Stuktur Organisasi dan SOP Layanan Program Studi

Struktur Organisasi dan Job description

Struktur organisasi PS MIE PPs Unud sebagaimana dalam Gambar 1.1, termasuk pengelola
dan pegawai, diatur dalam Keputusan Rektor Unud Nomor : 504.A/ H14.4/HK/2010, 1 Desember 2010.
Secara umum tugas masing-masing pengelola diuraikan sebagai berikut.

1). Ketua PS MIE PPs Unud bertanggung jawab terhadap seluruh kegiatan program studi baik untuk
tanggung jawab internal maupun eksternal. Dengan tanggung jawab eksternal maka Ketua
Program akan mewakili Program Studi untuk kegiatan-kegiatan di luar program. Dengan
demikian Ketua Program bertugas sebagai koordinator dan pengendali pelaksanaan proses
belajar-mengajar dan bertanggungjawab kepada Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Udayana
dan Direktur Program Pascasarjana Unud. Dengan tugas sebagai koordinator dan pengendali,
maka kegiatan secara rinci yang harus dilakukan oleh Ketua Program adalah: a). Menyusun
rencana kerja tahunan untuk mencapai tujuan program studi dengan dibantu oleh pengelola lain
dan pegawai; b) Mengarahkan dan mengkoordinasikan seluruh pengelola dan pegawai untuk
melaksanakan rencana kerja yang telah disusun berdasarkan tugasnya masing-masing; c)
Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh pengelola dan
pegawai, dan d) Melakukan perbaikan jika terdapat penyimpangan dengan tujuan yang telah
dirumuskan.

2). Sekretaris PS MIE PPs Unud bertugas sebagai koordinator, pengendali, penanggungjawab di
bidang administrasi/dokumen dan akademik serta bertanggung jawab kepada Ketua PS MIE PPs
Unud. Selain tugas tersebut Bidang Administrasi Umum dan Keuangan juga menjadi
tanggungjawab Sekretaris Program, dalam pelaksanaannnya. Dengan demikian Sekretaris
Program juga bertugas mengkoordinasikan dan melaksanakan kegiatan administrasi umum yang
menyangkut seluruh kegiatan akademik dan keuangan. Sekretaris Program juga mewakili
program dalam kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan oleh Fakultas berkaitan dengan pembuatan
rencana/anggaran setiap saat dibutuhkan. Sekretaris melaporkan hasil pelaksanaan tugas dan
pengawasan yang dilakukan Ketua Program dan bertanggung jawab kepada Ketua Program, dan
dalam melaksanakan tugas dibantu oleh pegawai.

3). Ketua Bidang Akademik PS MIE PPs Unud bertugas mengkoordinasikan dan melaksanakan
kegiatan administrasi akademik dan kemahasiswaan. Secara rinci tugas Ketua Bidang Akademik
antara lain : 1) merencanakan kegiatan secara teknis di bidang akademik; 2) melaksanakan
rencana teknis di bidang akademik yang telah disusun; 3) mengambil keputusan secara teknis
dibidang kegiatan-kegiatan akademik; 4) melakukan evaluasi terhadap seluruh proses kegiatan
akademik; 5) menyusun laporan mengenai pelaksanaan proses belajar mengajar. Dalam
pelaksanaan tugasnya Kepala Bidang Akademik bertanggung jawab kepada Ketua Program dan
dalam melaksanakan tugas dibantu oleh pegawai.

4). Pegawai bertugas secara teknis untuk kelancaran proses belajar mengajar, misalnya
tentang kalender akademik, nilai mata kuliah mahasiswa, nilai transkrip, wisuda, surat
keluar dan masuk, alat-alat perkuliahan, data dosen, data keperluan akreditasi, membuat
absen mahasiswa, mengurus dosen tamu, mengurus dan menyimpan SK-SK, data
mahasiswa, mengurus berkas UPP dan Tesis, menjadwalkan ujian-ujian, mengurus
konsumsi mahasiswa, dan mengurus persiapan ujian-ujian dan lain-lainnya yang
ditentukan oleh program.
Secara rinci masing-masing pegawai memiliki tugas-tugas seperti berikut.

