SEMESTER IV
Disusun Oleh :
JUDUL:
GAMBARAN MANAJEMEN REKAM MEDIS DAN INFORMASI
KESEHATAN DI RSU MITRA DELIMA
TAHUN 2021
Menyetujui,
CI Akademik CI Lahan Praktik
Mengetahui,
Ka. Program Studi DIII RMIK
ITKM Widya Cipta Husada
Puji syukur senantiasa kita panjatkan kepada Allah SWT karena atas limpahan
rahmat, ridha, dan karuniaNya laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) Program
i
Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan semester IV ITKM Widya Cipta
Husada Malang yang berisi mengenai “Manajemen Unit Kerja Rekam Medis,
Standar Pelayanan Minimal Penyediaan Berkas Rekam Medis, Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS), Dan Klasifikasi Kodefikasi Penyakit Serta
Masalah Kesehatan Di Rumah Sakit Umum Mitra Delima”. Dapat diselesaikan
tepat waktu.
Kelancaran kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) tidak terlepas dari
bantuan berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak. Oleh karena itu, kami
mengucapkan terima kasih kepada segenap pihak yang telah membantu:
1. Dr. Tayubi Hariyanto, SE.,MM. Selaku Ketua ITKM Widya Cipta Husada
Malang yang telah memberikan kepercayaan untuk mewakili kampus dalam
melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di RSU Mitra Delima.
2. dr. Nofita Dwi Harjayanti, MMRS selaku Kepala Rumah Sakit Umum Mitra
Delima yang telah memberikan izin kepada kami untuk melaksanakan praktik
kerja lapangan di RSU Mitra Delima.
3. Irma Wulandari, M.Kes selaku Ketua Program Studi DIII Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan ITKM Widya Cipta Husada Kepanjen Malang
4. Miftachul Ulum, S.T., M.M selaku CI akademik dari ITKM Widya Cipta
Husada Kepanjen Malang yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan
dalam menyelesaikan laporan.
5. Fachrun Nisa’ A.Md. RMIK selaku CI Lahan Prkatik telah membimbing,
memberikan masukan dan petunjuk selama pelaksanaan Praktik Kerja
Lapangan (PKL).
6. Staf dan Dosen ITKM Widya Cipta Husada.
7. Staf dan Pegawai Rekam Medis Rumah Sakit Umum Mitra Delima.
8. Ayah, ibu, adik dan keluarga yang selalu memberikan dukungan, semangat
dan do’a, baik secara moral maupun material kepada penulis.
9. Teman-teman prodi D3 Rekam Medis atas dukungan dan kerjasama.
Semoga laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini dapat memberikan manfaat
berupa inspirasi dan motivasi bagi pembaca. Saya menyadari dalam proses
pembuatan laporan masih terdapat banyak kesalahan, oleh karena itu, kritik dan
saran sangat kami harapkan demi perbaikan laporan kami selanjutnya.
ii
Malang, 8 Juli 2021
Penulis
iii
ABSTRAK
Rumah sakit merupakan organisasi sosial dengan fungsi utama memberikan
pelayanan paripurna untuk menyembuhkan penyakit melalui pelayanan rawat
jalan, rawat inap, dan gawat darurat. Rekam medis adalah sebuah catatan yang
digunakan untuk penelitian medis dan untuk kegiatan statistik pelayanan
kesehatan. Tujuan dari pembuatan laporan ini adalah untuk mengetahui penerapan
manajemen unit kerja rekam medis, standar pelayanan minimal penyediaan berkas
rekam medis, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS), dan
klasifikasi koding penyakit serta masalah kesehatan di RSU Mitra Delima. Hasil
pengamatan selama Praktik Kerja Lapangan (PKL) di RSU Mitra Delima
menunjukkan sebagian besar penerapan rekam medis sudah terlaksana sesuai
dengan Standar Prosedur Operasional (SPO) yang berlaku. Adapun pengamanan
dan hak akses dokumen rekam medis masih perlu diperhatikan kembali karena
pada ruang filing yang baru masih belum terdapat akses kunci pengamanan berupa
alat sidik jari seperti pada ruang filing sebelumnya. Dalam hal formulir rekam
medis, pada RSU Mitra Delima masih belum terdapat formulir odontogram gigi
yang berguna bagi dokter gigi untuk mencatat posisi gigi pasien. Berdasarkan
beberapa temuan masalah tersebut, maka peneliti menyarankan agar dilakukan
evaluasi terhadap hak akses ruang filing dan menambah formulir odontogram
gigi.
iv
DAFTAR ISI
Judul Halaman
LEMBAR PENGESAHAN......................................................................................i
KATA PENGANTAR............................................................................................ii
ABSTRAK.............................................................................................................iv
DAFTAR ISI...........................................................................................................v
DAFTAR GAMBAR..........................................................................................viii
DAFTAR TABEL.................................................................................................ix
DAFTAR LAMPIRAN..........................................................................................x
BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................1
1.1 Latar Belakang 1
1.2 Tujuan 3
1.3 Manfaat 8
1.3.1 Bagi Institusi ITKM Widya Cipta Husada Prodi Rekam Medis...............8
2.2.1 Topografi.................................................................................................13
v
2.2.2 Batas Wilayah Kecamatan Bululawang..................................................14
vi
3.2 Laporan Hasil Capaian Kompetensi 84
4.2 Saran 86
DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................88
LAMPIRAN
vii
DAFTAR GAMBAR
viii
DAFTAR TABEL
ix
DAFTAR LAMPIRAN
x
BAB I
PENDAHULUAN
Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (RMIK) ITKM
Widya Cipta Husada merupakan salah satu program studi yang bergerak di bidang
dengan pelayanan pada penyediaan dan pengelolaan berkas rekam medis pasien.
tingkat dua (rumah sakit umum daerah, rumah sakit daerah, dll) maupun fasilitas
integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan
merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat penelitian medik.
rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat (Permenkes No 30 th 2019). Rumah
1
2
masing. Selain itu, juga mempunyai kewajiban administrasi untuk membuat dan
memelihara rekam medis pasien. Hal ini pula yang menjadi alasan pasien datang
Salah satu unit pelayanan di RSU Mitra Delima adalah instalasi rekam medis.
