Access es un sistema, miembro del Paquete Office, que permite crear, administrar y utilizar
“BASES DE DATOS”.
Una base de datos es un conjunto de archivos relacionados. Además, cada uno de ellos
contiene datos, también relacionados, almacenados mediante un formato que permite
encontrarlos directamente, no importa el lugar donde se encuentren.
Una base de datos no es más que un conjunto de información organizado por temas; cada
“tema” se guarda en una tabla que se distribuye en campos y registros:
Base de datos relacional: permite crear “relaciones” entre diferentes tablas. Piensa en la
- Evitar información duplicada: “Clientes” por un lado y datos del cliente en la tabla
- Ahorrar espacio.
Gestor de bases de datos: es un sistema informático que nos permite gestionar los datos de
una B.D., esto es: Extraer información determinada de la B.D. (consultas) y/o Imprimirla
Aquí, comenzará el proceso de trabajo con los Asistentes de Access. La ventana, muestra, a la
izquierda SIETE OBJETOS, de los cuales, los más habitualmente utilizados son TABLAS,
FORMULARIOS, CONSULTAS E INFORMES
CREAR TABLAS
6. Presiona la tecla TAB para poder pasarte a la siguiente columna poder seleccionar el tipo
de dato y la descripción que utilizaras para tu campo.
7. Observa que en la parte inferior aparecen opciones en la ficha General, allí definiremos el
tamaño del campo.
Si el usuario así lo desea, puede iniciar la carga de información en el archivo, del mismo modo
que lo haría en una Planilla de Cálculos. Pero, Access tiene preestablecidas, formas de carga y
de accesos mucho más cómodos, claros y seguros. Son los FORMULARIOS.
Antes de guardar la tabla tienes que asignar una clave principal a alguno de sus campos.
Esta clave principal no debe tener valores duplicados, es decir, al asignar el campo clave
principal asegúrate que los datos no se repitan. Nos sirve de identificador de registros, por
1. Ubicar el cursor en el campo que desee, luego darle un clic en el botón Clave principal de
la barra de herramientas de Access ó clic derecho / clave principal
GUARDAR TABLA
Eliminación de Registros
1. clic derecho en el
registro que desea
eliminar
2. clic en eliminar
registro
3. si desea añadir
repita los pasos pero
elija al final nuevo
registro
Access se utiliza para crear bases de datos relacionales, siendo esta la forma más común de
base de datos, ya que combinan datos procedentes de varias tablas en forma fácil.
Luego de crear tablas y definir la clave principal de cada tabla, puedes crear relaciones
entre ellas utilizando un campo común; no es necesario que los campos relacionados posean el
mismo nombre.
La relación entre tablas puede variar según la cantidad de registros que se relacionan entre
sí, es decir, puede que un registro de una tabla se relacione con varios registros de la otra
tabla o sólo con uno.
Por ejemplo, puedes crear una tabla que registre a los cantantes que participaran en un
concierto benéfico.
Este tipo de relación existe cuando un registro tiene datos en común con varios registros de
otra tabla. La relación uno a varios es el tipo de relación más común. Por ejemplo, puedes
tener una tabla con cantantes y una tabla con los títulos de los Cds.
En este caso, cada cantante puede relacionarse con varios registros de la tabla Cds; debido a
que puede haber lanzado varios Cds.
Un registro de una tabla puede tener varios registros relacionados con otra y viceversa.
Este tipo de relación sólo es posible si se define una tercera tabla (denominada tabla de
unión) cuya clave principal consta de al menos dos campos: las claves externas de las Tablas.
Una relación entre Tablas existe cuando un registro tiene uno o más datos en común, con uno
o varios registros de otra tabla.
Pasos:
1. Cerrar todas las tablas que están abiertas. No es posible crear ni modificar relaciones
entre tablas abiertas.
2. Ubica el cursor en la ventana de la base de datos.
3. Clic en el botón Relaciones de la barra de herramientas o menú
herramientas / relaciones. Te aparecerá automáticamente el cuadro Mostrar tabla. Aquí
se agregaran las tablas que se desean relacionar.
6. Empezar a crear las relaciones (llevar el puntero y colocarlo en el campo que desea
relacionar, luego mantener presionado el botón izquierdo del Mouse y sin soltarlo
arrastrar hasta el campo de la tabla con que desea relacionarse).
