LAPORAN PRAKTIK LAPANGAN II

SEMESTER IV

GAMBARAN UMUM MANAJEMEN REKAM MEDIS DAN INFORMASI

KESEHATAN RUMAH SAKIT UMUM MITRA DELIMA
TAHUN 2021

Disusun Oleh :

Errika Nur Cahyani (191105119)

Fifin Ufia Zahro (191105105)
Ajeng Millenia Abadi (191105120)
Nofianti Tamara Nono (191105126)

PROGRAM STUDI DIPLOMA 3 REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN KESEHATAN
INSTITUT TEKNOLOGI DAN KESEHATAN MALANG WIDYA CIPTA HUSADA
TAHUN 2021
 LEMBAR PENGESAHAN

JUDUL:
GAMBARAN MANAJEMEN REKAM MEDIS DAN INFORMASI
KESEHATAN DI RSU MITRA DELIMA
TAHUN 2021

Telah disetujui dan disahkan pada:

Hari: Senin
Tanggal: 12 Juli 2021

Menyetujui,
CI Akademik CI Lahan Praktik

Miftachul Ulum, S.T., M.M. Fachrun Nisa’ A.Md. RMIK

Mengetahui,
Ka. Program Studi DIII RMIK
ITKM Widya Cipta Husada

Irma Wulandari, M.Kes

KATA PENGANTAR

Puji syukur senantiasa kita panjatkan kepada Allah SWT karena atas limpahan
rahmat, ridha, dan karuniaNya laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) Program

i
Studi Rekam Medis dan Informasi Kesehatan semester IV ITKM Widya Cipta
Husada Malang yang berisi mengenai “Manajemen Unit Kerja Rekam Medis,
Standar Pelayanan Minimal Penyediaan Berkas Rekam Medis, Sistem Informasi
Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS), Dan Klasifikasi Kodefikasi Penyakit Serta
Masalah Kesehatan Di Rumah Sakit Umum Mitra Delima”. Dapat diselesaikan
tepat waktu.
Kelancaran kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) tidak terlepas dari
bantuan berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak. Oleh karena itu, kami
mengucapkan terima kasih kepada segenap pihak yang telah membantu:
1. Dr. Tayubi Hariyanto, SE.,MM. Selaku Ketua ITKM Widya Cipta Husada
Malang yang telah memberikan kepercayaan untuk mewakili kampus dalam
melaksanakan Praktik Kerja Lapangan di RSU Mitra Delima.
2. dr. Nofita Dwi Harjayanti, MMRS selaku Kepala Rumah Sakit Umum Mitra
Delima yang telah memberikan izin kepada kami untuk melaksanakan praktik
kerja lapangan di RSU Mitra Delima.
3. Irma Wulandari, M.Kes selaku Ketua Program Studi DIII Rekam Medis dan
Informasi Kesehatan ITKM Widya Cipta Husada Kepanjen Malang
4. Miftachul Ulum, S.T., M.M selaku CI akademik dari ITKM Widya Cipta
Husada Kepanjen Malang yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan
dalam menyelesaikan laporan.
5. Fachrun Nisa’ A.Md. RMIK selaku CI Lahan Prkatik telah membimbing,
memberikan masukan dan petunjuk selama pelaksanaan Praktik Kerja
Lapangan (PKL).
6. Staf dan Dosen ITKM Widya Cipta Husada.
7. Staf dan Pegawai Rekam Medis Rumah Sakit Umum Mitra Delima.
8. Ayah, ibu, adik dan keluarga yang selalu memberikan dukungan, semangat
dan do’a, baik secara moral maupun material kepada penulis.
9. Teman-teman prodi D3 Rekam Medis atas dukungan dan kerjasama.
Semoga laporan Praktik Kerja Lapangan (PKL) ini dapat memberikan manfaat
berupa inspirasi dan motivasi bagi pembaca. Saya menyadari dalam proses
pembuatan laporan masih terdapat banyak kesalahan, oleh karena itu, kritik dan
saran sangat kami harapkan demi perbaikan laporan kami selanjutnya.

ii
 Malang, 8 Juli 2021

Penulis

iii
 ABSTRAK
Rumah sakit merupakan organisasi sosial dengan fungsi utama memberikan
pelayanan paripurna untuk menyembuhkan penyakit melalui pelayanan rawat
jalan, rawat inap, dan gawat darurat. Rekam medis adalah sebuah catatan yang
digunakan untuk penelitian medis dan untuk kegiatan statistik pelayanan
kesehatan. Tujuan dari pembuatan laporan ini adalah untuk mengetahui penerapan
manajemen unit kerja rekam medis, standar pelayanan minimal penyediaan berkas
rekam medis, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS), dan
klasifikasi koding penyakit serta masalah kesehatan di RSU Mitra Delima. Hasil
pengamatan selama Praktik Kerja Lapangan (PKL) di RSU Mitra Delima
menunjukkan sebagian besar penerapan rekam medis sudah terlaksana sesuai
dengan Standar Prosedur Operasional (SPO) yang berlaku. Adapun pengamanan
dan hak akses dokumen rekam medis masih perlu diperhatikan kembali karena
pada ruang filing yang baru masih belum terdapat akses kunci pengamanan berupa
alat sidik jari seperti pada ruang filing sebelumnya. Dalam hal formulir rekam
medis, pada RSU Mitra Delima masih belum terdapat formulir odontogram gigi
yang berguna bagi dokter gigi untuk mencatat posisi gigi pasien. Berdasarkan
beberapa temuan masalah tersebut, maka peneliti menyarankan agar dilakukan
evaluasi terhadap hak akses ruang filing dan menambah formulir odontogram
gigi.

Kata Kunci: Manajemen, Unit Rekam Medis.

iv
 DAFTAR ISI

Judul Halaman
LEMBAR PENGESAHAN......................................................................................i
KATA PENGANTAR............................................................................................ii
ABSTRAK.............................................................................................................iv
DAFTAR ISI...........................................................................................................v
DAFTAR GAMBAR..........................................................................................viii
DAFTAR TABEL.................................................................................................ix
DAFTAR LAMPIRAN..........................................................................................x
BAB I PENDAHULUAN.......................................................................................1
1.1 Latar Belakang 1

1.2 Tujuan 3

1.2.1 Tujuan Umum...........................................................................................3

1.2.2 Tujuan Khusus..........................................................................................3

1.3 Manfaat 8

1.3.1 Bagi Institusi ITKM Widya Cipta Husada Prodi Rekam Medis...............8

1.3.2 Bagi Rumah Sakit Umum Mitra Delima...................................................8

1.3.3 Bagi Penulis..............................................................................................8

BAB II PROFIL LAHAN PRAKTIK LAPANGAN..........................................9

2.1 Gambaran Umum RSU Mitra Delima 9

2.1.1 Visi RSU Mitra Delima...........................................................................10

2.1.2 Misi RSU Mitra Delima..........................................................................10

2.1.3 Nilai Dasar RSU Mitra Delima...............................................................11

2.1.4 Tujuan RSU Mitra Delima......................................................................11

2.1.5 Motto RSU Mitra Delima.......................................................................11

2.1.6 Struktur Organisasi RSU Mitra Delima..................................................11

2.2 Kondisi Geografi 12

2.2.1 Topografi.................................................................................................13

v
 2.2.2 Batas Wilayah Kecamatan Bululawang..................................................14

2.2.3 Jumlah Penduduk di Kecamatan Bululawang.........................................14

2.3 Fasilitas dan Pelayanan RSU Mitra Delima 15

2.3.1 Rawat Jalan.............................................................................................15

2.3.2 Rawat Inap..............................................................................................17

2.3.3 IGD (Instalasi Gawat Darurat)................................................................18

2.3.4 IKO (Instalasi Kamar Operasi)...............................................................18

2.3.5 Sarana Penunjang....................................................................................19

2.5 Peta RSU Mitra Delima 21

BAB III HASIL KEGIATAN PRAKTEK LAPANGAN.................................22

3.1 Laporan Hasil Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan 22

3.1.1 Mengetahui penerapan manajemen unit kerja rekam medis di Rumah

Sakit Umum Mitra Delima......................................................................22

3.1.2 Standar pelayanan minimal penyediaan berkas rekam medis dan

akreditasi unit kerja rekam medis di RSU Mitra Delima........................37

3.1.4 Mengetahui sistem perencanaan SDM dan ergonomi di setiap kegiatan

unit kerja rekam medis rumah sakit........................................................43

3.1.5 Penyelenggaraan Asuransi dan Sistem Pembiayaan Kesehatan Di RSU

Mitra Delima...........................................................................................66

3.1.6 Mengetahui kelengkapan formulir rekam medis di Rumah Sakit Umum

Mitra Delima...........................................................................................71

3.1.7 Mendesain Salah Satu Formulir Rekam Medis di Rumah Sakit.............72

3.1.8 Mengumpulkan, Mengolah, Menyajikan, Dan Menganalisis, Data

Statistic Rumah Sakit..............................................................................75

3.1.9 Mengklasifikasi dan mengkode penyakit yang meliputi : sistem panca

indera, saraf, dan mental di RSU Mitra Delima......................................80

3.1.10 Mengklasifikasi dan mengkode penyakit yang meliputi : sistem

reproduksi dan genetika di RSU Mitra Delima.......................................82

vi
 3.2 Laporan Hasil Capaian Kompetensi 84

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN.............................................................85

4.1 Kesimpulan 85

4.2 Saran 86

DAFTAR PUSTAKA...........................................................................................88
LAMPIRAN

vii
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi RSU Mitra Delima...............................................11

Gambar 2.2 Peta Kecamatan Bululawang...............................................................12
Gambar 2.3 Jumlah Penduduk Kecamatan Bululawang..........................................15
Gambar 2.4 Peta RSU Mitra Delima.......................................................................21
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Rekam Medis RSU Mitra Delima........................24
Gambar 3.2 Formulir Pelepasan Informasi..............................................................32
Gambar 3.3 Surat Izin Masuk Ruang Rekam Medis...............................................36
Gambar 3.4 SIM-RS Khanza RSU Mitra Delima....................................................41
Gambar 3.5 Alur Kerja Unit Kerja Rekam Medis...................................................62
Gambar 3.6 Grafik pemantauan suhu ruang rekam medis bulan juni......................64
Gambar 3.7 Grafik pemantauan kelembaban ruang rekam medis bulan juni..........65
Gambar 3.8 Alur dan Prosedur Pembiayaan BPJS Kesehatan Alur BPJS di RSU
Mitra Delima ......................................................................................68
Gambar 3.9 Alur dan Prosedur Pembiayaan BPJS Ketenaga Kerjaan ...................69
Gambar 3.10 Alur dan Prosedur Pembiayaan Asuransi Kesehatan.........................70
Gambar 3.11 Formulir Rekam Medis Rawat Jalan..................................................73
Gambar 3.12 Formulir Rekam Medis Rawat Jalan Odontogram......……………74
Gambar 3.13 Grafik data statistic RSU Mitra Delima.............................................79

viii
 DAFTAR TABEL

Tabel 2.1 Pelayanan Rawat Jalan..........................................................................15

Tabel 2.2 Fasilitas Rawat Inap..............................................................................17
Tabel 2.3 10 Penyakit Terbesar Pada Rawat Jalan Bulan Mei 2021....................20
Tabel 2.4 10 Penyakit Terbesar Pada Rawat Inap Bulan Mei 2021.....................20
Tabel 3.1 Jam Permintaan dan Penyediaan DRM rawat inap...............................26
Tabel 3.2 Jam Permintaan dan Penyediaan DRM rawat jalan..............................27
Tabel 3.3 Jam Permintaan dan Penyediaan DRM rawat jalan .............................38
Tabel 3.4 SDM Unit Kerja Rekam Medis............................................................44
Tabel 3.5 Pembagian SDM berdasarkan shift.......................................................45
Tabel 3.6 Uraian Kegiatan RDF...........................................................................52
Tabel 3.7 Standar Beban Kerja RDF....................................................................52
Tabel 3.8 Kebutuhan SDM RDF..........................................................................53
Tabel 3.9 Sarana dan prasarana unit rekam medis................................................57
Tabel 3.10 Kelengkapan Formulir Rekam Medis.................................................72
Tabel 3.11 Diagnosis Penyakit Sistem Panca Indera............................................81
Tabel 3.12 Diagnosis Penyakit Sistem Saraf........................................................81
Tabel 3.13 Diagnosis Penyakit Sistem Kardiovaskuler........................................82
Tabel 3.14 Diagnosis Penyakit Sistem Reproduksi..............................................83
Tabel 3.15 Diagnosis Penyakit Sistem Genetika..................................................83
Tabel 3.16 Hasil Capaian Kompetensi PKL II.....................................................84

ix
 DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Laporan Daftar Hadir Mahasiswa Praktek Lapangan II

Lampiran 2. Laporan Konsultasi Laporan Praktik Lapangan II
Lampiran 3. Kegiatan Harian Mahasiswa Praktik Lapangan II
Lampiran 4. Laporan Hasil Target Capaian Kompetensi Praktik Lapangan II
Lampiran 5. Laporan Hasil Kodefikasi Dan Klasifikasi Penyakit
Lampiran 6. Dokumentasi

x
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan (RMIK) ITKM

Widya Cipta Husada merupakan salah satu program studi yang bergerak di bidang

kesehatan untuk menyelenggarakan kegiatan administrasi kesehatan terkait

dengan pelayanan pada penyediaan dan pengelolaan berkas rekam medis pasien.

Sistem pendidikan yang diselenggarakan di Program Studi D-III RMIK

mengembangkan standar-standar keahlian secara spesifik yang dibutuhkan

institusi pelayanan kesehatan, baik itu fasilitas pelayanan kesehatan tingkat

pertama (puskesmas, klinik pratama, dan dokter mandiri), fasilitas kesehatan

tingkat dua (rumah sakit umum daerah, rumah sakit daerah, dll) maupun fasilitas

kesehatan tingkat ketiga tersier seperti rumah sakit umum pusat.

Menurut WHO (World Health Organization), rumah sakit adalah bagian

integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi menyediakan

pelayanan paripurna yang komprehensif berupa penyembuhan penyakit (kuratif)

dan pencegahan penyakit (preventif) kepada masyarakat. Rumah sakit juga

merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat penelitian medik.

Rumah Sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan

rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat (Permenkes No 30 th 2019). Rumah

sakit merupakan organisasi sosial dengan fungsi utama memberikan pelayanan

paripurna untuk menyembuhkan penyakit melalui pelayanan rawat jalan, rawat

inap, dan gawat darurat serta upaya pencegahan penyakit di masyarakat

1
 2

(Erawantini, 2017). Fasilitas pelayanan kesehatan mempunyai kewajiban

memberikan pelayanan kesehatan sesuai dengan pokok sasarannya masing-

masing. Selain itu, juga mempunyai kewajiban administrasi untuk membuat dan

memelihara rekam medis pasien. Hal ini pula yang menjadi alasan pasien datang

ke RSU Mitra Delima untuk mendapatkan pelayanan kesehatan yang prima.

Salah satu unit pelayanan di RSU Mitra Delima adalah instalasi rekam medis.

Rekam medis merupakan salah satu bagian penting dalam membantu pelaksanaan

pemberian pelayanan kepada pasien di rumah sakit. Menurut Permenkes

No.269/MENKĖS/PER/III/2008 disebutkan bahwa rekam medis terdiri dari

catatan data pasien yang dilakukan dalam pelayanan kesehatan. Catatan tersebut

sangat penting dalam pelayanan bagi pasien karena dengan data yang lengkap

dapat memberikan informasi dalam menentukan keputusan baik pengobatan,

penanganan, tindakan medis, dan lainnya.

Praktek Kerja Lapangan (PKL) adalah model pelatihan yang bertujuan untuk

memberikan kecakapan yang diperlukan dalam pekerjaan tertentu sesuai dengan

tuntutan kemampuan bagi pekerja (OemarHambalik 2001:21). PKL (Praktek

Kerja Lapangan) dilaksanakan pada Rumah Sakit Umum Mitra Delima yang

berlokasi di Jl.Raya Bulupayung No 1B Desa Krebet Kecamatan Bululawang

Kabupaten Malang. Praktik ditempatkan pada bagian Unit Kerja Rekam Medis.

Pelaksanaan PKL (Praktek Kerja Lapangan) berlangsung selama satu bulan

terhitung sejak 7 Juni sampai dengan 3 Juli 2021.

Permasalahan yang sering terjadi di unit kerja rekam medis yaitu pasien

datang tidak membawa identitas dengan lengkap, penumpukan dokumen rekam

medis semakin banyak jadi menghambat dalam proses pengambilan dokumen di

 3

ruang filing serta penataan DRM yang tidak rapi sehingga menyebabkan DRM

menjadi robek dan rusak. Solusi untuk mengatasi hal tersebut dapat memberikan

sosialisasi syarat-syarat yang dibutuhkan untuk pendaftaran pasien. Segera

dilakukan perpindahan ruang filing ke gedung baru agar pelaksanaan alur berkas

dokumen rekam medis tidak semakin terhambat dan pembuatan jadwal serta

pelaksanaan retensi dan pemusnahan untuk mengurangi penumpukan dokumen

rekam medis di ruang filing. Mengingat usia rumah sakit sudah 10 tahun dan

belum pernah dilakukan pemusnahan. Berdasarkan latar belakang sebagaimana

tersebut di atas, peneliti bermaksud mengangkat judul “Gambaran Umum

Manajemen Rekam Medis dan Informasi Kesehatan di RSU Mitra Delima Tahun

2021”.

1.2 Tujuan

1.2.1 Tujuan Umum

Mengetahui penerapan manajemen unit kerja rekam medis, standar

pelayanan minimal penyediaan berkas rekam medis, Sistem Informasi

Manajemen Rumah Sakit (SIM-RS), dan klasifikasi kedofikasi penyakit serta

masalah Kesehatan di rumah sakit.