Rekam medis merupakan salah satu bagian penting dalam membantu pelaksanaan
catatan data pasien yang dilakukan dalam pelayanan kesehatan. Catatan tersebut
sangat penting dalam pelayanan bagi pasien karena dengan data yang lengkap
Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah model pelatihan yang bertujuan untuk
Kerja Lapangan) dilaksanakan pada Rumah Sakit Umum Mitra Delima yang
Kabupaten Malang. Praktik ditempatkan pada bagian Unit Kerja Rekam Medis.
Permasalahan yang sering terjadi di unit kerja rekam medis yaitu pasien
ruang filing serta penataan DRM yang tidak rapi sehingga menyebabkan DRM
menjadi robek dan rusak. Solusi untuk mengatasi hal tersebut dapat memberikan
dilakukan perpindahan ruang filing ke gedung baru agar pelaksanaan alur berkas
dokumen rekam medis tidak semakin terhambat dan pembuatan jadwal serta
rekam medis di ruang filing. Mengingat usia rumah sakit sudah 10 tahun dan
Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di RSU Mitra Delima Tahun
2021”.
1.2 Tujuan
pendistribusian)
4
medis :
1) Distribusi
medis
rekam medis
1) Loket pendaftaran
2) Rak file
3) Meja
4) Kursi, dll
h. Menganalisis work flow (alur kerja) dan work space (area kerja)
secara subyektif :
1) Suhu ruang
2) Kelembaban ruang
3) Penerapan ruang
4) Kebisingan ruang
sakit
6
1) Kuantitatif
2) Kualitatif
dan eksternal)
mortalitas)
dan/atau grafik
1) Kehamilan
2) Persalinan
3) Nifas
4) Perinatal
1) Kelainan kongenital
2) Malformasi
8
3) Deformitas
4) Abnormalitas kromosom
1.3 Manfaat
1.3.1 Bagi Institusi ITKM Widya Cipta Husada Prodi Rekam Medis
Laporan ini sebagai bahan masukan untuk institusi pendidikan dalam hal
Hal ini dapat dilihat dari data yang dikeluarkan oleh Dinas Kependudukan tahun
2000 – 2025 yang menunjukkan bahwa untuk Indonesia secara umum, jumlah
penduduk akan mengalami peningkatan dari 205,1 juta di tahun 2000 menjadi
273,1 juta ditahun 2025. Demikian juga untuk Kabupaten Malang, dengan angka
penduduk akan meningkat dari 2,36 juta pada tahun 2004 menjadi 2,96 juta pada
tahun 2025.
merupakan salah satu unsur kesejahteraan umum harus diwujudkan sesuai cita -
kesehatan baik itu yang berasal dari pihak pemerintah maupun pihak swasta tanpa
tersebut, maka PT.Graha Mitra Delima ingin berpartisipasi secara nyata dengan
membangun sebuah rumah sakit umum bernama RSU Mitra Delima. RSU Mitra
9
10
Rumah sakit tipe D ini berada di atas lahan seluas 1.750 m2 dengan luas
bangunan dasar 800 m2 untuk 2 (dua) lantai. Diperkirakan rumah sakit ini dapat
mengingat bahwa lokasi rumah sakit yang sangat strategis dengan tingkat
komunikasi dan transportasi yang baik serta ditunjang oleh mobilitas penduduk di
keselamatan pasien.
bertanggung jawab.
1. Jujur
2. Loyalitas
3. Disiplin
4. Tanggung jawab
pelayanan kesehatan dengan sopan santun penuh perhatian cepat, tepat dan
terjangkau”.
dimana RSU Mitra Delima berada di bawah naungan PT.Graha Mitra Delima.
Unit rekam medis urusan pendaftaran, casemix dan DARSIP (Data dan Arsip)
112,4099 Bujur Timur dan 8,0741 sampai 8,0383 Lintang selatan. Kecamatan
Kecamatan ini terdiri dari 14 desa, 47 dusun, 83 RW dan 348 RT. Ke-14 desa di
kelurahan ini mencapai 30.985 jiwa laki-laki dan 31.561 perempuan dengan
2.2.1 Topografi
1. Desa Bakalan
2. Desa Bululawang
3. Desa Gading
4. Desa Kasembon
5. Desa Kasri
6. Desa Krebet
7. Desa Krebetsenggrong
8. Desa Kuwolu
9. Desa Lumbungsari
Data kependudukan merupakan salah satu data pokok yang sangat diperlukan
dan sasaran pembangunan yang dilakukan oleh penduduk, dan fungsi subyek
bermakna penduduk adalah pelaku tunggal dari sebuah pembangunan. Kedua fungsi
tadi diharapkan berjalan seiring dan sejalan secara integral. Berikut merupakan
Kecamatan Bululawang pada tahun 2018 tercatat sebesar 75516 jiwa dengan angka
Selasa, Jumat
dr. Ni Luh Putu H.M, Sp. A, M.
15.00-17.00
Biomed
Sabtu 13.00-15.00
4 Anak
Senin & Rabu 13.30-
dr. Dewi Nurindah Sp. A, M.
selesai
Biomed
Rabu 16.00-18.00
Senin 19.00-selesai
dr. Deddy Setyo N., Sp.B
Kamis 19.00-selesai
5 Bedah Selasa, Rabu & Jumat
dr.Hanadi, Sp.B 16.30-selesai
Sabtu 07.00-selesai
Senin, Rabu & Jumat
drg. Lukman Hakim H., Sp.PM
15.00-18.00
Senin-Sabtu
15 Rehabilitasi Medik dr. Rachman, Sp.KFR
08.00-18.00
Rabu 19.00-selesai
17 Jiwa dr. Tutik nu kasiani, Sp.KJ Sabtu 13.00-17.00
Minggu 14.00-16.00
Tabel di atas merupakan pelayanan rawat jalan pada RSU Mitra Delima,
terdiri dari bebarapa poli, dokter poli dan juga keterangan jam praktek dokter
poli.
