MODUL BIMTEK

KEPALA TENAGA ADMINISTRASI

SEKOLAH/MADRASAH

TENTANG
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

DIREKTORAT PEMBINAAN TENAGA KEPENDIDIKAN

PENDIDIKAN DASAR DAN MENENGAH
DIREKTORAT JENDERAL GURU DAN TENAGA KEPENDIDIKAN
KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
2018
 KATA PENGANTAR

Kepala Tenaga Administrasi Sekolah baik di sekolah negeri

maupun swasta merupakan tenaga kependidikan yang dalam
kedudukannya sebagai pejabat administrasi pendidikan di sekolah,
Kepala Tenaga Administrasi Sekolah memegang peran sangat penting
dalam memberikan pelayanan kepada warga sekolah dan masyarakat,
seiring dengan tuntutan ke depan semakin berat serta akselerasi ke arah
modernisasi di bidang kependidikan khusunya tenaga administrasi
sekolah dalam rangka ikut serta mewujudkan tujuan pendidikan nasioanl
yang diamanatkan dalam Undang- undang No 20 tahun 2003 tentang
Sistem Pendidikan Nasional, salah satu upaya untuk memberikan
tambahan wawasan keilmuan dalam meningkatkan kinerja sesuai
dengan harapan Pemerintah,
Untuk meningkatkan kinerja Kepala Tenaga Adminsitrasi Sekolah,
dipandang sangat perlu adanya bimbingan teknis peningkatan kinerja
sesuai dengan amanah Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Nomor
24 Tahun 2008 dan Buku Pedoman Kerja Tenaga Administrasi Sekolah
yang dikeluarkan oleh Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan pada
Tahun 2017.
Sehingga dengan bimbingan teknis peningkatan kinerja Kepala
Tenaga Administrasi Sekolah SMP/SMA/SMK dan SLB diharapkan juga
bisa memberikan kontribusi yang tinggi terhadap peningkatan kinerja
bagi para Kepala Tenaga Administrasi Sekolah sehingga akan
membentuk pribadi Kepala Tenaga Administrasi Sekolah yang
Profesional.
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah
terlibat dalam penyusunan Panduan bimbingan teknis peningkatan
kinerja Kepala Tenaga Administrasi Sekolah ini.
Jakarta, Februari 2018
Direktur Pembinaan Tenaga Kependidikan
Pendidikan Dasar dan Menengah

Dr. Bambang Winarji, M.Pd

NIP. 19610126 198803 1 002
 DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR.............................................................................................................. i
BAB I PENDAHULUAN....................................................................................................... 1
A. LATAR BELAKANG................................................................................................1
B. DASAR HUKUM.......................................................................................................1
C. TUJUAN.....................................................................................................................2
D. WAKTU......................................................................................................................2
E. RUANG LINGKUP...................................................................................................2
BAB II PEMBELAJARAN 1........................................................................................................3
A. TEMA.........................................................................................................................3
B. SASARAN...................................................................................................................3
C. DISKRIPSI.................................................................................................................3
BAB III PEMBELAJARAN 2.......................................................................................................5
A. KARAKTERISTIK STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR..........................5
B. MATERI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR...........................................5
C. IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI 10
D. IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN) BERDASARKAN
JUDUL SOP AP.......................................................................................................12
E. SIMBUL YANG DIGUNAKAN UNTUK MEMBUAT SOP..............................14
F. CONTOH IDENTITAS DALAM SOP..................................................................21
G. CONTOH SOP PENDOKUMENTASIAN SKP...................................................24
BAB IV PENUTUP......................................................................................................................25
A. PENILAIAN.............................................................................................................25
B. RENCANA TINDAK LANJUT.............................................................................25
C. SIMPULAN..............................................................................................................25
 BAB I
PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Penyusunan modul dalam proses pembelajaran Bimbingan Teknis