1.2.2 Tujuan Khusus

1. Mahasiswa mengetahui penerapan manajemen unit kerja rekam

medis di Rumah Sakit Umum Mitra Delima.

a. Mengetahui gambaran umum rumah sakit

b. Mengetahui alur berkas rekam medis di rumah sakit (sistem

pendistribusian)
 4

c. Mengetahui aspek hukum tentang kepemilikan dan kerahasiaan

dokumen rekam medis di rumah sakit

d. Mengetahui aspek hukum tentang pengamanan dan hak akses

dokumen rekam medis di rumah sakit

2. Mengetahui standar pelayanan minimal penyediaan berkas rekam

medis dan akreditasi unit kerja rekam medis di rumah sakit

a. Mengidentifikasi waktu penyediaan dokumen rekam medis

pada pelayanan rawat jalan dan rawat inap rumah sakit

b. Menjelaskan konsep dasar akreditasi rumah sakit

c. Mengidentifikasi standar akreditasi pelayanan rekam medis

yang diterapkan di rumah sakit

3. Mengetahui sistem informasi di rumah sakit

a. Menjelaskan sistem informasi yang diterapkan di rumah sakit

b. Menganalisis permasalahan terkait penerapan SIMRS

c. Menganalisis permasalahan terkait penerapan RKE/RME

4. Mengetahui sistem perencanaan SDM dan ergonomic di setiap

kegiatan unit kerja rekam medis rumah sakit

a. Mengidentifikasi SDM di unit kerja rekam medis

b. Menjelaskan metode pengorganisasian pekerjaan di unit rekam

medis :

1) Distribusi

2) Pembagian SDM berdasarkan shift

3) Tugas pokok dan fungsi

c. Menjelaskan penilaian kinerja SDM di unit rekam medis

 5

d. Menjelaskan metode perhitungan kebutuhan SDM di unit rekam

medis

e. Menjelaskan aspek ergonomis sarana dan prasarana di unit

rekam medis

f. Mengidentifikasi sarana dan prasarana di unit rekam medis

g. Menjelaskan penerapan antropometri dalam peralatan kerja di

unit rekam medis :

1) Loket pendaftaran

2) Rak file

3) Meja

4) Kursi, dll

h. Menganalisis work flow (alur kerja) dan work space (area kerja)

di unit kerja rekam medis

i. Observasi kondisi lingkungan fisik di unit kerja rekam medis

secara subyektif :

1) Suhu ruang

2) Kelembaban ruang

3) Penerapan ruang

4) Kebisingan ruang

5. Mengetahui penyelenggaraan asuransi dan sistem pembiayaan

kesehatan di rumah sakit

a. Menjelaskan penyelenggaraan asuransi di rumah sakit

b. Menjelaskan alur dan prosedur pembiayaan kesehatan di rumah

sakit
 6

6. Mengetahui kelengkapan formulir rekam medis di rumah sakit

a. Menganalisis kelengkapan formulir rekam medis:

1) Kuantitatif

2) Kualitatif

7. Mendesain formulir rekam medis di rumah sakit

a. Mendesain salah satu formulir rekam medis di rumah sakit

8. Mengumpulkan, mengolah, menyajikan, dan menganalisis data

statistic rumah sakit

a. Menjelaskan sistem pelaporan di rumah sakit (laporan internal

dan eksternal)

b. Menjelaskan sumber data rekam medis di rumah sakit

c. Menjelaskan alur dan prosedur pengumpulan, pengolahan, dan

penyajian data statistic rawat jalan rumah sakit (morbiditas dan

mortalitas)

d. Menjelaskan alur dan prosedur pengumpulan, pengolahan, dan

penyajian data statistic rawat inap rumah sakit (morbiditas,

mortalitas, BOR, LOS, ALOS, TOI, BTO, NDR, GDR)

e. Menjelaskan alur dan prosedur pengumpulan, pengolahan, dan

penyajian data statistic UGD rumah sakit

f. Mengolah data statistic rumah sakit

g. Menyajikan data statistic rumah sakit dengan menggunakan tabel

dan/atau grafik

9. Mengklasifikasi dan mengkode penyakit yang meliputi : sistem

panca indera, saraf, dan mental di rumah sakit

 7

a. Menjelaskan prosedur tetap indeksing serta koding tentang

penyakit dan tindakan medis (operasi) di rumah sakit terkait

sistem panca indera, saraf, dan mental

b. Melakukan dan menentukan kode penyakit dan tindakan medis

yang termasuk dalam sistem panca indera

c. Melakukan dan menentukan kode penyakit dan tindakan medis

yang termasuk dalam sistem saraf

d. Melakukan dan menentukan kode penyakit dan tindakan medis

yang termasuk dalam sistem kardiovaskuler

10. Mengklasifikasi dan mengkode penyakit yang meliputi : sistem

reproduksi dan genetik di rumah sakit

a. Menjelaskan prosedur tetap indeksing serta koding tentang

penyakit dan tindakan medis (operasi) di rumah sakit terkait

sistem reproduksi dan genetik.

b. Melakukan dan menentukan kode penyakit dan tindakan medis

yang termasuk dalam sistem reproduksi :

1) Kehamilan

2) Persalinan

3) Nifas

4) Perinatal

c. Melakukan dan menentukan kode penyakit dan tindakan medis

yang termasuk dalam sistem genetika :

1) Kelainan kongenital

2) Malformasi
 8

3) Deformitas

4) Abnormalitas kromosom

1.3 Manfaat

1.3.1 Bagi Institusi ITKM Widya Cipta Husada Prodi Rekam Medis

Laporan ini sebagai bahan masukan untuk institusi pendidikan dalam hal

pengembangan dan peningkatan ilmu pengetahuan tentang penerapan sistem

rekam medis di rumah sakit. Serta berguna bagi mahasiswa dalam

meningkatkan keterampilan dan meningkatkan kemampuan dalam bidang

lingkup kerja rekam medis.

1.3.2 Bagi Rumah Sakit Umum Mitra Delima

Laporan ini dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan dalam rangka

penyempurnaan dan peningkatan mutu pelayanan rumah sakit terutama bagi

pihak manajemen unit kerja rekam medis RSU Mitra Delima.

1.3.3 Bagi Penulis

Laporan ini dapat digunakan sebagai bahan pembelajaran bagi penulis

khususnya untuk meningkatkan pengetahuan mengenai manajemen unit kerja

rekam medis dan pelaksanaan sistem pengelolaan dan penyelenggaraan rekam

medis di RSU Mitra Delima.

 BAB II

PROFIL LAHAN PRAKTIK LAPANGAN

2.1 Gambaran Umum RSU Mitra Delima

Tingkat pertumbuhan penduduk Indonesia semakin hari semakin meningkat.

Hal ini dapat dilihat dari data yang dikeluarkan oleh Dinas Kependudukan tahun

2000 – 2025 yang menunjukkan bahwa untuk Indonesia secara umum, jumlah

penduduk akan mengalami peningkatan dari 205,1 juta di tahun 2000 menjadi

273,1 juta ditahun 2025. Demikian juga untuk Kabupaten Malang, dengan angka

pertumbuhan penduduk pertahun yang mencapai 1,02%, maka pertumbuhan

penduduk akan meningkat dari 2,36 juta pada tahun 2004 menjadi 2,96 juta pada

tahun 2025.

Didalam Undang-Undang Nomor 36 Tahun 2009 Tentang Kesehatan,

mencantumkan bahwa kesehatan merupakan hak asasi manusia dan kesehatan

merupakan salah satu unsur kesejahteraan umum harus diwujudkan sesuai cita -

cita bangsa Indonesia sebagaimana dimaksud dalam Pancasila dan  Undang –

Undang Dasar 1945. Setiap manusia berhak untuk memperoleh pelayanan

kesehatan baik itu yang berasal dari pihak pemerintah maupun pihak swasta tanpa

harus memandang status sosial seseorang. Semakin bertambahnya jumlah

penduduk, maka penambahan  pusat pelayanan kesehatan mutlak diperlukan, baik

itu yang dikelola pemerintah ataupun swasta.

Memperhatikan kebijakan pemerintah di bidang pembangunan kesehatan

tersebut, maka  PT.Graha Mitra Delima ingin berpartisipasi secara nyata dengan

membangun sebuah rumah sakit umum bernama RSU Mitra Delima. RSU Mitra

Delima berdiri sejak tanggal 15 November 2010, berlokasi di Jalan Raya

9
 10

Bulupayung Nomor 1B Desa Krebet, Kecamatan Bululawang Kabupaten Malang.

Rumah sakit tipe D ini berada di atas lahan seluas 1.750 m2 dengan luas

bangunan dasar 800 m2 untuk 2 (dua) lantai. Diperkirakan rumah sakit ini dapat

menjangkau pelayanan dengan radius efektif sejauh kurang lebih 30 – 40 km,

mengingat bahwa lokasi rumah sakit yang sangat strategis dengan tingkat

komunikasi dan transportasi yang baik serta ditunjang oleh mobilitas penduduk di

wilayah Kabupaten Malang bagian timur – selatan yang kecenderungan menuju

ke pusat Kota Malang melewati Kecamatan Bululawang.

2.1.1 Visi RSU Mitra Delima

Rumah Sakit Umum Mitra Delima memiliki visi : “ Menjadikan RSU

Mitra Delima sebagai rumah sakit pilihan pertama bagi masyarakat di

wilayah Kecamatan Bululawang dan sekitarnya”.

2.1.2 Misi RSU Mitra Delima

1. Mewujudkan pelayanan dengan mengutamakan mutu dan

keselamatan pasien.

2. Mewujudkan gedung, peralatan dan penampilan staff yang baik.

3. Mewujudkan kinerja karyawan yang disiplin, jujur, loyal dan

bertanggung jawab.

4. Mewujudkan pelayanan yang cepat, tepat serta penyampaian

informasi yang jelas dan tegas.

5. Ketersediaan dokter spesialis yang lengkap.

6. Peningkatan ilmu pengetahuan yang berkelanjutan bagi staff.

7. Pelayanan dengan sopan, santun, dan penuh perhatian.

 11

2.1.3 Nilai Dasar RSU Mitra Delima

1. Jujur

2. Loyalitas

3. Disiplin

4. Tanggung jawab

2.1.4 Tujuan RSU Mitra Delima

Rumah Sakit Umum Mitra Delima memiliki tujuan : “Memberikan

pelayanan kesehatan dengan sopan santun penuh perhatian cepat, tepat dan

terjangkau”.

2.1.5 Motto RSU Mitra Delima

Rumah Sakit Umum Mitra Delima memiliki motto : “Mutu,

Keselamatan dan kenyamanan pasien kami utamakan”.

2.1.6 Struktur Organisasi RSU Mitra Delima

Gambar 2.1 Struktur Organisasi RSU Mitra Delima

 12

Gambar di atas merupakan struktur organisasi RSU Mitra Delima,

dimana RSU Mitra Delima berada di bawah naungan PT.Graha Mitra Delima.

Unit rekam medis urusan pendaftaran, casemix dan DARSIP (Data dan Arsip)

berada di bawah bagian tata usaha.

2.2 Kondisi Geografi

Bululawang merupakan salah satu daerah dari 33 kecamatan di wilayah Kabupaten

Malang. Secara astronomis Kecamatan Bululawang terletak diantara 112,3689 sampai

112,4099 Bujur Timur dan 8,0741 sampai 8,0383 Lintang selatan. Kecamatan

Bululawang merupakan kecamatan yang terletak di wilayah Kabupaten Malang.

Kecamatan ini terdiri dari 14 desa, 47 dusun, 83 RW dan 348 RT. Ke-14 desa di

kecamatan ini adalah Bakalan, Bululawang, Gading, Kasembon, Kasri, Krebet,

Krebetsenggrong, Kuwolu, Lumbungsari, Pringo, Sempalwadak, Sudimoro,

Sukonolo, dan Wandanpuro.

Gambar 2.2 Peta Kecamatan Bululawang

 13

Secara administratif, Kecamatan Bululawang dikelilingi oleh kecamatan

lainnya yang ada di Kabupaten Malang. Di sebelah utara, Kelurahan Bululawang

berbatasan langsung dengan Kecamatan Tajinan. Sebelah timur kecamatan ini

berbatasan langsung dengan Kecamatan Wajak dan Kecamatan Turen. Di sebelah

selatan, Kecamatan Bululawang berbatasan dengan Kecamatan Gondanglegi.

Lalu, di sebelah barat, Kecamatan ini berbatasan dengan Kecamatan Kepanjen

dan Kecamatan Pakisaji. Kecamatan Bululawang memiliki luas wilayah 49,36

km2. Kecamatan ini memiliki topografi di dataran tinggi. Jumlah penduduk

kelurahan ini mencapai 30.985 jiwa laki-laki dan 31.561 perempuan dengan

kepadatan mencapai 1.266 jiwa/km2. Mayoritas warganya bekerja di bidang

pertanian. Berikut adalah peta Kecamatan Bululawang.

2.2.1 Topografi

Wilayah Kecamatan Pakisaji jika dilihat dari segi administrative terbagi

dalam 14 desa, 47 dusun, 83 RW dan 348 RT, antara lain:

1. Desa Bakalan

2. Desa Bululawang

3. Desa Gading

4. Desa Kasembon

5. Desa Kasri

6. Desa Krebet

7. Desa Krebetsenggrong

8. Desa Kuwolu

9. Desa Lumbungsari

10. Desa Pringo

 14

11. Desa Sempalwadak

12. Desa Sudimoro

13. Desa Sukonolo

14. Desa Wadanpuro

2.2.2 Batas Wilayah Kecamatan Bululawang

1. Sebelah Utara : Kecamatan Tajinan

2. Sebelah Timur : Kecamatan Wajak dan Turen

3. Sebelah Selatan : Kecamatan Gondanglegi

4. Sebelah Barat : Kecamatan Kepanjen dan Pakisaji

2.2.3 Jumlah Penduduk di Kecamatan Bululawang

Data kependudukan merupakan salah satu data pokok yang sangat diperlukan

dalam perencanaan dan evaluasi pembangunan karena penduduk merupakan obyek

sekaligus subyek pembangunan. Fungsi obyek bermakna penduduk menjadi target

dan sasaran pembangunan yang dilakukan oleh penduduk, dan fungsi subyek

bermakna penduduk adalah pelaku tunggal dari sebuah pembangunan. Kedua fungsi

tadi diharapkan berjalan seiring dan sejalan secara integral. Berikut merupakan

Jumlah Data Kependudukan pada wilayah kerja RSU Mitra Delima di

Kecamatan Bululawang Tahun 2018 yang meliputi 14 Desa:

 15

Gambar 2.3 Jumlah Penduduk Kecamatan Bululawang

Berdasarkan hasil Registrasi Penduduk akhir tahun, jumlah Penduduk

Kecamatan Bululawang pada tahun 2018 tercatat sebesar 75516 jiwa dengan angka

sex ratio sebesar 100.15 persen.

2.3 Fasilitas dan Pelayanan RSU Mitra Delima

2.3.1 Rawat Jalan

Tabel 2.1 Pelayanan Rawat Jalan

No Poliklinik Dokter Pelayanan

Jantung dan pembuluh Senin s/d Kamis 12.00-
1 dr. Kartika siwi, Sp. JP
darah 15.00

Selasa, Rabu & Jumat

dr. Widi Hatamaka, Sp. OG 16.00-18.00
Sabtu 10.00-selesai
2 Kandungan (obgyn)
Senin & Kamis
dr. Widiyanti, Sp. OG
10.00-selesai

Senin s/d Jumat

dr. Andi Sulistyo H, Sp. Pd
13.00-17.00
3 Penyakit Dalam
dr. Ade Nurshanty R.S, Sp. PD Sabtu 08.00-10.00
 16

No Poliklinik Dokter Pelayanan

Selasa, Jumat
dr. Ni Luh Putu H.M, Sp. A, M.
15.00-17.00
Biomed
Sabtu 13.00-15.00
4 Anak
Senin & Rabu 13.30-
dr. Dewi Nurindah Sp. A, M.
selesai
Biomed
Rabu 16.00-18.00

dr. Deddy Setyo N., Sp.B
5 Bedah
dr.Hanadi, Sp.B
drg. Lukman Hakim H., Sp.PM
Senin 19.00-selesai
Kamis 19.00-selesai
Selasa, Rabu & Jumat
16.30-selesai
Sabtu 07.00-selesai
Senin, Rabu & Jumat
15.00-18.00

Senin, Rabu & Kamis

drg. Vivi Ariefianty., Sp. KGA
08.00-10.00
6 Gigi Umum Senin, Jumat & Sabtu
drg. Achmad Nadian Pernama 09.00-14.00
Minggu 09.00-12.00
Senin,Rabu & Kamis
drg. Tya Zani Sholichah
10.00-13.00

Senin & Rabu 11.00-

dr. Luky Santi Ekawirawati, Sp.S
13.00
Selasa&Kamis 14.00-
7 Syaraf dr. Ria Damayanti, Sp.S selesai
Sabtu 08.00-selesai

dr. Made Ayu, Sp.S Libur

Senin & Kamis 16.30-

8 Urologi dr. Medianto, Sp.U
20.00

Senin, Selasa & Kamis

9 Mata dr. Fariz N, Sp.M 13.30-selesai
Sabtu 08.30-selesai

dr. Stefani Jayanti, Sp. THT-KL Sabtu 11.00-selesai

10 THT – KL
dr. Nathalia Mayasari, Sp. THT-KL Libur

Selasa & Kamis

dr. Dhini, Sp. KK
12.30-selesai
11 Kulit & Kelamin
Rabu & Jumat
dr. Inneke Yulian, Sp. KK
10.30-selesai

Senin, Rabu & Kamis

12 Orthopedi dr. Mujiono, Sp. OT
14.00-selesai
 17

No Poliklinik Dokter Pelayanan

Senin, Rabu & Jumat
dr. Sastia Rachma, Sp.P
16.00-selesai
13 Paru Selasa&Kamis 17.00-
dr. Fitri Indahsari, Sp.P selesai
Sabtu 10.00-selesai

Selasa & Jumat

14 Patologi Anatomi dr. M. Luqman Fadli, Sp. PA
15.00 – 17.00

Senin-Sabtu
15 Rehabilitasi Medik dr. Rachman, Sp.KFR
08.00-18.00

Senin 14.00- Selesai

16 Bedah Plastik dr. Badariyatut dini, Sp. NP-RE (K)
Jumat 13.00-15.00

Rabu 19.00-selesai
17 Jiwa dr. Tutik nu kasiani, Sp.KJ Sabtu 13.00-17.00
Minggu 14.00-16.00

Tabel di atas merupakan pelayanan rawat jalan pada RSU Mitra Delima,

terdiri dari bebarapa poli, dokter poli dan juga keterangan jam praktek dokter

poli.