Tabel di atas merupakan fasilitas rawat inap pada RSU Mitra Delima,
terdiri dari kelas rawat inap, nama ruang rawat inap serta jumlah tempat tidur
Pelayanan IGD :
1. Pemeriksaan Dokter
2. Pemeriksaan Penunjang
Pelayanan IKO :
2. Laboratorium
Pelayanan Laboratorium :
a. Hematologi
b. Kimia Klinik
c. Urine
d. Feces
e. Widal
f. Elektrolit
3. Radiologi
4. IF (Instalasi Farmasi)
Data statistik dalam kehidupan manusia sangatlah penting, salah satu tujuan
statistik adalah untuk pelaporan suatu kegiatan dalam suatu instansi. Sebagai
Mitra Delima mulai pada bulan Mei 2021. Menurut data pada rekapitulasi pada
tahun 2021, 10 besar penyakit terbanyak pada rawat jalan dan rawat inap yang
Tabel 2.3 10 Penyakit Terbesar Pada Rawat Jalan Bulan Mei 2021
RAWAT JALAN
NO ICD PENYAKIT LAKI-LAKI PEREMPUAN TOTAL
Non insulin dependent diabetes mellitus with multiple
1 E11.7 0 0 304
complications
2 M54.5 LOW BACK PAIN 0 0 237
3 I63.8 CVA INFARK 0 0 234
4 J44.8 COPD 0 0 178
5 I50.9 HEART FAILURE 0 0 134
6 M17.9 Gonartrhrosis 0 0 115
7 I11.0 HYPERTENSIVE HEART DISEASE with congestive heart failure 0 0 95
8 I10 ESSENTIAL (PRIMARY) HYPERTENSION 0 0 76
9 E05.0 THYROTOXICOSIS with diffuse goitre 0 0 72
10 N40 HYPERPLASIA OF PROSTATE 0 0 70
Tabel di atas merupakan 10 penyakit terbesar rawat jalan bulan Mei 2021 di
RSU Mitra Delima. Penyakit terbanyak pada rawat jalan di bulan Mei adalah DM
Tabel 2.4 10 Penyakit Terbesar Pada Rawat Inap Bulan Mei 2021
RAWAT INAP
NO ICD PENYAKIT LAKI-LAKI PEREMPUAN TOTAL
1 J18.9 Pneumonia, unspecified 21 24 45
2 P59.8 Neonatal jaundice from other specified causes 18 14 32
3 O34.2 Maternal care due to uterine scar from previous surgery 0 31 31
4 O42.9 Premature rupture of membranes, unspecified 0 25 25
Non insulin dependent diabetes mellitus with multiple
5 E11.7 7 15 22
complications
6 O63.0 Prolonged first stage (of labour) 0 14 14
7 P07.1 Other low birth weight 3 11 14
8 O02.1 Missed abortion 0 12 12
9 O05.4 Other abortion, incomplete, without complication 0 9 9
10 I63.9 Cerebral infarction, unspecified 1 8 9
Tabel di atas merupakan 10 penyakit terbesar rawat inap bulan Mei 2021 di
RSU Mitra Delima. Penyakit terbanyak pada rawat inap di bulan Mei adalah
Email : rsumitradelima@gmail.com
Akreditasi : Paripurna
Pada RSU Mitra Delima penerapan rekam medis sudah terlaksana sesuai
(UNS) sistem ini memberikan hanya satu unit rekam medis kepada pasien
baik pasien tersebut berobat jalan maupun rawat inap. Pada saat seorang
buah rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak untuk keperluan
22
23
seluruh angka nomor rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan dalam
antara rekam medis kunjungan baik poliklinik dan gawat darurat serta rawat
inap dibuat menjadi satu kesatuan dalam satu folder dan disimpan di bagian
rekam medis dalam rak yang berada pada ruang filing. Untuk sistem
gratis dan boleh digunakan siapa saja tanpa dikenai biaya apapun.
Pada unit kerja rekam medis RSU Mitra Delima terdapat juga struktur
kerangka atau susunan hubungan antara fungsi, bagian atau posisi dan juga
atasan. Berikut ini merupakan struktur organisasi unit kerja rekam medis
Delima, dimana pada bagian rekam medis memiliki kepala bagian rekam
Sedangkan di atas kepala bagian rekam medis terdapat wakil direktur bagian
tata usaha dan bagian teratas terdapat direktur RSU Mitra Delima.
25
pendistribusian)
medis. Distribusi adalah suatu proses penyampaian barang atau jasa dari
Alur berkas rekam medis pada unit kerja rekam medis di RSU Mitra
dan sesuai dengan SPO (Standar Prosedur Operasional) yang berlaku, baik
rawat jalan, maupun IGD. Akan tetapi masih terdapat beberapa kasus
SDM maupun faktor pengambilan DRM yang lama. Seperti pada sampel
Tabel 3.1 Jam Permintaan dan Penyediaan DRM rawat inap Tanggal 16 Juni2021
mutu pelayanan adalah kurang dari 15 menit. Pada tabel di atas, dapat
disimpulkan bahwa dari 7 DRM rawat inap yang sesuai dengan standar mutu
pelayanan sebanyak 5 DRM rawat inap (< 15 menit) sedangkan yang belum
memenuhi standar pelayanan mutu terdapat 2 DRM rawat inap (> 15 menit).