(Bimtek) sangat diperlukan ditujukan sebagai bahan panduan bagi
narasumber/pengajar dalam memberikan materi pelajaran dan panduan bagi
peserta Bimbingan Teknis (Bimtek) sebagai alat untuk belajar mandiri baik
pada waktu mengikuti BIMTEK maupun di luar kegiatan Bimbingan Teknis
(Bimtek).
Modul Bimbingan Teknis (Bimtek) adalah bahan yang digunakan
dalam proses pembelajaran untuk mencapai suatu klasifikasi profesional
tertentu. Dengan demikian modul Bimbingan Teknis (Bimtek) memiliki
bentuk yang sangat beragam. Dalam istilah bahasa Inggris, bahan Bimbingan
Teknis (Bimtek) diterjemahkan sebagai training resources, yaitu apa saja
yang dapat digunakan dalam pelatihan (anything can be used for training).
Modul Bimbingan Teknis (Bimtek) adalah alat bantu Bimbingan
Teknis (Bimtek) yang digunakan dalam proses belajar mengajar disusun
secara sistematik, mencakup tujuan dan uraian materi Bimbingan Teknis
(Bimtek), latihan dan evaluasi terhadap peserta mengenai materi Bimbingan
Teknis (Bimtek) dimaksud di akhir Bimbingan Teknis (Bimtek) tentunya
diperlukan Rencana Tindak Lanjut (RTL) sebagai tolok ukur sejauhmana
tingkat keberhasilan daya serap peserta terhadap materi yang diterima selama
pelaksanaan Bimbingan Teknis (Bimtek).

B. DASAR HUKUM

1. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor:

PER/15/M.PAN/7/2008 Tentang Pedoman Umum Reformasi Birokrasi;
2. PermenPAN dan RB Nomor 12 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penataan
Tatalaksana (Business Process);
3. Permendagri No. 52 Tahun 2011 tentang SOP di Lingkungan
Pemerintah Daerah.
 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 35
Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional
Prosedur (SOP) Administrasi Pemerintahan
5. Permen 24 Tahun 2008

C. TUJUAN

Tujuan pembuatan SOP di sekolah adalah:

1. Pedoman dan perlindungan dalam bekerja;
2. Standardisasi pelaksana, sarpras, proses, waktu, mutu baku, keluaran;
3. Mempercepat proses adapatasi pengampu baru;
4. Jaminan kualitas proses dan output;
5. Pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang;
6. Dapat digunakan untuk perbaikan berkelanjutan/continuous improvement,
misalnya dengan pendekatan PDCA (Plan, Do, Check, Action).

D. WAKTU

Pelaksanaan Bimbingan Teknis Kepala Tenaga Administrasi

Sekolah/Kasubag Tata Usaha direncanakan secara bertahap semua,
Kabupaten dan Kota di 34 provinsi seluruh wilayah Indonesia dimulai bulan
Januari Tahun 2018.

E. RUANG LINGKUP
SOP melingkupi seluruh proses penyelenggaraan administrasi
pemerintahan termasuk pemberian pelayanan baik pelayanan Internal maupun
eksternal organisasi pemerintah yang dilaksanakan oleh unit-unit organisasi
pemerintahan
 BAB II
PEMBELAJARAN 1

A. TEMA

Tema Bimbingan Teknis Kepala Tenaga Administrasi

Sekolah/Kasubag tata Usaha adalah “Menuju Kepala Tenaga Administrasi
Sekolah yang Profesional”

B. SASARAN

Sasaran Bimbingan Teknis Kepala Tenaga Administrasi

Sekolah/Kasubag Tata Usaha adalah Kepala Tenaga Administrasi
Sekolah/Kasubag Tata Usaha SMP/SMA dan SMK secara merata di seluruh
Indonesia.

C. DISKRIPSI

Dalam rangka melaksanakan tugas pokok dan fungsi Tenaga

Administrasi Sekolah diperlukan pegawai yang berintegritas dan menjunjung
tinggi prinsip-prinsip pelaksanaan tugas pemerintahan yang baik (good
governance).
Untuk mewujudkan prinsip-prinsip penyelenggaraan pemerintahan
yang baik, diperlukan seorang pegawai yang dalam pelaksanaan tugas
kedinasan dan kehidupan sehari-hari wajib bersikap dan berpedoman pada
ketentuan, standar, dan etika, dalam bernegara, dalam penyelenggaraan
pemerintahan, berorganisasi, bermasyarakat, serta terhadap diri sendiri dan
sesama Pegawai. Pemahaman terhadap standar dan prosedur dalam
berorganisasi, akan mendorong seseorang melaksanakan tugas dan fungsi
dengan baik, penuh tanggungjawab, profesionalisme, netralitas, dan bermoral
tinggi; serta semangat jiwa korps, semangat nasionalisme dan mengutamakan
kepentingan Negara di atas kepentingan pribadi atau golongan. Untuk itu,
sebagai upaya memperoleh pegawai yang mampu mengenal lingkungan kerja
dengan baik dan pada gilirannya mampu mengembangkan kompetensinya
sesuai etika dan ketentuan standar yang ada, maka perlu dilakukan upaya
pengenalan terhadap Standar Operating Procedures (SOP) yang ada di
sekolahan dan organisasinya untuk menumbuh-kembangkan sikap dan
semangat pengabdian yang berorientasi pada kepentingan masyarakat, bangsa
dan dan Negara
 BAB III
PEMBELAJARAN 2