2.3.2 Rawat Inap

Tabel 2.2 Fasilitas Rawat Inap

No Kelas Nama Ruang ∑ Tempat Tidur
1 ICU ICU 3 TT
MAWAR 6 1 TT
2 VIP
MAWAR 7 1 TT
MAWAR 1 1 TT
MAWAR 2 1 TT
MAWAR 3 1 TT
3 KELAS 1
MAWAR 4 1 TT
MAWAR 5 1 TT
BUGENVIL 1 1 TT
4 KELAS 2 CEMPAKA 1 2 TT
CEMPAKA 2 2 TT
CEMPAKA 3 2 TT
CEMPAKA 4 2 TT
CEMPAKA 5 2 TT
CEMPAKA 6 2 TT
CEMPAKA 7 2 TT
CEMPAKA 8 2 TT
CEMPAKA 9 2 TT
CEMPAKA 10 2 TT
BUGENVIL 2 2 TT
BUGENVIL 3 2 TT
 18

No Kelas Nama Ruang ∑ Tempat Tidur

BUGENVIL 4 2 TT
BUGENVIL 5 2 TT
BUGENVIL 6 2 TT
BUGENVIL 7 4 TT
ANGGREK 1 5 TT
5 KELAS 3 ANGGREK 2 2 TT
ANGGREK 3 2 TT
ANGGREK 4 3 TT
ANGGREK 5 3 TT
6 HCU NON ISOLASI DAHLIA 1 2 TT
7 HCU ISOLASI DAHLIA 2 2 TT
8 ISOLASI MADYA TULIP 3 1 TT
TULIP 1 2 TT
9 ISOLASI PARIPURNA TULIP 2 2 TT
TULIP 4 3 TT
ISOLASI EDELWEIS 1 1 TT
10
INTERMEDIATE EDELWEIS 2 2 TT
11 PERINATOLOGI PERINATOLOGI 7 TT
12 NICU NICU 1 TT
TOTAL 83 TT

Tabel di atas merupakan fasilitas rawat inap pada RSU Mitra Delima,

terdiri dari kelas rawat inap, nama ruang rawat inap serta jumlah tempat tidur

pada masing-masing ruang rawat inap.

2.3.3 IGD (Instalasi Gawat Darurat)

Pelayanan IGD :

1. Pemeriksaan Dokter

2. Pemeriksaan Penunjang

3. Tindakan Bedah Minor

2.3.4 IKO (Instalasi Kamar Operasi)

Pelayanan IKO :

1. Tindakan Bedah Umum

2. Tindakan Kebidanan dan Kandungan

3. Tindakan Bedah THT

4. Tindakan Bedah Orthopedi

 19

2.3.5 Sarana Penunjang

1. ICU (Intensive Care Unit)

2. Laboratorium

Pelayanan Laboratorium :

a. Hematologi

b. Kimia Klinik

c. Urine

d. Feces

e. Widal

f. Elektrolit

3. Radiologi

4. IF (Instalasi Farmasi)

2.4 10 Besar Penyakit

Data statistik dalam kehidupan manusia sangatlah penting, salah satu tujuan

statistik adalah untuk pelaporan suatu kegiatan dalam suatu instansi. Sebagai

penerapan statistik penulis melakukan rekapitulasi 10 besar penyakit di RSU

Mitra Delima mulai pada bulan Mei 2021. Menurut data pada rekapitulasi pada

tahun 2021, 10 besar penyakit terbanyak pada rawat jalan dan rawat inap yang

muncul di RSU Mitra Delima tercatat dalam tabel di bawah ini:

 20

Tabel 2.3 10 Penyakit Terbesar Pada Rawat Jalan Bulan Mei 2021
RAWAT JALAN
NO ICD PENYAKIT LAKI-LAKI PEREMPUAN TOTAL
Non insulin dependent diabetes mellitus with multiple
1 E11.7 0 0 304
complications
2 M54.5 LOW BACK PAIN 0 0 237
3 I63.8 CVA INFARK 0 0 234
4 J44.8 COPD 0 0 178
5 I50.9 HEART FAILURE 0 0 134
6 M17.9 Gonartrhrosis 0 0 115
7 I11.0 HYPERTENSIVE HEART DISEASE with congestive heart failure 0 0 95
8 I10 ESSENTIAL (PRIMARY) HYPERTENSION 0 0 76
9 E05.0 THYROTOXICOSIS with diffuse goitre 0 0 72
10 N40 HYPERPLASIA OF PROSTATE 0 0 70

Tabel di atas merupakan 10 penyakit terbesar rawat jalan bulan Mei 2021 di

RSU Mitra Delima. Penyakit terbanyak pada rawat jalan di bulan Mei adalah DM

(Diabetes Melitus) dengan total penderita sebanyak 304 orang.

Tabel 2.4 10 Penyakit Terbesar Pada Rawat Inap Bulan Mei 2021
RAWAT INAP
NO ICD PENYAKIT LAKI-LAKI PEREMPUAN TOTAL
1 J18.9 Pneumonia, unspecified 21 24 45
2 P59.8 Neonatal jaundice from other specified causes 18 14 32
3 O34.2 Maternal care due to uterine scar from previous surgery 0 31 31
4 O42.9 Premature rupture of membranes, unspecified 0 25 25
Non insulin dependent diabetes mellitus with multiple
5 E11.7 7 15 22
complications
6 O63.0 Prolonged first stage (of labour) 0 14 14
7 P07.1 Other low birth weight 3 11 14
8 O02.1 Missed abortion 0 12 12
9 O05.4 Other abortion, incomplete, without complication 0 9 9
10 I63.9 Cerebral infarction, unspecified 1 8 9

Tabel di atas merupakan 10 penyakit terbesar rawat inap bulan Mei 2021 di

RSU Mitra Delima. Penyakit terbanyak pada rawat inap di bulan Mei adalah

Pneumonia dengan total penderita 21 laki-laki 24 perempuan yang jika

dijumlahkan sebanyak 45 orang.

 21

2.5 Peta RSU Mitra Delima

RUMAH SAKIT UMUM MITRA DELIMA

Alamat : Jl. Raya Bulupayung No. 1B Krebet – Bululawang

Kode Pos : 65171

Telepon : (0341) 805183

Email : rsumitradelima@gmail.com

Nama Direktur : dr. Novita Dwi Harjayanti, MMRS

Kelas Rumah Sakit : Rumah Sakit Umum Kelas C

Akreditasi : Paripurna

Luas Lahan : 2476 m2

Titik Koordinasi : -8˚ 8’ 32.76” dan 112˚ 38’ 11.01”

Gambar 2.4 Peta RSU Mitra Delima

 BAB III

HASIL KEGIATAN PRAKTEK LAPANGAN

3.1 Laporan Hasil Pelaksanaan Praktik Kerja Lapangan

3.1.1 Mengetahui penerapan manajemen unit kerja rekam medis di Rumah

Sakit Umum Mitra Delima.

1. Gambaran Umum Rekam Medis RSU Mitra Delima

Pada RSU Mitra Delima penerapan rekam medis sudah terlaksana sesuai

dengan Standar Prosedur Operasional (SPO) yang berlaku, seperti pada

sistem penomoran dan penyimpanan. Pada sistem penomoran dokumen

rekam medis menggunakan sistem penomoran Unit Numbering Sistem

(UNS) sistem ini memberikan hanya satu unit rekam medis kepada pasien

baik pasien tersebut berobat jalan maupun rawat inap. Pada saat seorang

pasien berkunjung pertama kali ke rumah sakit apakah sebagai pasien

berobat jalan ataupun untuk dirawat, kepadanya diberikan satu nomor

(admitting number) yang akan dipakai selamanya setiap kunjungan

berikutnya, sehingga pasien tersebut hanya mempunyai satu rekam medis

yang tersimpan di bawah satu nomor.

Sistem penjajaran rekam medis menggunakan sistem Straight Numerical

Filing (SNF) yaitu, suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis

dengan mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan

langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan, dengan cara

mengurutkan dari angka pertama sampai angka terakhir. Kelebihan dari

penggunaan sistem penjajaran ini adalah bila akan sekaligus mengambil 50

buah rekam medis dengan nomor yang berurutan dari rak untuk keperluan

22
 23

pendidikan sangat mudah. Kekurangan dalam penggunaan sistem penjajaran

SNF (Straight Numerical Filing) adalah petugas harus memperhatikan

seluruh angka nomor rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan dalam

penyimpanan dokumen rekam medis, semakin besar angka yang

diperhatikan maka semakin besar kemungkinan membuat kesalahan serta

membutuhkan rak dan ruang yang cukup luas.

Cara penyimpanan yang digunakan di RSU Mitra Delima menggunakan

penyimpanan secara sentralisasi yaitu penyimpanan rekam medis dimana

antara rekam medis kunjungan baik poliklinik dan gawat darurat serta rawat

inap dibuat menjadi satu kesatuan dalam satu folder dan disimpan di bagian

rekam medis dalam rak yang berada pada ruang filing. Untuk sistem

informasi pada RSU Mitra Delima, menggunakan sistem informasi SIMRS

Khanza. SIMRS sendiri merupakan suatu sistem teknologi informasi

komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses

pelayanan Rumah Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan

prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat,

dan merupakan bagian dari Sistem Informasi Kesehatan. Sedangkan SIMRS

Khanza adalah Software Manejemen Rumah Sakit, Klinik, Puskesmas yang

gratis dan boleh digunakan siapa saja tanpa dikenai biaya apapun.

Pada unit kerja rekam medis RSU Mitra Delima terdapat juga struktur

organisasi. Menurut Reksohadiprodjo dan Handoko, pengertian struktur

organisasi adalah suatu kerangka yang menunjukkan semua kegiatan

pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar fungsi, wewenang dan juga

tanggung jawabnya. Secara umum pengertian struktur organisasi di atas

 24

maka dapat disimpulkan bahwa struktur organisasi adalah gambaran

kerangka atau susunan hubungan antara fungsi, bagian atau posisi dan juga

menunjukkan hirarki organisasi atau struktur sebagai wadah untuk

menjalankan wewenang, tanggung jawab serta sistem pelaporan terhadap

atasan. Berikut ini merupakan struktur organisasi unit kerja rekam medis

pada RSU Mitra Delima.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Rekam Medis RSU Mitra Delima

Gambar di atas merupakan struktur organisasi rekam medis RSU Mitra

Delima, dimana pada bagian rekam medis memiliki kepala bagian rekam

medis yang membawahi kepala urusan seperti pada kepala urusan

pendaftaran, kepala urusan casemix, dan kepala urusan Data Arsip.

Sedangkan di atas kepala bagian rekam medis terdapat wakil direktur bagian

tata usaha dan bagian teratas terdapat direktur RSU Mitra Delima.
 25

1. Mengetahui alur berkas rekam medis di rumah sakit (sistem

pendistribusian)

Pelayanan rekam medis yang baik dan bermutu tercermin dari

pelayanan yang ramah, cepat, serta nyaman. Pelayanan rekam medis

rawat jalan dimulai dari tempat pendaftaran pasien sampai pasien

memperoleh dokumen rekam medis yang akan digunakan untuk

mendapatkan pelayan kesehatan (Depkes RI, 2007). Salah satu bentuk

pelayanan rawat jalan di rumah sakit adalah pendistribusian berkas rekam

medis. Distribusi adalah suatu proses penyampaian barang atau jasa dari

produsen ke konsumen dan para pemakai, sewaktu dan dimana

barang atau jasa tersebut diperlukan. Untuk mendukung pelayanan

yang baik maka waktu pendistribusian berkas rekam medis harus

sesuai dengan standar yang telah ditetapkan oleh pemerintah. Standar

pelayanan pendistribusian ini dapat menunjang kepuasan pasien dalam

pelayanan yang diberikan rumah sakit kepada pasien (UGM, 2014).

Alur berkas rekam medis pada unit kerja rekam medis di RSU Mitra

Delima khususnya pada sistem pendistribusian sudah terlaksana dengan baik

dan sesuai dengan SPO (Standar Prosedur Operasional) yang berlaku, baik

pada pendistribusian rekam medis pasien instalasi pelayanan rawat inap,

rawat jalan, maupun IGD. Akan tetapi masih terdapat beberapa kasus

pendistribusian yang melebihi standar minimal ketentuan, baik karena faktor

SDM maupun faktor pengambilan DRM yang lama. Seperti pada sampel

keterlambatan antara jam permintaan dengan jam penyediaan DRM rawat

inap pada tanggal 16 juni 2021, pada tabel di bawah ini.

 26

Tabel 3.1 Jam Permintaan dan Penyediaan DRM rawat inap Tanggal 16 Juni2021

No No RM Jam Permintaan Jam Penyediaan Rata-rata waktu Keterangan

Permintaan
1 108104 - - < 15 menit
Operasi
Permintaan
2 120621 - - < 15 menit
Operasi
Permintaan
3 122970 - - < 15 menit
Operasi
4 52972 07.30 08.00 30 menit -
5 88839 11.23 11.28 5 menit -
6 56495 11.10 11.30 20 menit -
7 22299 12.38 12.49 9 menit -

Ketepatan waktu pengambilan DRM rawat inap sesuai dengan standar

mutu pelayanan adalah kurang dari 15 menit. Pada tabel di atas, dapat

disimpulkan bahwa dari 7 DRM rawat inap yang sesuai dengan standar mutu

pelayanan sebanyak 5 DRM rawat inap (< 15 menit) sedangkan yang belum

memenuhi standar pelayanan mutu terdapat 2 DRM rawat inap (> 15 menit).

Permasalahan tersebut timbul baik dari faktor SDM maupun faktor ruang

filing DRM lama yang terpisah dengan ruang rekam medis serta letak DRM

yang berpencar dikarenakan untuk DRM pasien BPJS terdapat pada ruang

casemix dan ruang perawatan yang akan di isi resume nya oleh DPJP.

Sedangkan permasalahan yang terdapat pada pendistribusian DRM rawat

jalan adalah, masih banyaknya keterlambatan antara jam permintaan dengan

jam penyediaan yang lebih dari 10 menit, karena faktor SDM yang

menunggu permintaan DRM rawat jalan pasien yang akan berkunjung agar

dapat di distribusikan secara bersamaan. Sehingga menyebabkan dari

beberapa DRM rawat jalan tersebut mengalami keterlambatan. Seperti pada

kasus di bawah ini, 4 DRM rawat jalan yang sesuai dengan standar mutu

pelayanan sebanyak 2 DRM rawat jalan (< 10 menit) sedangkan yang belum

memenuhi standar pelayanan mutu terdapat 2 DRM rawat jalan (> 10

 27

menit). Berikut merupakan sampel keterlambatan antara jam permintaan

dengan jam penyediaan DRM rawat jalan pada tanggal 2 juli 2021, pada

tabel di bawah ini.

Tabel 3.2 Jam Permintaan dan Penyediaan DRM rawat jalan Tanggal 16-06-2021

No No RM Jam Permintaan Jam Penyediaan Rata-rata waktu Keterangan

1 056466 10.15 10.30 15 menit OBGYN
2 115976 10.30 10.50 20 menit OBGYN
3 85067 11.35 11.40 5 menit Dalam
4 120621 11.35 11.40 5 menit Dalam

Berikut merupakan prosedur alur berkas rekam medis pada sistem

pendistribusian, sesuai dengan kebijakan SK direktur RSU Mitra Delima

No.0139/VII/SK/RSMD/2712/2017 tentang pedoman pelayanan rekam

medis RSU Mitra Delima.

a. Instalasi Rawat Inap

1) Lakukan pembuatan stiker.

2) Cek kebenaran stiker dan tempelkan stiker pada DRM.

3) Catat tanggal rawat inap, no RM dan nama pasien pada buku ekspedisi

rawat inap.

4) Teliti terlebih dahulu setiap DRM yang sudah selesai proses

administrasi sebelum di distribusikan.

5) Perhatikan respon time (<15 menit) dalam pendistribusian DRM.

6) Distribusikan DRM rawat inap pada instalasi gawat darurat atau unit

pendaftaran.

b. Instalasi Rawat Jalan

1) Lakukan pembuatan stiker rawat jalan.

2) Cek kebenaran stiker dan tempelkan stiker pada DRM.

 28

3) Catat tanggal kunjungan, no RM, nama pasien, dan poli tujuan pada

buku ekspedisi rawat jalan.

4) Teliti terlebih dahulu setiap DRM yang sudah selesai proses

administrasi sebelum di distribusikan ke IRJ.

5) Perhatikan respon time (<10 menit) dalam pendistribusian DRM.

6) Distribusikan DRM rawat jalan sesuai poi tujuan (maksimal 4 DRM

sudah harus didistribusikan oleh petugas).

c. IGD (Instalasi Gawat Darurat)

1) Lakukan pembuatan stiker untuk pasien IGD.

2) Cek kebenaran stiker dan tempelkan stiker pada DRM.

3) Catat tanggal kunjungan, no RM, nama pasien, dan poli tujuan pada

buku ekspedisi IGD.

4) Teliti terlebih dahulu setiap DRM yang sudah selesai proses

administrasi sebelum di distribusikan e IGD.

5) Perhatikan respon time (<10 menit) dalam pendistribusian DRM.

6) Distribusikan DRM ke IGD.

2. Mengetahui aspek hukum tentang kepemilikan dan kerahasiaan

dokumen rekam medis di rumah sakit

Rekam medis merupakan berkas yang berisi catatan dan dokumen

mengenai identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan

pelayanan yang telah diberikan oleh tenaga kesehatan terhadap pasien.

