

- Untuk sebagian besar proyek, manajer proyek dan anggota tim tidak memiliki kewenangan langsung satu sama lain.
Oleh karena itu, penghargaan yang biasanya mendorong kinerja terbaik (seperti kenaikan gaji, penilaian kinerja yang
unggul, dan promosi pekerjaan) tidak tersedia. Selain itu, konflik seiring waktu, komitmen atau arahan teknis mungkin
memerlukan masukan dari sejumlah sumber. Akibatnya, mereka tidak dapat diselesaikan dengan satu keputusan
sepihak.
 Paradigma yang salah dalam Proyek

• Semua proyek adalah krisis; kami tidak punya waktu untuk merencanakan.
- Dalam krisis, Anda tidak bisa mampu untuk tidak merencanakan. Mengapa? Karena Anda
memiliki situasi kritis yang harus Anda tangani dengan waktu dan sumber daya yang terbatas.
Anda tidak bisa membuat kesalahan. Dan bertindak di bawah tekanan dan emosi (dua
karakteristik krisis) secara praktis menjamin bahwa kesalahan akan terjadi.

• Manajemen proyek terstruktur hanya untuk proyek besar.

- Tidak peduli seberapa besar ukuran proyek, informasi yang Anda butuhkan
lakukan itu sama. Apa yang akan Anda hasilkan? Pekerjaan apa yang harus dilakukan? Siapa
yang akan melakukannya? Kapan itu akan berakhir? Sudahkah Anda memenuhi ekspektasi?
Proyek besar mungkin membutuhkan waktu berminggu-minggu atau berbulan-bulan untuk
mengembangkan jawaban yang memuaskan atas pertanyaan-pertanyaan ini. Proyek kecil yang
berlangsung beberapa hari atau kurang dapat memakan waktu 15 menit. Tapi Anda tetap harus
menjawab pertanyaannya.
 Paradigma yang salah dalam Proyek

• Proyek-proyek ini membutuhkan kreativitas dan

perkembangan baru. Mereka tidak dapat diprediksi dengan
pasti.
- Beberapa proyek lebih dapat diprediksi daripada yang lain.
Namun, orang yang menunggu hasil masih memiliki ekspektasi atas apa
yang akan mereka dapatkan dan kapan. Oleh karena itu, proyek dengan
banyak ketidakpastian membutuhkan seorang manajer untuk
mengembangkan dan berbagi rencana awal dan kemudian menilai dan
mengkomunikasikan efek dari kejadian yang tidak terduga.