(1) Pegawai bagian keuangan

a). Melakukan pengambilan uang ke Bank untuk membayar segala pengeluaran program
b). Membuat daftar honor dosen mengajar dan menguji
c). Menyiapkan honor dosen mengajar dan menguji
d). Membuat SPJ
e). Melakukan pembayaran pajak di Kantor Pos
f). Meminta dan menerima slip SPP dari mahasiswa
g). Menyiapkan laporan keuangan
h). Membuat LAKIP dengan bagian akademik
i). Membuat penerimaan/pengeluaran dan Rencana Kerja (Renja) setiap tahun bersama
bidang akademik
j). Mengajukan proses permohonan pengeluaran biaya bulanan
k). Membayaran honor dosen pengajar
l). Membuat laporan tentang SPP mahasiswa ke bukit
m) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan perintah atasa

(2). Pegawai bagian pendidikan 1

a). Bidang Akademik

(a). Sebagai operator
(b) Menjadwalkan kuliah
(c) Membuat dokumentasi setiap kegiatan akademik
(d) Pendaftaran online calon mahasiswa baru
(e) Penerimaan pengumpulan berkas dan verifikasi syarat2 calon mahasiswa baru.
b) Bidang Pelayanan kepada mahasiswa
(a) Membuat formulir ujian (tesis, seminar kelayakan, proposal)

(b) Menjadualkan ujian (tesis, seminar kelayakan, proposal)

(c) Membuat SK ujian (tesis, seminar kelayakan, proposal).
(d) Membuat SK dosen pembimbing & penguji (tesis, seminar kelayakan, proposal)
(e) Membuat SK Dosen Mengajar dan PA
(f) Memastikan dosen datang pada saat ujian berlangsung
(g) Menyiapkan Konsumsi ujian (tesis, seminar kelayakan, proposal)
(h) Mengarsip syarat2 pengajuan ujian seminar UP, SH, Tesis
(i) Mencatat dan mengarsip surat-surat keluar
c). Melayani permintaan dari pasca
d). Mengurus SK pengajar, dan SK penguji ke Pasca Sarjana
e). Memastikan dosen tidak terlambat mengumpul soal
f). Memastikan dosen datang pada saat ujian berlangsung
g). Memastikan dosen tidak terlambat mengumpulkan nilai
h). Melayani dosen yang akan mengajar (fotokopi bahan ajar, artikel)
i). Membuat Surat keterangan kuliah, surat ijin penelitian, surat ijin pengumpulan data
j) Menyiapkan data yang diminta oleh Pasca
k) Menginput data pada Sistem Informasi Manajemen Akademik (SIMAK)
(a) Data mahasiswa baru.
(b) Data pembimbing akademis.
 (c) Data penawaran mata kuliah yang dapat diambil oleh mahasiswa
(d) Data pengampu mata kuliah
(e) Data KRS mahasiswa.
(f) Data nilai untuk setiap mata kuliah.
(g) Data mahasiswa yang telah lulus.
(h) Print-out transkrip nilai sesuai permintaan mahasiswa.
l) Pencatatan dan arsip surat keluar
m) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan perintah atasan