Rekam medis sangat diperlukan dalam setiap sarana pelayanan kesehatan,

maupun pelayanan kesehatan terhadap aspek hukum. Dari aspek hukum,

rekam medis dipergunakan sebagai alat bukti dalam perkara hukum. Rekam
 29

medis apabila dikaitkan dengan Pasal 499 KUH Perdata dapat digolongkan

sebagai benda. Dalam sistem hukum Indonesia, dikenal istilah

a. Barang (benda bertubuh, benda berwujud) yaitu benda visual, baik

bergerak maupun tidak bergerak seperti tanah gedung, hewan, mobil dll.

b. Hak (benda tak bertubuh, benda tak berwujud) yaitu benda non visual

seperti piutang, program komputer.

c. Selanjutnya melalui Pasal 504 KUH Perdata diperjelas wujud benda

yang meliputi Benda bergerak dan Benda tidak bergerak.

Penguatan rekam medis dapat dimiliki dapat dilihat dalam ketentuan

Pasal 47 ayat (1) UUPK yang sebagaimana dimaksud dalam Pasal 46 ayat

(1) UUPK merupakan milik dokter, dokter gigi atau sarana pelayanan

kesehatan, sedangkan isi rekam medis merupakan milik pasien. Penguatan

rekam medis sebagai benda yang dapat dimiliki dapat ditemukan juga pada

Pasal 12 Peraturan Menteri Kesehatan Nomor: 269/MENKES/PER/III/2008

Tentang Rekam Medis, yang menyebutkan:

a. Berkas rekam medis milik sarana pelayanan kesehatan.

b. Isi rekam medis merupakan milik pasien.

c. Isi rekam medis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dalam bentuk

ringkasan rekam medis.

d. Ringkasan rekaman medis sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dapat

diberikan, dicatat, atau di copy oleh pasien atau orang yang diberi kuasa

atau atas persetujuan tertulis atau keluarga pasien yang berhak untuk itu.

Pada unit rekam medis di RSU Mitra Delima dalam aspek hukum

tentang menjaga kepemilikan dan kerahasiaan dokumen rekam medis, sudah

 30

dilakukan dengan baik dan sesuai dengan SPO (Standar Prosedur

Operasional) yang berlaku. Pada point ini, terdapat 2 SPO (Standar Prosedur

Operasional) yang di susun untuk menjaga kepemilikan dan kerahasiaan

dokumen rekam medis yaitu SPO keamanan dokumen rekam medis dan

SPO prosedur pelepasan informasi.

Dalam menjaga keamanan dokumen rekam medis di RSU Mitra Delima,

terdapat kebijakan yaitu keamanan dokumen rekam medis di RSU Mitra

Delima setiap peminjaman berkas harus tercatat di buku ekspedisi

peminjaman DRM. Sesuai dengan SK Direktur RSU Mitra Delima No.

0139/VII/SK/RSMD/2712/2017 tentang pedoman pelayanan rekam medis

RSU Mitra Delima. Berikut merupakan prosedur yang berlaku pada SPO

Keamanan Dokumen Rekam Medis pada RSU Mitra Delima.

a. Berikan map/sampul pada setiap berkas rekam medis pasien.

b. Setiap peminjaman berkas rekam medis harus tercatat di buku ekspedisi

peminjaman DRM.

c. Pantau setiap berkas rekam medis yang keluar dari ruang rekam medis.

d. Ganti map/sampul berkas rekam medis yang sudah rusak.

e. Rapikan setiap berkas rekam medis yang baru pulang dari rawat inap

maupun rawat jalan.

f. Simpan setiap berkas rekam medis sesuai dengan sistem yang telah

diterapkan di RSMD.

g. Monitoring suhu (18-28 ˚C) dan kelembaban (50%-65%) yang ada di

ruang penyimpanan.

h. Sediakan APAR di ruang rekam medis.

 31

Selain SPO (Standar Prosedur Operasional) keamanan dokumen rekam

medis, terdapat SPO (Standar Prosedur Operasional) tentang prosedur

pelepasan informasi yang harus diperhatikan dalam menjaga kerahasiaan

rekam medis pasien mengingat bahwa isi rekam medis merupakan milik

pasien. Pelepasan informasi sendiri merupakan pemberian informasi medis

pasien kepada pihak ke 3 ataupun pasien sendiri dengan adanya tujuan resmi

dari pasien mengenai pelepasan informasi medisnya kepada pihak ke 3

dengan di sertakan penjelasan dari tujuan pelepasan informasi medis pasien

tersebut. Kebijakan yang berlaku pada SPO pelepasan informasi RSU Mitra

Delima yaitu prosedur pelepasan informasi harus ada ketentuan, persiapan,

tata laksana, faktor penyulit yang tenaganya yang harus sesuai dengan SK

Direktur RSU Mitra Delima No.0139/VII/SK/RSMD/2712/2017 tentang

pedoman pelayanan rekam medis RSU Mitra Delima. Berikut merupakan

ketentuan, persiapan, tata laksana, serta faktor penyulit pelepasan informasi

pada RSU Mitra Delima

a. Ketentuan

1) Pelepasan informasi medis di berikan apabila ada permintaan

informasi medis oleh pasien sendiri ataupun pihak ke 3.

2) Formulir pelepasan informasi medis di isi dan di tanda tangani oleh

pasien sendiri atau wali yang bertanggung jawab atas pasien. Jenis

informasi medis yang diminta jelas dan terdapat keterangan tujuan dari

permintaan informasi medis.

b.Persiapan

1) Siapkan formulir pelepasan informasi.

 32

Gambar 3.2 Formulir Pelepasan Informasi

Gambar di atas merupakan formulir pelepasan informasi yang diisi dan

ditandatangani oleh pasien sendiri atau wali yang bertanggung jawab atas

pasien.

2) Siapkan alat tulis.

c.Tata Laksana

1) Jelaskan ketentuan pelepasan informasi medis oleh pasien, “bapak atau

ibu sehubungan dengan peraturan perundangan yang berlaku bahwa

untuk melindungi kerahasian medis pasien, maka setiap permintaan

informasi medis pasien harus mendapatkan izin dari pasien yang

bersangkutan, dalam hal pasien tidak dapat memberikan persetujuan

 33

dikarenakan sakitnya maka pihak keluarga terdekat yang di

perkenankan memberikan persetuan”. Minta pasien mengisi formulir

pelepasan medis, sehubungan dengan hal ini, bapak atau ibu silahkan

mengisi formulir pelepasan informasi medis yang sudah kami

sediakan. Hal yang harus diisi antara lain :

a) Identitas pasien dan atau wali pasien, silahkan di isi sesuai dengan

KTP

b) Keterangan pihak ke 3 yang akan menerima informasi medis

c) Tujuan dari pelepasan informasi medis pasien yang bersangkutan

2) Periksa kembali kelengkapan dan kesesuaian isi yang meliputi:

a) Identitas pasien (sesuaikan dengan data di health corner)

b) Identitas wali pasien

c) Keterangan hubungan dengan pasien

d) Tujuan dari pelepasan informasi medis

e) Keterangan tentang pihak ke 3 yang menerima informasi medis

f) Tanggal pengisian formulir pelepasan informasi

g) Tanda tangan dan nama terang yang mengisi formulir pelepasan

data medis pasien

3) Konfirmasi ulang kepada pasien atau keluarga pasien untuk

melengkapi dan memperbaiki apabila terdapat isian yang kurang jelas,

tidak lengkap atau belum sesuai dengan ketentuan, “mohon maaf

bapak atau ibu terdapat isian yang belum lengkap atau jelas atau salah

pada item isian (…) mohon dilengkapi atau di perjelas atau dikoreksi.
 34

4) Periksa jenis informasi yang diterima dan tentukan waktu penyelesaian

penyajian informasi medis, dengan ketentuan :

a) Resume medis pasien rawat jalan diselesaikan pada hari pasien

meminta informasi medis dengan batas waktu penyelesaian

maksimal 30 menit atau jika tidak ada DPJPdapat di selesaikan hari

berikutnya (tidak lebih dari 2 X 24 jam)

b) Copy resume rawat inap dan hasil pemeriksaan di selesaikan pada

hari pasien meminta dengan batas waktu penyelesaian maksimal 30

menit

c) Pengisian asuransi pasien, batas waktu pengerjaan 3 X 24 jam dari

tanggal pasien meminta informasi medis

d) Resume medis lengkap pasien, batas waktu pengerjaan 3 X 24 jam

5) Pinjam KTP pasien dan copy, kemudian klip fotocopy KTP pada

formulir pelepasan informasi yang sudah di isi

6) Jelaskan waktu penyelesaian penyajian informasi medis sesuai dengan

ketentuan, “bapak atau ibu untuk informasi medis berupa (……) kami

siapkan terlebih dahulu dan dapat diambil pada (hari, jam). Apabila

terdapat hal yang belum jelas kami siap membantu menjelaskan

kembali. Terima kasih”

7) Faktor penyulit pihak ke tiga meminta informasi medis pasien tanpa

surat kuasa dan tanpa di samping oleh pihak pasien ataupun wali

terdekat pasien.
 35

3. Mengetahui aspek hukum tentang pengamanan dan hak akses

dokumen rekam medis di rumah sakit

Selain pada aspek kepemilikan dan keamanan dokumen rekam medis,

terdapat juga aspek pengamanan dan hak akses dokumen rekam medis yang

harus diperhatikan dalam menjaga kerahasiaan rekam medis pasien. Akses

ke ruang rekam medis adalah prosedur mengidentifikasi praktisi kesehatan

mana saja yang mempunyai akses ke ruang rekam medis guna menjamin

kerahasiaan informasi pasien. Yang bertujuan sebagai acuan penetapan

langkah-langkah mengakses ruang rekam medis dalam rangka menjamin

kerahasian informasi pasien.

Pada RSU Mitra Delima dalam aspek hukum tentang pengamanan dan

hak akses dokumen rekam medis sudah dilakukan sesuai dengan prosedur

SPO (Standar Prosedur Operasional) yang berlaku. Akan tetapi

meskipunpenjagaan akses sudah dijaga dengan maksimal, namun masih ada

permasalahan yang berasal dari human error sendiri. Seperti pada kasus,

perawat yang mengembalikan DRM dari poli ke rekam medis ketika

memasuki ruang filing tidak menulis surat izin. Oleh karena itu, petugas

rekam medis yang bertugas pada ruang filing seharusnya lebih

memperhatikan dan lebih bijak dalam menjaga pengamanan dan hak akses

dokumen rekam medis seperti yang sudah tertulis pada SPO di bawah ini.

Sesuai dengan kebijakan pada RSU Mitra Delima, maka akses ke ruang

rekam medis di RSU Mitra Delima harus melalui prosedur yang ada sesuai

dengan SK direktur RSU Mitra Delima No.0139/VII/SK/RSMD/2712/2017

tentang pedoman pelayanan rekam medis RSU Mitra Delima. Berikut

 36

merupakan prosedur dalam pelaksanaan pengamanan dan hak akses

dokumen rekam medis, sesuai dengan SPO (Standar Prosedur Operasional)

yang berlaku.

a. Akses menggunakan finger print

b. Banyak petugas yang mempunyai ID finger yang dapat masuk :

1) Tempelkan jari rata pada bagian tengah layar

2) Bila verifikasi berhasil maka layar LED akan menjadi hijau selama

kurang lebih 3 detik

3) Mesin finger print akan mengeluarkan suara “terima kasih” sebagai

tanda terbukanya pintu

c. Selain petugas rekam medis tidak di perkenankan masuk ke ruang rekam

medis

d. Petugas kesehatan lain dapat masuk atas persetujuan izin dari staff rekam

medis, direktur dan wakil direktur. Apabila terdapat petugas lain dengan

keperluan tertentu maka diharuskan menulis surat izin masuk ruang

rekam medis seperti di bawah ini.

Gambar 3.3 Surat Izin Masuk Ruang Rekam Medis

 37

Gambar di atas merupakan surat izin masuk ruang rekam medis dimana

apabila terdapat petugas selain petugas rekam medis yang diharuskan

masuk ruang rekam medis dengan keperluan tertentu, maka petugas

tersebut harus mengisi surat izin masuk ruang rekam medis.

e. Unit terkait

1) Instalasi rekam medis

2) Instalasi-instalasi lain di RSU mitra delima

3.1.2 Standar pelayanan minimal penyediaan berkas rekam medis dan

akreditasi unit kerja rekam medis di RSU Mitra Delima

1. Mengidentifikasi waktu penyediaan dokumen rekam medis pada

pelayanan rawat jalan dan rawat inap di RSU Mitra Delima

Waktu penyediaan dokumen rekam medis mulai dari pasien mendaftar

sampai rekam medis disediakan/ditemukan oleh petugas. Standar waktu

penyediaan dokumen rekam medis pelayanan rawat jalan ≤ 10 menit. dan

pelayanan dokumen rekam medis rawat inap selama ≤15 menit. Prosedur

penerimaan pasien dapat disesuaikan dengan sistem yang dianut oleh

masing-masing rumah sakit.

Pada RSU Mitra Delima waktu penyediaan DRM rawat jalan sudah

memenuhi standar mutu operasional yaitu < 10 menit, hanya saja dalam

pendistribusian DRM rawat jalan sering kali melebihi batas waktu.

Sedangkan penyediaan DRM rawat inap di rumh sakit mitra delima sudah

memenuhi standar mutu operasional yaitu < 10 menit.

 38

Tabel 3.3 Jam Permintaan dan Penyediaan DRM rawat jalan Tanggal 23-06-2021

No No RM Jam Permintaan Jam Penyediaan Rata-rata waktu Keterangan

1 091623 09.00 09.12 12 menit Poli Saraf
2 121102 07.05 07.10 < 10 menit Poli Bedah
3 121803 07.05 07.10 < 10 menit Poli Bedah
4 120807 10.00 10.08 < 10 menit Obgyn
5 118895 13.30 13.45 15 menit Poli Saraf

2. Menjelaskan konsep dasar akreditasi di RSU Mitra Delima

Akreditasi Rumah Sakit adalah suatu pengakuan yang diberikan oleh

pemerintah pada manajemen rumah sakit, karena telah memenuhi standar

yang ditetapkan. Adapun tujuan akreditasi rumah sakit adalah meningkatkan

mutu pelayanan kesehatan. Dasar hukum pelaksanaan akreditasi di rumah

sakit adalah Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 12

Tahun 2020 Tentang Akreditasi Rumah Sakit. Akreditasi mengandung arti

suatu pengakuan yang diberikan pemerintah kepada rumah sakit karena telah

memenuhi standar yang ditetapkan. Rumah sakit yang telah terakreditasi,

mendapat pengakuan dari pemerintah bahwa semua hal yang ada di

dalamnya sudah sesuai dengan standar. Sarana dan prasarana yang dimiliki

rumah sakit, sudah sesuai standar. Prosedur yang dilakukan kepada pasien

juga sudah sesuai dengan standar. Akreditasi rumah sakit merupakan upaya

peningkatan mutu pelayanan rumah sakit yang dilakukan dengan

membangun sistem dan budaya mutu. Melalui akreditasi rumah sakit

diharapkan ada perbaikan sistem di RS meliputi input, process dan product

output (meliputi output dan outcome). Komisi Akreditasi Rumah Sakit

(tahun 2012: hal 5). Akreditasi Fasilitas pelayanan kesehatan lainnya

dilaksanakan dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan kesehatan

diseluruh fasilitas pelayanan kesehatan. Akreditasi rumah sakit dan fasilitas

 39

pelayanan kesehatan lainnya meliputi seluruh bagian dari sistem yang ada di

rumah sakit dan fasilitas pelayanan kesehatan. Penilaian akreditasi bukan

hanya dilakukan untuk menilai rumah sakit dan fasilitas kesehatan

berdasarkan standar pelayanan yang telah ada tetapi lebih kepada membuat

sistem yang memenuhi standar dan menjadi budaya yang diimplementasikan

secara berkesinambungan. Fokus pelayanan ditujukan kepada pasien dengan

mengutamakan mutu dan keselamatan pasien.

Pada RSU Mitra Delima pelaksanaan tes akreditasi dilakukan setiap 5

tahun sekali dengan tujuan untuk mendapatkan gambaran sejauh mana

pemenuhan standar yang telah ditetapkan oleh rumah-rumah sakit di

Indonesia sehingga mutu pelayanan rumah sakit dapat dipertanggung

jawabkan. Oleh karena itu pelayanan pada RSU Mitra Delima sudah baik

dan sudah memenuhi standar akreditasi, hal ini dapat dibuktikan dengan

RSU Mitra Delima sudah lulus akreditasi paripurna pada tahun 2019.

3.1.3 Mengidentifikasi standar akreditasi pelayanan rekam medis yang

diterapkan di RSU Mitra Delima

Standar Akreditasi adalah pedoman yang berisi tingkat pencapaian yang

harus dipenuhi oleh rumah sakit dalam meningkatkan mutu pelayanan dan

keselamatan pasien. Penilaian akreditasi rumah sakit dan fasilitas pelayanan

kesehatan bidang rekam medis tidak berdiri sendiri saling terkait dengan

sistem yang ada di pelayanan kesehatan. Dalam akreditasi rumah sakit

standar rekam medis termasuk dalam standar Manajemen Komunikasi dan

Informasi. Meskipun sebagian besar standar ada pada penilaian MIRM

(PERMENKES Nomor 12 2020). Pada unit kerja rekam medis di RSU Mitra
 40

Delima dilakukan evaluasi kinerja setiap satu tahun sekali untuk

memperbaiki atau meningkatkan kinerja organisasi melalui peningkatan

kinerja dari SDM organisasi.