Permasalahan tersebut timbul baik dari faktor SDM maupun faktor ruang
filing DRM lama yang terpisah dengan ruang rekam medis serta letak DRM
yang berpencar dikarenakan untuk DRM pasien BPJS terdapat pada ruang
casemix dan ruang perawatan yang akan di isi resume nya oleh DPJP.
jam penyediaan yang lebih dari 10 menit, karena faktor SDM yang
menunggu permintaan DRM rawat jalan pasien yang akan berkunjung agar
kasus di bawah ini, 4 DRM rawat jalan yang sesuai dengan standar mutu
pelayanan sebanyak 2 DRM rawat jalan (< 10 menit) sedangkan yang belum
dengan jam penyediaan DRM rawat jalan pada tanggal 2 juli 2021, pada
Tabel 3.2 Jam Permintaan dan Penyediaan DRM rawat jalan Tanggal 16-06-2021
3) Catat tanggal rawat inap, no RM dan nama pasien pada buku ekspedisi
rawat inap.
6) Distribusikan DRM rawat inap pada instalasi gawat darurat atau unit
pendaftaran.
3) Catat tanggal kunjungan, no RM, nama pasien, dan poli tujuan pada
3) Catat tanggal kunjungan, no RM, nama pasien, dan poli tujuan pada
rekam medis dipergunakan sebagai alat bukti dalam perkara hukum. Rekam
29
medis apabila dikaitkan dengan Pasal 499 KUH Perdata dapat digolongkan
bergerak maupun tidak bergerak seperti tanah gedung, hewan, mobil dll.
b. Hak (benda tak bertubuh, benda tak berwujud) yaitu benda non visual
Pasal 47 ayat (1) UUPK yang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 46 ayat
(1) UUPK merupakan milik dokter, dokter gigi atau sarana pelayanan
rekam medis sebagai benda yang dapat dimiliki dapat ditemukan juga pada
c. Isi rekam medis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dalam bentuk
diberikan, dicatat, atau di copy oleh pasien atau orang yang diberi kuasa
atau atas persetujuan tertulis atau keluarga pasien yang berhak untuk itu.
Pada unit rekam medis di RSU Mitra Delima dalam aspek hukum
Operasional) yang berlaku. Pada point ini, terdapat 2 SPO (Standar Prosedur
dokumen rekam medis yaitu SPO keamanan dokumen rekam medis dan
RSU Mitra Delima. Berikut merupakan prosedur yang berlaku pada SPO
peminjaman DRM.
c. Pantau setiap berkas rekam medis yang keluar dari ruang rekam medis.
e. Rapikan setiap berkas rekam medis yang baru pulang dari rawat inap
f. Simpan setiap berkas rekam medis sesuai dengan sistem yang telah
diterapkan di RSMD.
ruang penyimpanan.
rekam medis pasien mengingat bahwa isi rekam medis merupakan milik
pasien kepada pihak ke 3 ataupun pasien sendiri dengan adanya tujuan resmi
tersebut. Kebijakan yang berlaku pada SPO pelepasan informasi RSU Mitra
tata laksana, faktor penyulit yang tenaganya yang harus sesuai dengan SK
a. Ketentuan
pasien sendiri atau wali yang bertanggung jawab atas pasien. Jenis
informasi medis yang diminta jelas dan terdapat keterangan tujuan dari
b.Persiapan
ditandatangani oleh pasien sendiri atau wali yang bertanggung jawab atas
pasien.
c.Tata Laksana
pelepasan medis, sehubungan dengan hal ini, bapak atau ibu silahkan
a) Identitas pasien dan atau wali pasien, silahkan di isi sesuai dengan
KTP
bapak atau ibu terdapat isian yang belum lengkap atau jelas atau salah
pada item isian (…) mohon dilengkapi atau di perjelas atau dikoreksi.
34
menit
5) Pinjam KTP pasien dan copy, kemudian klip fotocopy KTP pada
ketentuan, “bapak atau ibu untuk informasi medis berupa (……) kami
siapkan terlebih dahulu dan dapat diambil pada (hari, jam). Apabila
surat kuasa dan tanpa di samping oleh pihak pasien ataupun wali
terdekat pasien.
35
terdapat juga aspek pengamanan dan hak akses dokumen rekam medis yang
mana saja yang mempunyai akses ke ruang rekam medis guna menjamin
Pada RSU Mitra Delima dalam aspek hukum tentang pengamanan dan
hak akses dokumen rekam medis sudah dilakukan sesuai dengan prosedur
permasalahan yang berasal dari human error sendiri. Seperti pada kasus,
memasuki ruang filing tidak menulis surat izin. Oleh karena itu, petugas
memperhatikan dan lebih bijak dalam menjaga pengamanan dan hak akses
dokumen rekam medis seperti yang sudah tertulis pada SPO di bawah ini.
Sesuai dengan kebijakan pada RSU Mitra Delima, maka akses ke ruang
rekam medis di RSU Mitra Delima harus melalui prosedur yang ada sesuai
yang berlaku.
2) Bila verifikasi berhasil maka layar LED akan menjadi hijau selama
medis
d. Petugas kesehatan lain dapat masuk atas persetujuan izin dari staff rekam
medis, direktur dan wakil direktur. Apabila terdapat petugas lain dengan
Gambar di atas merupakan surat izin masuk ruang rekam medis dimana
e. Unit terkait
pelayanan dokumen rekam medis rawat inap selama ≤15 menit. Prosedur
masing-masing rumah sakit.
