TUGAS

MANAJEMEN SISTEM PENYELENGGARAAN

MAKANAN
(MSPM)

Disusun Oleh :

BAB I
PENDAHULUAN
Latar belakang

Akhir-akhir ini pelayanan jasa kesehatan mengalami peningkatan dan kemajuan pesat
sesuai perkembangan zaman dan tuntutan masyarakat. Salah satu jasa pelayanan yang cukup
menonjol adalah jasa penyediaan makanan bagi masyarakat. Kegiatan jasa pelayanan ini
sudah berkembang sejak abad ke 19, tetapi jangkauan dan lingkupnya mulai berkembang
pesat seiring dengan kemajuan di berbagai bidang seperti iptek, pertanian, ekonomi,
kesehatan dan sebagainya. Kondisi ini, ditunjang pula dengan pergeseran pola pangan
masyarakat sebagai akibat perubahan gaya hidup mereka khususnya di negara-negara
berkembang. Dewasa ini sebagian kelompok masyarakat memenuhi kebutuhan makanannya
di luar rumah, sehingga pelayanan makanan massal merupakan tumpuan untuk memenuhi
kebutuhan makanan mereka dan harus tersedia segera (Anonim, 2011)..

Di Indonesia perkembangan dan sejarah mengenai makanan institusi ini masih sangat
terbatas. Penyelenggaraan makanan ini sudah ada sejak tahun 600. Sebagaimana halnya
dengan Negara berkembang makanan institusi ini berjalan agak lambat (Nursiah mukrie,
1990) . Seiring berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi, manusia semakin menyadari
akan pentingnya kualitas makanan bagi peningkatan produktivitas dan kualitas sumber daya
manusia. Perkembangan pangan telah memberikan peluang bisnis dalam berbagai bidang
seperti kesehatan, usaha jasa boga, industri pangan dan lain sebagainya. Jasa boga adalah
suatu institusi atau perorangan yang melakukan kegiatan pengelolaan makanan yang
disajikan di luar tempat usaha atas dasar pesanan (Depkes RI 1993).
 Manajemen adalah Suatu kegiatan pengelolaan yang diawali dengan proses
perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan, yang mana keempat proses
tersebut saling mempunyai fungsi masing-masing untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

BAB II

PEMBAHASAN

PENGERTIAN PENGAWASAN

Pengawasan merupakan salah satu fungsi dalam manajemen suatu organisasi. Dimana
memiliki arti suatu proses mengawasi dan mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan
dikatakan penting karena tanpa adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan
tujuan yang kurang memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para
pekerjanya.

Secara singkat, dapat dikatakan bahwa fungsi ini berusaha untuk menjamin
kegiatan organisasi bergerak ke arah tujuannya. Dengan adanya fungsi pengawasan, dapat
diketahui apakah pelaksanaan kegiatan berjalan sebagaimana semestinya atau terjadi
kesalahan atau penyimpangan. Jika telah diketahui, tindakan lebih lanjut dapat dilaksanakan.
Kemudian, dapat diusahakan untuk meningkatkannya dan jika terjadi kesalahan dapat
dilakukan perbaikan.Menurut Winardi “Pengawasan adalah semua aktivitas yang
dilaksanakan oleh pihak manajer dalam upaya memastikan bahwa hasil aktual sesuai dengan
hasil yang direncanakan”. Sedangkan menurut Basu Swasta  “Pengawasan merupakan fungsi
yang menjamin bahwa kegiatan-kegiatan dapat memberikan hasil seperti yang diinginkan”.
Sedangkan menurut Komaruddin “Pengawasan adalah berhubungan dengan perbandingan
antara pelaksana aktual rencana, dan awal Unk langkah perbaikan terhadap penyimpangan
dan rencana yang berarti”.
 Pengawasan pada dasarnya diarahkan sepenuhnya untuk menghindari adanya
kemungkinan penyelewengan atau penyimpangan atas tujuan yang akan dicapai. melalui
pengawasan diharapkan dapat membantu melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan
untuk mencapai tujuan yang telah direncanakan secara efektif dan efisien. Bahkan, melalui
pengawasan tercipta suatu aktivitas yang berkaitan erat dengan penentuan atau evaluasi
mengenai sejauhmana pelaksanaan kerja sudah dilaksanakan. Pengawasan juga dapat
mendeteksi sejauhmana kebijakan pimpinan dijalankan dan sampai sejauhmana
penyimpangan yang terjadi dalam pelaksanaan kerja tersebut.

Konsep pengawasan demikian sebenarnya menunjukkan pengawasan merupakan

bagian dari fungsi manajemen, di mana pengawasan dianggap sebagai bentuk pemeriksaan
atau pengontrolan dari pihak yang lebih atas kepada pihak di bawahnya.” Dalam ilmu
manajemen, pengawasan ditempatkan sebagai tahapan terakhir dari fungsi manajemen.

