Anda di halaman 1dari 10

BUKU JAWABAN UJIAN

BUKU JAWABAN UJIAN (BJU)


UAS TAKE HOME EXAM (THE)
SEMESTER 2020/21.2 (2021.1)

Nama Mahasiswa : Refren Rianto

Nomor Induk Mahasiswa/NIM : 020413067

Tanggal Lahir : 27/06/1984

Kode/Nama Mata Kuliah : IPEM4425

Kode/Nama Program Studi : Ilmu Administrasi Negara

Kode/Nama UPBJJ : Padang

Hari/Tanggal UAS THE : 12 July 2021

Tanda Tangan Peserta Ujian

Petunjuk

1. Anda wajib mengisi secara lengkap dan benar identitas pada cover BJU pada halaman ini.
2. Anda wajib mengisi dan menandatangani surat pernyataan kejujuran akademik.
3. Jawaban bisa dikerjakan dengan diketik atau tulis tangan.
4. Jawaban diunggah disertai dengan cover BJU dan surat pernyataan kejujuran akademik

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN


TEKNOLOGI
UNIVERSITAS TERBUKA
BUKU JAWABAN UJIAN
BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS
TERBUKA

Surat Pernyataan
Mahasiswa Kejujuran
Akademik

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama Mahasiswa : Refren Rianto

NIM : 020413067
Kode/Nama Mata Kuliah : IPEM4425
Fakultas : FHISIP
Program Studi : Ilmu Administrasi Negara
UPBJJ-UT : Padang

1. Saya tidak menerima naskah UAS THE dari siapapun selain mengunduh dari aplikasi THE pada
laman https://the.ut.ac.id.
2. Saya tidak memberikan naskah UAS THE kepada siapapun.
3. Saya tidak menerima dan atau memberikan bantuan dalam bentuk apapun dalam pengerjaan soal ujian
UAS THE.
4. Saya tidak melakukan plagiasi atas pekerjaan orang lain (menyalin dan mengakuinya sebagai pekerjaan
saya).
5. Saya memahami bahwa segala tindakan kecurangan akan mendapatkan hukuman sesuai dengan aturan
akademik yang berlaku di Universitas Terbuka.
6. Saya bersedia menjunjung tinggi ketertiban, kedisiplinan, dan integritas akademik dengan tidak
melakukan kecurangan, joki, menyebarluaskan soal dan jawaban UAS THE melalui media apapun, serta
tindakan tidak terpuji lainnya yang bertentangan dengan peraturan akademik Universitas Terbuka.

Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Apabila di kemudian hari terdapat pelanggaran atas
pernyataan di atas, saya bersedia bertanggung jawab dan menanggung sanksi akademik yang ditetapkan oleh
Universitas Terbuka.
Padang, 12 juli 2021

Yang Membuat Pernyataan

Refren Rianto
BUKU JAWABAN UJIAN
BUKU JAWABAN UJIAN

BUKU JAWABAN UJIAN UNIVERSITAS TERBUKA

1. Kebakaran melanda sebuah gedung di Kejaksaan Agung Republik Indonesia. Kepala Pusat Penerangan Hukum
(Kapuspenkum) pada tahun 2020. Hal ini berdampak pada perlunya menata kembali rangkaian kegiatan berupa
pengarahan fasilitas kerja agar kegiatan kantor bisa berjalan baik seperti semula dan tujuan organisasi tercapai.
Analisislah strategi optimalisasi manajemen perkantoran yang harus dilakukan, terkait kasus di atas!
Jawab:
- Manajemen perkantoran adalah upaya pengarahan pada aktivitas atau kegiatan ketatausahaan dari
suatu kantor secara menyeluruh agar bisa mencapai tujuan seefisien mungkin dan harus diadakan
penataan agar pekerjaan ini bisa dilakukan dengan baik. Upaya penataan ataupun pengelolaan ata
suatu pekerjaan di kantor ini disebut dengan manajemen perkantoran.
-  tujuan manajemen perkantoran antara lain:
1. Memberikan semua keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan, guna pelaksanaan. Tugas
organisasi secara efisien.
2. Memberikan catatan dan laporan, yang bermanfaat dan biaya yang sesuai .
3. Membantu organisasi/perusahaan, memelihara serta memenuhi kebutuhannya.
4. Memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan memberi pelayanan secara efektif kepada para
langganan atau mitra kerja.
5. Membuat catatan secara lengkap, relevan, up to date (tidak terlambat), akurat, dan dapat
dipertanggungjawabkan.
- Upaya yang dilakukan
1. Membentuk Koordinasi Yang Baik
Tentu untuk mencapai tujuan dengan efisien dan efektif, diperlukan koordinasi yang baik. Koordinasi
yang baik dapat didapatkan dengan adanya manajemen dalam sebuah organisasi. Karena, dengan
adanya manajemen maka semua pekerjaan akan lebih terarah dan terkoordinasi. Selain itu, dengan
membentuk koordinasi yang baik antar individu maupun divisi, juga dapat melancarkan jalannya
sebuah organisasi.