A. KARAKTERISTIK STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Untuk mengetahui kongkritnya karakteristik dari Standar Operasional

Prosedur berikut disampaikan gambar .

berisi petunjuk
diartikan yang menjelaskan menggambarkan
sebagai "suatu cara yang secara detail
petunjuk diharapkan & Lembaga/
organisatoris diperlukan oleh Instansi
yang pekerja/petugas Pemerintah
menetapkan dalam beroperasi
suatu tindakan melakukan/menye (bekerja)
baku". lenggarakan
pekerjaan mereka

Gambar 1
karakteristik Standar Operasional Prosedur

B. MATERI STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

Standar Operasional Prosedur (SOP)

Adalah Serangkaian instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai
proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan, bagaimana dan kapan
harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan.
SOP melingkupi seluruh proses penyelenggaraan administrasi pemerintahan
di sekolah baik pelayanan Internal maupun eksternal organisasi pemerintah
yang dilaksanakan di sekolah.
Prinsip-Prinsip Pembuatan SOP
1. Efisien dan Efektifitas
2. Berorientasi pada pengguna
3. Kejelasan dan Kemudahan
4. Keselarasan
5. Terukur
6. Dinamis
7. Kepatuhan Hukum
8. Kepastian Hukum

Langkah- Langkah
1. Identifikasi judul sop administrasi pemerintah di sekolah berdasarkan
tugas dan fungsi
 Identifikasi Tugas
 Identifikasi Fungsi
 Identifikasi Sub-Fungsi
 Identifikasi Kegiatan
 Identifikasi Output
 Identifikasi Aspek;
 Merumuskan judul SOP-AP.
CONTOH FORMULIR IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN
TUGAS DAN FUNGSI

FORMULIR IDENTIFIKASI SOP BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

No. Tugas Fungsi Sub-Fungsi Output Aspek Judul SOP

(Kegiatan)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Keterangan:
Kolom 1 Nomor diisi dengan nomor urut tugas (sebaiknya dengan Huruf Kapital A);
Kolom 2 Tugas diisi dengan Tugas berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan
yang ada dengan diberi nomor angka Arab, misal: 1,2,3,…);
Kolom 3 Fungsi diisi dengan Fungsi berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya diisi sesuai dengan peraturan
yang ada dengan diberi nomor huruf abjad kecil, misal: a, b, c,…);
Kolom 4 Sub-Fungsi (Kegiatan) diisi dengan Sub-Fungsi (Kegiatan) yang merupakan bagian dari Fungsi yang
ada dengan diberi angka Arab berkurung satu misal: 1), 2), 3), … (Hal ini bersifat opsional, sedangkan identifikasi
kegiatan merupakan hal yang harus dilakukan karena output bisa diidentifikasi dari adanya kegiatan;
Kolom 5 Output diisi dengan Output yang dihasilkan dari Fungsi/Sub-Fungsi yang ada (Output dapat lebih dari
satu, baik yang berupa produk (baru) ataupun berupa nilai tambah (lama/tiruan/copi) dari produk yang sudah
ada) dan diberi nomor huruf alfabet berkurung satu, misal: a), b), c), …;
Kolom 6 Aspek diisi dengan Aspek yang terkait dengan Output yang bersangkutan (Aspek ini biasanya berupa
fungsi manajemen, misal: penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi) dengan diberi
nomor angka Arab berkurung, misal: (a), (b), (c), …;
Kolom 7 Judul SOP diisi judul SOP yang terdiri dari unsur Output dan Aspek serta keterangan bila diperlukan ,
Misalnya: SOP Penyusunan Laporan Konsinyering di Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur Pemerintahan
(Penyusunan aspek, Laporan Konsinyering Output, di Asdep Pengembangan Sisdur  Keterangan). Untuk
memudahkan dalam menghitung jumlahnya maka sebaiknya diberi angka berurutan dengan angka Arab dari SOP
nomor urut pertama (1) s.d. terakhir.

