KONSEP ARSIP ELETRONIK

Menurut Winata dan Muhidin (2016: 426), Arsip elektronik adalah

arsip yang diciptakan, digunakan, dan dipelihara sebagai bukti transaksi,
aktivitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah dengan
sistem komputer. Dalam Perka
ANRI No 20 tahun 2011 tentang
Pedoman Autentika Arsip
Elektronik disebutkan bahwa
arsip elektronik adalah arsip
yang diciptakan (dibuat atau
diterima dan disimpan) dalam
format elektronik.
UU No.11 tahun 2008
tentang Informasi dan Transaksi

Gambar 1 Arsip Elektronik Sumber: Elektronik, istilah arsip

https://1.bp.blogspot.com elektronik dikenal sebagai sebagai
dokumen elektronik, yang didefinisikan sebagai setiap informasi elektronik
yang dibuat, diteruskan, dikirimkan, diterima, atau disimpan dalam bentuk
analog, digital, elektronagnetik, optikal atau sejenisnya, yang dapat dilihat,
ditampilkan dan/atau didengar melalui computer atau sistem elektronik.
Menurut Sukoco (2007: 112), beberap manfaat penggunaan sistem
pengelolaan elektronik secara elektronik, antara lain:
1. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip atau dokumen
tanpa meninggalkan meja kerja.
2. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan
prosedur yang telah dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan
biaya.
3. Pencarian secara full-text, dengan mencari file berdasarkan kata kunci
maupun nama file dan menemukannya dalam bentuk full text dokumen
4. Kecil kemungkinan file akan hilang, hal ini disebarkan karena kita hanya
dapat melihat di layar monitor atau menge-print tanpa dapat
 mengubahnya. Kita dapat juga mencarinya berdasarkan kata atau nama
file jika tanp sengaja terpindahkan.
5. Menghemat tempat, dengan kemampuan 1 CD-RW berkapasitas 700
MB akan mampu menyimpan dokumen dalam bentuk teks sebanyak
±700 lembar foto (1 lembar setara dengan 1 MB dalam format JPG).
6. Mengarsip secara digital, sehingga resiko rusaknya dokumen kertas atau
buram karena usia dapat diminimalisir karena tersimpan secara digital.
Juga resiko akan berpindahnya dokumen ke folder yang tidak
semestinya atau bahkan hilang sekalipun akan aman karena disimpan
secara digital
7. Berbagi arsip secara mudah, karena berbagai dokumen dengan kolega
maupun klien akan mudah dilakukan melalui LAN bahkan Internet.
8. Meningkatkan keamanan, karena mekanisme control secara jelas
dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka
orang yang tidak mempunyai otorisasi relative sulit untuk
mengaksesnya.
9. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data ke
dalam media penyimpanan yang compatible. Bandingkan dengan me-
recovery dokumen kertas yang telah sebagian terbakar atau terkena
musibar banjir ataupun pencurian, pem-back-up akan sulit dilakukan lagi.