2. Menetapkan Kinerja Efektif


Sama seperti tujuan dasarnya, yaitu mewujudkan tujuan organisasi dengan efektif. Untuk
mewujudkan tujuan dengan efektif maka juga diperlukan kinerja yang efektif pula. Dengan kinerja
yang efektif dan terarah maka tujuan dari organisasi juga akan lebih mudah tercapai.
3. Membuat Lingkungan Yang Nyaman
Untuk membuat kinerja yang efektif maka harus diciptakan lingkungan yang nyaman. Karena dengan
lingkungan yang nyaman dapat membuat anggota menjadi semangat untuk melakukan pekerjaannya.
Selain itu, lingkungan yang nyaman juga membuat segala permasalahan dapat didiskusikan dengan
BUKU JAWABAN UJIAN

baik.

2. Pelaksanaan pekerjaan kantor adalah perencanaan penataan secara tepat, pengorganisasian,


penggerakan dan pengawasan pekerjaan secara baik atau sempurna guna mewujudkan hasil kerja yang
maksimal. Menurut Sedarmayanti (2001:30), pelaksanaan pekerjaan kantor dapat diorganisasikan dengan
berpedoman pada tiga asas.
Pertanyaan: Bagaimana strategi penyesuaian pelaksanaan pekerjaan kantor yang dapat diorganisasi
berdasarkan pedoman pada tiga asas, kemudian saudara analisis kelebihan dan kelemahannya?
Jawab:
- asas adalah sebagai suatu landasan yang dirumuskan secara luas dan mendasari adanya sesuatu norma
hukum, sedangkan untuk prinsip dibagi menjadi dua, yaitu principia prima (norma-norma kehidupan yang
berlaku secara fundamental, universal dan mutlak serta kekal (berlaku bagi segala bangsa dan masa)) dan
principia secundaria (norma-norma yang tidak fundamental, tidak universal, tidak mutlak, melainkan relatif
tergantung pada manusianya).
Asas Sentralisasi
Semua kerja perkantoran yang ada dalam organisasi yang bersangkutan dibebankan dan dilaksanakan oleh
sebuah satuan organisasi yang berdiri sendiri di samping satuan-satuan organisasi yang memikul pekerjaan
operatif. Apabila organisasi yang bersangkutan sangat besar, sehingga kegiaatan perkantoran sangat luas,
satuan pelayanan yang dibentuk dapat lebih dari satu buah. Misalnya bagian surat menyurat tersendiri, bagian
BUKU JAWABAN UJIAN

BUKU JAWABAN UJIAN


UNIVERSITAS TERBUKA
kearsipan tersendiri, bagian pengetikan tersendiri, dan seterusnya. Masing-masing bagian secara sentral
melayani seluruh satuan organinsasi dalam lingkungan tugasnya itu. Bagian pelayanan ini disebut bagian tata
usaha atau sekretariat. Dalam asas sentralisasi, misalnya jika pada penyimpanan arsip, maka secara sentral
semua pekerjaan arsip untuk seluruh kantor di bagian arsip tertentu dan dibina oleh seorang pemimpin bagian
arsip.
Asas sentralisasi mempunyai beberapa kebaikan bagi pelaksanaan pekerjaan kantor diantaranya adalah :
a) Cara kerja dengan mudah dapat diseragamkan ;
b) Pengawasan mudah dilakukan
c) Penggunaan peralatandan perabotan kantor dapat dihemat;
d) Beban kerja pekerjaan kantor dapat diadakan pembagian secara lebih merata;
e) Penggunaan tenaga kerja dapat diadakan pengaturan yang lebih luwes.
Asas ini juga mengandung beberapa kelemahan yang mendasar antara lain adalah:
a. Tidak mungkin menampung pekerjaan yang cukup banyak pada waktu yang bersamaan, misalnya pada
akhir tahun anggaran dimana diperlukan penyelesaian laporan kegiatan dari berbagai unit. Akibatnya
penyelesaian pekerjaan unit yang bersangkutan mengalami kelambatan.
memerlukan satuan atau unit pelayanan pusat untuk melaksanakan dan bertanggung jawab mengenai segi-
segi ketatausahaan yang terdapat pada seluruh organisasi. Sebaliknya sebagian kegiatan ketatausahaan yang
tidak tepat jika dipusatkan tetap akan dikerjakan oleh masing-masing satuan organisasi yang bersangkutan.
b. Unit pengelola pekerjaan kantor sering tidak memahami kebutuhan yang memperlancar pelaksanaan
pekerjaan unit yang bersangkutan. Bila hal ini terjadi, maka pelaksanaan pekerjaan unit yang bersangkutan
akan mengalami hambatan.
c. karena unit pengelola pekerjaan kantor mempunyai kewenangan yang secara langsung atau tidak dapat
menentukan kelancaran pekerjaan unit lain, berubah menjadi unit yang minta dilayani.
BUKU JAWABAN UJIAN