Pada RSU Mitra Delima waktu penyediaan DRM rawat jalan sudah
memenuhi standar mutu operasional yaitu < 10 menit, hanya saja dalam
Sedangkan penyediaan DRM rawat inap di rumh sakit mitra delima sudah
Tabel 3.3 Jam Permintaan dan Penyediaan DRM rawat jalan Tanggal 23-06-2021
suatu pengakuan yang diberikan pemerintah kepada rumah sakit karena telah
dalamnya sudah sesuai dengan standar. Sarana dan prasarana yang dimiliki
rumah sakit, sudah sesuai standar. Prosedur yang dilakukan kepada pasien
juga sudah sesuai dengan standar. Akreditasi rumah sakit merupakan upaya
pelayanan kesehatan lainnya meliputi seluruh bagian dari sistem yang ada di
berdasarkan standar pelayanan yang telah ada tetapi lebih kepada membuat
jawabkan. Oleh karena itu pelayanan pada RSU Mitra Delima sudah baik
dan sudah memenuhi standar akreditasi, hal ini dapat dibuktikan dengan
RSU Mitra Delima sudah lulus akreditasi paripurna pada tahun 2019.
harus dipenuhi oleh rumah sakit dalam meningkatkan mutu pelayanan dan
kesehatan bidang rekam medis tidak berdiri sendiri saling terkait dengan
(PERMENKES Nomor 12 2020). Pada unit kerja rekam medis di RSU Mitra
40
untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian
informasi pada RSU Mitra Delima sudah dilaksanakan dengan baik dan
sesuai dengan SPO (Standar Prosedur Operasional ) yang berlaku pada unit
menjadi SIM yang handal serta dapat dipakai dengan baik oleh penggunanya
serta dapat dipakai dengan baik oleh penggunanya serta menjadi tempat
keberlangsungannya.
41
kerja karyawan rumah sakit mulai dari dari pengajian , input data pasien,
input data obat, yang mana satu sistem SIMRS dapat terintegrasi ke semua
pelayanan , tidak hanya itu SIMRS terbaru yang dibuat oleh pakar IT sudah
dapat terintegrasi dengan bahasa bridging SIMRS dengan BPJS, jadi tidak
menggunakan SIMRS.
karena belum terintegrasi pada rawat jalan dan rawat inap. Penerapan SIM-
online.
atau UDD.
internasional lainnya.
g. Pengendalian fraud atau Abuse dari aspek rumah sakit pelanggan atau
penjamin.
induk yang tidak hanya berisi RME tetapi sudah ditambah dengan fitur-fitur
43
kumpulan dari RME pasien yang ada di masing-masing rumah sakit (pusat
pelayanan kesehatan). RKE dapat diakses dan dimiliki oleh pasien serta
perawatan berikutnya. RKE baru bisa terwujud jika sudah ada standarisasi
sangat besar serta unit rekam medis yang sedang dalam tahap
sumber daya manusia yang produktif secara sosial dan ekonomi serta
yang akan datang sangat penting untuk memastikan bahwa kegiatan pada
unit kerja rekam medis dapat terlaksana dengan baik. Tindakan yang akan
sebaliknya.
Berikut merupakan SDM pada unit kerja rekam medis di Rumah Sakit
rekam medis.
a. Distribusi
Pada unit kerja rekam medis RSU Mitra Delima, tidak ada
pembagian shift pada bagian DARSIP (Data dan Arsip) dan pendaftaran.
secaraterpisah., Jam kerja pada casemix dimulai pada jam 07.00 sampai
dengan jam 15.30. Berikut tabel pembagian shift pada unit kerja rekam
Dalam unit kerja rekam medis di RSU Mitra Delima terdapat 3 tugas
yaitu, pendaftaran, DARSIP (Data dan Arsip), dan casemix. Pada bagian
bagi menjadi dua yaitu DARSIP (Data dan Arsip) terdapat 8 petugas dan
yaitu petugas casemix rawat jalan dan petugas casemix rawat inap.
46
Berikut merupakan uraian tugas pokok dan fungsi dari unit kerja rekam
a) Pelaporan
(2) Distribusi
(4) Filing
(8) Assembling
Penilaian dari kinerja SDM (Sumber Daya Manusia) di unit rekam medis
di RSU Mitra Delima dinilai dari segi model 5M yaitu, Man (manusia),
a. Man (manusia)
sebagai tenaga kerja. Man yang dimaksud merujuk pada sumber daya
terhadap dokumen rekam medis yaitu petugas rekam medis. Seperti yang
sudah dijelaskan pada poin satu tentang identifikasi SDM (Sumber Daya
Manusia) di unit kerja rekam medis, RSU Mitra Delima memiliki 14 petugas
lulusan SMA. 9 petugas DARSIP (Data dan Arsip), 8 petugas dari bagian
data dan arsip seluruhnya merupakan lulusan SMA sedangkan 1 petugas dari
pada kasus Ketika petugas kesulitan mengisi data diagnosa pasien pada SEP.