Controling merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh
seorang controller ( pengawas). Pengawasan dilakukan untuk menemukan dan mengoreksi
adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai dibandingkan dengan
rencana kerja yang telah ditetapkan, pada setiap tahap-tahap kegiatan perlu dilakukan
pengawasan. Sebab apabila terjadi penyimpangan akan lebih cepat melakukan koreksi atau
perbaikan.

Pengawasan ( Controlling ) dapat diartikan secara negatif, positif, dan dalam arti luas.
Dalam arti negatif pengawasan dapat diartikan sebagai tindakan mencari-cari kesalahan
kemudian memberikan sanksi, dan melakukan larangan-larangan. Dalam arti positif
pengawasan ialah tindakan-tindakan agar organisasi atau perusahaan berjalan terarah, tidak
terjadi kesalahan-kesalahan, penyimpangan atau kebocoran di segala bidang. Sedangkan
dalam arti luas, pengawasan adalah aktifitas controller untuk melakukan pengamatan,
penelitian dan penilaian dari pelaksanaan seluruh kegiatan organisasi atau perusahaan yang
sedang atau telah berjalan untuk mencapain tujuan yang telah ditetapkan.

Tujuan Dari pengawasan

Sesuai dengan pengertian pengawasan dalam arti luas, maka pengawasan bertujuan :
 Menemukan dan menghilangkan kemacetan yang mungkin timbul.
 Melakukan pencegahan dan perbaikan kesalahan yang ada.
 Mencegah penyimpangan
 Mengadakan koreksi apakah hasil sesuai rencana,
 Memperoleh efisiensi dan efektifitas.
 Mendidik pegawai dan mempertebal rasa tanggung jawab.

Sayarat-syarat dalam pengawasan

 Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.
 Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi
 Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.
 Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar.
 Pengawasan harus luwes atau fleksibel.
 Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.
 Pengawasan harus ekonomis.
  Pengawasan harus mudah dimengerti.
 Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.

Pengawasan meliputi pencatatan, pelaporan, dan evaluasi, yang terdiiri dari:

 Pemasukan, pemakaian bahan makanan harian,
 Pencatatan tentang pemasukan dan pemakaian peralatan dapur,
 Pencatatan kegiatan macam dan jumlah konsumen yang dilayani setiap hari,
 Perhitungan harga makanan per orang sehari, rata-rata dalam tiap bulan, dan setiap
tiga bulan,
 Laporan tribulan untuk pimpinan.

Alat bantu atau Instrument yang digunakan dalam pengawasan :

Alat-alat pengawasan yang paling dikenal dan paling umum digunakan adalah :

1. Manajemen Pengecualian (Management by Exception)

Manajemen pengecualian adalah teknik pengawasan yang memungkinkan hanya
penyimpangan kecil antara yang direncanakan dan kinerja aktual yang mendapatkan
perhatian dari wirausahawan. Manajemen penegecualian didasarkan pada prinsip
pengecualian, prinsip manajemen yang muncul paling awal pada literatur manajemen.
Prinsip pengecualian menyatakan bahwa bawahan menangani semua persoalan rutin
organisasional, sementara wirausahawan menangani persoalan organisasional non
rutin atau diluar kebiasaan.
2. Management Information System (MIS)
MIS yaitu suatu metoda informal pengadaan dan penyediaan bagi manajemen,
informasi yang diperlukan dengan akurat dan tepat waktu untuk membantu proses
pembuatan keputusan dan memungkinkan fungsi-fungsi perencanaan, pengawasan
dan operasional organisasi yang dilaksanakan secara efektif.
MIS dirancang melalui beberapa tahap utama yaitu :
1. Tahap survei pendahuluan dan perumusan masalah.
2. Tahap desain konseptual.
3. Tahap desain terperinci.
4. Tahap implementasi akhir.
Kriteria agar MIS berjalan efektif, yaitu :
 Mengikutsertakan pemakai dalam tim perancangan
 Mempertimbangkan secara hati-hati biaya system
 Memperlakukan informasi yang relevan dan terseleksi
 Adanya pengujian pendahuluan
 Menyediakan latihan dokumentasi tertulis bagi para operator dan pemakai
sistem.
Sedangakan kriteria utama MIS efektif yaitu :
 Pengawasan terhadap kegiatan yang benar
 Tepat waktu dalam pemakainya
 Menekan biaya secara efektif
 System yang digunakan harus tepat dan akurat
 Dapat diterima oleh yang bersangkutan
3. Analisa Rasio
 Rasio adalah hubungan antara dua angka yang dihitung dengan membagi satu
angka dengan angka lainnya. Analisa rasio adalah proses menghasilkan informasi
yang meringkas posisi financial dari organisasi dengan menghitung rasio yang
didasarkan pada berbagai ukuran finansial yang muncul pada neraca dan neraca rugi-
laba organisasi.
4. Penganggaran
Anggaran dalam organisasi ialah rencana keuangan yang menguraikan bagaimana
dana pada periode waktu tertentu akan dibelanjakan maupun bagaimana dana tersebut
akan diperoleh. Anggaran juga merupakan laporan resmi mengenai sumber-sumber
keuangan yang telah disediakan untuk membiayai pelaksanaan aktivitas tertentu
dalam kurun waktu yang ditetapkan. Disamping sebagai rencana keuangan, anggaran
juga merupakan alat pengawasan.
Anggaran adalah bagian fundamental dari banyak program pengawasan
organisasi. Pengawasan anggaran atau Budgetary Control itu sendiri merupakan suatu
sistem sasaran yang telah ditetapkan dalam suatu anggaran untuk mengawasi
kegiatan-kegiatan manajerial, dengan membandingkan pelaksanaan nyata dan
pelaksanaan yang direncanakan.