U
Asas Desentralisasi
Masing-masing satuan organisasi dalam seluruh organisasi di samping melaksanakan tugas-tugas induknya
juga melakukan semua kerja perkantoran yang terdapat dalam lingkungan sendiri. Misalnya bagian
personalia suatu organisasi melaksanakan pula pekerjaan-pekerjaan korespondensi, pengetikan dan
memperbanyak warkat dan pekerjaan dan pekerjaan pengurusan warkat yang ada dalam lingkungannya.
Pimpinan masing-masing bagian mempunyai arsip mereka sendiri dan masing-masing bagian mempunyai
arsip sendiri pula. Penggunaan asas ini mempunyai beberapa kebaikan yaitu:
a) dapat memperlancar pekerjaan pokok bagi instansi yang mempunyai unit-unit yang tersebar di beberapa
tempat.
b) dapat melayani kebutuhan-kebutuhan khusus bagi unit-unit yang bersangkutan.
c) menumpuknya pekerjaan pada saat-saat tertentu seperti biasa terjadi pada asas sentralisasi dapat
dihindarkan.
Asas desentralisasi pun mempunyai beberapa kelemahan, antara lain
adalah :
a) memerlukan biaya yang cukup besar, karena diperlukan peralatan yang sejenis yang jumlahnya lebih dari
satu. Misalnya instansi yang bersangkutan mempunyai lima unit, maka harus disediakan mesin foto copy
lima buah, padahal mungkin dalam pelaksanaanya kapasitas mesin foto copy tersebut tidak digunakan secara
penuh.
b) Memerlukan tenaga yang banyak untuk mengoperasikan peralatan kantor. Memerlukan tenaga yang
banyak dan biaya yang besar untuk keperluan mengoperasikan peralatan kantor dan jasa pengawasan
pelaksanaan pekerjaan kantor tersebut.
Asas Campuran
Dalam prakteknya jarang sekali suatu organisasi melaksanakan kegiatan perkantoran dipusatkan sepenuhnya
ataau dipisah sepenuhnya. Asas sentralisasi dan desentralisasi sering dipakai secara bersama. Dengan tujuan
untuk mengambil "keuntungan" dari masing-masing asas tersebut, dan menghindari kelemahan masing-
masing, sehingga dengan demikian akan memperoleh kemudahan dan kelancaran dalam pelaksanaan
pekerjaan perkantoran. Dengan dikombinasikan keduanya asas sentralisasi dan desentralisasi, arsip pribadi
pimpinan tiap-tipa bagian dibuat. Disamping arsip-arsip yang ada pada tiap bagian, terdapat pula "Kelompok
Arsip sentral" yang memuat semua bahan-bahan yang ada dalam seluruh organisasi secara keseluruhan.
Organisasi yang besar, dalam arti cukup komplek pekerjaan kantor yang dijalankannya, biasanya

3. Setiap orang, unit atau kelompok yang terdapat dalam suatu organisasi memahami tugas masing-masing,
maka perlu disusun suatu tata kerja dan prosedur kerja. Rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang kemudian
membentuk suatu kesatuan atau pola tertentu dalam rangka melaksanakan suatu fungsi tertentu yang kemudian
disebut sistem kerja.
Pertanyaan: Prosedur kerja merupakan aturan main yang harus dipahami, diterima dan diamati oleh seluruh
organisasi. Jelaskan bagaimana strategi yang dilakukan dalam penerapan prosedur kerja yang baik dalam sebuah
organisasi!
Jawab:

1. Tentukan Orang yang Tepat untuk Menulis SOP


Membuat dokumen untuk proses yang komprehensif dan disajikan dengan baik mungkin bukan keahlian
Anda, tetapi Anda selalu dapat mengidentifikasi staf  yang memiliki keterampilan menulis yang diperlukan
dan pengalaman dengan proses yang Anda uraikan.
BUKU JAWABAN UJIAN

Tentu saja, jika tim Anda tidak punya waktu untuk mendokumentasikan proses, Anda selalu dapat menyewa
tenaga eksternal dari organisasi Anda. Terlepas dari siapa yang menulisnya, penting untuk melibatkan
seseorang yang mengetahui proses luar dan dalam untuk memastikan keakuratan SOP.