1. Sistem Informasi Yang Diterapkan Di Rumah Sakit

Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) merupakan sistem

yang mendukung pengambilan keputusan bagi pihak manajemen dalam

menentukan strategi untuk mencapai tujuan penyelenggaraan rumah sakit

(Rahaju, dkk, 2013). Rekam medis merupakan subsistem dari sistem

informasi rumah sakit secara keseluruhan yang memiliki peran sangat

penting dalam meningkatkan mutu dan pelayanan di rumah sakit. SIMRS

Khanza adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang

memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan Rumah

Sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi

untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat, dan merupakan bagian

dari sistem informasi kesehatan. SIMRS Khanza juga merupakan Software

Manajemen Rumah Sakit, Klinik, Puskesmas yang gratis dan boleh

digunakan siapa saja tanpa dikenai biaya apapun. Pelaksanaan sistem

informasi pada RSU Mitra Delima sudah dilaksanakan dengan baik dan

sesuai dengan SPO (Standar Prosedur Operasional ) yang berlaku pada unit

rekam medis. Tujuan SIMRS Khanza dapat mengelola SIMKES KHANZA

menjadi SIM yang handal serta dapat dipakai dengan baik oleh penggunanya

serta dapat dipakai dengan baik oleh penggunanya serta menjadi tempat

berkumpul para pengguna SIMKS Khanza di Indonesia dan menjaga

keberlangsungannya.
 41

E-Pasien adalah sebuah inovasi dari SIMKES Khanza yaitu

mengembangkan pendaftaran online yang terintegrasi dengan Khanza

desktop sehingga pasien dapat mendaftar lebih mudah melalui website

Rumah Sakit atau Klinik. Manfaat SIMRS untuk mempermudah sistem

kerja karyawan rumah sakit mulai dari dari pengajian , input data pasien,

input data obat, yang mana satu sistem SIMRS dapat terintegrasi ke semua

pelayanan , tidak hanya itu SIMRS terbaru yang dibuat oleh pakar IT sudah

dapat terintegrasi dengan bahasa bridging SIMRS dengan BPJS, jadi tidak

perlu memiliki banyak aplikasi di setiap unit pelayanan, cukup

menggunakan SIMRS.

Penerapan SIM-RS pada RSU Mitra Delima masih sebatas penunjang,

karena belum terintegrasi pada rawat jalan dan rawat inap. Penerapan SIM-

RS hanya terintegrasi pada TPP ke Laboratorium, Radiologi dan

penjadwalan operasi. Berikut merupakan tampilan SIM-RS Khanza pada

RSU Mitra Delima.

Gambar 3.4 SIM-RS Khanza RSU Mitra Delima

 42

2. Permasalahan terkait penerapan SIM-RS

Berikut merupakan permasalahan yang terjadi terkait penerapan SIMRS

di RSU Mitra Delima.

a. Pelayanan registrasi yang awalnya registrasi hanya di loket kemudian

dikembangkan menjadi registrasi di beberapa tempat atau registrasi

online.

b. Pelayanan obat rawat inap yang awalnya menggunakan sistem peresepan

berubah menjadi pengguna CPO (Catatan pemberian obat) pada ODD

atau UDD.

c. Peningkatan Status kelas /tingkat Rumah Sakit maupun adanya

akreditasi Rumah Sakit.

d. Perubahan monitoring dan evaluasi indikator kinerja Rumah Sakit.

e. Penerapan ISO terakreditas atau pengembangan standar pelayanan

internasional lainnya.

f. Penataan catatan medis dan data pelanggan.

g. Pengendalian fraud atau Abuse dari aspek rumah sakit pelanggan atau

penjamin.

3. Menganalisis permasalahan terkait penerapan RKE/RME

Pada dasarnya RME adalah penggunaan perangkat teknologi informasi

untuk pengumpulan, penyimpanan, pengolahan serta pengaksesan data yang

tersimpan dalam suatu sistem manajemen basis data. Bahkan beberapa

rumah sakit modern telah menggabungkan RME dengan aplikasi Sistem

Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) yang merupakan aplikasi

induk yang tidak hanya berisi RME tetapi sudah ditambah dengan fitur-fitur
 43

seperti administrasi, billing, dokumentasi keperawatan, pelaporan dan

dashboard score card. RME juga bermanfaat bagi paramedis untuk

mendokumentasikan, memonitor, dan mengelola pelayanan kesehatan yang

diberikan pada pasien di rumah sakit. Rekam Medis Elektronik (RME)

berbeda dengan Rekam Kesehatan Elektronik (RKE). RKE merupakan

kumpulan dari RME pasien yang ada di masing-masing rumah sakit (pusat

pelayanan kesehatan). RKE dapat diakses dan dimiliki oleh pasien serta

datanya bisa digunakan di pusat pelayanan kesehatan lain untuk keperluan

perawatan berikutnya. RKE baru bisa terwujud jika sudah ada standarisasi

format data RME pada masing-masing rumah sakit sehingga data-data

tersebut bisa diintegrasikan.

Pada unit rekam medis di RSU Mitra Delima belum menerapkan

RKE/RME karena keterbatasan biaya, yang membutuhkan biaya yang

sangat besar serta unit rekam medis yang sedang dalam tahap

pengembangan dalam penggunaan penerapan SIM-RS sehingga untuk

penggunaan RKE/RME masih belum dapat terlaksana.

3.1.4Mengetahui sistem perencanaan SDM dan ergonomi di setiap kegiatan

unit kerja rekam medis rumah sakit.

1. Mengidentifikasi SDM di unit kerja rekam medis

Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2014 tentang

tenaga Kesehatan menimbang bahwa tenaga kesehatan memiliki peranan

penting untuk meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan yang maksimal

kepada masyarakat agar masyarakat mampu untuk meningkatkan kesadaran,

kemauan, dan kemampuan hidup sehat sehingga akan terwujud derajat

 44

kesehatan yang setinggi-tingginya sebagai investasi bagi pembangunan

sumber daya manusia yang produktif secara sosial dan ekonomi serta

sebagai salah satu unsur kesejahteraan umum sebagaimana dimaksud dalam

Pembukaan UndangUndang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945.

Ketersediaan SDM yang dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas pada masa

yang akan datang sangat penting untuk memastikan bahwa kegiatan pada

unit kerja rekam medis dapat terlaksana dengan baik. Tindakan yang akan

dilakukan harus direncanakan sebelumnya untuk memastikan atau

meminimalkan gangguan pada rencana rumah sakit. Jumlah pegawai yang

lebih besar daripada kebutuhan mengimplikasikan bahwa rumah sakit

kurang baik dalam mengelola sumber daya manusia demikian juga

sebaliknya.

Berikut merupakan SDM pada unit kerja rekam medis di Rumah Sakit

Umum Mitra Delima, baik pada bagian casemix, pendaftaran maupun

DARSIP (Data dan Arsip).

Tabel 3.4 SDM Unit Kerja Rekam Medis

No Unit Bagian Jumlah SDM Lulusan SMA Lulusan D3 RMIK

1 Pendaftaran 14 14 0
2 Casemix 8 2 6
3 Darsip dan Arsip 9 8 1

2. Menjelaskan metode pengorganisasian pekerjaan di unit kerja

rekam medis.

a. Distribusi

Pada unit kerja rekam medis RSU Mitra Delima, tidak ada

pembagian tugas distribusi secara khusus. Pelaksanaan distribusi rekam

medis pasien rawat jalan dimulai dengan pasien melakukan registrasi di

 45

pendaftaran menuju filing untuk dicarikan dokumen rekam medis

selanjutnya didistribusikan ke admin poli yang akan dipilah ke masing-

masing poli tujuan.

b. Pembagian SDM (Sumber Daya Manusia) berdasarkan shift

Pada unit kerja rekam medis di RSU Mitra Delima, terdapat

pembagian shift pada bagian DARSIP (Data dan Arsip) dan pendaftaran.

Sedangkan pada bagian casemix tidak terdapat pembagian shift

secaraterpisah., Jam kerja pada casemix dimulai pada jam 07.00 sampai

dengan jam 15.30. Berikut tabel pembagian shift pada unit kerja rekam

medis di RSU Mitra Delima.

Tabel 3.5 Pembagian SDM berdasarkan shift

No Unit Bagian Shift Jam SDM

1 (Pagi) 07.00-14.00 4-5 orang
1 Data dan Arsip 2 (Siang) 14.00-20.00 4-5 orang
3 (Malam) 20.00-07.00 4-5 orang
1 (Pagi) 07.00-14.00 2-3 orang
2 Pendaftaran 2 (Siang) 14.00-20.00 2-3 orang
3 (Malam) 20.00-07.00 2-3 orang
3 Casemix Pagi 07.00-15.30 8 orang

c. Tugas pokok dan fungsi

Dalam unit kerja rekam medis di RSU Mitra Delima terdapat 3 tugas

yaitu, pendaftaran, DARSIP (Data dan Arsip), dan casemix. Pada bagian

pendaftaran tidak di pisah antara TPPRJ (Tempat Pendaftaran Pasien

Rawat Jalan) dan TPPRI (Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap),

melainkan menjadi satu. Untuk bagian DARSIP (Data dan Arsip), di

bagi menjadi dua yaitu DARSIP (Data dan Arsip) terdapat 8 petugas dan

Pelaporan terdapat 1 petugas. Sedangkan pada casemix dibagi menjadi 2

yaitu petugas casemix rawat jalan dan petugas casemix rawat inap.
 46

Berikut merupakan uraian tugas pokok dan fungsi dari unit kerja rekam

medis bagian pendaftaran, DARSIP (Data dan Arsip), dan casemix.

1) Tugas pokok dan fungsi petugas pendaftaran

a) Melayani pendaftaran rawat jalan UGD maupun rawat inap baik

lewat poly maupun UGD

b) Memberikan pelayanan dengan ramah, sopan, cepat dan

berwibawa kepada semua pengunjung atau pengguna jasa medis

di RSU Mitra Delima

c) Meregistrasi, membuat pasien masuk darurat

2) Tugas pokok dan fungsi petugas DARSIP (Data dan Arsip),

a) Pelaporan

(1) Melakukan sensus harian

(2) Pengambilan status KRS (UTB)

(3) Mengentri dan cek kelengkapan DRM

(4) PJ pelaporan bulan, tahun dan dinkes.

(5) Melakukan assembling

(6) Pelaporan pemakaian tempat tidur covid

b) DARSIP (Data dan Arsip)

(1) Mengambil status

(2) Distribusi

(3) Entri status

(4) Filing

(5) Perakitan status

(6) Menata persyaratan

 47

(7) Mengentri IGD

(8) Assembling

3) Tugas pokok dan fungsi petugas casemix

a) Casemix Rawat Jalan

(1) Mengkode diagnosa penyakit ICD 10

(2) Mengkode tindakan ICD 9

(3) Mengentri INA CBG

(4) Mengisi plavon BPJS rawat jalan

b) Casemix Rawat Inap

(1) Mengerjakan klaim rawat inap

(2) Pendaftaran bayi baru lahir pasien BPJS

(3) Rekapitulasi klaim rawat inap

(4) Mengerjakan klaim ambulans BPJS

(5) Mengerjakan klaim alkes BPJS

(6) Mengerjakan klaim covid

(7) Mengerjakan klaim BPJS ketenagakerjaan

(8) Mengerjakan klaim asuransi perusahaan

(9) Mengerjakan klaim jasa raharja

3. Menjelaskan penilaian kinerja SDM di unit rekam medis

Penilaian dari kinerja SDM (Sumber Daya Manusia) di unit rekam medis

di RSU Mitra Delima dinilai dari segi model 5M yaitu, Man (manusia),

Machines (mesin), Money (uang/modal), Method (metode/prosedur) dan

Materials (bahan baku).

 48

a. Man (manusia)

Man atau manusia merupakan model 5 m yang merujuk pada manusia

sebagai tenaga kerja. Man yang dimaksud merujuk pada sumber daya

manusia yang berperan secara langsung dalam kegiatan sistem penyimpanan

maupun pendaftaran, dimana sumber daya manusia yang berpengaruh

terhadap dokumen rekam medis yaitu petugas rekam medis. Seperti yang

sudah dijelaskan pada poin satu tentang identifikasi SDM (Sumber Daya

Manusia) di unit kerja rekam medis, RSU Mitra Delima memiliki 14 petugas

pendaftaran yang seluruhnya merupakan lulusan SMA. 8 petugas casemix 6

diantaranya lulusan dari D3 RMIK sedangkan 2 petugas casemix merupakan

lulusan SMA. 9 petugas DARSIP (Data dan Arsip), 8 petugas dari bagian

data dan arsip seluruhnya merupakan lulusan SMA sedangkan 1 petugas dari

bagian pelaporan merupakan lulusan D3 RMIK. Berdasarkan data tersebut

dapat disimpulkan bahwa, pada pendaftaran yang seluruh petugasnya

merupakan lulusan SMA dapat berpengaruh pada kualitas kinerja, seperti

pada kasus Ketika petugas kesulitan mengisi data diagnosa pasien pada SEP.

Pada bagian data dan arsip yang seluruhnya merupakan lulusan SMA

kecuali petugas pelaporan, juga mengalami kasus yang serupa dengan

petugas pendaftaran yaitu kesulitan Ketika mengentri data diagnosa pasien.

Sedangkan untuk SDM pada casemix sudah sesuai dengan peraturan yaitu

minimal D3 RMIK oleh karena itu hampir seluruh petugas casemix sudah

menguasai materi dengan baik, dan untuk petugas casemix yang lulusan

SMA hanya bertugas sebagai petugas scanner.

 49

b. Machines (mesin)

Machine sangat diperlukan untuk mendukung pekerjaan agar lebih

mudah dalam proses pelayanan kesehatan yaitu peralatan untuk pelayanan

(Gaspersz, 2007). Pada RSU Mitra Delima dalam penyediaan sarana dan

prasarana sudah tergolong lengkap, akan tetapi terdapat mesin pencetak kitir

yang berada pada pendaftaran yang sering mengalami kendala. Kendala

yang biasanya terjadi adalah sering macet ketika digunakan untuk print kitir

pendaftaran sehingga pelayanan menjadi terhambat dan kinerja petugas

semakin lama dikarenakan harus mengatasi kendala tersebut terlebih dahulu.

c. Money (uang/modal)

Anggaran merupakan faktor yang sangat menentukan bagi rumah sakit,

tanpa anggaran tentunya rumah sakit tidak dapat menjalankan pelayanan,

dan melaksanakan operasionalisasi secara menyeluruh. Pada RSU Mitra

Delima, anggaran untuk pelaksanaan pelayanan sudah berjalan dengan baik

dan tidak ada kendala.

d. Method (metode/prosedur)

Standar Prosedur Operasional (SPO) adalah pedoman atau acuan untuk

melaksanakan tugas dan pekerjaaan sesuai dengan fungsi dari pekerjaan

tersebut, dengan adanya Standar Prosedur Operasional (SPO) semua

kegiatan di suatu institusi dapat terancang dengan baik dan dapat berjalan

sesuai kemauan institut. Standar Prosedur Operasional (SPO) yang

ditetapkan di RSU Mitra Delima mencangkup semua aspek berupa

pelayanan dan hak bagi pasien, namun masih terdapat kendala dalam

penerapan dari aspek human error sendiri seperti pada aspek pengamanan
 50

dan hak akses dokumen rekam medis dimana masih banyak perawat yang

memasuki ruang rekam medis untuk mengembalikan DRM dari poli tetapi

tidak menulis surat izin.

e. Materials (bahan baku)

RSU Mitra Delima menggunakan map kertas dalam penggunaan

dokumen rekam medis, dan dikumpulkan dalam rak yang ditempatkan pada

ruang filing. Keuntungan penggunaan map kertas yaitu memilikipenutup

pada setiap sisinya yang berfungsi untuk menopang dokumen rekam medis

didalamnya agar tidak jatuh, akan tetapi banyak kekurangan dalam

penggunaan map kertas adalah, map kertas mudah robek jika dokumen

rekam medis didalamnya menumpuk terlalu banyak.

4. Menjelaskan metode perhitungan kebutuhan SDM di unit rekam

medis

Metode perhitungan kebutuhan SDM pada unit kerja rekam medis RSU

Mitra Delima menggunakan metode WISN (Workload Indicator Staff Need)

adalah indikator yang menunjukkan besarnya kebutuhan tenaga kerja di

suatu tempat kerja berdasarkan beban kerja, sehingga alokasi/relokasi akan

lebih mudah dan rasional. Sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan

Republik Indonesia. Nomor: 81/MENKES/SK/I/2004 Tentang Pedoman

Penyusunan Perencanaan SDM di Tingkat Provinsi, Kab/Kota dan RS.

Berikut merupakan hasil perhitungan SDM di unit kerja rekam medis pada

bagian RDF (Retrieval Distribusi Filing).