PROSEDUR PENYALURAN DAN PENCATATAN PENYALURAN BM

Pengertian Penyaluran bahan makanan

Penyaluran bahan makanan adalah tatacara mendistribusikan bahan makanan berdasarkan
pemintaan harian.

Tujuan daripada penyaluran bahan makanan adalah tersedianya bahan makanan yang siap
pakai dengan kualitas dan kuantitas yang tepat sesuai dengan pesanan. Untuk melaksanakan
kegiatan penyaluran bahan makanan ada beberapa syarat yang harus diperhatikan yaitu
adanya bon permintaan bahan makanan dan tersedianya kartu stok/buku catatan keluar
masuknya bahan makanan(Moehyi, 1992)

Metode penyaluran bahan makanan

Bahan makanan yang dipesan langsung diantarkan oleh rekanan keruang penerimaan.
Tenaga pengolah langsung mengambil bahan makanan yang diperlukan untuk langsung
diolah. Sedangkan bahan makanan kering langsung disimpan dalam gudang penyimpanan
kering. Kelemahan dari system ini, jika terjadi kesalahan atau kerusakan dalam pengiriman
bahan makanan maka tidak dapat langsung diketahui dan ditindak lanjuti .
Syarat:
 Adanya bon permintaan bahan makanan
 Tersedianya kartu stok/buku catatan keluar masuknya bahan makanan.

Langkah:
 a. Ahli gizi membuat rekapitulasi kebutuhan bahan makanan untuk esok hari
dengan cara: standar porsi x jumlah pasien
b. Hasil perhitungan diserahkan ke gudang logistik
c. Bahan gudang menyiapkan bahan makanan sesuai dengan permintaan
d. Bagian pengolahan mengambil bahan makanan yang diorder

Pencatatan
Pencatatan adalah kegiatan mencatat tiap langkah kegiatan dalam penyelenggaraan
makanan. Pelaporan adalah kegiatan pengolahan dari pencatatan yang dilakukan secara
berkala sesuai dengan waktu dan kebutuhan yang diperlukan. Pencatatan dan pelaporan
dimaksudkan sebagai alat perekam dan memantau dari seluruh rangkaian proses
penyelenggaraan makanan. Pencatatan dan pelaporan antra lain mencakup penerimaan,
pemakaian, stok/sisa yang belum terpakai dan lain-lain yang dianggap perlu. Pencatatan
dilakukan setiap hari yang dilaporkan secara berkala dan berjenjang.
Pencatatan bahan makanan yang akan diterima harus dilakukan secara teliti,
sisitematik dan teratur merupakan salah satu faktor penting sebagai dokumentasi tertulis
mengenai jumlah, mutu bahan makanan yang diterima. Kadangkala data tersebut dapat
digunakan untuk menghitung taksiran kebutuhan bahan makanan yang akan dating atau dapat
digunakan pula sebagai alat monitoring kegiatan (Nursiah Mukrie,1990).
Didalam mebuat form pencatatan ada dua cara yaitu sederhana dan komplek.
Keistimewaan sederhana antara lain: mudah, cepat dalam membuat form, namun dalam
pengisiannya memrlukan waktu lama, karena petugas harus menulis atau melengkapi sendiri data
tersebut .

BAB III
KESIMPULAN

Dalam penyelenggaraan makanan sangat erat kaitannya dengan penerimaan,

penyimpanan , pengawasan dan penyaluran bahan makanan. Dalam penerimaan bahan
makanan hal ini merupakan salah satu proses pengawasan yang kegiatannya dilaksanakan
pada awal kegiatan pelaksanaan penyelenggaraan makanan dalam suatu institusi. Dari ketiga
hal tersebut sangat berpengaruh terhadap kualitas bahan makanan dan makanan yang akan
disajikan, higine dan sanitasi sangat diperlukan dalam hal tersebut.