Gambar 2
contoh formulir identifikasi judul sop ap berdasarkan tugas dan fungsi
CONTOH PENGISIAN FORMULIR IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP
BERDASARKAN TUGAS DAN FUNGSI

No. Tugas Fungsi Sub-Fungsi Output Aspek Judul SOP

(Kegiatan)
A. Melaksanak- Melaksana- Pelaksanaan Draft Pembuatan Pembuatan
an urusan kan urusan urusan Laporan Draft Laporan
bidang kegiatan kepegawai- Kehadiran Kehadiran
kepegawai- kepegawai- an Pegawai Pegawai
an, dan an dan
kesejahtera- kesejah-
an, pendidik- teraan
an dan
pelatihan

Catatan: Dianjurkan untuk mengidentifikasi out-put final dgn

meningkatkan cakupan SOP  Judul SOP Final

Out-put Final Aspek Judul SOP Final

Laporan Kehadiran Pegawai Pembuatan Pembuatan Laporan Kehadiran Pegawai

No Tugas Fungsi Sub-Fungsi Output Aspek Judul SOP

(Kegiatan)
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

A. Melaksana- Melaksanaka a. Melaksanakan a) Laporan Pembuatan a) Pembuatan

kan urusan n urusan urusan Kehadir- Laporan
bidang kegiatan kegiatan an Kehadiran
kepegawaian, kepegawaian kepegawaian Pegawai Pegawai
dan dan
kesjahteraan, kesejahteraa
pendidikan n b) Surat Pembuatan b) Pembuatan
dan pelatihan Usulan Surat
Kenaikan Usulan
Pangkat Kenaikan
Pangkat
c) dll.

b. Melaksanakan a) Daftar Gaji Pembuatan a) Pembuatan

urusan Daftar Gaji
kegiatan
kesejahteraan
b) Pembayar Pelaksanaan b) Pelaksana-
an Gaji an
Pegawai Pembayar-
an Gaji
c) dll, Pegawai

Gambar 3 dan 4
contoh pengisian formulir identifikasi judul SOP AP berdasarkan tugas dan fungsi
 2. Identifikasi prosedur (langkah kegiatan) berdasarkan judul sop ap
 Identifikasi Jenis Kegiatan;
 Identifikasi Penanggung Jawab Produk;
 Identifikasi Penanggung Jawab Pelaksanaan Kegiatan;
 Identifikasi Kegiatan;
 Identifikasi Langkah Awal Kegiatan;
 Identifikasi Langkah Utama Kegiatan;
 Identifikasi Langkah Akhir Kegiatan;
 Mengidentifikasi Langkah-langkah Penghubung antara Langkah
Awal, Utama dan Akhir.
3. Merumuskan format sop ap berdasarkan identifikasi prosedur

 Menyusun Dokumen Dasar SOP-AP

a. Memindahkan Prosedur (Langkah Kegiatan) yang telah
dirumuskan;
b. Mengidentifikasi Pelaksana;
c. Membuat Flowcharts;
d. Mengisi Mutu Baku dan Keterangan.
 Mengisi Identitas SOP-AP
a. Mengisi Nomor, Tanggal Pembuatan, Tanggal Revisi, Tanggal
Efektif, Pejabat yang mengesahkan, Judul SOP dan Identitas
Institusi;
b. Mengisi Dasar Hukum, Kualifikasi Pelaksana, Keterkaitan,
Peralatan/Perlengkapan, Peringatan serta Pendataan dan
Pencatatan.
4. Menyusun Kelengkapan Administrasi Pemerintahan

 Halaman judul/cover;
 Keputusan pimpinan K/L/Pemda (Lembar Pengesahan);
 Daftar isi;
 Penjelasan singkat penggunaan.
C. IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN TUGAS DAN
FUNGSI

a. Identifikasi Tugas,
Berdasarkan Peraturan yang mengatur tugas dan fungsi organisasi, seperti
Peraturan Menteri/Peraturan Daerah/Peraturan lainnya.