2. Buat SOP Secara Visual


Tidak semua orang menyimpan informasi dengan cara yang sama. Beberapa orang adalah pembelajar visual
sementara yang lain lebih suka membaca. Inilah sebabnya mengapa menambahkan gambar, video, dan
diagram alur ke SOP sangat disarankan. Dalam kebanyakan kasus, ini akan membuat proses lebih mudah
dibaca dan disimpan untuk semua jenis karyawan.

Sebagai contoh, jika Anda memiliki salon, mungkin membosankan bagi staf untuk membaca deskripsi
tekstual tentang bagaimana Anda ingin mereka melakukan pedikur atau manikur. Dengan menambahkan
video, Anda dapat memberikan arahan terperinci dengan cepat. Selain itu, semakin mudah bagi staf untuk
melihat video SOP melalui perangkat seluler mereka.

3. Tulis SOP untuk Audiens Target Anda


Kesalahan yang umum terjadi adalah Anda membuat catatan proses yang ditulis dalam gaya / bahasa yang
tidak sesuai dengan alur kerja dari setiap divisi perusahaan Anda, contoh kasusnya adalah Anda tidak bisa
menyamakan SOP untuk bagian akuntan dengan bagian produksi. Kegagalan untuk menulis untuk audiens
target mungkin merupakan alasan mengapa banyak SOP gagal mencapai sasaran.

Untuk menghindari kesalahan tersebut, undang seseorang dari berbagai divisi untuk melihat dokumen yang
sudah lengkap dan meluruskan persepsi. Melakukan hal ini akan membantu mengidentifikasi apakah ada
lebih banyak informasi dari yang diperlukan untuk memahami suatu langkah, atau jika beberapa bagian dari
SOP memerlukan perincian lebih lanjut.

4. Lakukan Penilaian di Lapangan Sebelum Mendokumentasikan Proses yang Ada


Saat membuat SOP, jangan hanya mencatat proses yang terjadi selama ini. Gunakan SOP sebagai waktu
untuk menganalisis perubahan yang diperlukankedepannya.

Pertanyakan setiap langkah dan nilai jika Anda masih perlu melakukan improvisasi untuk hal yang tidak baik
selama ini. Mungkin ada langkah-langkah yang dapat dihapus atau informasi yang memerlukan pembaruan.

5. Uji SOP jika Anda Meluncurkannya


Bergantung pada seberapa penting suatu proses, bagikan SOP yang baru Anda buat melalui panggilan
telepon, obrolan video, atau lakukan sesi pelatihan langsung.

Ini adalah cara yang bagus untuk menentukan apakah SOP sudah lengkap atau perlu dilakukan perubahan
sebelum diluncurkan. Dan sebelum Anda mengikuti prosesnya, lakukan uji coba peluncuran untuk menilai
apakah karyawan Anda bertanggung jawab dan memiliki pemahaman yang jelas tentang peran mereka dalam
bisnis Anda.

6. Jelaskan ‘MENGAPA’ dari Setiap SOP yang Anda Buat


Sangat penting bahwa semua anggota tim Anda memahami ‘mengapa’ dari setiap proses dan apa yang
mereka lakukan berdampak pada penyelesaian tugas yang berhasil.
BUKU JAWABAN UJIAN

Bicarakan pada mereka tentang kemungkinan skenario kegagalan pada berbagai tahapan proses dan apa yang
terjadi jika hal tersebut gagal atau berhasil. Semakin mereka memahami pentingnya peran mereka dalam
proses, semakin besar kemungkinan mereka untuk berhati-hati ketika menyelesaikan tanggung jawab mereka.

7. Dapatkan Izin Tertulis dari Semua Orang yang Terlibat dalam SOP
Dapatkan kesepakatan tertulis dari orang-orang yang terlibat dalam mengimplementasikan proses atas
persetujuan mereka dengan proses akhir.

Walaupun konfirmasi tertulis tentang proses mungkin terdengar kuno, namun membantu menciptakan rasa
akuntabilitas untuk memastikan bahwa manajer dan staf telah meluangkan waktu untuk membaca dan
memahami proses tersebut.

4. Manfaat yang dapat diperoleh dari tata kerja, prosedur kerja dan sistem kerja artinya penting sebagai suatu
pola kerja yang merupakan penjabaran tujuan, sasaran, program kerja, fungsi-fungsi dan kebijaksanaan kedalam
kegiatan nyata.
Pertanyaan: Analisislah bagaimana penerapan program kerja yang sudah dibuat oleh sebuah organisasi, dan lakukan
kajian atas program kerja yang dibuat. Apakah sudah dilakukan atau belum dan cari faktor pendukung atau hambatan
yang dihadapi?
Jawab:
a. Hambatan Makro
- Pemerintah
- Teknologi
- Seni Budaya
b. Hambatan Mikro
-Kesadaran, dukungan, dan keterlibatan
-Kemampuan yang terbatas dari petugas keselamatan kerja
-Standard, code of practice
BUKU JAWABAN UJIAN