Pada bagian data dan arsip yang seluruhnya merupakan lulusan SMA
Sedangkan untuk SDM pada casemix sudah sesuai dengan peraturan yaitu
minimal D3 RMIK oleh karena itu hampir seluruh petugas casemix sudah
menguasai materi dengan baik, dan untuk petugas casemix yang lulusan
b. Machines (mesin)
(Gaspersz, 2007). Pada RSU Mitra Delima dalam penyediaan sarana dan
prasarana sudah tergolong lengkap, akan tetapi terdapat mesin pencetak kitir
yang biasanya terjadi adalah sering macet ketika digunakan untuk print kitir
c. Money (uang/modal)
d. Method (metode/prosedur)
kegiatan di suatu institusi dapat terancang dengan baik dan dapat berjalan
pelayanan dan hak bagi pasien, namun masih terdapat kendala dalam
penerapan dari aspek human error sendiri seperti pada aspek pengamanan
50
dan hak akses dokumen rekam medis dimana masih banyak perawat yang
memasuki ruang rekam medis untuk mengembalikan DRM dari poli tetapi
dokumen rekam medis, dan dikumpulkan dalam rak yang ditempatkan pada
pada setiap sisinya yang berfungsi untuk menopang dokumen rekam medis
penggunaan map kertas adalah, map kertas mudah robek jika dokumen
medis
Metode perhitungan kebutuhan SDM pada unit kerja rekam medis RSU
Berikut merupakan hasil perhitungan SDM di unit kerja rekam medis pada
∑ Libur : 7 x 12 bulan
: 84 hari
∑ Cuti : 7 hari/th
: 288 – 94
: 194 hari/th
: 7 – ( 25% x 7 )
: 7 – 1,75
: 5,25 jam/hari
: 1,018 jam/th
: 61,080 menit/th
: 2 x 12
: 24 jam/th
: 288 jam/th
Berikut merupakan hasil dari standar beban kerja (Menit) dan kebutuhan
SDM di unit kerja rekam medis bagian RDF (Retrieval Distribusi Filing)
a. Uraian Kegiatan
Rata-rata waktu
No Kegiatan Satuan Kuantitas
perkegiatan (menit)
c. Kebutuhan SDM
+ Standar Kelonggaran
Distribusi Filing) di unit kerja rekam medis RSU Mitra Delima bahwa
kegiatan filing DRM pasien rawat jalan dan pendistribusian ke admin poli
membutuhkan waktu 8725 Menit, pasien rawat inap 4072 Menit, mengarsip
DRM pasien rawat jalan 6108 Menit, mengarsip DRM pasien rawat inap
dalam unit kerja rekam medis bagian RDF (Retrieval Distribusi Filing) Dari
Distribusi Filing) pada RSU Mitra Delima yaitu sebanyak 8 petugas belum
medis
antara manusia dengan elemen-elemen lain dalam suatu sistem, serta profesi
posisi yang baik dan mengurangi resiko kerja. Pengendalian ini harus dapat
teknik adalah metoda yang lebih diutamakan karena lebih permanen dan
perbaikan. Ketiga adalah Cara kerja. Pengendalian cara kerja berfokus pada
menjaga tubuh untuk berada pada posisi netral (Suhardi, 2008:15). Berikut
merupakan aspek ergonomis sarana dan prasarana di unit rekam medis RSU
Mitra Delima.
a.Letak ruang filing yang ergonomi terhadap akses petugas di RSU Mitra
Delima tentang letak ruang filing yang ergonomi terhadap akses petugas
rekam medis diperoleh informasi bahwa letak ruang filing masih belum
kepada akses petugas rekam medis, adapun pengaruh nya yaitu sulitnya
petugas yang akan mengambil DRM dengan nomor lama yang berada
pada ruang filing terpisah yang terbilang cukup jauh dan petugas pun
aspek sebagai berikut: denah tata ruang yang meliputi rancangan tata
berikut.
1) Rak terbuka
Rak terbuka pada RSU Mitra Delima sudah termasuk ideal karena
tidak terlalu tinggi dan tidak membuat kesulitan petugas filing untuk
mengambil DRM pada rak paling atas. Akan tetapi alas rak terbuka yang
tebuat dari kayu yang kasar berpotensi membuat DRM menjadi mudah
rusak karena sampul DRM terbuat dari kertas sehingga mudah sobek
file rekam medis yang letaknya terlalu tinggi, ukuran tangga sebaiknya
tangga rekam medis khusus untuk mengambil DRM yang berada di rak
paling atas.
Pada ruang filing RSU Mitra Delima) terdapat 1 troli DRM yang
memenuhi standar, karena terlalu kecil dan tidak bisa memuat banyak
DRM.
rekam medis pada RSU Mitra Delima diperoleh bahwa luas ruangan
filing tidak ergonomi karna tidak sesuai dengan standar menurut ilmu
ergonomi dan luas ruangan pun masih sempit karena berkas rekam
medis yang inaktif dan yang aktif belum semuanya dipisahkan dan dapat
angka kesakitan. Luas ruang filing pada RSU Mitra Delima adalah 10m
x 4m.
57
Berikut merupakan daftar sarana dan prasarana yang berada pada unit
rekam medis
pada dasarnya akan memiliki bentuk, ukuran (tinggi, lebar, dsb) berat dan
lain-lain yang berbeda satu dengan yang lainnya. Anthropometri secara luas
yaitu suhu, luas ruangan filing, jarak, aman, pencahayaan, debu, vector
bekerja secara terus menerus di tempat kerja, dengan tempat kerja yang
nyaman serta ruang gerak petugas yang efisien maka kinerja petugas pun
a. Loket Pendaftaran
bola loket terbuat dari kayu, papan atau tembok maka harus dibuat halus,
rata serta bagian tepinya jangan lancip agar tidak tajam. Pekerjaan yang
tinggi optimum meja loket pendaftaran adalah 5-10 cm di bawah tinggi siku.
59
dengan tinggi loket ±70cm, lebar ±125cm dan jarak meja dengan siku ±5cm
b. Rak File
Panjang rak di filing RSU Mitra Delima ialah 240 cm, panjang rak
tersebut sudah cukup ergonomis apabila melihat dari sisi pandang ukuran
banyaknya sub rak yang ada dengan banyaknya dokumen dalam satu sub
kanan dan kiri terjangkau. Lebar rak penyimpanan di filing RSU Mitra
1) Data
: 11,409
: 10mm
: 1000mm / Tebal RM
: 1000mm/10mm = 100
c. Meja
menjadi salah satu unsur yang harus di perhatikan agar kinerja petugas lebih
dan aneka tempat penyimpanan bahan agar gerakan tidak terganggu. Meja
kerja yang paling ideal yaitu meja kerja yang dapat disetel menurut tinggi
tenaga kerja yang bersangkutan. Permukaan meja kerja harus rata dan tidak
mengikat. Pada RSU Mitra Delima Panjang meja 77cm sedangkan lebar 43
cm, meja tersebut masih belum termasuk ideal karena luas meja masih
d. Kursi
duduk.