7. Aparecerá la siguiente ventana :
Los formularios son un objeto más de una base de datos en Access que se utilizan para
visualizar e introducir información en las tablas, esto se hace con el fin de dar una mejor
apariencia al momento de ingresar la información.
Además, un formulario te permitirá visualizar las imágenes de tu base de datos.
Cuadro de Herramientas
Es el “centro de órdenes” de diseño de formularios. Contiene los botones de todos los
controles que se pueden utilizar en el diseño de un formulario. También posee un botón
(denominado Más controles) que permite el acceso a todos los controles. Para colocar un
objeto en el formulario, seleccione el botón que corresponda y desplace el puntero del Mouse
sobre el formulario y dibuje el control en el área que desea.
Listas de Campos
Se usa en combinación con el cuadro de herramientas para colocar controles dependientes
(controles vinculados a campos de una tabla o consulta) en el formulario. Para colocar un
campo en el formulario, seleccione el campo y arrástrelo hasta la posición deseada en el
formulario. Observará que se colocara una Etiqueta y un Cuadro de texto.
La Hoja de Propiedades
Todas las secciones de un formulario (encabezado, detalle y pie) y cada control del formulario
poseen una lista de propiedades. Esta ventana esta diseñada con varias fichas,
las cuales permiten clasificar las propiedades según su uso. (Incluye una ficha
de eventos (un evento es una acción que el usuario o el sistema produce sobre
el objeto).
Podemos empezar a describir a cada una de las herramientas del Cuadro de Herramientas:
Herramienta Etiqueta
Crea un objeto con texto fijo en el
formulario. Puede utilizar esta
herramienta para crear encabezados
o información en el formulario.
Herramienta Imagen
Utilice esta herramienta para añadir una imagen estática al formulario.
Herramienta Subformulario/Subinforme
Utilice esta herramienta para incrustar un formulario en el formulario actual.
Herramienta Línea
Utilice esta herramienta para añadir líneas al formulario y mejorar así su apariencia.
Herramienta Rectángulo
Utilice esta herramienta para añadir rectángulos vacíos o con color al formulario y así
mejorar su apariencia.
Pasar uno
En la siguiente ventana
elija el tipo de distribución
de los datos, haciendo un
clic en una de las opciones
luego clic en la opción
SIGUIENTE.
En columnas tabular
Hoja de datos
Justificado
• Es de hacer notar que deben existir dos formularios, uno que contendrá al otro.
• En la ventana de la Bd. haremos clic sin soltar en el formulario que servirá como
Sub-formualrio y lo arrastraremos hasta el espacio ampliado anteriormente en el
formulario principal.
• Maximizamos la ventana para obtener una mejor visibilidad del formulario y poder
ubicar y agrandar el Sub-Formulario según sea requerido.
Formato a un formulario
1. ubicarse en el formulario a la cual desea crear el campo calculado
2. clic en la opción diseño para ingresar a la estructura de la tabla
3. abrir la parte del formulario que desea modificar por ejemplo el encabezado,
arrastrando de la parte inferior del nombre
4. ar
rastrar hacia el formulario las herramientas a utiliza por ejemplo etiqueta,
seleccionar el área luego escribir, puede cambiar el formato desde la barra de
formato.
13. empezamos a construir la formula con el signo igual (=) luego hacemos clic en los
campos a calcular por ejemplo calculamos UNIDADES * CANTIDAD , estos los
elegimos de la parte central de la ventana
14. luego aceptar
CONSULTAS
Una de las principales ventajas de Access es la facilidad y rapidez con que permite encontrar
la información haciendo uso de las consultas.
Una consulta es una pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o una petición para
realizar una canción sobre los datos. Una consulta puede recopilar datos de múltiples tablas
para usuarios como origen de datos en un formulario e informe.
Las consultas se usan para ver, cambiar y analizar datos de distintas maneras. También se
pueden usar como origen de registros para formularios e informes.
Los tipos de consultas que puedes crear en Access son:
Consulta de Selección
Es el tipo de consulta más habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o mas
tablas y muestras los resultados en una hoja de datos en la que puedes actualizar los registros
(con algunas restricciones). También puedes utilizar una consulta de selección para agrupar los
registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros de totales.
Consulta de Parámetros
Es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra su propio cuadro de diálogo que solicita
información, como por ejemplo criterios para recuperar registros o un valor que desea
insertar en un campo. Puedes diseñar la consulta para que solicite más de un dato; por ejemplo,
puedes diseñarla para que solicite dos fechas.