 51

a.Menetapkan Waktu Kerja Tersedia

∑ Hari Kerja : 288 hari/th

∑ Libur : 7 x 12 bulan

: 84 hari

∑ Cuti : 7 hari/th

∑ Libur Hari Raya : 3 hari/th

Hari Kerja : 288 - ( 84 + 7 + 3 )

: 288 – 94

: 194 hari/th

Jam Kerja : 7 jam/shift

: 7 – ( 25% x 7 )

: 7 – 1,75

: 5,25 jam/hari

Waktu Kerja Tersedia : 194 x 5,25

: 1,018 jam/th

: 61,080 menit/th

b. Menetapkan Standar Kelonggaran

Waktu Kerja Tersedia : 1,018 jam/th

Faktor Kelonggaran Rapat : 2 jam/bulan

: 2 x 12

: 24 jam/th

Faktor Kelonggaran Ishoma : 1 jam/hari

: 288 jam/th

Standar Kelonggaran : ( 288 + 24 ) / 1,018 : 0,306

 52

Berikut merupakan hasil dari standar beban kerja (Menit) dan kebutuhan

SDM di unit kerja rekam medis bagian RDF (Retrieval Distribusi Filing)

menggunakan metode WISN (Workload Indicator Staff Need).

a. Uraian Kegiatan

Tabel 3.6 Uraian Kegiatan RDF (Retrieval Distribusi Filing)

Rata-rata waktu
No Kegiatan Satuan Kuantitas
perkegiatan (menit)

Filing DRM pasien RJ &

1. Pasien 8,606 7
Distribusi
Filing DRM pasien RI &
2. Pasien 2,803 15
Distribusi
3. Mengarsip DRM pasien RJ Pasien 8,606 10
4. Mengarsip DRM pasien RI Pasien 2,803 15
5. Menulis di buku register Kali 11,409 45

b. Standar Beban Kerja (Menit)

Waktu kerja tersedia

Rata-rata waktu / kegiatan pokok

Standar Beban Kerja
No Kegiatan WISN
(Menit)
61,080
1. Filing DRM pasien RJ & Distribusi 8,725
7
61,080
2. Filing DRM pasien RI & Distribusi 4,072
15
61,080
3. Mengarsip DRM pasien RJ 6,108
10
61,080
4. Mengarsip DRM pasien RI 4,072
15
61,080
5. Menulis di buku register 1,357
45
Tabel 3.7 Standar Beban Kerja RDF (Retrieval Distribusi Filing)

c. Kebutuhan SDM

Kuantitas Kegiatan Pokok

+ Standar Kelonggaran

Standar Beban Kerja

Tabel 3.8 Kebutuhan SDM Data dan Arsip

 53

No Kegiatan WISN Kebutuhan SDM

8,606
1. Filing DRM pasien RJ & Distribusi 0,98
7,725
2,803
2. Filing DRM pasien RI & Distribusi 0,68
4,072
8,606
3. Mengarsip DRM pasien RJ 1,4
6,108
2,803
4. Mengarsip DRM pasien RI 0,68
4,072
11,409
5. Menulis di buku register 8,4
1,357
Jumlah 12,14
12,44
Total kebutuhan SDM 12,14 + 0,3
(12 SDM)

Berdasarkan hasil perhitungan standar beban kerja RDF (Retrieval

Distribusi Filing) di unit kerja rekam medis RSU Mitra Delima bahwa

kegiatan filing DRM pasien rawat jalan dan pendistribusian ke admin poli

membutuhkan waktu 8725 Menit, pasien rawat inap 4072 Menit, mengarsip

DRM pasien rawat jalan 6108 Menit, mengarsip DRM pasien rawat inap

4072 Menit, Menulis buku register 1357. Sedangkan hasil perhitungan

kebutuhan SDM di RDF (Retrieval Distribusi Filing) memerlukan 12 SDM

dalam unit kerja rekam medis bagian RDF (Retrieval Distribusi Filing) Dari

data tersebut jika dibandingkan dengan jumlah petugas RDF (Retrieval

Distribusi Filing) pada RSU Mitra Delima yaitu sebanyak 8 petugas belum

memenuhi standar perhitungan WISN, karena dengan beban tugas yang

banyak dengan petugas yang sedikit akan menyebabkan penurunan kualitas

pelayanan rekam medis.

5. Menjelaskan aspek ergonomis sarana dan prasarana di unit rekam

medis

Ergonomika atau ergonomi adalah ilmu yang mempelajari interaksi

antara manusia dengan elemen-elemen lain dalam suatu sistem, serta profesi

yang mempraktikkan teori, prinsip, data, dan metode dalam perancangan

 54

untuk mengoptimalkan sistem agar sesuai dengan kebutuhan, kelemahan,

dan keterampilan manusia. Pengendalian ergonomi dipakai untuk

menyesuaikan tempat kerja dengan pekerja.

Pengendalian ergonomi berusaha mengatur agar tubuh pekerja berada di

posisi yang baik dan mengurangi resiko kerja. Pengendalian ini harus dapat

mengakomodasi segala macam pekerja. Pengendalian ergonomi

dikelompokkan dalam tiga kategori utama, yaitu: pertama pengendalian

teknik adalah metoda yang lebih diutamakan karena lebih permanen dan

efektif dalam menghilangakan resiko ergonomi. Pengendalian teknik yang

bisa dilakukan adalah memodifikasi, mendesain kembali atau mengganti

tempat kerja, bahan,obyek,desain tempat penyimpanan dan pengoperasian

peralatan. Kedua pengendalian administratif. Pengendalian ini berhubungan

dengan bagaimana pekerjaan disusun, seperti: Jadwal kerja yaitu Penggiliran

kerja dan waktu istirahat, Program pelatihan, Program perawatan dan

perbaikan. Ketiga adalah Cara kerja. Pengendalian cara kerja berfokus pada

cara pekerjaan dilakukan, yakni: menggunakan mekanik tubuh yang baik,

menjaga tubuh untuk berada pada posisi netral (Suhardi, 2008:15). Berikut

merupakan aspek ergonomis sarana dan prasarana di unit rekam medis RSU

Mitra Delima.

a.Letak ruang filing yang ergonomi terhadap akses petugas di RSU Mitra

Delima. Berdasarkan hasil survei di unit rekam medis RSU Mitra

Delima tentang letak ruang filing yang ergonomi terhadap akses petugas

rekam medis diperoleh informasi bahwa letak ruang filing masih belum

ergonomi dikarenakan ruang filing yang terpisah dan sangat berpengaruh

 55

kepada akses petugas rekam medis, adapun pengaruh nya yaitu sulitnya

petugas yang akan mengambil DRM dengan nomor lama yang berada

pada ruang filing terpisah yang terbilang cukup jauh dan petugas pun

merasa tidak nyaman dalam melakukan pekerjaan dan dapat berpengaruh

terhadap kesehatan. Menurut Aldren (2014), untuk membuat suatu

bangunan Rumah Sakit yang ergonomi harus memperhatikan aspek-

aspek sebagai berikut: denah tata ruang yang meliputi rancangan tata

ruang/bagunan dan rumah sakit harus mempertimbangkan nilai-nilai

privasi dari pasien, lingkungan bangunan rumah sakit harus di lengkapi

penerangan dengan intensitas cahaya yang cukup, dan lingkungan rumah

sakit harus tidak berdebu.

b.Fasilitas fisik ruangan filing rekam medis di RSU Mitra Delima.

Berdasarkan hasil pengamatan di unit rekam medis RSU Mitra Delima

tentang fasilitas fisik ruangan filing rekam medis diperoleh informasi

bahwa masih ditemukan permasalahan dan perlu diperbaiki lagi, sebagai

berikut.

1) Rak terbuka

Rak terbuka pada RSU Mitra Delima sudah termasuk ideal karena

tidak terlalu tinggi dan tidak membuat kesulitan petugas filing untuk

mengambil DRM pada rak paling atas. Akan tetapi alas rak terbuka yang

tebuat dari kayu yang kasar berpotensi membuat DRM menjadi mudah

rusak karena sampul DRM terbuat dari kertas sehingga mudah sobek

Ketika bergesekan dengan alas kayu yang kasar.

2) Alat bantu tangga

 56

Alat bantu tangga digunakan petugas rekam medis untuk mengambil

file rekam medis yang letaknya terlalu tinggi, ukuran tangga sebaiknya

antara 20-30cm (Rustiyanto,2011:47). Pada unit rekam medis terdapat 2

tangga rekam medis khusus untuk mengambil DRM yang berada di rak

paling atas.

3) Troli Dokumen Rekam Medis

Pada ruang filing RSU Mitra Delima) terdapat 1 troli DRM yang

terdapat pada unit rekam medis, yang berfungsi untuk memindahkan

DRM maupun mendistribusikan DRM. Akan tetapi troli tersebut belum

memenuhi standar, karena terlalu kecil dan tidak bisa memuat banyak

DRM.

4) Luas ruangan filing berkas rekam medis di RSU Mitra Delima.

Berdasarkan hasil pengamatan tentang Luas ruangan filing berkas

rekam medis pada RSU Mitra Delima diperoleh bahwa luas ruangan

filing tidak ergonomi karna tidak sesuai dengan standar menurut ilmu

ergonomi dan luas ruangan pun masih sempit karena berkas rekam

medis yang inaktif dan yang aktif belum semuanya dipisahkan dan dapat

berpengaruh pada kecelakaan dalam bekerja dan dapat menimbulkan

angka kesakitan. Luas ruang filing pada RSU Mitra Delima adalah 10m

x 4m.
 57

6. Mengidentifikasi sarana dan prasarana di unit rekam medis

Berikut merupakan daftar sarana dan prasarana yang berada pada unit

rekam medis RSU Mitra Delima.

Tabel 3.9 Sarana dan prasarana unit rekam medis

No Nama Barang Kondisi Barang Jumlah

1 AC Layak 3
2 Almari Layak 4
3 Lukisan Layak 1
4 Dispenser Layak 1
5 Tempat Sampah Layak 4
6 Jam Dinding Layak 1
7 Papan Informasi Layak 2
8 Lemari Gantung Layak 1
9 Kaca Layak 1
10 Kursi Layak 13
11 Rak Penyimpanan DRM Layak 19
12 Kursi Kecil Layak 3
13 Sound Layak 3
14 Cikrak Layak 1
15 Tangga Layak 2
16 Rak Sepatu Layak 1
17 Dashboard Casemix Layak 1
18 Sapu Layak 1
19 Remote Layak 2
20 TV Layak 2

7. Menjelaskan penerapan antropometri dalam peralatan kerja di unit

rekam medis

Perancangan tempat kerja pada dasarnya merupakan suatu aplikasi data

antropometri yang merupakan data ukuran dimensi tubuh manusia. Manusia

pada dasarnya akan memiliki bentuk, ukuran (tinggi, lebar, dsb) berat dan

lain-lain yang berbeda satu dengan yang lainnya. Anthropometri secara luas

akan digunakan sebagai pertimbangan-pertimbangan ergonomis dalam

memerlukan interaksi manusia. Data anthropometri yang berhasil

diperolehakan diaplikasikan secara luas. Data antropometri akan

menentukan bentuk,ukuran dan dimensi yang tepat yang berkaitan dengan

 58

produk yang dirancang dan manusia yang akan mengoprasikan/

menggunakan produk tersebut.

Rustiyanto, E dan Rahayu W.A (2011) menyatakan bahwa hal-hal yang

harus diperhatikan di dalam ruangan penyimpanan dokumen rekam medis

yaitu suhu, luas ruangan filing, jarak, aman, pencahayaan, debu, vector

penyakit. Hal tersebut tentunya harus diperhatikan dikarenakan petugas akan

bekerja secara terus menerus di tempat kerja, dengan tempat kerja yang

nyaman serta ruang gerak petugas yang efisien maka kinerja petugas pun

bisa optimal serta meminimalisir terjadinya kelelahan akibat kerja. Berikut

merupakan data yang didapat berdasarkan hasil pengamatan di unit rekam

medis RSU Mitra Delima, mengenai penerapan antopometri dalam peralatan

kerja di unit rekam medis.

a. Loket Pendaftaran

Dalam mendesain loket pendaftaran ada yang perlu diperhatikan antara

lain mengenai kerahasiaan komunikasi, keselamatan, keamanan dan

kenyamanan. Dalam hal kerahasiaan, desain loket pendaftaran perlu adanya

pembatas atau penyekat pada masing masing loket. Mengingat begitu

penting dan rahasianya dokumen Rekam Medis, maka kerahasianya harus

dijaga sejak mulai pendaftaran. Penunjang keamanan dan keselamatan

dalam proses pendaftaran, maka mebel dan bentuknya harus diperhatiakan,

bola loket terbuat dari kayu, papan atau tembok maka harus dibuat halus,

rata serta bagian tepinya jangan lancip agar tidak tajam. Pekerjaan yang

dilakukan pasien ketika mendaftar adalah jenis pekerjaan ringan, maka

tinggi optimum meja loket pendaftaran adalah 5-10 cm di bawah tinggi siku.
 59

Pada RSU Mitra Delima penerapan antropometri sudah sesuai standar

dengan tinggi loket ±70cm, lebar ±125cm dan jarak meja dengan siku ±5cm

b. Rak File

Panjang rak di filing RSU Mitra Delima ialah 240 cm, panjang rak

tersebut sudah cukup ergonomis apabila melihat dari sisi pandang ukuran

banyaknya sub rak yang ada dengan banyaknya dokumen dalam satu sub

rak. Apabila disesuaikan dengan ukuran antropometri petugas maka untuk

Panjang rak tersebut idealnya dengan dengan ukuran 142,5 cm sehingga

untuk jarak jangkauan pengambilan dokumen rekam medis di bagian arah

kanan dan kiri terjangkau. Lebar rak penyimpanan di filing RSU Mitra

Delima berukuran 30 cm Ukuran lebar rak sebaiknya disesuaikan dengan

ukuran dimensi dokumen rekam medis. Berikut merupakan perhitungan

kebutuhan rak dalam 5 tahun berdasarkan penerapan antropometri.

1) Data

a) Jumlah DRM rawat inap & rawat jalan 1 tahun

: 11,409

b) Tebal rata-rata DRM rawat inap & rawat jalan

: 10mm

2) Banyaknya DRM yang disimpan

a) Rawat inap & Rawat jalan

: 1000mm / Tebal RM

: 1000mm/10mm = 100

b) Jumlah jajaran rak rekam medis rawat inap

: (11409 x 5) / 100 = 570

 60

3) Kebutuhan Rak Rekam Medis

a) Panjang rak : 2,5 meter

b) Jumlah shaft dalam 1 rak :4

c) Panjang 1 rak penyimpanan : 2,5 meter x 4 = 10

d) Jumlah rak yang dibutuhkan : 570 / 10 = 57 rak.

c. Meja

Dalam penerapan antropometri dalam peralatan kerja di unit rekam, meja

menjadi salah satu unsur yang harus di perhatikan agar kinerja petugas lebih

efisien dan tidak membahayakan keselamatan. Suatu meja kerja perlu

disediakan cukup tempat bagi peralatan, perlengkapan kerja, aneka kerja,

dan aneka tempat penyimpanan bahan agar gerakan tidak terganggu. Meja

kerja yang paling ideal yaitu meja kerja yang dapat disetel menurut tinggi

tenaga kerja yang bersangkutan. Permukaan meja kerja harus rata dan tidak

mengikat. Pada RSU Mitra Delima Panjang meja 77cm sedangkan lebar 43

cm, meja tersebut masih belum termasuk ideal karena luas meja masih

tergolong sempit sehingga Ketika mengerjakan laporan DRM petugas

kesulitan dalam menaruh DRM.

d. Kursi

Dalam melakukan suatu pekerjaan selama atau sejauh mungkin harus

dilakukan dengan duduk karena bekerja dalam sikap duduk akan

mengurangi kelelahan pada kaki. Ukuran tempat duduk menurut Suma’mur

1982 sebagai berikut :

1) Tinggi alas duduk sebaiknya dapat disetel antara 38-48 cm (pakai

tambahan alas kaki)

 61

2) Topanangan pinggang dapat disetel keatas kebawah dan bergerak 8-12

cm di atas alas duduk.

3) Dalamnya tompangan pinggang adalah 35-38 cm dari ujung depan alas

duduk.

4) Dalamnya alas duduk 36 cm.

5) Kursi harus stabil dan tidak goyang atau bergerak.

6) Kursi harus memungkinkan cukup memberikan kebebasan bagi gerakan

khusus bagi pemakainya.

Kursi yang digunakan pada unit kerja rekam medis RSU Mitra Delima

adalah kursi computer. Desain kursi kerja pada pada RSU Mitra Delima

sudah ideal, dengan tinggi kursi dari bawah sampai penopang pinggang

77cm dengan lebar tempat duduk 43 cm. untuk ketinggian kursi dapat diatur

sesuai kenyamanan petugas.

 62

8.Menganalisis work flow (alur kerja) dan work space (area kerja) di

unit kerja rekam medis

a. Work Flow (Alur Kerja)

Gambar 3.5 Alur Kerja Unit Kerja Rekam Medis

Berikut merupakan Work Flow (Alur Kerja) pada unit kerja rekam

medis di RSU Mitra Delima:

1) kegiatan di mulai dari pasien datang ke pendaftaran untuk mendaftar

ke poli tujuan.

2) Petugas pendaftaran akan akan meminta pasien lama untuk

menyerahkan fotocopy KTP, BPJS dan surat rujukan (apabila pasien

memiliki jaminan kesehatan), sedangkan untuk pasien baru petugas

akan meminta pasien untuk mengisi formulir pendaftaran pasien baru

terlebih dahulu sebelum mendaftar ke poli yang dituju.

 63

3) Setelah pasien di daftarkan pada poli yang dituju, petugas

pendaftaran akan mengirim link untuk tracer pada petugas filing.

4) Kemudian petugas filing akan mengambil DRM pada ruang filing,

dan dicek ketersediaan stiker dan formulir. Setelah mengambil DRM

dari filing, lalu didistribusikan pada admin poli yang akan di antar

kan pada masing masing poli tujuan.

5) Setelah DRM di gunakan pada poli, perawat pada masing masing

poli akan mengembalikan DRM ke ruang rekam medis.

6) Setelah DRM dikembalikan ke rekam medis. Untuk DRM pasien

umum, maka DRM akan di entri untuk mengecek kelengkapan

formulir lalu dilakukan assembling dan dikembalikan pada ruang

filing. Sedangkan pada pasien BPJS, DRM akan di entri untuk

mengecek kelengkapan formulir lalu dilakukan assembling dan

dilakukan pengentrian administrasi dan pengkodean pada INA CBGs

7) setelah itu DRM akan dikembalikan ke ruang filing.

b. Work Space (Area Kerja)

Pada unit kerja rekam medis di RSU Mitra Delima area kerja dibagi

menjadi 3 yaitu pada unit pendaftaran, casemix dan filing. Pada area

kerja unit penfataran, terdapat pada bagian paling depan. Sedangkan

pada ruang casemix dan filing terpisah dengan pendaftaran, yaitu terletak

pada bagian belakang rumah sakit. untuk ruang kerja casemix dan filing

menjadi satu ruang hanya saja dibatasi dengan pintu akes ruang filing.
 64

9. Observasi kondisi lingkungan fisik di unit kerja rekam medis secara

subyektif

a. Suhu Ruang

Untuk suhu udara di ruang penyimpanan rekam medis berkisar

antara 18-28 ˚C, pada ruang rekam medis di RSU Mitra Delima terdapat

2 AC. Berikut merupakan grafik pemantauan suhu ruangan rekam medis

di RSU Mitra Delima pada bulan Juni.

Gambar 3.6 Grafik pemantauan suhu ruang rekam medis bulan juni

b. Kelembaban Ruang

Sedangkan kelembaban 50 % – 65 %, karena Indonesia negara

tropis. emasangan air condition (AC) juga bisa mengurangi banyaknya

debu. Berikut merupakan grafik pemantauan kelembaban ruangan rekam

medis di RSU Mitra Delima pada bulan Juni.