Kursi yang digunakan pada unit kerja rekam medis RSU Mitra Delima
adalah kursi computer. Desain kursi kerja pada pada RSU Mitra Delima
sudah ideal, dengan tinggi kursi dari bawah sampai penopang pinggang
77cm dengan lebar tempat duduk 43 cm. untuk ketinggian kursi dapat diatur
8.Menganalisis work flow (alur kerja) dan work space (area kerja) di
Berikut merupakan Work Flow (Alur Kerja) pada unit kerja rekam
ke poli tujuan.
dari filing, lalu didistribusikan pada admin poli yang akan di antar
Pada unit kerja rekam medis di RSU Mitra Delima area kerja dibagi
menjadi 3 yaitu pada unit pendaftaran, casemix dan filing. Pada area
pada ruang casemix dan filing terpisah dengan pendaftaran, yaitu terletak
pada bagian belakang rumah sakit. untuk ruang kerja casemix dan filing
menjadi satu ruang hanya saja dibatasi dengan pintu akes ruang filing.
64
subyektif
a. Suhu Ruang
antara 18-28 ˚C, pada ruang rekam medis di RSU Mitra Delima terdapat
Gambar 3.6 Grafik pemantauan suhu ruang rekam medis bulan juni
b. Kelembaban Ruang
Gambar 3.7 Grafik pemantauan kelembaban ruang rekam medis bulan juni
c. Penerangan Ruang
kebutuhannya.
bayangan.
4) Bola lampu yang mulai tidak berfungsi dengan baik untuk segera
diganti.
d. Kebisingan Ruang
Selain aspek aspek di atas, kebisingan ruang juga termasuk hal yang
dan aspek kerahasiaan DRM pasien. Pada unit rekam medis di RSU
memnuhi standar karena Ketika pintu akses masuk ruang filing di tutup
maka ruangan akan kedap suara. Akan tetapi ketika ruangan lain
Mitra Delima
asuransi tersebut jika mereka jatuh sakit atau mengalami kecelakaan. Sesuai
Pada rumah sakit umum mitra delima ada beberapa asuransi yaitu
sebagai berikut :
1) BPJS kesehatan
2) BPJS ketenagakerjaan
3) Jasa raharja
Ada juga beberapa perusahaan yang bekerja sama dengan RSU Mitra
1) PG Krebet Baru
2) Pindad
3) An-Nur
6) Tata Mulia
7) Telogo Kelang
68
Sakit
a. BPJS Kesehatan
Gambar 3.8 Alur dan Prosedur Pembiayaan BPJS Kesehatan Alur BPJS di RSU
Mitra Delima
SEP
69
3) Bila BPJS tidak aktif harus bayar tagihan denda terlebih dahulu
dokter verifikator
5) Hasil koding di scan beserta status IGD, CPPT, hasil LAB, hasil
WEB PIKK.Ketenagakerjaan.GO.ID
70
c. Asuransi Perusahaan
dari perusahaan
Mitra Delima
a. Analisis Kuantitatif
berkas rekam medis rawat inap di RSU Mitra Delima dilakukan dengan
tidak lengkap sedangkan pada berkas rekam medis rawat jalan dilakukan
72
dengan cara mengecek satu persatu lembar formulir rekam medis yang
ada.
RSU Mitra Delima terdapat 551 formulir pada setiap DRM pasien
b. Analisis Kualitatif
setiap berkas rekam medis. Analisis kualitatif pada berkas rekam medis
rawat inap di RSU Mitra Delima dilakukan dengan cara melihat pada
pada tulisan yang salah sudah benar atau belum jika sudah benar pada
1. Identitas pasien
penyakit)
5. Diagnosis
6. Rencana penatalaksanaan
73
Pada Rumah Sakit Umum Mitra Delima formulir rekam medis rawat jalan
keluhan dan riwayat penyakit), hasil pemeriksaan fisik dan penunjang fisik,
yang telah diberikan kepada pasien, dan persetujuan tindakan bila diperlukan.
Namum untuk pasien kasus gigi di Rumah Sakit Umum Mitra Delima belum
eksternal)
Kesehatan RI.
Pada rumah RSU Mitra Delima laporan internal diperoleh dari laporan
pengisian surat izin masuk ruang rekam medis, ketepatan waktu penyediaan
DRM rawat inap kurang dari 15 menit. Selain laporan indicator mutu
laporan internal juga diperolh dari laporan BOR, LOS, TOI berdasarkan
dapat dari sensus harian pasien rawat inap, data pasien rawat jalan, data
pasien IGD, data kematian bayi dari unit perina, data kematian ibu dari unit
mortalitas)
populasi atau disebut juga penyimpangan dari status sehat dan sejahtera atau
Pada RSU Mitra Delima laporan morbiditas rawat jalan diperoleh dari
hasil mengentri laporan bulanan rawat jalan baik poli maupun IGD. Untuk
laporan mortalitas rawat jalan hanya terdapat pada IGD seperti pada kasus
unit rawat inap, yang juga digunakan untuk menilai dan mengevaluasi
kegiatan yang ada di unit rawat inap untuk perencanaan maupun laporan
pada instansi vertikal. Data yang diolah di unit rawat inap disesuaikan
masuk, pasien keluar atau pulang, pasien pindahan atau dipindahkan dan
Pada RSU Mitra Delima prosedur pengumpulan data statistic rawat inap
melalui sensus harian pasien rawat inap yang kemudian data tersebut di olah
Salah satu arti telah disebutkan di atas dan arti lainnya adalah sebagai
median, standard deviasi, dan lain-lain. Arti lainnya adalah statistik merujuk
pada metode/teknik statistik dan teori. Bila data diperoleh dari keseluruhan
sakit. Dalam pelayanan pasien di rumah sakit, data dikumpulkan setiap hari
dari pasien rawat inap, rawat jalan, dan rawat darurat. Data tersebut berguna
untuk memantau perawatan pasien setiap hari, minggu, bulan, dan lain
dan/atau grafik
80
RSU Mitra Delima , BOR pada bulan Maret 36%, bulan April 46%, bulan
Mei 42%. Sedangkan pada data statistic perhitungan LOS pada bulan Maret
3 hari, bulan April 3 hari, bulan Mei 3 hari, pada statistic perhitungan TOI
bulan Maret 3 hari, bulan April 2 hari, bulan Mei 3 hari, pada perhitungan
BTO bulan Maret 6 hari, bulan April 7 hari, bulan Mei 6 hari, pada
perhitungan NDR bulan Maret 0‰, bulan April 0‰, bulan Mei 5‰, pada
perhitungan GDR bulan Maret 4‰, bulan April 7‰, bulan Mei 20‰.