b. Identifikasi Fungsi
Berdasarkan Peraturan yang mengatur tugas dan fungsi organisasi, seperti
Peraturan Menteri/Peraturan Daerah/Peraturan lainnya.
c. Identifikasi Sub-Fungsi (Uraian Tugas/Rincian Tugas)
Berdasarkan Peraturan yang mengatur uraian tugas/rincian tugas
organisasi, bila ada (bersifat opsional).
d. Identifikasi Kegiatan
Mengidentifikasi kegiatan riil sebagai operasionalisasi dari tugas, fungsi,
sub fungsi (rincian/uraian tugas)
e. Identifikasi Output
Pada hakekatnya adalah mengidentifikasi output yang dihasilkan dari
pelaksanaan tugas dan fungsi yang dimiliki. Bila identifikasi dari struktur
terendah maka output yang didapatkan bersifat sementara (parsial) maka
telusuri sampai output final (peningkatan scope);
 Output yang dihasilkan berdasarkan tugas dan fungsi tidak dibatasi
periode waktu (tahun anggaran ataupun tahun perencanaan) karena
output tersebut merupakan pencerminan tugas dan fungsi yang tidak
dibatasi waktu dan selalu berulang pada periode-periode tertentu.
 Output yang dihasilkan dalam kurun waktu perencanaan tertentu (5
tahun/1 tahun) merupakan sebagian dari seluruh output yang
seharusnya dihasilkan oleh organisasi yang bersangkutan dalam
menjalankan tugas dan fungsi yang dimiliki.
f. Identifikasi Aspek
Pada hakekatnya adalah mengidentifikasi fungsi-fungsi manajemen
(penyusunan, pelaksanaan, pembuatan, pendistribusian, pelaporan, dll)
yang akan menjelaskan proses lebih lanjut dari output.
 g. Merumuskan Judul
Perumusan nama SOP AP ini merupakan gabungan dari (aspek + output)
bisa ditambah keterangan.
 Untuk mempermudah identifikasi pergunakanlah Formulir Identifikasi
SOP AP Berdasarkan TUSI yang ada

CONTOH FORMULIR IDENTIFIKASI JUDUL SOP AP BERDASARKAN

TUGAS DAN FUNGSI

NO TUGAS FUNGSI SUB OUT ASPEK JUDUL

FUNGSI PUT SOP
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Tabel 1, contoh formulir identifikasi judul sop ap berdasarkan tugas dan fungsi

Keterangan:
Kolom 1 Nomor diisi dengan nomor urut tugas (sebaiknya dengan Huruf Kapital
A);
Kolom 2 Tugas diisi dengan Tugas berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya
diisi sesuai dengan peraturan yang ada dengan diberi nomor angka
Arab, misal: 1,2,3,…);
Kolom 3 Fungsi diisi dengan Fungsi berdasarkan Peraturan yang ada (sebaiknya
diisi sesuai dengan peraturan yang ada dengan diberi nomor huruf
abjad kecil, misal: a, b, c,…);
Kolom 4 Sub-Fungsi (Kegiatan) diisi dengan Sub-Fungsi (Kegiatan) yang
merupakan bagian dari Fungsi yang ada dengan diberi angka Arab
berkurung satu misal: 1), 2), 3), … (Hal ini bersifat opsional, sedangkan
identifikasi kegiatan merupakan hal yang harus dilakukan karena output
bisa diidentifikasi dari adanya kegiatan;
Kolom 5 Output diisi dengan Output yang dihasilkan dari Fungsi/Sub-Fungsi
yang ada (Output dapat lebih dari satu, baik yang berupa produk (baru)
ataupun berupa nilai tambah (lama/tiruan/copi) dari produk yang sudah
ada) dan diberi nomor huruf alfabet berkurung satu, misal: a), b), c), …;
Kolom 6 Aspek diisi dengan Aspek yang terkait dengan Output yang
bersangkutan (Aspek ini biasanya berupa fungsi manajemen, misal:
penyusunan, pelaksanaan, evaluasi, pelaporan, publikasi, distribusi)
dengan diberi nomor angka Arab berkurung, misal: (a), (b), (c), …;
Kolom 7 Judul SOP diisi judul SOP yang terdiri dari unsur Output dan Aspek
serta keterangan bila diperlukan , Misalnya: SOP Penyusunan Laporan
Konsinyering di Asdep Pengembangan Sistem dan Prosedur
Pemerintahan (Penyusunanà aspek, Laporan Konsinyeringà Output, di
Asdep Pengembangan Sisdur à Keterangan). Untuk memudahkan
dalam menghitung jumlahnya maka sebaiknya diberi angka berurutan
dengan angka Arab dari SOP nomor urut pertama (1) s.d. terakhir.