 65

Gambar 3.7 Grafik pemantauan kelembaban ruang rekam medis bulan juni

c. Penerangan Ruang

Menurut Kepmenkes No.1405 tahun 2012 tentang pencahayaan,

pencahayaan adalah jumlah penyinaran pada suatu bidang kerja yang

diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efektif. Intensitas cahaya

diruang kerja minimal 100 lux. Agar pencahayaan alami di ruang

penyimpanan memenuhi persyaratan kesehatan perlu dilakukan suatu

tindakan sebagai berikut :

1) Pencahayaan alam maupun buatan diupayakan agar tidak

menimbulkan kesilauan dan memiliki intensitas sesuai dengan

kebutuhannya.

2) Kontras sesuai kebutuhan, hindarkan terjadinya kesilauan atau

bayangan.

3) Penempatan bola lampu dapat menghasilkan penyinaran yang

optimum dan bola lampu sering dibersihkan.

 66

4) Bola lampu yang mulai tidak berfungsi dengan baik untuk segera

diganti.

Pada ruang rekam medis di RSU Mitra Delima dalam penerangan

ruang sudah termasuk memenuhi standar, karena pada setiap ruangan

filing dilengkapi dengan 6 lampu.

d. Kebisingan Ruang

Selain aspek aspek di atas, kebisingan ruang juga termasuk hal yang

harus diperhatikan dalam unit kerja rekam medis, untuk kenyamanan

dan aspek kerahasiaan DRM pasien. Pada unit rekam medis di RSU

Mitra Delima, dalam aspek kebisingan sudah termasuk ideal dan

memnuhi standar karena Ketika pintu akses masuk ruang filing di tutup

maka ruangan akan kedap suara. Akan tetapi ketika ruangan lain

menyalakan music maupun dalam kadaan ramai akan terdengar sampai

ruang filing dan dapat mengganggu konsentrasi petugas sehingga kinerja

akan mulai menurun.

3.1.5 Penyelenggaraan Asuransi dan Sistem Pembiayaan Kesehatan Di RSU

Mitra Delima

1. Menjelaskan Penyelenggaraan Asuransi di Rumah Sakit

Pengertian asuransi kesehatan adalah sebuah jenis produk asuransi yang

secara khusus menjamin biaya kesehatan atau perawatan para anggota

asuransi tersebut jika mereka jatuh sakit atau mengalami kecelakaan. Sesuai

dengan pengertian asuransi kesehatan tersebut, asuransi kesehatan akan

mengcover biaya perawatan selama peserta asuransi sakit mau pun

 67

menderita kecelakaan. Biaya yang dicover oleh asuransi kesehatan ini

meliputi biaya rawat inap dan rawat jalan termasuk obat-obatan.

Pada rumah sakit umum mitra delima ada beberapa asuransi yaitu

sebagai berikut :

1) BPJS kesehatan

2) BPJS ketenagakerjaan

3) Jasa raharja

Ada juga beberapa perusahaan yang bekerja sama dengan RSU Mitra

Delima antara lain sebegai berikut :

1) PG Krebet Baru

2) Pindad

3) An-Nur

4) PT Sumber Abadi Bersama

5) PT Wijaya Cahaya Timber

6) Tata Mulia

7) Telogo Kelang
 68

2. Menjelaskan Alur dan Prosedur Pembiayaan Kesehatan di Rumah

Sakit

a. BPJS Kesehatan

Gambar 3.8 Alur dan Prosedur Pembiayaan BPJS Kesehatan Alur BPJS di RSU

Mitra Delima

1) Pasien daftar menunjukan kartu BPJS kesehatan

2) Di cek di Virtual klaim bila aktif langsung dilayani dan dicetakan

SEP
 69

3) Bila BPJS tidak aktif harus bayar tagihan denda terlebih dahulu

4) Setelah pasien pulang petugas mengambil billing di kasir

kemudian dikoding oleh petugas hasil koding diverifikasi oleh

dokter verifikator

5) Hasil koding di scan beserta status IGD, CPPT, hasil LAB, hasil

radiologi, hasil EKG, laporan operasi dan tranfsi, resume medis

6) Setelah selesai langsung dikirim ke BPJS kesehatan

b. BPJS Ketenaga Kerjaan

Gambar 3.9 Alur dan Prosedur Pembiayaan BPJS Ketenaga Kerjaan

1) Pasien daftar membawa kartu BPJS TK dicek terlebih dahulu di

WEB PIKK.Ketenagakerjaan.GO.ID
 70

2) Kemudian perusahaan mengumpulkan persyaratan seperti :

FORM KK 1, FORM KK 2, kronologi kejadian, absensi, FC

KTP dan BPJS TK

3) Setelah pasien pulang petugasas megambil Billing dikasir

digabungkan dengan FORM KK 3 yang berisi resume medis,

hasil LAB, radiologi, laporan operasi, rincian obat dan

4) Setelah selesai langsung dikirim ke BPJS TK

c. Asuransi Perusahaan

Gambar 3.10 Alur dan Prosedur Pembiayaan Asuransi Kesehatan

 71

1) Pasien datang ke pendaftaran membawa surat-surat pengantar

dari perusahaan

2) Setelah pasien pulang petugas mengambil billing dikasir, billing

tersebut dijadikan satu dengan rincian obat, harga obat, surat

pengantar, tagihan satu bulan sekali untuk dikirim ke perusahaan.

Terkadang di RSU Mitra Delima ada sedikit Kendala masalah dari

BPJS kesehatan, yaitu terlalu lama untuk menunggu resume dokter

sedangkan waktu deadline sudah mendekati. Untuk BPJS TK ada

beberapa perusahaan yang terlalu lama mengirim persyaratan seperti

Form KK 1, Form KK 2, Form KK 3, absensi, kroologi kecelakaan, KTP

dan FC BPJS TK.

3.1.6 Mengetahui kelengkapan formulir rekam medis di Rumah Sakit Umum

Mitra Delima

1. Menganalisis kelengkapan formulir rekam medis

a. Analisis Kuantitatif

Analisis kuantitatif adalah analisis yang ditujukan kepada jumlah

lembaran-lembaran rekam medis sesuai dengan lamanya perawatan

meliputi : kelengkapan lembaran medis, paramedis, dan penunjang

medis sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Analisis kuantitatif pada

berkas rekam medis rawat inap di RSU Mitra Delima dilakukan dengan

cara dicek dan dientri satu persatu kelengkapan formulir rekam

medisnya dengan memberikan nilai 1 apabila lengkap dan nilai 0 apabila

tidak lengkap sedangkan pada berkas rekam medis rawat jalan dilakukan
 72

dengan cara mengecek satu persatu lembar formulir rekam medis yang

ada.

Tabel 3.10 Kelengkapan Formulir Rekam Medis

Bulan Jumlah Keseluruhan Jumlah Kelengkapan

Mei 551 85

Pada uraian di atas, analisis kelengkapan formulir pada bulan Mei di

RSU Mitra Delima terdapat 551 formulir pada setiap DRM pasien

namun hanya 85 formulir yang lengkap.

b. Analisis Kualitatif

Analisis kualitatif adalah analisa yang ditujukan kepada mutu pada

setiap berkas rekam medis. Analisis kualitatif pada berkas rekam medis

rawat inap di RSU Mitra Delima dilakukan dengan cara melihat pada

lembar catatan perkembangan pasien terintegrasi apakah pembenaran

pada tulisan yang salah sudah benar atau belum jika sudah benar pada

saat mengentri di beri nilai 1.

3.1.7 Mendesain Salah Satu Formulir Rekam Medis di Rumah Sakit

Menurut PERMENKES No.269/MenKes/Per/III/2008 formulir rekam medis

rawat jalan sekurang-kurangnya berisi tentang :

1. Identitas pasien

2. Tanggal dan waktu

3. Hasil anamnesis (Mencakup sekurang-kurangnya keluhan dan riwayat

penyakit)

4. Hasil pemeriksaan fisik dan penunjang fisik

5. Diagnosis

6. Rencana penatalaksanaan
 73

7. Pengobatan dan/atau tindakan

8. Pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien

9. Untuk pasien kasus gigi dilengkapi dengan odontogram klinik

10. Persetujuan tindakan bila diperlukan

Gambar 3.11 Formulir Rekam Medis Rawat Jalan

Pada Rumah Sakit Umum Mitra Delima formulir rekam medis rawat jalan

sudah memenuhi standar pemerintah yang telah ditetapkan, seperti identitas

pasien, tanggal dan waktu, hasil anamnesis (Mencakup sekurang-kurangnya

keluhan dan riwayat penyakit), hasil pemeriksaan fisik dan penunjang fisik,

diagnosis, rencana penatalaksanaan, pengobatan dan/atau tindakan, pelayanan lain

 74

yang telah diberikan kepada pasien, dan persetujuan tindakan bila diperlukan.

Namum untuk pasien kasus gigi di Rumah Sakit Umum Mitra Delima belum

dilengkapi dengan odontogram gigi. Berikut merupakan hasil desain formulir

rawat jalan odontogram gigi.

Gambar 3.12 Formulir Rekam Medis Rawat Jalan Odontogram

 75

3.1.8 Mengumpulkan, Mengolah, Menyajikan, Dan Menganalisis, Data

Statistic Rumah Sakit

1. Menjelaskan sistem pelaporan di rumah sakit (laporan internal dan

eksternal)

Menurut Depkes RI (2006:65) secara garis besar jenis pelaporan Rumah

Sakit dapat dibedakan menjadi 2 kelompok, yaitu :

a. Laporan intern Rumah Sakit, yaitu pelaporan yang disesuaikan dengan

kebutuhan Rumah Sakit. Sensus harian menjadi dasar dalam pelaksanaan

pembuatan pelaporan Rumah Sakit yang kegiatannya dihitung mulai jam

00.00 s/d 24.00 WIB setiap harinya.

b. Laporan ekstern Rumah Sakityaitu laporan yang ditunjukan kepada

Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik Kesehatan RI, Dinas

Kesehatan Provinsi, Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Pelaporan

c. ektern Rumah Sakit dibuat sesuai dengan kebutuhan Departemen

Kesehatan RI.

Pada rumah RSU Mitra Delima laporan internal diperoleh dari laporan

indicator mutu berdasarkan jumlah complain DRM, jumlah kepatuhan

pengisian surat izin masuk ruang rekam medis, ketepatan waktu penyediaan

DRM rawat inap kurang dari 15 menit. Selain laporan indicator mutu

laporan internal juga diperolh dari laporan BOR, LOS, TOI berdasarkan

sensus harian rawat inap. Sedangkan laporan eksternal diperoleh dari

laporan covid, laporan RL 5 dan laporan kejadian malaria

 76

2. Menjelaskan sumber data rekam medis di rumah sakit

Pada RSU Mitra Delima pengumpulan sumber data rekam medis di

dapat dari sensus harian pasien rawat inap, data pasien rawat jalan, data

pasien IGD, data kematian bayi dari unit perina, data kematian ibu dari unit

kamar bersalin dan data kematian pasien umum dari pendaftaran

3. Menjelaskan alur dan prosedur pengumpulan, pengolahan, dan

penyajian data statistic rawat jalan rumah sakit (morbiditas dan

mortalitas)

Kematian (Mortalitas) Kematian merupakan parameter demografi yang

berfungsi mengurangi jumlah penduduk. Tinggi rendahnya tingkat

kematianpenduduk disuatu daerah mencerminkan kondisi kesehatan

penduduk disuatu daerah. Kematian atau mortalitas merupakan salah satu

dari 3 (tiga) komponen demografi selain kelahiran (fertlitas) dan migrasi,

yang dapat mempengaruhi jumlah dan komposisi penduduk.

Morbiditas adalah derajat sakit, cedera atau gangguan pada suatu

populasi atau disebut juga penyimpangan dari status sehat dan sejahtera atau

keberadaan dari suatu kondisi sakit, biasanya dinyatakan dalam angka

prevalensi atau insidensi yang umum

Pada RSU Mitra Delima laporan morbiditas rawat jalan diperoleh dari

hasil mengentri laporan bulanan rawat jalan baik poli maupun IGD. Untuk

laporan mortalitas rawat jalan hanya terdapat pada IGD seperti pada kasus

emergency kecelakaan, sedangkan pada poli tidak terdapat kasus kematian

karena ketika terdapat pasien dalam keadaan emergency akan langsung

diberikan tindakan lanjutan maupun dirujuk pada rumah sakit lain.

 77

4. Menjelaskan alur dan prosedur pengumpulan, pengolahan, dan

penyajian data statistic rawat inap rumah sakit (morbidits,

mortalitas, BOR, LOS, ALOS, TOI, BTO, NDR, GDR)

Statistik rawat inap di gunakan untuk memantau kegiatan yang ada di

unit rawat inap, yang juga digunakan untuk menilai dan mengevaluasi

kegiatan yang ada di unit rawat inap untuk perencanaan maupun laporan

pada instansi vertikal. Data yang diolah di unit rawat inap disesuaikan

dengan kebutuhan data dan informasi oleh manajemen maupun kebutuhan

laporan ke instansi di atasnya (Depkes). Sistem komputerisasi sensus rawat

inap, data yang diperlukan dientri ke dalam komputer mencakup pasien

masuk, pasien keluar atau pulang, pasien pindahan atau dipindahkan dan

kemudian diverifikasi pada waktu yang ditentukan oleh penanggung jawab

di setiap unit rawat inap.

Pada RSU Mitra Delima prosedur pengumpulan data statistic rawat inap

melalui sensus harian pasien rawat inap yang kemudian data tersebut di olah

menggunakan teknik baber jhonshon dan kemudia di sajikan dengan

menggunakan diagram garis. Berikut beberapa rumus grafik Baber Jhonson.

 78

jumlah hari perawatan

BOR : X 100 %
Jumlah tempat tidur x jumlah hari dalam satu periode

jumlah lama perawatan

LOS :
Jumlah pasien keluar (hidup+mati)

(jumlah tempat tidur x periode) – hari perawatan

TOI :
Jumlah pasien keluar

jumlah pasien keluar (mati+hidup)

BTO :
Jumlah tempat tidur
jumlah pasien mati > 48 jam
NDR : X 1000 permil
Jumlah pasien keluar (hidup+mati)

jumlah pasien seluruhnya

GDR : X 1000 permil
Jumlah pasien keluar (hidup+mati)

5. Menjelaskan alur dan prosedur pengumpulan, pengolahan, dan

penyajian data statistic UGD rumah sakit

Pengumpulan data UGD berasal dari pengambilan status pasien di ruang

IGD 1 X 24 jam setelah pasien di rawat, selanjutnya petugas mengentri data

pasien di SIM-Khanza. Selanjutnya untuk pengolahan dan penyajian data

dilakukan oleh petugas UGD.

6. Mengelolah data statistic rumah sakit

Salah satu arti telah disebutkan di atas dan arti lainnya adalah sebagai

“Angka” yaitu gambaran suatu keadaan yang dituangkan dalam

angka. Angka dapat diambil dari laporan, penelitian atau sumber catatan

medik. Dapat juga diartikan sebagai hasil dari perhitungan seperti rerata,

 79

median, standard deviasi, dan lain-lain. Arti lainnya adalah statistik merujuk

pada metode/teknik statistik dan teori. Bila data diperoleh dari keseluruhan

subyek, misalnya data seluruh pasien RS atau data seluruh penduduk

Indonesia dapat disimpulkan sebagai data populasi, yang disebut

sebagai parameter yaitu statistik yang menggunakan dan mengolah sumber

data dari pelayanan kesehatan di rumah sakit untuk menghasilkan informasi;

fakta; dan pengetahuan berkaitan dengan pelayanan kesehatan di rumah

sakit. Dalam pelayanan pasien di rumah sakit, data dikumpulkan setiap hari

dari pasien rawat inap, rawat jalan, dan rawat darurat. Data tersebut berguna

untuk memantau perawatan pasien setiap hari, minggu, bulan, dan lain

lain. Informasi dari statistik rumah sakit digunakan untuk berbagai

kepentingan, antara lain :

a. perencanaan, pemantauan pendapatan dan pengeluaran dari pasien oleh

pihak manajemen rumah sakit,

b. pemantauan kinerja medis, dan

c. pemantauan kinerja non medis.

7. Menyajikan data statistic rumah sakit dengan menggunakan tabel

dan/atau grafik
 80

Gambar 3.13 Grafik data statistic RSU Mitra Delima

Berdasarkan statistic perhitungan menurut indicator baber jhonson di

RSU Mitra Delima , BOR pada bulan Maret 36%, bulan April 46%, bulan

Mei 42%. Sedangkan pada data statistic perhitungan LOS pada bulan Maret

3 hari, bulan April 3 hari, bulan Mei 3 hari, pada statistic perhitungan TOI

bulan Maret 3 hari, bulan April 2 hari, bulan Mei 3 hari, pada perhitungan

BTO bulan Maret 6 hari, bulan April 7 hari, bulan Mei 6 hari, pada

perhitungan NDR bulan Maret 0‰, bulan April 0‰, bulan Mei 5‰, pada

perhitungan GDR bulan Maret 4‰, bulan April 7‰, bulan Mei 20‰.

3.1.9 Mengklasifikasi dan mengkode penyakit yang meliputi : sistem panca

indera, saraf, dan mental di RSU Mitra Delima.

1. Prosedur tetap indeksing serta koding tentang penyakit dan

tindakan medis (operasi) di rumah sakit terkait sistem panca indera,

saraf, dan mental.