prosedur tetap indeksing serta koding tentang penyakit dan tindakan medis
kecelakaan
persalinan
penyakit
Tindakan ICD
No No RM Diagnosa ICD 10
9cm
Ultrasound
1 119708 Cataract H26.9 95.13
study of eye
2 122903 Glaucoma H40.9 - -
Irrigation of
3 067575 Impacted cerumen H61.2 96.52
ear
4 121777 Tinnitus H93.1 - -
5 114711 Psoriasis vulgaris L40.0 - -
LSK ( lichen simplex -
6 111103 L28.0 -
chronicus)
Tabel 3.11 Koding Penyakit Sistem Panca Indera
Delima.
dan genetika.
tentang prosedur tetap index serta koding. Kegiatan Koding adalah salah
dengan huruf atau dengan angka atau kombinasi huruf dan angka yang
Persalinan
Viral hepatitis complicating Low cervical
1 092292 pregnancy, childbirth and the O98.4 cesarean 74.1
puerperium section
Nifas
1 Tidak Ada Kasus
Perinatal
1 Tidak Ada Kasus
Malformasi
1 Tidak Ada Kasus
Deformitas
1 Tidak Ada Kasus
Abnormalitas Kromosm
1 Tidak Ada Kasus
85
didapat dari perhitungan 8/10x100% = 80%. Dimana pada poin 3 dan 10 penulis
sistem genetika karena pada aspek tersebut masih belum terdapat informasi yang
4.1 Kesimpulan
Juni 2021 sampai dengan 3 Juli 2021, pada akhir pengamatan yang dilakukan di
2. Pada RSU Mitra Delima waktu penyediaan DRM rawat jalan sudah memenuhi
standar mutu operasional yaitu < 10 menit, untuk waktu penyediaan DRM
rawat inap sudah memenuhi standar mutu operasional yaitu < 10 menit, hanya
saja dalam pendistribusian DRM rawat jalan sering kali melebihi batas waktu.
3. Pada RSU Mitra Delima sistem informasi yang terapkan adalah SIM-RS
dibandingkan dengan petugas data dan arsip pada RSU Mitra Delima yang
5. Pada RSU Mitra Delima terdapat 3 pelayanan asuransi yaitu BPJS Kesehatan,
85
86
6. Pada RSU Mitra Delima analisis kuantitatif pada berkas rekam medis rawat
inap dilakukan dengan cara dicek dan dientri satu persatu kelengkapan
nilai 0 apabila tidak lengkap sedangkan pada berkas rekam medis rawat jalan
7. Pada RSU Mitra Delima dalam penerapan desain formulir masih belum
8. Pada rumah RSU Mitra Delima laporan internal diperoleh dari laporan
pengisian surat izin masuk ruang rekam medis, ketepatan waktu penyediaan
DRM rawat inap kurang dari 15 menit. Selain laporan indicator mutu laporan
internal juga diperolh dari laporan BOR, LOS, TOI berdasarkan sensus harian
rawat inap. Sedangkan laporan eksternal diperoleh dari laporan covid, laporan
sudah berjalan dengan baik sesuai dengan SPO (standar prosedur operasional)
yang belaku.
10. Pada RSU Mitra Delima belum ditemukan kasus penyakit deformitas serta
4.2 Saran
1. Sebaiknya petugas lebih rapi dalam penataan DRM pada filing, agar DRM
agar tidak ada DRM yang terlambat saat poli akan dimulai.
rekam medis agar aspek pengamanan dan hak akses dokumen rekam
karena akses masuk ruang filing tidak ada pengamanan seperti kunci pintu
cepat rusak.
6. Sebaiknya pada ruang filing baru di beri kerekan kusus DRM untuk
pendistribusian pada admin poli, mengingat jarak yang jauh dan membuat
efektif dan tidak sesuai standar mutu distribusi yang telah ditentukan.
satu bagian dari rekam medis yang penting yaitu catatan berisi informasi
data gigi semasa hidup pernah dibuat dan disimpan secara baik dan benar.
DAFTAR PUSTAKA
AIA Central judul “Ayo mengenal Pengertian dan Manfaat Asuransi Kesehatan
uuntuk hidup kita”. Tersedia di web https://www.aia-
financial.co.id/id/about-aia/info-media/artikel/articel/ayo-mengenal-,
(Diakses pada tanggal 27 juni 2021)
Aldren. 2014. Tentang “ergonomic bangunan rumah sakit”. Tersedia di
web,https://jurnal.umsb.ac.id › article › download (diakses pada tanggal 28
juni 2021)
Gatotkaca, 2009. Tentang “definisi dan isi rekam medis sesuai permenkes no:
269/menkes/per/III/2008”. Tersedia di web
https://rekamkesehatan.wordpress.com/2009/02/25/definisi-dan-isi-rekam-
medis-sesuai permenkes-no-269menkesperiii2008/, (Diakses pada 27 Juni
2021)
Huffman,1994. “fungsi desain”, tersedia di web http://ejournal.poltekkes-
smg.ac.id › ojs › download (diakses pada 27 Juni 2021)
88
89