D. IDENTIFIKASI PROSEDUR (LANGKAH KEGIATAN)

BERDASARKAN JUDUL SOP AP
Identifikasi dan merumuskan langkah/Aktivitas
 Tentukan kegiatan awal (diawali dari penanggung jawab kegiatan);
 Tentukan kegiatan utama (proses utama);
 Tentukan kegiatan akhir (output utama);
 Hubungkan Kegiatan Awal, Kegiatan Utama dan Kegiatan Akhir
dalam suatu “cerita” dengan S+P+O+K
 Hitung jumlah aktor/pelaksana kegiatan;
 Untuk mempermudah identifikasi pergunakanlah Formulir
Identifikasi

Langkah/Aktivitas SOP AP
 Tentukan Langkah Awal (Kepala Tata Usaha mengidentifikasi
permasalahan)
 Tentukan Langkah Utama (Kepala Tata Usaha membuat konsep dan
menentukan pelaku);
 Tentukan Langkah Akhir (Analis mendokumentasikan Laporan );
 Hubungkan Langkah Awal, Langkah Utama dan Langkah Akhir
dalam sebuah “cerita” berurutan awal - akhir; 1. Kepala Tata Usaha
 Mengidentifikasi masalah dan membuat konsep à 2. Pelaku / Tata
Usaha melaksanakan SOP à 3. Analis mendokumentasikan Laporan
CONTOH MENGISI
LEMBAR KERJA IDENTIFIKASI KEGIATAN/PROSEDUR

a. Data Kegiatan

1 Judul SOP Pendokumentasian SKP

2 Jenis SOP Rutin
3 Penanggung Jawab
a. Produk Kepala Sekolah
b. Kegiatan Guru Dan Tenaga Kependidikan
4 Scop/ Ruang Lingkup Sasaran Kinerja Pegawai (SKP)

b. Mengisi Identifikasi Kegiatan

1 Nama Kegiatan Pembuatan Sasaran Kinerja Pegawai (SKP)

2 Langkah Awal Guru dan Tenaga Kependidikan
3 Langkah Utama Kepala TAS Memproses Kegiatan
4 Langkah Akhir Kepala Sekolah Menanda Tangani

c. Identifikasi Langkah

Guru dan Tenaga Kependidikan

Langkah Awal : 1 Membuat SKP diserahkan kepada
Kepaa TAS
Langkah Utama : 1 Kepala TAS Memaraf dan meminta
tanda tangan Kepala Sekolah
Kepala Sekolah memeriksa dokumen
SKP jika benar diserahkan Kepala
: 2 TAS untuk didokumentasukan jika
salah diserahkan kepada Guru dan
Tenaga Kependidikan lewat Kepala
TAS untuk direfisi
Langkah Akhir : 1 Kepala TAS mendokumentasikan SKP
E. SIMBUL YANG DIGUNAKAN UNTUK MEMBUAT SOP

Dalam membuat Standar Operasional Prosedur kita harus menggunakan

simbul-simbul dalam Flowcharts. Lebih jelas perhatikan gambar dibawah ini:

SIMBOL DALAM SOP ADMINISTRASI

PEMERINTAHAN DI SEKOLAH

Gambar 5, Simbol dalam SOP AP di sekolah

 SIMBOL FLOWCHARTS DALAM SOP
Simbol yang dipergunakan dalam SOP
Administrasi Pemerintahan hanya 5 buah dari 29
buah simbol dalam flowcharts:

1. (Process) = Kotak

2. (Decision) = Belah Ketupat

3. (Terminator) = Kapsul

4. (Off-page = Segi Lima

connector)
5. (Arrow) = Anak Panah (Panah)

Gambar 6, Simbol Flowcharts dalam SOP

SIMBOL KOTAK (SIMBOL 1)

(Process)

 Simbol Utama (yang diutamakan)

 Melambangkan kegiatan eksekusi (proses)
 Penulisan anak panah yang menyertai
harus sesuai kaidah
 Prinsip yang digunakan adalah satu
aktivitas satu aktor dan satu simbol kecuali
untuk kegiatan yang secara esensinya
merupakan kegiatan yang dilakukan oleh
lebih dari satu aktor secara bersamaan
dalam waktu yang relatif sama, seperti:
rapat, diskusi.