(2) Pegawai bagian pendidikan 2

a). Mempersiapkan seleksi masuk (soal, absensi, posisi duduk, nomer ujian & berita acara ujian)
b). Menyiapkan absensi perkuliahan (mahasiswa & dosen pengajar)
c). Menginput absensi mahasiswa & dosen pengajar
d). Mengarsip absensi kuliah per bulan (untuk diserahkan ke bagian keuangan)
e). Mengarsip & menjilid absensi kuliah (rekap per semester)
f). Mengarsip surat masuk
g). Membuat surat untuk jadwal kuliah untuk dosen & mahasiswa (sesuai kalender akademik)
h). Membuat surat untuk jadwal ujian UTS & UAS untuk Dosen & Mahasiswa
i). Menyiapkan (UTS) Ujian Tengah Semester & (UAS) Ujian Akhir Semester (soal, absensi,
posisi duduk, nomer ujian & berita acara ujian)
j). Mengarsip berita acara, absensi ujian & soal seleksi masuk, UTS & UAS (untuk diserahkan
ke bagian keuangan)
k). Menyerahkan hasil ujian seleksi masuk, UTS & UAS ke dosen
l). Menginput Angket dosen mengajar per mata kuliah
m). Menginput nilai mahasiswa
n). Membuat transkrip nilai
o). Membuat form. penilaian untuk ujian proposal, seminar hasil & tesis
p). Mengarsip berita acara ujian proposal, seminar hasil & tesis (untuk diserahkan ke bagian
keuangan)
q). Mengarsip pengajuan proposal sampai mahasiswa ujian tesis (tgl ujian, pembimbing &
penguji)
r). Mengarsip mahasiswa yang sudah Wisuda
s). Menginput kelulusan & Alumni (Tanggal Ujian Proposal, Seminar Hasil, Tesis, Judul Tesis,
pembimbing & penguji tesis)
t) Melaksanakan tugas lain sesuai dengan perintah atasan

Gambar 1.1 Struktur Organisasi PS MIE PPs Unud

Dekan Direktur PPs Unud BPPs

FE Unud
 Ketua Program Studi
PS MIE PPs Unud

Sekretaris
PS MIE PPs Unud

Pegawai

Keterangan :
____________ Garis perintah
------------------ Garis koordinasi

1) Pengelola Program Studi

Sejak awal berdirinya, PS MIE PPs Unud telah mengalami pergantian pengelola, Sampai saat
ini PS MIE PPs Unud telah mengalami 6 kali pergantian pengelola. Perkembangan pengelola PS
MIE PPs Unud disampaikan sebagai berikut.

No Periode Jabatan Nama

1 2001-2003 Ketua Drs. I Nyoman Mahaendra, MSi
Sekretaris Dr. I Gusti Wayan Murjana Yasa, MSi
Kabid Akademik Dra. Ida Ayu Nyoman Saskara, MSi
Kabid Keuangan & Admin Dra. Ida Ayu Putri Utari, MSi
2 2003-2005 Ketua Prof.Dr. I Nyoman Erawan, SE
Sekretaris Dr. I Gusti Wayan Murjana Yasa, SE., MSi
Kabid Akademik Dra. Ida Ayu Nyoman Saskara, MSi
Kabid Keuangan & Admin Dra. Ida Ayu Putri Utari, MSi.
3 2005-2007 Ketua Prof.Dr. I Nyoman Erawan, SE
Kabid Akademik Drs. I Gusti Putu Nata Wirawan, MSi
Kabid Keuangan & Admin Drs. I Made Jember, MSi
4 2007-2009 Ketua Prof.Dr. I Nyoman Erawan, SE
Sekretaris Prof.Dr. I Wayan Sudirman, SE., SU.
Kabid Akademik Prof.Dr. I Nyoman Djinar Setiawina, SE., MS
Kabid Keuangan & Admin Drs. I Gusti Putu Nata Wirawan, MSi
5 2010-2012 Ketua Prof.Dr. I Wayan Sudirman, SE.,SU
Sekretaris Prof.Dr. I Nyoman Djinar Setiawina, SE., MS
Kabid Akademik Dra. Putu Martini Dewi, MS
Kabid Keuangan & Admin Drs. Ida Bagus Darsana, MSi
6 2012- Ketua Prof. Dr. I Wayan Sudirman, SE.,SU
sekarang Sekretaris Dr. A.A. I.N Marhaeni, SE., MS