Pengkodean penyakit merupakan suatu proses kegiatan rekam medis

berkaitan dengan pemberian kode penyakit dan tindakan medis. Pengkodean

berpedoman pada, buku ICD 10 edisi ke 2 volume 1, 2 dan 3 untuk penyakit,

sedangkan buku ICD 9 CM untuk tuindakan medis. Berikut merupakan

prosedur tetap indeksing serta koding tentang penyakit dan tindakan medis

(operasi) sesuai dengan kebijakan SK Direktur

no.0139/VII/SK/RSMD/2712/2017 tentang pedoman pelayanan rekam

medis RSU Mitra Delima.

a. Cari kode diagnosa penyakit pada ICD 10 volume 3

b. Periksa kebenaran kode pada ICD 10 volume 1

 81

c. Apabila ada tindakan medis cari kode pada ICD 9 CM

d. Tambahkan kode penyebab luar pada kasus trauma, obat/makanan dan

kecelakaan

e. Lengkapi kode tindakan persalinan dan kondisi bayi pada kasus

persalinan

f. Masukkan data pada computer untuk kepentingan pelaporan 10 besar

penyakit

2. Menentukan kode penyakit dan tindakan medis yang termasuk

dalam sistem panca indera

Definisi dari Gangguan Indera yaitu panca indera yang terganggu dan

tidak berfungsi sebagaimana mestinya. Gangguan pada indera Penglihatan

yang mendapat prioritas mencakup pada katarak, kelainan refraksi, dan

glaukoma. Berikut merupakan contoh penyakit pada sistem panca indera

pada RSU Mitra Delima.

Tindakan ICD
No No RM Diagnosa ICD 10
9cm
Ultrasound
1 119708 Cataract H26.9 95.13
study of eye
2 122903 Glaucoma H40.9 - -
Irrigation of
3 067575 Impacted cerumen H61.2 96.52
ear
4 121777 Tinnitus H93.1 - -
5 114711 Psoriasis vulgaris L40.0 - -
LSK ( lichen simplex -
6 111103 L28.0 -
chronicus)
Tabel 3.11 Koding Penyakit Sistem Panca Indera

3. Menentukan kode penyakit dan tindakan medis yang termasuk

dalam sistem saraf

Penyakit saraf adalah semua gangguan yang terjadi pada

sistem saraf tubuh, meliputi otak dan sumsum tulang belakang

 82

(sistem saraf pusat), serta saraf yang menghubungkan sistem saraf pusat

dengan seluruh organ tubuh (sistem saraf perifer). Berikut merupakan

contoh penyakit pada sistem saraf pada RSU Mitra Delima.

Tabel 3.12 Koding Penyakit Sistem Saraf

No No RM Diagnosa ICD 10 Tindakan ICD 9cm

1 116181 CVA infarct I63.9 - -
2 067746 Epilepsy G40.9 - -
4. Menentukan kode penyakit dan tindakan medis yang termasuk

dalam sistem kardiovaskuler

Penyakit kardiovaskuler terjadi karena adanya gangguan pada jantung

dan pembuluh darah. Menurut data World Health Organization, penyakit

kardiovaskuler menyebabkan 17,6 juta kematian setiap tahunnya. Berikut

merupakan contoh penyakit pada sistem kardiovaskuler pada RSU Mitra

Delima.

Tabel 3.13 Koding Penyakit Sistem Kardiovaskuler

No No RM Diagnosa ICD 10 Tindakan ICD 9cm

1 60972 Hypertensive heart disease I11 - -
2 124058 TIA G45.9 - -

3.1.10 Mengklasifikasi dan mengkode penyakit yang meliputi : sistem

reproduksi dan genetika di RSU Mitra Delima.

1. Prosedur tetap indeksing serta koding tentang penyakit dan

tindakan medis (operasi) di rumah sakit terkait sistem reproduksi

dan genetika.

Sebagaimana yang telah dijelaskan sebelumnya pada point 3.1.9,

tentang prosedur tetap index serta koding. Kegiatan Koding adalah salah

satu kegiatan pengolahan dokumen rekam medis untuk memberikan kode

 83

dengan huruf atau dengan angka atau kombinasi huruf dan angka yang

mewakili komponen data.

2. Melakukan dan menentukan kode penyakit dan Tindakan medis

yang termasuk dalam sistem reproduksi.

Berikut merupakan tabel koding penyakit pada sistem reproduksi yang

ada di RSU Mitra Delima.

Tabel 3.14 Koding Penyakit Sistem Reproduksi

No No RM Diagnosa ICD 10 Tindakan ICD 9cm
Kehamilan
Diagnostic
Supervision of other normal
1 111315 Z34.8 ultrasound of 88.78
pregnancy
gravit uterus
Diagnostic
Maternal care due to uterine ultrasound of
2 119001 O34.2 88.78
scar from previous surgery gravit uterus

Persalinan
Viral hepatitis complicating Low cervical
1 092292 pregnancy, childbirth and the O98.4 cesarean 74.1
puerperium section
Nifas
1 Tidak Ada Kasus
Perinatal
1 Tidak Ada Kasus

3. Melakukan dan menentukan kode penyakit dan Tindakan medis

yang termasuk dalam sistem genetika.

Berikut merupakan tabel koding penyakit pada sistem genetika yang

ada di RSU Mitra Delima.

Tabel 3.15 Koding Penyakit Sistem Genetika

No No RM Diagnosa ICD 10 Tindakan ICD 9cm

Kelainan Kongenital
-
1 122872 Syndactyly Q70.9 -

Congenital stenosis and stricture -

2 122883 Q10.5 -
of lacrimal duct
 84

Malformasi
1 Tidak Ada Kasus
Deformitas
1 Tidak Ada Kasus
Abnormalitas Kromosm
1 Tidak Ada Kasus
 85

3.2 Laporan Hasil Capaian Kompetensi

Tabel 3.16 Hasil Capaian Kompetensi PKL II

Presentase
No. Kompetensi yang ditempuh
Capaian
Mengetahui manajemen unit kerja rekam medis yang meliputi:
1. alur berkas, dan aspek-aspek hukum dalam penyelenggaraan 100%
rekam medis di rumah sakit umum mitra delima
Mengetahui standar pelayanan minimal penyediaan berkas rekam
2. medis dan akreditasi unit kerja rekam medis di rumah sakit 100%
umum mitra delima

3. Mengetahui sistem informasi di rumah sakit umum mitra delima 70%

Mengetahui sistem perencanaan SDM dan ergonomis di setiap

4. 100%
kegiatan unit kerja rekam medis rumah sakit umum mitra delima
Megetahui penyelenggaraan asuransi dan sistem pembiayaan
5. 100%
kesehatan di rumah sakit umum mitra delima
Mengetahui kelengkapan formulir rekam medis di rumah sakit
6. 100%
umum mitra delima
Mendesain formulir rekam medis di rumah sakit umum mitra
7. 100%
delima
Mengumpulkan, mengolah, menyajikan, dan menganalisis data
8. 100%
statistik rumah sakit umum mitra delima
Mengklasifikasi dan mengkode penyakit yang meliputi : sistem
9. 100%
panca indra, saraf, dan mental di rumah sakit umum mitra delima
Mengklasifikasi dan mengkode penyakit yang meliputi : sistem
10. 70%
reproduksi dan genetika di rumah sakit umum mitra delima

Berdasarkan tabel di atas, penulis dapat menyelesaikan 80% kompetensi yang

didapat dari perhitungan 8/10x100% = 80%. Dimana pada poin 3 dan 10 penulis

dapat menyelesaikan kompetensi dengan hasil persentase capaian sebesar 70%,

yaitu mengenai identifikasi RKE/RME dan klasifikasi pengkodean penyakit

sistem genetika karena pada aspek tersebut masih belum terdapat informasi yang

cukup untuk dilakukan observasi dan dicatat oleh penulis.

 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Selama melakukan kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) pada tanggal 7

Juni 2021 sampai dengan 3 Juli 2021, pada akhir pengamatan yang dilakukan di

RSU Mitra Delima, dapat disimpulkan bahwa:

1. Pada unit rekam medis di RSU Mitra Delima, menggunakan sistem

penomoran Unit Numbering Sistem (UNS), untuk cara penyimpanan yang

digunakan menggunakan penyimpanan secara sentralisasi, sedangkan pada

sistem penjajaran menggunakan SNF (Straight Numerical Filing).

2. Pada RSU Mitra Delima waktu penyediaan DRM rawat jalan sudah memenuhi

standar mutu operasional yaitu < 10 menit, untuk waktu penyediaan DRM

rawat inap sudah memenuhi standar mutu operasional yaitu < 10 menit, hanya

saja dalam pendistribusian DRM rawat jalan sering kali melebihi batas waktu.

3. Pada RSU Mitra Delima sistem informasi yang terapkan adalah SIM-RS

Khanza, sedangkan pada RSU Mitra Delima belum menerapkan RKE/RME

dalam unit rekam medis.

4. Pada RSU Mitra Delima dalam mengidentifikasi perhitungan kebutuhan SDM

di unit rekam medis dengan menggunakan metode perhitungan WISN di

temukan hasil sebanyak 12 SDM yang dibutuhkan. Sehingga jika

dibandingkan dengan petugas data dan arsip pada RSU Mitra Delima yang

berjumlah 8 SDM masih belum memenuhi standar.

5. Pada RSU Mitra Delima terdapat 3 pelayanan asuransi yaitu BPJS Kesehatan,

BPJS ketenagakerjaan dan asuransi perusahaan.

85
 86

6. Pada RSU Mitra Delima analisis kuantitatif pada berkas rekam medis rawat

inap dilakukan dengan cara dicek dan dientri satu persatu kelengkapan

formulir rekam medisnya dengan memberikan nilai 1 apabila lengkap dan

nilai 0 apabila tidak lengkap sedangkan pada berkas rekam medis rawat jalan

dilakukan dengan mengecek satu persatu lembar formulir rekam medisnya.

7. Pada RSU Mitra Delima dalam penerapan desain formulir masih belum

lengkap secara keseluruhan, karena masih belum terdapat formulir

odontogram gigi yang penting untuk pemeriksaan khusus gigi.

8. Pada rumah RSU Mitra Delima laporan internal diperoleh dari laporan

indicator mutu berdasarkan jumlah complain DRM, jumlah kepatuhan

pengisian surat izin masuk ruang rekam medis, ketepatan waktu penyediaan

DRM rawat inap kurang dari 15 menit. Selain laporan indicator mutu laporan

internal juga diperolh dari laporan BOR, LOS, TOI berdasarkan sensus harian

rawat inap. Sedangkan laporan eksternal diperoleh dari laporan covid, laporan

RL 5 dan laporan kejadian malaria

9. Pada RSU Mitra Delima pelaksanaan klasifikasi serta pengkodean penyakit

sudah berjalan dengan baik sesuai dengan SPO (standar prosedur operasional)

yang belaku.

10. Pada RSU Mitra Delima belum ditemukan kasus penyakit deformitas serta

abnormalitas kromosom pada sistem reproduksi.

4.2 Saran

1. Sebaiknya petugas lebih rapi dalam penataan DRM pada filing, agar DRM

tidak mudah rusak dan menghindari misfile.

 87

2. Sebaiknya petugas lebih memperhatikan ketepatan waktu pendistribusian

agar tidak ada DRM yang terlambat saat poli akan dimulai.

3. Sebaiknya petugas lebih memperhatikan pengisian surat izin masuk ruang

rekam medis agar aspek pengamanan dan hak akses dokumen rekam

medis bisa lebih maksimal.

4. Sebaiknya pihak rumah sakit lebih memperhatikan sarana dan prasarana

dalam pelayanan agar tidak menghambat kinerja petugas, seperti pada

mesin cetak kitir pendaftaran yang sering macet ketika dioperasikan.

5. Sebaiknya pada ruang filing di Gedung RSU Mitra Delima pengamanan

hak akses serta observasi kondisi lingkungan fisik lebih diperhatikan

karena akses masuk ruang filing tidak ada pengamanan seperti kunci pintu

fingerprint serta ruangan yang panas dapat menyebabkan DRM menjadi

cepat rusak.

6. Sebaiknya pada ruang filing baru di beri kerekan kusus DRM untuk

pendistribusian pada admin poli, mengingat jarak yang jauh dan membuat

petugas menjadi cepat lelah sehingga sistem penditribusian menjadi tidak

efektif dan tidak sesuai standar mutu distribusi yang telah ditentukan.

7. Sebaiknya pada formulir rekam medis di tambah dengan formulir

odontogram gigi, mengingat Rekam medis odontogram merupakan salah

satu bagian dari rekam medis yang penting yaitu catatan berisi informasi

tentang gigi seseorang yang merupakan salah satu sarana

identifikasi gigi geligi yang dapat dipercaya, khususnya bila rekaman

data gigi semasa hidup pernah dibuat dan disimpan secara baik dan benar.
 DAFTAR PUSTAKA

AIA Central judul “Ayo mengenal Pengertian dan Manfaat Asuransi Kesehatan
uuntuk hidup kita”. Tersedia di web https://www.aia-
financial.co.id/id/about-aia/info-media/artikel/articel/ayo-mengenal-,
(Diakses pada tanggal 27 juni 2021)
Aldren. 2014. Tentang “ergonomic bangunan rumah sakit”. Tersedia di
web,https://jurnal.umsb.ac.id › article › download (diakses pada tanggal 28
juni 2021)

Buku pedoman Praktik Kerja Lapangan (PKL) 2 tahun ajaran 2021.

Departemen Kesehatan Indonesia,2006. Tentang “Ruang Penyimpanan (filing)”,
tersedia di web https://jmiki.aptirmik.or.id › article › download (Diakses
pada tanggal 22 juni 2021)

Departemen Kesehatan Indonesia. 2007. Tentang “Pelayanan Rekam Medis”,

tersedia di web,https://pusdatin.kemkes.go.id › download › pusdatin
(Diakses pada tanggal 18 juni 2021)

Gatotkaca, 2009. Tentang “definisi dan isi rekam medis sesuai permenkes no:
269/menkes/per/III/2008”. Tersedia di web
https://rekamkesehatan.wordpress.com/2009/02/25/definisi-dan-isi-rekam-
medis-sesuai permenkes-no-269menkesperiii2008/, (Diakses pada 27 Juni
2021)
Huffman,1994. “fungsi desain”, tersedia di web http://ejournal.poltekkes-
smg.ac.id › ojs › download (diakses pada 27 Juni 2021)

Huffman, 1999. “desain formulir”, tersedia di web http://ejournal.poltekkes-

smg.ac.id › ojs › download (diakses pada 27 Juni 2021)

Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia. Nomor:

81/MENKES/SK/I/2004 Tentang “Pedoman Penyusunan Perencanaan
SDM di Tingkat Provinsi, Kab/Kota dan RS”, tersedia di
web,https://www.rstuguibu.com › 81 TAHUN 2004 (Diakses pada tanggal
23 juni 2021)

Kepmenkes No.1405 tahun 2012 tentang “pencahayaan”, tersedia di web

https://www.slideshare.net/miemamk/kepmenkes-ri-no-
1405menkesskxi2002-tentang-persyaratan-kesehatan-lingkungan-kerja-
perkantoran-dan-industri (diakses pada tanggal 1 juli 2021)
Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 30 Tahun 2019 Tentang
“Klasifikasi Dan Perizinan Rumah Sakit”. Tersedia di web
http://hukor.kemkes.go.id/uploads/produk_hukum/PMK_No__30_Th_201
9_ttg_Klasifikasi_dan_Perizinan_Rumah_Sakit.pdf. (Diakses pada tanggal
26 juni 2021)

88
 89

Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2020 Tentang

“Akreditasi Rumah Sakit”. Tersedia di web
https://jdihn.go.id/files/898/PMK%20No.%2012%20Th%202020%20ttg
%20Akreditasi%20Rumah%20Sakit.pdf (diakses pada tanggal 27 juni
2021)
Profil RSU Mitra Delima tahun 2019.
PFI MEGA LIFE judul “Pengertian Asuransi kesehatan yang perlu di pahami”.
Teredia di web https://www.pfimegalife.co.id/literasi-
keuangan/proteksi/read/pengertian-asuransi-kesehatan-yang-perlu-
dipahami. (diakses pada tanggal 27 juni 2021)
Reksohadiprodjo dan Handoko, 1992. tentang Pengertian Struktur Organisasi.
Tersedia di web https://syahrulanam.com/pengertian-struktur-organisasi/
(diakses pada tanggal 20 juni 2021)

Rahaju, dkk, 2013. Tentang “Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit

(SIMRS)”. Tersedia di web http://eprints.ums.ac.id/66943/12 /NASKAH
%20 PUBLIKASI.pdf (diakses pada tanggal 3 juli 2021)
RS Pratama Kriopanting, 2021. “definisi, tugas dan fungsi”. Tersedia di web
https://rspkriopanting.bangkaselatankab.go.id/profile/detail/179-definisi-
tugas-dan-fungsi, (diakses pada 27 Juni 2021)
SK direktur RSU Mitra Delima No.0139/VII/SK/RSMD/2712/2017 Tentang
“Pedoman Pelayanan Rekam Medis RSU Mitra Delima”.
STIKes Hang Tuah Pekanbaru judul “pengenalan ilmu rekam medis pada
masyarakat serta kewajiban tenaga kesehatan di Rumah Sakit”. Tersedia
di web https://jurnal.htp.ac.id/index.php/keskom/article/download/12/8
%23:~:text%3DKemudian%2520diperbaharui%2520dengan
%2520PERMENKES%2520No,yang%2520telah%2520diberikan
%2520kepada
%2520pasien.&ved=2ahUKEwjc8_OHmcHxAhUsILcAHbE6CdMQFnoE
CAQQBg&usg=AOvVaw30tv_1N06aw4gYjQ6ze34T, (diakses pada
tanggal 28 juni 2021)
Triyanti, Endang dan Imelda Retna Weningsih, 2018. “Manajemen informasi
kesehatan III desain formulir”. Tersedia di web
http://bppsdmk.kemkes.go.id/pusdiksdmk/wpcontent/uploads/2018/09/Ma
najemen-Informasi-Kesehatan-III_SC.pdf, (diakses pada 27 Juni 2021)
Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2014 tentang “tenaga
Kesehatan”. Tersedia di web https://www.jogloabang.com/pustaka/uu-36-
2014-tenaga-kesehatan (diakses pada tangal 17 juni 2021)
WHO (World Health Organization) 2018, Tentang “Pengertian Rumah Sakit”.
Tersedia di web https://rspkriopanting.bangkaselatankab. go.id/profile/
detail/179-definisi-tugas-dan-fungsi#:~:text=DEFENISI%20RUMAH%20
 90

SAKIT,penyakit%20(preventif)%20kepada%20masyarakat. (diakses pada

tanggal 28 juni 2021)