Gambar 7, Sibol kotak

 Penerapan SIMBOL KOTAK
 Diikuti simbol dari  Diikuti simbol dari  Diikuti simbol dari
sebelah kiri bawah sebelah kanan

Gambar 8, Penerapan simbol kotak

SIMBOL BELAH KETUPAT

(SIMBOL 2)
(Decision)
 Simbol Kedua;
 Melambangkan kegiatan pengambilan
keputusan (adanya alternatif: ya-tidak,
lengkap-tidak, sesuai-tidak, dsb.);
 Penulisan anak panah yang menyertai harus
sesuai kaidah tetapi lebih fleksibel
dibandingkan simbol kotak;
 Prinsip yang digunakan adalah satu aktivitas
satu aktor dan satu simbol kecuali
pengambilan keputusan yang dilakukan
dalam suatu forum bersama (rapat)
dilambangkan dengan tanda kotak (proses).
Gambar 9, Simbol belah ketupat
 PENERAPAN SIMBOL BELAH KETUPAT
 Diikuti simbol dari  Diikuti simbol  Diikuti simbol dari
sebelah kiri dari bawah sebelah kanan

Gambar 10, Penerapan simbol belah ketupat

SIMBOL KAPSUL (SIMBOL 3)

(Terminator)
 Simbol Ketiga (buka-tutup);
 Melambangkan mulainya kegiatan
(pemicu/start) dan akhir kegiatan
(penutup/finish);
 Penulisan anak panah yang menyertai harus
sesuai kaidah, yaitu: untuk mulai (pemicu)
arah panah ke bawah terlebih dahulu dan
untuk penutup arah panah harus dari atas
simbol kapsul;
 Prinsip yang digunakan adalah kegiatan
mulai simbol kapsul harus dari ujung kiri
sesuai skuennya (urutannya) tidak ada yang
dari tengah ataupun ujung kanan.
Gambar 11, Simbol kapsul
 PENERAPAN SIMBOL KAPSUL
 Diikuti simbol dari  Diikuti simbol  Diikuti simbol dari
sebelah kiri dari bawah sebelah kanan

Tidak Ada

Tidak Ada

 Melanjutkan simbol  Melanjutkan simbol  Melanjutkan simbol

dari sebelah kiri dari bawah dari sebelah kanan

Gambar 12, Penerapan symbol kapsul dan belah ketupat

SIMBOL SEGI LIMA (SIMBOL 4)

(Off-page connector)
 Simbol Keempat (penghubung);
 Melambangkan penghubung flowcharts yang
terputus karena ganti halaman;
 Penulisan simbol didahului dengan anak
panah dari simbol sebelumnya pada halaman
yang terputus dan diteruskan dengan anak
panah menuju simbol berikutnya pada
halaman berikutnya dan berlaku sebaliknya
untuk panah balikan;
 Prinsip yang digunakan: apabila hanya satu
anak panah menghubung simbol segi lima
maka tidak perlu ditulis nomor. Apabila
menghubungkan lebih dari satu anak panah
maka diberikan nomor.
Gambar 12, Simbol segi lima
 PENERAPAN SIMBOL SEGI LIMA
 Menghubungkan simbol  Menghubungkan  Menghubungkan simbol
ke sebelah kiri simbol ke bawah ke sebelah kanan

halaman 1 halaman 1
halaman 2 halaman 2

halaman 1
1 2 1 2 halaman 1 1 2
1 2 halaman 2 1 2 halaman 2 1 2

Gambar 13, Penerapan symbol segi lima

SIMBOL ANAK PANAH (SIMBOL 5)

(Arrow)
 Simbol Kelima (Arah Proses);
 Melambangkan arah proses kegiatan dari satu
simbol ke simbol selanjutnya;
 Penulisan simbol anak panah sesuai kaidah
yang berlaku pada simbol yang dihubungkan;
 Prinsip yang digunakan: Pertama, arah anak
panah selalu jatuh dari atas menuju ke sisi
atas tengah simbol, kecuali untuk arah anak
panah balikan yang tergantung pada kondisi
yang dihadapi: bisa dari bawah ke atas dan
bisa dari sisi kanan ataupun kiri. Kedua, tanda
anak panah tidak boleh bersilangan
seandanya terpaksa bersilangan maka
digambarkan dengan tanda “Ω = omega”
Gambar 14, Simbol anak panah

PENERAPAN SIMBOL PANAH (1)

 Menghubungkan  Menghubungkan  Menghubungkan simbol
simbol ke sebelah kiri simbol ke bawah ke sebelah kanan

Gambar 15, Penerapan symbol panah 1

Penerapan SIMBOL PANAH (2)

 Menghubungkan dua  Menghubungkan tiga  Menghubungkan dua
simbol ke sebelah kiri simbol ke bawah simbol ke sebelah kanan