Consulta SQL
Es una consulta creada mediante una instrucción SQL. La consulta de unión, la consulta de paso
a través, la consulta de definición de datos y la subconsulta son ejemplos de consultas
específicas de SQL.
• En la
base de
datos
creada,
hagamos
clic en
“crear
una
Consulta
utilizando el asistente”.
• Posteriormente nos presenta una nueva ventana llamada “Asistente para consultas
sencillas”.
• Esta contiene Tablas/Consultas y campos disponibles de las que están formadas, los
cuales pueden ser escogidos según nuestra necesidad o requerimiento.
• Escogeremos algunos campos:
con el icono >> se seleccionará todos los campos.
para retirar campos no deseados o seleccionados por error lo haremos
con el icono < el cual los retirara uno por uno o en su defecto el icono <<
retirara todos los ya seleccionados.
• Después de haber escogido los nombres de los campos damos clic en Siguiente>
• Para
terminar
la creación
de la
consulta nos pregunta que nombre deseamos darle y si queremos abrirla para “ver la
posteriormente en Finalizar
Informes
La información que se almacena, sirve para extraer conclusiones o tomar decisiones. Para
que esto se pueda efectuar con seguridad y eficacia, es necesario utilizar extractos y/o
resúmenes o simplemente listados de los datos guardados y procesados.
Clic en la opción
Crear un informe utilizando el asistente.
Clic en los campos que pasaran a ser parte del informe. Si se desea incluir todos, con hacer
clic en el botón, pasarán todos los nombres de la lista de la izquierda, a la ventana vacía que
se encuentra a su lado. Si se quiere incluir sólo algunos de los campos, se hará clic en cada uno
de ellos, y en el botón, con lo que irán siendo incluidos uno a uno.
Clic en SIGUIENTE
En la presente
ventana elegir el tipo
de nivel de
agrupamiento.
En esta ventana se
pueden ordenar de
manera ascendente o
descendente los campos
para ello clic en el
triángulo invertido
luego escoger el campo
que desea, observe que
puede ordenar hasta 4
campos.
Luego hacer clic en la
opción SIGUIENTE
Elegir el tipo de la
distribución de los datos,
haciendo un clic en una de las
opciones.
Cuando determinó el formato del informe, clic en SIGUIENTE, apareciendo otra ventana que
mostrará distintos estilos o diseños de informes, ya preestablecidos, de los cuales, deberá
seleccionarse uno (para lo cual podrá observarse cada una de las muestras de Access).
Luego de elegir un formato, clic en SIGUIENTE, para llegar al paso final, en el que se verá la
Siguiente ventana:
esta última ventana del Asistente, deberán establecerse algunos datos: el título o nombre del
pantalla una VISTA PREVIA del formato del informe, con toda la información contenida en la
base de datos seleccionada, ordenada, subdividida y con el aspecto que fue definido en los
MACROS:
Cuadro de Herramientas o Controles – Utilización con
Macros
Access permite automatizar operaciones repetitivas, mediante la utilización de MACROS,
al igual que sus “hermanos menores”, Word y Excel, pero con mayor cantidad y
calidad de posibilidades. Para ello es necesario conocer una nueva barra de
herramientas, llamada CUADRO DE CONTROLES O DE HERRAMIENTAS, que se
maneja, como se ha dicho en clases anteriores, en modo PROGRAMACIÓN,
esto es, la aplicación de instrucciones preestablecidas dentro del sistema, y
que se junten en las denominadas MACROS (en realidad son
Macroinstrucciones). El cuadro de herramientas de Access, es una barra de
herramientas, que permite “dibujar” nuevos elementos (LLAMADOS
“OBJETOS”), dentro de los formularios o de los informes.
El botón de esta barra de herramientas, que servirá de ejemplo para combinar con la creación
de Macros, será el denominado BOTON DE COMANDO, (Command Bottom):
formulario, informe, gráfico, etc.. A ese nuevo botón (del tipo de los comunes ACEPTAR,
le insertarán las instrucciones que deberá cumplir cuando el usuario lo decida, HACIENDO
Para que la explicación sea práctica, se utilizará un formulario de carga de datos utilizada para
relevamiento de equipos del Ministerio de Salud de la Provincia.
• Asig
ne un
nombre a la Macro.
• De esa manera podrá ver el resultado de las Acciones creadas en dicha Macro.