 Panah balikan ke  Panah balikan ke  Panah balikan ke simbol

simbol di sebelah kiri simbol di atas di sebelah kanan

 Bersilangan

Gambar 15, Penerapan symbol panah 2

F. CONTOH IDENTITAS DALAM SOP

Lembar Identitas SOP

Nomor SOP 800/202/2017

Tgl Pembuatan 1 Juli 2017

LOGO
Tgl Revisi

Tgl Efektif 1 Agustus 2017

PEMERINTAH ……………… Disahkan Oleh Kepala Dinas Pendidikan

DINAS PENDIDIKAN ………..
NAMA SEKOLAH ……………. Nama SKP Pendokumentasian SKP

Dasar Hukum Kualifikasi Pelayanan

1. Permen PAN & RB ………….. 1. Memiliki kemampuan mengola data sederhana

2. Penmen Diknas ……………… 2. Mengetahui Tusi sitem dan prosedur
3. Peraturan Gubernur pembuatan SKP
4. Peraturan Bupati/ Walikota 3. Mengetahui Tusi mekanisme pembuatan SKP
Keterkaitan Peralatan/Perlengkapan

1. SOP Pelaksanaan SKP 1. Lembar Kerja/Rencana Kerja

2. SOP Pendokumentasian Laporan SKP 2. Keberadaan Tem
3. SOP Pencairan Dana SKP 3. Komputer dan Printer
4. Jaringan Internet
Peringatan Pencatatan dan Pendataan

Apabila laporan terlambat dibuat Disimpan sebagai data elektronik dan manual
pendokumentasian terlambat dibuat maka
kegiatan berikutnya akan tertunda

ASESOR SOP
HALAMAN JUDUL
 LOGO

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

NAMA SOP
NAMA SEKOLAH

TAHUN 2017

PEMERINTAH PROVINSI/KAB/KOTA
DINAS PENDIDIKAN
NAMA SEKOLAH
 ASESORIS SOP
KEPUTUSAN PIMPINAN/ LEMBAGA PENGESAHAN

LOGO

KEPUTUSAN PIMPINAN
TENTANG ………………….

TAHUN 2017

PEMERINTAH PROVINSI/KAB/KOTA…..….
DINAS PENDIDIKAN………..
NAMA SEKOLAH
G. CONTOH SOP PENDOKUMENTASIAN SKP

Pelaksana Mutu Baku Keterangan

Guru dan
No
Kegiatan Tenaga Kepal Kepala Kelengkapa
. Waktu Output
Kependidika a TAS Sekolah n
n
Membuat SKP
diserahkan kepada
Lembar Lembar
Kepala Tenaga
Checklist 10 Checklist
1. Administrasi Sekolah
dokumen menit dokumen
untuk dimintakan SKP SKP
tanda tangan Kepala
Sekolah
Memberi paraf dan Lembar
meminta tanda Checklist Dokume
2. 1 hari
tangan kepada dokumen n SKP
Kepala Sekolah SKP
Memeriksa dokumen
SKP. Jika benar
maka diserahkan
pada Kepala TAS
untuk Dokumen 30 Dokume
3
didokumentasikan. SKP menit n SKP
Jika salah,
dikembalikan pada
guru lewat Kepala
TAS untuk direvisi
4 Melaporkan dan Dokumen 10 Dokume
mendokumentasikan SKP menit n SKP

Tidak
 Ya

SKP
 BAB IV

PENUTUP

A. PENILAIAN
Pre Tes dan Pos Tes

B. RENCANA TINDAK LANJUT

1. Setiap Sekolah Mampu membuat dan melaksanakan SOP Administrasi sekolah

sesuai dengan kondisi sekolah masing-masing yang di sahkan oleh Kepala
Sekolah,
2. Pengawasan langsung Pelaksanaan SOP administrasi pemerintah di sekolah
dilakukan oleh Kepala Sekolah.
3. Hasil Pengawasan di bahas bersama dalam Rapat Tinjauan Manajemen Sekolah.
4. Monitoring dilakukan dengan cara observasi, interview dengan pelaksana,
diskusi kelompok kerja

C. SIMPULAN

Dengan adanya Pedoman Penyusunan Modul BIMTEK ini maka diharapkan dapat
menjadi bahan pertimbangan dan mempermudah penyusunan modul BIMTEK bagi
para Nara sumber yang akan bertugas

Semakin baik modul BIMTEK yang disusun diharapkan akan semakin

memperlancar pembelajaran serta semakin berkualitas.

Disamping itu diharapkan peningkatan kompetensi Kepala Tenaga Administrasi

Sekolah akan tercapai sesuai dengan tujuan diadakannya BIMTEK.